Handleiding. Invoering en Toepassing Bedrijfscode

Handleiding Invoering en Toepassing Bedrijfscode BouwNed november 2003

INHOUD 1. Voorwoord 3 2. Opzet van de handleiding 5 3. Checklist invoering bedrijfscode met toelichting en modelteksten en -formulieren 6 4. Checklist toepassing bedrijfscode met toelichting en modelteksten en -formulieren 27 5. Bijlagen Bijlage 1 Model bedrijfscode zoals vastgesteld door het AVBB 51 Bijlage 2 Artikel 5 van de statuten van de vereniging BouwNed 53 Bijlage 3 Bestuursverklaring maatschappelijk verantwoord ondernemen van de vereniging BouwNed d.d. 31 maart 2003 54 2

1 Voorwoord Geacht BouwNed-lid, Het hanteren van een bedrijfscode is in de hedendaagse maatschappij de gewoonste zaak van de wereld. Zowel binnen de overheid als in het bedrijfsleven. Ook de meeste van onze professionele opdrachtgevers, zoals gemeenten, projectontwikkelaars en woningcorporaties, hanteren een gedragscode. Met zo n code wordt de buitenwereld duidelijk gemaakt, dat de betrokken organisatie op een integere, transparante en fatsoenlijke manier zaken wil doen. En dat die organisatie daar ook op afgerekend mag worden. Een bedrijfscode is een uiting van modern en professioneel ondernemerschap. Ook in de bouw gaan wij een bedrijfscode invoeren. Dat waren wij al geruime tijd van plan, maar de bevindingen van de Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid hebben dat proces versneld. Door de enquête is er in de publieke opinie een uiterst negatief beeld van de bouw ontstaan. De hele bedrijfstak is in de beklaagdenbank gezet en onze reputatie is ernstig beschadigd. Veel bouwondernemers vinden dit niet terecht, omdat zij zich niet herkennen in de uitkomsten van de enquête. Toch hebben wij er allemaal last van dat de bouw door de buitenwereld nu met achterdocht wordt bekeken. Wij zullen daarom bouwbreed aan de slag moeten om het vertrouwen van de maatschappij terug te winnen. De bedrijfscode is een belangrijke eerste stap in die richting. U moet de code echter niet beschouwen als een vorm van collectieve boetedoening. Het is veeleer een signaal waarmee wij de politiek, de markt en de samenleving duidelijk kunnen maken dat wij geen criminele bedrijfstak zijn. En dat wij op een open en eerlijke manier zaken willen doen. Door dat in een code vast te leggen, maken wij dat voor iedereen zichtbaar. De nieuwe, onafhankelijke Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB) zal een openbaar register bijhouden van aannemers met een bedrijfscode. Opdrachtgevers zullen dit register ongetwijfeld gaan raadplegen bij het uitnodigen of selecteren van aannemers. In die zin kunt u zich met de code dus in de markt onderscheiden. 3 Het BouwNed-bestuur heeft zich volmondig uitgesproken vóór invoering van de bedrijfscode. Eerder dit jaar hebben wij een Bestuursverklaring opgesteld, waarin is vastgelegd dat BouwNed een vereniging van bonafide bedrijven is. Dat is ook verankerd in onze statuten. De Ledenraad heeft hiermee ingestemd. Maar wij laten het niet bij mooie woorden alleen. Het bestuur heeft besloten klachten over lidbedrijven op het gebied van mededinging, integriteit en wetsovertredingen altijd voor te leggen aan de SBIB. Dat geldt dus óók voor lidbedrijven die geen bedrijfscode hebben ingevoerd. Het bestuur zal de door deze stichting geadviseerde sancties onverkort overnemen. Zo nodig zullen wij niet aarzelen lidbedrijven die zich ernstig hebben misdragen uit onze vereniging te zetten. Op deze manier wil BouwNed voorkomen dat de reputatie van de goede lidbedrijven lijdt onder het wangedrag van de slechte.

Ik roep u op de bedrijfscode in te voeren en er ook daadwerkelijk invulling aan te geven. Want het gaat niet alleen om beloften op papier, maar vooral om het inbedden van integer gedrag in uw bedrijfscultuur. En wie er voor zichzelf van overtuigd is dat zijn bedrijf altijd al volgens de regels heeft gehandeld, zal geen enkel probleem ondervinden met de bedrijfscode. Die legt dan alleen maar vast wat het bedrijf in de dagelijkse praktijk toch al gewend was te doen. Met veel genoegen bied ik u hierbij het door BouwNed opgestelde Handleiding Invoering en Toepassing Bedrijfscode aan. Dit praktische handboek bevat de Model Bedrijfscode, een stappenplan, toelichtingen en modelbrieven en formulieren. Hiermee wordt het ook voor het kleinere bouwbedrijf relatief eenvoudig met de bedrijfscode te werken. De brieven en formulieren in de handleiding zijn ook te downloaden via BouwNed Extra. En mocht u nog vragen hebben, dan kunt u daarmee terecht bij de afdeling Eerstelijns Advies van BouwNed. Laten wij de buitenwereld gezamenlijk duidelijk maken dat de bouw een dikke streep wil zetten onder het verleden en op een integere en betrouwbare manier zaken wenst te doen. Wij zijn terecht trots op de prachtige producten die wij maken. Mijn toekomstwens is dat wij ook trots kunnen zijn op een goede reputatie als maatschappelijk verantwoord handelende ondernemers. Ik wens u veel succes bij het invoeren en naleven van de bedrijfscode. 4 Drs. A.L.M. Nelissen Voorzitter BouwNed

2 Opzet van de handleiding Om een bedrijfscode in te voeren en na te leven, moet een bedrijf uiteraard het nodige doen. Deze handleiding is bedoeld om u daarbij behulpzaam te zijn. Van belang is steeds onderscheid te maken tussen de fase waarin de code wordt ingevoerd en de daarop volgende fase waarin de code wordt toegepast. In hoofdstuk 3 van deze handleiding is een checklist invoering bedrijfscode opgenomen. Die biedt een overzicht van wat u achtereenvolgens dient te doen om met de code te gaan werken. Het gaat daarbij dus om de invoeringsfase. De belangrijkste stappen uit die fase zijn voorzien van een toelichting. De invoering van de bedrijfscode gaat onvermijdelijk gepaard met het vastleggen van afspraken, het informeren van medewerkers en meer van dat soort zaken. In een aantal gevallen zal dat schriftelijk moeten gebeuren. Om u daarbij behulpzaam te zijn, vindt u in de toelichting op de checklist ook modelteksten en -formulieren die bij een bepaalde invoeringsstap gebruikt kunnen worden. Sluitstuk van de invoering van de bedrijfscode is de aanmelding van uw bedrijf als deelnemer van de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB). Overigens kunt u van aanmelding bij de Stichting afzien, maar dan mag u zich naar buiten toe niet manifesteren als gebruiker van de code. Hoofdstuk 4 van deze handleiding is van belang voor de fase die volgt op die van de invoering. Daarbij gaat het dus om de toepassing van de bedrijfscode. 5 Ook voor deze fase is een checklist samengesteld: de checklist toepassing bedrijfscode. In de daarbij bijbehorende toelichting zijn weer modelteksten en -formulieren opgenomen. Wij adviseren u met klem om de in deze handleiding opgenomen modelteksten en -formulieren zoveel mogelijk aan te houden. Dat is niet alleen gemakkelijk, maar biedt ook zekerheid dat het goed gaat. De teksten zijn immers op elkaar afgestemd, zodat sprake is van een samenhangend geheel. Houdt u één van de modellen of formulieren niet meer aan, dan is de kans groot dat er tegenstrijdigheden en dus onduidelijkheden ontstaan.

3 Checklist invoering bedrijfscode met toelichting en modelteksten en -formulieren Wanneer uw bedrijf met een bedrijfscode wil gaan werken moet een aantal stappen worden gezet. Die zijn vermeld in onderstaande checklist. Na de checklist volgt waar nodig een korte toelichting op die stappen. Voor zover bij een bepaalde stap zaken op papier moeten worden gezet, zijn in de toelichting op die stap ook de modelteksten en -formulieren opgenomen. Stap Actie Actie door Model nummer Actie voltooid? 1 Vaststellen tekst bedrijfscode Directie Bijlage 1 2 Datum introductiebijeenkomst Directie medewerkers vaststellen 3 Toezichthouder benaderen en Directie benoemen 4 Taken en bevoegdheden toezichthouder vastleggen in overeenkomst Directie en toezichthouder A 5 Medewerkers uitnodigen voor introductiebijeenkomst, Directie B onder bijsluiting van de agenda 6 6 Vastleggen welke medewerkers de introductiebijeenkomst Toezichthouder C hebben gevolgd 7 Medewerkers 1. schriftelijke instructie geven tot het naleven van de code en 2. voorlichten over taken, Werkgever D en E bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder 8 Is komen te vervallen vervallen 9 Vaststellen sanctiebeleid Directie G 10 Aanmelden van bedrijf bij de SBIB Directie H 11 Medewerkers mededelen dat bedrijf als deelnemer van SBIB Directie is toegelaten 12 In arbeidsovereenkomsten van toekomstige medewerkers clausule toepassing bedrijfscode opnemen Werkgever I BEDRIJFSCODE 02-04

Toelichting op de stappen uit de checklist STAP 1 Vaststellen tekst bedrijfscode De directie van het bedrijf dient te beslissen wat de tekst van de code zal zijn. Er wordt hier steeds vanuit gegaan dat uw bedrijfscode ten minste inhoudelijk gelijk is aan het door het AVBB opgestelde model. Zie voor de tekst van het AVBB-model bijlage 1 bij deze handleiding. Het meest eenvoudig is het om die tekst gewoon letterlijk over te nemen. Voldoet een door uw bedrijf gehanteerde code niet aan het AVBB-model, dan wordt u niet toegelaten als deelnemer van de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB). Omgekeerd staat het uw bedrijf vrij om uitgaande van het AVBB-model daaraan meer elementen toe te voegen. Die toevoegingen zouden bijvoorbeeld betrekking kunnen hebben op milieuzorg, arbeidsomstandigheden en kwaliteitsbeleid. STAP 3 Toezichthouder benaderen en benoemen De toezichthouder speelt een belangrijke rol bij het toepassen van de bedrijfscode. Zijn benoeming is ook een voorwaarde om uw bedrijf te kunnen aanmelden als deelnemer van de SBIB. Meestal zal een medewerker uit het bedrijf als toezichthouder worden benoemd, maar ook is toegestaan dat een directielid of een buitenstaander (zoals een accountant) deze functie vervult. Die ruimere mogelijkheden zijn met name gecreëerd in het belang van kleinere ondernemingen. 7 Uiteraard kan de toezichthouder niet eenzijdig door het bedrijf worden aangewezen, maar is nodig dat die zich eerst bereid heeft verklaard om die rol op zich te nemen. De aanstelling van de toezichthouder en diens taken en bevoegdheden kunnen het beste in een overeenkomst worden vastgelegd. Zie hiervoor de volgende stap. STAP 4 Taken en bevoegdheden toezichthouder vastleggen in overeenkomst Als gezegd speelt de toezichthouder een belangrijke rol bij de toepassing van de bedrijfscode. Maar die functie is uitsluitend een interne. Behalve aan de SBIB (in het kader van de aanmelding van het bedrijf) wordt de naam van de toezichthouder niet naar buiten toe bekend gemaakt. Wanneer derden een klacht hebben over de directie of een medewerker kunnen zij zich daarmee dus niet wenden tot de toezichthouder. Zij zullen zich met de klacht moeten wenden tot de SBIB. Hierna een korte omschrijving van de drie soorten taken van de toezichthouder.

1. Toezichthoudende taak De toezichthouder ziet er in de eerste plaats op toe dat de directie en de medewerkers de verplichtingen nakomen die uit de bedrijfscode voortvloeien. Voorbeelden daarvan zijn: Het toezicht op de nakoming van de verplichting om tenminste eenmaal per jaar een evaluatiebijeenkomst te organiseren en bij te wonen (artikel 11 van het AVBB-model). Het toezicht op de nakoming van de verplichting dat de administratie van het bedrijf aan bepaalde eisen voldoet (artikel 5 van dat model). Wat deze toezichthoudende zaken betreft is de directie gebonden aan het oordeel dat de toezichthouder hierover geeft. 2. Meldpunt Een tweede belangrijke taak is dat de toezichthouder in een aantal gevallen als meldpunt fungeert. Komt een melding bij hem binnen dan heeft de toezichthouder soms de mogelijkheid om zelf een beslissing te nemen. In andere gevallen kan hij dat echter niet en is zijn bevoegdheid beperkt tot het geven van een advies aan de directie of werkgever. Van de volgende zaken dient een melding te worden gedaan aan de toezichthouder. Achter elk geval is vermeld welke bevoegdheid de toezichthouder heeft. Te melden gebeurtenis Artikel AVBB-model Wijze van afdoening door bedrijfscode toezichthouder: eigen oordeel of advies aan directie 8 Uitwisseling van meldingsplichtige Artikel 6 Beoordeling door geschenken of giften toezichthouder Uitnodiging van medewerker door Artikel 6, laatste zin Advies toezichthouder een relatie van het bedrijf tot aan directie; deelname aan een niet-zakelijke beoordeling door directie activiteit Voornemen van een medewerker Artikel 7 Advies toezichthouder aan om betaalde of onbetaalde neven- directie; activiteiten te verrichten, waarvan beoordeling door directie; de uitoefening in conflict kan komen mededeling van beslissing met de belangen van het bedrijf van de directie door de toezichthouder Verzoek van medewerker om Artikel 8 Advies toezichthouder aan ontheffing te verlenen van directie; zijn geheimhoudingsplicht beoordeling door directie Overtreding van de bedrijfscode Artikel 9 In het algemeen: Toezichthouder beoordeelt of sprake is van overtreding van de code door de medewerker en geeft advies aan werkgever over zwaarte toe te passen sanctie. Oplegging van sancties geschiedt door werkgever. BEDRIJFSCODE 02-04

3. Bijzondere taak in niet door de code voorziene gevallen Een afzonderlijke derde taak van de toezichthouder is dat hij beslist of de code van toepassing is indien een gedraging niet in de code is beschreven, maar wel in strijd is met de geest van de code. Voor de met de toezichthouder te sluiten overeenkomst kan model A dienen dat op de volgende bladzijde is opgenomen. 9

Fase Invoering MODEL A (stap 4 uit Checklist invoering bedrijfscode) Overeenkomst met toezichthouder Te hanteren door directie en toezichthouder OVEREENKOMST MET TOEZICHTHOUDER Ondergetekenden: Bouwbedrijf, gevestigd te:, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door:, hierna te noemen: het bedrijf en de heer/mevrouw 10, wonende te, overwegende: dat het bedrijf heeft besloten een bedrijfscode te hanteren, die voldoet aan de minimumeisen als gesteld door de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid, hierna ook te noemen de bedrijfscode ; dat de toezichthouder op de hoogte is van de bedrijfscode; dat de bedrijfscode verplicht tot het aanstellen van een toezichthouder; dat de heer/mevrouw bereid is gevonden te fungeren als toezichthouder in de zin van de bedrijfscode; dat partijen het navolgende hebben afgesproken over de wijze waarop de toezichthouder te werk zal gaan; zijn het volgende overeengekomen: 1. Benoeming Het bedrijf benoemt hierbij de heer/mevrouw tot toezichthouder als bedoeld in de bedrijfscode, welke benoeming door de toezichthouder wordt aanvaard. BEDRIJFSCODE 02-04

2. Duur van de benoeming De periode waarvoor de toezichthouder is benoemd, beloopt 2 jaren, te rekenen vanaf de datum van ondertekening van deze overeenkomst. 3. Einde van de benoeming 1. De benoeming van de toezichthouder eindigt: a. bij het einde van het dienstverband tussen de toezichthouder als werknemer van het bedrijf en het bedrijf; b. door het verstrijken van de periode waarvoor de toezichthouder benoemd is; c. indien de toezichthouder zijn taken en bevoegdheden als toezichthouder niet naar behoren vervult, in de uitoefening van die functie tekortschiet of anderszins in strijd met deze overeenkomst handelt; d. indien de toezichthouder in strijd met de bedrijfscode handelt. 2. Het bedrijf staat ervoor in dat de toezichthouder, ook na afloop van de uitoefening van diens functie, wegens het uitoefenen of uitgeoefend hebben van die functie, dan wel de wijze waarop dat is gebeurd, niet benadeeld zal worden in zijn positie als werknemer van het bedrijf. 3. De toezichthouder is ook na het einde van diens benoeming verplicht tot geheimhouding over alles wat hem bij de uitoefening van die functie ter kennis is gekomen. 4. Vervulling van de functie; algemeen 10 A 1. De toezichthouder dient de uit de bedrijfscode voortvloeiende taken en bevoegdheden naar behoren te vervullen. Het bedrijf stelt de toezichthouder daartoe voldoende in de gelegenheid. 2. Het bedrijf waarborgt dat de toezichthouder diens taken en bevoegdheden zodanig kan uitoefenen dat dit gebeurt in voldoende mate van onafhankelijkheid van degenen die aan zijn toezicht zijn onderworpen. 3. De toezichthouder vervult een vertrouwensfunctie. Hij neemt daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht neemt met betrekking tot de onder zijn aandacht gebrachte zaken. 5. Taken en bevoegdheden van de toezichthouder 1. De toezichthouder ziet erop toe dat de directie en de medewerkers van het bedrijf de verplichtingen nakomen die uit de bedrijfscode voortvloeien. De directie van het bedrijf is gebonden aan het oordeel dat de toezichthouder daarover geeft. Met het oog daarop: a. garandeert het bedrijf om tenminste eenmaal per jaar een evaluatiebijeenkomst te organiseren; b. garandeert de directie van het bedrijf dat alle transacties die de directie en de medewerkers namens het bedrijf aangaan, op juiste wijze worden vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures die inzichtelijk en controleerbaar dienen te zijn. 2. De toezichthouder zal eenmaal per twee jaar aan de Stichting BEDRIJFSCODE 02-04

Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid schriftelijk verslag doen over de toepassing van de bedrijfscode binnen het bedrijf, voor de eerste maal tegen het einde van 2004. 3. De toezichthouder fungeert in een aantal in de bedrijfscode omschreven gevallen als meldpunt. Deze gevallen en de daarbij behorende bevoegdheid van de toezichthouder zijn vermeld op het aan deze overeenkomst gehechte overzicht meldingen toezichthouder. Meldingen van overtredingen van de bedrijfscode legt de toezichthouder schriftelijk vast. Hij behandelt meldingen van klachten vertrouwelijk en garandeert de privacy van degene die de melding doet. 4. De toezichthouder heeft de bevoegdheid om te beslissen dat de bedrijfscode van toepassing is op een gedraging die, ofschoon niet of niet letterlijk in de bedrijfscode omschreven, wel behoort tot haar strekking. Aldus overeengekomen te op. 20.. Het bouwbedrijf Toezichthouder Overzicht meldingen toezichthouder Te melden gebeurtenis Artikel AVBB-model Wijze van afdoening door bedrijfscode toezichthouder: eigen oordeel of advies aan directie 10 B Uitwisseling van meldingsplichtige Artikel 6 Beoordeling door geschenken of giften toezichthouder Uitnodiging van medewerker door Artikel 6, laatste zin Advies toezichthouder een relatie van het bedrijf tot aan directie; deelname aan een niet-zakelijke beoordeling door directie activiteit Voornemen van een medewerker Artikel 7 Advies toezichthouder aan om betaalde of onbetaalde neven- directie; activiteiten te verrichten, waarvan beoordeling door directie; de uitoefening in conflict kan komen mededeling van beslissing met de belangen van het bedrijf van de directie door de toezichthouder Verzoek van medewerker om Artikel 8 Advies toezichthouder aan ontheffing te verlenen van directie; zijn geheimhoudingsplicht beoordeling door directie Overtreding van de bedrijfscode Artikel 9 In het algemeen: Toezichthouder beoordeelt of sprake is van overtreding van de bedrijfscode door de medewerker en geeft advies aan werkgever over zwaarte toe te passen sanctie. Oplegging van sancties geschiedt door werkgever. BEDRIJFSCODE 02-04

STAP 5 Medewerkers uitnodigen voor introductiebijeenkomst Omdat de bedrijfscode voor de directie en alle medewerkers van uw bedrijf geldt en zij er zich aan dienen te houden, is het noodzakelijk om binnen het bedrijf een introductiebijeenkomst over de code te houden. Daarin kunnen de achtergronden en de hoofdlijnen van de code worden uitgelegd. En ook de manier waarop directie en medewerkers de code moeten gebruiken. De bijeenkomst vormt verder een goede gelegenheid om de toezichthouder bij de medewerkers te introduceren. Wie vervult die functie en waarvoor kunnen en moeten medewerkers hem benaderen, zijn in dat verband te behandelen onderwerpen. Die bijeenkomst zal moeten worden gepland en u zult uw medewerkers hiervoor moeten uitnodigen. Omdat alle medewerkers aan de code gebonden zijn, is van belang dat zij de introductiebijeenkomst daadwerkelijk bijwonen. Afwezigheid kan niet worden geaccepteerd. Op de volgende bladzijde is een voorbeeld van een uitnodiging voor de introductiebijeenkomst opgenomen (model B). 11

Fase Invoering MODEL B (stap 5 uit Checklist invoering bedrijfscode) Uitnodiging medewerkers introductiebijeenkomst Te verspreiden door directie (Plaats en datum) Betreft: introductiebijeenkomst bedrijfscode Geachte (naam medewerker vermelden), Ons bedrijf gaat een bedrijfscode hanteren. In die code zijn onder andere gedragsregels opgenomen voor directie en medewerkers. Om U vertrouwd te maken met de inhoud en de werking van de code, wordt op (datum en tijdstip vermelden) een introductiebijeenkomst gehouden. Plaats van samenkomst is (invullen). Deelname aan de bijeenkomst is voor directie en alle medewerkers verplicht. Alleen in zeer dringende gevallen bent u van deelname ontslagen. Het programma van de bijeenkomst luidt als volgt: 12 1. Toelichting door de directie waarin: a. nut en noodzaak van het toepassen van een bedrijfscode b. verloop van het project invoering bedrijfscode c. gebondenheid medewerkers aan de code: instructie door de werkgever d. mededeling benoeming van de toezichthouder 2. toelichting door de toezichthouder: a. hoofdlijnen van de code b. taken en bevoegdheden van de toezichthouder 3. ruimte voor vragen 4. uitdelen van de bedrijfscode en van de schriftelijke instructie van de werkgever tot het toepassen van de bedrijfscode* Indien U onverhoopt verhinderd bent om aan de bijeenkomst deel te nemen dient U zich tevoren onder vermelding van de redenen van de verhindering - af te melden bij de directie. Wij rekenen op Uw komst. Hoogachtend, (directie) *NB: De bedrijfscode en de instructie van de werkgever tot het toepassen van de bedrijfscode kunnen, in plaats van uitgedeeld, worden toegezonden aan de individuele medewerkers. In dat geval wordt de tekst van het vierde agenda punt vervangen door de volgende tekst: De tekst van de bedrijfscode en van de instructie van de werkgever wordt na de introductiebijeenkomst aan iedere medewerker toegezonden.

STAP 6 Vastleggen welke medewerkers de introductiebijeenkomst hebben gevolgd Om te controleren of alle medewerkers hebben deelgenomen dient de toezichthouder een lijst bij te houden van degenen die de bijeenkomst hebben bijgewoond. Voor een model van die lijst zie de volgende bladzijde (model C). Overigens moet in de fase van toepassing van de code dus de fase die volgt op de invoering ten minste één keer per jaar een bijeenkomst worden gehouden met de medewerkers met als doel de werking van de code te evalueren. 13

Fase Invoering MODEL C (stap 6 uit Checklist invoering bedrijfscode) Lijst waarop toezichthouder bijhoudt wie de introductiebijeenkomst heeft bijgewoond Te hanteren door toezichthouder Naam medewerker Afvinken indien introductiebijeenkomst is bijgewoond 14 NB 1: NB 2: NB 3: Deelname aan de introductiebijeenkomst is verplicht. Als een medewerker niet deelneemt moet daarvoor een zeer dringende reden zijn. De toezichthouder overhandigt een kopie van deze lijst aan de werkgever. Medewerkers die niet hebben deelgenomen aan de introductiebijeenkomst dienen alsnog over de bedrijfscode te worden geïnformeerd. Ofwel door het houden van een nieuwe introductiebijeenkomst, ofwel door een kort gesprek en het geven van schriftelijke informatie. Die kan bijvoorbeeld bestaan uit de hoofdpunten van de inleiding die de toezichthouder op de introductiebijeenkomst heeft gehouden.

STAP 7 Medewerkers 1. schriftelijke instructie geven tot het naleven van de code en 2. voorlichten over taken, bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder Voor gebondenheid van medewerkers aan de bedrijfscode is nodig dat de werkgever bij toekomstige medewerkers een verwijzing naar de code opneemt in hun arbeidsovereenkomst (zie daarvoor stap 12 van deze checklist). Bij reeds in dienst zijnde medewerkers kan de werkgever aan de individuele medewerker de schriftelijke instructie geven dat hij of zij zich aan de code moet houden. Die instructie kan worden opgenomen in een brief die wordt toegezonden aan elke medewerker van het bedrijf. Voor de tekst van die brief wordt verwezen naar het op de volgende bladzijde opgenomen model D. Bij de brief dient te worden gevoegd een notitie Taken, bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder. Een voorbeeld van die notitie is meteen na de modelbrief opgenomen (model E). 15

Fase Invoering MODEL D (stap 7 uit Checklist invoering bedrijfscode) Instructie van werkgever aan de reeds in het bedrijf werkzame werknemers tot het naleven van de bedrijfscode. Te verspreiden door de werkgever (Plaats en datum) Betreft: instructie naleving bedrijfscode Geachte (naam medewerker vermelden), Zoals U weet hanteert ons bedrijf sinds kort een bedrijfscode. In die code zijn onder andere gedragsregels opgenomen voor directie en medewerkers. Wij verlangen van U dat ook U zich aan die code houdt. Na afloop van de introductiebijeenkomst ontving U een exemplaar van die code met bijbehorende toelichting *. In verband met deze code is binnen ons bedrijf ook een toezichthouder aangesteld. Als toezichthouder is benoemd (naam toezichthouder vermelden) Voor de taken, bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder verwijzen wij U naar bijgaande notitie. Mocht U na lezing daarvan nog vragen over de code hebben dan kunt U daarmee terecht bij de toezichthouder. 16 Met het oog op correcte naleving van de bedrijfscode worden daarin een aantal mogelijke sancties genoemd. Afhankelijk van de ernst van de overtreding van de code kunnen die sancties variëren van berisping, schorsing, boete en ontslag tot ontslag op staande voet. Laatstgenoemde sanctie zal bijvoorbeeld worden toegepast bij bewezen ernstige en opzettelijke overtreding van het mededingingsrecht of bij bewezen opzettelijke ernstige strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten. Omdat de bedrijfscode een ieder in ons bedrijf aangaat, hebben wij deze brief aan elke individuele medewerker doen toekomen. Hoogachtend, (directie) * Indien de code niet aan het einde van de introductiebijeenkomst is uitgedeeld, deze zin te vervangen door: Hierbij doen wij U een exemplaar van die code met bijbehorende toelichting toekomen. BEDRIJFSCODE 02-04

NB 1: NB 2: NB 3: Vergeet niet een exemplaar van de bedrijfscode bij te voegen indien deze niet eerder aan de medewerker werd uitgereikt. Voeg een exemplaar bij van de Notitie Taken, bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder (voor de modeltekst zie model E hierna) De werkgever kan deze brief en de code ook uitreiken bij de eerste introductiebijeenkomst waarin binnen het bedrijf de bedrijfscode aan het personeel gepresenteerd wordt. 17 BEDRIJFSCODE 02-04

Fase Invoering MODEL E (stap 7 uit Checklist invoering bedrijfscode) Notitie Taken, bevoegdheden en werkwijze toezichthouder Te verspreiden door de werkgever Notitie Aan: Van: Betreft: alle medewerkers naam werkgever beschrijving taken, bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder In verband met de toepassing in ons bedrijf van een bedrijfscode is een toezichthouder aangesteld. Het leek ons juist U kort te schetsen wat de taken, bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder zijn. Wij beginnen met de taken en bevoegdheden. Taken en bevoegdheden toezichthouder 1. Toezichthoudende taak 18 De toezichthouder ziet er in de eerste plaats op toe dat de directie en de medewerkers de verplichtingen nakomen die uit de bedrijfscode voortvloeien. Voorbeelden daarvan zijn: het toezicht op de nakoming van de verplichting om tenminste eenmaal per jaar een evaluatiebijeenkomst te organiseren en bij te wonen (artikel 11 van het AVBB-model). het toezicht op de nakoming van de verplichting dat de administratie van het bedrijf aan bepaalde eisen voldoet (artikel 5 van dat model). Wat deze toezichthoudende zaken betreft is de directie gebonden aan het oordeel dat de toezichthouder daarover geeft. 2. Meldpunt Een tweede belangrijke taak is dat de toezichthouder in een aantal gevallen als meldpunt fungeert. Komt een melding bij hem binnen dan worden zijn bevoegdheden van belang. Soms heeft de toezichthouder namelijk de mogelijkheid om zelf een beslissing te nemen naar aanleiding van de melding. In andere gevallen kan hij dat echter niet en is zijn bevoegdheid beperkt tot het geven van een advies aan de directie of werkgever. Van de volgende zaken dient een melding te worden gedaan aan de toezichthouder. Achter elk geval is vermeld welke bevoegdheid de toezichthouder heeft.

Te melden gebeurtenis Artikel AVBB-model Wijze van afdoening door bedrijfscode toezichthouder: eigen oordeel of advies aan directie Uitwisseling van meldingsplichtige Artikel 6 Beoordeling door geschenken of giften toezichthouder Uitnodiging van medewerker door Artikel 6, laatste zin Advies toezichthouder een relatie van het bedrijf tot aan directie; deelname aan een niet-zakelijke beoordeling door directie activiteit Voornemen van een medewerker Artikel 7 Advies toezichthouder aan om betaalde of onbetaalde neven- directie; activiteiten te verrichten, waarvan beoordeling door directie; de uitoefening in conflict kan komen mededeling van beslissing met de belangen van het bedrijf van de directie door de toezichthouder Verzoek van medewerker om Artikel 8 Advies toezichthouder aan ontheffing te verlenen van directie; zijn geheimhoudingsplicht beoordeling door directie Overtreding van de bedrijfscode Artikel 9 In het algemeen: Toezichthouder beoordeelt of sprake is van overtreding van de code door de medewerker en geeft advies aan werkgever over zwaarte toe te passen sanctie. Oplegging van sancties geschiedt door werkgever. 19 3. Bijzondere taak in niet door de code voorziene gevallen Een afzonderlijke derde taak van de toezichthouder is dat hij beslist of de code van toepassing is indien een gedraging niet in de code is beschreven, maar wel in strijd is met de geest van de code. Werkwijze toezichthouder In de bedrijfscode zijn enkele belangrijke beginselen neergelegd over de manier waarop de toezichthouder dient te functioneren. In het algemeen geldt dat de toezichthouder een vertrouwensfunctie vervult en daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht neemt met betrekking tot de onder zijn aandacht gebrachte zaken. Die zorgvuldigheid brengt met zich mee dat hij meldingen van overtredingen van de bedrijfscode schriftelijk dient vast te leggen. Om de vertrouwensfunctie van de toezichthouder te onderstrepen is in de code specifiek bepaald, dat meldingen van klachten vertrouwelijk worden behandeld en dat de privacy van de melder wordt gegarandeerd. Dat betekent dat de naam van de melder wel door de toezichthouder wordt genoteerd, maar dat die niet wordt doorgegeven aan derden. Niet aan de directie, maar ook niet aan degene op wie de melding betrekking heeft. BEDRIJFSCODE 02-04

STAP 8 Let op: deze stap plus model F zijn komen te vervallen STAP 9 Vaststellen sanctiebeleid 1. Door het bedrijf dient een sanctiebeleid te worden ontwikkeld. Het opstellen van zo n beleid is uw eigen verantwoordelijkheid. Wel kunnen hier enkele algemene aspecten worden genoemd die u wellicht behulpzaam kunnen zijn bij het voor uw onderneming ontwikkelen van een sanctiebeleid. Overigens zou u voor het formuleren van dat beleid ook gebruik kunnen maken van de zij het summiere - tekst die aan het einde van deze stap is opgenomen. 2. De bedrijfscode kent de volgende vijf soorten sancties: a. berisping b. schorsing c. boete d. ontslag e. ontslag op staande voet 3. De algemene beleidslijn bij het opleggen van sancties moet zijn dat de toegepaste sanctie in redelijke verhouding moet staan tot de ernst van de overtreding van de bedrijfscode. Verder is rekening te houden met: a. de vraag of al eerder van een overtreding sprake geweest, b. de zwaarte van de functie, c. de vraag of de overtreder zelf voordeel van de gedraging heeft ondervonden en d. andere omstandigheden van het geval. 20 4. Een berisping is op te vatten als een vermanende toespraak tot de overtreder. Het ligt voor de hand om een gegeven berisping te vermelden in het personeelsdossier. U zult ook moeten aangeven bij hoeveel berispingen een strengere sanctie zal worden opgelegd. 5. Bij een boete is sprake van een straf die verplicht tot de betaling van een geldsom. De hoogte van de boete moet in overeenstemming zijn met de zwaarte van de overtreding. Een boete kan worden betaald door deze te verrekenen met het uit te betalen loon. De huidige voor de bouw geldende collectieve arbeidsovereenkomsten (de CAO Bouwbedrijf en de UTA CAO) voorzien niet in de mogelijkheid van het opleggen van een boete. Dat betekent dat aan werknemers die onder één van die CAO s vallen geen boete zou kunnen worden opgelegd. Dit kan worden opgelost door in toekomstige individuele arbeidsovereenkomsten de mogelijkheid van oplegging van een boete op te nemen. Aan bestaande arbeidsovereenkomsten kan de werkgever niet eenzijdig een boeteclausule toevoegen. Daarvoor is de instemming nodig van de betrokken werknemers. Transparantie van het boetesysteem is een voorwaarde. Niet alleen de mogelijkheid van het opleggen van een boete en de aan een boete onderhevige gedragingen moeten met de bijbehorende boetebedragen - in de arbeidsovereenkomst genoemd zijn. Ook moet de bestemming van de boete in de arbeidsovereenkomst zijn vermeld (waarbij de boete niet ten goede mag komen aan de werkgever, maar moet worden besteed aan een goed doel). Verder geldt dat binnen één week geen hoger bedrag aan boetes mag worden opgelegd dan het bruto loon over een halve dag. BEDRIJFSCODE 02-04

6. De schorsing is een disciplinaire maatregel waarbij een werknemer tijdelijk op nonactief wordt gesteld. Een schorsing kan alleen worden toegepast indien kan worden vastgesteld dat een werknemer in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met de bedrijfscode. Een geschorste werknemer kan overigens aan de rechter vragen om de schorsing ongedaan te maken. De huidige CAO Bouwbedrijf (2002-2004) kent de mogelijkheid van een schorsing. Die CAO stelt ook een maximum aan het zonder loondoorbetaling kunnen schorsen van een werknemer. Dat kan gedurende ten hoogste één week. De huidige UTA CAO kent geen bepalingen over de schorsing. Een medewerker waarop de UTA CAO toepasselijk is kan wel geschorst worden, maar heeft wel recht op doorbetaling van loon. 7. Bij ontslag als sanctiemiddel geeft de werkgever/directie aan dat de overtreding van een vastgestelde regel dermate zwaar wordt aangerekend dat dit het einde van de arbeidsovereenkomst rechtvaardigt. Vaak wordt ontslag toegepast als een soort van strafverzwaring bij herhaalde overtredingen waarvoor reeds lichtere sancties zijn opgelegd. Dit dient dan overigens wel als zodanig te zijn/worden aangegeven. Of een gegeven ontslag gerechtvaardigd is, wordt als dat wordt aangevochten uiteindelijk door de rechter beoordeeld. In een procedure ex art. 6 Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen vindt een beoordeling in eerste aanleg plaats door het Centrum voor Werk en Inkomen, die de gevraagde ontslagvergunning kan weigeren. Wordt die vergunning verleend, dan is rechterlijke toetsing ex art. 7:681 Burgerlijk Wetboek (kennelijk onredelijk ontslag) nog steeds mogelijk. Is de reden naar het oordeel van de rechter onvoldoende, dan kan deze herstel van het dienstverband bevelen, dan wel een schadevergoeding toekennen. 21 8. Bij ontslag op staande voet is er sprake van een dringende reden waardoor van de werkgever onder bepaalde omstandigheden niet verwacht hoeft te worden dat de arbeidsovereenkomst met de overtreder in stand blijft. In de sfeer van de bedrijfscode zal daarvoor bijvoorbeeld nodig zijn dat sprake is van een ernstige en opzettelijke overtreding van het mededingingsrecht. Een extra eis voor het ontslag op staande voet is dat het ontslag onverwijld dient plaats te vinden, dus zo spoedig mogelijk na het constateren van de ontslaggrond. Overigens bestaat over de vraag of een gedraging een dringende reden voor ontslag op staande voet oplevert veel rechtspraak. Die rechtspraak laat niet alleen zien dat de omstandigheden van het geval van groot belang zijn, maar ook dat rechters over die vraag verschillend kunnen oordelen. In dit verband is het dan ook van belang dat een werkgever een duidelijke beleidslijn hanteert en vooral deze tevoren kenbaar maakt aan de werknemers. Dat kan door bij voorbaat aan te geven dat de werkgever in een overtreding van nader te benoemen aspecten van de bedrijfscode voldoende reden zal zien om een werknemer op staande voet te ontslaan. Bij het formuleren van die beleidslijn moeten uiteraard wel de redelijkheidsgrenzen als bedoeld onder 3 worden gehanteerd. Overigens moet daarbij ook het voorbehoud worden gemaakt dat de genoemde aspecten slechts voorbeelden zijn van gedragingen die de werkgever aanmerkt als een dringende reden voor ontslag. Door het kenbaar maken van een dergelijke beleidslijn weet de werknemer vooraf, of moet hij redelijkerwijs begrijpen, bij welke overtreding of welk type van overtredingen van de bedrijfscode zijn werkgever een ontslag op staande voet zal verlenen. BEDRIJFSCODE 02-04

9. Een voorbeeld van hoe een summier geformuleerd sanctiebeleid van een bedrijf zou kunnen luiden, treft u aan in het hierna opgenomen model G. Een dergelijke tekst dient ook deel uit te maken van de schriftelijke instructie van de werkgever aan werknemers die als model D in deze handleiding is opgenomen. 22 STAP 9 Vaststellen sanctiebeleid Fase Invoering MODEL G (stap 9 uit Checklist invoering bedrijfscode) Hoofdlijnen van het door het bedrijf te voeren sanctiebeleid Te hanteren door de directie of de toezichthouder Met het oog op een correcte naleving van de bedrijfscode worden daarin een aantal mogelijke sancties genoemd. Afhankelijk van de ernst van de overtreding van de code kunnen die sancties variëren van berisping, schorsing, boete en ontslag tot ontslag op staande voet. Laatstgenoemde sanctie zal bijvoorbeeld worden toegepast bij bewezen ernstige en opzettelijke overtreding van het mededingingsrecht of bij bewezen opzettelijke ernstige strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten. BEDRIJFSCODE 02-04

STAP 10 Aanmelden van bedrijf bij de SBIB Sluitstuk van de invoering van de bedrijfscode door uw bedrijf is de aanmelding van het bedrijf als deelnemer van de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid. Voor de aanmelding moet gebruik worden gemaakt van een door die stichting opgesteld standaardformulier, dat hierna is opgenomen als model H. Overigens kunt u als bedrijf dat de code hanteert van aanmelding bij de Stichting afzien, maar dan mag U zich naar buiten toe niet manifesteren als gebruiker van de code. 23

Fase Invoering MODEL H (stap 10 uit Checklist invoering bedrijfscode) Aanmelding van het bouwbedrijf bij de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB) Te hanteren door de directie U kunt uw bedrijf aanmelden bij de SBIB via een eenvoudig registratieformulier op de internetsite van de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (www.sbib.nl). Voorwaarde voor de aanmelding is dat u een bedrijfscode heeft ingevoerd die voldoet aan de minimumeisen van de model-bedrijfscode van de SBIB. Houdstermaatschappijen en werkmaatschappijen van een bouwbedrijf dat georganiseerd is in concernverband, dienen zich afzonderlijk aan te melden bij de SBIB. Wel kan de aanmelding bij de SBIB worden verricht door een centraal persoon die door de directieleden van de afzonderlijke houdster- en werkmaatschappijen is gemachtigd. Een voorbeeldmachtiging is op te vragen bij de SBIB. Indien u niet beschikt over een internetaansluiting, kunt u een aanmeldingspakket schriftelijk, telefonisch of per fax opvragen bij de SBIB: Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid Bouwhuis, Postbus 99 2800 AB Gouda Telefoon 0182 56 75 80 Fax 0182 56 75 81 24 BEDRIJFSCODE 02-04

STAP 11 Medewerkers mededelen dat bedrijf als deelnemer van de SBIB is toegelaten Nadat uw bedrijf als deelnemer van de SBIB is toegelaten, is het uiteraard goed om uw medewerkers daarvan op de hoogte te stellen. Die mededeling hoeft niet afzonderlijk aan iedere individuele medewerker te worden gedaan. Die kan bijvoorbeeld op het prikbord worden geplaatst of in een personeelsbulletin worden opgenomen. Het is wel goed om uw medewerkers erop te wijzen dat het van groot belang is om de inschrijving bij de Stichting te behouden, door de code strikt na te leven. STAP 12 In arbeidsovereenkomsten van toekomstige medewerkers clausule toepassing bedrijfscode opnemen Om toekomstige medewerkers te verplichten de bedrijfscode toe te passen, dient u daarover meteen in hun arbeidsovereenkomst een clausule opnemen. Voor de tekst van die clausule kunt U gebruik maken van de modeltekst op de volgende bladzijde (model I). 25

Fase Invoering MODEL I (stap 12 uit Checklist invoering bedrijfscode) Modelclausule, op te nemen in de arbeidsovereenkomst van toekomstige werknemers, waarbij de werknemer verplicht wordt de bedrijfscode na te leven. Te hanteren door de werkgever De volgende tekst dient te worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst van toekomstige medewerkers. In het bedrijf van werkgever geldt een bedrijfscode waarin onder andere gedragsregels zijn opgenomen waaraan directie en medewerkers van het bedrijf zich dienen te houden. De werkgever heeft een exemplaar van die bedrijfscode aan de werknemer ter hand gesteld. De werknemer zal de voor hem uit de bedrijfscode voortvloeiende verplichtingen nakomen. Met het oog op een correcte naleving van de bedrijfscode kunnen bij overtreding van de code sancties aan de werknemer worden opgelegd. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kunnen die sancties variëren van berisping, schorsing, boete en ontslag tot ontslag op staande voet. Laatstgenoemde sanctie zal bijvoorbeeld worden toegepast bij bewezen ernstige en opzettelijke overtreding van het mededingingsrecht of bij bewezen opzettelijke ernstige strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten. 26 Bij overtredingen van de bedrijfscode kunnen de volgende boetebedragen worden opgelegd: (in te vullen door het bedrijf) Overtreding Boete De werkgever zal de op het brutoloon ingehouden boetebedragen overmaken aan (door het bedrijf in te vullen goed doel) NB 1: NB 2: Vergeet niet om aan elke nieuwe medewerker te overhandigen: een exemplaar van de bedrijfscode een exemplaar van de notitie Taken, bevoegdheden en werkwijze van de toezichthouder (model E) De reeds in het bedrijf werkzame medewerkers dienen aan de code te worden gebonden door een instructie van de werkgever als opgenomen in model D. BEDRIJFSCODE 02-04

4 Checklist toepassing bedrijfscode met toelichting en modelteksten en -formulieren Nadat de bedrijfscode is ingevoerd, breekt de fase aan waarin die wordt toegepast. Bij de toepassing is sprake van een aantal jaarlijks terugkerende activiteiten. Die zijn het jaarlijks organiseren van een evaluatiebijeenkomst en het door de toezichthouder opstellen van een jaarverslag ten behoeve van de SBIB. Naast die standaard terugkerende activiteiten kan sprake zijn van activiteiten die ad hoc voorkomen en dus niet standaard zijn. Die zullen als bijzondere activiteiten worden aangeduid. Eerst volgen nu modellen voor de standaardactiviteiten. Daarna komen de modellen voor bijzondere activiteiten aan bod. Standaardactiviteiten Standaard activiteit Actie Actie door Artikel AVBB model bedrijfscode Model nummer 1 Opstellen Jaarverslag Toezichthouder J 2 Uitnodigen medewerkers Directie Artikel 11 K voor jaarlijkse evaluatiebijeenkomst 27 3 Vastleggen welke Toezichthouder Artikel 11 L medewerkers de evaluatiebijeenkomst hebben bijgewoond

Bijzondere activiteiten Bijzondere activiteit Actie Actie door Artikel AVBB model bedrijfscode Model nummer 1 Vastleggen melding van Toezichthouder Artikel 9 M medewerker 2 Beslissen over melding Beslissing door Artikel 6 N uitwisseling van een toezichthouder meldingsplichtig geschenk 3 Beslissen over een melding Advies Artikel 6, O van een uitnodiging tot het toezichthouder laatste zin deelnemen aan een niet aan directie; zakelijke activiteit beslissing door directie 4 Beslissen over melding van Beslissing door Artikel 7 P het voornemen tot het de directie (na aanvaarden van een advies door de meldingsplichtige toezichthouder); nevenactiviteit mededeling van die beslissing door de toezichthouder 5 Beslissen over een verzoek Advies Artikel 8 Q tot het verlenen van toezichthouder ontheffing van de aan directie; geheimhoudingsplicht beslissing van de werknemer door directie 28 6 Beslissen over een melding Algemeen: Artikelen 3, 4 R dat sprake is van overtreding toezichthouder en 9 van de bedrijfscode beoordeelt of sprake is van overtreding van de code door de medewerker en geeft advies aan werkgever over zwaarte toe te passen sanctie. Oplegging van sancties geschiedt door werkgever. BEDRIJFSCODE 02-04

Toelichting op de standaardactiviteiten STANDAARDACTIVITEIT 1 Opstellen Jaarverslag Wanneer u een bedrijfscode hanteert en bent ingeschreven bij de SBIB, is de toezichthouder verplicht overtredingen van de bedrijfscode en de wijze waarop deze binnen de onderneming zijn afgedaan periodiek te melden aan de Commissie van Toezicht van het SBIB. Deze schriftelijke melding geschiedt minimaal een maal per twee jaar. De eerste keer waarop rapportage dient plaats te vinden, is vastgesteld op 31 december 2004. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van een door de SBIB beschikbaar gesteld formulier (zie model J). Ondernemingen hoeven dus niet van elke overtreding met de daarbijbehorende sanctie afzonderlijk melding te doen bij de SBIB. Dit kan worden "opgespaard" tot de periodieke rapportage. 29 BEDRIJFSCODE 02-04

Fase Toepassing MODEL J (Standaardactiviteit 1 uit Checklist toepassing bedrijfscode) Melding aan SBIB van overtredingen bedrijfscode en daarvoor opgelegde sancties Te hanteren door de toezichthouder Het formulier voor de tweejaarlijkse melding wordt te zijner tijd op de internetsite van de SBIB geplaatst (www.sbib.nl). Het kan ook schriftelijk, telefonisch of per fax worden opgevraagd bij de SBIB. Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid Bouwhuis Postbus 99 2800 AB Gouda Telefoon 0182 56 75 80 Fax 0182 56 75 81 30 BEDRIJFSCODE 02-04

STANDAARDACTIVITEIT 2 Uitnodigen medewerkers voor jaarlijkse evaluatiebijeenkomst Het is een goede zaak om binnen uw bedrijf de aandacht voor de bedrijfscode vast te houden. Daarom geldt als eis voor de registratie bij de SBIB dat ten minste één maal per jaar voor directie en medewerkers een evaluatiebijeenkomst wordt georganiseerd. Doel daarvan is ook te bekijken hoe de bedrijfscode werkt, welke vragen er bij de toepassing rijzen en dergelijke. De evaluatiebijeenkomst is een goede gelegenheid om de toezichthouder enkele hoofdpunten te laten belichten uit het door hem opgestelde jaarverslag. Standaardactiviteit is dus een evaluatiebijeenkomst te organiseren en medewerkers darvoor uit te nodigen. Dat kan met behulp van een modelbrief (model K) die op de volgende bladzijde is opgenomen. 31

Fase Toepassing MODEL K (Standaardactiviteit 2 uit Checklist toepassing bedrijfscode) Uitnodiging medewerkers jaarlijkse evaluatiebijeenkomst Te verspreiden door directie (Plaats en datum) Betreft: jaarlijkse evaluatiebijeenkomst bedrijfscode Geachte (naam medewerker vermelden), Zoals U weet hanteert ons bedrijf een bedrijfscode. In die code zijn onder andere gedragsregels opgenomen voor directie en medewerkers. Eens per jaar staan wij in een bijeenkomst stil bij de hoofdpunten van die code en bij de manier waarop de code in de praktijk in ons bedrijf functioneert. Dit jaar wordt de bijeenkomst gehouden op (datum en tijdstip vermelden). Plaats van samenkomst is (invullen). Deelname aan de bijeenkomst is voor directie en alle medewerkers verplicht. Alleen in zeer dringende gevallen bent u van deelname ontslagen. Tijdens deze bijeenkomst komt ook de toezichthouder aan het woord. Hij zal een toelichting geven op het door hem opgestelde jaarverslag. 32 Indien U onverhoopt verhinderd bent om aan de bijeenkomst deel te nemen, dient U zich tevoren onder vermelding van de redenen van de verhindering af te melden bij de directie. Graag rekenen wij op Uw komst. Hoogachtend, (directie)

STANDAARDACTIVITEIT 3 Vastleggen welke medewerkers de evaluatiebijeenkomst hebben bijgewoond Net als bij de introductiebijeenkomst in de fase van de invoering van de bedrijfscode, is ook het bijwonen van de evaluatiebijeenkomst verplicht voor directie en medewerkers. Om vast te leggen dat de medewerkers de bijeenkomst hebben bijgewoond kan gebruik worden gemaakt van het op de volgende bladzijde afgedrukte model L. 33

Fase Toepassing MODEL L (Standaardactiviteit 3 uit Checklist toepassing bedrijfscode) Lijst waarop toezichthouder bijhoudt wie de evaluatiebijeenkomst heeft bijgewoond Te hanteren door toezichthouder Naam medewerker Afvinken indien evaluatie-bijeenkomst is bijgewoond 34

Toelichting op bijzondere activiteiten BIJZONDERE ACTIVITEIT 1 Vastleggen melding van medewerker Wanneer een medewerker in verband met de code melding maakt van bepaalde zaken aan de toezichthouder, hoeft de melding niet schriftelijk te gebeuren. Dat kan dus ook mondeling. Bij een zorgvuldige uitoefening van zijn taak door de toezichthouder past dat hij ontvangen meldingen schriftelijk vastlegt. Daartoe kan hij gebruik maken van het volgende standaard formulier (model M) Vervolgens dient de toezichthouder de melding te behandelen. Omdat de toezichthouder een vertrouwensfunctie vervult dient hij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht dient te nemen met betrekking tot de onder zijn aandacht gebrachte zaken. Die zorgvuldigheid brengt met zich mee dat hij meldingen van een overtreding van de bedrijfscode schriftelijk dient vast te leggen. Om de vertrouwensfunctie van de toezichthouder te onderstrepen is verder in de code bepaald, dat meldingen van klachten vertrouwelijk worden behandeld en dat de privacy van de melder wordt gegarandeerd. Dat betekent dat de naam van de melder wel door de toezichthouder wordt genoteerd, maar dat die niet wordt doorgegeven aan derden. Niet aan de directie, maar ook niet aan degene op wie de melding betrekking heeft. In een aantal gevallen zal de toezichthouder zelf de melding kunnen afdoen, terwijl in andere gevallen de directie een beslissing neemt, zij het na een advies van de toezichthouder. Uit de tekst van de hierna opgenomen modellen blijkt hoever de bevoegdheid van de toezichthouder in een concreet geval reikt. 35