Raad van Bestuur Vergadering Datum: 15 maart 2017 Tijd: 20.30 u. Voorzitter: Thomas Thys Secretaris: Janick Dams Plaats Zandhoven Aantal pagina's: Aanwezig: (x = aanwezig, xv( ) = aanwezig bij volmacht (initialen volmachtdrager), v = verontschuldigd) Thomas Thys - voorzitter Steven Van Suetendael - ondervoorzitter Matthias van Leuvenhaege - ondervoorzitter Janick Dams - secretaris Frank Engelen - penningmeester Werner Wouters stemgerechtigd lid Luc Mortelmans stemgerechtigd lid Jan Van Gestel adviserende functie Nr. Onderwerp 1. Goedkeuring vorig verslag 2. Project transparantie 3. Goed Bestuur Bijkomende opdrachten 4. Competitie - Topsport 5. Bestuurszaken 6. Projecten 7. Varia 8. Datum volgende bijeenkomst Datum afdruk: 11/12/17 Verslag RvB - 2017-03-15 - def Page 1
VERSLAG RAAD VAN BESTUUR 1. Goedkeuring vorig verslag Goedgekeurd. 2. Project transparantie Lidmaatschapstarieven 25 euro is momenteel het standaardtarief. 15 euro voor kleuterju-jitsu is goed maar dit is dan enkel geldig indien de club hier apart les aan geeft. Donald kan een korting krijgen van 250 euro voor het kleuterju-jitsu van de voorbije jaren dat niet werd ingebracht. Het nieuwe bestuur moet met Yoshimi samenzitten om dit op te nemen. Er kan een simulatie worden gemaakt voor volwassenen en de jeugd. Het tarief voor de jeugd moet behouden blijven. Voor de volwassenen kan een verhoging worden bekeken. Het lidgeld werd ook niet verhoogd sinds de oprichting van de V.J.J.F. vzw. Er moet worden nagedacht over wat we tegenover een verhoging van het lidgeld kunnen zetten maar de V.J.J.F. vzw engageert zich al nadrukkelijk voor veel taken. Multisportfederaties zijn iets goedkoper maar bieden veel minder dienstverlening. Het secretariaat wordt ook duurder (huurprijs, eigen kosten, etc.). Aparte projecten: Draaiboeken en begroting Er komt voor elke regelmatig terugkerende activiteit zoals jeugdsportweekend, kampioenschap, stage, opleidingsmoment, etc. een uniform draaiboek met een begroting in. Dit wordt vooraf voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Procedure klachtenbehandeling naar federale werking Er komt een procedure voor de opvolging van opmerkingen/klachten/betwistingen n.a.v. een betwisting rond de puntentoekenning voor het jeugdsportfonds. Niettemin het secretariaat correct en juist heeft gehandeld, werd er begrip getoond voor de situatie van de club die zich benadeeld voelde. Er werd een oplossing gevonden. De volgorde van behandeling van een opmerking of klacht is de volgende: De persoon of club die de opmerking/klacht formuleert, wendt zich in deze volgorde tot de federatie: - Verantwoordelijke van de taak op het secretariaat. Datum afdruk :11-12-2017 Verslag RvB - 2017-03-15 - def 2
- Algemeen Coördinator van het secretariaat. - Voorzitter van de commissie die de thematiek behandelt (wordt gecontacteerd door de Algemeen Coördinator). - Voorzitter van de Raad van Bestuur. - Indien er dan nog geen vergelijk komt, is het iets voor de Raad van Bestuur De leden van de Raad van Bestuur zullen bij ontvangst van klachten van de leden ook verwijzen naar deze regeling in de toekomst. Een opmerking of klacht over de werking dient te worden vermeld aan de Raad van Bestuur. 3. Goed Bestuur bijkomende opdrachten De wensen van Sport Vlaanderen naar Goed Bestuur toe (beleidsplan) werden besproken en ons voorstel werd goedgekeurd. 4. Competitie Topsport Voorstel voor dangraadverhoging via wedstrijdsysteem in Nijido Er wordt verder over nagedacht. Voorlopig blijft de huidige regeling van kracht. Stand van zaken Topsport Als de budgetten lager zijn dan verwacht, dan moet dit vooral naar kampioenschappen gaan. Er moet een overzicht van kosten komen (opgesplitst per groep) voor het jaar 2016. Er wordt nog gewacht op het budget van Topsport. Er moet een vereenvoudigde versie komen met de volledige versie in de Nijido. Het voorwaardelijke document wordt overlopen. Inkomsten moeten naar de Topsportwerking gaan en niet naar een club of atleet. Eigen werking voor aanvullende middelen: de atleten moeten wel op de lijst staan. Opvolging Open Antwerps Kampioenschap Zandvliet Zandvliet heeft opnieuw haar kandidatuur gesteld. Alle clubs moeten worden aangeschreven voor medewerking aan een provinciaal kampioenschap. In Antwerpen is de rondvraag gebeurd. Er zal een rondvraag gebeuren voor alle andere provincies wie er geïnteresseerd is om mee Datum afdruk :11-12-2017 Verslag RvB - 2017-03-15 - def 3
te werken aan kampioenschappen. In de toekomst kan ook voor PCA worden gepolst wie er geïnteresseerd is en dit kan dan worden doorgespeeld naar het PCA. Er moet ook een mail worden verstuurd voor interesse in de organisatie van een BK. Het secretariaat doet dit. Er wordt ook een goede datum gezocht die niet overeenstemt met een ander kampioenschap. Opmerking OOVK de weging, communicatie ter plaatse en prijsuitreiking konden beter. De scheidsrechters konden ook beter. De nieuwe reglementen moeten op de website van de V.J.J.F. vzw komen. Benoeming nieuw lid nationale scheidsrechterscommissie Matthias trekt zich terug als scheidsrechter en ook uit de nationale scheidsrechterscommissie. Dana Mortelmans wordt benoemd als nieuw lid van de nationale scheidsrechterscommissie. 5. Bestuurszaken Algemene Vergadering - Bestuursverkiezingen Agenda - Bestuursverkiezingen - Jaarverslag 2016 (incl. jaarrekening 2016 en jaarverslag bedrijfsrevisor) Moet donderdag 16/3 of vrijdag 17/3 verstuurd worden naar de clubs. Er zijn 6 geldige kandidaten. Voorzitter Algemene Vergadering: Frank Engelen. Maximum 3 kandidaten aanduiden op het stemformulier. 1 stembrief per 10 stemmen. Er mogen geen namen op. Telbureau: - Matthias Van Leuvenhaege - Andere twee worden ter plaatse aangesteld 6. Projecten Sponsoring Ideeën: - Er kan een voorstel worden uitgewerkt bovenop visibiliteit op Facebook. Datum afdruk :11-12-2017 Verslag RvB - 2017-03-15 - def 4
7. Varia Aanvulling Medische commissie - Kinesisten kunnen de bijscholing EHBO geven indien zij zelf in de laatste 5 jaar een bijscholing EHBO gevolgd hebben. Dit wordt goedgekeurd door de Raad van Bestuur. JJEU Technical meeting Fighting - Scheidsrechters: meer zoals het judo-systeem. Dit wordt uitgeprobeerd. - Injury-time: Tenzij een groter probleem, zal de scheidsrechter kunnen beslissen of er injury time is. Indien de scheidsrechter oordeelt dat dit nodig is, komt er medische hulp. Indien er medische hulp de mat op komt op vraag van de atleet, is de wedstrijd afgelopen. - Straight punch naar het hoofd: zal in de toekomst ook niet mogen. - U15 reglementen: zijn gepubliceerd. - Camera bij hoofdtafel zodat scheidsrechters onmiddellijk feedback krijgen. Technical meeting Ne waza - Geen wijzigingen maar de scheidsrechters moeten beter opgeleid zijn. Technical meeting Duo - Er wordt gestreefd naar drempelverlaging want anders blijft het duo system niet bestaan in de verdere toekomst. - Opleiding scheidsrechters: het blijven er 5. EK Masters - De BJJF kan de deelname van een scheidsrechter betalen en zo worden de kosten gedeeld. Leden van de FFJJ kunnen zo ook deelnemen. Er wordt voorgesteld dat de bijdrage van de V.J.J.F. vzw van het wedstrijdbudget komt. WK Athene - Het personeel moet objectief zijn naar de informatie die wordt verspreid. 8. Datum volgende bijeenkomst Het secretariaat verstuurt voorstellen na de volgende Algemene Vergadering. Niet ieder bestuurslid is aanwezig op de Algemene Vergadering dus is aansluitend geen optie. slot Afsluiten van de vergadering door de voorzitter om 23.45 u. Voor eensluidend verklaard afschrift, Datum afdruk :11-12-2017 Verslag RvB - 2017-03-15 - def 5
Janick Dams Secretaris Datum afdruk :11-12-2017 Verslag RvB - 2017-03-15 - def 6