LOT 2016_12 OPDRACHT VOOR DE ONDERSTEUNING VAN SOCIAAL ONDERNEMERSCHAP Haalbaarheidsonderzoek naar mogelijkheden om vanuit de sociale economie een rol te spelen in het beheer en de exploitatie van schoolgebouwen Lot 2016_12 B: Bedrijfseconomische haalbaarheidsstudie Aanduiding van relevante externe deskundige(n) Uiterste indieningsdatum offertes: 12 december 2016 1
1. Algemene bepalingen 1.1. Opdrachtgever Deze opdracht wordt uitgeschreven door: In C vzw Kanunnik De Deckerstraat 20A 2800 Mechelen Hierna genoemd de opdrachtgever. 1.2. Voorwerp van de opdracht Deze opdracht wordt uitgeschreven met als doelstelling de bedrijfseconomische opportuniteiten en randvoorwaarden te onderzoeken voor het beheer en de exploitatie van schoolgebouwen door middel van een samenwerking met de sociale economie. De focus die gelegd wordt, betreft het onderzoeken van diverse bedrijfseconomische aspecten van een samenwerking tussen bedrijven uit de sociale economie enerzijds en scholen anderzijds met het oog op het beheer en de exploitatie van schoolgebouwen. 1.3. Afbakening sociale economie bedrijven Met sociale economiebedrijven bedoelen we in deze oproep in hoofdzaak: - Ondernemingen behorende tot de inschakelingseconomie: sociale en beschutte werkplaatsen, invoegbedrijven en organisaties uit de lokale diensteneconomie. - Werknemerscoöperaties en (burger)coöperaties met een maatschappelijke meerwaarde. Daarnaast kan ook onderzocht worden hoe andere sociale ondernemingen die zich in hoofdzaak richten op de tewerkstelling van kansengroepen (bv. door middel van arbeidszorg, art. 60, VOP, ) in aanmerking kunnen komen. 1.4. Budget Het voorziene budget voor deze opdracht bedraagt maximaal 10.000 euro (excl. BTW). Dit budget omvat alle kosten het uitvoeren van het traject. Er wordt afgerekend op basis van de gevraagde outputs. 2. Voorschriften 2.1. Indiening offertes De uiterste indieningsdatum van de offertes is 12 december 2016 om 12u. De offertes en bijhorende documenten, worden digitaal en in pdf, ingediend op het volgend e-mail adres: info@in-c.biz. Voor bijkomende informatie kan contact opgenomen worden met wim.vanopstal@in-c.biz 2.2. Vorm en inhoud van de offerte De offerte moet worden ingevuld op het bijhorende indieningsformulier met ook de daarin omschreven bijlagen. Het indieningsformulier en elke bijlage moet in een afzonderlijk pdf-document worden ingediend met de nodige handtekeningen (officiële versie). Daarnaast dient ook de ingevulde MS Wordversie doorgestuurd te worden. 2
2.3. Samenwerking met onderaannemers De indiener vermeldt in het indieningsformulier welk gedeelte van de opdracht hij zal uitbesteden en vermeldt de identiteit en rol van de onderaannemers die hij voorstelt. Elke onderaannemer ondertekent een intentieverklaring (cf. formulieren in bijlage). De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat in de looptijd van het contract, de inzet van andere onderaannemers nodig is, wordt in C op voorhand op de hoogte gesteld. 2.4. Duur en uitvoeringstermijn van de opdracht De opdracht vangt aan vanaf de datum bepaald in de gunning van de opdracht. Datum 1 december 2016 Lancering opdracht 12 december 2016 Uiterste datum indienen offerte Half december 2016 Gunning van de opdracht opmaak contract 21 december 2016 Voorstelling plan van aanpak aan de stuurgroep Februari 2017 Voorstelling resultaten aan de stuurgroep Maart 2017 Oplevering van de outputs, evaluatie en eindfacturatie 3. Inhoudelijke bepalingen 3.1. Situering van de opdracht Veel scholen ondervinden moeilijkheden om in hun schoolgebouwen de nodige onderhouds- en herstellingswerken uit te voeren, zodat leerlingen in goede omstandigheden kunnen blijven les volgen. Uit evaluatieonderzoek van AGIOn (2012) blijkt dat oorzaken hiervan zijn: het denken op de korte termijn, te weinig knowhow, een te beperkt onderhoudsbudget, een gebrek aan (personeels)omkadering en te weinig aandacht voor een levensduurbenadering. Uit de schoolgebouwenmonitor 2013 van AGIOn is gebleken dat slechts een minderheid van de scholen nog over voldoende eigen middelen zou beschikken om hun gebouwen goed te blijven onderhouden. In de gesubsidieerde sector bijvoorbeeld (waartoe ongeveer 83% van de scholengebouwen behoort), komen onderhoudswerken niet in aanmerking voor bouwsubsidies. Positief is wel dat men op 73% van de vestigingen van scholen een gebouwbeheersplan ter beschikking heeft, en dat dit aandeel is gestegen. In dit gebouwbeheersplan worden dan zaken geregeld als de uitvoering van onderhoudswerken, het periodiek nazicht van installaties, opvolging van slijtage, etc. Door het gebrek aan middelen voor onderhoudswerken zijn schoolbesturen vaak verplicht om deze werken te financieren via hun werkingsmiddelen of via de spreekwoordelijke pannenkoekenslagen en mosselsoupers. Bovendien stellen we vast dat schoolbesturen vaak een beroep doen om meeklussende ouders om de nodige onderhoudswerken (schilderen, eenvoudige herstellingen, etc.) uit te voeren. Deze initiatieven worden met de beste bedoelingen op touw gezet, maar bieden niet altijd de verhoopte kwaliteit. Ongeveer 4 op de 10 schoolgebouwen blijft buiten de schooluren ongebruikt. Daarom wil de Vlaamse regering er werk van maken om schoolgebouwen buiten de uren meer ter beschikking te stellen van lokale verenigingen, sportclubs, etc. Nochtans halen scholen vaak goede redenen aan om hun deuren dicht te houden. Openstellingen zonder bijpassend beheer en goede afspraken leiden vaak tot negatieve ervaringen waardoor men de deur liever op slot houdt. Het stimuleren van openstellingen zal dus hand in hand moeten gaan met de nodige omkadering voor goed beheer. 3
Goed openstellingsbeheer richt zich onder meer op: het technisch beheer waaronder het klassiek eigenaarsonderhoud, veiligheidsvoorzieningen en verzekeringen; het facilitair beheer van de ruimtes, waaronder het beheer van sleutels, verhuur van ruimtes, bewaking van de toegang, toezicht, schoonmaak, kleine herstellingen, afvalbeheer, huisbewaarders; het programmabeheer, die de samenwerking van de partners (samenwerkingsovereenkomsten tussen partners) en het aanbod van activiteiten in goede banen moet leiden, en de exploitatie van het gebouw, waarbij vooral het financieel beheer van inkomsten (bijvoorbeeld uit huur) en uitgaven wordt bedoeld, vrijstelling onroerende voorheffing. Het is vooral met betrekking tot het facilitair beheer bij openstellingen dat wij een rol voor bedrijven in de sociale economie zien. Daarnaast willen we onderzocht zien in welke mate een coöperatieve structuur interessant kan zijn voor de (commerciële) exploitatie van het gebouw. 3.2. Doelstelling van de opdracht De algemene doelstelling van deze opdracht is om te onderzoeken welke de kansen en de knelpunten voor de sociale economie zijn om een rol te spelen in het beheer en de exploitatie van schoolgebouwen. Deze opdracht wordt opgesplitst in twee deelopdrachten: Lot A (dit lot) betreft het onderzoeken van de juridische en regelgevende randvoorwaarden; Lot B betreft het onderzoeken van het bedrijfseconomische potentieel van zulke constructies. Voor dit lot gaat het concreet over het onderzoeken de bedrijfseconomische opportuniteiten en randvoorwaarden van volgende aspecten: Het in kaart brengen van alle financiële aspecten (kosten en baten, waar mogelijk kwantitatief, waar nodig kwalitatief) van het samenwerken van scholen met ondernemingen uit de sociale economie voor opdrachten van facilitair beheer (zie 3.1) in vergelijking met het organiseren van deze activiteiten in eigen beheer en het inschakelen van bedrijven uit het normale economische circuit (NEC) voor zulke opdrachten. Daarbij kan zowel gekeken worden naar het contractueel inschakelen van sociale economie bedrijven als naar structurele samenwerkingsvormen (af te stemmen met de uitvoerders van lot 12a). Daarbij wordt telkens gevraagd om dit zowel vanuit het perspectief van de scholen als vanuit het perspectief van de sociale economie bedrijven te bekijken, met aandacht voor de noodzakelijke minimale schaal en optimale schaal van deze samenwerking. Het verkennen van het financiële en commerciële exploitatiepotentieel van schoolgebouwen voor middenveldorganisaties, burgers, bedrijven en overheden en het exploreren van mogelijke interessante businessmodellen waarbij door middel van samenwerking tussen scholen en sociale economiebedrijven deze exploitatie bedrijfseconomisch optimaal kan verlopen. Ook hier wordt een benchmark gevraagd met het alternatief waarbij eigen personeel wordt ingezet en het alternatief waarbij een beroep wordt gedaan op het normaal economische circuit (NEC). De uitvoerders van lot 12a kunnen hierbij relevante aandachtspunten aanleveren. Voor beide facetten wordt gevraagd naar een inschatting van de potentiële impact van deze vragen (facilitair beheer en exploitatie) op de doelgroeptewerkstelling in de sociale economie wanneer deze vormen van samenwerking over gans Vlaanderen benut zouden worden en dit volgens type activiteit (poetshulp, groenwerk, klussen en reparaties, renovatie, ). 4
3.3. Outputs De verwachte concrete output van deze opdracht is een rapport met de resultaten van de in punt 3.2 omschreven items. We verwachten daarbij een voor beleidsmakers en schooldirecties toegankelijk en inspirerend document waarbij het potentieel en de randvoorwaarden waar mogelijk door middel van enkele voorbeelden en relevante cases toegelicht worden. Waar nuttig en nodig verwachten we ook relevante beleidsaanbevelingen voor de Vlaamse overheid, voor schooldirecties en voor het management van sociale economie bedrijven. Daarnaast verwachten we een MS Excel bestand waarin alle relevante berekeningen opgenomen zijn, wat de opdrachtgever toelaat om verder te werken op de opgebouwde inzichten. 3.4. Randvoorwaarden De indiener houdt in het projectvoorstel rekening met de volgende randvoorwaarden: De opdrachtnemer overlegt inhoudelijk met de opdrachtnemer van lot 12a (onderzoek naar juridische en regelgevende randvoorwaarden voor de exploitatie van schoolgebouwen door de sociale economie) en wisselt alle nodige informatie uit om de resultaten van beide opdrachten (lot 12a en lot 12b) te optimaliseren. De werkzaamheden worden gerapporteerd aan een stuurgroep binnen de schoot van het Departement Onderwijs, met een vertegenwoordiging vanwege de overheid, inrichtende machten en sociale economiebedrijven. De opdrachtnemer houdt zich aan alle communicatieverplichtingen zowel in het begeleidingstraject als naar de resultaten conform de communicatierichtlijnen van de Vlaamse Overheid. Hij heeft daarbij aandacht voor de wisselwerking met socialeeconomie.be. De inschrijver implementeert op maximale wijze de MVO-waarden bij de organisatie van het aanbod (aandacht voor duurzaamheid, etc.). 4. Gunningswijze 4.1. Gunningscriteria De indiening van de dossiers verloopt via indieningsformulieren waarbij een antwoord moet worden gegeven op de hieronder geformuleerde gunningscriteria en waarbij de randvoorwaarden worden afgevinkt. Methodologie (60/100) Omschrijf bondig welke acties zullen worden opgezet, hoe deze zullen uitgevoerd worden, welke actoren hierbij betrokken worden en wat het beoogde resultaat is. Bij het uitschrijven van de acties moet aandacht besteed worden aan onderstaande elementen die meegenomen worden in de beoordeling van de dossiers: Schrijf op een overzichtelijke maar bondige manier uw aanpak neer die moet leiden tot de gevraagde output met betrekking tot het in kaart brengen van kansen en randvoorwaarden inzake facilitair beheer (zie 3.2) en beargumenteer waarom uw aanpak zal leiden tot de meest relevante resultaten binnen het gevraagde kader (15 punten). Schrijf op een overzichtelijke maar bondige manier uw aanpak neer die moet leiden tot de gevraagde output met betrekking tot het in kaart brengen van kansen en randvoorwaarden inzake het commerciële exploitatiepotentieel van schoolgebouwen (zie 3.2) en beargumenteer waarom uw aanpak zal leiden tot de meest relevante resultaten binnen het gevraagde kader (15 punten). Schrijf op een overzichtelijke maar bondige manier uw aanpak neer die moet leiden tot de gevraagde output met betrekking tot het in kaart brengen van de potentiële tewerkstelling van doelgroepmedewerkers (zie 3.2) en beargumenteer waarom uw aanpak zal leiden tot de meest relevante resultaten binnen het gevraagde kader (10 punten). Zorg ervoor dat alle acties die zullen worden ondernomen in een helder en overzichtelijk stappenplan worden weergegeven. Geef daarbij bondig maar duidelijk weer op welke manier 5
en in welke stappen wordt gekomen tot de gevraagde output binnen de gestelde timing. De beoordeling zal gebeuren op de efficiëntie, haalbaarheid en duidelijkheid van het doorgegeven stappenplan (20 punten). Deskundigheid (40/100) Toon bondig de ervaring en expertise aan inzake kennis van en ervaring met bedrijfseconomische aspecten van facilitair beheer binnen gelijkaardige contexten (10 punten); kennis van en ervaring met bedrijfseconomische aspecten van de commerciële exploitatie van patrimonium in handen van overheden en social profitactoren (10 punten); kennis van en ervaring met bedrijfseconomische aspecten van ondernemingen in de sociale economie (10 punten); kennis van en ervaring met boekhoudkundige, financiële en fiscale aspecten van scholen (10 punten). Geef ook telkens een duidelijke omschrijving van taken, rollen en verantwoordelijkheden van de ingezette expertise. Van elke eventuele externe partner wordt verwacht dat er een intentieverklaring wordt ondertekend. De ondertekende intentieverklaringen maken integraal deel uit van het dossier. Prijs Er wordt een maximum prijs van 10.000 (excl. BTW) vooropgesteld. De prijs mag dit maximum bedrag niet overschrijden. Alle outputs dienen te worden opgeleverd en goedgekeurd door de opdrachtgever vooraleer tot uitbetaling wordt overgegaan. 4.2. Vervolg beoordelings- en gunningsprocedure De ingediende offertes worden gelezen en beoordeeld door minstens 2 door de opdrachtgever geselecteerde beoordelaars, op grond van hun expertise en onafhankelijkheid. De offertes worden beoordeeld op grond van de gunningscriteria zoals hierboven opgenomen en weergegeven in het offerteformulier. De opdrachtgever maakt een rangschikking van de ingediende dossiers in volgorde van de behaalde (gemiddelde) score op bovenstaande gunningscriteria. De opdracht zal worden gegund aan de indiener met de hoogst behaalde eindscore, waarbij een minimumscore van 60 punten op het totaal van 100 moet gehaald worden. De indiener aan wie de opdracht wordt gegund, ontvangt een gunningsverslag met een verantwoording van de scores en aanbevelingen voor de uitvoering. De indieners aan wie de opdracht niet werd gegund ontvangen eveneens een beoordelingsverslag met een verantwoording van de behaalde scores. Aan deze opdracht is geen onderhandelingsprocedure verbonden. Bij gunning van de opdracht kan de opdrachtgever niet fundamentele bijsturingen vragen, waarmee de uitvoerder dient mee rekening te houden bij de uitvoering van de opdracht. Deze gevraagde bijsturingen worden opgenomen in het gunningsverslag en besproken in een overlegmoment tussen uitvoerder en opdrachtgever bij de start van de uitvoeringsperiode. Voor aanvang van de opdracht wordt een contract opgemaakt waarin de wederzijdse verbintenissen tussen beide partijen, in C als opdrachtgever en de uitvoerder, zijn opgenomen. 4.3. Facturatie De concrete bepalingen i.v.m. facturatie zijn opgenomen in het contract. De opdrachtgever verbindt zich ertoe te betalen binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur. De factuur wordt pas uitbetaald nadat de nodige bewijsstukken werden opgeleverd door de uitvoerder. 6
4.4. Communicatie, promotie en eigendomsrecht In alle communicatie, documentatie en promotie dient te worden rekening gehouden met de richtlijnen van de Vlaamse Overheid. Deze richtlijnen kunnen op aanvraag bekomen worden. 5. Algemene situering opdracht Binnen het decreet betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen is onder meer voorzien in collectieve ondersteuning voor de sociale-economiebedrijven. Collectieve ondersteuning wordt daarbij gezien als het initiëren van een omvattend aanbod van ondersteunende diensten voor de sociale economie en haar sociale-economieondernemingen, dat beantwoordt aan hun specifieke behoeften op het vlak van bedrijfsvoering. Voor deze opdracht is eind 2012 een overheidsopdracht uitgeschreven die na een onderhandelingsprocedure midden 2013 is toegekend aan de organisatie in C. Dit is gebeurd via het goedkeuren van een convenant waarin alle verwachte output is neergeschreven samen met het overheidsbudget dat hiervoor ter beschikking staat. Deze convenant loopt van augustus 2013 tot juli 2017. Binnen het convenant wordt het aanbod collectieve ondersteuning gespecifieerd in 5 grote deelopdrachten: 1. het verstrekken van eerstelijnsinformatie over de sociale economie, onder meer over het beschikbare overheidsinstrumentarium; 2. de kennisopbouw, expertise- en instrumentontwikkeling voor de sociale economie 3. het organiseren van opleidings- en uitwisselingstrajecten die tot doel hebben de professionalisering en de kwaliteit van de sociale-economieondernemingen te bevorderen; 4. het organiseren van een specifiek aanbod voor startende ondernemingen in de sociale economie; 5. de promotie van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie. Als uiteindelijke begunstigden worden de (erkende) werkvormen binnen de sociale economie gestipuleerd: beschutte en sociale werkplaatsen, invoegbedrijven, lokale diensteneconomie, coöperaties en activiteitencoöperaties (starterslabo s). Daarnaast krijgen ook potentiële starters binnen de sociale economie een duidelijke plaats. in C is een organisatie voor en door de sociale economie. De organisatie heeft als kernopdracht het ondersteunen van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie door collectieve dienstverlening voor sociale economie en de sociale economieondernemingen te formuleren en te organiseren. Voor nog meer achtergrondinformatie over de werking van in C en de sociale economie in Vlaanderen, verwijzen we naar de websites www.in-c.biz en de portaalsite www.socialeeconomie.be. 6. Bijlagen - Indieningsformulier - Sjabloon intentieverklaring onderaannemers - Communicatierichtlijnen Vlaamse Overheid 7