Rapport Gemeentelijke Ombudsman Geen leidraad voor inzage in dossier II Gemeente Amsterdam Stadsdeel Oost Meldpunt Zorg en Overlast 12 maart 2014 RA140361 Samenvatting Een man vraagt stadsdeel Oost (hierna: het stadsdeel) eind maart 2013 om een kopie van het dossier dat het Meldpunt Zorg en Overlast (hierna: meldpunt) over hem en zijn gezin heeft aangelegd op basis van meldingen uit de buurt. Het stadsdeel weigert enkele maanden later dit dossier te verstrekken ter bescherming van de privacy van de melder. De man kan zich hierin niet vinden. Hij herhaalt het verzoek in juni 2013 en stelt voor de privacy van de melder te beschermen door gegevens zwart te maken. Het stadsdeel stuurt de man een kopie van het dossier waarin gegevens die tot de melder zijn te herleiden, zwart zijn gemaakt. De man vindt dat het stadsdeel teveel gegevens uit het dossier zwart heeft gemaakt en wendt zich tot de ombudsman. Uit onderzoek van de ombudsman blijkt dat het stadsdeel de man uiteindelijk slechts summier inzage heeft verschaft in het dossier, waardoor de man niet precies weet waaruit de ervaren overlast bestaat. Daardoor kan hij zich onvoldoende verweren tegen eventuele aantijgingen. Tot slot blijkt niet dat het stadsdeel een zorgvuldige afweging heeft gemaakt bij de beslissing om bepaalde gegevens wel en bepaalde gegevens niet aan de man te verstrekken. Het stadsdeel had de man naar het oordeel van de ombudsman direct inzage moeten verschaffen en daarbij een duidelijke afweging moeten maken van de te verstrekken informatie in plaats van hele stukken tekst zwart te maken. Door het ontbreken van heldere criteria voor de inzage van dossiers, dreigt het gevaar dat dit soort verzoeken niet eenduidig of zelfs op gebrekkige of willekeurige wijze worden behandeld. De ombudsman heeft uit reacties op dit onderzoek en eerdere rapporten begrepen dat er inmiddels wordt gewerkt aan het ontwikkelen van één privacyconvenant gegevensuitwisseling voor de hele stad. Deze zaak toont daarvan opnieuw de dringende noodzaak aan.
Pagina : 2/5 Aanbevelingen - De ombudsman verzoekt de portefeuillehouders van de stadsdelen te bevorderen dat er op korte termijn duidelijke criteria komen voor de beoordeling van verzoeken om dossierinzage bij de meldpunten Zorg en Overlast en voor de opbouw en inrichting van dit soort (privacy)gevoelige dossiers. De ombudsman verzoekt de portefeuillehouders hierover in overleg te treden met de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam. - Verder verzoekt de ombudsman de portefeuillehouder van Stadsdeel Oost in dit specifieke dossier te bevorderen dat het verzoek om inzage opnieuw wordt beoordeeld. Amsterdam, 12 maart 2014 Arre Zuurmond Gemeentelijke Ombudsman
Pagina : 3/5 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 9 juli 2013 op het spreekuur ingediend en betreft de gemeente Amsterdam, stadsdeel Oost, Meldpunt Zorg en Overlast. Bevindingen informatie vooraf 1 Het inzagerecht, vastgelegd in artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens, betekent dat iedereen zich tot een organisatie mag wenden met het verzoek om hem te berichten of en, zo ja welke persoonsgegevens over hem worden verwerkt. Op zo n verzoek moet binnen vier weken een schriftelijk overzicht worden verstrekt. Bedoeling van het inzagerecht is dat de betrokkene zo de mogelijkheid heeft om erachter te komen of de gegevens die over hem verwerkt worden correct zijn. Dit inzagerecht is verstrekkend en is ook van toepassing op de gegevens die het Meldpunt Zorg en Overlast verwerkt. Gedeeltelijk inzage weigeren is mogelijk; te denken valt aan het afschermen van informatie over andere personen (derden) genoemd in het dossier. Altijd dient er een zorgvuldige afweging ten grondslag te liggen aan het besluit om inzage (gedeeltelijk) te weigeren. aanleiding De advocaat van verzoeker beroept zich op de Wet bescherming persoonsgegevens en vraagt het stadsdeel op 27 maart 2013 om een kopie van het dossier dat het Meldpunt Zorg en Overlast (hierna: meldpunt) over verzoeker en zijn gezin heeft aangelegd op basis van diverse meldingen. Het stadsdeel weigert enkele maanden later dit dossier aan de advocaat te verstrekken onder verwijzing naar artikel 5.8.2 van het door het meldpunt gehanteerde Privacyprotocol Maatschappelijke Steunsystemen. Daarin staat dat recht op inzage kan worden geweigerd wanneer dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen (in dit geval de bescherming van de privacy van de melder). De advocaat van verzoeker kan zich hierin niet vinden. Hij herhaalt het verzoek op 3 juni 2013 en stelt voor de privacy van de melder te beschermen door gegevens zwart te maken. Het stadsdeel stuurt de advocaat op 28 juni 2013 een kopie van het dossier waarin gegevens die tot de melder zijn te herleiden, zwart zijn gemaakt. De advocaat van verzoeker vindt dat het stadsdeel teveel gegevens uit het dossier zwart heeft gemaakt. Verder is verzoeker inmiddels verhuisd met zijn gezin. De advocaat wendt zich namens verzoeker tot de ombudsman. klachtomschrijving Het onderzoek van de ombudsman richt zich op: de behandeling van een verzoek om dossierinzage. dossieronderzoek ombudsman Het stadsdeel verstrekt de ombudsman desgevraagd een kopie van het originele (niet zwart gemaakte) dossier. Het stadsdeel deelt de ombudsman daarbij mee dat gegevens over de melder zijn zwartgelakt, omdat het stadsdeel het belang van bescherming van de privacy van de melder zwaarder weegt dan het recht van verzoeker op inzage in het dossier. 1 Zie: Rapport Geen leidraad voor inzage dossier (RA131236).
Pagina : 4/5 De ombudsman vergelijkt het (zwartgemaakte) dossier dat het stadsdeel aan de advocaat van verzoeker heeft verstrekt met het (originele) dossier dat hij van het stadsdeel heeft ontvangen. Uit die vergelijking komt naar voren dat ongeveer de helft van de informatie uit het originele dossier zwart is gemaakt in het aan verzoeker verstrekte dossier. Het stadsdeel lijkt hele e-mailberichten te hebben zwartgemaakt. Het onleesbaar maken van deze informatie heeft onder meer tot gevolg dat verzoeker geen inzicht heeft in de aard van de door de melder ervaren overlast. Verder lijken er nog gegevens in het aan verzoeker verstrekte dossier te staan die zijn te herleiden naar de melder. Het beeld rijst op dat het verzoek tot inzage niet voldoende nauwkeurig is behandeld. De ombudsman verzoekt het stadsdeel het verzoek tot inzage daarom opnieuw te beoordelen en verwijst daarbij voor meer informatie naar de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam 2. reactie van het stadsdeel Het is juist dat het stadsdeel diverse berichten zwart heeft gemaakt. Dit heeft te maken met de uitgebreide e-mailwisseling tussen de melder en het meldpunt. Deze e-mails zijn allemaal integraal overgenomen in het dossier. Het stadsdeel begrijpt dat zwartgelakte blokken tekst eerder meer vragen oproepen dan duidelijkheid verstrekken. Evenwel is het volgens het stadsdeel niet correct om daarvan een samenvatting te verstrekken, omdat dit dan niet meer in overeenstemming is met het originele dossier. Verder dient ook bij een samenvatting de privacy van de melder te worden beschermd. Daardoor wordt de te verstrekken informatie beperkt, hetgeen mogelijk alleen maar meer vragen oproept. Het stadsdeel had verzoeker wel kunnen uitleggen waarom het grote stukken tekst zwart heeft gemaakt. Verder betreurt het stadsdeel het dat er mogelijk nog gegevens in het aan verzoeker verstrekte dossier staan die naar de melder zijn te herleiden. Dat is geen bewuste keuze geweest. Er wordt op dit moment stadsbreed nagedacht over de manier waarop de gemeente verzoeken tot inzage in gevoelige dossiers eenduidig moet behandelen. Een nog vast te stellen stedelijke richtlijn moet hierover uitsluitsel geven. Het lijkt het stadsdeel zinvol dat de ombudsman hiervoor extra aandacht vraagt. Het stadsdeel acht het niet zinvol het verzoek tot inzage in deze zaak opnieuw te beoordelen, omdat verzoeker inmiddels is verhuisd en omdat hij heeft verzocht om vernietiging van zijn dossier. Het stadsdeel zal, zoals meegedeeld aan de advocaat van verzoeker, gehoor geven aan dat verzoek tot vernietiging na afronding van het onderzoek door de ombudsman. Het stadsdeel ziet in deze zaak geen aanleiding om voor nader advies contact op te nemen met de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoeker en naar het stadsdeel gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Verzoeker laat weten dat hij het verzoek om vernietiging van het dossier heeft ingetrokken bij brief van 19 december 2013. Het stadsdeel deelt de ombudsman mee dat het zich kan vinden in het verslag van bevindingen. Aanvullend laat het stadsdeel weten dat het toch aanleiding ziet de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam om advies te vragen, omdat er nog geen concreet zicht is op de stedelijke richtlijn. Het stadsdeel heeft inmiddels een eerste contact gelegd met deze commissie. 2 De gemeente heeft deze onafhankelijke commissie ingesteld om verantwoord gebruik van persoonsgegevens te waarborgen. Deze commissie heeft signalerende, toezichthoudende en adviserende taken. Dit laatste betekent dat gemeentelijke diensten, bedrijven en stadsdelen adviesvragen kunnen voorleggen aan de commissie.
Pagina : 5/5 Beoordeling Behoorlijkheid De ombudsman beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door hem onderzochte aangelegenheid behoorlijk heeft gedragen 3. Indien naar het oordeel van de ombudsman de gedraging niet behoorlijk is, vermeldt hij in het rapport welk vereiste van behoorlijkheid is geschonden 4. Uit dit onderzoek is gebleken dat Stadsdeel Oost in strijd met het vereiste van goede informatieverstrekking heeft gehandeld. Het vereiste van goede informatieverstrekking houdt in dat de overheid ervoor zorgt dat de burger de juiste informatie krijgt en dat deze informatie klopt en volledig en duidelijk is. Gebleken is dat het stadsdeel verzoeker in eerste instantie helemaal geen inzage heeft verschaft in het over hem en zijn gezin aangelegde dossier en dat dit pas is gebeurd na een herhaald verzoek van de advocaat van verzoeker. Verder blijkt uit onderzoek door de ombudsman dat het stadsdeel verzoeker uiteindelijk slechts summier inzage heeft verschaft in het dossier, waardoor verzoeker niet precies weet waaruit de ervaren overlast bestaat en waardoor hij zich onvoldoende kan verweren tegen eventuele aantijgingen. Tot slot blijkt niet dat het stadsdeel een zorgvuldige afweging heeft gemaakt bij de beslissing om bepaalde gegevens wel en bepaalde gegevens niet aan verzoeker te verstrekken. Het stadsdeel had verzoeker meteen inzage moeten verschaffen en daarbij een duidelijke afweging moeten maken over de te verstrekken informatie in plaats van hele stukken tekst zwart te maken. Overwegingen Zoals de ombudsman in eerdere onderzoeken reeds heeft benadrukt 5, illustreert ook deze zaak dat onvoldoende duidelijkheid bestaat binnen de gemeente over de wijze waarop verzoeken om inzage in (gevoelige) dossiers moeten worden behandeld. Heldere criteria ontbreken, waardoor het gevaar dreigt dat dit soort verzoeken niet eenduidig of zelfs op gebrekkige of willekeurige wijze worden behandeld. Het is de ombudsman uit dit onderzoek en uit de reacties op de eerdere rapporten duidelijk geworden dat er inmiddels stadsbreed wordt gewerkt aan het ontwikkelen van één privacyconvenant gegevensuitwisseling voor de hele stad. Deze zaak toont daarvan opnieuw de dringende noodzaak aan. Aanbevelingen - De ombudsman verzoekt de portefeuillehouders van de stadsdelen te bevorderen dat er op korte termijn duidelijke criteria komen voor de beoordeling van verzoeken om dossierinzage bij de meldpunten Zorg en Overlast en voor de opbouw en inrichting van dit soort (privacy)gevoelige dossiers. De ombudsman verzoekt de portefeuillehouders hierover in overleg te treden met de Commissie Persoonsgegevens Amsterdam. - Verder verzoekt de ombudsman de portefeuillehouder van Stadsdeel Oost in dit specifieke dossier te bevorderen dat het verzoek om inzage opnieuw wordt beoordeeld. 3 artikel 9:27 lid 1 Algemene wet bestuursrecht 4 artikel 9:36 lid 2 Algemene wet bestuursrecht 5 Rapport Geen leidraad voor inzage dossier (RA131236) en rapport Meer slagkracht vereist bij bestrijding woonoverlast (RA130695).