Vrijwilligersbeleid ASZ Versie vastgesteld in de bestuursvergadering van 8 juli 2013. Doelgroep: (1) bestuurders en (2) geïnteresseerde leden/vrijwilligers van de ASZ Waarom vrijwilligersbeleid? De Algemene Seniorenvereniging Zeist kan alleen bestaan als voldoende leden een taak als vrijwilliger vervullen. Veel leden willen dit gelukkig ook en zijn blij om iets om handen te hebben. In die zin is het vrijwilligerswerk een doel op zich. Het komt voor dat vrijwilligers problemen hebben met de uitvoering van hun taken b.v. omdat er te weinig aandacht en steun is vanuit het bestuur of de werkgroep. Het is zaak dat deze problemen tijdig worden gesignaleerd. Voor enkele taken is het soms moeilijk vrijwilligers te vinden b.v. voor bestuurlijke taken. Het is in de eerste plaats van belang om de vrijwilligers die actief zijn aan ons te binden. Dit kan b.v. door een waarderingsbeleid en deskundigheidsbevordering. Ook zullen we er voor moeten zorgen, b.v. door het aanbieden van voldoende faciliteiten en trainingen, regelmatig leden over te halen een bijdrage te leveren aan het werk van ASZ. Het moet een samenhangend pakket worden van: vrijwilligersbeleid, waarderingsbeleid, wervingsbeleid, verzekeringen, onkostenvergoedingen en deskundigheidsbevordering. Er dient een overzicht te komen van de taken/functies, die binnen de stichting (zouden) moeten worden vervuld. Uitgangspunt dient te zijn: doe wat je leuk vindt en waar je goed in bent. Wat is vrijwilligersbeleid? Onder vrijwilligersbeleid verstaat ASZ: het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen de vereniging tot hun recht te laten komen, op een zodanige manier dat de doelstellingen van de vereniging daarmee gediend worden. Uiteraard is inbegrepen dat de vrijwilligers ook hun eigen doelstellingen kunnen nastreven, zoals het vinden van voldoening in het bijdragen aan goede en nuttige verenigingsdoelen. De doelstellingen van ASZ zijn omschreven in de statuten (en reglementen) van de Algemene Seniorenvereniging Zeist. Vrijwilligers(werk) Vrijwilligersbeleid ASZ versie 8 juli 2013 Pagina 1
Om bovengenoemde doelstellingen te realiseren, voeren leden binnen ASZ verschillende taken uit. In dit beleidsdocument worden alle leden die op vrijwillige basis actief zijn binnen de vereniging, vrijwilliger genoemd. De inzet van vrijwilligers is zeer waardevol, voor de mensen zelf, voor de vereniging en de samenleving van Zeist. Vrijwilligerswerk is onbetaald, maar niet vrijblijvend. Vrijwilligerswerk brengt verplichtingen met zich mee. Onbetaald wil zeggen dat er geen materiële beloning of betaling tegenover het werk staat dat door de vrijwilligers wordt verricht, tenzij het bestuur in individuele gevallen van dit beleid afwijkt. Vrijwilligers bij ASZ Voorbeelden van functies/taken: Bestuurders: voorzitter, penningmeester, secretaris en minimaal 2 leden; Belastingdeskundigen, Webmaster Ledenadministrateur Boekhouder Organisator ASZ Activiteiten Bezorgers nieuwsbrieven Seniorenwijzers Leden Klankboordgroep belangenbehartiging Vertegenwoordigers bij SBO Gastvrouw en gastheer Redactie nieuwsbrief Enz. Duur van het vrijwilligers werk Een vrijwilliger verbindt zich voor onbepaalde tijd, met elke twee jaar een tevredenheidsgesprek. Met dit gesprek wordt beoogd: Bespreken of de vrijwilliger zelf tevreden is over wat is gedaan en bereikt Nagaan of de vrijwilliger zich weer voor twee jaar wil binden voor dezelfde of een andere functie; Benadrukken dat de vrijwilliger niet zelf verantwoordelijk is voor de opvolging. Opmerking: binnen de twee jaar stoppen is natuurlijk altijd mogelijk als de vrijwilliger om welke reden dan ook zijn/haar taken niet meer kan uitvoeren. Werving en selectie van vrijwilligers De keuze van de vrijwilligers staat centraal: doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. Bij de werving gaat het erom de juiste persoon op de juiste plek te krijgen. En dat valt niet altijd mee. Mensen willen zich niet altijd binden, zeker niet voor onbepaalde tijd, maar zelfs 2 jaar kan lang zijn. Vrijwilligersbeleid ASZ versie 8 juli 2013 Pagina 2
In sommige situaties kan daarom ook een kortere periode (bv een proefperiode van een jaar, korter lijkt minder zinvol) worden afgesproken. Werving lukt het best door een persoonlijke benadering. Het helpt als duidelijk zichtbaar is dat de vereniging zorgvuldig omgaat met haar vrijwilligers en ook haar waardering toont. Tevreden vrijwilligers dragen dit uit! De tevredenheidsgesprekken kunnen dat ondersteunen. Rechten en plichten van vrijwilligers Plichten. Vrijwilligers: Rechten Onderschrijven de doelstelling en werkwijze van ASZ. Beschikken over een werk- en denkniveau dat past bij de geambieerde functie. Kunnen en willen met anderen samenwerken. Zijn bereid zich voor een afgesproken periode of duur van een project te verbinden en komen hun afspraken na. Zijn bereid verantwoording af te leggen over hun activiteiten aan het bestuur en/of de coördinator van de betreffende activiteit. Zijn bereid om zo nodig, in overleg met het bestuur en op kosten van de vereniging, relevante cursussen/trainingen te volgen. Vereniging ASZ: Nemen deel aan overleg, indien noodzakelijk voor de uitvoering van de functie. Zorgt voor een passende kennismaking met ASZ Houdt rekening met de kwaliteiten en wensen van de vrijwilliger bij de invulling van het vrijwilligerswerk Zorgt voor een goede organisatie en informatie, zodat de vrijwilliger weet waar hij aan toe is Zorgt dat de vrijwilliger de beschikking heeft over de noodzakelijke faciliteiten Vergoedt de door de vrijwilliger en naar het oordeel van het bestuur noodzakelijk gemaakte reiskosten; bij voorkeur worden hierover tevoren afspraken gemaakt zodat achteraf geen verrassingen ontstaan Zorgt voor een adequate aansprakelijkheid- en ongevallenverzekering ter dekking van de risico s die zich tijdens en in verband met de uitvoering van het vrijwilligerswerk kunnen voordoen; Zorgt voor ondersteuning, scholing en/of deskundigheidsbevordering, die de vrijwilliger nodig heeft om zijn/haar taken naar behoren te kunnen vervullen. Vrijwilligersverklaring Vrijwilligersbeleid ASZ versie 8 juli 2013 Pagina 3
Bij aanvang van het vrijwilligerswerk wordt een vrijwilligersverklaring getekend. Dit is nodig om in aanmerking te komen voor de vrijwilligersverzekering, onkostenvergoeding en om te kunnen aantonen aan derden dat men vrijwilliger is bij ASZ. Ondersteuning en waardering Goede begeleiding van vrijwilligers is nodig om hen te stimuleren en te ondersteunen. De algemene ondersteuning wordt gegeven door het bestuurslid die verantwoordelijk is voor het vrijwilligersbeleid. Meer specifieke ondersteuning wordt gegeven door de voorzitter van de werkgroep, klankbordgroep of commissie. Een goede introductie vormt de basis voor een prettige verhouding tussen de vrijwilliger en de organisatie. De introductie wordt door één van de bestuursleden verzorgd. Tijdens de instructie wordt alle informatie verstrekt {of verteld waar deze (digitaal) te vinden is} die nodig is voor het uitvoeren van de taak. Communicatie met vrijwilligers De bestuursleden dienen goed bereikbaar te zijn voor de vrijwilligers. Er moet ruimte zijn om over het vrijwilligerswerk van gedachten te wisselen. Het wekelijks ASZ Koffie-uurtje is een goede mogelijkheid voor de vrijwilliger om een bestuurslid te spreken. Op andere momenten kan via e-mail en/of telefoon contact gezocht worden met het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor het vrijwilligersbeleid. Deskundigheidsbevordering Voor de sommige taken is het verplicht of nodig een cursus en vervolgcursussen te volgen. Dit betref b.v. hulp bij invullen van belastingformulieren ouderenadviseur/seniorenwijzer webmaster Wederzijdse tevredenheid Het is erg belangrijk dat zowel de vrijwilliger als de vereniging tevreden zijn over het vrijwilligerswerk. In de tweejaarlijkse gesprekken tussen de vrijwilliger en een bestuurslid kan door de vrijwilliger en de vereniging worden besproken hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd, of er voldoende ondersteuning is, of er voldoende goede faciliteiten zijn, of er behoefte is aan training. De gesprekken worden in principe gevoerd door het bestuurslid die verantwoordelijk is voor het vrijwilligersbeleid, tenzij er reden is daarvan af te wijken. Bij ontevredenheid wordt zoveel mogelijk gezocht naar oplossingen, maar kan ook besloten worden dat het beter is om de werkzaamheden te beëindigen. Vrijwilligersbeleid ASZ versie 8 juli 2013 Pagina 4
Waardering voor de vrijwilligers Tegenover het doen van vrijwilligerswerk staat geen materiële beloning of betaling. De vereniging zorgt wel voor zinvol en leuk werk, prettige werkomstandigheden, waardering en ondersteuning. Eens per jaar organiseert ASZ een bijeenkomst voor vrijwilligers: de Vrijwilligersdag. Deze dag is bedoeld om de vrijwilligers eens extra in het zonnetje te zetten, en dient tevens voor onderlinge ervaringsuitwisseling. Vastgesteld door het bestuur van de Algemene Seniorenvereniging Zeist op Onderstaande bijlagen worden later verder ingevuld Bijlage 1: Functieomschrijving van vrijwilligers bij Algemene Seniorenvereniging Zeist (in voorbereiding) Bijlage 2: Deskundigheidsbevordering (in voorbereiding) Vrijwilligersbeleid ASZ versie 8 juli 2013 Pagina 5