Technisch projectmedewerker Doel Bijdragen aan de uitvoering van projecten vanuit de eigen discipline, uitgaande van een projectplan en onder verantwoordelijkheid van een Projectmanager/ -leider, zodanig dat de toegewezen werkzaamheden binnen de gestelde randvoorwaarden worden gerealiseerd. Context Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van: Afdelingshoofd HayGroup 1 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE FACILITAIRE ZAKEN TECHNISCH PROJECTMEDEWERKER - AUGUSTUS 2003
1 Bijdrage aan uitwerking projectplan Uitwerken van technische specificaties, begrotingen en/of delen van een projectplan 2 Aanbesteding Ondersteunen van de Projectmanager/-leider bij het zoeken van leveranciers en plaatsen van opdrachten Opgegeven specificaties/ gebruikerseisen In opdracht van Projectmanager/-leider (Europese) aanbestedingsprocedures Gebruikerseisen Instructies van Projectmanager/-leider 3 Begeleiding werk van derde partijen Begeleiden van de uitvoering van (Deel)projectplan projectwerkzaamheden door derde Interne instructies partijen Aanneemcontracten 4 Bewaking uitvoering Bewaken van de uit te voeren werkzaamheden op tijd en/of kwaliteit, alsmede zorgdragen voor periodieke rapportage aan de Projectmanager/-leider 5 Overleg met gebruikers Voeren van overleg met gebruikers inzake de uit te voeren werkzaamheden (Deel)projectplan (Deel)projectplan Instructies van Projectmanager/-leider Bijdrage aan vastgelegde voorwaarden voor een efficiënte en effectieve projectrealisatie Bijdrage aan de keuze van een leverancier Derden zijn in staat gesteld de werkzaamheden uit te voeren Inzicht in de stand van zaken ten aanzien van de projectvoortgang en opheffing van belemmeringen Gebruikers zijn op de hoogte van de stand van zaken Bestuderen van de projectopdracht en overleggen met de Projectmanager/-leider over onder andere aanpak, fasering, rolverdeling, specifieke eisen en wensen Voorselecteren van mogelijk in te schakelen derde partijen (Doen) opstellen technische specificaties zoals programma s van eisen, ontwerpen, berekeningen, kostenramingen, begrotingen en bestekken en/of delen van een projectplan Bijdragen aan een tijdige accordering van het projectplan Opstellen van programma s van eisen op basis van specificaties van de Projectmanager/-leider Bijdragen aan de inventarisatie van mogelijke leveranciers Aanvragen en (mede)evalueren van offertes Deelnemen aan onderhandelingen Administratief voorbereiden van de aanbestedingsopdracht Overleggen met derde partijen inzake uit te voeren werkzaamheden Opstellen van opdrachtbonnen Begeleiden van/toezicht houden op de uitvoering van de werkzaamheden Beoordelen meer/minder werk Volgen van in- en externe ontwikkelingen die de uitvoering van de uit te voeren werkzaamheden beïnvloeden en vertalen daarvan in de consequenties voor de projectwerkzaamheden Bewaken van de voortgang van de uit te voeren werkzaamheden en bijsturen met corrigerende maatregelen in geval van afwijkingen Zorgdragen voor periodieke rapportages inzake de uitvoering van de werkzaamheden aan de Projectmanager/-leider Overleg over het tijdstip van de uitvoering van de werkzaamheden Overleg over de specifieke gebruikerswensen ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden en de te treffen maatregelen Gebruikers informeren inzake de voortgang van de werkzaamheden HayGroup 2 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE FACILITAIRE ZAKEN TECHNISCH PROJECTMEDEWERKER - AUGUSTUS 2003
6 Afronding werkzaamheden Afronding van alle uit te voeren werkzaamheden 7 Projectadministratie Ondersteunen van de Projectmanager/-leider in het voeren van een projectadministratie 8 Advies Adviseren van leidinggevenden, Projectmanager/-leider en/of opdrachtgever inzake technische vraagstukken, contracten en meerjarig onderhoud 9 Kwaliteitsverbetering Doen van voorstellen tot wijzigingen met betrekking tot de uitvoering van werkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen, alsmede toezien op een correcte realisatie van die wijzigingen (Deel-)projectplan Administratieve systemen Instructies Administratieve systemen Eigen discipline/vakgebied Afdelingsdoelstellingen Gebruikerwensen en -eisen Adequate oplevering van de overeengekomen werkzaamheden Actuele gegevensbestanden, verzamelde managementinformatie en verantwoording van verrichte werkzaamheden Onderbouwing voor de besluitvorming door leidinggevende, Projectmanager/-leider of opdrachtgever Verbeterde dienstverlening aan gebruikers Zorgdragen voor adequate administratieve afhandeling, waaronder controleren van facturen Zorgdragen voor archivering en -documentatie, onder andere van onderhouds- en bedieningsvoorschriften Vanuit de eigen bevindingen bijdragen aan het opstellen van de reguliere onderhoudsplanning en zorgdragen voor nazorg Afsluiten en evalueren van de verrichte werkzaamheden (Voorbereiden van) correspondentie Bijhouden van werkbonnen/logboeken en andere (geautomatiseerde) bedrijfsadministratieve systemen (zoals opdrachtverwerking en urenverantwoording) (Doen) aanleveren van mutaties voor tekeningen, beheersgegevens, schema s en/of zelf doorvoeren van gegevens en/of controle daarvan Aanleveren van gegevens ten behoeve van de opstelling van onderhoudsplannen, begroting, jaarverslagen en periodieke rapportages Uitbrengen van gevraagde en ongevraagde adviezen Leveren van gegevens en analyses ten behoeve van contractonderhandelingen en meerjaren onderhoudsplannen Participeren in overleg Adviseren van de leidinggevende inzake vak- en expertiseontwikkeling binnen de afdeling en te hanteren technische normeringen Adviseren van leidinggevende over het gebruik van methoden en toepassing van werkwijzen binnen eigen het vakgebied Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren Opstellen, bijstellen, toetsen en evalueren van kaders voor dienstverlening HayGroup 3 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE FACILITAIRE ZAKEN TECHNISCH PROJECTMEDEWERKER - AUGUSTUS 2003
10 Coaching (variant) Coachen en vakinhoudelijk begeleiden van minder ervaren collega s Eigen discipline/vakgebied Bevordering van de vakinhoudelijke/professionele ontwikkeling van collega s Geven van feedback aan minder ervaren collega s Informeren van nieuwe of minder ervaren collega s over (nieuwe) processen of methoden van werken Optreden als vraagbaak voor andere collega s voor operationele en vakinhoudelijke problemen Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega s HayGroup 4 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE FACILITAIRE ZAKEN TECHNISCH PROJECTMEDEWERKER - AUGUSTUS 2003
Indelingscriteria Technisch projectmedewerker Functieniveau Technisch projectmedewerker 1 Technisch projectmedewerker 2 Technisch projectmedewerker 3 Indelingscriteria Aard van projectwerkzaamheden Complexe werkzaamheden waarvoor geregeld nieuwe oplossingen moeten worden gevonden. Werkzaamheden waarvoor gekozen kan worden uit een groot aantal bekende oplossingsrichtingen. Werkzaamheden die veelal eenduidig en routinematig zijn; het aantal oplossingsrichtingen is beperkt. Projectuitvoering Impact op regulier proces Expertiseontwikkeling Zelfstandige werkuitvoering binnen de aangegeven kaders. De uit te voeren werkzaamheden maken veelal een ingrijpende inbreuk op het reguliere proces van de opdrachtgever. Bijdrage aan expertiseontwikkeling en technische normering. Vakinhoudelijk begeleiden en ondersteunen van collega s. Zelfstandige werkuitvoering binnen de aangegeven kaders. Incidenteel worden werkzaamheden onder instructie van een Projectmanager/-leider uitgevoerd. De uit te voeren werkzaamheden maken geregeld een inbreuk op het reguliere proces van opdrachtgever. niet van toepassing Projectplan geeft duidelijke inkadering van uit te voeren werkzaamheden. Werkzaamheden worden geregeld onder instructie van Projectmanager/-leider uitgevoerd. De uit te voeren werkzaamheden maken weinig inbreuk op het reguliere proces van de opdrachtgever. niet van toepassing Indelingsregels Technisch projectmedewerker Technisch projectmedewerker 3 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Technisch projectmedewerker 3 Technisch projectmedewerker 2 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Technisch projectmedewerker 2 Technisch projectmedewerker 1 is van toepassing indien aan 3 van de 4 criteria zoals omschreven bij Technisch projectmedewerker 1 wordt voldaan en indien in ieder geval wordt voldaan aan het criterium Expertiseontwikkeling zoals omschreven bij Technisch projectmedewerker 1 HayGroup 5 UFO/231708/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE FACILITAIRE ZAKEN TECHNISCH PROJECTMEDEWERKER - AUGUSTUS 2003