Reglement Adviesraad Colofon Uitgave Kenmerk CvB Voorgenomen Besluit College van Bestuur : 5 februari 2013 Behandeld in GMR : 7 februari 2013 Instemming Raad van Toezicht : 28 februari 2013 Vastgesteld door College van Bestuur : 5 maart 2013 Kenmerk CvB : U130035/CvB-REG.2. : ZAAM interconfessioneel voortgezet onderwijs : U120401Z/CvB-REG.2. Woord vooraf Het instellen van adviesraden past binnen het streven van de stichting ZAAM interconfessioneel voortgezet onderwijs (ZAAM) om rekening en verantwoording af te leggen aan haar belanghebbenden en sluit aan bij de landelijke ontwikkelingen in het voortgezet onderwijs in het kader van het streven naar good governance en van de meervoudige publieke verantwoording. Deze regeling bestaat uit een preambule en een reglement. Het reglement is na overleg met de betrokken scholen tot stand gekomen. In dit reglement zijn ook regels opgenomen over de taakstelling, de omvang en de samenstelling van de adviesraden. Deze regeling is vastgesteld door het College van Bestuur en treedt voor onbepaalde tijd in werking met ingang van 1 maart 2013. Amsterdam, 5 maart 2013 J. Zeldenthuis voorzitter College van Bestuur 1/6
Preambule Good governance en meervoudige publieke verantwoording Het thema good governance is al een aantal jaren actueel in de publieke en in de not for profitsector sinds de werkzaamheden van de Commissie Tabaksblat in 2003 en de code voor goed bestuur die daarna op 1 januari 2004 in werking trad (code Tabaksblat). Vanaf toen groeide ook het besef dat juist maatschappelijke ondernemingen ervoor moeten zorgdragen dat hun belanghebbenden worden betrokken bij het beleid van de onderneming. Het begrip meervoudige publieke verantwoording is toen geïntroduceerd in de sector onderwijs, aanvankelijk meer specifiek binnen het veld van het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie, later ook in het VO, PO en HO. In de meervoudige publieke verantwoording worden in eerste instantie twee assen van verantwoording aangegeven: de verticale en de horizontale. De eerste as heeft betrekking op de interne verhouding tussen bestuur/raad van Toezicht en College van Bestuur en op de verhouding instellingoverheid. De tweede as heeft betrekking op de relatie(s) tussen instelling en omgeving. Beide assen moeten als complementair worden gezien. Publiek heeft betrekking op de openbare en transparante wijze waarop de controle van de rechtmatigheid en doelmatigheid van de aanwending van de publieke middelen plaatsvindt. Bovendien is er sprake van meervoudigheid terzake van: - de verantwoordingsvormen - de verantwoordingsmomenten - de aspecten waarover verantwoording plaatsvindt. Landelijke ontwikkelingen binnen het onderwijs In de beleidsnotitie over governance van de minister van OCW Ruimte geven, verantwoording vragen en van elkaar leren (juli 2005) worden de bestuurlijke verhoudingen besproken die passen bij het onderwijs van deze tijd. De minister zoekt daarbij met de instellingen naar moderne vormen van sturing en verantwoording. Daarbij is enerzijds veel aandacht voor de manier van verantwoording en controle tussen centrale overheid en onderwijsinstellingen (verticale verantwoording). Daarnaast is er in 2005 door de WRR in het rapport Bewijzen van goede dienstverlening ook expliciet aan de orde gesteld dat met name bij grotere instellingen de afstand tussen burgers en onderwijsinstellingen te groot is (geworden). Daardoor is de maatschappelijke legitimiteit van de instellingen in het geding. Het kabinet deelde deze analyse en één van de kernambities van het ministerie van OCW was en is een betere relatie tussen onderwijsinstelling en maatschappelijke omgeving te realiseren. Geruime tijd is gewerkt aan een wijziging in de wet voortgezet onderwijs (WVO). Deze wet Goed onderwijs, goed bestuur is op 1 augustus 2010 door het kabinet ingevoerd. Elke school is daarbij verplicht toe te lichten welke code voor goed bestuur zij gebruikt en hoe zij deze toepast in de praktijk. Voor ZAAM, als lid van de VO-raad geldt de Code goed onderwijsbestuur, van 1 augustus 2011, met daarin bindende afspraken op het gebied van: scheiding bestuur en toezicht, horizontale verantwoording - naar ouders, leerlingen, medewerkers, scholen etc. en integriteit, sturing en (risico)beheersing. Om de horizontale verantwoording te realiseren noemt de minister onder andere als principes voor actiepunten: o de betrokkenheid van de maatschappelijke omgeving o er moet meer aandacht komen voor de interne en externe verantwoording aan de maatschappelijke omgeving van de onderwijsinstellingen (horizontale verantwoording) waarbij deze verantwoording nooit geheel het verticale toezicht (het toezicht van het ministerie van OCW) kan vervangen. In de genoemde beleidsnotitie wordt daarbij door de minister aangegeven dat met instanties en groeperingen in de directe omgeving van de scholen o.a. instellingen van vervolgonderwijs, jeugdzorg en het lokale en regionale bedrijfsleven door de onderwijsinstelling reëel overleg gevoerd moet worden. In het kader van het toezicht op de instellingen zal de Inspectie van het Onderwijs kijken naar de wijze waarop de instelling haar belanghebbenden (stakeholders) betrekt bij de beoordeling van de prestaties van de instelling. 2/6
Uitwerking van dit beleid bij ZAAM - Belanghebbenden ZAAM interconfessioneel voortgezet onderwijs heeft een eigen beleids- en verantwoordingscyclus ontwikkeld. Deze heeft betrekking op de organisatie als geheel. In dit systeem is ook de positie van de vertegenwoordigers van de omgeving van de instelling structureel geregeld. De belanghebbenden kunnen in grote lijnen in twee categorieën worden ingedeeld: 1. Interne belanghebbenden: zij die primair belang hebben bij de kwaliteit van de bedrijfsvoering en het onderwijs (leerlingen/medewerkers/ouders); 2. Externe belanghebbenden: instanties die binnen de omgeving van de scholen van de instelling relevant zijn. De scholen definiëren ze zelf. Voorbeelden daarvan zijn: toeleverende scholen, afnemende scholen, gemeenten, welzijnsorganisaties, jeugdzorginstellingen, bedrijfsleven etc. - Accent op de individuele scholen ZAAM verzorgt onderwijs in een drietal regio s in de provincie Noord Holland; Amsterdam, Zaandam en Monnickendam. ZAAM bevindt zich daarbij bestuurlijk in een proces van voortgaande verzelfstandiging van scholen die onderwijsinhoudelijk en/of regionaal geclusterd zijn in informele groepen. Dat wil zeggen dat er sprake is van beleid dat ruimte geeft aan de eigen, individuele keuze van de regionaal opererende scholen binnen de strategische keuzes van ZAAM. De individuele scholen zijn de resultaatverantwoordelijke eenheden en aldus verantwoordelijk voor de vormgeving en begeleiding van het onderwijs. Dat betekent dat er sprake is van een zeker mate van gemeenschappelijke ZAAM-brede beleidsontwikkeling, naast die van de individuele school. In het licht van deze ontwikkelingen streeft ZAAM ernaar om adviesraden in te stellen voor alle scholen van de instelling. De informele groepen van scholen zijn op onderwijsinhoudelijk gebied (havo/vwo of vmbo-onderwijs) geclusterd. Het havo/vwo kent een eigen adviesraad. Het vmbo is vanwege het grote aantal scholen regionaal georganiseerd, met een adviesraad per regio. De scholen in de regio Zaanstad worden vanwege de geografische ligging als één informele groep beschouwd. - Positie en bevoegdheden Raad van Toezicht/adviesraden Volgens de code goed bestuur VO zal de Raad van Toezicht in het kader van de verticale verantwoording vooral toezicht houden op het functioneren en de bedrijfsvoering van het College van Bestuur van de instelling als geheel. De rol van de adviesraden moet als complementair worden gezien ten opzichte van die van de Raad van Toezicht. De adviesraden spelen een rol in de horizontale verantwoording en zullen op die manier een bijdrage leveren aan de beoordeling van de prestaties van de scholen in de relatie tussen onderwijs en samenleving. Daarnaast zijn de adviesraden meer regionaal georiënteerd en gericht op de individuele scholen en de schooldirecties De wijze waarop dit gebeurt wordt uitgewerkt in artikel 2 van het reglement. Het is van belang voor het goed functioneren van de adviesraden dat zichtbaar wordt gemaakt wat de resultaten van de adviezen zijn. Er is dus geen sprake van vrijblijvendheid; de schooldirecties hebben de verplichting de adviesraad te informeren over de uitwerking van de adviezen. 3/6
Reglement adviesraad Artikel 1 Vaststelling, wijziging reglement en werkingsduur 1.1 Het College van Bestuur stelt het reglement van de adviesraden vast, waarin onder meer de bevoegdheden en taken van de adviesraden worden geregeld. 1.2 Het College van Bestuur is bevoegd het reglement van de adviesraad te wijzigen. Alvorens het College van Bestuur het reglement van de adviesraad vaststelt of wijzigt, worden de adviesraden en schooldirecties in de gelegenheid gesteld hierover advies uit te brengen. 1.3 Dit reglement is vastgesteld voor onbepaalde tijd. Artikel 2 Doelstelling en taak adviesraden 2.1 Een adviesraad heeft primair tot taak strategische aanbevelingen te doen aan de schooldirecties, ofwel op basis van specifieke vragen vanuit de schooldirecties, ofwel naar aanleiding van rapportages vanuit de schooldirecties, ofwel op basis van eigen bevindingen. 2.2 De raad wordt geraadpleegd over de volgend onderwerpen: de missie, strategie en het beleid voor zover dit het opleidingsaanbod betreft en de gewenste kwaliteit van het aanbod en hoe belanghebbenden de instelling hierop beoordelen. Tevens worden belangrijke maatschappelijke vraagstukken, op het snijvlak van onderwijs en samenleving, besproken. 2.3 De aanbevelingen en adviezen zijn niet vrijblijvend. De adviesraad moet door de schooldirecties of het College van Bestuur geïnformeerd worden over de wijze waarop is omgegaan met de gedane aanbevelingen en adviezen en welke resultaten zijn geboekt. Artikel 3 Overige taken en bevoegdheden van de adviesraad 3.1 Een adviesraad heeft voorts tot taak de schooldirecties te adviseren ten aanzien van door het College van Bestuur te nemen besluiten aangaande vraagstukken van strategische aard. 3.2 Een adviesraad wordt door de schooldirecties in het bezit gesteld van alle relevante informatie en is tevens bevoegd om desgewenst relevante informatie op te vragen en te verkrijgen. 3.3 De adviesraad is bevoegd om, onverlet lid 1 en 2, gevraagd en ongevraagd advies te geven over strategische zaken de regio c.q. de specifieke scholen van de informele groep betreffende. 3.4 Het College van Bestuur zal de Raad van Toezicht verslag doen van de werkwijze en de uitgebrachte adviezen, de wijze waarop hiermee is omgegaan en welke resultaten zijn geboekt. Artikel 4 Benoembaarheid en samenstelling 4.1 Benoembaar tot lid van een adviesraad zijn personen die komen uit de desbetreffende regio, een binding hebben met de maatschappelijke sectoren en branches van die regio en onafhankelijk zijn. Verder zijn de leden in staat op strategisch niveau gesprekspartner te zijn van de schooldirecties en zijn ze op de hoogte van belangrijke regionale ontwikkelingen. Ook aanvaarden ze de doelstelling en missie van de instelling als uitgangspunt voor hun taak. 4.2 Werknemers in dienst van de ZAAM en leden van de Raad van Toezicht kunnen geen leden zijn van de adviesraad. Tevens kunnen er geen leden benoemd worden met belangen die strijdig zijn met die van de ZAAM, bijvoorbeeld belangen bij concurrenten. 4.3 De leden van de adviesraad worden benoemd door het College van Bestuur op basis van een voordracht door de desbetreffende schooldirecties. 4.4 De adviesraad bestaat uit minimaal vijf en maximaal tien leden, mede afhankelijk van de omvang en situatie van de betreffende scholen. De adviesraad wijst uit haar midden een voorzitter aan. 4.5 Leden van de adviesraad worden, behoudens na te melden opzegging, benoemd voor een periode van drie jaar en zijn éénmaal herbenoembaar. Door de adviesraad wordt een rooster van aftreden opgesteld. 4/6
4.6 Het lidmaatschap van de adviesraad eindigt: a. door overlijden; b. bij schriftelijke opzegging door het lid van de adviesraad; c. door verloop van de termijn waarvoor het lid van de adviesraad werd benoemd, c.q. eerder aftreden volgens rooster. Artikel 5 Vergaderingen en besluitvorming 5.1 De adviesraad overlegt 3 tot 4 maal per jaar in aanwezigheid van de schooldirecties. Een of twee bijeenkomsten zijn gewijd aan reflectie op rapportages en op regionale resultaten; een of twee bijeenkomsten kunnen aan andere zaken worden gewijd. 5.2 Op uitnodiging van de raad kan ook een lid van het College van Bestuur deel uitmaken van de vergadering. 5.3 De voorzitter van de adviesraad bereidt in overleg met de vertegenwoordiger van de schooldirecties de bijeenkomsten voor, inclusief de aard en omvang van de stukken. Voorafgaand aan elk vergaderjaar stellen de voorzitter van de adviesraad en de vertegenwoordiger van de schooldirecties een jaarprogramma op. 5.4 De adviesraad heeft recht op het ter beschikking krijgen van alle relevante stukken en op de beleidsreactie van de schooldirecties dan wel het College van Bestuur in het licht van de uitgebrachte oordelen en adviezen. 5.5 De schooldirecties voorzien in secretariële ondersteuning van de adviesraad vanuit één van de deelnemende scholen. 5.6 Het verhandelde in het overleg wordt vastgelegd door de voorzitter of door een secretaresse onder verantwoordelijkheid van de voorzitter. Het verslag wordt in de volgende vergadering vastgesteld door de adviesraad. Het verslag wordt ter kennisneming gezonden aan het College van Bestuur. Artikel 6 Functioneren adviesraad 6.1 De schooldirecteuren en ook het College van Bestuur stellen de adviesraad in de gelegenheid haar taken en bevoegdheden naar behoren uit te voeren. 6.2 Bij het vaststellen van de tijdstippen van overleg en de wijze van adviseren en beoordelen wordt rekening gehouden met de beleids- en rapportagecyclus van de ZAAM. 6.3 Er is een regeling vacatie- en onkostenvergoeding adviesraden van de ZAAM als bijlage bij dit reglement gevoegd. Artikel 7 Slotbepaling 7.1 Over onderwerpen die in dit reglement niet zijn voorzien en in geval van interpretatiegeschillen beslist het College van Bestuur. 5/6
Regeling vacatie- en onkostenvergoeding Conform het reglement adviesraad van de ZAAM ontvangen de leden van de adviesraad een vacatievergoeding alsmede een vergoeding voor de reis- en onkosten. Het College van Bestuur heeft hiervoor de volgende regeling vastgesteld: 1. De leden van de adviesraad ontvangen een vacatievergoeding van 100,- per vergadering. 2. De voorzitter ontvangt in verband met zijn coördinerende werkzaamheden een vergoeding van 200,- per vergadering. 3. De reis- en onkosten zullen worden vergoed op declaratiebasis. Amsterdam, 2013 6/6