Pagina 2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Toezichtvisie 4 3 Toezichtkader 4 3.1 Toezichtthema s 4 3.2 Samenvatting Toezichtkader 6 4 Toetsingskader 7 4.1 Toetsingskader 8 BIJLAGE 9 1. Regulerend kader 9 1.1 Externe regelgeving 9 1.2 Interne regelgeving 10 1.3 Samenvatting Regulerend kader 12
Pagina 3 1 Inleiding De Raad van Commissarissen (hierna: RvC) heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur van de Stichting HW Wonen en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. Tevens staat de RvC het bestuur met raad terzijde en vervult de RvC de rol van werkgever van het bestuur. Het invulling geven aan de verschillende rollen van het toezichthouderschap kan complex zijn. Tegelijkertijd is zowel de politiek-bestuurlijke als de maatschappelijke omgeving van HW Wonen dynamisch. De RvC wil op een meer eigen en systematische wijze invulling geven aan het toezichthouderschap. Daartoe heeft de RvC op 3 november 2017 het voorliggende toetsingskader vastgesteld. Het toetsingskader geeft richting aan het handelen van de RvC en het effectief houden van toezicht. Via het toetsingskader maakt de RvC inzichtelijk waar de focus van het toezicht ligt en welke prioriteiten daarbij worden gesteld. Ten slotte is met het vaststellen van het toetsingskader voldaan aan de opdracht vanuit interne regelgeving en de governancecode 1 om een toetsingskader te hanteren. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de relevante interne en externe regelgeving inzake (het regulerend kader) met betrekking tot het houden van toezicht. Het toetsingskader is het resultaat van de visie op toezicht houden van de RvC en het toezichtkader dat aan die visie wordt verbonden. De opbouw van het toetsingskader bestaat uit de volgende stappen: 1. Toezichtvisie: in hoofdstuk 2 staat de visie van de RvC op het houden van toezicht centraal. 2. Toezichtkader: hoofdstuk 3 bevat de thema s waar de RvC toezicht op houdt en prioriteit geeft. 3. Toetsingskader: in dit hoofdstuk is het toezichtkader vertaald naar criteria en momenten van bestuurlijke verantwoording. (Een vertegenwoordiging van) het bestuur is betrokken geweest bij de totstandkoming van het toetsingskader. Het kader wordt regelmatig geëvalueerd en zo nodig aangepast aan nieuwe omstandigheden en ontwikkelingen die van invloed zijn op het toezicht van de RvC. Toezichtkader Toezichtvisie Toetsingskader 1 Governancecode Woningcorporaties 2015 (laatst gewijzigd november 2016) - bepaling 3.13.
Pagina 4 2 Toezichtvisie De toezichtvisie van de RvC van HW Wonen is als volgt: De Raad van Commissarissen (RvC) vervult de rol van toezichthouder, werkgever en klankbord van het bestuur van HW Wonen. De RvC houdt toezicht op het goed en betaalbaar huisvesten van de doelgroep van HW Wonen, de efficiënte besteding van middelen en de continuïteit van de organisatie op de lange termijn. Daarbij heeft de RvC aandacht voor de brede maatschappelijke rol die HW Wonen heeft bij het ontwikkelen van vitale gemeenschappen in het werkgebied. De RvC stimuleert dat HW Wonen daarin een actieve rol vervult en samenwerkt met betrokken partijen. De RvC weegt de belangen van (toekomstige) huurders en andere bij HW Wonen betrokken belanghebbenden. De RvC is betrokken en deskundig en weet het bestuur en de organisatie van HW Wonen scherp te houden door het stellen van de juiste vragen. 3 Toezichtkader De RvC handelt volgens bovenstaande visie op het houden van toezicht. De visie is concreter gemaakt in de vorm van een toezichtkader. In het toezichtkader zijn de uitgangspunten benoemd als het gaat om de wijze waarop de RvC toezicht houdt. Daarnaast zijn drie toezichtthema s gedefinieerd waarop de RvC toezicht houdt en prioriteit aan geeft (3.1). De RvC hanteert de volgende uitgangspunten in de wijze waarop het toezichthouderschap wordt ingevuld: De RvC is toegankelijk, mensgericht en naar buiten gericht; De RvC houdt risicogericht toezicht en bewaakt daartoe de balans tussen de hoofdlijnen en de details in de agendering en de informatievoorziening (risicogericht toezicht via een dashboard); De RvC houdt situationeel toezicht. De RvC herkent in welke situatie HW Wonen zich in het algemeen of op onderwerpen bevindt (routine, verandering, crisis) en acteert daarnaar. 3.1 Toezichtthema s De RvC heeft drie thema s gedefinieerd waarop toezicht wordt gehouden. Van alle thema s die in het kader van toezicht kunnen worden geformuleerd, zijn dit de drie thema s waar de huidige RvC van HW Wonen prioriteit aan geeft. De RvC houdt toezicht op: De volkshuisvestelijke visie van HW Wonen; De koers van HW Wonen langs strategische thema s; De effectiviteit van de bedrijfsvoering en de governance van HW Wonen.
Pagina 5 De toezichtthema s zijn verbonden met de toezichtvisie (2) en in de volgende paragrafen nader uitgewerkt. De drie thema s worden samengevat in de vorm van een tabel (3.2) en nader uitgewerkt in het toetsingskader (4). 1. Volkshuisvestelijke visie Het doen van investeringen op het gebied van volkshuisvesting vraagt om het maken van afwegingen over een periode van soms enkele decennia. Het maken van lange termijn afwegingen is niet eenvoudig. Immers niemand weet hoe de wereld er over veertig jaar uitziet. Dat neemt niet weg dat een aantal actuele trends of onderwerpen kunnen worden geïdentificeerd waarvan nu al duidelijk is dat deze van (grote) invloed zijn op de volkshuisvestelijke taak van HW Wonen. De RvC voert een verkennend gesprek met het bestuur over het vormgeven van de langetermijnstrategie op basis van deze actuele onderwerpen, zoals: Regionale en demografische ontwikkelingen: vergrijzing/vertrek van jongeren, ontwikkelingen in de aanpalende regio s. Duurzaamheid & Innovatie: in breed perspectief (technologie, ecologie, organisatie, enz.); Zorg & Welzijn: langer thuis wonen, vergrijzing; De actuele thema s zijn niet los van elkaar te zien en vormen gezamenlijk als het ware een breed en integraal volkshuisvestelijk toezichtkader. Bijvoorbeeld als sprake is van vergrijzing (demografie) is de inzet van domotica (innovatie) voor zorgbehoevende huurders (zorg & welzijn) een duurzame denkrichting die bijdraagt aan het langer thuis kunnen blijven wonen. 2. Strategische thema s Het ondernemingsplan bevat de strategische lijnen waarlangs HW Wonen zich op de korte en middellange termijn ontwikkelt. Hiertoe zijn thema s uitgewerkt en gekoppeld aan doelstellingen, een aanpak (hoe) en een periode (wanneer). Het Ondernemingsplan 2015-2018 - HW Wonen 2.0 bevat nu de volgende strategische thema s: Professionele dienstverlening Betaalbare huisvesting voor de primaire doelgroep Leefbare en vitale Hoeksche Waard Presteren naar vermogen HW Wonen 2.0 De RvC houdt toezicht op het bereiken van de doelstellingen zoals opgenomen in het ondernemingsplan en monitort de uitvoering ervan. Daarbij heeft de RvC aandacht voor de consistentie van het beleid en de doorvertaling van het ondernemingsplan in de (meerjaren)begroting, het jaarplan en uiteindelijk de speerpunten voor de individuele bestuurder(s). Het Ondernemingsplan 2019-2022 is in voorbereiding.
Pagina 6 3. Bedrijfsvoering en governance De RvC houdt toezicht op de effectiviteit van de bedrijfsvoering en de governance van HW Wonen. Daarbij is het van belang dat HW Wonen voldoet aan de randvoorwaarden (o.a. financieel en juridisch) die voortkomen uit zowel externe regelgeving als interne opgestelde regels en afspraken 2. Deze randvoorwaarden vormen de basis voor de interne organisatie van HW Wonen en zijn noodzakelijk voor het behalen van volkshuisvestelijke doelen op de lange termijn. De RvC houdt toezicht op de effectiviteit van de bedrijfsvoering en de governance van HW Wonen door de onderstaande aspecten te beoordelen: Dashboard kritieke prestatie-indicatoren (KPI s) Doelmatigheid en doeltreffendheid van bestedingen Risicomanagement Organisatieontwikkeling en medewerkerstevredenheid Kwaliteit en effectiviteit van de RvC, het bestuur en de onderlinge relatie Transparantie en verantwoording Goede omgang met huurders en andere stakeholders Werkwijze in overeenstemming met de governancecode woningcorporaties en maatschappelijke normen (compliance) Via het volgen van bijbehorende kritieke prestatie-indicatoren (KPI s), maar ook het beoordelen van reguliere verantwoordingsdocumenten en het voeren van gesprekken met medewerkers en stakeholders beoordeelt de RvC of de bedrijfsvoering en de governance van HW Wonen effectief is en daarmee of de basis op orde is. 3.2 Samenvatting Toezichtkader No Uitgangspunten toezicht 1 De RvC is toegankelijk, mensgericht en naar buiten gericht 2 De RvC houdt risicogericht toezicht en evenwicht tussen hoofdlijnen en details 3 De RvC houdt situationeel toezicht 2 In de bijlage is in de vorm van een regulerend kader een overzicht opgenomen van relevante interne en externe regelgeving.
Pagina 7 No Toezichtthema s Aspecten per thema 1 Volkshuisvestelijke visie Regionale en demografische ontwikkelingen Duurzaamheid & Innovatie Zorg & Welzijn 2 Koers langs strategische thema s Doelstellingen ondernemingsplan 3 Effectiviteit bedrijfsvoering en governance Dashboard KPI s Doelmatigheid en doeltreffendheid bestedingen Risicomanagement Organisatieontwikkeling en medewerkerstevredenheid Kwaliteit en effectiviteit RvC, bestuur en onderlinge relatie Transparantie en verantwoording Omgang met huurders en andere stakeholders Compliance aan governancecode woningcorporaties en maatschappelijke normen 4 Toetsingskader In het toetsingskader zijn de criteria opgenomen die de RvC bij de drie toezichtthema s en bijbehorende aspecten hanteert. Tevens is opgenomen op welke wijze daarover wordt gerapporteerd. Dit betreft in principe bestaande momenten van verantwoording en monitoring en de daaraan gekoppelde verantwoordingsdocumenten en rapportages. Het toetsingskader leidt niet tot een extra verantwoordingsdocument, maar tot een integraal overzicht voor de RvC. In onderstaande tabel is het toetsingskader opgenomen.
Pagina 8 4.1 Toetsingskader No Thema Aspecten Criteria Verantwoording 1 Volkshuisvestelijke visie Onder andere: Regionale en demografische ontwikkelingen Duurzaamheid & Innovatie Zorg & Welzijn Ontwikkeling volkshuisvestelijke visie en strategie voor de lange termijn op basis van actuele, integrale thema s Verkennen en ontwikkelen beleidskader duurzaamheid in breed perspectief Via verkennende gesprekken tussen bestuur en RvC Via regulier besluitvormingsproces RvC 2 Koers langs strategische thema s Doelstellingen ondernemingsplan Doelstellingen ondernemingsplan tijdig behaald Doorvertaling doelstellingen ondernemingsplan Periodiek via reguliere monitor OP Procesverantwoording over doorvertaling OP in begroting, jaarplan en speerpunten voor bestuur(ders) 3 Effectiviteit bedrijfsvoering en governance 1. Dashboard KPI s 2. Doelmatigheid en doeltreffendheid bestedingen 3. Risicomanagement 4. Organisatieontwikkeling en medewerkerstevredenheid 5. Kwaliteit en effectiviteit RvC, bestuur en onderlinge relatie 6. Transparantie en verantwoording 7. Omgang met huurders en andere stakeholders 8. Compliance aan governancecode woningcorporaties en maatschappelijke normen 1. KPI s voldoen aan gestelde normen 2. Bestedingen zijn doelmatig en doeltreffend in relatie tot de begroting 3. Risico s zijn in beeld, acceptabel en voorzien van passende maatregelen 4. Organisatie ontwikkelt zich positief en medewerkers zijn tevreden 5. Statuten en reglementen voor bestuur en RvC worden gevolgd en het (onderling) functioneren wordt besproken 6. Transparante besluitvorming en verantwoording daarover 7. Betrokkenheid huurders en andere stakeholders bij besluitvorming 8. De governancecode woningcorporaties en de integriteitcode worden nageleefd 1. Reguliere verantwoording 2. Regulier via begroting, jaarrekening en verslag van de accountant 3. Via Auditcommissie en reguliere risicomanagementrapportages 4. Via individuele gesprekken en medewerkerstevredenheidsonderzoek 5. Via Remuneratiecommissie, jaarlijkse zelfevaluatie en (half)jaargesprek met bestuur(ders) 6. Reguliere verantwoording over besluitvormingsprocessen 7. Via periodieke (in)formele gesprekken met huurders en informele contacten met andere stakeholders 8. Monitoring naleving governancecode woningcorporaties en integriteitcode
Pagina 9 BIJLAGE 1 Regulerend kader Het regulerend kader bevat een overzicht van relevante regelgeving (thema s) met betrekking tot het houden van toezicht op HW Wonen. Enerzijds zijn dit regels die voortkomen uit externe wet- en regelgeving (1.1). Anderzijds komen deze regels voort uit interne regelgeving en door HW Wonen vastgesteld beleid (1.2). De regels en richtlijnen in het regulerend kader zijn toegespitst op het toetsingskader van de RvC en de daarin geformuleerde toezichtvisie en toezichtthema s. Het betreft geen uitputtend of samenvattend overzicht van alle regelgeving die op de RvC van toepassing is. Regels die in meerdere documenten staan, zijn maar een keer opgenomen. De verschillende regels zijn samengevat in een tabel (1.3). 1.1 Externe regelgeving Onder externe regelgeving worden algemeen geldende regels verstaan die van toepassing zijn op het handelen van het bestuur van woningcorporaties. Deze zijn met name vastgelegd in de Herzieningswet Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (hierna: Nieuwe Woningwet) en de Governancecode Woningcorporaties 2015 die voor het laatst in november 2016 is gewijzigd. 1.1.1 Nieuwe Woningwet De Nieuwe Woningwet biedt een algemeen regulerend kader voor de RvC en een overzicht van de wettelijke bepalingen die op de RvC van toepassing zijn 3. Een aantal artikelen van de nieuwe Woningwet raakt direct aan de toezichtvisie van de RvC van HW Wonen (hoofdstuk 2). Zowel de relatie met belanghebbenden en de maatschappij in het algemeen als specifiek de relatie met de huurderorganisaties zijn thema s die de RvC van HW Wonen van belang acht. Thema 1 Thema 2 Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de toegelaten instelling en de door haar in stand gehouden onderneming, naar het te behartigen maatschappelijke belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden. 4 De statuten bepalen in elk geval dat de in het belang van de huurders van woongelegenheden van de toegelaten instelling werkzame huurdersorganisaties gezamenlijk het recht hebben een bindende voordracht te doen voor twee of meer commissarissen, indien de raad van commissarissen uit vier of meer commissarissen bestaat. 5 3 Nieuwe Woningwet, paragraaf 3, art. 30 t/m 33 4 Nieuwe Woningwet, art. 31, lid 1 5 Nieuwe Woningwet, art. 30, lid 9a
Pagina 10 1.1.2 Governancecode Woningcorporaties Ook de Governancecode biedt een algemeen kader voor het handelen van de RvC van HW Wonen. Net zoals de Nieuwe Woningwet bevat de code artikelen die direct raken aan het handelen van de RvC van HW Wonen en specifiek van belang zijn in het kader van de toezichtvisie en het toetsingskader van de RvC. Betreffende artikelen zijn onderstaand nader uitgelicht: Thema 3 Thema 4 Thema 5 Bestuur en RvC hebben een visie op besturen en toezicht houden, waarbij wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking in rollen. De RvC beschrijft hierin zijn rollen (werkgever, toezichthouder en klankbord) en taakuitoefening als intern toezichthouder. 6 In het reglement geeft de RvC aan op welke onderwerpen toezicht wordt gehouden 7. Bij deze onderwerpen hanteert de RvC een toetsingskader. Dit toetsingskader wordt in samenspraak met het bestuur opgesteld en vastgesteld door de RvC. 8 De RvC oriënteert zich regelmatig over wat er onder de gemeenten, (vertegenwoordigers van) huurders en andere stakeholders leeft en legt aan die belanghebbenden periodiek verantwoording af over de wijze waarop de raad toezicht heeft gehouden. 9 1.2 Interne regelgeving HW Wonen heeft ook zelf richtlijnen, beleid en regels vastgesteld die van invloed zijn op het handelen van de RvC en tegelijkertijd een regulerend kader bieden voor de RvC als toezichthouder. De meest relevante interne documenten zijn kort beschreven. Het betreft de Statuten, het Reglement Raad van Commissarissen en de Integriteitcode. 1.2.1 Statuten In de Statuten van de stichting HW Wonen is de taak van de RvC opgenomen: Thema 6 Behoudens het elders in de statuten bepaalde heeft de RvC tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting en de met haar verbonden onderneming. De RvC staat het bestuur met raad terzijde. 10 6 Governancecode Woningcorporaties 2015 (laatst gewijzigd november 2016) - bepaling 1.1. 7 Governancecode Woningcorporaties 2015 (laatst gewijzigd november 2016) - bepaling 3.13. 8 Daarin kunnen bijvoorbeeld de volgende onderwerpen worden opgenomen: (1) de maatschappelijke resultaten, (2) efficiëntie, betaalbaarheid en beschikbaarheid, (3) de manier waarop risico s verbonden aan de activiteiten van de woningcorporatie worden ingeschat en hoe daarmee wordt omgegaan, (4) de manier waarop invulling wordt gegeven aan opdrachtgeverschap: hoe wordt omgegaan met het afsluiten van contracten en/of samenwerkingsverbanden met derden, (5) de kwaliteit van de interne risicobeheersing, (6) de financiële verslaggeving, (7) naleving van toepasselijke wet- en regelgeving en (8) naleving van de Governancecode. 9 Governancecode Woningcorporaties 2015 (laatst gewijzigd november 2016) - bepaling 4.7.
Pagina 11 1.2.2 Reglementen In het Reglement Raad van Commissarissen HW Wonen en het Reglement Bestuur HW Wonen zijn de statuten van HW Wonen en van toepassing zijnde wet- en regelgeving doorvertaald naar interne regelgeving inzake het bestuur (governance) van HW Wonen. In relatie tot het toetsingskader is in de reglementen het volgende opgenomen: Thema 7 Thema 8 Thema 9 Het toezichtkader voor de stichting is de wet- en regelgeving. Als toetsingskader hanteert de RvC die documenten waaraan de maatschappelijk en financiële prestaties van de stichting kunnen worden getoetst. 11 Het toetsingskader van de stichting wordt in samenspraak tussen het bestuur en de RvC vastgesteld en bevat onder meer de volgende beleidsstukken: a) statuten, b) het reglement van de RvC met bijlagen en het reglement Bestuur met bijlagen, c) reglement financieel beheer, d) ondernemingsplan, e) begroting, f) treasurystatuut, g) investeringsstatuut, h) procuratiereglement en i) verbindingenstatuut. 12 In een beleidsdocument wordt de visie neergelegd die het bestuur heeft op het besturen van de stichting. Daarbij wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking en rollen. In dit beleidsdocument wordt de visie van de RvC als bedoeld in het reglement van de RvC ook verankerd. 13 1.2.3 Gedragscode en kernwaarden De Integriteitcode en de vastgestelde kernwaarden van HW Wonen bieden een kader voor de wijze waarop de RvC toezicht houdt en het gewenste bijbehorende gedrag: Thema 10 Thema 11 De gedragscode voor bestuursleden en commissarissen is gelijk aan die voor directie en medewerkers. Directie-/bestuursleden en commissarissen hebben een voortrekkersrol. Juist zij dienen openheid en transparantie te bevorderen. Dat betekent dat zij extra kritisch moeten kijken naar hun handelen. Intern, maar ook naar de buitenwereld. 14 Wij laten ons continu inspireren en sturen door onze kernwaarden: 1) wij zijn sociaal betrokken, 2) wij staan met ons gezicht naar klant en maatschappij, 3) wij zijn samen met onze partners verantwoordelijk voor een vitale Hoeksche Waard, 4) wij zijn betrouwbaar, transparant en integer, 5) wij zijn ondernemend, kostenbewust en professioneel, 6) HW Wonen is een goede werkgever en zet in op verdere ontwikkeling van haar medewerkers. 15 10 Statuten Stichting HW Wonen, artikel 18, lid 1. 11 Reglement Raad van Commissarissen HW Wonen, artikel 7, lid 4. 12 Reglement Raad van Commissarissen HW Wonen, artikel 7, lid 5. 13 Reglement Bestuur HW Wonen, artikel 6, lid 2. 14 Integriteitcode voor medewerkers HW Wonen, paragraaf 3. 15 Ondernemingsplan 2015-2018 HW Wonen 2.0, pp. 6.
Pagina 12 1.3 Samenvatting Regulerend kader No Regel Bron Externe regelgeving 1 De RvC richt naar het belang van de instelling/onderneming en naar het maatschappelijke belang en het belang van betrokken belanghebbenden. 2 Huurdersorganisaties hebben gezamenlijk het recht een bindende voordracht te doen voor twee of meer commissarissen. 3 Bestuur en RvC hebben een visie op besturen en toezicht houden. De RvC beschrijft zijn rollen en taakuitoefening als intern toezichthouder. 4 De RvC geeft aan op welke onderwerpen toezicht wordt gehouden en hanteert een toetsingskader dat in samenspraak met het bestuur is opgesteld. 5 De RvC oriënteert zich over wat onder gemeenten, huurders en andere stakeholders leeft en legt aan die belanghebbenden verantwoording. NWW NWW GC GC GC Interne regelgeving 6 De RvC houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. De RvC staat het bestuur met raad terzijde. 7 Wet- en regelgeving is het toezichtkader. Documenten ter toetsing van maatschappelijke en financiële prestaties dienen als toetsingskader. 8 Het toetsingskader van de stichting wordt in samenspraak tussen het bestuur en de RvC vastgesteld en bevat meerdere beleidsstukken. 9 In een beleidsdocument wordt de visie neergelegd die het bestuur heeft op het besturen van de stichting. Hierin wordt de visie van de RvC ook verankerd. 10 Directie-/ bestuursleden en commissarissen hebben een voortrekkersrol. Zij bevorderen openheid, transparantie en kijken kritisch naar hun handelen. Statuten Reglement RvC Reglement RvC Reglement bestuur IC 11 Medewerkers laten zich inspireren en sturen door de kernwaarden. OP