Integriteitscode 2015 De betrouwbare organisatie
Voorwoord Eerlijk en betrouwbaar Als je in een woordenboek opzoekt wat onder integriteit wordt verstaan, dan zie je dat het erom gaat eerlijk en betrouwbaar te zijn. Mij stelt die omschrijving gerust, want integriteit lijkt vaak een zwaar en beladen onderwerp terwijl iedereen wel een beeld heeft van eerlijkheid en betrouwbaarheid. Met dat in het achterhoofd is onze integriteitscode onder de loep genomen. Gekeken is of hij nog aansluit bij de hedendaagse praktijk. De samenleving verwacht van een woningcorporatie dat medewerkers integer zijn. Onze huurders willen daarop kunnen vertrouwen. Zo vanzelfsprekend als de begrippen eerlijkheid en betrouwbaarheid zijn, zo vanzelfsprekend zijn ook de meeste van onze normen en waarden. Voor het grootste deel geldt dat iedereen zich daar op basis van goed fatsoen aan houdt. Toch is het goed onze gedragsregels en afspraken expliciet vast te leggen in een integriteitscode. Er is namelijk discussie mogelijk over twijfelgevallen. Niet altijd is klip en klaar wat wel en wat niet integer is. Er is een grijs gebied waarin je zo maar kunt verdwalen. Daarom is misschien wel de belangrijkste afspraak in onze integriteitscode: heb het erover met elkaar. Hoe makkelijk de termen eerlijk en betrouwbaar ook klinken, zo moeilijk kan het in de praktijk zijn. Als medewerker sta je daarin niet in je eentje. Collega s, leidinggevenden, de integriteitscoördinator (i.c. de bestuurssecretaris) en de personeelsadviseur kunnen je gesprekspartner zijn als je tegen een dilemma oploopt. Ga zorgvuldig met de spullen om en houd relaties zakelijk vormen onze richtlijnen in de integriteitscode. Klinkt logisch, toch? Ik heb er alle vertrouwen in dat de drie richtlijnen in de integriteitscode ons helpen een eerlijke en betrouwbare organisatie te zijn. Zeker als we er open met elkaar over in gesprek gaan wanneer we een twijfelgeval tegenkomen. juni 2015 Gerda van den Berg, directeur-bestuurder Integriteitscode de Sleutels juni 2015 2
1. Ga zorgvuldig om met de bedrijfsmiddelen We gaan zorgvuldig om met de bedrijfsmiddelen die ons ter beschikking staan om ons werk te doen, of het nu gaat om een kopieerapparaat, een auto of een computer. Privé-gebruik bedrijfsmiddelen Binnen redelijke grenzen mogen medewerkers voor privé-doeleinden gebruik maken van bedrijfseigendommen of -faciliteiten. Voor deze gevallen geldt altijd overleg met én toestemming van de leidinggevende. Gebruik kan plaatsvinden tegen betaling van de kostprijs van het gebruikte materiaal. Daarbij geldt dat enkele privé-kopieën of een privé telefoongesprek niet afgerekend hoeven te worden. Overtollige spullen kunnen worden overgenomen. Indien deze mogelijkheid zich voordoet, worden alle medewerkers hiervan in kennis gesteld en hebben alle medewerkers gelijke kansen. Gebruik werkplaats, gereedschappen en/of machines, inschakelen vaklieden Incidenteel gebruik van de werkplaats of van gereedschappen of machines uit de werkplaats voor privé-doeleinden is toegestaan onder de volgende voorwaarden: - met voorafgaande toestemming van het hoofd onderhoudsservice - in de werkplaats moeten altijd minimaal twee medewerkers aanwezig zijn - gebruik van gereedschap en/of machines mag alleen door personen die kundig zijn in het hanteren daarvan. Wil je één van de vakmannen, technisch adviseurs of opzichters inschakelen voor privédoeleinden, dan dient dit altijd buiten werktijd te geschieden. Meldt het vooraf aan het hoofd onderhoudsservice c.q. het hoofd bedrijfsbureau. Gebruik van bedrijfsauto s Privé-gebruik van de bedrijfsbussen en de bedrijfsauto is niet toegestaan, ook niet in het weekend of s avonds. Privé-gebruik van de aanhanger mag alleen met voorafgaande toestemming van het hoofd onderhoudsservice. T.a.v. het wagenpark gelden een aantal afspraken (memo Aanvullende afspraken Wagenparkbeheer d.d. 8 april 2013, intranet 24 april 2013). Informatie Medewerkers en vertegenwoordigers van de Sleutels gaan zorgvuldig om met informatie (bedrijfsinformatie, financiële informatie) over de Sleutels en over de relaties waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken. Informatie wordt zodanig bewaard dat onbevoegden hier geen kennis van kunnen nemen. Oneigenlijk gebruik van deze kennis is niet toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden uiteraard de normale privacyregels in acht genomen. Integriteitscode de Sleutels juni 2015 3
Gebruik internet en e-mail Omtrent het gebruik van internet en e-mail wordt van de gebruiker professioneel en integer handelen verwacht. Neem de gebruikelijke (huisstijl-)regels, gedrags- en beleefdheidsnormen en het gezonde verstand in acht. Specifieke bepalingen over het gebruik van internet en ICT-middelen binnen de Sleutels zijn opgenomen in het ICT- en internetreglement. Gebruik (mobiele) telefoon Voor sommige functies is het essentieel dat medewerkers ook buiten het kantoor c.q. vaste werkplek telefonisch te bereiken zijn. Medewerkers die dit soort functies bekleden, krijgen een mobiele telefoon in gebruik. Specifieke afspraken over het gebruik zijn vastgelegd in het ICT- en internetreglement en in een gebruiksovereenkomst die door de betrokken medewerkers wordt ondertekend. Social media We gaan verstandig om met social media. We doen geen uitingen die schadelijk zijn voor het imago van de Sleutels en we communiceren niet uit naam van de Sleutels als we niet zijn aangewezen als woordvoerder. 2. Houd relaties zakelijk Belangenverstrengeling Medewerkers doen opgave van al hun (financiële) belangen (aandelen etc.) in bedrijven en instellingen waarmee de Sleutels zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk ook voor de belangen van familie, vrienden en bekenden die bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. Geschenken, giften en kerstpakketten Medewerkers (of vertegenwoordigers van de Sleutels) nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden enkele uitzonderingen: 1. Geschenken met een waarde onder de 50,- met een alledaags karakter (bijvoorbeeld een bos bloemen of een fles wijn). Het is echter niet toegestaan om deze geschenken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. 2. Alle geschenken in het kader van de kerst- of eindejaarsperiode worden ingeleverd bij Interne Zaken / het servicepunt. Deze geschenken worden onder het voltallige personeel verdeeld. 3. Giften of geschenken die worden gedaan aan de Sleutels als begunstigde. In zulke (uitzonderlijke) gevallen beslist de directeur-bestuurder of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en of de bestemming acceptabel is. Ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften worden altijd gemeld aan de leidinggevende. Dit geldt óók voor geschenken die vallen onder de hierboven genoemde uitzonderingen. Wanneer het geschenk niet valt onder de uitzonderingen, dan worden de geschenken geweigerd of geretourneerd. Integriteitscode de Sleutels juni 2015 4
Geschenken aangeboden op privé-adres Geschenken die op het privé-adres worden bezorgd, worden bij voorkeur geweigerd of retour gezonden (ook als deze een waarde hebben van minder dan 50,-). Er wordt altijd melding van gedaan bij de leidinggevende. De leidinggevende bericht de gever dat schenkingen op privé-adressen niet op prijs worden gesteld. Uitnodigingen voor evenementen etc. - Uitnodigingen voor (sport-)toernooien, concerten, theaterbezoek, reizen of anderszins, die niet direct als functioneel kunnen worden gezien, kunnen alleen geaccepteerd worden met toestemming van de leidinggevende. - Bovenstaande geldt ook voor functionele evenementen die langer dan één dag duren. - Uitnodigingen voor eendaagse seminars, congressen, beurzen of lunches/diners met een voor de betrokken medewerker aantoonbaar functioneel karakter, kunnen worden geaccepteerd. Dit wordt inclusief de reden van acceptatie gemeld aan de leidinggevende. Scheiding werk en privé Om de relatie met externe partijen zuiver te houden, houdt de Sleutels privé en zaak gescheiden. Indien de Sleutels-medewerkers voor privé-doeleinden gebruik willen maken van de diensten van een bedrijf of instelling waarmee de Sleutels zakelijke bindingen heeft, moet dit aan een tweetal voorwaarden voldoen: 1. het moet aantoonbaar geschieden tegen marktconforme prijzen; 2. het moet gemeld worden aan de leidinggevende. Het is niet toegestaan voor medewerkers om met behulp van eigendommen van de Sleutels bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van een derde. Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden of bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door de Sleutels betreft, w.o. de toewijzing van woningen uit de sociale voorraad. Voorrang op toewijzing van een vrije sector-woning kan, mits aan alle daarvoor geldende voorwaarden is voldaan. Selectie vindt in dat geval plaats op gunning of loting. Referenties op websites Verzoeken om referenties / aanbevelingen op websites van externe leveranciers zoals bijv. werving-/selectiebureaus, opleidingsinstituten, etc. worden in principe geplaatst vanuit de Sleutels en hooguit voor een periode van één jaar. Vooraf wordt over het verzoek overlegd met de leidinggevende. Het verdient de voorkeur geen referenties als individueel persoon te plaatsen; dit kan ongemakkelijk worden als er met betrokken partij onverhoopt iets mis gaat, bijv. faillissement, fraude. Nevenfuncties Voor het verrichten van alle nevenfuncties gelden de bepalingen uit art. 2.5 CAO Woondiensten. We vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn of zouden kunnen zijn met de belangen van de Sleutels. Nevenfuncties worden altijd gemeld bij de leidinggevende, zodat we hier vooraf toestemming voor kunnen krijgen. Integriteitscode de Sleutels juni 2015 5
3. Praat erover met elkaar Het is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers om de integriteitscode na te leven. Wij verwachten dat medewerkers elkaar hierin stimuleren en elkaar hierop aanspreken. Indien het bepaalde in deze code dreigt te worden of wordt overtreden geldt de klokkenluidersregeling van de Sleutels. Hierin staat hoe te handelen. Leidinggevenden stimuleren en bewaken de naleving van de integriteitscode én: geven het goede voorbeeld! Deze code is weliswaar richtinggevend, maar kan ondanks de duidelijke formulering geen op maat gesneden oplossingen bieden voor elke situatie die ons werk met zich meebrengt. Binnen de dynamiek van de dagelijkse zakelijke handelingen zullen zich ongetwijfeld situaties voordoen waarop de hier omschreven regels geen passend antwoord geven of waarbij zij ruimte geven voor interpretatie. Moeilijke situaties of dilemma s binnen de Sleutels zijn uiteraard bespreekbaar; niemand hoeft ze alleen op te lossen! Als richtlijn gelden de volgende uitgangspunten: - als de letterlijke naleving van de regels om wat voor reden dan ook geen oplossing biedt, dienen bij het te kiezen alternatief de geest van de regels en het belang van de Sleutels voorop te staan. - Wanneer twijfel ontstaat over de te kiezen handelwijze, bespreek dit dan met de direct leidinggevende. Je kunt ook de integriteitscoördinator raadplegen. Iedereen maakt wel eens een fout. Het bewust en meermalen niet naleven van de spelregels in deze integriteitscode kan leiden tot disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen, een aantekening in het personeelsdossier of zelfs ontslag. Dat geldt ook voor situaties die niet letterlijk worden beschreven in deze code, maar waarvan je -op basis van gezond verstand- had moeten weten dat die in strijd zijn met de geest van ons integriteitsbeleid. De zwaarte van de maatregel is daarbij afhankelijk van de ernst van de overtreding, dit ter beoordeling van de directeur-bestuurder. Integriteitscode de Sleutels juni 2015 6
Bijlage bij de integriteitscode 2015 De integriteitscode van de Sleutels geldt uiteraard ook voor de directeur-bestuurder en waar van toepassing voor de leden van de Raad van Commissarissen. In de governancecode 2015 staan twee pas toe -artikelen specifiek gericht op bestuurders en RvC-leden over het onderwerp Belangenverstrengeling. Deze artikelen maken onverkort deel uit van onze integriteitscode 2015: 1. De directeur-bestuurder voorkomt belangenverstrengeling en vermijdt ook de schijn daarvan. Zij ontplooit geen activiteiten die in concurrentie treden met de Sleutels, neemt geen schenkingen aan van de Sleutels en haar relaties en schenkt derden geen voordelen op kosten van de Sleutels. 2. De Sleutels verstrekt commissarissen geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Commissarissen ontplooien geen activiteiten die in concurrentie treden met de Sleutels, nemen geen schenkingen aan van de Sleutels en haar relaties en verschaffen geen voordelen aan derden op kosten van de Sleutels. Commissarissen verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor de Sleutels. Als beginsel geldt dat ook de schijn moet worden vermeden. Integriteitscode de Sleutels juni 2015 7