Voorbeeld Verzuimprotocol MBO

Voorbeeld Verzuimprotocol MBO Inleiding Het verzuimbeleid is erop gericht om het verzuim van leerlingen tot een minimum te beperken en voortijdig schoolverlaten zoveel mogelijk te voorkomen. Verzuim tijdens lessen op school en tijdens de praktijk/stage Verzuim betekent: het niet aanwezig zijn bij lessen of activiteiten van het lesrooster. Bij alle opleidingen van het MBO vormt de praktijk, de beroepspraktijkvorming (BPV), een belangrijk deel van de opleiding. De school moet dus inzicht hebben in het verzuim van leerlingen tijdens het lesrooster op school én tijdens de stage buiten school. Hierbij maakt het niet uit of de leerling een BBL- of een BOL-traject volgt. Voordat de school een verzuimprotocol kan opstellen moet het volgende duidelijk zijn: Welke medewerkers spelen een rol bij de verzuimaanpak? Hoe wordt verzuim bijgehouden? Hoe is geregeld dat school tijdig op de hoogte is van verzuim tijdens de stage? Welke medewerker heeft het overzicht van het verzuim van de leerlingen (verzuim tijdens het lesrooster op school én tijdens de stage)? Welke medewerker constateert wettelijk verzuim? Welke medewerker meldt het wettelijk verzuim via het DUO-verzuimloket bij de leerplichtambtenaar? Wie vervangt een medewerker met verzuimtaken bij diens afwezigheid? En: Wat is de aanpak bij te laat komen en welke medewerker(s) voeren dit uit? Wat wordt verstaan onder frequent ziekteverzuim? Wat is de aanpak hierbij en welke medewerker(s) voeren dit uit? Wat doet de school bij beginnend verzuim en welke medewerker onderneemt dan actie? Wat doet de school bij aanhoudend verzuim en welke medewerker onderneemt dan actie? Wat doet de school bij verzuim tijdens de BPV en welke medewerker onderneemt dan actie? Op de laatste pagina van dit stuk staat korte informatie over de Leerplichtwet 1969 en de Amsterdamse afspraken: - Wat is wettelijk verzuim? - Wanneer moet een DUO-melding gedaan worden? - Wat is luxe verzuim? - Waar moet een verzuimregistratie aan voldoen? Meer informatie over al deze zaken staat in het Amsterdamse Handboek Leerplicht. In dit digitale Handboek staan wettelijke verplichtingen en praktische richtlijnen voor de uitvoering van leerplichtgerelateerde zaken, zoals in- en uitschrijvingen, melden van verzuim, schorsen, verwijderen etc. Voor meer informatie zie: Amsterdamse Handboek Leerplicht op www.amsterdam.nl/leerplichtenscholen Leerplicht Amsterdam Versie februari 2016 1

Dit voorbeeld kan de school gebruiken als leidraad bij het opstellen van een eigen verzuimprotocol. In de grijze blokjes vult u in hoe dit op uw school in de praktijk precies is afgesproken en welke medewerker dit regelt. Overzicht over verzuim 1. Alle betrokkenen (verzuimcoördinator, mentor, afdelingsleider, bpv-begeleider) kunnen in de centrale verzuimregistratie zien of de leerling verzuimt in de lessen of op de stage. 2. De mentor houdt overzicht over het verzuim van haar/zijn eigen leerlingen. 3. Naast de mentor beoordeelt ook de verzuimcoördinator/afdelingsleider/... structureel het verzuim van alle leerlingen, om zorgelijk verzuim, verzuimpatronen en wettelijk verzuim te signaleren. 4. Als een leerling langer dan.. dagen verzuimt (op school en tijdens stage), onderneemt de verzuimcoördinator/mentor/bpv-begeleider/afdelingsleider aantoonbaar verdere actie. 5. Welke actie wordt ondernomen hangt af van het soort verzuim. Zie verderop in dit stuk. Dagelijks actie 1. Ouders/verzorgers/leerlingen melden vóór uur de afwezigheid: via telefoonnr. of via email. 2. Leerlingen onder de 18 jaar moeten door hun ouders/verzorgers worden ziek gemeld. 3. De receptionist/verzuimcoördinator registreert het verzuim in de centrale verzuimregistratie In de klas 4. De docent registreert het verzuim in de klas op klassenlijst/digitaal door middel van eenduidige codes (zie verderop). Ook leerlingen die te laat komen worden geregistreerd. 5. De verzuimcoördinator/ verzamelt in het 2 e uur de klassenlijsten (digitaal of via klassenronde). 6. Is een leerling afwezig zonder dat deze afwezigheid gemeld is, dan neemt de verzuimcoördinator/ vóór uur contact op met de ouders/verzorgers/leerling. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. 7. Als er mogelijk sprake is van ongeoorloofd verzuim of er is geen contact mogelijk met de ouders/verzorgers/leerling, dan meldt de verzuimcoördinator/ dit direct bij de mentor/afdelingsleider. 8. De verzuimcoördinator/ verwerkt dagelijks de verzuimgegevens in de centrale verzuimregistratie. Afhankelijk van het soort verzuim neemt de school verdere actie. Zie hieronder. Verzuim tijdens stage 1. Ouders/verzorgers/leerlingen melden bij de stage en bij school vóór uur de afwezigheid. Hoe: via telefoonnr. of via email.. 2. Leerlingen onder de 18 jaar moeten door hun ouders/verzorgers worden ziek gemeld. 3. Indien een leerling afwezig is geeft de stage dit door aan school: aan wie? 4. Indien de leerling xxx keer te laat komt, geeft de stage dit door aan school: aan wie? 5. De stage houdt de praktijkuren bij op urenkaart/digitaal. 6. De leerling levert deze urenkaart wekelijks in bij de verzuimcoördinator/bpv-begeleider. 7. De verzuimcoördinator/bpv-begeleider registreert het verzuim en te laat komen op stage in de centrale verzuimregistratie. 8. Alle betrokkenen (verzuimcoördinator, mentor, bpv-begeleider) kunnen in de centrale verzuimregistratie zien of de leerling verzuimt of te laat komt op stage of in de lessen. Afhankelijk van het soort verzuim neemt de school verdere actie. Zie hieronder. Vervolgacties bij te laat komen (na minuten) 1. De leerling haalt een te laat briefje bij de verzuimcoördinator/... 2. De verzuimcoördinator/. registreert het te laat komen in de centrale verzuimregistratie. 3. De leerling gaat z.s.m. de les in en levert het briefje in bij de docent. 4. Na xx keer te laat komen meldt de leerling zich de volgende ochtend om uur bij. 5. Na xxx keer te laat komen bespreekt de verzuimcoördinator/mentor met de leerling wat er aan de hand is en hoe het te laat komen in de toekomst voorkomen kan worden. 6. Na xxxx maal te laat heeft de mentor/ een gesprek met de ouders/verzorgers. 7. Bij te laat komen van meer dan xxxxx per maand, meldt de verzuimcoördinator/ het te laat komen via het DUO-verzuimloket bij de leerplichtambtenaar. 8. Tegelijkertijd mailt de verzuimcoördinator/ een verzuimoverzicht naar de leerplichtambtenaar, stelt Leerplicht Amsterdam Versie februari 2016 2

Signaal verzuim = zorgelijk verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd) Het kan gaan om langdurig ziekteverzuim, (vermoeden van) onterechte ziekmeldingen of spijbelgedrag van meerdere lesuren per week. Ook verzuim tijdens de stage telt mee! Als de leerling zoveel afwezig is dat de schoolloopbaan in gevaar is, onderneemt de school aantoonbaar actie om de leerling weer in de lessen of op stage te krijgen. Langdurige ziekte van een leerling geldt uitsluitend als geldige reden voor afwezigheid, als de leerling of de ouders de ziekte aantonen door middel van een gedagtekende verklaring van een arts. Wanneer is er sprake van zorgelijk verzuim? In Amsterdam worden in overleg met de GGD de volgende criteria gehanteerd voor zorgwekkend ziekteverzuim: - langdurig ziekteverzuim: langer dan 10 aaneengesloten dagen ziek; - frequent ziekteverzuim: vaker dan 3x in 2 maanden ziek; - twijfelachtig ziekteverzuim: twijfel over de verklaring van het ziek zijn, het vermoeden dat ziekte niet de oorzaak is van het verzuim, bijvoorbeeld bij zeer vage klachten, bij regelmatig te late ziekmeldingen, vaak ziek bij bepaalde lessen of op bepaalde dagen, etc. Stappen bij ziekte en/of zorgelijk verzuim 1. Als een leerling ziek is, registreert de verzuimcoördinator/. dit in de centrale verzuimregistratie. 2. Ook ziekte tijdens de stage registreert de verzuimcoördinator/bpv-begeleider in de centrale verzuimregistratie. 3. Als een leerling langer dan.. dagen ziek is (op school en tijdens stage), is er sprake van zorgelijk verzuim. 4. De verzuimcoördinator/.. signaleert het zorgelijk verzuim en informeert de mentor/bpv-begeleider. 5. De bpv-begeleider informeert bij het stagebedrijf hoe het gaat met de leerling. 6. De mentor/bpv-begeleider bespreekt met de leerling wat er aan de hand is en hoe het verzuim in de toekomst voorkomen kan worden (extra begeleiding, afspraken). Er wordt afgesproken wanneer de leerling weer op school en op stage komt. 7. Als het verzuim aanhoudt informeert de mentor/bpv-begeleider/afdelingsleider de ouders/verzorgers en vraagt naar de reden van het verzuim. Er wordt afgesproken wanneer de leerling weer op school en op stage komt. 8. Houdt het verzuim aan en/of zijn er zorgen over de leerling, dan informeert de mentor/bpv-begeleider de afdelingsleider/zorgcoördinator. 9. In de volgende gevallen wordt het verzuim besproken in het zorgoverleg, waarbij de leerplichtambtenaar aanwezig is: - de leerling is langer dan 10 aaneengesloten dagen ziek; - er is twijfel over de verklaring van het ziek zijn; - er zijn zorgen over de leerling. 10. De zorgcoördinator verwijst zo nodig door naar de onderwijshulpverlener, schoolmaatschappelijk werk, jeugdarts, politie, leerplichtambtenaar etc. en stelt de ouders/verzorgers hiervan op de hoogte. 11. Als de jeugdarts is ingeschakeld, worden leerling en eventueel ouders/verzorgers opgeroepen om de reden van het ziekteverzuim te bespreken, afspraken te maken over terugkeer naar school en indien nodig te schakelen naar andere zorgverleners. 12. De zorgcoördinator houdt het vervolg in de gaten en informeert steeds de mentor en de bpv-begeleider.. DUO-melding bij zorgelijk verzuim In de volgende gevallen meldt de verzuimcoördinator/. de leerling via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar: Bij vermoedelijk ongeoorloofd verzuim van 16 uur les- en/of praktijktijd in 4 lesweken. Ook verzuim tijdens stage telt mee. Als de schoolgang van de leerling in gevaar is. Leerling en ouders houden zich niet aan de afspraken die met de jeugdarts zijn gemaakt over terugkeer naar school en het ziekteverzuim houdt aan. Leerling en ouders verschijnen niet op het spreekuur van de jeugdarts en het ziekteverzuim houdt aan. Tegelijkertijd mailt de verzuimcoördinator/ een verzuimoverzicht naar de leerplichtambtenaar, stelt Leerplicht Amsterdam Versie februari 2016 3

Beginnend ongeoorloofd verzuim: minder dan 16 klokuren in 4 lesweken Ook verzuim tijdens de stage telt mee! 1. De verzuimcoördinator/. neemt nog dezelfde dag vóór.uur contact op met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. 2. De verzuimcoördinator/...geeft het verzuim door aan de mentor/bpv-begeleider/.. 3. De mentor/bpv-begeleider/ onderneemt aantoonbaar verder actie: o spreekt de leerling hierop aan o informeert bij het stagebedrijf o en/of stuurt een schriftelijke waarschuwing o en/of nodigt de ouder(s)/verzorger(s) en leerling uit voor een gesprek o en/of neemt contact op met eventuele hulpverlening, leerplichtambtenaar, buurtregisseur o en/of gaat op huisbezoek Wettelijk ongeoorloofd verzuim: 16 klokuren in 4 lesweken Ook verzuim tijdens de stage telt mee! School is wettelijk verplicht om dit verzuim binnen 5 dagen aan de leerplichtambtenaar te melden. Ook luxe verzuim (zie verderop) moet de school melden aan de leerplichtambtenaar. Bij luxe verzuim kan het gaan om minder dan 16 klokuren. 1. De verzuimcoördinator/ signaleert het verzuim en overlegt met de mentor/afdelingsleider/. 2. De verzuimcoördinator/ meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 5 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. 3. In de DUO-melding geeft de verzuimcoördinator/ de begindatum en de einddatum van het verzuim aan. 4. Tegelijkertijd mailt de verzuimcoördinator/ een verzuimoverzicht naar de leerplichtambtenaar, stelt Aaneengesloten ongeoorloofd verzuim van meer dan 16 klokuur De leerling verzuimt en komt tussendoor niet meer op school. Ná de eerste DUO-melding bij 16 klokuur, moet dit verzuim elke week aan de leerplichtambtenaar gemeld worden. 1. De verzuimcoördinator/ signaleert het verzuim en overlegt met de mentor/afdelingsleider. 2. De verzuimcoördinator/ meldt de eerste 16 klokuren ongeoorloofd verzuim binnen 5 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. 3. Als de leerling na de eerste 16 klokuren verzuim niet meer terugkomt op school, meldt verzuimcoördinator/ dit verzuim wekelijks via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. 4. In de DUO-melding geeft de verzuimcoördinator/ steeds de allereerste dag van het verzuim aan. 5. Tegelijkertijd mailt de verzuimcoördinator/ een verzuimoverzicht naar de leerplichtambtenaar, stelt Luxe verzuim Dit is verzuim waarbij met vakantie wordt gegaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de schooldirecteur of de leerplichtambtenaar. Hierbij staat het eigen belang van de ouder/jongere/verzorger voor op dat van schoolbezoek. Het kan bv. gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat. Actie: als bij wettelijk ongeoorloofd verzuim (zie hierboven). Extra verlof Voor de leerlingen tot 18 jaar staan de regels t.a.v. extra verlof in de Leerplichtwet. De school kan voor de oudere leerlingen dezelfde regels hanteren. Leerplicht Amsterdam Versie februari 2016 4

Uitgangspunten bij het verlenen van verlof zijn: Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders. De gronden voor verlof betreffen veelal situaties buiten de wil van de ouders of leerplichtige om. Het verlof wordt alleen gegeven als daarmee een onredelijke situatie kan worden vermeden en het verlof wordt altijd zo kort mogelijk gehouden. Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen moeten ouders minimaal twee dagen te voren aan de school, liefst schriftelijk, kenbaar maken (dit is een kennisgeving, geen aanvraag). De directeur/gemandateerde afdelingsleider neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Bij twijfel kan de school contact opnemen met de leerplichtambtenaar. De directeur blijft echter verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing. De leerplichtambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van meer dan 10 dagen. De directeur houdt een dossier bij van de verlofaanvragen. 1. Ouders halen bij de directie/. een verlofformulier en vullen dit in. 2. Als het gaat om meer dan 10 dagen geeft de directeur/gemandateerde afdelingsleider de aanvraag door aan de leerplichtambtenaar. 3. De directeur/afdelingsleider/. geeft het toegekende of afgewezen extra verlof door aan de verzuimcoördinator/mentor. 4. De mentor/verzuimcoördinator noteert het extra verlof in de centrale verzuimregistratie. 5. Zo nodig informeert de mentor/verzuimcoördinator de BPV-begeleider. 6. Ook afgewezen extra verlof moet worden geregistreerd, zodat actie kan worden ondernomen (DUOmelding) als de leerling er in die periode niet is of ziek wordt gemeld. Als de leerling niet terug is na het toegekende verlof 7. De docent informeert de mentor/verzuimcoördinator/afdelingsleider. 8. De docent/verzuimcoördinator noteert de afwezigheid als ongeoorloofd verzuim. 9. De verzuimcoördinator/ meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 5 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. 10. Tegelijkertijd mailt de verzuimcoördinator/ het verzuimoverzicht naar de leerplichtambtenaar en informeert hem/haar over de verlofaanvraag. Verzuimregistratiesysteem 1. De docent/verzuimcoördinator/conciërge/administratie voert dagelijks het verzuim in het verzuimregistratiesysteem in. 2. Verzuim tijdens stage wordt tenminste wekelijks geregistreerd. 3. Als er opvallende zaken zijn, informeert de docent/verzuimcoördinator/conciërge/administratie de mentor/afdelingsleider/bpv-begeleider. 4. Indien nodig doet de verzuimcoördinator/. een DUO-melding (zie hierboven). Verzuimcodes De school houdt het geoorloofde en het ongeoorloofde verzuim per lesuur bij. Bij geoorloofd verzuim wordt de reden aangetekend. De school gebruikt hiervoor de volgende verzuimcodes: Ongeoorloofd verzuim: Afwezig zonder bericht (deze code moet worden omgezet zodra de reden bekend is) Afwezig zonder geldige reden Te laat Geoorloofd verzuim: Ziek Ziek naar huis Dokters-, tandarts- en ziekenhuisbezoek (medisch) Onderwijsgerelateerde afwezigheid (onderzoek Bascule, tijdelijke plaatsing ODR, Herstart, Transferium e.d.) Leerplicht Amsterdam Versie februari 2016 5

Verlof voor vakantie wegens de specifieke aard van het beroep van ouders of verlof vanwege gewichtige omstandigheden Afwezigheid wegens voldoen aan religieuze verplichting Schorsing Uitgestuurd Detentie. Vervanging De school geeft hier aan hoe vervanging is geregeld bij afwezigheid van een medewerker die een rol speelt bij de verzuimaanpak. Dossiervorming 1. Als er gesprekken worden gevoerd met ouders en de leerling m.b.t. het verzuim, dan wordt hier een verslag van gemaakt. 2. De informatie wordt ingevoerd in het leerlingvolgsysteem. 3. Aanvragen voor Extra Verlof worden bijgehouden door de directie/gemandateerde afdelingsleider. 4. Het verzuim wordt bijgehouden in het digitale verzuimregistratiesysteem. 5. Indien nodig kan de verzuimcoördinator/ een uitdraai van het verzuim maken. Leerplicht Amsterdam Versie februari 2016 6

Leerplichtwet 1969 en de Amsterdamse afspraken De leerplichtwet geldt voor alle leerlingen tot 23 jaar zonder startkwalificatie. Melden van verzuim bij leerplicht De school is verplicht om wettelijk ongeoorloofd verzuim onverwijld (binnen 5 dagen) via DUO aan de leerplichtambtenaar te melden. Wat is wettelijk ongeoorloofd verzuim: 16 uren per 4 weken: ongeoorloofd verzuim van 16 klokuren binnen 4 lesweken (18-minners). Luxe verzuim: ongeoorloofde afwezigheid doordat de leerling buiten de schoolvakanties om op vakantie gaat. RMC verzuim 18+: ongeoorloofd verzuim van 4 lesweken (18-23-jarigen). Wat zijn de Amsterdamse afspraken: Verzuim van 18-23-jarigen wordt ook DUO-gemeld bij ongeoorloofd verzuim van 16 klokuren binnen 4 lesweken (hetzelfde dus als 18-minners). Andere soorten verzuim die de school via DUO kan melden: Signaal verzuim: zorgelijk verzuim, verzuim met mogelijk problematische achtergrond. Dit kan minder zijn dan 16 klokuren binnen 4 lesweken. Beginnend verzuim: regelmatig spijbelen en/of te laat komen. Dit kan minder zijn dan 16 klokuren binnen 4 lesweken. Verzuimregistratie De school is verplicht al het verzuim registreren. Zij moet daarbij vermelden of het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd is en zij moet van elk geoorloofd verzuim de reden aantekenen. Om op tijd een melding bij het verzuimloket van DUO te kunnen doen, is het noodzakelijk dat de verzuimregistratie actueel en volledig is. Verzuimprotocol De school heeft een actueel verzuimprotocol, waarin de verschillende verzuimtaken aan de medewerkers zijn toebedeeld en waarbij ook eventuele vervanging geregeld is wanneer deze medewerker afwezig is. Extra verlof Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders. Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen is een kennisgeving, geen aanvraag. Over verlof van 10 dagen of minder beslist de directeur van de school. Over verlof van meer dan 10 dagen beslist de leerplichtambtenaar. Luxe verzuim Dit is verzuim waarbij met vakantie wordt gegaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de schooldirecteur of de leerplichtambtenaar. Hierbij staat het eigen belang van de ouder/jongere/verzorger voor op dat van schoolbezoek. Het kan bv. gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat. Voor meer informatie: www.amsterdam.nl/leerplichtenscholen Leerplicht Amsterdam Versie februari 2016 7