Verzuimprotocol. Hoofdvaart College - Verzuimprotocol vrijdag 31 januari

Transcriptie

1 Verzuimprotocol 1

2 Inleiding Leerplicht geldt voor kinderen van 5 tot en met 16 jaar, vanaf de eerste dag van de maand nadat een kind 5 jaar wordt tot het einde van het schooljaar waarin het 16 jaar is geworden, of aan het einde van het twaalfde schooljaar. De basisschoolperiode telt mee voor acht jaar, ook als de leerling hier in werkelijkheid korter over gedaan heeft. De meeste kinderen gaan al naar school als ze 4 jaar zijn. Ze vallen dan nog niet onder de Leerplichtwet, maar voor hen gelden wel de regels die de school voert over aanwezigheid en het volgen van het onderwijs. Deze regels gelden ook voor leerlingen vanaf 16 jaar die niet meer leerplichtig zijn. De Leerplichtwet is streng. De wet zorgt ervoor dat ieder kind tot zijn 18e verjaardag naar school gaat en op een school staat ingeschreven. Verplicht. Ouders of verzorgers zijn er verantwoordelijk voor dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. Ze worden er dan ook op aangesproken als dat niet gebeurt. Scholen zijn verplicht spijbelende leerlingen te melden bij de gemeente, na uiterlijk drie achtereenvolgende verzuimdagen. Ook meldt de school wanneer de leerling gedurende vier opeenvolgende lesweken meer dan drie dagen bij elkaar opgeteld, verzuimt. Spijbelt een kind langer dan drie dagen, of regelmatig, staat het niet ingeschreven op een school, dan zoekt de leerplichtambtenaar uit wat hiervoor de reden is. Is er geen wettige reden, dan kan hij een proces-verbaal opmaken of de Raad voor de Kinderbescherming inschakelen. Ouders en jongeren (vanaf 12 jaar) riskeren een boete als kinderen niet naar school gaan en/of niet op een school staan ingeschreven. Jongeren kunnen ook een leerstraf of een taakstraf krijgen. Bij luxeverzuim (extra vakantie onder schooltijd zonder toestemming) is de kans op een proces-verbaal extra groot. Het verzuimbeleid is erop gericht om het verzuim van leerlingen tot een minimum te beperken en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen ten aanzien van de Leerplichtwet Verzuim betekent dat een leerling bij lessen of activiteiten van het lesrooster afwezig is. Om verzuim te kunnen constateren is het nodig dat de school op ieder moment van een lesdag weet in welke les een leerling zich zou moeten bevinden. De mentor staat centraal in het verzuimbeleid. 2

3 Inhoudsopgave De leerplicht en verzuim... 4 De leerplicht... 4 Absoluut verzuim... 4 Relatief verzuim... 4 Dagelijkse registratie... 5 In de klas... 5 Afhandeling... 6 Vervolgacties bij te laat komen (na 10 minuten)... 6 Vervolgacties bij ziekte... 6 Verzuim vaststellen... 7 Beginnend ongeoorloofd verzuim... 7 Wettelijk verzuim: 16 lesuren of meer ongeoorloofd verzuim... 7 Signaal verzuim = zorgelijk verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd)... 7 Luxe verzuim... 7 Verlof... 8 Extra verlof... 8 Als de leerling niet terug is na het toegekende verlof... 8 Magister... 9 Verzuimregistratiesysteem... 9 Codes... 9 Bijlage 1 Automatische verzuimmelding naar ouders...10 Bijlage 2 taken en verantwoordelijkheden medewerkers...11 De conciërge: De mentor: De teamleider: De coördinator zorg: De verzuimcoördinator Bijlage 3 NB-uren inhalen...12 Bijlage 4 Religieuze feestdagen

4 De leerplicht en verzuim De leerplicht Kinderen moeten vanaf hun vijfde tot hun achttiende verjaardag naar school. De ouders zijn verplicht hiervoor zorg te dragen en zijn mede verantwoordelijk. De leerplichtambtenaar houdt hier toezicht op. Leerplicht geldt voor kinderen van 5 tot en met 16 jaar. Vanaf de eerste dag van de maand nadat een kind 5 jaar wordt tot het einde van het schooljaar waarin het 16 jaar is geworden of tot het einde van het twaalfde schooljaar. Na de leerplicht begint de kwalificatieplicht. Met de kwalificatieplicht wordt de leerplicht verlengd tot de dag dat de leerling een startkwalificatie heeft gehaald of tot de dag dat de leerling 18 jaar wordt. Een startkwalificatie is een havo-, vwo- of mbo niveau 2, 3, of 4- diploma. Totdat één van deze twee momenten is bereikt, is de leerling leerplichtig en is de Leerplichtwet van toepassing. Absoluut verzuim Er wordt gesproken van absoluut verzuim als een leerplichtige jongere niet op een school staat ingeschreven. Relatief verzuim Er is sprake van relatief verzuim als een jongere wel op een school staat ingeschreven, maar gedurende een bepaalde tijd de lessen/praktijk verzuimt. Ook veelvuldig te laat komen kan hiertoe worden gerekend. Relatief verzuim is onder te verdelen in: 1. Signaalverzuim: Signaal verzuim is een vorm van relatief verzuim, waarbij meermalen sprake is van ongeoorloofde afwezigheid zich uitend in spijbelgedrag zonder dat er sprake is van luxe verzuim, maar met een veelal problematische achtergrond. 2. Luxe verzuim Luxe verzuim is verzuim (doorgaans) voorafgaand of aansluitend aan een schoolvakantie voor extra vakantie. Voor dit verlof (maximaal 10 dagen per jaar) moet een aanvraag gedaan worden. Wordt dit verlof afgewezen en verzuimt de leerling toch, dan spreken we over luxe verzuim. 4

5 Dagelijkse registratie 1. Ouders/verzorgers melden vóór 8.20 uur de afwezigheid van hun zoon/dochter. Dit gebeurt telefonisch, als er voor optie 1 wordt gekozen in het keuzemenu kan de melding op de voic worden ingesproken. 2. Of per , via: absentie@hoofdvaartcollege.nl 3. De conciërge luistert de voic af en noteert de naam van de leerling, de persoon die het verzuim meldt en de reden van het verzuim. De docenten kunnen zien welke leerlingen afwezig gemeld zijn. 4. Indien uw kind op maandag nog steeds ziek is, ontvangen wij wel graag een nieuwe ziekmelding. Let op. Afspraken (bijvoorbeeld voor tandartsbezoek) moeten zoveel mogelijk buiten schooltijd worden gemaakt. Als uw kind toch moet verzuimen, dan meldt u dit zo vroeg mogelijk (minimaal een aantal dagen) via bovenstaande mogelijkheden. Hebben wij vooraf geen bericht ontvangen, dan kunnen wij uw kind geen toestemming geven het schoolterrein te verlaten. Beter melden Zodra uw kind weer beter is, kunt u dit vanaf nu op twee manieren laten weten: - Op de laatste ziektedag/avond per , via: absentie@hoofdvaartcollege.nl Belangrijk is dat u duidelijk de naam, klas en de reden van de absentie aangeeft. - Op de eerste dag dat uw kind weer op school komt, via het groene briefje. Uw kind dient dat voor aanvang van de lessen in te leveren in de brievenbus bij de conciërges. In de klas 3. De docent registreert het verzuim in Magister door middel van eenduidige codes (alleen NB of PR). NB. Als aan het begin van de les Magister is geopend, is het noodzakelijk om eerst het scherm te verversen alvorens NB in te voeren. Doe je dat niet, dan wordt de invoer van ziek-/of verlofmelding alsnog overruled door de NB melding van de docent. 5

6 Afhandeling Vervolgacties bij te laat komen (na 10 minuten) 1. De leerling haalt een te laat briefje bij de conciërge. 2. De conciërge registreert het te laat komen in Magister. 3. De leerling gaat om 8.30 de les in en levert het briefje in bij de docent. 4. Als het een ander lesuur betreft dan blijft de leerling in de kantine en wordt de leerling op NB gezet. 5. Als eerste sanctie meldt de leerling zich dezelfde dag na de lessen bij de conciërge. 6. Bij veelvuldig te laat komen, 2 maal per week, bespreekt de mentor met de leerling hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. 7. Na 5 maal te laat heeft de mentor een gesprek met de ouders/verzorgers. 8. Als het te laat komen aanhoudt na het gesprek met de ouders/verzorgers en leerling, overlegt de mentor dit met de teamleider. 9. Bij te laat komen van meer dan 9x per maand, meldt de verzuimcoördinator het te laat komen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. 10. Tegelijkertijd stelt de verzuimcoördinator de leerplichtambtenaar van de school op de hoogte en stuurt hem/haar de verzuimoverzichten (digitaal) toe. Vervolgacties bij ziekte Criteria zorgwekkend ziekteverzuim (signaal verzuim) a. langdurig ziekteverzuim: langer dan 10 aaneengesloten dagen ziek; b. frequent ziekteverzuim: vaker dan 3x in 2 maanden ziek; c. twijfelachtig ziekteverzuim: twijfel over de verklaring van het ziek zijn, het vermoeden dat ziekte niet de oorzaak is van het verzuim, bijvoorbeeld bij zeer vage klachten, bij regelmatig te late ziekmeldingen, vaak ziek bij bepaalde lessen of op bepaalde dagen, etc. Stappen bij ziekte van een leerling Bij 16uur Ziek, Ziek naar Huis of Dokter wordt de leerling besproken met de schoolarts. 1. Als een leerling ziek is, neemt de mentor na maximaal 3 schooldagen contact op met de ouders/verzorgers. In dit gesprek informeert de mentor hoe het gaat met de leerling en wordt afgesproken wanneer de leerling weer op school komt. 2. Als de afgesproken termijn verlopen is (of max 5 schooldagen) en de leerling is nog niet op school, neemt mentor opnieuw contact op met de ouders/verzorgers. Zijn er zorgen over de leerling, dan informeert de mentor de teamleider. - Indien er sprake is van 10 dagen verzuim neemt de mentor weer contact op met de leerling/ouders. I. De mentor vraagt naar de mogelijke herstel datum; II. De mentor vraagt of er overleg is geweest met een arts; III. De mentor vraagt of de klacht naar de mening van de ouders school gerelateerd is; 3. In overleg kan worden besloten om de schoolarts in te schakelen. Dit moet aan de ouders medegedeeld worden (per mail of telefonisch). Leerling en ouders worden dan opgeroepen om de reden van het ziekteverzuim te bespreken, afspraken te maken over terugkeer naar school en indien nodig te schakelen naar andere zorgverleners. Naast een schoolartsmelding wordt er ook altijd een signaalmelding gedaan bij de leerplichtambtenaar met de notitie om nog geen actie te ondernemen. In de geval van b. en c. doet de school een melding van signaalverzuim via DUO aan de leerplichtambtenaar: - Leerling en ouders houden zich niet aan de afspraken die met de schoolarts zijn gemaakt over terugkeer naar school en het ziekteverzuim houdt aan. - Leerling en ouders verschijnen niet op het spreekuur van de schoolarts en het ziekteverzuim houdt aan. 6

7 Verzuim vaststellen Beginnend ongeoorloofd verzuim Dit is ongeoorloofde afwezigheid van minder dan 16 uren les- of praktijktijd in 4 weken. 1. De mentor neemt nog dezelfde week contact op met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. 2. De mentor noteert dit in het logboek (formulier begeleiding) in Magister. De teamleider is beschikbaar voor overleg. 3. De mentor onderneemt verder actie, waar gewenst met ondersteuning van de teamleider; o spreekt de leerling hierop aan o en/of nodigt de ouder(s)/verzorger(s) en leerling uit voor een gesprek. 4. De mentor vraagt de verzuimcoördinator om een signaal melding te doen bij de LPA. Wettelijk verzuim: 16 lesuren of meer ongeoorloofd verzuim Dit is 16 lesuren ongeoorloofd verzuim of meer binnen 4 lesweken. 1. De mentor signaleert het verzuim en overlegt met de teamleider. 2. Na overleg met de teamleider vult de mentor het document: Interne melding LPA en schoolarts in en mailt het naar de verzuimcoördinator. (Zie T:Documenten/Verzuim) 3. De mentor licht ouders in over aanmelding bij de LPA. 4. De verzuimcoördinator meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 5 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Dit is een wettelijke verplichting. 5. Tegelijkertijd stuurt de verzuimcoördinator een verzuimoverzicht (digitaal) aan de leerplichtambtenaar, stelt hem/haar op de hoogte van de achtergronden van het verzuim en geeft door welke acties de school heeft ondernomen. Signaal verzuim = zorgelijk verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd) Dit kan gaan om langdurig ziekteverzuim, (vermoeden van) onterechte ziekmeldingen of spijbelgedrag van meerdere lesuren per week. 1. De mentor signaleert het verzuim en overlegt met de teamleider. 2. Na overleg met de teamleider vult de mentor het document: Interne melding LPA en schoolarts in en mailt het naar de verzuimcoördinator. (Zie T:Documenten/Verzuim) 3. De mentor licht ouders in over aanmelding bij de LPA. 4. De verzuimcoördinator overlegt met de coördinator zorg. 5. De coördinator zorg verwijst zo nodig door. 6. De mentor stelt de ouders/verzorgers hiervan op de hoogte. 7. Indien nodig bespreekt de teamleider/coördinator zorg het verzuim in het Zorg Advies Team (ZAT), waarbij de leerplichtambtenaar aanwezig is. 8. Eventueel meldt de verzuimcoördinator de leerling via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Luxe verzuim Dit is verzuim waarbij met vakantie wordt gegaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de schooldirecteur of de leerplichtambtenaar. Hierbij staat het eigen belang van de ouder/jongere/verzorger voor op dat van schoolbezoek. Het kan bv. gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat. Actie: als bij wettelijk ongeoorloofd verzuim (zie hierboven). 7

8 Verlof Extra verlof Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders. Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen moeten ouders minimaal twee dagen te voren aan de school, liefst schriftelijk, kenbaar maken (dit is een kennisgeving, geen aanvraag). Zie bijlage 4 voor toelichting. De teamleider neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Bij twijfel kan de school contact opnemen met de leerplichtambtenaar. De directeur blijft echter verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing. De leerplichtambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van meer dan 10 dagen. De teamleider houdt een dossier bij van de verlofaanvragen. 1. Leerlingen halen bij de teamleider een verlofformulier en ouders vullen dit in. De leerling levert dit minimaal twee weken van te voren in bij de teamleider. 2. Als het gaat om meer dan 10 dagen geeft de teamleider de aanvraag door aan de leerplichtambtenaar. 3. De teamleider geeft het toegekende of afgewezen extra verlof door aan de mentor en verwerkt dit in Magister. 4. Ook afgewezen extra verlof moet worden geregistreerd, zodat actie kan worden ondernomen (DUOmelding) als de leerling er in die periode niet is of ziek wordt gemeld. Let op: De eerste twee weken van het nieuwe schooljaar wordt er geen verlof verleend. Als de leerling niet terug is na het toegekende verlof 5. De docent noteert de afwezigheid als ongeoorloofd verzuim (NB). 6. De mentor informeert zsm de teamleider. 7. De verzuimcoördinator meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 5 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. 8. Tegelijkertijd stuurt de verzuimcoördinator een verzuimoverzicht (digitaal) aan de leerplichtambtenaar en informeert hem/haar over de verlofaanvraag. 8

9 Magister Verzuimregistratiesysteem 1. De docent voert dagelijks het verzuim in Magister in. Dit is nodig om het ongeoorloofd schoolverzuim van 16 lesuren of meer, onverwijld (binnen 5 dagen) te kunnen melden zoals volgens de Leerplichtwet verplicht is. NB. Als aan het begin van de les Magister is geopend, is het noodzakelijk om eerst het scherm te verversen alvorens NB in te voeren. Doe je dat niet, dan wordt de invoer van ziek-/of verlofmelding alsnog overruled door de NB melding van de docent. 2. Als er opvallende zaken zijn, informeert de docent/mentor de teamleider. 3. Deze informeert indien nodig de verzuimcoördinator. Codes PR = Present Ongeoorloofd verzuim: NB = Afwezig zonder bericht (deze code moet worden omgezet zodra de reden bekend is) o Bij een briefje achteraf wordt het AF o Na het inhalen van de uren wordt het AA LT = Te laat VW = Verwijderd uit de les Geoorloofd verzuim: Z = Ziek ZH = Ziek naar huis BL = Onderwijs gerelateerde afwezigheid (projectdagen) D = Dokters-, tandarts- en ziekenhuisbezoek (medisch) RB = Rij/brommerexamen V = Verlof wegens de specifieke aard van het beroep van ouders of vanwege andere gewichtige omstandigheden S = Schorsing G = Gesprek (LPA/TL) TO = Time out ST = Stage TR - Trajectgroep 9

10 Bijlage 1 Automatische verzuimmelding naar ouders Van elk lesuur dat de leerling als NB staat genoteerd gaat er automatisch een bericht naar ouders. Geachte ouder/verzorger van, Uw zoon/dochter was op 31 januari, het 2 de lesuur, absent in de les. Hij /Zij staat momenteel geregistreerd als "NB". U krijgt dit bericht voor elk lesuur waarin afwezigheid van uw kind wordt geconstateerd zonder dat er bij ons een geoorloofde reden bekend is. Voor een juiste verwerking is het van belang dat we de absentiemelding vóór 8:20 uur van u ontvangen. Dat kan op twee manieren: - Telefonisch inspreken op de voice mail, via telefoonnummer: , optie 1 - Per , via: absentie@hoofdvaartcollege.nl Belangrijk is dat u duidelijk de naam, klas en de reden van de absentie aangeeft. Voor vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze melding kunt u per contact opnemen met de mentor van uw kind. De regels en procedures ten aanzien van verzuim kunt u nalezen in ons Verzuimprotocol op onze website. Met vriendelijke groet, De schoolleiding van het Hoofdvaart College 10

11 Bijlage 2 taken en verantwoordelijkheden medewerkers De conciërge: Registreert LT, D of Z in Magister en handelt de sanctie LT af. Verwerkt de betermeldingen die per mail of voic binnenkomen. De mentor: Is het aanspreekpunt voor de ouders en de leerling; Controleert wekelijks de aanwezigheid van de mentorklas Heeft contact met de ouders en de leerling betreffende het (ziekte)verzuim; Meldt de leerling bij de TL; Sanctioneert bij ongeoorloofd verzuim. Zet de afspraken in Magister; Na overleg met de teamleider vult de mentor het document: Interne melding LPA en schoolarts in en mailt het naar de verzuimcoördinator. (Zie T:Documenten/Verzuim) Meldt de leerling bij de coördinator zorg door middel van een zorgaanvraag (Zie T:Leerlingenbegeleidingformulieren/formulieren) De teamleider: Is eindverantwoordelijk voor het volgen van het protocol en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden; Bespreekt de verzuimcijfers van leerlingen met frequent verzuim in het SLO; Spreekt mentoren aan op het correct volgen van het protocol; Onderhoudt geregeld contact met de begeleidende mentor; Onderhoudt geregeld contact met de coördinator zorg; TL bepaalt of aanwezigheid van de coördinator zorg gewenst is bij het gesprek met de ouders; TL zet voortgang gesprekken met ouders in Magister. De coördinator zorg: Neemt de zorgaanvraag in behandeling. Bespreekt in ZAT of de leerling in aanmerking moet komen voor verwijzing naar een SMAarts (= Sociaal Medisch Adviseringsarts). De verzuimcoördinator Signaleert oplopende afwezigheid van de leerling, zowel geoorloofd als ongeoorloofd. Kan, in opdracht van de teamleider, de mentor ondersteunen. Neemt contact op met leerplicht (DUO) en koppelt dit terug aan de mentor die dit vervolgens in Magister plaatst. Neemt contact op met de schoolarts en koppelt dit terug aan de mentor die dit vervolgens in Magister plaatst. 11

12 Bijlage 3 NB-uren inhalen Overgenomen van Teyler College: Per NB-uur 30 strafregels: Ik heb vandaag niet deelgenomen aan de les, terwijl ik wel in de les aanwezig moest zijn. Hierdoor heb ik de lesstof van die les gemist en moet ik deze stof inhalen. Omdat ik voldoende en goede resultaten wil halen, zodat ik dit jaar succesvol kan afronden, moet ik iedere les aanwezig zijn. Bovendien voorkom ik dat ik deze strafregels moet schrijven en heb ik meer vrije tijd. 1 uur 30x overschrijven 2 uren 60x overschrijven 3 uren 90x overschrijven Waarschuwing door mentor aan leerling 4 uren 120x overschrijven 5 uren 150x overschrijven 1 e Waarschuwing per brief/mail naar huis 6 uren 30x overschrijven 7 uren 60x overschrijven 8 uren 90x overschrijven 9 uren 120x overschrijven 10 uren 150x overschrijven 2 de Waarschuwing per brief 11 uren 30x overschrijven 12 uren 60x overschrijven 13 uren 90x overschrijven 14 uren 120x overschrijven 15 uren 150x overschrijven 16 uren LPA melding Deze regels worden thuis geschreven, de mentor is dus veel minder belast met de NB-uren van leerlingen en de consequentie is duidelijk voor de leerlingen. De brieven zijn uniform en eveneens te vinden in de map T:Doucmenten/Verzuim. 12

13 Bijlage 4 Religieuze feestdagen Wanneer een leerling plichten moet vervullen die voortvloeien uit godsdienst of levensovertuiging, heeft hij recht op verlof. Per verplichting geeft de school in principe één dag vrij. In verreweg de meeste situaties is dit voldoende om aan religieuze verplichtingen te kunnen voldoen. Als de leerling gebruik wil maken van deze vorm van extra verlof, moeten zijn ouders - of de leerling zelf als hij niet meer bij zijn ouders woont - dit minimaal twee dagen van tevoren schriftelijk melden bij de directeur van de school. Voor de volgende religieuze feestdagen verleent de school na correcte melding in ieder geval verlof: Joodse feestdagen Joods nieuwjaar Rosj Hasjanah Grote Verzoendag Yom Kippoer Loofhuttenfeest Soekot Vreugde der Wet Simchat Thora Feest van het Licht Chanoeka Lotenfeest Poerim Joods paasfeest Pesach Feest van Gods openbaring Sjavout Christelijke feestdagen Aswoensdag Biddag voor gewas en arbeid Dankdag voor gewas en arbeid Islamitische feestdagen Offerfeest Ied-al-Adha Islamitisch nieuwjaar Al Hijra De tiende dag Asjoera Geboortedag van de profeet Mohammed Milad an-nabil Hemelreis van de profeet Mohammed Lailat al-mi'raj Nacht van de lotbezegeling Lailat al-bara'at Suikerfeest Ied-al-Fitr Hindoeïstische feestdagen Lentefeest Holi Phagua Lichtjesfeest Divali Data Verreweg de meeste religieuze feestdagen worden jaarlijks op een andere dag gevierd. Voor de juiste datum kunt u het internet raadplegen ( Andere feestdagen De bekendste christelijke feestdagen, zoals kerst en pasen, zijn officiële feestdagen waarop elke leerling vrij heeft. De leerling krijgt geen verlof voor carnaval, omdat dit, ondanks de religieuze oorsprong geen religieus feest is. Carnaval duurt van vrijdag- tot dinsdagavond en binnen deze periode zijn er voldoende mogelijkheden om na schooltijd iets voor schoolkinderen te organiseren. 13