Provincieraadsbesluit

directie Economie, Landbouw & Platteland, Europese en Internationale samenwerking dienst Economie, Europese & Internationale samenwerking dossiernummer: 1801569 Provincieraadsbesluit betreft verslaggever Informatiepunt Europa Direct: Reglement interactieve wedstrijd "Zoektocht in de EU-projectwebsite" Organisatie interactieve wedstrijd met prijzen ter waarde van 779,60 EUR (via bestellijst) Martine Verhoeve 1. Feitelijke en juridische gronden Artikel 42, 3 van het Provinciedecreet. Voorstel van de Deputatie van 12 april 2018. 2. Motivering Op basis van artikel 42, 3 van het Provinciedecreet stelt de Provincieraad de provinciale reglementen vast. Deze reglementen kunnen onder meer betrekking hebben op het provinciaal beleid, de provinciale belastingen en retributies en het inwendige bestuur van de Provincie. Voorliggend wedstrijdreglement is een reglement dat betrekking heeft op het beleid van de Provincie Oost-Vlaanderen. Dit reglement wil met name het juridisch kader vastleggen voor de wedstrijd met betrekking tot de zoektocht in de EU-projectwebsite editie 2018, waarbij 5 prijzen te winnen zijn. Sensibilisering behoort tot de taakstelling van het Informatiepunt Europa Direct, deel van het voorlichtingsnetwerk van de Europese Commissie dat werd opgericht door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het Provinciebestuur. De wedstrijd is een onderdeel van het actieplan 2018 van het Informatiepunt Europa Direct ten aanzien van de Europese Commissie. Het EFRO-contactpunt Oost-Vlaanderen, tevens onderdeel van de dienst Economie, Europese en Internationale samenwerking van de provincie, staat in voor de sensibilisering van wat het EFRO Vlaanderen programma (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling) realiseert in de provincie Oost- Vlaanderen. Communicatie is onderdeel van de beheersovereenkomst die is afgesloten tussen de EFRO Managementautoriteit en het provinciebestuur van Oost-Vlaanderen voor de uitvoering en financiering van de taken van het Provinciaal Contactpunt Oost-Vlaanderen. 3. Besluit

p. 2 Met 62 ja stemmen, bij 6 onthoudingen Het Reglement voor de wedstrijd met betrekking tot de zoektocht in de EUprojectwebsite editie 2018 wordt vastgesteld als volgt: Artikel 1 Voorwerp Binnen de perken van de daartoe op het budget van de Provincie Oost- Vlaanderen goedgekeurde delen van kredieten en overeenkomstig de bepalingen van dit reglement kan de Deputatie beslissen om in 2018 de wedstrijd met betrekking tot de zoektocht in de EU-projectwebsite editie 2018 te organiseren. Deze wedstrijd is een initiatief van het Informatiepunt Europa Direct en het EFRO-contactpunt Oost-Vlaanderen. Beide entiteiten zijn diensten van de Provincie Oost-Vlaanderen. Het gaat om een interactieve wedstrijd die zich richt tot alle burgers ouder dan 7 jaar en die zich toespitst op de EUprojectenwebsite https://euprojecten.oost-vlaanderen.be/. Deze wedstrijd vindt plaats in de maand vóór het evenement Cities4europe-Europe4citizens van de organisatie Eurocities. Via deze EU-projectenwebsite wil de Provincie Oost-Vlaanderen de burgers laten kennismaken met de door de Europese Unie gesteunde projecten in de provincie. Artikel 2 Prijzen De Provincie Oost-Vlaanderen reikt in 2018 de volgende prijzen uit: 1 de hoofdprijs is een bongobon voor een Europese Citytrip Europa voor 2 personen ter waarde van 299,90 EUR; 2 de 2 de prijs is een bongobon voor een buitengewone bed & breakfast voor 2 personen ter waarde van 199,90 EUR; 3 de 3 de prijs is een bongobon voor een wellness-weekend voor 2 personen ter waarde van 139,90 EUR; 4 de 4 de prijs is een bongobon voor een gastronomisch diner voor 2 personen ter waarde van 89,90 EUR; 5 de 5 de prijs is een mand met Oost-Vlaamse streekproducten van het PEVA in privaatrechtelijke vorm EROV ter waarde van 50 EUR. Deze prijzen staan op naam van de winnaars en kunnen niet worden doorverkocht. Het is evenmin mogelijk om deze prijzen om te ruilen in geld of in voordelen in natura. Artikel 3 Mogelijke deelnemers Alle natuurlijke personen ouder dan 7 jaar met woonplaats in België kunnen deelnemen aan deze wedstrijd. Deelname aan de wedstrijd is gratis.

p. 3 Minderjarigen kunnen echter pas deelnemen aan deze wedstrijd als zij de uitdrukkelijke toestemming hebben van een van hun ouders, van hun leerkracht of van iemand anders die het ouderlijk gezag over hen uitoefent. Kunnen niet deelnemen aan deze wedstrijd: personeelsleden van het Informatiepunt Europa Direct, van het EFRO-contactpunt Oost-Vlaanderen en hun familieleden tot in de 2 de graad. De Provincie Oost-Vlaanderen behoudt zich het recht voor om te controleren of de deelnemers beantwoorden aan hogervermelde voorwaarden. Indien dit niet het geval is, dan kan de Provincie hen verdere deelname aan de wedstrijd ontzeggen. Artikel 4 Verloop van de wedstrijd De wedstrijd loopt van 9 mei tot en met 31 mei 2018 om middernacht. De Provincie Oost-Vlaanderen behoudt zich echter het recht voor om de duur van deze wedstrijd omwille van technische en/of organisatorische redenen in te korten of te verlengen. Deelname aan de wedstrijd verloopt via het invullen van het papieren deelnameformulier of het digitale deelnameformulier op de website van de Provincie Oost-Vlaanderen www.oost-vlaanderen.be/europadirect. De deelnemer moet volgende velden correct invullen: 1 voornaam en naam; 2 emailadres; 3 postadres: straat, huisnummer, postcode en gemeente; 4 telefoon- of GSM-nummer. De Provincie Oost-Vlaanderen behoudt zich het recht voor de correctheid van deze gegevens na te gaan en hierover, indien nodig, de nodige inlichtingen in te winnen. Indien blijkt dat deze velden niet correct werden ingevuld, wordt de betrokkene uitgesloten van verdere deelname. Elke deelnemer speelt individueel en kan meerdere malen deelnemen door het invullen van meerdere deelnameformulieren. Er kan echter maar 1 prijs per postadres worden toegekend. De deelnemers moeten 4 vragen invullen: 1 drie meerkeuzevragen over de door de Europese Unie gesteunde projecten in de provincie; 2 de schiftingsvraag, luidend als volgt: Hoeveel deelnemers met een correct ingevuld deelnameformulier (zowel papieren als digitaal) zullen op 31 mei 2018 om middernacht hebben deelgenomen aan de wedstrijd? Artikel 5 Jury

p. 4 De ingevulde deelnameformulieren worden beoordeeld door een jury, waarvan de leden worden aangesteld door de Deputatie, op voorstel van de directie Economie, Landbouw & Platteland, Europese & Internationale Samenwerking van de Provincie Oost-Vlaanderen. Deze jury bestaat uit een aantal stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden, samengesteld als volgt: 1 de coördinator-expert Europa van de directie Economie, Landbouw & Platteland, Europese & Internationale Samenwerking, voorzitter van de jury; 2 een personeelslid van het team Europa van de Provincie Oost-Vlaanderen; 3 het personeelslid van het EFRO-contactpunt Oost-Vlaanderen; 4 de beleidsmedewerker van het Informatiepunt Europa Direct, secretaris van de jury. Deze jury kan slechts beraadslagen en beslissen indien minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. De secretaris van de jury heeft geen stemrecht. Artikel 6 Beslissingsprocedure De jury komt in de 1 ste helft van de maand juni 2018 samen en beoordeelt de ingevulde deelnameformulieren aan de hand van de volgende criteria: 1 de winnaar van de hoofdprijs is de deelnemer die de 4 vragen zoals omschreven in artikel 4, laatste lid correct heeft beantwoord; 2 indien de schiftingsvraag door niemand correct werd beantwoord, is de winnaar van de hoofdprijs de deelnemer die de 3 meerkeuzevragen correct heeft beantwoord en die het antwoord op de schiftingsvraag het dichtst heeft benaderd; 3 indien er in de voorgaande gevallen een ex-aequo is, zal het lot bepalen wie de winnaar van de hoofdprijs wordt; 4 de 2 de, 3 de, 4 de en 5 de prijs worden toegekend aan de deelnemers die de 3 meerkeuzevragen correct hebben beantwoord en die het antwoord op de schiftingsvraag het 2 de, 3 de, 4 de en 5 de dichtst benaderen. Indien het lot moet bepalen wie de winnaar van de hoofdprijs wordt, schuiven de winnaars van de 2 de, 3 de, 4 de en 5 de prijs zoveel plaatsen op als er resterende ex-aequo s zijn; 5 indien er meerdere deelnemers op hetzelfde postadres in aanmerking komen voor een prijs, wordt deze prijs toegekend aan de deelnemer die op basis van de vorige criteria het hoogst gerangschikt wordt. Indien nodig gaan de stemgerechtigde leden van de jury over tot een stemming. In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

p. 5 Artikel 7 Communicatie Over voorliggend reglement, het verloop van de wedstrijd en de beslissingen van de jury wordt niet gecommuniceerd. Artikel 8 Bekendmaking en uitreiking Elke winnaar wordt persoonlijk via mail op de hoogte gebracht van de toegekende prijs. De verschillende winnaars worden bekendgemaakt tijdens een apart evenement. Tegelijkertijd worden ook de bijhorende prijzen uitgereikt. Indien de winnaars niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn, kunnen zij zich bij gemotiveerde verhindering laten vervangen door iemand van hun keuze. Artikel 9 Persoonsgegevens De Provincie Oost-Vlaanderen neemt de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 4, 3 de lid op in een bestand en verwerkt deze in overeenstemming met de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Zij bewaart deze persoonsgegevens enkel in het kader en voor de duur van deze wedstrijd en bezorgt deze niet aan derden. Elke deelnemer heeft het recht op kennisgeving, het recht van verzet, het recht op mededeling, het recht op verbetering en het recht van verhaal zoals omschreven in de Wet van 8 december 1992. Hij kan deze rechten uitoefenen door hiervoor een mail te sturen naar europadirect@oost-vlaanderen.be. Artikel 10 Aanvaarding van het reglement Door deel te nemen aan deze wedstrijd aanvaarden de deelnemers dit reglement. De beslissingen van de jury zijn definitief en kunnen niet het voorwerp uitmaken van enige discussie of juridisch geschil. Artikel 11 Exoneratiebeding De Provincie Oost-Vlaanderen kan niet aansprakelijk worden gesteld: 1 in geval van wijzigingen aan of annulering van de wedstrijd wegens overmacht; 2 voor onsuccesvolle pogingen om deel te nemen aan de wedstrijd door technische onderbrekingen, vertragingen in het ontvangen of versturen van

p. 6 mails of van het deelnameformulier, verlies of beschadiging van gegevens tijdens of na de transmissie, ; 3 in geval van problemen bij het aanwenden van de prijs. Artikel 12 Betwistingen De Deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement. Artikel 13 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2018 en is van toepassing op de editie van de wedstrijd voor 2018. Gent, 25 april 2018 namens de Provincieraad: De provinciegriffier, Albert De Smet De voorzitter, Greet De Troyer