Concept gemeenschappelijke regeling inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering (PIT), versie 07 07 2014 Zoals vastgesteld door de portefeuillehouders Dienstverlening & ICT op 28 augustus 2013, met toevoeging van artikelen7 en 8 op grond van archiefwet 1995. De oude artikelen 7 t/m 12 zijn vernummerd tot 9 t/m14. Tevens is het artikel 6 gewijzigd en is voor de toetreding van nieuwe leden alleen toestemming van de deelnemersraad nodig. Tot slot is in de aanhef de tekst bij de veiligheidsregio gecorrigeerd Gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering. I. De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Brunssum, en Onderbanken, (handelend krachtens het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 1 ) ; II. De Veiligheidsregio Zuid Limburg, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter de heer O. Hoes, (handelend krachtens het besluit van het algemeen bestuur d.d.); gezamenlijk verder te noemen: Partijen, gelet op artikel 1, eerste en tweede lid en artikel 93 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet en artikel 10 van de Wet op de Veiligheidsregio s, overwegende: In aanmerking nemende dat: - partijen inzien dat samenwerking op ICT gebied partijen voordelen oplevert in de zin van risicobeheersing, bedrijfszekerheid, efficiency van bedrijfsmiddelen en verbetering van dienstverlening; - partijen de ambitie hebben en de noodzaak inzien van een regionale samenwerking ter zake van ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering; - de gemeente Heerlen besloten heeft tot het oprichten van een gemeenschappelijke dienst voor ICT dienstverlening Parkstad IT; 1 Bijzin niet perse noodzakelijk: indien wel opgenomen ook bij de veiligheidsregio handhaven)
- partijen de ICT dienstverlening wensen onder te brengen bij de gemeente Heerlen, die als centrumgemeente gaat fungeren; - partijen elkaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen en de belangen van het personeel wensen te waarborgen; - partijen deze samenwerking wensen vast te leggen in een lichte gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan; besluiten de volgende gemeenschappelijke regeling te treffen: Artikel 1. Definities In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); b. Regeling: de gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering; c. PIT (Parkstad IT): de werkeenheid van de centrumgemeente Heerlen die belast is met de taken genoemd in deze overeenkomst; d. ICT: het geheel aan voorzieningen op het gebied van Informatie en Communicatietechnologie. e. Partijen: de colleges van de gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf en Onderbanken, en de Veiligheidsregio Zuid Limburg, onderdelen Brandweer Zuid Limburg en Programmaburo gezamenlijk. Artikel 2 Doelstelling, taken en bevoegdheden 2.1 Deze regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke belangen van de deelnemende partijen te behartigen op het gebied van Informatie en communicatietechnologie. De doelstellingen zijn: 1. Het waarborgen van continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de ICT dienstverlening door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. Verhogen van de kwaliteit van processen, waardoor partijen beter kunnen functioneren; 3. Verhogen van professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. Efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht; 5. Realiseren van besparingen door schaalvoordelen; het ontdubbelen van ICT voorzieningen, het beperken van de (stijgende) ICT kosten. 6. Het gezamenlijk inkopen van software in overeenstemming met de eisen van de licentiegever.
2.2. De centrumgemeente Heerlen voert mede namens de overige partijen de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de belangen te behartigen zoals bedoeld onder 2.1. 2.3. De gemeente Heerlen houdt daartoe binnen de eigen ambtelijke organisatie een werkeenheid in stand aangeduid als PIT. 2.4. Ter uitwerking van het bepaalde onder 2.2 maken de deelnemende partijen nadere afspraken over de te verrichten taken en de daarbij horende kwaliteitseisen. Deze afspraken en verplichtingen worden opgenomen in een dienstverleningsovereenkomst en/of service level agreement met de centrumgemeente. 2.5. De dienstverleningsovereenkomst kan jaarlijks worden bijgesteld. Deze bijstelling dient voor 15 december van enig jaar te zijn vastgesteld ten behoeve van het daaropvolgende jaar. 2.6. Het palet van producten en diensten is gericht op ICT ondersteuning van de publieke taken op lokaal niveau. Artikel 3 Exclusiviteit Partijen verbinden zich de dienstverlening op ICT gebied te doen uitvoeren door PIT. Artikel 4 Samenwerkingsoverleg: Deelnemersraad en Dienstverleningsoverleg 4.1 Er is een deelnemersraad 4.2. De deelnemersraad is een samenwerkingsoverleg op strategisch niveau over de kwaliteit van de dienstverlening en de ontwikkeling van de samenwerking. 4.3. Partijen worden in de deelnemersraad vertegenwoordigd door één persoon per partij. Bij voorkeur wordt daarvoor de verantwoordelijke directeur/hoofd voor de bedrijfsvoering, dan wel de algemeen directeur van de deelnemende partij afgevaardigd. 4.4 Daarnaast heeft het hoofd van PIT zitting in de deelnemersraad. Hij vervult de functie van secretaris en draagt zorg voor de organisatie van de vergaderingen, het opstellen van de agenda en de notulering. 4.5. Dit overleg vindt minimaal vier keer per jaar plaats. Dit overleg betreft in ieder geval het vaststellen van de begroting, de doelstelling van de regeling als bedoeld in artikel 2, het behartigen van de belangen van de deelnemers en de toetreding van eventuele nieuwe deelnemers. 4.6. Besluiten in de deelnemersraad worden genomen met meerderheid van stemmen en ondersteund door minimaal twee partijen. Iedere deelnemer heeft per afgenomen werkplek één stem (peildatum per 01 januari van het betreffende kalenderjaar). Het hoofd van PIT heeft geen stemrecht maar wel een adviserende rol. 4.7. Er is een dienstverleningsoverleg
4.8. Het dienstverleningsoverleg is een samenwerkingsoverleg op tactisch en operationeel niveau van de deelnemende partijen bestaande uit de contractmanagers van partijen en of de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de betreffende partijen, alsmede het hoofd PIT. 4.9 Het hoofd PIT kan zich laten bijstaan en of vervangen door het verantwoordelijk bureauhoofd voor dienstverlening van PIT. Artikel 5 Financiën 5.1 Voor de uitvoering van de in artikel 2 omschreven doelstellingen wordt door partijen een financiële bijdrage geleverd op basis van de berekeningsgrondslag, die wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. 5.2 Er wordt uitgegaan van een voor partijen uniforme producten en dienstencatalogus met generieke tarieven. Op onderdelen kan maatwerk worden geleverd tegen een afwijkende tarifering. Dit vormt onderwerp van bespreking in het dienstverleningsoverleg. 5.3 In de afzonderlijke dienstverleningsovereenkomst worden de af te nemen diensten met de bijbehorende kosten vastgelegd. Er wordt uitgegaan van een eensluidende kostentoerekening, welke in de afzonderlijke dienstverleningsovereenkomsten zal worden uitgewerkt en vastgelegd. 5.4 Het college van de gemeente Heerlen is verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de jaarlijkse begroting, dit laat onverlet dat partijen zich verplichten om jaarlijks binnen hun begroting middelen te reserveren welke overeenkomen met de hoogte van de gemeentelijke bijdragen aan PIT. Artikel 6 Toetreden partijen 6.1 De deelnemersraad kan aan de gemeente Heerlen toestemming verlenen om, onder voorwaarden die gelijkluidend zijn aan de voorwaarden die voor de deelnemers gelden, een bilaterale lichte gemeenschappelijke regeling overeen te komen met nieuwe leden, zijnde (een) andere gemeente(n) of (een) ander(e) publieke rechtsperso(o)n(en), waarbij de gemeente Heerlen namens partijen als contractant optreedt. 6.2. De GR onder 6.1. bedoeld bevat de zelfde bepalingen als de onderhavige GR. Nieuwe deelnemers treden, conform de bepalingen in deze GR, toe tot de deelnemersraad en het dienstverleningsoverleg. Artikel 7 Archiefbescheiden 7.1 Het college van de centrumgemeente is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, overeenkomstig een door de gemeenteraad, met inachtneming van artikel 40 van de Archiefwet 1995 vast te stellen archiefverordening, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld. 7.2 Voor zover er sprake is van door deelnemende gemeenten gemandateerde taken, berust de zorg voor de desbetreffende archiefbescheiden bij deze gemeenten.
7.3. Met het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de gemandateerde taken is de archivaris van de desbetreffende gemeente belast. 7.4. Bij opheffing van de gemeenschappelijke regeling wordt ten aanzien van de archiefbescheiden een voorziening getroffen conform artikel 4 lid 1 van de Archiefwet 1995. Artikel 8 : Locatie archiefbescheiden gemeenschappelijke regeling Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid en artikel 13 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, is aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Heerlen; Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis te Heerlen. Artikel 9: Wijzigen, uittreden, opheffen 9.1 De regeling kan worden gewijzigd of worden opgeheven bij eensluidende besluiten van de bevoegde bestuursorganen van tenminste twee/derde van de deelnemende partijen, na verkregen toestemming van de betreffende gemeenteraden c.q. algemeen bestuur. 9.2. Opheffen van de regeling leidt tot opheffen van PIT en tot beëindigen van de dienstverlening aan partijen. 9.3 Een partij, met uitzondering van de centrumgemeente, kan besluiten om uit te treden uit deze regeling. 9.4 Uittreden leidt tot een beëindiging van de dienstverlening aan de uittredende partij en brengt met zich mee dat deelname aan de Deelnemersraad na ommekomst van een jaar na het besluit tot uittreding vervalt. 9.5 Uittreden vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere partijen van tenminste 4 jaar. 9.6 Uittreden kan voor de eerste maal plaatsvinden per 31 december 2019. Artikel 10 Afdekken financiële risico s Indien sprake is van het opheffen van de regeling geldt dat alle deelnemende partijen zich garant stellen voor een behoorlijke en adequate afhandeling van de verplichtingen, die de gemeente Heerlen ter uitvoering van deze regeling is aangegaan, dit door middel van bij voorkeur overname van personeel en/of zo nodig financiële bijdragen. Artikel 11 Evaluatie Deze regeling wordt periodiek geëvalueerd door partijen. Dit is een taak van de deelnemersraad. Dit zal voor het eerst plaatsvinden twee jaar na de datum van inwerkingtreding van de regeling en vervolgens elke vier jaar. De evaluatie heeft vooral betrekking op de vragen of de samenwerking voldoende bijdraagt aan de behartiging van de in artikel 2 genoemde belangen, welke kosten hiervoor zijn gemaakt en de kwaliteit van de ICT dienstverlening.
Artikel 12 Geschillenregeling 12.1 Partijen verplichten zich om in geval van geschillen omtrent de inhoud en uitvoering van de regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten. 12.2 Indien niet in der minne tot een oplossing wordt gekomen, zullen partijen het geschil voorleggen aan gedeputeerde staten van Limburg conform artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 13 Inwerkingtreden en duur De regeling treedt in werking op de dag dat zij door alle oprichtende partijen is ondertekend en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 14 Bekendmaken en citeertitel 14.1 De regeling, alsmede besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling worden door het college van de gemeente Heerlen aan het College van Gedeputeerde Staten van de Provincie Limburg verzonden. 14.2 Partijen dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor het bekendmaken van deze regeling. 14.3 Deze regeling kan worden aangehaald als Gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering. Het college van de gemeente Heerlen, Het college van de gemeente Kerkrade, Het college van de gemeente Landgraaf,
Het college van de gemeente Brunssum, Het college van de gemeente Onderbanken, Etc. etc.