Stichting Woongoed Middelburg Procuratieregeling Notitienummer: N18.026 Versie 2.1 d.d. 14-06-2018 Ter kennisname in de Auditcommissie vergadering d.d. 14-06-2018 Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 1/11
Inhoud 1. Definities... 3 2. Toepasselijkheid... 3 3. Vaststelling... 4 4. Algemene bepalingen... 4 5. Delegeren... 4 6. Betalen... 5 7. Plaatsvervanging Bestuur... 5 8. Openbaarheid... 6 9. Slotbepaling... 6 BIJLAGE 1 Bevoegdhedenmatrix... 7 BIJLAGE 2 Matrix profielen en bevoegdheden betalingen... 10 BIJLAGE 3 Handtekeningenlijst... 11 Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 2/11
1. Definities 1.1 In deze regeling hebben de onderstaande begrippen de volgende betekenis: Auditcommissie De auditcommissie als bedoeld in artikel 105 lid 1 onder g van het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 en de Governancecode (artikel 3.29), belast met het bevorderen van de kwaliteit van de besluitvorming op financieel gebied ingesteld door de Raad van Commissarissen op basis van artikel 19 van het Reglement van de Raad van Commissarissen. Bestuur Het orgaan van de Stichting dat de Stichting bestuurt als bedoeld in artikel 291 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. DAEB Diensten van algemeen economisch belang als bedoeld in artikel 1 lid 1 van de Woningwet. Deelneming De deelnemingen van de Stichting zoals bedoeld in artikel 6 lid 6 van de Statuten c.q. elke door de Raad van Commissarissen op basis van artikel 6 lid 6 van de Statuten aangewezen deelneming / verbonden onderneming. Niet-DAEB Diensten niet van algemeen economisch belang. Vastgoed en grond welke niet in de categorie DAEB vallen. Raad van Commissarissen Het orgaan van de Stichting dat toezicht op het Bestuur houdt zoals bedoeld in artikel 26, 30 en 31 van de Woningwet. (Procuratie)regeling Project Projectbudget Statuten Stichting De onderhavige regeling. Een reeks activiteiten die een vooraf bepaald resultaat moeten opleveren. Een projectbudget is een budget voor een specifiek project. De vigerende statuten van de Stichting. Stichting Woongoed Middelburg, statutair gevestigd te Middelburg (verder: Woongoed). 2. Toepasselijkheid 2.1. In deze Procuratieregeling is vastgelegd welke bevoegdheden zijn toegekend aan medewerkers van Woongoed en onder welke voorwaarden die bevoegdheden gelden. Toekenning vindt plaats op basis van functie en niet op persoonlijke titel. 2.2. De Procuratieregeling is van toepassing op de gehele organisatie van de Stichting, zowel op haar DAEB-tak als op haar niet-daeb-tak. 2.3. De Procuratieregeling is, voor zoveel mogelijk, tevens van toepassing op Deelnemingen, voor zover het Bestuur tevens direct of indirect de Deelneming kan besturen c.q. het Bestuur direct of indirect stemrecht op aandelen in de Deelneming kan uitoefenen. In dat kader dient in dit Reglement onder Stichting of Woongoed, voor zoveel mogelijk tevens Deelneming(en), te worden verstaan. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 3/11
3. Vaststelling 3.1. De Procuratieregeling is vastgesteld door het Bestuur, die daartoe volgens de Statuten bevoegd is. De regeling wordt jaarlijks getoetst op juistheid en volledigheid op initiatief van de Middelen. Indien van toepassing neemt het Bestuur naar aanleiding van deze toets een wijzigingsbesluit. 3.2. De gewijzigde Procuratieregeling wordt door de Middelen ter kennisname in de Auditcommissie geagendeerd. 4. Algemene bepalingen 4.1. De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de statutaire kaders van Woongoed. 4.2. De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen het kader van de taken en verantwoordelijkheden, zoals deze voor de desbetreffende functionaris zijn opgenomen in functiebeschrijvingen. 4.3. De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend binnen de kaders van de door het Bestuur vastgestelde jaar- en meerjarenplannen, jaarbegroting, ondernemingsplan, regelingen en statuten alsmede overige door het Bestuur genomen besluiten. 4.4. De toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de binnen Woongoed geldende afspraken inzake besluitvorming. 4.5. De functionaris aan wie bevoegdheden zijn toegekend, dient op een door Woongoed voorgeschreven wijze verantwoording af te leggen over de uitoefening van de bevoegdheden. 4.6. Transacties met financiële instellingen vallen buiten deze regeling, tenzij de bevoegdheid daartoe voortvloeit uit de onder de punten 4.2 en 4.3 genoemde documenten en besluiten. 5. Delegeren 5.1. Daar het voor het Bestuur onmogelijk en onwenselijk is om alleen verplichtingen aan te gaan en betalingen te verrichten is een deel van deze bevoegdheid waar mogelijk gedelegeerd. 5.2. De goedgekeurde (meerjaren)begroting is de basis voor het handelen van het Bestuur. Door budgethouders aan te wijzen wordt de directe verantwoordelijkheid en bevoegdheid verder gedelegeerd. De budgethouders bestaan uit de individuele leden van het Managementteam. Zij zijn gemachtigd binnen de grenzen van hun budget verplichtingen jegens derden aan te gaan, mits deze verplichtingen de vastgestelde maxima per opdracht niet overschrijden. Bij overschrijden van het maximumbedrag per opdracht tekent het Bestuur. 5.3. De budgethouders hebben hun bevoegdheden in voorkomende gevallen naar medewerkers gedelegeerd. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 4/11
5.4. De (gedelegeerde) bevoegdheden zijn vastgelegd in de bevoegdhedenmatrix uit bijlage 1. 5.5. De aangegane verplichtingen en later gerealiseerde kosten binnen het maximum kader worden achteraf door Planning & Control getoetst in de managementrapportage. 5.6. Voor alle aan medewerkers gedelegeerde bevoegdheden gelden bij het aangaan van verplichtingen de volgende bepalingen: bij het aangaan van de verplichting wordt nadrukkelijk niet alleen gekeken naar het bedrag van de verplichting, maar wordt ook inhoudelijk getoetst of de opdracht past binnen het budgettaire kader. Budgetten mogen slechts worden besteed daar waarvoor deze bestemd zijn. Verplichtingen mogen niet worden gesplitst in meerdere kleinere verplichtingen (opknippen). 6. Betalen 6.1. Alle betalingen van Woongoed lopen via het cash managementsysteem van de huisbankier. 6.2. Betalingen worden altijd door 2 verschillende functionarissen ondertekend. 6.3. Bij de betalingen gelden de volgende uitgangspunten (zie matrix profielen en bevoegdheden betalingen in bijlage 2): - Een medewerker die kan muteren mag geen handtekening zetten. - Een medewerker die een handtekening zet, kan niet muteren. - Alleen het Bestuur of de functionaris die volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel een volmacht heeft mag een 2 e handtekening zetten. 6.4. Uitzondering op de scheiding tussen muteren en tekenen uit 6.2. is de functie van medewerker Personeel & Organisatie. Dit om de continuïteit van de betalingen te waarborgen. Deze functionaris mag zowel muteren als tekenen. Muteren geldt voor de uitbetalingen van de salarissen. In die situatie is de medewerker Personeel & Organisatie niet tekeningsbevoegd. Daarnaast mag de medewerker Personeel & Organisatie een eerste handtekening zetten in het geval er maar één lid van het Managementteam aanwezig is. Dit wordt achteraf door het Bestuur gefiatteerd. 6.5. Uitzondering op 6.1. zijn betalingen via ideal voor kantoorartikelen en/of eenmalig te bestellen artikelen. De betaling wordt verricht door één van de budgethouders. 7. Plaatsvervanging Bestuur 7.1. De raad van Commissarissen benoemd een plaatsvervangend Bestuur. Alleen functionarissen die onderdeel zijn van het managementteam kunnen worden benoemd tot plaatsvervangend Bestuur. 7.2. Indien het Bestuur meer dan twee aangesloten werkdagen niet op kantoor aanwezig is, zal het plaatsvervangend Bestuur verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken binnen Woongoed en draagt zo nodig zorg voor contacten met de Raad van Commissarissen en de Ondernemingsraad. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 5/11
7.3. Het plaatsvervangend Bestuur legt de genomen besluiten schriftelijk vast en rapporteert deze aan het Bestuur, zodra het Bestuur weer op kantoor aanwezig is. Indien het Bestuur langer dan 4 weken afwezig is, rapporteert het plaatsvervangend Bestuur aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 7.4. De vervanging is ongeclausuleerd en geldt voor zowel interne als externe rechtshandelingen. Alle bevoegdheden uit dit reglement zijn toepassing op het plaatsvervangend Bestuur. 8. Openbaarheid 8.1. De regeling wordt op een voor alle bij Woongoed werkzame medewerkers te bereiken plek gepubliceerd en maakt onderdeel uit van het informatiepakket voor nieuwe medewerkers. De regeling is voor derden via de website beschikbaar. 9. Slotbepaling 9.1. Met de vaststelling van deze procuratieregeling komen eerdere regelingen inzake procuratie en/of mandatering te vervallen per 1 juli 2018. 9.2. Het beheer van deze regeling ligt bij de Middelen. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 6/11
BIJLAGE 1 Bevoegdhedenmatrix Bevoegdhedenmatrix Woongoed Middelburg per 1 juli 2018 Bedragen zijn exclusief BTW. Taken en verantwoordelijkheden zoals opgenomen in de functiebeschrijving. Nr. 1 Verantwoordingen Onderwerp Bestuur Budgethouders Middelen Goede Woning Tevreden Klant contractman Projectleider agement realisatie onderhoudsp rogramma A inspectie A personeel en organisatie Bevoegdheid I&A en contractbeheer investeringsen exploitatie beleid Overige medewerkers vastgoed verhuur klantinformatie Medeweker verkoop huurbetaling financiële B Directie secretaresse Alle medewerkers 1 Jaarverslag en jaarrekening 2 Begroting 3 Dvi 4 Dpi 2 Fasedocumenten 1 Vaststellen fasedocument ontwerpfase > 1,0 mln. Vaststellen eerstvolgende fasedocument > 1,0 mln. als voorgaande 2 fase een vastgesteld projectbudget < 1,0 mln. kende. 3 Vaststellen fasedocument ontwerppfase < 1,0 mln. 4 Vaststellen fasedocument overige fasen 3 Accorderen overschrijding projectbudget 1 Overschrijding > 5% van het projectbudget na goedkeuring 2 Overschrijding > 5% van het projectbudget 3 Overschrijding < 5% van het projectbudget +M 4 Opdrachtverstrekking onderhoud 1 1 Opdrachtverstrekking en contract > 100.000 per opdracht 2 Opdrachtverstrekking en contract < 100.000 per opdracht 3 Opdrachtverstrekking en contract < 50.000 per opdracht Opdrachtverstrekking reparatie-, service-, mutatieonderhoud en 5 onderhoud op aanvraag binnen het raamcontract Opdrachtverstrekking reparatie- en serviceonderhoud > 1 100.000 per opdracht Opdrachtverstrekking reparatie- en serviceonderhoud < 2 100.000 per opdracht Opdrachtverstrekking reparatie- en serviceonderhoud > 500 en < 3 50.000 per opdracht 4 Opdrachtverstrekking mutatieonderhoud > 100.000 per opdracht 5 Opdrachtverstrekking mutatieonderhoud < 100.000 per opdracht Opdrachtverstrekking mutatieonderhoud > 900 en < 50.000 per 6 opdracht Opdrachtverstrekking onderhoud op aanvraag buiten overeengekomen 7 eenheidsprijzen 6 Opdrachtverstrekking verzekeringen Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 7/11
Bevoegdhedenmatrix Woongoed Middelburg per 1 juli 2018 Bedragen zijn exclusief BTW. Taken en verantwoordelijkheden zoals opgenomen in de functiebeschrijving. Nr. 7 Opdrachtverstrekking overig Onderwerp Bestuur Budgethouders Middelen Goede Woning Tevreden Klant contractman Projectleider agement realisatie onderhoudsp rogramma A inspectie A personeel en organisatie Bevoegdheid I&A en contractbeheer investeringsen exploitatie beleid Overige medewerkers vastgoed verhuur klantinformatie Medeweker verkoop huurbetaling financiële B Directie secretaresse Alle medewerkers 1 Opdrachtverstrekking en contract > 50.000 2 Opdrachtverstrekking en contract < 50.000 3 Opdrachtverstrekking en contract < 10.000 4 Verhuurbevorderende maatregelen 5 Verkoopbevorderende maatregelen 8 Akkorderen facturen Afhankelijk van budgethouder conform begroting 1 Akkoord 2 Deelakkoord 9 Uitbetaling vorderingen huurders Opdrachtverstrekking intern uitbetaling vorderingen huurders op 1 Woongoed > 100 per vordering Opdrachtverstrekking intern uitbetaling vorderingen huurders op 2 Woongoed < 100 per vordering 10 Afboekingen 1 Afboekingen huur en overige vorderingen < 100 2 Afboekingen huur en overige vorderingen > 100 11 Leningen en beleggingen 1 Aangaan en beëindigen contracten met banken en financiers Afsluiten transacties in de geldmarkt (looptijd tot 1 jaar) en in de 2 kapitaalmarkt (looptijd > 1 jaar) o/g en u/g 3 Aantrekken van kasgeld binnen de kredietfaciliteit van de huisbank 12 Belastingen Rijksoverheid via aangifte 1 Vennootschapsbelasting 2 Verhuurderheffing 3 Omzetbelasting 4 Loonbelasting 13 Belastingen Lagere overheden 1 Onroerend Zaakbelasting en rioolrechten / WOZ beschikking 2 Waterschap Akkorderen aanpassing WOZ n.a.v. bezwaren Woongoed en van 3 huurders 14 Koop / Verkoop onroerend goed Besluit tot voorgenomen koop en verkoop onroerend goed > 50.000 1 exclusief BTW per transactie 2 Koop en verkoop van woningen < 50.000 excl. BTW Koop en verkoop van woningen > 50.000 excl. BTW na goedkeuring 3 Koop en verkoop bedrijfsonroerend goed, maatschappelijk vastgoed, 4 garages en grond < 50.000 excl. BTW Koop en verkoop bedrijfsonroerend goed, maatschappelijk vastgoed, 5 garages en grond > 50.000 excl. BTW na goedkeuring Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 8/11
Bevoegdhedenmatrix Woongoed Middelburg per 1 juli 2018 Bedragen zijn exclusief BTW. Taken en verantwoordelijkheden zoals opgenomen in de functiebeschrijving. Nr. 15 Onderwerp Passend toewijzen, huuraanpassingen, servicekosten en huurdersonderhoud Bestuur Budgethouders Middelen Goede Woning Tevreden Klant contractman Projectleider agement realisatie onderhoudsp rogramma A inspectie A personeel en organisatie Bevoegdheid I&A en contractbeheer investeringsen exploitatie beleid Overige medewerkers vastgoed verhuur klantinformatie Medeweker verkoop huurbetaling financiële B Directie secretaresse Alle medewerkers 1 Vaststellen streefhuurbeleid (incl. nieuwbouw) 2 Aanpassen streefhuren binnnen streefhuurbeleid 3 Vaststellen jaarlijkse huuraanpassing 4 Aanpassen huurprijssamenstelling woningen bij mutatie 5 Afwijken regels passend toewijzen binnen vrije ruimte Ondertekenen huurovereenkomst woningen en de met de 6 huurovereenkomst samenhangende documenten Ondertekenen huurovereenkomst garages en de met de 7 huurovereenkomst samenhangende documenten 8 Ondertekenen huurovereenkomst BOG en maatschappelijk vastgoed en de met de huurovereenkomst samenhangende documenten 9 Tarieven basis- en pluspakketten 10 Tarieven servicekosten 16 Vereniging van Eigenaren (VVE) 1 Vaststellen onderhoudsbegroting (dichotoom) 2 Decharge verlenen bestuur 3 Goedkeuren aanpassing vve-bijdrage 4 Goedkeuren extra vve-bijdrage 17 Personeel 1 Van gebudgetteerde managers: werving selectie inschaling cf functieprofiel verlening tijdelijke arbeidsovereenkomst 2 Van gebudgetteerde medewerkers: werving selectie inschaling cf functieprofiel verlening tijdelijke arbeidsovereenkomst 3 Van inhuur of niet-gebudgetteerden: werving selectie inschaling cf functieprofiel verlening tijdelijke arbeidsovereenkomst 4 Aanstellingsbrief 5 Salarisvoorstel a.d.h. uitkomst beoordeling 6 Disciplinaire maatregelen 7 Opleiding/scholing gebudgetteerd 8 Opleiding/scholing niet gebudgetteerd 9 Wijziging uren contract 10 Wijziging functieomschrijving = gelijk aan huidige waardering 11 Wijziging functieomschrijving met een hogere waardering 18 Correspondentie 1 Met gevoelige of juridische boodschap 19 Cameratoezicht 1 Bekijken camerabeelden toezicht kantoor (door 2 functionarissen) M Hierbij geldt een informatieplicht naar een hierarchisch niveau hoger. 1 Exclusief reparatie-, service-, mutatieonderhoud of onderhoud op aanvraag (zie hiervoor 5). Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 9/11
BIJLAGE 2 Matrix profielen en bevoegdheden betalingen Functie Profiel BNG 2e handtekening Muteren 1e handtekening Raadplegen Downloaden Applicatie beheer Limiet? Bestuur 2 Nee Tevreden Klant / Plaatsvervangend bestuurder 2 Nee Goede Woning 2 Nee Middelen 2 Nee P&O 6 Nee administartie crediteurenbeheer 5 N.v.t. financiële 5 N.v.t. huuradministartie A + B 5 N.v.t. planning & control A + B 5 N.v.t. I&A en contractbeheer 1 N.v.t. Profiel BNG Omschrijving standaard profiel BNG 1 Raadplegen + applicatiebeheer 2 Raadplegen + handtekening 3 Raadplegen + downloaden 4 Raadplegen + muteren 5 Raadplegen + muteren + downloaden 6 Raadplegen + muteren + downloaden + handtekening Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 10/11
BIJLAGE 3 Handtekeningenlijst Voor intern gebruik, niet bestemd voor verstrekking aan derden. Procuratieregeling Woongoed Middelburg versie 2.1 11/11