Privacyreglement N.M.W.C. van Rijt-Ketelaars Beekstraat 54 6001 GJ Weert 06-40700486 inf@meelevenverliesbegeleiding.nl www.meelevenverliesbegeleiding.nl KvK nr. 69149402 1. Begripsbepalingen In dit reglement wrdt verstaan nder: De hulpverlener, Nicle van Rijt-Ketelaars handelend nder, Kvk nummer: 69149402, Beekstraat 54, te Weert De wet: de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG); Persnsgegeven: elk gegeven ver een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijke persn; Verwerking van persnsgegevens: elke handeling f elk geheel van handelingen met betrekking tt persnsgegevens. Daarnder wrdt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiding f enige andere vrm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen f vernietigen van gegevens; Bestand: elk samenhangend geheel van persnsgegevens, ngeacht f dit geheel van gegevens bij elkaar f gescheiden van elkaar wrdt verzameld, dat vlgens bepaalde criteria tegankelijk is en betrekking heeft p verschillende persnen; Verantwrdelijke: degene die het del van en de middelen vr verwerking van persnsgegevens vaststelt: Nicle van Rijt-Ketelaars, als eigenaresse van Meeleven Verliesbegeleiding; Bewerker: Nicle van Rijt-Ketelaars, als eigenaresse van ; Betrkkene: degene p wie een persnsgegeven betrekking heeft; Derde: ieder ander dan de betrkkene, de verantwrdelijke, de bewerker f enig persn die nder rechtstreeks gezag van de verantwrdelijke f de bewerker gemachtigd is m persnsgegevens te verwerken; Ontvanger: degene aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt; Testemming van de betrkkene: elke vrije, specifieke en p infrmatie berustende wilsuiting waarmee de betrkkene aanvaardt dat persnsgegevens ver hem wrden verwerkt; Verstrekken van persnsgegevens: het bekend maken f ter beschikking stellen van persnsgegevens; Verzamelen van persnsgegevens: het verkrijgen van persnsgegevens. 2. Bereik 1. Dit reglement is van tepassing p de geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens. Het is eveneens van tepassing p de niet geautmatiseerde verwerking van 1
persnsgegevens die in een bestand zijn pgenmen f die bestemd zijn m daarin te wrden pgenmen. 2. Dit reglement is van tepassing p de verwerkingen dr f namens van persnsgegevens van betrkkenen, vrnamelijk cliënten, maar kan k van tepassing zijn p medewerkers. 3. Del Dit privacyreglement heeft tt del: a. Vast te stellen van welke persnen persnsgegevens verwerkt; b. De persnlijke levenssfeer van een betrkkene van wie persnsgegevens wrden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van nndige en njuiste persnsgegevens evenals tegen de verwerking p njuiste f niet nauwkeurige wijze; c. Te vrkmen dat persnsgegevens wrden verwerkt vr een ander del dan het del waarvr ze verzameld zijn; d. De rechten van een betrkkene te waarbrgen. De deleinden waarvr binnen gegevens wrden verzameld en verwerkt, staan uitdrukkelijk mschreven in de bijlage. 4. Vertegenwrdiging betrkkene 1. Indien de betrkkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren ng niet heeft bereikt f indien de betrkkene meerderjarig is en nder curatele is gesteld, dan wel er ten beheve van de betrkkene een mentrschap is ingesteld, is in de plaats van de testemming van de betrkkene de testemming van zijn wettelijk vertegenwrdiger vereist. De testemming wrdt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrkkene een schriftelijk machtiging heeft afgegeven terzake diens vertegenwrdiging jegens verwerker, dan is mede testemming dr de schriftelijk gemachtigde vereist. 2. Een testemming kan dr de betrkkene, diens schriftelijk gemachtigde f zijn wettelijk vertegenwrdiger te allen tijde wrden ingetrkken. 5. Verantwrdelijkheid vr het beheer en aansprakelijkheid 1. De verantwrdelijke is verantwrdelijk vr het ged functineren van de verwerking en het beheer van de gegevens. Bij wrdt geen beheerder belast met het feitelijke beheer van de persnsgegevens, daar dit niet verplicht is bij kleinschalige persnsgegevensverwerking zals bij de hulpverlener het geval is; 2. De verantwrdelijke draagt er zrg vr dat er passende technische en rganisatrische maatregelen wrden uitgeverd ter beveiliging tegen enig verlies f enige vrm van nrechtmatige verwerking van gegevens. 2
3. De verantwrdelijke is aansprakelijk vr de schade die f het nadeel dat wrdt verrzaakt dr het niet-nakmen van de vrschriften uit de wet f dit reglement. De bewerker is aansprakelijk vr die schade f dat nadeel, vr zver die/dat is ntstaan dr zijn handelen. 6. Rechtmatige verwerking 1. Persnsgegevens wrden p een transparante wijze en in vereenstemming met de wet en dit reglement p behrlijke en zrgvuldige wijze verwerkt. 2. Persnsgegevens wrden alleen vr de in dit reglement bedelde deleinden verzameld en wrden niet verder verwerkt p een manier die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. 3. Persnsgegevens dienen - gelet p de deleinden waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden verwerkt tereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persnsgegevens te wrden verzameld f verwerkt dan vr het del van de registratie ndig is. 4. Persnsgegevens mgen slechts wrden verwerkt indien: De betrkkene vr de verwerking zijn ndubbelzinnige testemming heeft verleend; De gegevensverwerking ndzakelijk is vr de uitvering van een vereenkmst waarbij betrkkene partij is, f vr handelingen, p verzek van betrkkene, die ndzakelijk zijn vr het sluiten van een vereenkmst; De gegevensverwerking ndzakelijk is m een wettelijke verplichting van de verantwrdelijke na te kmen; De gegevensverwerking ndzakelijk is in verband met een vitaal belang van betrkkene; De gegevensverwerking ndzakelijk is met het g p een belang van de verantwrdelijke f van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens wrden verwerkt en dát belang vrgaat. 5. De registratie van het burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvr een wettelijke basis bestaat en/f dat er dr verantwrdelijke f verwerker een vrm van zrg aan betrkkene wrdt verleend. 6. Ieder die handelt nder het gezag van de verantwrdelijke f van de bewerker en k de bewerker zelf - verwerkt alleen persnsgegevens in pdracht van de verantwrdelijke, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen. 7. De gegevens wrden alleen verwerkt dr persnen die uit hfde van ambt, berep, wettelijk vrschrift, f p basis van een vereenkmst tt geheimhuding zijn verplicht. 7. Verwerking van persnsgegevens 1. De verwerking vindt plaats dr vr zver dat met het g p een gede behandeling van de betrkkene, dan wel beheer van de berepspraktijk ndzakelijk is. 2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke testemming van de betrkkene. 3
3. De verwerking geschiedt p verzek van een verzekeraar vr zver dat ndzakelijk is vr de berdeling van het dr de verzekeraar te verzekeren risic, dan wel vr zver dat ndzakelijk is vr de uitvering van een verzekeringsvereenkmst. 4. Znder testemming van de cliënt kunnen ten beheve van statistiek f wetenschappelijk nderzek p het gebied van de vlksgezndheid aan een ander gegevens ver de cliënt wrden verstrekt indien: Het vragen van testemming in redelijkheid niet mgelijk is en met betrekking tt de uitvering van het nderzek is vrzien in zdanige waarbrgen, dat de persnlijke levenssfeer van de cliënt niet nevenredig wrdt geschaad, f Het vragen van testemming, gelet p de aard en het del van het nderzek, in redelijkheid niet kan wrden verlangd en de hulpverlener zrg heeft gedragen dat de gegevens in zdanige vrm wrden verstrekt dat herleiding tt individuele persnen redelijkerwijs wrdt vrkmen. Verstrekking is pas mgelijk indien: Het nderzek het algemeen belang dient; Het nderzek niet znder de desbetreffende gegevens kan wrden uitgeverd en Vr zver de betrkken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt. 5. Het verbd m bijzndere gegevens als bedeld in artikel 8 te verwerken is niet van tepassing vr zver dat ndzakelijk is in aanvulling p de verwerking van persnsgegevens ver iemands gezndheid met het g p een gede behandeling/begeleiding van de betrkkene. 8. Srten van gegevens Er wrden geen andere persnsgegevens verwerkt dan: a. Naam, vrnamen, vrletters, titulatuur, geslacht, gebrtedatum, adres, pstcde, wnplaats, telefnnummer, emailadres en srtgelijke vr cmmunicatie bedelde gegevens van de betrkkene; b. Naam en telefnnummer huisarts, t.b.v. eventuele terugkppeling (na testemming van betrkkene) tijdens f na het begeleidingstraject, f anderszins dit ndzakelijk is vr de begeleiding; c. Burgerlijke staat, berep, hbby s/interesses; d. Aanleiding vr aanmelding bij (de hulpvraag); e. Gegevens betreffende gezndheid f het welzijn van de betrkkene vr zver die ndzakelijk zijn vr de begeleiding; f. Gegevens betreffende eventuele andere in het verleden geraadpleegde hulpverlener(s) (srt hulpverlener). Indien terugkppeling ndzakelijk blijkt te zijn vr de begeleiding zal een naam en telefnnummer verwerkt wrden (na testemming van betrkkene); g. Algemene gegevens betreffende gezin van herkmst (znder naamgegevens), kindertijd/puberteit van de betrkkene vr zver die ndzakelijk zijn vr de begeleiding; h. Gegevens betreffende del(en), begde effecten, f eventuele andere infrmatie die relevant is vr de begeleiding; i. Relevante persnsgegevens die dr externe partijen wrden verstrekt met betrekking tt de aangemelde prblematiek van de betrkkene; j. Gegevens die vrtvleien uit de aard en het verlp van de begeleidingsgesprekken met betrkkene (rapprtage), tussenevaluatie(s) en eindevaluatie; 4
Gegevens bij minderjarige (beneden de zestien jaren): k. Gegevens als bedeld nder a, van de uder(s) f andere wettelijk vertegenwrdiger(s) f verzrger(s) van een minderjarige; l. Gegevens als bedeld nder b, d, e, f, g, h, i, j; m. Gegevens betreffende schl (naam, plaats, telefnnummer, grep, leerkracht, bijznderheden m.b.t. schlprestaties) van de betrkkene vr zver die ndzakelijk zijn vr de begeleiding. 9. Bijzndere persnsgegevens 1. De verwerking van persnsgegevens ver iemands gdsdienst f levensvertuiging, ras, plitieke gezindheid, gezndheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging f van strafrechtelijke persnsgegevens is verbden, behalve in de gevallen waarin de wet uitdrukkelijk bepaalt dr wie, met welk del en nder welke vrwaarden dergelijke gegevens wel mgen wrden verwerkt (artikelen 17 tt en met 22 van de wet). 2. Het in het vrige lid bedelde verbd geldt, nverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tt en met 22 van de wet, niet vr zver er sprake is van een uitzndering zals bedeld in artikel 23 van de wet. 10. Gegevensverwerving Gegevens verkregen bij betrkkene 1. Indien bij de betrkkene zelf de persnsgegevens wrden verkregen, deelt de verantwrdelijke de betrkkene vóór het mment van verkrijging mede: Zijn identiteit; Het del van de verwerking waarvr de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrkkene dat del al kent. 2. De verantwrdelijke verstrekt de betrkkene nadere infrmatie vr zver dat - gelet p de aard van de gegevens, de mstandigheden waarnder zij zijn verkregen f het gebruik dat ervan wrdt gemaakt - ndig is m tegenver de betrkkene een behrlijke en zrgvuldige verwerking te waarbrgen. 3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrkkene m deelt de verantwrdelijke de betrkkene mede: Zijn identiteit; De aard van de gegevens en het del van de verwerking waarvr de gegevens zijn bestemd. Het mment waarp dat met gebeuren is: Het mment dat de verantwrdelijke de gegevens vastlegt f Als de verantwrdelijke de gegevens uitsluitend verzamelt m deze aan een derde te verstrekken: uiterlijk p het mment van eerste verstrekking aan die derde. 4. De verantwrdelijke verstrekt nadere infrmatie vr zver dat - gelet p de aard van de gegevens, de mstandigheden waarnder zij wrden verkregen f het gebruik dat ervan wrdt 5
gemaakt - ndig is m tegenver de betrkkene een behrlijke en zrgvuldige verwerking te waarbrgen. 5. Het nder 3 bepaalde is niet van tepassing indien de daar bedelde mededeling nmgelijk blijkt f een nevenredige inspanning kst. In dat geval legt de verantwrdelijke de herkmst van de gegevens vast. 6. Het nder 3 bepaalde is evenmin van tepassing indien de vastlegging f verstrekking bij f krachtens de wet is vrgeschreven. In dat geval dient de verantwrdelijke de betrkkene p diens verzek te infrmeren ver het wettelijk vrschrift dat tt vastlegging f verstrekking van de hem betreffende gegevens. 11. Recht p inzage 1. De betrkkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die p zijn persn betrekking hebben. 2. De verantwrdelijke deelt een ieder p diens verzek - z spedig mgelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het verzek - schriftelijk mee f persnsgegevens wrden verwerkt die hem betreffen. 3. Indien dat het geval is, verstrekt de verantwrdelijke de verzeker desgewenst - z spedig mgelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het verzek - schriftelijk een vlledig verzicht daarvan met infrmatie ver het del f de delen van de gegevensverwerking, de gegevens f categrieën van gegevens waarp de verwerking betrekking heeft, de ntvangers f categrieën van ntvangers van de gegevens alsmede de herkmst van de gegevens. 4. Indien een gewichtig belang van de verzeker dit eist, vldet de verantwrdelijke aan het verzek in een andere dan de schriftelijke vrm die aan dat belang is aangepast. 5. De verantwrdelijke kan weigeren aan een verzek te vlden indien en vr zver dit ndzakelijk is in verband met: De pspring en vervlging van strafbare feiten; De bescherming van de betrkkene f van de rechten en vrijheden van anderen. 12. Verstrekking van persnsgegevens 1. Verstrekking van persnsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na testemming van betrkkene f diens vertegenwrdiger, behudens een daarte strekkend wettelijk vrschrift f de ndtestand. 2. Indien verantwrdelijke znder testemming van betrkkene f diens wettelijk vertegenwrdiger persnsgegevens aan derden verstrekt, stelt verantwrdelijk betrkkene f diens wettelijk vertegenwrdiger daarvan nverwijld in kennis, tenzij dit gevaar plevert vr persnen en f zaken. 13. Recht p crrectie, aanvulling, verwijdering 6
1. Op schriftelijk verzek van een betrkkene gaat de verantwrdelijke ver tt verbetering, aanvulling, verwijdering en/f afscherming van de ver de verzeker verwerkte persnsgegevens, indien en vr zver deze gegevens feitelijk njuist, vr het del van de verwerking nvlledig, niet ter zake dienend zijn f meer mvatten dan vr het del van de registratie ndig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk vrschrift wrden verwerkt. Het verzek van betrkkene bevat de aan te brengen wijzigingen. 2. De verantwrdelijke deelt de verzeker z spedig mgelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ntvangst van het verzek, schriftelijk mee f hij daaraan vldet. Indien hij daaraan niet f niet geheel wil vlden, mtiveert hij dat. Verzeker heeft in dit verband de mgelijkheid zich te wenden tt de klachtencmmissie van de verantwrdelijke. 3. De verantwrdelijke draagt er zrg vr dat een beslissing tt verbetering, aanvulling, verwijdering en/f afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mgelijk blijkt anders z spedig mgelijk nadien, wrdt uitgeverd. 14. Bewaren van gegevens 1. Persnsgegevens wrden niet langer bewaard in een vrm die het mgelijk maakt de betrkkene te identificeren, dan ndzakelijk is vr de realisatie van de delen waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden bewerkt. 2. De verantwrdelijke stelt vast helang de pgenmen persnsgegevens bewaard blijven. 3. De bewaartermijn vr medische /zrggegevens is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarp zij zijn vervaardigd, f zveel langer als redelijkerwijs uit de zrg van een ged hulpverlener f verantwrdelijke vrtvleit. 4. Gegevens van niet medische aard wrden niet langer bewaard dan ndzakelijk is vr de realisatie van de delen waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden verwerkt, tenzij ze uitsluitend vr histrische, statistische f wetenschappelijke deleinden wrden bewaard. Indien de desbetreffende gegevens zdanig zijn bewerkt dat herleiding tt individuele persnen nmgelijk is, kunnen zij in geannimiseerde vrm bewaard blijven. 5. Indien de bewaartermijn van de persnsgegevens is verstreken f de betrkkene een verzek det tt verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, wrden de desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd. 6. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat Het bewaren van grt belang is vr een ander dan de betrkkene; Het bewaren p grnd van een wettelijk vrschrift vereist is f Indien daarver tussen de betrkkene en de verantwrdelijke vereenstemming bestaat. 15. Melding van verwerking van gegevens 1. De verantwrdelijke draagt zrg vr passende technische en rganisatrische maatregelen ter vrkming van verlies f nrechtmatige verwerking van persnsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening hudend met de stand van de techniek en de ksten van de tenuitverlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet p de risic s die de verwerking 7
en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede p gericht nndige verzameling en verdere verwerking van persnsgegevens te vrkmen. 2. Indien sprake is van een geheel f gedeeltelijk elektrnische verwerking van persnsgegevens die vr de realisatie van een del f samenhangende delen is bestemd, hanteert een cderings- en wachtwrdbeveiliging. 3. De niet geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die vr de realisatie van een del f samenhangende delen is bestemd, wrdt achter slt en grendel bewaard. 4. Indien er een (ernstig) datalek is ntstaan, heeft een meldplicht. Dit hudt in dat de verantwrdelijke direct een melding det bij de Autriteit Persnsgegevens. 16. Klachtenregeling Indien de betrkkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet wrden nageleefd, kan hij zich richten tt: De verantwrdelijke; Een buiten de nderneming functinerend rgaan vr nafhankelijke klachtenbemiddeling, waarbij zich heeft aangeslten. De rechtbank, in de gevallen als bedeld in artikel 46 van de wet en Het Cllege Bescherming Persnsgegevens met het verzek te bemiddelen en te adviseren in het geschil tussen de betrkkene en de verantwrdelijke. 17. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift 1. Wijzigingen in dit reglement wrden aangebracht dr de verantwrdelijke. 2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken, nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrkkenen. 3. Dit reglement is per 01-09-2017 in werking getreden. Een wijziging heeft plaatsgevnden p 02-05-2018. 4. Dit reglement is bij de verantwrdelijke in te zien. Desgewenst kan tegen kstprijs een afschrift van dit reglement wrden verkregen. 18. Onvrzien In gevallen waarin dit reglement niet vrziet, beslist de verantwrdelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het del en de strekking van dit reglement. Infrmatie ver de Algemene Verrdening Gegevensbescherming: 8
Tekst van de wet: https://autriteitpersnsgegevens.nl/sites/default/files/atms/files/verrdening_2016 _-_679_definitief.pdf De website van de Autriteit Persnsgegevens: https://autriteitpersnsgegevens.nl 9
Bijlage 1. gaat vertruwelijk m met alle gekregen infrmatie van de cliënt(en), heeft een geheimhudingsplicht. 2. Bij de begeleiding van kinderen en jngeren wrdt met de cliënt besprken in heverre verkregen infrmatie richting de uders (f gezaghebbenden) wrdt gecmmuniceerd. 3. In het geval van dreigend gevaar vr zwel de cliënt(en) als vr de samenleving f bepaalde persnen, behudt zich het recht te relevante infrmatie te verstrekken aan bevegde persnen f instanties als hiermee het gevaar kan wrden vrkmen. 4. Indien de werkgever een gedeelte f het gehele traject betaalt, dan zal Meeleven Verliesbegeleiding de werkgever uitsluitend infrmatie verstrekken na verleg en met schriftelijke testemming van de cliënt. 5. Er kan een uitzndering gemaakt wrden indien het traject ingebracht wrdt dr Meeleven Verliesbegeleiding ten beheve van intervisie/ supervisie en/f intercllegiaal verleg, waarbij het traject anniem wrdt gemaakt. De deleinden waarvr binnen gegevens wrden verzameld en verwerkt: De verwerking vindt plaats dr vr zver dat met het g p een gede behandeling van de betrkkene, dan wel beheer van de berepspraktijk ndzakelijk is. De verwerking geschiedt p verzek van een verzekeraar vr zver dat ndzakelijk is vr de berdeling van het dr de verzekeraar te verzekeren risic, dan wel vr zver dat ndzakelijk is vr de uitvering van een verzekeringsvereenkmst. De NAW (Naam, adres, wnplaats) gegevens en het mailadres wrden in een apart bestand bewaard. Deze gegevens zijn ndig ten beheve van cmmunicatie met de betrkkene(n). Dssiervrming (vertruwelijk en vr eigen gebruik binnen de praktijk): Ondertekende lijst Algemene Vrwaarden Intake/begeleidingsvereenkmst (Tussentijdse) evaluatiefrmulieren Verslaglegging begeleidingsgesprekken Relevante infrmatie die vrtvleit uit (telefn)gesprekken f e-mails Eventuele gebruikte (beschreven) materialen tijdens begeleiding Deze frmulieren zijn ndig als uitgangspunt bij een begeleidingstraject. Daarnaast ten beheve van cntinuïteit/ vlgen van ntwikkelingen en/f resultaten van de begeleiding. De evaluatiefrmulieren kunnen gebruikt wrden ten beheve van de kwaliteitscntrle en kunnen daarmee een uitgang zijn vr aanpassingen in de kwaliteit van begeleiden, dan wel het kwaliteitssysteem. De digitale verwerking zal dusdanig zijn dat de gegevens niet terug te veren zijn naar betrkkene(n). Cncreet betekent dit dat met aparte bestanden NAW-gegevens en dssiervrming werkt. 10