Huishoudelijk reglement HELLAS-GLANA Artikel 1. Algemene richtlijnen Sittard-Geleen, 30 september 2015 Het bestuur van de Sittard-Geleense zwem-, waterpolo-, synchroonzwem- en triatlonvereniging HELLAS-GLANA is van mening dat de verschillende commissies duidelijke kaders ten aanzien van hun vrijheden en verantwoordelijkheden nodig hebben waarbinnen ze relatief zelfstandig kunnen functioneren. Dit huishoudelijk reglement bevat daartoe nadere bepalingen. Artikel 2. Inhoud. De inhoud van dit huishoudelijk reglement omvat de volgende hoofdstukken: 1. Algemene richtlijnen 2. Inhoud 3. Algemene afspraken 4. Contributieregeling 5. Beëindiging lidmaatschap 6. Boetes en schorsingen 7. Vergoedingen en declaraties 8. Cursussen 9. Externe contacten 10. Toernooien 11. Verzekeringen 12. Trainingen en wedstrijden 13. Gemeenschappelijke waarden en normen / gedragscode 14. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) 15. Gebruik foto materiaal Artikel 3. Algemene afspraken. a. Dit huishoudelijk reglement komt tot stand in samenspraak met de commissies, zoals genoemd in het laatste jaarverslag van de vereniging. b. Dit huishoudelijk reglement kan alleen gewijzigd worden door het bestuur. c. Verzoeken om een wijziging van een artikel worden, via de voorzitter van de betreffende commissie, uiterlijk twee maanden voor de kadercommissie of open bestuursvergadering, schriftelijk ter kennis gebracht aan het bestuur. d. Verzoeken om een artikel te wijzigen worden op de jaarlijkse open bestuur of kadercommissie avond besproken. Een ieder die op die avond reglementair aanwezig is, dan wel een ander kaderlid daartoe schriftelijk gemachtigd heeft, kan zijn/haar mening geven over de voorstellen tot wijziging e. Tijdens de bovenstaande vergadering, kunnen alleen (nieuwe) voorstellen tot wijziging ingediend worden als de meerderheid van de vergadering daar mee instemt. f. Indien het bestuur het noodzakelijk vindt kunnen wijzigingsvoorstellen vooraf reeds worden goedgekeurd en van kracht verklaard worden. 1
g. Ingeval onduidelijkheid ontstaat, dan wel geen overeenstemming kan worden bereikt over de voorgestelde/ door het bestuur noodzakelijk geachte wijziging(en), dan beslist het bestuur. Artikel 4. Contributie regeling. a. HELLAS-GLANA heeft een jaarcontributie b. De contributie mag betaald worden in maximaal 12 termijnen c. De contributie dient vooraf per gekozen termijn betaald te worden d. Betaling moet gescheiden voor de eerste dag van de gekozen termijn e. Betaling geschied in principe per automatische incasso. f. In het geval dat een automatische incasso niet afgegeven wordt of er geen automatische afschrijving afgegeven wordt aan de bank, zal er per kwartaal een toeslag van 5 euro aan administratiekosten bovenop de goedgekeurde contributie geheven worden g. HELLAS-GLANA kent een gedifferentieerde contributie regeling per zwemgroep, welke jaarlijks tijdens de ALV wordt vastgesteld. h. Een lid wordt pas erkend als lid als het benodigde inschrijfgeld en de eerste termijn betaling op rekening van de vereniging is bijgeschreven. i. De basiscontributie bedraagt momenteel (dwz op 1 januari 2015) 264 euro per jaar j. De basiscontributie is van toepassing op zowel de leden van de jeugdopleiding, synchroonzwemmen, waterpolo en de masters. k. De wedstrijdzwemmers en triatleten hebben een aangepaste contributie welke voor de verschillende groepen op de jaarvergadering wordt vast gesteld. l. In afwijking van bovenstaande zijn vrijgesteld van contributiebetaling: * personen, die lid zijn van een door het bestuur van HELLAS-GLANA ingestelde commissie en/of * personen, die een bestuursfunctie bekleden en/of * personen, die een kaderfunctie bekleden en/of * personen, die een official functie bekleden en/of * personen, die wedstrijdfunctionaris zijn en/of * personen die scheidsrechter zijn. Echter alleen in die gevallen waarin bovengenoemde persoon niet actief aan een van de door HELLAS-GLANA georganiseerde trainingen of (competitie) wedstrijden deelneemt. m. In afwijking van het bovenstaande bedraagt de contributie voor studenten, die lid zijn van HELLAS-GLANA en meer dan 50 km vanaf de gemeente grens van Sittard- Geleen wonen en alleen deelnemen aan wedstrijden en voor studenten die in de gemeente Sittard-Geleen studeren en lid zijn van een andere vereniging en daar de normale contributie betalen 50% van bovenstaande bedragen. n. Voor begunstigers kennen we de zogenaamde club van 50 Euro, dwz personen, die geen specifieke functie vervullen en geen actief sporter zijn, betalen een bijdrage van 50 euro per jaar. o. Indien meerdere personen uit een huishouden (wonende op hetzelfde adres) lid zijn van de vereniging geldt in afwijking met het bovenstaande dat voor de eerste twee (in volgorde van hoge naar lage contributie) de normale contributie geld, zoals hierboven omschreven en dat voor het derde en vierde lid van hetzelfde huishouden de contributie gehalveerd wordt en de overige leden van het huishouden welke lid van de vereniging zijn worden vrijgesteld van contributie. 2
p. In de contributiebedragen zoals hierboven genoemd zijn alleen de basiskosten opgenomen en de kosten voor de startvergunning, maar overige nog niet nader genoemde kosten niet. q. Bij de bepaling van een huishouden wordt uitgegaan van de aanmelddatum en de wijze van inschrijving in het bevolkingsregister van de gemeente. r. Indien onduidelijkheid bestaat of er geen overeenstemming kan worden bereikt over de te betalen contributie beslist het bestuur. Artikel 5. Beëindiging lidmaatschap. a. Opzegging van het lidmaatschap geschiedt, uiterlijk 1 maand voor het verstrijken van het kalendermaand, schriftelijk bij het ledensecretariaat. b. Leden, die binnen 1 kalenderjaar hun lidmaatschap opzeggen en zich vervolgens weer aanmelden betalen de volle jaarcontributie, verhoogd met 50 euro administratie kosten. c. Het hernieuwde lidmaatschap is pas van kracht als alle benodigde termijn betalingen binnen zijn op rekening van de vereniging d. Leden, die niet voldoen aan hun contributieverplichtingen worden, volgens een nader door het bestuur vast te stellen procedure, geroyeerd. e. Indien onduidelijkheid bestaat of er geen overeenstemming kan worden bereikt over de te betalen contributie beslist het bestuur. Artikel 6. Boetes en schorsingen. a. Indien een lid van de vereniging een boete krijgt opgelegd, dient deze boete door het lid zelf te worden betaald binnen de daarvoor geldende termijn. b. Het bestuur is bevoegd om personen, die direct betrokken zijn bij de vereniging te schorsen. c. De schorsing kan geschieden op voordracht van en/of in overleg met een commissie f. Ongehoord gedrag kan schorsing en eventueel royement tot gevolg hebben. Artikel 7. Vergoedingen en declaraties. a. Indien een lid of een aantal leden in aanmerking wenst te komen voor een vergoeding/tegemoetkoming in: - reiskosten - overnachtingkosten - inschrijfkosten - materiaalkosten - overige kosten dient vooraf schriftelijk goedkeuring te worden gevraagd aan het bestuur en dient schriftelijk goedkeuring te worden verkregen. b. De door het bestuur toegezegde vergoeding/tegemoetkoming kan alleen worden verstrekt tegen afgifte van het originele betalingsbewijs. c. Trainers kunnen kosten die direct verband houden met het geven van trainingen declareren bij het bestuur. Het bestuur beslist over toekenning van de gedeclareerde vergoeding. d. Van alle evenementen dient vooraf schriftelijk een begroting ingediend te worden bij het bestuur en dient vooraf schriftelijk goedkeuring verkregen te worden. De rekening 3
c.q. afrekening wordt na fiattering door de betreffende commissie bij de penningmester ingediend. e. Alle declaraties over het afgelopen jaar dienen voor 1 februari van het jaar daarna te zijn ingediend. Dit geldt ook voor trainerskosten en eventuele reiskosten. f. Te laat ingediende declaraties worden niet meer in behandeling genomen in verband met het afronden van het afgelopen jaar en het opstellen van de begroting van het lopende jaar t.b.v. de Algemene Ledenvergadering. Artikel 8. Cursussen. Indien een van de leden cursussen wenst te volgen of gevraagd wordt om een cursus te volgen gelden er bepaalde regels binnen de zwemvereniging. Ten eerste de regel dat als men voor vergoeding van (een deel van de) cursus in aanmerking wenst te komen dat dit vooraf aan het bestuur gevraagd moet worden en schriftelijk toegezegd moet zijn. Ten tweede geldt dat in geval dit een trainerscursus voor een erkend diploma betreft, dat men alleen voor vergoeding in aanmerking komt als men minimaal één jaar na het behalen van het diploma de betreffende activiteiten (dwz training geven gedurende gemiddeld meer dan een dag per week) voor de vereniging nog vervuld. De vergoeding wordt achteraf uitbetaald en bestaat uit een vergoeding van de officiële kosten voor verkrijgen van het diploma. Deze wordt in twee delen uitbetaald, waarbij het eerste deel opvraagbaar is na het slagen voor het examen en het tweede deel één jaar na het slagen voor het examen. Men mag natuurlijk ook afzien van een aanvraag voor vergoeding. Op het aanvragen van een vergoeding is artikel 7 natuurlijk ook van toepassing. Het bestuur bepaalt, in samenspraak met de hoofdtrainer, bij welke groep een trainer, na het behalen van een diploma, geplaatst wordt. Artikel 9. Externe contacten. Binnen Hellas-Glana bestaat de afspraak dat er alleen structurele contacten door de leden of trainers met extern onderhouden worden na goedkeuring van het bestuur. Deze goedkeuring dient schriftelijk verleend te worden door het bestuur. Zowel de betreffende persoon als het bestuur kan hiertoe het initiatief nemen. Voor incidentele contacten volstaat een mondelinge goedkeuring door het bestuur. Voor bepaalde, nog nader door het bestuur te definiëren onderwerpen, zoals fusies en startgemeenschappen zal deze toestemming niet verleend worden en blijft deze uitsluitend liggen bij het bestuur c.q. een door het bestuur aangewezen persoon. Ophangen van aankondigingen of pamfletten op een publicatiebord of anderszins is alleen toegestaan na goedkeuring door het bestuur. Indien hier niet aan voldaan wordt geldt het artikel over schorsingen en boetes. Artikel 10. Toernooien. De deelname aan toernooien geschiedt in opdracht van het bestuur c.q. de commissie en kan niet op individuele basis plaatsvinden. Opgave vindt plaats door het bestuur of de betreffende commissie na goedkeuring door die commissie of in buitengewone gevallen door het bestuur. 4
Artikel 11. Verzekeringen. Iedereen, die lid is van Hellas-Glana, is verzekerd voor ongevallen/invaliditeit en WA tijdens alle zwemactiviteiten, die door de vereniging, Bond of Regio Zuid worden georganiseerd. Deze verzekering is collectief afgesloten door de KNZB Ook is men verzekerd als men van huis, via de kortste weg naar het zwembad gaat en terug. Dit geldt ook voor de uitwedstrijden van een naar een buiten de gemeente Sittard-Geleen gelegen zwembad. Tevens is men verzekerd voor andere activiteiten, die door Hellas-Glana georganiseerd worden, zoals een kamp. Er is echter een belangrijke eis en dat is: een lid moet aangemeld zijn bij de vereniging. Zolang dit niet is gebeurd, kan men geen aanspraak maken op deze verzekering. Let er dan ook op dat er altijd het correcte adres en telefoonnummer bij de ledenadministratie bekend is. Als het adres of het telefoonnummer wijzigt geef dit dan zo spoedig mogelijk door aan de ledenadministratie. U dient er zelf voor te zorgen dat de vereniging over de juiste informatie beschikt in deze. Heeft u een geheimnummer, neem dan contact op met het secretariaat van de vereniging en we zorgen ervoor dat dit slechts bij een zeer beperkt aantal personen bekend is. Verder dient te worden opgemerkt dat de verzekering een eigen risico kent per geval. Daarnaast is het zo dat eerst de eigen verzekering moet worden aangesproken en daarna pas die van de KNZB. Als u iets overkomt tijdens een wedstrijd, dan is het verstandig, dit uit voorzorg te vermelden op het wedstrijdformulier of procesverbaal. Achteraf nog een beroep doen op iets zonder getuigen is altijd moeilijk. De polisvoorwaarden staan vermeld op de website van de KNZB en zijn ter inzage bij het secretariaat van het bestuur. Artikel 12. Trainingen en wedstrijden. De leden dienen tijdig aanwezig te zijn bij trainingen en wedstrijden. Bij wedstrijden conform hetgeen vermeldt staat op het wedstrijdbriefje en tijdens trainingen minimaal 10 minuten voor de start in het zwembad bij zowel wedstrijden als trainingen. Bij te laat komen kan men door de trainer worden weggestuurd. Men dient te wachten in de kleedruimtes of in de gangen totdat de trainingstijd is aangebroken en NIET in het bad. De leden dienen zich conform de afmeldprocedure af te melden voor wedstrijden. Voor trainingen geldt in principe minimaal 24 uur voorafgaande bij de betreffende trainer die staat bij die groep als waarvoor men zich afmeldt. Tijdens de trainingen en de trainingsuren kunnen geen op- en aanmerkingen worden gemaakt over het inhoudelijke van de trainingen. Indien hieraan behoefte bestaat kan dit na de trainingen met de betreffende trainer worden besproken of een afspraak hierover worden gemaakt. Bestraffen van leden tijdens de trainingen moet in overleg gebeuren tussen de betreffende trainer met de hoofdtrainer. Schorsing voor een bepaalde tijdsduur, kan alleen worden opgelegd met instemming vooraf van het bestuur. Leden, die een training willen gaan bezoeken zonder zelf aan de training deel te nemen, moeten vooraf toestemming vragen aan de hoofdtrainer voor het betreden van de zwemzaal. Ouders mogen alleen met toestemming van de hoofdtrainer toegelaten worden tot de zwemzaal en dienen zich tijdens de trainingen te onthouden van activiteiten welke naar het oordeel van de hoofdtrainer de training verstoren. 5
Er moet voor worden gezorgd dat na iedere training en wedstrijd het bad schoon wordt achtergelaten. De trainer kan aan leden opdracht geven bepaalde werkzaamheden te verrichten. De trainer is verantwoordelijk voor het in nette staat achterlaten van de zwemzaal, de douches, de kleedruimtes en de opbergruimtes. Het klaarzetten en opruimen van materiaal benodigd voor een wedstrijd of training is de verantwoordelijkheid van elk lid, dat deelneemt. De leden moeten de douches en de kleedruimtes netjes achterlaten De leden mogen niet op stoelen of banken en op tussenmuren van de kleedruimtes klimmen De leden gedragen zich netjes conform de instructies van het zwembad waarin men is. Eventuele bijdrage aan reiskosten dienen voorafgaande aan de reis te worden voldaan bij een aangegeven persoon door de betreffende commissie hiertoe gemachtigd. Artikel 13. Gemeenschappelijke waarden en normen / gedragscode Binnen de vereniging Hellas-Glana zijn we een aantal gemeenschappelijke waarden en normen overeengekomen. Deze zijn vertaald in een gedragscode en -regels waar zich ieder lid van de vereniging aan dient te houden. Gedragscode voor alle betrokkenen en voor alle activiteiten: * Wij tonen respect voor elkaar en benaderen elkaar fatsoenlijk * Wij laten ieder in zijn/haar waarde. * Wij zullen ons verzetten tegen geestelijk, fysiek geweld en intimidatie, zoals pesten etc.. * Wij spreken elkaar aan zonder te discrimineren. * Wij vermijden discriminerende opmerkingen in onze grapjes, toespelingen en in publicaties. * Wij respecteren de verschillen tussen beide seksen, in cultuur en geloof * Wij gunnen een ieder zijn privacy Het motto is derhalve: wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een andere niet. Om bovenstaande wat concreter te maken kun je denken aan de volgende algemene gedragsregels voor de leden - We gebruiken geen overmaat alcohol. - We gebruiken geen (soft) drugs en hebben ze ook niet in ons bezit. - We gebruiken geen doping. - We respecteren onze eigen en andermans eigendommen. - We vertonen geen onacceptabel gedrag en zetten er anderen ook niet toe aan. - We verlaten trainingen, wedstrijden, kampen, etc., niet zonder toestemming van het kader. - We proberen te voldoen aan de selectie criteria van het team waarvoor we uitkomen. Overtreding van deze gedragscode en de bijbehorende gedragsregels kan voor het kader aanleiding zijn om contact op te nemen met de ouders/verzorgers en voor het nemen van passende maatregelen. Dit kan tot gevolg hebben dat een kind niet meer mee mag doen met een training, wedstrijd of toernooi, of dat de persoon in kwestie naar huis gestuurd wordt of van de betreffende plaats opgehaald moet worden. 6
Naast bovengenoemde gedragscode en regels beschikt de vereniging over een aparte gedragscode voor e-mails en een gebruikscode voor social media waaraan alle leden zich dienen te houden. Artikel 14. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Met ingang van 1 september 2015 is het binnen de vereniging Hellas-Glana voor kaderleden - die actief willen worden in een functie van trainer, coach of een andere functie waarbij structureel intensief contact met individuele sporters of teams plaatsvindt - verplicht dat vooraf een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan het bestuur van de vereniging wordt overlegd. Onder recent wordt verstaan: minder dan 3 maanden oud. Op basis van deze VOG beslist het bestuur of betreffend kaderlid in betreffende functie binnen onze vereniging actief mag worden. Artikel 15. Gebruik foto materiaal Binnen de vereniging Hellas-Glana worden bij de diverse activiteiten met regelmaat foto s gemaakt. Deze foto s worden mogelijk voor publicitaire doeleinden (bijvoorbeeld plaatsing op website, in nieuwsbrieven of krantenartikelen) gebruikt. Leden die hiertegen bezwaar hebben, dienen dit schriftelijk bij het bestuur kenbaar te maken. 7