Green Key - voorbeelddocumenten Inhoudsopgave MVO-verklaring... 2 Actieplan: voorbeeld (online Green Key dossier)... 3 Taakomschrijving van de Green Key coördinator... 4 Duurzaamheidsrichtlijnen personeel... 5 Instructie personeel... 6 Deze documenten zijn bedoeld ter inspiratie voor de uitbater en kunnen aangepast worden naar wens.
MVO-verklaring [NAAM BEDRIJF ] voldoet of wil gaan voldoen aan de volgende afspraken betreffende Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: People - Wij verwelkomen gasten van alle religies, gender, opleidingsniveaus en stand, zonder enige discriminatie. Op HR-beleid worden dezelfde standaarden aangewend. - Wij streven naar een waardige werkomstandigheden voor iedereen en vermijden frauduleus handelen, intimidatie, uitbuiting en kinderarbeid. - Wij leveren vrijwillig een bijdrage aan maatschappelijke doelen door giften en sponsoring en of door vrijwilligerswerk. Planet - Wij streven naar een verantwoorde en duurzame consumptie waarbij klimaat en leven op de aarde centraal staan. - Wij werken continu aan het verbeteren van ons eigen inkoopproces als het gaat over inkoop van materialen en diensten en kiezen voor een milieu- en/of sociaal keurmerk. Profit - Wij streven naar een economische groei waarin respect voor mens en milieu centraal staat. - Door besparende maatregelen in te voeren, kan de kostprijs én milieu impact beperkt worden. Partners: - Voor het bereiken van alle doelstellingen doen wij maximaal beroep op partners die dezelfde filosofie en doelstellingen hanteren. - Wij informeren onze werkrelaties (klant/opdrachtgever, vak genoten en leveranciers) dat we maatschappelijk verantwoord ondernemen. - Wij maken transparante afspraken met de klant/opdrachtgever en-of leveranciers over de kwaliteit van onze diensten en bewaken de kwaliteit die we leveren. DATUM: PLAATS: HANDTEKENING eigenaar/directeur:
Actieplan: voorbeeld (online Green Key dossier) Nr Domein Actie Wie? Wanneer? Verplicht Green Key? Opm? Jaar 2011 1 Verlichting 100% Duurzaam maken Tammy April Ja Led of PL/TL 2 Management Verslag maken van beslissingen en vaststellen budget voor duurzaamheid Inge Jan Ja Paraaf directie 3 Structureel onderhoud 4 Duurzaam inkoopbeleid 5 Duurzaam voedsel Systematische controle condensors, rubbers, ijsvrijhouden Alle leveranciers een brief sturen met onze voorwaarden minimaal 6 product-groepen en uit elke categorie 3 soorten! Rob maart ja Karel maart Nee Peter april ja Afstemmen met grosssier Jaar 2012 1 Duurzame Zonnepaneel bouwen René april nee geen energie 2 Grijswater Sanitaire voorzieningen Iris Okt nee Met watermeter 3 Ecologische voetafdruk en Co2 compensatie 4 Plastics inzamelen Co 2 uitstoot bereken en compenseren. Grote zakken bestellen, overleg met inzamelaar 5 Aggregaten Onderzoek naar kosten en capaciteit milieuvriendelijke aggregaten 6 Mobiliteit Aanschaf laadpunten/ parkeerplaatsen voor hybride auto s Jaar 2013 1 Bedrijfsnatuu Opstellen i.s.m. rplan Landschapsbeheer 2 Maatschappe lijke betrokkenhei d directe omgeving 3 Invoering Ecofont letter 4 Invoering fietsplan personeel 5 Duurzame energie Beschikbaar stellen zaal voor vergadering buurt Jan dec nee geen Karel maart Nee Jan dec Nee Rob Feb. nee Annemie Dec-Feb nee geen Peter febr nee Overleg met voorzitter buurt Minder inkt Nienke Maart Nee Geen Uitzoeken voorwaarden Nienke Februari Nee Uitzoeken kosten en fiscale aspecten 6 MVO verslag Uitzoeken voorbeelden elders Boekhdr oktober Nee Milieulijst categorie F 1002! Nienke mei Nee
Taakomschrijving van de Green Key coördinator De volgende taken maken deel uit van de functie Green Key coördinator, zoals wij die kennen op [naam bedrijf]: Hij/zij is het centrale aanspreekpunt aangaande het duurzaamheidsbeleid op het bedrijf. Hieronder valt ook het organiseren van de activiteiten die nodig zijn voor het behalen en behouden van de Green Key. Hij/zij ziet ook toe op het naleven van en behalen van vooropgestelde doelen uit het MVO en actieplan. De Green Key coördinator instrueert de medewerkers over het duurzaamheidsbeleid, geeft specifieke instructies op vlak van schoonmaak, afval en efficiënt gebruik van gas, water en energie en volgt de instructies op. De Green Key coördinator zorgt voor opstellen en het jaarlijks updaten van Green Key dossier. Hierbij worden de vooropgestelde deadlines gerespecteerd. De Green Key coördinator heeft goede kennis over de werking van Green Key en houdt relevante vakliteratuur bij. Tijdens de fysieke controles zorgt de Green Key coördinator voor de goede ontvangst en de begeleiding van de Green Key keurmeester. Op [naam bedrijf] heeft de heer/mevrouw de functie van Green Key coördinator op zich genomen. Hij/zij zal zorgdragen voor het naar behoren uitvoeren van de bovengenoemde taken. [naam functie] [handtekening] [datum en plaats]
Duurzaamheidsrichtlijnen personeel Probeer te carpoolen of kom te voet, met de fiets of met het openbaar vervoer Afval scheiden en in de juiste bakken deponeren Raap zwerfafval op en doe het in de juiste afvalbak Wees zuinig met (warm)water en energie Schakel verlichting en computer(s) (en eventueel andere apparatuur) uit indien u een ruimte waar niemand meer aanwezig is verlaat Schakel een half uur voor u uw werkplek verlaat de verwarming en de airco uit of maak hier met collega s goede afspraken over. Gebruik indien mogelijk timers op thermostaten Open (buiten)deuren en ramen alleen als het echt nodig is en laat ze niet open staan Spring zuinig om met gebruiks-/kantoorartikelen Print alleen als het nodig is en dan zo veel mogelijk dubbelzijdig Gebruik de achterkant van mislukte printjes als kladpapier Ideeën of suggesties kunt u richten aan de Green Key coördinator
Instructie personeel Naam medewerker: Ondergetekende heeft instructie gehad over de volgende zaken: Algemeen: De medewerker kent de betekenis van Green Key, weet of de onderneming geslaagd en aan welke belangrijke normen er hiervoor voldaan werd. De medewerker hoe het Green Key proces verloopt (Green Key dossier, controles, jury, uitreiking ). De medewerker weet dat relevante zaken die betrekking hebben op de Green Key in het duurzaamheidsarchief worden bewaard, en weet waar dit archief te vinden is. Afval: De medewerker is op de hoogte van de soort fracties waarin het afval door het personeel gescheiden dient te worden (papier, glas, KGA, groenafval, bouw/sloopafval, restafval en indien mogelijk ook keukenafval) De medewerker weet waar op het bedrijf de voorzieningen getroffen zijn voor het gescheiden inzamelen van de diverse afvalfracties De medewerker weet dat de afvoer van de afval geregistreerd moet worden en hoe deze registratie gebeurt. Deze registratie wordt mede opgevolgd door de medewerkers. De medewerker weet hoe hij de gescheiden inzameling onder de aandacht van de gasten moet brengen Schoonmaak: De medewerker weet welke reinigingsproducten gebruikt mogen worden volgens de normen van de Green Key Weet dat er met een doseersysteem gewerkt dient te worden en hoe dit systeem werkt Is op de hoogte van de juiste manier van toepassing van de microvezeldoekjes en past deze toe (zonder reinigingsmiddel en met weinig water) Is belast met de registratie van de hoeveelheid ingekochte en verbruikte reinigingsmiddel, en bewaart deze gegevens in het duurzaamheidsarchief Registratie verbruik: De medewerker weet dat het nutsverbruik binnen het bedrijf geregistreerd wordt voor gas, water en energie. De medewerker draagt bij aan de maandelijkse registratie het verbruik (stand van tussenmeters, facturen ). Deze informatie wordt bijgehouden in het Green Key dossier.
Communicatie medewerkers: wel/niet van toepassing De medewerker is op de hoogte van het feit dat er diverse communicatiemiddelen worden gebruikt om de medewerkers te informeren over het duurzaamheidsbeleid. Hij/zij weet dat deze informatie is gericht op sensibiliseren en activeren van de medewerkers. Communicatie gasten: De medewerker weet op welke manier de onderneming over het duurzaamheidsbeleid (of Green Key) communiceert met de gasten en levert daar een actieve bijdrage aan. Deze instructies zijn door de medewerker voor akkoord verklaard en ondertekend. Dit ondertekende formulier kan bewaard te worden in het duurzaamheidsarchief. Naam medewerker: Handtekening: Datum: