Huishoudelijk reglement Federatie Medisch Wetenschappelijke Verenigingen - 1 - HUISHOUDELIJK REGLEMENT van de Stichting Federatie van Medisch Wetenschappelijke Verenigingen in Nederland (FMWV) Versie januari 2008 Artikel 1: Algemeen Bestuur (AB) en Dagelijks Bestuur (DB) 1. Op 14.03.2003 zijn de statuten van de FMWV notarieel vastgelegd (stuk RHN/GT/99.11.8251). Dit huishoudelijk reglement is opgesteld om een aantal aspecten te verduidelijken, zoals beschreven in de volgende artikelen. 2. Het AB is belast met het besturen van de stichting (art 5, lid 1). Het DB is belast met de dagelijkse leiding (art 8, lid 2) waaronder in ieder geval wordt verstaan het voeren van de administratie en de correspondentie, het incasseren van gelden aan de stichting toekomende en het geven van kwijting daarvoor, alsmede het bijeenroepen van vergaderingen van het AB en de activiteiten zoals genoemd in art 2, lid 2. Het legt van al haar activiteiten verantwoording af aan het AB. 1
Huishoudelijk reglement Federatie Medisch Wetenschappelijke Verenigingen - 2 - Artikel 2a: Aangesloten verenigingen 2. Elke (koepel)organisatie/vereniging is door één persoon vertegenwoordigd in het algemeen bestuur van de FMWV. 3. Een aangesloten organisatie kan ervan afzien een permanente vertegenwoordiger in het AB te hebben. Voor de bepaling van het quorum van de vergaderingen van het AB zal deze vertegenwoordiger dan niet meetellen. Een dergelijke organisatie behoudt het recht om het woord te (laten) voeren bij de vergaderingen van het AB door een ad-hoc aangewezen vertegenwoordiger, die dan ook het normale stemrecht kan uitoefenen. 4. Vanuit de clusters wordt minimaal één persoon als bestuurslid opgenomen in het dagelijks bestuur. Deze vertegenwoordiger houdt voeling met de verenigingen in zijn cluster door middel van een jaarlijks gesprek met het bestuur en door kennisname van verenigingsactiviteiten via het mededelingenblad en/of de website. Het dagelijks bestuur bestaat uit 7-11 leden. 5. Een tweede vertegenwoordiger kan vanuit een cluster worden toegevoegd als lid tot het dagelijks bestuur, wanneer sprake is van een specifieke taak binnen de FMWV. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester van het bestuur van de FMWV vertegenwoordigen niet perse een cluster. Artikel 2b: Contributievaststelling 1. Het AB besluit jaarlijks tot vaststelling van de contributies op voorstel van het DB, zo mogelijk in het laatste kwartaal. 2. Het AB (lees de aangesloten verenigingen) krijgt maximaal drie maanden de tijd voor besluitvorming over veranderingen in de contributie in eigen kring, nadat het DB hiertoe een voorstel deed. 3. De jaarlijkse contributie per aangesloten organisatie wordt berekend door het aantal leden van die organisatie op 1 januari van het contributiejaar te vermenigvuldigen met de voor dat jaar vastgestelde algemene contributie. Dit aantal leden kan mede bepaald worden door daadwerkelijke werkzaamheid van de leden in de biomedische sector en/of affiniteit met onderwijs en onderzoek. 4. De jaarlijks verschuldigde contributie dient uiterlijk 30 juni van het lopende jaar te zijn overgemaakt op de rekening van de FMWV. 5. Wanneer een deelnemende organisatie ná 1 oktober van enig jaar de wens te kennen geeft uit de FMWV te willen treden, zal de deelname aan de FMWV en de contributieverplichting zich in ieder geval ook nog over het volgende jaar uitstrekken. 6. Het AB kan, op gemotiveerd verzoek, besluiten de contributie voor bepaalde aangesloten (koepel-) organisaties te matigen. Dit wordt in hetzelfde jaarlijkse besluit bedoeld in lid 1 vastgesteld en wordt telkenjare herbevestigd. 2
Huishoudelijk reglement Federatie Medisch Wetenschappelijke Verenigingen - 3 - Artikel 3a: Voorzitter: taken 1. Hij/zij is voorzitter van het algemeen bestuur alsmede van het dagelijks bestuur. 2. Hij/zij stimuleert de ontwikkeling van beleid en de hieruit volgende activiteiten/projecten. 3. Hij/zij houdt verenigingsoverstijgende zaken in de gaten, die het belang dienen van het veld. 4. Hij/zij delegeert uitvoering van taken naar andere bestuursleden. 5. Hij/zij houdt toezicht op het bureau van de FMWV en bewaakt de procesgang (agenda) binnen het bureau. 6. Hij/zij voert afstemmend overleg met ZonMw, KNAW, KNMG, Orde en NPCF. 7. Hij/zij is woordvoerder van het bestuur. Artikel 3b: Vice-voorzitter: taken 1. Hij/zij vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis. 2. Hij/zij volgt in principe de voorzitter op. Artikel 3c: Ex-voorzitter Hij/zij blijft beschikbaar voor zijn opvolger vanwege 1. advisering 2. interpretatie van gemaakte afspraken Artikel 3d: Secretaris: is verantwoordelijk voor: 1. planning en verslaggeving van de bestuursvergaderingen 2. interne en externe communicatie a. websiteredactie b. redactie Federabulletin Artikel 3e: Penningmeester: taken: 1. bewaking begroting 2. onderhoudt goed contact met aangesloten verenigingen over financiën en spreekt ze daarbij aan voor extra financiering van specifieke activiteiten 3. fondsenwerving 4. bewaakt exploitatie en rol FMWV in Medisch Wetenschappelijke Dag 5. rentabiliteit dienstverlening bureau Artikel 3f: Dagelijks bestuur: taken 3
Huishoudelijk reglement Federatie Medisch Wetenschappelijke Verenigingen - 4 - aantal vergaderingen per jaar 10 (Utrecht; 4 à 5 x tel.) 10 (Utrecht; 4 à 5 x tel.) 10 (Utrecht; 4 à 5 x tel.) Wie onderwerp aantal DB-leden Voorzitter Dagelijks Bestuur allen Secretaris Dagelijks Bestuur allen Penningmeester Dagelijks Bestuur allen penningmeester en lid organisatiecommissie MWD en 2 Publieksdag lid/voorzitter COREON 2 PM Leden ad-hoc commissie i.v.m. 2 gedragscodes, klachten over onderzoekers, CCMO/CBP Lid Waarnemer in subcommissie 1 Juridische Ethische Aspecten (KNAW/ZonMw) PM lid/voorzitter Cie Carrièreplanning & Onderwijs 1 3-5 contactpersoon voor de verenigingen in een cluster 2 PR en website PM 1 Voorzitter, secretaris en geinteresseerde leden Adviesraad Artikel 4a: Algemeen bestuur: taken aantal vergaderingen wie onderwerp per jaar 2 Bijwoning bijeenkomsten AB + DB 2 lid Kascommissie, bij toerbeurt ad hoc lid Organisatiecommissie MWD en Publieksdag PM lid gedragscodecommissies als vertegenwoordiger van een of meer wetenschappelijke verenigingen Artikel 5a: Adviesraad: bestaat uit prominente oud-bestuursleden, voormalig prijswinnaars etc. aantal vergaderingen wie onderwerp per jaar 1 1 x per jaar vergadering met DB 4
Huishoudelijk reglement Federatie Medisch Wetenschappelijke Verenigingen - 5 - Artikel 6: FMWV-bureau 1. De FMWV wordt ondersteund door het bureau. 2. De voorzitter en/of secretaris van de FMWV is verantwoordelijk voor het rechtstreekse contact met het bureau. 3. Het bureau bestaat uit het secretariaat, waarvan de werknemers op voordracht van het DB FMWV worden aangesteld binnen het Wetenschappelijk Secretariaat Oncologie van de afdeling Pathologie in het Josephine Nefkens Instituut van het Erasmus MC. Het Erasmus MC is de officiële werkgever, die verantwoordelijk is voor de arbeids- en in diensttredingsvoorwaarden, waaronder over thuiswerken. 4. De office manager van het FMWV-bureau wordt aangestuurd door de voorzitter, secretaris en penningmeester van de FMWV; (tijdelijk) extra in te zetten administratieve krachten ter ondersteuning van het bureau worden aangestuurd door de office manager of door de diverse secretaresses. De office manager is in elk geval belast met de administratieve, financiële zaken en houdt in die hoedanigheid ook contact met de kascommissie. 5
Huishoudelijk reglement Federatie Medisch Wetenschappelijke Verenigingen - 6 - Artikel 7: Federadag: Medisch Wetenschappelijk en Publieksprogramma 1. De Federadag bestaat uit een medisch-wetenschappelijk en een publieksprogramma. 2. Het DB van de FMWV stelt een commissie van deskundigen in, die behulpzaam is bij het ontwikkelen en uitvoeren van de jaarlijks te houden Federadagen. Er zit altijd een DB bestuurslid in de commissie die de Federadagen voorbereidt om de multidisciplinaire formule te bewaken. 3. De commissie die de Medisch Wetenschappelijke Dag en de Publieksdag voorbereidt, legt verantwoording af aan het bestuur van de FMWV. Dit betreft m.n. de inhoud van het programma, betrokkenheid van wetenschappelijke verenigingen, de Federaprijswinnaar, de begroting inclusief de aanpak van de sponsoring, de hoogte van de entreeprijzen en de te maken publiciteit. Het DB van de FMWV levert een raamwerk voor de sponsoring en de publiciteit, o.a. via MEDIATOR, het Federabulletin en de website. 4. Het FMWV-bestuurslid dat belast is met de vertegenwoordiging in de commissie ontwikkelt en bewaakt het tijdpad van het draaiboek ter voorbereiding van de Federadagen. De FMWV draagt zorg voor het aanvragen van netwerksubsidie bij ZonMw. 5. De FMWV werkt bij de voorbereiding en huisvesting van de MWD bij voorkeur samen met de Boerhaavecommissie in het LUMC. 6. De keuze van de jaarlijkse Federaprijswinnaar behoeft de goedkeuring van het bestuur. De volgende regels bestaan voor de selectie van de Federaprijswinnaar: - De voorkeur gaat uit naar een Nederlandse onderzoeker. De prijs kan echter ook naar een buitenlandse onderzoeker gaan, wanneer er geen uitgesproken Nederlandse kandidaat is. Hij hoeft niet per se te worden uitgereikt. - Het onderzoeksgebied van de kandidaat sluit aan bij het thema van de MWD. - De voordracht van de laureaat geschiedt door de voorbereidingscommissie van de Medisch Wetenschappelijke Dag. - De voordracht moet via marginale toetsing op de inhoud en reputatie worden geaccordeerd door het bestuur van de FMWV in een reguliere bestuursvergadering. - Tegen het besluit is geen beroep mogelijk. De criteria waarop moet worden gelet bij de voordracht: - De prijs wordt behoudens hoge uitzonderingen toegekend aan een senioronderzoeker (45+). De kandidaat heeft een excellente bijdrage geleverd binnen zijn/haar onderzoek. De prijs is geen stimuleringsprijs, maar een waarderingsprijs voor de prijswinnaar van wie de loopbaan reeds is te overzien en deze nog niet ten einde is. - Originaliteit van onderzoek (nieuwe lijnen, conceptueel of technologisch, van onderzoek werden geopend). - Het onderzoek moet vallen binnen medisch/biologische onderzoeklijnen en kan zowel fundamenteel als meer toegepast zijn. - Het onderzoek moet gepubliceerd zijn in tijdschriften die binnen het betreffende vakgebied een hoge impactfactor hebben. - De onderzoeker behoort tot de meest geciteerden onder zijn/haar directe vakgenoten. 6
Huishoudelijk reglement Federatie Medisch Wetenschappelijke Verenigingen - 7 - Artikel 8: Zelfregulering en COREON (commissie Regelgeving Onderzoek) 1. De COREON is de opvolger van de sinds 1991 bestaande commissie Privacy van de Vereniging voor Epidemiologie en bestaat sinds oktober 2002. 2. Het doel van de gecombineerde FMWV-VvE Commissie Regelgeving Onderzoek (COREON) is de regelgeving voor wetenschappelijk onderzoek positief te beïnvloeden. 3. De COREON wordt gevormd door vertegenwoordigers van epidemiologische onderzoeksinstituten. De COREON is eveneens toegankelijk voor vertegenwoordigers uit (actief bijdragende) andere wetenschappelijke verenigingen die bij de FMWV zijn aangesloten. De deelnemers aan de COREON dragen financieel bij aan de activiteiten (3000 euro voor een groot instituut en 1500 euro voor een klein instituut) van: - het secretariaat (FMWV) - commissiewerk (intern en extern) - inschakeling van MedLawConsult - incidenteel PR-achtige werkzaamheden. 4. De COREON vergadert 3 x per jaar in Utrecht. In het Dagelijks Bestuur hebben met zittingsperioden van 2 jaar 3 personen zitting: / voorzitter, / penningmeester en / secretaris. Herbenoeming is mogelijk. Hun instituut betaalt in ruil voor het werk van het DB 50% van het deelnamegeld. Het reglement van de COREON bevat regels voor werkplanning en afhandeling, en de inschakeling van MedLawConsult (op te vragen bij het FMWV- secretariaat). 5. Via discussie met en voorstellen aan beleidsmakers en regelgevers wil zij bereiken dat beleid en regelgeving werkbaar blijven voor onderzoekers; dit in verband met de noodzaak om zorgvuldigheid en doelmatigheid te combineren. Zij doet daartoe voorstellen voor beperking van regelgeving en voor toepassing van bestaande regels via ontwikkeling van codes voor zelfregulering door onderzoekers. 6. Sinds 2002 bestaat een door het bestuur ingestelde externe klachtencommissie voor patiënten in verband met naleving van de gedragscodes. De leden hiervan worden voor 3 jaar benoemd met de mogelijkheid voor herbenoeming. Artikel 9: Overig 1. Daar waar in het Huishoudelijk Reglement gesproken wordt over het bestuur wordt het DB bedoeld tenzij expliciet anders aangegeven. 2. Over zaken die niet in de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement zijn geregeld, beslist het bestuur. 3. Een activiteitenlijst is toegevoegd als addendum; deze wordt jaarlijks bijgewerkt. 7