Scheiding intern toezicht bestuur en het managementstatuut 1. Inleiding Als uitvloeisel van de Wet goed onderwijs, goed bestuur is het bevoegd gezag op grond van artikel 17b, tweede lid van de Wet op het primair onderwijs (WPO) gehouden de functies van bestuur en intern toezicht in functionele of organieke 1 zin te scheiden. Het bestuur van de Stichting Proloog kiest vooralsnog voor een vorm van functionele scheiding, waarbij de functie van intern toezichthouder uitgeoefend wordt door het stichtingsbestuur van Proloog, terwijl de bestuurlijke functie in belangrijke mate wordt belegd bij de algemeen directeur. Dit mandaat-/delegatiemodel is als optie beschreven in artikel 5, tweede lid, onderdeel c van de Code Goed Bestuur in het primair onderwijs, die door de ledenvergadering van de PO-Raad in januari 2010 is vastgesteld. De invulling van de bestuurlijke rol van de algemeen directeur geschiedt door aanpassing van het Managementstatuut Proloog dat op 28 maart 2006 door de toenmalige bestuurscommissie als bevoegd gezag is vastgesteld. De wijziging van het managementstatuut valt onder het adviesrecht van de GMR (artikel 11, onderdeel i van de WMS). De keuze voor het mandaat-/delegatiemodel kan worden ingevoerd zonder dat daarvoor de statuten van de Stichting Proloog behoeven te worden gewijzigd. 2. Toelichting De wijziging van het managementstatuut wordt hieronder nader toegelicht, waarbij ook wordt aangegeven op welke concrete punten de voorgestelde wijziging afwijkt van het huidige managementstatuut. Algemeen Een belangrijke wijziging is dat het aantal taken en bevoegdheden van de algemeen directeur is uitgebreid en deze taken en bevoegdheden niet worden gemandateerd, maar gedelegeerd aan de algemeen directeur. In het geval van mandaat kan het stichtingsbestuur het in mandaat genomen besluit wijzigen of intrekken. Bij delegatie is dat niet mogelijk. Het stichtingsbestuur dient het in delegatie genomen besluit te respecteren. Door de verbreding van het bevoegdhedenpakket en de wijziging van mandaat in delegatie wordt op functionele wijze de scheiding tussen de functies van bestuur en intern toezicht binnen de organisatie van de Stichting Proloog nadrukkelijker vorm gegeven, hetgeen de opdracht is van de wetgever. 1 Een scheiding tussen bestuur en intern toezicht in organieke zin is het raad van toezichtmodel 1
Artikelsgewijs Artikel 1 (definitiebepaling) Enkele definities zijn aangepast als gevolg ven enkele gewijzigde omstandigheden (vervanging bestuurscommissie door stichting, vervanging algemene directie door algemeen directeur). Artikel 2 (vaststelling en wijziging managementstatuut) Artikel 31, lid 1 WPO bepaalt dat het managementstatuut door het bevoegd gezag wordt vastgesteld na overleg met de directeur en voor zover van toepassing met de bovenschoolse directie. Indachtig deze opdracht is niet alleen aan de algemeen directeur, maar ook aan de directeuren gebundeld in het directeurenberaad een adviesrecht toegekend betreffende de vaststelling en wijziging van het managementstatuut. Artikel 3 (directeurenberaad) Ongewijzigd. Artikel 4 (taken en bevoegdheden bevoegd gezag) In dit artikel wordt de scheiding tussen de functies bestuur en intern toezicht vorm gegeven. : Bepaalt welke taken en bevoegdheden het stichtingsbestuur aan zich zelf voorbehoudt; : Bepaalt dat alle overige bestuurlijke taken en bevoegdheden die het bestuur van de stichting/bevoegd gezag in het primair onderwijs toekomen worden gedelegeerd aan de algemeen directeur; Lid 3: Bepaalt dat een deel van de besluiten die de algemeen directeur op grond van het tweede lid kan nemen, de voorafgaande goedkeuring behoeven van het stichtingsbestuur. Het feit dat het stichtingsbestuur de functie uitoefent van intern toezichthouder en bevoegdheden heeft gedelegeerd laat onverlet dat het stichtingsbestuur bestuurlijk eindverantwoordelijk blijft. Dat is nog eens onderstreept in onderdel a. De onderdelen b,c, d en e zijn expliciet in de wet benoemd als taken van de intern toezichthouder (artikel 17c WPO). De wet bepaalt dat besluiten over opheffing van de openbare school 2 voorbehouden blijven aan de gemeenteraad. In verband daarmee wordt in onderdeel f gesproken over het besluiten tot het doen van een voorstel en is de bevoegdheid daartoe niet aan de algemeen directeur gedelegeerd.. De besluiten die de positie en rol van de algemeen directeur raken (onderdelen h, i en j) zijn vanzelfsprekend bij het stichtingsbestuur gelaten. De wijziging van de statuten en ontbinding van de stichting zijn van zodanig belang, dat er voor is gekozen deze besluiten aan het bestuur voor te behouden. 2 Ook bij andere aspecten van het instandhoudingbeleid is formeel de opheffing van een openbare school in het geding. Bijvoorbeeld bij fusie, omzetting, overdracht aan een bijzonder schoolbestuur. 2
Lid 3 De onderwerpen genoemd onder a, b en c zijn door de wetgever ook genoemd als besluiten, die de goedkeuring behoeven van de intern toezichthouder (artikel 17c, eerste lid WPO). Besluiten over het vastgoed (onderdeel d) worden in de regel niet dikwijls door schoolbesturen genomen. Omdat er grote financiële consequenties mee gemoeid kunnen zijn, ligt het in de rede voor zover een dergelijk besluit wel aan de orde is dat besluit te onderwerpen aan het goedkeuringsrecht van het stichtingsbestuur. Onderdeel e (starten gerechtelijke procedures) heeft betrekking op die situaties, waarin de stichting zelf het initiatief wil nemen een procedure te starten. Procederen derden tegen de stichting en dient in dat kader gehandeld en besloten te worden (opstellen verweerschrift, naar een zitting gaan etc.) dan kan de algemeen directeur daar zelfstandig over beslissen en is geen goedkeuring van het stichtingsbestuur vereist. Artikel 5 (taken en bevoegdheden algemeen directeur) Dit artikel omschrijft al samenvattend op hoofdlijnen taken en bevoegdheden van de algemeen directeur. Los van wat eerder is gezegd over de verbreding en verandering van de bevoegdheden (van mandaat naar delegatie) wijkt de opzet van dit artikel niet fundamenteel af van het artikel in het huidige managementstatuut. Enkele aanpassingen zijn: Ondertekening correspondentie (lid 4 oud). Omdat nu delegatie is toegepast, ondertekent algemeen directeur zijn eigen besluiten. Overigens als mandaat is verleend, is ondertekening van in mandaat genomen besluiten daarin begrepen; Regeling ondermandaat (lid 5 oud) is nu in een apart artikel (artikel 6 nieuw) geregeld; Randvoorwaarden (lid 6 oud). Deels niet meer van toepassing in verband met wijziging mandaat in delegatie. Informeren door algemeen directeur aan stichtingsbestuur blijft wel van belang, maar dat maakt al deel uit van de rapportageplicht (artikel 9 nieuw). Artikel 6 (mandaat aan directeuren/derden) Nieuw artikel. Hierin is de grondslag gegeven voor de algemeen directeur om taken en bevoegdheden, die hij via delegatie heeft gekregen te mandateren aan de directeuren of derden in de organisatie (bijvoorbeeld werknemers van het bestuursbureau). Uitgangspunt is dat de algemeen directeur in een regeling concreet de taken en bevoegdheden van de directeur en deden vastlegt. Bijvoorbeeld: benoeming personeelslid op de school, besluit tot verwijdering van leerling, besluit tot vervanging van een lesmethode etc. De algemeen directeur zal dat in overleg met de directeuren en derden lettend op het uitgangspunt bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te beleggen en rekeninghoudend met de gevestigde praktijk en cultuur moeten afspreken. Het resultaat van die procesmatige aanpak kan dan in de regeling worden opgenomen, die op zijn beurt als bijlage deel uitmaakt van het managementstatuut. Dat komt ook overeen met de intentie van de wetgever, die bij de introductie van het managementstatuut heeft aangegeven, dat de verdeling van taken en bevoegdheden in de hele bestuurs- en managementkolom behandelend moeten worden. Dus niet alleen de relatie bestuur algemeen directeur, maar ook de relatie tussen algemeen directeur en directeur. Artikel 7 (taken en bevoegdheden directeuren) Geen wezenlijke wijzigingen. 3
Artikel 8 (regeling toedeling, bestemming en aanwending van de bekostiging) Geen wijziging. Artikel 9 (rapportage) Geen wijziging. Artikel 10 (intrekken besluiten) Omdat het stichtingsbestuur taken en bevoegdheden delegeert in plaats van mandateert aan de algemeen directeur kan het stichtingsbestuur besluiten van de algemeen directeur niet intrekken. In verband daarmee zijn de leden 1 en 2 van artikel 9 (oud) geschrapt. Over blijft wel de bevoegdheid van de algemeen directeur om besluiten die in mandaat door directeuren en derden zijn genomen (deels) in te trekken. Artikel 11 (slotbepalingen) Geen wijzigingen. 3. Tekst concept managementstatuut Artikel 1 Definitiebepaling In dit managementstatuut wordt verstaan onder: a. bevoegd gezag: het bestuur van de Stichting Proloog te Leeuwarden; b. algemeen directeur: de algemeen directeur, die door het bevoegd gezag op grond van artikel 29, vijfde lid van de wet is benoemd of te werk is gesteld om leiding te geven aan de gehele organisatie; c. directeur: de directeur als bedoeld in artikel 29, eerste lid van de wet; d. stichting: de Stichting Proloog te Leeuwarden; e. scholen: de scholen die onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de stichting staan; f. directeurenberaad: het team bestaande uit de algemeen directeur en de directeuren; g. managementstatuut: het statuut zoals bedoeld in artikel 31 van de wet; h. code voor goed bestuur: de code zoals bedoeld in artikel 171, eerste lid van de wet; j. wet: de Wet op het primair onderwijs. Artikel 2 Vaststelling en wijziging van het managementstatuut Het bevoegd gezag stelt de algemeen directeur en het directeurenberaad in de gelegenheid advies uit te brengen over de vaststelling en iedere wijziging van het managementstatuut. Het bevoegd gezag stelt de algemeen directeur en het directeurenberaad zo spoedig mogelijk en met redenen omkleed op de hoogte of het aan het uitgebrachte advies gevolg wil gegeven. 4
Lid 3 Indien het bevoegd gezag het advies niet of niet geheel wil volgen, stelt het bevoegd gezag de algemeen directeur en het directeurenberaad in de gelegenheid met hem overleg te voeren, alvorens definitief over het advies te besluiten. Het bevoegd gezag brengt het definitieve besluit zo spoedig moegelijk ter kennis aan de algemeen directeur en het directeurenberaad. Artikel 3 Directeurenberaad De directeuren van de scholen vormen tezamen het directeurenberaad. Het directeurenberaad benoemt uit zijn midden ten behoeve van een periode van twee jaren een voorzitter. Het directeurenberaad stelt een reglement vast, waarin in ieder geval nadere regels zijn opgenomen over de werkwijze en besluitvorming van het directeurenberaad. Het reglement en iedere wijziging daarvan behoeft de goedkeuring van de algemeen directeur. Artikel 4 Taken en bevoegdheden bevoegd gezag a. Het bevoegd gezag heeft de algemene eindverantwoordelijkheid voor de instandhouding van de onder hem ressorterende scholen, de kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering. b. Het bevoegd gezag ziet in zijn hoedanigheid van intern toezichthouder toe op de naleving van wettelijke verplichtingen en de code voor goed bestuur. c. Het bevoegd gezag ziet in zijn hoedanigheid van intern toezichthouder toe op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige aanwending van de middelen van de scholen verkregen op grond van de wet. d. Het bevoegd gezag wijst de accountant aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. e. Het bevoegd gezag legt jaarlijks in het jaarverslag verantwoording af over de uitvoering van zijn taak als intern toezichthouder met betrekking tot de uitvoering van de bestuurlijke taken en bevoegdheden door de algemeen directeur. f. Het bevoegd gezag besluit over voorstellen aan de gemeenteraad van Leeuwarden met betrekking tot de instandhouding van de scholen waaronder begrepen is de fusie, de opheffing, de bestuurlijke overdracht en de wijziging van de grondslag van de scholen. g. Het bevoegd gezag besluit over de verhuizing van de scholen: h. Het bevoegd gezag benoemt, schorst en ontslaat de algemeen directeur en bepaalt de rechtspositie en bezoldiging van de algemeen directeur. i. Het bevoegd gezag voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de algemeen directeur. j. Het bevoegd gezag stelt het managementstatuut alsmede een wijziging daarvan vast. k. Het bevoegd gezag stelt een voorstel vast tot wijziging van de statuten van de stichting. l. Het bevoegd gezag stelt een voorstel vast tot ontbinding van de stichting. Het bevoegd gezag delegeert met in achtneming van het bepaalde in het derde lid van dit artikel alle taken en bevoegdheden die hem bij of krachtens de wet en de statuten van de stichting toekomen en die niet in het eerste lid van dit artikel zijn genoemd, aan de algemeen directeur. 5
Lid 3 De algemeen directeur heeft de voorafgaande goedkeuring nodig van het bevoegd gezag met betrekking tot het besluit tot: a. vaststelling en wijziging van de (meerjaren)begroting; b. vaststelling en wijziging van het jaarverslag; c. vaststelling en wijziging van het strategisch meerjarenplan van de stichting; d. het verkrijgen, bezwaren en vervreemden van registergoederen; en e. het als stichting gaan voeren van een rechtsgeding, geschillen- of klachtenprocedure. Artikel 5 Taken en bevoegdheden algemeen directeur De algemeen directeur oefent de taken en bevoegdheden uit die door het bevoegd gezag overeenkomstig artikel 4 tweede en derde lid van dit statuut aan de algemeen directeur zijn gedelegeerd. De algemeen directeur draagt in overleg met het bevoegd gezag zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de besluiten, die zijn genoemd in artikel 4 eerste lid van dit managementstatuut. Lid 3 De algemeen directeur woont de vergaderingen van het bevoegd gezag bij, met uitzondering van de vergadering of delen van de vergadering, waarin de algemeen directeur onderwerp van beraadslaging is. Lid 4 De algemeen directeur voert namens het bevoegd gezag overleg met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad van de stichting en met de personeelvakorganisaties. De algemeen directeur voert overleg met het directeurenberaad. Lid 5 De algemeen directeur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte ter zake van aangelegenheden, die in dit managementstatuut aan de algemeen directeur zijn gedelegeerd. Artikel 6 Verlenen mandaat door de algemeen directeur De algemeen directeur kan aan de directeuren en derden die in dienst zijn van het bevoegd gezag en werkzaam zijn op en/of ten behoeve van de scholen mandaat verlenen ten aanzien van de taken en bevoegdheden zoals genoemd in artikel 5 van dit managementstatuut. De algemeen directeur stelt een regeling vast waarin het mandaat, zoals genoemd in het eerste lid van dit artikel, beschreven wordt en stelt het bevoegd gezag hiervan in kennis. De in dit lid genoemde regeling maakt als bijlage 1 integraal deel uit van het managementstatuut. Artikel 7 Taken en bevoegdheden directeur De directeuren oefenen de taken en bevoegdheden uit die door de algemeen directeur op grond van dit artikel en de regeling zoals genoemd in artikel 6, tweede lid van dit managementstatuut aan de directeuren zijn gemandateerd. 6
De directeuren oefenen de taken en bevoegdheden uit met betrekking tot de toedeling, bestemming en aanwending van de bekostiging zoals deze zijn omschreven in artikel 8 van dit statuut. Lid 3 De directeuren hebben - met inachtneming van de beleids- en financiële uitgangspunten, die door het bevoegd gezag en de algemeen directeur zijn vastgesteld - de volgende taken en bevoegdheden: a. Een directeur is belast met de dagelijkse leiding van de school. b. Een directeur is belast met de zorg voor de organisatie en de kwaliteit van het onderwijs op de school. c. Een directeur geeft leiding aan het personeel van de school, en draagt er zorg voor dat met de individuele personeelsleden functionerings- en beoordelingsgesprekken worden gevoerd. d. Een directeur onderhoudt de contacten met de leerlingen en hun ouders van de school. e. Een directeur beheert de door de algemeen directeur aan de school toegekende formatieve en financiële middelen, en doet daartoe uitgaven voor zover deze binnen de goedgekeurde begroting en het vastgestelde beleid zijn toegestaan. f. Een directeur voert namens het bevoegd gezag overleg met de medezeggenschapsraad van de school. g. Een directeur is lid van het directeurenberaad en draagt uit dien hoofde bij aan de ontwikkeling van het beleid van de organisatie. h. Een directeur voert overigens alle taken en verantwoordelijkheden uit, die in de bij zijn functie behorende functiebeschrijving zijn opgenomen. Artikel 8 Regeling toedeling, bestemming en aanwending van de bekostiging De algemeen directeur draagt zorg voor een financieel gezonde huishouding en de kwaliteit en de tijdige uitvoering van de planning- en controlcyclus, zoals die in overleg met het bevoegd gezag is vastgesteld. Het algemeen directeur stelt het directeurenberaad in de gelegenheid advies uit te brengen over: a. De vaststelling en wijziging van de (meerjaren)begroting van de stichting; b. De vaststelling van het jaarverslag van de stichting; c. De criteria die het bevoegd gezag toepast bij de verdeling van de totale lumpsum tussen de gemeenschappelijke voorzieningen op bovenschools niveau en de voorzieningen op schoolniveau; d. De criteria en spelregels die het bevoegd gezag toepast bij het verschuiven van middelen tussen de afzonderlijke scholen. Lid 3 De algemeen directeur stelt de directeur in de gelegenheid advies uit te brengen over: a. De vaststelling en wijziging van de (meer)jarenbegroting van de school; b. De vaststelling van de jaarrekening van de school. Lid 4 De algemeen directeur gezag stelt het directeurenberaad en de directeur zo spoedig mogelijk en met redenen omkleed op de hoogte of hij aan het uitgebrachte advies, zoals bedoeld in respectievelijk lid 2 en 3 van dit artikel, gevolg wil gegeven. 7
Lid 5 Indien de algemeen directeur het advies van het directeurenberaad en de directeur niet of niet geheel wil volgen, stelt hij respectievelijk het directeurenberaad en de directeur in de gelegenheid met hem overleg te voeren, alvorens definitief over het advies te besluiten. De algemeen directeur brengt het definitieve besluit zo spoedig moegelijk ter kennis aan respectievelijk het directeurenberaad en de directeur. Lid 6 De directeur is bevoegd uitgaven te doen met inachtneming van de door de algemeen directeur vastgestelde begroting voor de school. Artikel 9 Rapportage De algemeen directeur informeert het bevoegd gezag overeenkomstig de door het bevoegd gezag vastgestelde richtlijnen over het verloop en de resultaten van het gevoerde beleid van de stichting en de scholen. De directeur informeert de algemeen directeur overeenkomstig de door de algemeen directeur vastgestelde richtlijnen over het verloop en de resultaten van het gevoerde beleid op de school. Artikel 10 Intrekken van besluiten. De algemeen directeur kan besluiten en/of maatregelen van de directeuren of derden die in naam van de algemeen directeur op grond van het bepaalde in artikel 6 van dit statuut zijn genomen wegens strijd met enig geldende regeling en/of wegens mogelijke schade aan de belangen van de stichting en de scholen bij gemotiveerd besluit geheel of gedeeltelijk in te trekken. Artikel 11 Slotbepalingen Het managementstatuut treedt voor het eerst in werking op de dag volgend op de dag, waarop dit statuut door het bevoegd gezag is vastgesteld. Een tussentijdse wijziging van het managementstatuut treedt in werking op de dag volgend op de dag waarop het bevoegd gezag tot wijziging dan wel verlenging heeft besloten. Lid 3 In gevallen waarin dit managementstatuut niet voorziet, beslist het bevoegd gezag. Lid 4 Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat een exemplaar van het managementstatuut in het gebouw van de scholen ter inzage beschikbaar is op een voor een ieder toegankelijke plaats. Het bevoegd gezag zendt een exemplaar van het managementstatuut, alsmede elke wijziging daarvan, zo spoedig mogelijk na de vaststelling ter kennisneming aan de inspectie. Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de Stichting Proloog d.d... 2012. Stichting Proloog Secretaris, Voorzitter, 8
9