Contractuele functie EV Vacaturenummer (halftijds) Administratief medewerker (M/V) EV/2018/004/Dier68 Entiteit Afdeling Rang Graad Standplaats Plaats van tewerkstelling Eigen Vermogen - Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek Dier C111 of B111 medewerker of deskundige Melle Scheldeweg 68, 9090 Melle FUNCTIECONTEXT Het Instituut voor Landbouw- en Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO) is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid, beleidsdomein Landbouw en Visserij. Het ILVO is een multidisciplinaire instelling met focus op de ondersteuning van een duurzame landbouw, tuinbouw, visserij en voeding. Het bestaat uit 4 eenheden die gevestigd zijn in Merelbeke, Melle en Oostende. Het ILVO beschikt over een proefoppervlakte van 200 ha en een uitgebreide infrastructuur van laboratoria, proefstallen, serres, loodsen, aquaria en een proefzuivelfabriek. Het ILVO, met een totaal van meer dan 570 personeelsleden, schakelt ongeveer 265 onderzoekers in. Ongeveer 40% van de personeelsleden werkt voor de Vlaamse overheid; het overige personeel is tewerkgesteld bij het Eigen Vermogen van ILVO op basis van project- en contractonderzoek. Voorliggende vacature - als vervanging van een personeelslid dat op pensioen gaat - wordt opengesteld binnen de eenheid Dier van het ILVO. De eenheid Dier verricht toegepast wetenschappelijk onderzoek in de dierlijke productie met het oog op een efficiënte, milieu- en diervriendelijke productie, en een duurzame consumentgerichte en maatschappelijk aanvaardbare veehouderij. JE TAKENPAKKET Doel van de functie Je verleent administratief ondersteunende diensten aan verschillende personen binnen de eenheid Dier teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de dienst. De functie is aantrekkelijk wegens de variatie in het takenpakket. Je zal ondersteuning bieden aan zowat het volledige scala van personeelsleden. 1
Resultaatgebieden Informatieverzameling en -verwerking Je staat in voor het verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Je wint zelf inlichtingen in (telefonisch, schriftelijk of via e- mail) en bezorgt deze tijdig aan collega s, diensten, chef. Je houdt de inventaris van de apparatuur bij. Je vraagt de voederprijzen op bij de verschillende leveranciers. Informatiebeheer Je verzorgt en ontsluit een klassement teneinde jezelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Je beheert onderzoekcontracten, scant getekende contracten in en plaatst deze op de gedeelde schijven. Je beheert de toegangsbadges en verstrekt algemene informatie aan nieuwe werknemers. Je beheert de bibliotheek en tijdschriften. Je bewaart documenten en informatie op de PC in een geordend systeem (bv. internet favorieten, structuur harde schijf, ) Je informeert collega s over waar (elektronische) gegevens te vinden zijn. Je houdt verschillende klassementen bij. Je geeft ziektemeldingen door. Dossierbehandeling ondersteunen Je helpt dossiers opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Je doet de voorbereidende taken m.b.t. bestelopmaak en facturatie. Je behandelt en controleert de kostenafrekeningen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen. Je maakt de middagvergoedingen en km-vergoedingen op. 2
Opstellen van documenten Je staat in voor het voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Je stelt richtlijnen, mededelingen, ad valvas berichten op en stuurt deze door. Je stelt brieven op. Ondersteunende taken Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Je staat in voor de klantvriendelijke ontvangst van bezoekers om zo bij te dragen tot een positief imago van ons instituut, de bezoekers te helpen en door te verwijzen. Je beantwoordt courante vragen en telefonische oproepen, je verstrekt inlichtingen, je noteert boodschappen en geeft deze door om de correspondent zo snel mogelijk met de juiste persoon in verbinding te stellen. Je ontvangt en sorteert de binnenkomende briefwisseling en pakjes (registratie). Je verzamelt de uitgaande post en brengt deze dagelijks naar de Centrale Diensten. Je doet de algemene opvolging m.b.t. vergaderingen: reservatie zaal, bestelling broodjes, Je biedt logistieke ondersteuning bij studiedagen, bedrijfsbezoeken, Je staat in voor het beheer van het kopieerapparaat en het IT-materiaal (beamers, laptops, digitale fototoestellen, GPS, ) Je staat in voor het beheer van het kantoormateriaal. Je voert ad hoc administratieve en logistieke taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte algemene werking van de dienst. Je staat in voor de verspreiding van mededelingen, richtlijnen, naar personeelsleden die geen toegang hebben tot PC. Je bent verantwoordelijk voor de naambordjes van de lokalen. Je doet de opvolging van de railpassen. Je registreert bezoekers en goederen, volgt de toegangscontrole op i.k.v. het kwaliteitssysteem. 3
JE COMPETENTIEPROFIEL Deelnemingsvoorwaarden - Je behaalde een diploma Hoger Secundair Onderwijs (C111) of een bacheloropleiding (B111), beiden vanuit een relevante studierichting, - Ben je in het bezit van een buitenlands diploma dan dien je over een gelijkwaardigheidserkenning te beschikken. Dit kan je aanvragen bij NARIC Vlaanderen (http://www.ond.vlaanderen.be/naric/nl/). Je vaktechnische competenties - Je bent vertrouwd met het voeren van een administratie. - Je kan vlot werken met de meest courante computerprogramma s (Word, Excel, Ppt, Access, outlook) - Je neemt initiatief en hebt organisatietalent. - Je bent vlot in de omgang. - Goede kennis van het Engels wordt beschouwd als een pluspunt, net als het in bezit zijn van een rijbewijs B. Je persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) 4
Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af 5
Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot en met donderdag 8 maart 2018 Om te solliciteren e-mail je motivatie met CV naar: Prof. dr. ir. Bart Sonck afdelingshoofd eenheid Dier, bart.sonck@ilvo.vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van de mail het vacaturenummer. VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE - Screening van cv's: 9 maart 2018 - Selectiegesprekken: week van 12 maart 2018 (na uitnodiging) ONS AANBOD - We bieden je een halftijdse tewerkstelling aan van onbepaalde duur (iedere voormiddag) - Streefdatum start tewerkstelling: 1 april 2018. - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor hoogkwalitatief onderzoek en innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie. Zo bieden wij je 35 dagen vakantie per werkjaar en een systeem van glijdende werktijden. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een belangrijk deel hiervan wordt door de werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettosalaris. - Je zal afhankelijk van je diploma aangeworven worden in de salarisschaal C111 (hoger secundair onderwijs) of B111 (bachelordiploma). Indien het je interesseert kan je zelf via http://www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werken-bij-de-vlaamse-overheid/werkenvoor-vlaanderen een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. - Het Eigen Vermogen van het ILVO wil net zoals de Vlaamse overheid de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. 6
INFO Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Katrien Van der Beken, administratie ILVO - Dier - Scheldeweg 68, 9090 Melle Tel: 09 272 26 03 katrien.vanderbeken@ilvo.vlaanderen.be Voor meer informatie over de selectieprocedure en/of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij: Sven Van wettere, HR Business Partner ILVO - Centrale Diensten - Burg. Van Gansberghelaan 92, 9820 Merelbeke Tel: 09 272 25 10 sven.vanwettere@ilvo.vlaanderen.be 7