FAQ kwaliteitskader VGN Inhoud 1. Werking portal... 2 1.1 Inloggen... 2 1.3 Invullen van vragenlijsten... 3 1.4 Aanleveren van vragenlijsten... 4 1.5 Rapportagemodule... 5 2. Pijler 1 - algemene vragen... 5 3. Pijler 1 - inhoudelijke vragen... 7 6. Overige vragen... 7
1. Werking portal 1.1 Inloggen Met welke gegevens kan ik inloggen in de nieuwe portal? U logt in met uw emailadres (in de meeste gevallen uw werk-emailadres) en het wachtwoord dat u heeft gekregen bij registratie voor de portal. Ik ben mijn wachtwoord vergeten, kan ik een nieuwe krijgen? Ga naar de inlogpagina (https://portal.mediquest.nl/vgn.aspx) en klik op de knop Wachtwoord vergeten. Vul uw gebruikersnaam in, dit is uw emailadres. Klik op Volgende en vul de datum van vandaag in, klik op Volgende. U krijgt dan een email toegestuurd (naar het emailadres dat is ingevuld) met een nieuw wachtwoord. Het inloggen lukt niet/mijn combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord werkt niet? Het is het makkelijkst om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Zie de vraag hierboven voor de werkwijze. Ik krijg geen email toegestuurd bij gebruik van de wachtwoord-vergeten functie. In dat geval staat uw emailadres niet of niet goed geregistreerd in de portal. De eerste contactpersoon van elke organisatie beheert de gebruikers van de portal. Vraag daarom deze persoon om te controleren of en hoe uw emailadres, waarmee u zou moeten kunnen inloggen, geregistreerd staat. De internetbeveiliging zou ook nog een rol kunnen spelen in het tegenhouden van het versturen van het wachtwoord, dit komt echter zelden voor. Krijgen nieuwe begeleiders een wachtwoord van MediQuest? Nee. De eerste keer inloggen door een begeleider gebeurt alleen op uitnodiging van de eerste contactpersoon. De eerste contactpersoon registreert de begeleider in de portal, waarna deze persoon een email ontvangt met een link naar een nieuw wachtwoord. De activeringslink uit de mail werkt niet. Ik krijg de foutmelding: Er trad een fout op bij het activeren van uw account. De activeringslink, die wordt toegestuurd bij het aanmaken van een nieuw account kan slechts eenmaal gebruikt worden. Deze link is dus al gebruikt en de account is niet succesvol geactiveerd. Vraag uw contactpersoon om uw account in de portal te verwijderen en opnieuw aan te maken.
1.2 Invullen van vragenlijsten Hoe kan ik een vragenlijst die al in de portal staat bewerken? D.m.v. de icoontjes in de kolom Acties. Met het potloodje kunt u de vragenlijst vanaf vraag 1 doorlopen. Kan ik halverwege het invullen van een vragenlijst stoppen, en later weer verder gaan waar ik gebleven was? Ja, dit is mogelijk. De vragen worden bij het doorlopen van de vragenlijst per vraag opgeslagen. Hoe kan ik bv. bij vraag 10 weer verdergaan met invullen? Zoek de vragenlijst op (zie hierboven). Klik op het icoontje overzicht in de kolom Acties van de betreffende vragenlijst. De vragen komen dan onder elkaar in beeld. U kunt vervolgens op een vraag klikken, en de vragenlijst vanaf daar verder doorlopen. Kan ik bij een gedeeltelijk ingevulde vragenlijst direct naar de vraag gaan waar ik gebleven was? Ja, dit is mogelijk. Zoek de vragenlijst op (zie hierboven). Klik op het icoontje overzicht in de kolom Acties van de betreffende vragenlijst. De vragen komen dan onder elkaar in beeld. U kunt vervolgens op een vraag klikken, en de vragenlijst vanaf daar verder doorlopen. Hoe kan ik onvolledige vragenlijsten makkelijk opsporen? Onvolledige vragenlijsten zijn makkelijk op te sporen door in de module Vragenlijsten helemaal onderaan naar Vragenlijsten zoeken / maak selectie te gaan. Aan het icoontje in de kolom S (status) is duidelijk te zien welke vragenlijsten nog niet volledig zijn ingevuld, deze vragenlijsten hebben een X. Zijn ingevulde en geaccordeerde vragenlijsten later nog opvraagbaar? Ja, de ingevulde vragenlijsten blijven opvraagbaar in de portal staan, hier kunt u altijd in kijken. Is er een mogelijkheid ingevulde vragenlijsten te printen, of er een download van te maken? Ja, zowel printen als downloaden is mogelijk. Gebruik hiervoor het print-icoontje onder Acties in het overzicht van vragenlijsten. Kan je een eenmaal geaccordeerde en opgestuurde vragenlijst later nog wijzigen? Ja dit kan. U kunt de vragenlijst aanpassen en opnieuw opsturen naar de landelijke database.
1.3 Aanleveren van vragenlijsten Als een vragenlijst niet helemaal is ingevuld, kan deze dan toch verstuurd worden? Nee, pas wanneer alle vragen zijn ingevuld en het akkoord is gegeven aan het eind van de vragenlijst dan wordt deze vragenlijst gezien als volledig ingevuld. Bij een aanlevering aan de landelijke database worden alleen volledig ingevulde vragenlijsten opgestuurd! Hoe controleer ik of een vragenlijst al is aangeleverd? Aan de Status (S) van een vragenlijst ziet u of deze is aangeleverd, dit dient een icoontje van een tonnetje te zijn. Een Status van een vinkje betekend: volledig ingevuld, maar nog niet aangeleverd. Let op: indien u de vragenlijst weer opent na aanlevering, zal de status terug veranderen in een vinkje, de vragenlijst is dan niet meer aangeleverd. De status is veranderd van een tonnetje naar een vinkje, hoe kan dit? Indien u de vragenlijst weer opent na aanlevering, zal de status terug veranderen in een vinkje, de vragenlijst is dan niet meer aangeleverd. Wanneer is een vragenlijst verzonden? Wanneer u op akkoord heeft gedrukt na het invullen van de vragenlijst is deze volledig ingevuld. De vragenlijst is dan nog niet verzonden! Hiervoor dien je een aanlevering te doen aan de landelijke database. Let op: gebruikers met de rol invuller zijn niet bevoegd om aan te leveren aan de landelijke database (de blauwe knop: Aanleveren aan landelijke database is voor hen niet zichtbaar). Moet ik elke vragenlijst apart verzenden? Nee, de aanlevering hoeft niet per vragenlijst te worden gedaan, maar dit is wel mogelijk. Als een aanlevering wordt gedaan, worden alle vragenlijsten die op dat moment volledig zijn ingevuld, aangeleverd aan de landelijke database. Ik heb een vragenlijst gewijzigd, moet ik dan een nieuwe aanlevering doen? Ja, als je een antwoord in een vragenlijst wijzigt, moet je een nieuwe aanlevering aan de landelijke database uitvoeren om ervoor te zorgen dat de wijziging in de resultaten van de rapportage terecht komt. Aan de status van de vragenlijst kun je altijd zien of er nog een aanlevering nodig is. Als je een vragenlijst wijzigt zal deze status terug veranderen naar een vinkje (=volledig ingevuld). Hiermee geeft de portal aan dat een nieuwe aanlevering nodig is.
1.4 Rapportagemodule Hoe kom ik in de rapportage van pijler 1? U logt in op de nieuwe VGN portal en klikt op de tab Rapportage. Daar vindt u zowel de rapportages over het huidige jaar als eerdere jaren. Indien deze tab niet zichtbaar is voor u, bent u niet bevoegd om de rapportagemodule in te zien. Ik zie de tab Rapportage niet, hoe komt dit? U heeft dan (nog) geen toegang tot de rapportage. Hoe verkrijg ik toegang tot de rapportagemodule? De eerste contactpersoon kan andere gebruikers toegang geven tot de rapportagemodule. Neem hiervoor daarom contact op met de eerste contactpersoon van uw organisatie voor de VGN portal. Ik heb toegang gekregen via mijn contactpersoon, maar zie de rapportage niet? Als de bevoegdheid voor toegang tot de rapportage is aangevinkt in de portal, moet deze aanvraag nog verwerkt worden door MediQuest. Deze verwerking vindt tweewekelijks plaats. U zult hier waarschijnlijk op moeten wachten. Hoe kan ik als eerste contactpersoon gebruikers toegang geven tot de rapportagemodule? Ga naar de pagina Gebruikers, wijzig de gegevens van een gebruiker en vink daarbij aan dat deze persoon toegang hoort te krijgen tot de rapportage. Wat moet ik in de rapportagemodule doen met nieuwe locaties? Nieuwe locaties kunt u per email doorgeven aan MediQuest. MediQuest voert de wijzigingen door in de rapportage. In de loop van 2015 zal het herkennen van locatiewijzigingen in de portal door de rapportage worden geautomatiseerd. De rapportagemodule gaat zien welke locaties onbekend zijn en vraagt u deze aan de niveau-indeling toe te voegen. Als deze wijziging is doorgevoerd, ontvangt u hier een bericht over. 2. Pijler 1 - algemene vragen Wanneer moet de vragenlijst voor Pijler 1 ingevuld zijn? Uiterlijk 1 juni 2018, 24.00 Hoe vaak moet Pijler 1 worden ingevuld, voor elke locatie? Nee, Pijler 1 hoeft niet voor elke locatie te worden ingevuld. Pijler 1 is een vragenlijst op organisatieniveau en hoeft slecht eenmaal te worden ingevuld! Het maakt niet uit onder welke locatie dit wordt gedaan. Als Pijler 1 onder een bepaalde locatie van een organisatie wordt ingevuld, zal deze ook onder de andere locaties van de organisatie zichtbaar worden als zijnde ingevuld.
Onze organisatie bestaat uit meerdere dochter-ondernemingen. Moet ik Pijler 1 nu ook meerdere malen aanleveren? Wanneer u voor het Jaardocument één keer moet aanleveren, levert u ook Pijler 1 één keer aan. Levert u voor het Jaardocument meerdere keren aan, dan levert u ook Pijler 1 meerdere keren aan. Onze organisatie heeft een andere instelling overgenomen. Deze instelling blijft als zelfstandige stichting bestaan, met onze instelling als enige bestuurder. Dat houdt in dat wij ook voor de overgenomen instelling allerlei gegevens op MediQuest zullen gaan invullen. Kan de VGN ervoor zorgen dat ook de overgenomen organisatie op MediQuest geplaatst wordt en dat we ook daarvoor een inlognaam en wachtwoord krijgen? Dat kan, maar het is maar de vraag of dit nodig is. Wordt voor de overgenomen instelling ook apart voor het ODB aangeleverd? Dan moet ook Pijler 1 worden ingevuld. Dat kan worden aangemeld bij het emailadres van MediQuest, vgn@mediquest.nl. Hoeft niet apart voor het ODB te worden aangeleverd? Dan hoeft voor de overgenomen instelling niet apart aangeleverd te worden voor Pijler 1 en worden de cliënten gescoord voor Pijler 1 en Pijler 2A voor de eigen organisaties. Het is voor onze organisatie onmogelijk om bepaalde vragen van Pijler 1 in te vullen. Wij zijn een grote organisatie met een klein deel gehandicaptenzorg. Het is onmogelijk om bijvoorbeeld ziekteverzuimcijfers toe te schrijven aan de medewerkers die GZ zorg bieden. Dan kan een schatting gemaakt worden van het percentage dienstverlening dat er voor het deel gehandicaptenzorg besteed wordt ten opzichte van de andere soort(en) zorg. Kan dit echt niet, dan in alle gevallen het totaal aangeven. Tel je bij Pijler 1 alle cliënten mee? Of alleen die cliënten met een ZZP en extramurale cliënten met behandeling groep? Bij Pijler 1 tel je alle cliënten mee. Het gaat om de kerngegevens kwaliteit op organisatieniveau. Dus bij een vraag over bijvoorbeeld zorgplanevaluaties of over de uitgevoerde risico-inventarisatie wordt het percentage van alle cliënten ingevuld.
3. Pijler 1 - inhoudelijke vragen Vraag 5: zorg- en ondersteuningsplan Hoe toon je aan dat een cliënt heeft ingestemd met zijn ondersteuningsplan? Door middel van een handtekening. Wanneer een cliënt niet zelf kan tekenen tekent zijn wettelijk vertegenwoordiger. Wanneer de cliënt en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger niet tot bespreking van de evaluatie of het actualiseren van het plan bereid zijn, toon je aan in het ondersteuningsplan wat de reden is dat er niet getekend is. Vraag 8: vrijheidsbeperkende maatregelen Gevraagd wordt naar welke type vrijheidsbeperkende maatregelen er worden toegepast in het kader van de BOPZ. Gaat het om maatregelen die daadwerkelijk worden toegepast? Of maatregelen die toegepast kunnen worden (die dus geen contra-indicatie vormen tot opname)? Gevraagd wordt naar maatregelen die worden toegepast en niet naar maatregelen die kunnen worden toegepast. Vraag 9: medicatieveiligheid Gevraagd wordt of wij verantwoordelijk zijn voor toezicht op medicatie en of we hier een vaste werkwijze voor hebben. Wat wordt onder toezicht verstaan? Bedoeld wordt dat er medicijnen toegediend worden waarvoor je als organisatie verantwoordelijk bent en je erop toeziet dat dit op een juiste wijze gebeurt. Vraag 11: kenmerken medewerkers Wanneer een medewerker 3 scholingen heeft gevolgd, moeten wij deze dan als 1 tellen of als 3? Deze tel je als 1 mee. 4. Overige vragen Waarom wordt de database ondergebracht bij MediQuest? De VGN heeft zelf niet de kennis, middelen en faciliteiten om het verwerken en bewerken van de gegevens te doen. MediQuest heeft zich als Trusted Third Party in het verleden meerdere keren bewezen. Wat komt er in het Openbaar Databestand (ODB)? Pijler 1 (kerngegevens kwaliteit op organisatieniveau). Deze gegevens worden gepresenteerd op organisatieniveau), vormen sinds verslagjaar 2012 de input voor de kwaliteitsparagraaf/digimv in het wettelijk verplichte Jaardocument Maartschappelijke Verantwoording.
Zie boven: hoe zit het dan met de beloofde administratieve lastenverlichting? Het ODB is het afgelopen jaar doorgenomen op tabellen die niet worden gebruikt door de afnemers van het Jaardocument. Verder is er een aantal tabellen aangepast zodat ze beter aansluiten bij de veranderingen die in 2012 in het werkveld zijn doorgevoerd.
Wij komen er achter dat wij een fout hebben gemaakt bij het invullen van de vragenlijst. Het zorgkantoor verzoekt ons deze fout te herstellen. Kan dit nog? Nee, wanneer de vragenlijst eenmaal geaccordeerd is en de gegevens zijn verwerkt, doorgevoerd en gepubliceerd, kunnen er in principe geen wijzigingen meer worden doorgevoerd. Dit kan alleen bij hoge uitzondering. Wij raden u aan om goed aan het zorgkantoor uit te leggen dat er sprake is van een vergissing. Zijn er voorbeelden van het meten van doelen in het ondersteuningsplan met als doel daar geaggregeerde gegevens uit te halen met betrekking tot doelrealisatie? Als het om het vaststellen van doelen gaat of doelen gehaald zijn, kan de systematiek van Goal attainment scaling gebruikt worden (GAS). Op internet is hier uitgebreide informatie over te vinden. Gaat het meer om de software matige kant? In sommige software kun je gebruik maken van een doelenbibliotheek, waarin vooraf doelen zijn geformuleerd.