Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp aanbesteding hulpmiddelen WMO 1- Notagegevens Notanummer 2017-001387 Datum 06-09-2017 Programma: 08 Meedoen Portefeuillehouder Weth. Kolkman Team PMA 2- Bestuursorgaan [X]B & W 12-09-2017 [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar 12-09-2017 [ ]Besloten -- Routing d.d. programmamanager 06-09-2017 regiemanager 06-09-2017 wethouder 06-09-2017 par. [ ]adj.secr. -- [X]gem.secr. 07-09-2017 BIS Openbaar Status Definitief2017-09-13 Bijlagen Notitie evaluatie, aanbevelingen en uitgangspunten aanbesteding hulpmiddelen 2018 Brief verlenging huidige contract met Welzorg Bevestiging afspraak met Welzorg over contractverlenging 1 juli 2018 en 1 oktober 2018 Raadsmededeling B & W d.d.: 12-09-2017 Besloten wordt: 1 Het huidige contract met Welzorg voor de Wmo hulpmiddelen te verlengen tot uiterlijk 1 oktober 2018 op basis van artikel 2.2 uit de raamovereenkomst waarbij Welzorg heeft ingestemd met het hanteren van een aangepaste verlengingstermijn; 2 een aanbesteding voor te bereiden voor de Wmo hulpmiddelen samen met de gemeenten in de regio Stedendriehoek voor een nieuwe contractperiode vanaf uiterlijk 1 oktober 2018; 3 de notitie aanbesteding hulpmiddelen 2018 vast te stellen als basis voor de aanbesteding hulpmiddelen Wmo en te gebruiken als input voor de marktconsulatie en een adviesaanvraag aan de Wmo-raad; 4 gezamenlijk met de andere gemeenten een projectleider en inkoopexpert in te schakelen en de kosten daarvan onderling te verrekenen; 5 de gemeenteraad te informeren middels de bijgevoegde raadsmededeling en de notitie aanbesteding, aanbevelingen en uitgangspunten hulpmiddelen 2018. 6 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat
[ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Adviesraad/ Adviesraden Adviesraad Sociaal Domein Deventer Ja Toelichting Inleiding De gemeente Deventer heeft sinds 1 januari 2014 een contract met leverancier Welzorg voor de levering en het onderhoud van de hulpmiddelen Wmo. Het huidige contract heeft een looptijd van vier jaar en eindigt op 31 december 2017. Voorgesteld wordt om de huidige raamovereenkomst voor een kortere periode te verlengen tot 1 oktober 2018 en samen met de regio gemeenten een aanbesteding voor te bereiden. De reden hiervoor is de toename van klachten van inwoners over o.a. de wachttijden op de levering en het onderhoud van hulpmiddelen. Het voorbereiden en uitvoeren van een aanbesteding neemt de nodige tijd in beslag om deze reden is ervoor gekozen de opdracht te verlengen. Over de toename van klachten zijn begin 2017 een aantal gesprekken gevoerd met Welzorg. Dit heeft geleid tot het opstellen van een verbeterplan door Welzorg. Toch werden er naar aanleiding van dit verbeterplan medio april 2017 nog niet de gewenste verbeteringen gezien en is Welzorg in gebreke gesteld. De regio gemeenten hebben (m.u.v. Deventer) in het bestuurlijk overleg van 31 augustus 2017 besloten om het contract met Welzorg op te zeggen en een nieuwe aanbesteding voor de hulpmiddelen Wmo voor te bereiden. Uiterlijk 1 oktober 2017 moeten deze gemeenten aan Welzorg laten weten of het contract wel of niet wordt verlengd. Op 5 september 2017 bent u d.m.v. een memo aanbesteding hulpmiddelen Wmo hiervan in kennis gesteld, alsmede van de specifieke problemen die wij in Deventer ervaren met Welzorg en het gesprek en de afspraken die wij op 30 augustus 2017 met Welzorg hebben gemaakt. U kon zich toen vinden in de voorgestelde lijn. Het nu aan u voorgestelde besluit komt hiermee overeen. Dit betekent dat wij als Deventer i.t.t. de regio gemeenten de raamovereenkomst met Welzorg nu niet opzeggen maar de mogelijkheid open laten om de raamovereenkomst ook na 1 oktober 2018 te verlengen. Vooralsnog doet de gemeente wel mee in de (voorbereiding van de) regionale aanbesteding. Indien Welzorg de toegezegde/afgesproken verbeteringen in september/oktober in Deventer daadwerkelijk realiseert en wel aan de overeengekomen eisen van de overeenkomst wordt voldaan, kunt u in november/december alsnog besluiten om het contract met Welzorg ook na 1 oktober 2018 te verlengen. In november/december wordt nl. wederom een collegebesluit gevraagd over de definitieve uitgangspunten en publicatie van de aanbesteding. In bijgaande brief aan Welzorg staat deze mogelijke verlenging van de overeenkomst ook verwoord. Beoogd resultaat De levering en het onderhoud van de hulpmiddelen Wmo zijn geborgd. Kader Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 Gemeentelijk beleid en verordening Wmo 2015
Europese aanbestedingsregels Raamovereenkomst met Welzorg Argumenten voor en tegen Argumenten voor Er is onvoldoende verbetering zichtbaar in de dienstverlening van Welzorg Welzorg heeft in 2016 een grote interne reorganisatie doorgevoerd. De activiteiten die voorheen in 17 rayons werden uitgevoerd, zijn zoveel mogelijk gecentraliseerd naar één locatie in Raamdonksveer. Sinds oktober 2016 zijn er daarom wachttijden op de levering en het onderhoud van de hulpmiddelen Wmo en zijn de klachten vanuit inwoners toegenomen. Met betrekking tot de ontstane situatie zijn er gesprekken gevoerd met Welzorg. Welzorg heeft vervolgens op 21 februari 2017 een verbeterplan gepresenteerd aan de deelnemende gemeenten van de regio Stedendriehoek. Daarbij gaf Welzorg aan dat ze de bereikbaarheid van hun klantencontactcentrum zouden verbeteren en dat aan het eind van het eerste kwartaal 2017 de achterstanden grotendeels zouden zijn ingelopen. Eind maart 2017 blijkt dit nog niet het geval. Vervolgens is Welzorg door de gemeenten in gebreke gesteld en kreeg Welzorg tot 1 juni 2017 de gelegenheid om te voldoen aan de eisen in de raamovereenkomst. Ook in juni 2017 waren er onvoldoende verbeteringen zichtbaar. In Deventer zijn de openstaande vragen/meldingen sinds februari ten opzichte van eind augustus zelfs toegenomen. Op onderdelen (o.a. reparaties) "gaat het wel wat beter" maar structureel wordt er niet voldaan (ook niet voor nieuwe aanvragen/meldingen) aan de raamovereenkomst. Dit leidt ertoe dat wordt voorgesteld om mee te doen in de regionale aanbesteding en de huidige raamovereenkomst met Welzorg voor de Wmo hulpmiddelen te verlengen tot 1 oktober 2018 op basis van artikel 2.2 uit de raamovereenkomst waarbij Welzorg heeft ingestemd met het hanteren van een aangepaste verlengingstermijn. Er is tijd nodig om een zorgvuldig aanbestedingsproces te doorlopen De gemeenten van de regio Stedendriehoek maken van een verlengingsmogelijkheid gebruik omdat het van belang is dat de nieuwe aanbesteding zorgvuldig wordt voorbereid en er voldoende tijd is om het proces goed te doorlopen. De notitie aanbesteding hulpmiddelen 2018 omvat ook een evaluatie van de huidige raamovereenkomst die leidt tot een aantal aandachtpunten die worden meegenomen bij de nieuwe aanbesteding. Deze aandachtpunten vergen nog nadere uitwerking en worden in marktconsultatie besproken met de betrokken partijen. Dit proces vergt de nodige tijd en leidt ertoe dat er wordt voorgesteld om de huidige overeenkomst met Welzorg tijdelijk te verlengen tot uiterlijk 1 oktober 2018. Verlenging na 1 oktober 2018 bij realisatie van toegezegde verbeteringen door Welzorg Op 30 augustus jl. zijn de specifieke (toegenomen) problemen en de onvoldoende zichtbare verbeteringen in de dienstverlening van Welzorg in Deventer met Welzorg besproken. Afgesproken is dat Welzorg in de maand september (in samenspraak met de gemeentelijke uitvoering) de nodige verbeteringen zal realiseren waardoor het aantal openstaande aanvragen/meldingen sterk gereduceerd zal zijn en er vanaf oktober wel aan de overeengekomen eisen wordt voldaan. Afhankelijk van de aantoonbare verbeteringen door Welzorg wordt aan u in oktober/november een besluit gevraagd over het in regioverband doorgaan met de aanbesteding, de definitieve uitgangspunten en publicatie van de aanbesteding. Dan kunt u alsnog uw standpunt bepalen over het al dan niet verlengen van de raamovereenkomst en de nieuwe aanbesteding. Voor de hulpmiddelen Wmo is aanbesteding verplicht Volgens de Aanbestedingswet 2012 moet er voor een aanbesteding voor hulpmiddelen Wmo een Europese procedure worden gevolgd. Dat komt omdat er sprake is van leveringen en diensten en een opdrachtwaarde hoger dan de aanbestedingsdrempel van 209.000,-.
Samenwerking heeft bij voorgaande aanbestedingen voordeel opgeleverd In 2009 en 2013 is in de Stedendriehoek op goede wijze samengewerkt bij de inkoop van de hulpmiddelen Wmo. Samenwerking levert schaalvoordelen op voor zowel gemeenten als marktpartijen, omdat capaciteit en kennis worden gebundeld en kosten worden gedeeld. Ook in deze aanbesteding zullen de gemeenten van de regio Stedendriehoek (Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Hattem, Heerde, Lochem, Olst-Wijhe, Voorst en Zutphen) samenwerken. Hiervoor wordt een kerngroep in het leven geroepen, bestaande uit een projectleider, inkoopexpert, inkoopadviseur, beleidsmedewerker en inhoudelijk deskundige. Het regionaal ambtelijk overleg beleid / accountmanagement Wmo zal daarbij als klankbordgroep fungeren. Er is een kader nodig voor de nieuwe aanbesteding hulpmiddelen Wmo De notitie aanbesteding hulpmiddelen 2018 is het begindocument voor de nieuwe aanbesteding van hulpmiddelen Wmo. Het omvat een evaluatie van de huidige raamovereenkomst, aanbevelingen en uitgangspunten voor de nieuwe raamovereenkomst. Deze aanbevelingen en uitgangspunten hebben o.a. betrekking op: snelle en goede ondersteuning voor de inwoner, goede voorzieningen tegen een reëel tarief, ondersteuning dichtbij en partnerschap. Nadat besluitvorming over dit document heeft plaatsgevonden wordt de notitie in een marktconsultatie voorgelegd aan de marktpartijen om hen hierover te raadplegen. Ook wordt de notitie gedeeld met de Wmo-(advies)raden van de gemeenten uit de Stedendriehoek met het verzoek aan hen om advies te geven. Aanvullende kennis en capaciteit is onmisbaar Bij deze aanbesteding is kennis van de hulpmiddelenbranche onmisbaar. Deze kennis is ten dele beschikbaar binnen de gemeenten zelf. Ook het schrijven van een bestek dat voldoet aan de praktische en juridische eisen vraagt om aanvullende deskundigheid. Daarnaast ontbreekt het binnen de beleids- en accountmanagers Wmo van de gemeenten aan capaciteit tot het leveren van een projectleider. Kanttekening c.q. argumenten tegen De markt van Wmo hulpmiddelen is beperkt De markt van hulpmiddelen heeft de afgelopen jaren financieel onder druk gestaan. Dit is vergelijkbaar met sectoren als de Huishoudelijke Hulp en het regionaal vervoer. De tarieven hiervoor zijn laag. Het aantal aanbieders van Wmo-hulpmiddelen is mede daardoor teruggebracht naar 6 grote aanbieders (Welzorg, Medipoint (o.a. Harting Bank), Beenhakker Kersten, RSR en Meyra). Er bestaat daarom een reële kans dat een nieuwe aanbesteding leidt tot een raamovereenkomst met de huidige leverancier. Wel geeft een nieuwe aanbesteding mogelijkheden om een zorgvuldig proces te doorlopen om zo tot een betere kwaliteit van de dienstverlening en reële tarieven te komen. Extern draagvlak (partners) N.v.t. Financiële consequenties De verwachting is dat de uitgaven door een nieuwe aanbesteding zullen stijgen. Hoeveel dit zal zijn valt nu nog niet te bepalen. De financiële gevolgen kunnen, zodra ze concreter kunnen worden gemaakt, meegenomen worden in de reguliere besluitvorming van de gemeentelijke begroting ná 2018. Aan de inschakeling inhuur van een projectleider en inkoopexpert zijn kosten verbonden. Naar schatting zullen de kosten maximaal 50.000 bedragen. Deze kosten worden door gemeenten onderling verdeeld naar inwoneraantal.
Aanpak/uitvoering Na uw besluit zal Welzorg door middel van bijgaande brief op de hoogte worden gesteld van de verlenging van het contract. Tevens wordt in de brief aangegeven dat u in de maand oktober/november een definitieve standpunt zult bepalen over de duur van de verlenging van de raamovereenkomst en/of de nieuwe aanbesteding. Verder worden de Wmo-(advies)raden geïnformeerd over de aanbesteding hulpmiddelen Wmo en om advies gevraagd met betrekking tot de notitie aanbesteding hulpmiddelen 2018. Daarnaast wordt de gemeenteraad door middel van bijgaande raadsmededeling op de hoogte gebracht van uw besluit en de relevante ontwikkeling. Door ook de notitie met de raad te delen, is de raad ook geïnformeerd over de evaluatie van de huidige raamovereenkomst en aanbevelingen voor de nieuwe overeenkomst. Na besluitvorming in de regio gemeenten kan de aanbesteding starten en wordt er een regionale ambtelijke kerngroep samengesteld, aangevuld met een extern projectleider en inkoopexpert om de aanbesteding vorm te geven. Deze zal starten met een marktconsultatie waarin de marktpartijen worden geraadpleegd over de nota aanbesteding hulpmiddelen 2018.