Overeenkomst voor de maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden Meierijgemeenten Kenmerk: BIZOB-2014-MM-BU-001 Versie: 2.0 oktober 2016 Status: concept 20161103 Concept voorzieningenovereenkomst HH Meierij versie 3nov2016
De ondergetekenden: 1. Gemeente Boxtel, publiekrechtelijke rechtspersoon, gevestigd en kantoorhoudend aan Markt 1 te Boxtel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer A.G.A. van den Broek, Wethouder Boxtel; 2. Gemeente Haaren, publiekrechtelijke rechtspersoon, gevestigd en kantoorhoudend aan Mgr. Bekkersplein 2 te Haaren, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw J. Zwijnenburg-van der Vliet, burgemeester van Haaren; 3. Gemeente Sint-Michielsgestel, publiekrechtelijke rechtspersoon, gevestigd en kantoorhoudend aan Meanderplein 1 te Sint-Michielsgestel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr. J.C.M. Pommer, burgemeester van Sint-Michielsgestel; 4. Gemeente Vught, publiekrechtelijke rechtspersoon, gevestigd en kantoorhoudend aan Secr. Van Rooijstraat 1 te Vught, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R.J. van de Mortel, burgemeester van Vught; hierna te noemen: De Gemeente(n); en 5. Zorggroep Elde, een zorgaanbieder naar Nederlands recht, gevestigd te <Plaats>; ter zake van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door <Functie>, de heer/mevrouw <Naam>, 6. Tzorg, een zorgaanbieder naar Nederlands recht, gevestigd te <Plaats>; ter zake van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door <Functie>, de heer/mevrouw <Naam>, 7. Actiefzorg, een zorgaanbieder naar Nederlands recht, gevestigd te <Plaats>; ter zake van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door <Functie>, de heer/mevrouw <Naam>, 8. Laverhof, een zorgaanbieder naar Nederlands recht, gevestigd te <Plaats>; ter zake van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door <Functie>, de heer/mevrouw <Naam>, 9. Stichting Vughterstede, een zorgaanbieder naar Nederlands recht, gevestigd te <Plaats>; ter zake van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door <Functie>, de heer/mevrouw <Naam>, 10. Thuiszorgcentrale IVT, een zorgaanbieder naar Nederlands recht, gevestigd te <Plaats>; ter zake van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door <Functie>, de heer/mevrouw <Naam>, hierna te noemen: De Dienstverlener,
OVERWEGENDE DAT: De gemeenten met ingang van 1 januari 2015 de individuele maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden willen aanbieden aan bestaande en nieuwe cliënten; De kosten hiervan binnen het gemeentelijk budget moeten blijven, waarbij rekening wordt gehouden met de aangekondigde korting vanuit het Rijk; De inhoud van de maatwerkvoorziening wordt bepaald door de zorgaanbieder in samenspraak met de cliënt en niet meer wordt gebaseerd op een indicatie in uren; Cliënten uit de gemeenten Schijndel, Sint-Michielsgestel en Vught hun bestaande indicatie (peildatum december 2014) blijven houden tot uiterlijk 1 januari 2016; De gemeenten tevreden zijn over de zorgaanbieders met wie deze overeenkomst wordt gesloten; Dat cliënten dit ook zo ervaren omdat zij voor het grootste deel voor deze aanbieders hebben gekozen; Dat gemeenten streven naar zo min mogelijk onrust bij de (bestaande) cliënten; Dat een eventuele overgang naar andere aanbieders goed moet verlopen; IN 2016 CONSTATERENDE DAT: Gemeenten hebben besloten af te zien van het instellen van een algemene voorziening Gemeenten hebben besloten de overeenkomst te verlengen (met uitzondering van gemeente Schijndel) en de dienstverlening door te ontwikkelen; De uitspraken van de Centrale Raad van Beroep inhouden dat er wijzigingen in deze overeenkomst moet worden aangebracht; De HHT-regeling afloopt op 31 december 2016; Gemeenten het belangrijk vinden dat er rust en duidelijkheid ontstaat ten aanzien van de uitvoering van de maatwerkvoorziening Hulp bij het Huishouden; Gemeente en Dienstverleners in overleg met elkaar, maar onder regie van de Gemeente, de dienstverlening door willen ontwikkelen. Gemeente(n) en Dienstverleners verder gezamenlijk te noemen: Partijen; komen overeen als volgt: 3
1. BEGRIPPEN 1.1 Beschikking: Een beschikking als bedoeld in artikel 1:3, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente inzake de toegang tot de Maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden; 1.2 Cliënt: Een burger van de Gemeente die op basis van een besluit toegang heeft tot de maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden en op grond hiervan verzoekt om zorg in natura; 1.3 Maatwerkvoorziening: Het college van B&W heeft op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 de plicht om maatwerkvoorzieningen aan te bieden aan haar Burgers zodat zij ondersteund worden in hun zelfredzaamheid en kunnen participeren in de maatschappij; 1.4 Dienstverlener: Een organisatie die Hulp bij het huishouden aanbiedt aan burgers van de Gemeente; 1.5 Dienstverlening: Het leveren van Hulp bij het huishouden of andere diensten op basis van een Opdracht van de Gemeente; 1.6 Gemeente: De Gemeente Boxtel, Haaren, Sint-Michielsgestel en/of Vught; 1.7 Burger: inwoner van bovengenoemde Gemeenten die in een van die gemeenten is ingeschreven in de gemeentelijke basisadministratie (GBA); 1.8 Hulp bij het huishouden: Het ondersteunen bij en/of het overnemen van activiteiten en/of het overnemen van de regie op het gebied van het verzorgen van het huishouden van een persoon, dan wel van de leefeenheid waartoe een persoon behoort (een combinatie van HH1 en HH2); 1.9 Klacht: Iedere schriftelijke of mondelinge uiting van ontevredenheid van de Cliënt, zowel formeel als informeel, over een van de onderdelen van de Dienstverlening van de Dienstverlener; 1.10 Klanthouder: De Dienstverlener die verantwoordelijk is voor de levering van de hulp bij het huishouden aan de Cliënt binnen de daarvoor gestelde criteria; 1.11 Opdracht: Een individuele Opdracht van de Gemeente aan de Dienstverlener voor het uitvoeren van hulp bij het huishouden bij een Cliënt op basis van de Overeenkomst; 4
1.12 Opdrachtgever: De Gemeente; 1.13 Overeenkomst: Deze Overeenkomst voor de maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden Meierijgemeenten 1.14 Partijen: Gemeente en Dienstverleners gezamenlijk; 1.15 Hoofdconvenant: Overeenkomst voor het instellen van een duurzame overleg- en communicatiestructuur voor de ontwikkeling en uitvoering van maatwerkvoorzieningen voor zorg, maatschappelijke en aanpalende Dienstverlening, verder Hoofdconvenant genoemd; 1.16 Signalering: Alert zijn op de algemene toestand en ontwikkelingen bij de Cliënt die mogelijk aanvullende hulp of zorg vereisen. Wijzigingen in algemene toestand of ontwikkelingen bij de Cliënt worden gemeld bij de Zorgcoördinator, de Cliënt, diens vertegenwoordiger en de gemeente; 1.17 Klantmanager Wmo: Medewerker van de gemeente die beoordeelt of Burgers in aanmerking komen voor toegang tot (in dit geval) Hulp bij het huishouden. 1.18 Loket: Het loket van de Gemeente waar men terecht kan voor informatie, advies en vraagverheldering; 1.19 Zorgcoördinator: Medewerker van de Dienstverlener die de intake bij de Cliënt uitvoert en mede verantwoordelijk is voor de juiste inzet van de Hulp bij het huishouden; 1.20 Zorgperiode: Periode van vier weken, zoals gehanteerd wordt door het CAK; 1.21 Zorgverlener: Medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de Dienstverlener de hulp bij de Cliënt uitvoert; 1.22 Zorgovereenkomst: In de zorgovereenkomst worden het Ondersteuningsplan en alle relevante afspraken tussen de Dienstverlener en de Cliënt door de Dienstverlener vastgelegd; 1.23 Zorgdossier: In het zorgdossier wordt de Zorgovereenkomst en alle relevante informatie voor de Cliënt opgenomen; 1.24 Ondersteuningsplan: Een door de cliënt of diens vertegenwoordiger ondertekend overzicht van de uit te voeren activiteiten en de frequentie daarvan zoals de cliënt en de Dienstverlener dat, onder regie van de Gemeente en in overleg met de Dienstverlener, hebben afgesproken. Het ondersteuningsplan maakt onderdeel uit van de beschikking. 5
1.25 Kwaliteit: de wijze van uitvoering van de maatwerkvoorziening zoals dat is vastgelegd in de beleidsregels van de Gemeente; 1.26 Keukentafelgesprek: Een dialoog tussen de aanvrager van een Wmo-voorziening en de Gemeente, waarbij gezamenlijk de hulp- of ondersteuningsvraag besproken wordt van de Cliënt alsmede zijn of haar volledige woon- en leefsituatie. Bij het onderzoek naar deze hulp- of ondersteuningsvraag worden alle leefgebieden van de Cliënt betrokken. In het gesprek wordt in samenspraak met de Cliënt gezocht naar meerdere oplossingsscenario s. Bij het vinden van het een passend oplossingsscenario in de individuele klantsituatie staat het vinden van de eigen kracht van de Cliënt voorop, zo nodig aangevuld met ondersteuning van mantelzorgers of anderen uit het sociale netwerk van de Cliënt dan wel van vrijwilligers dan wel een algemene voorziening. Eerst wanneer de hulpvraag niet of onvoldoende kan worden opgepakt langs deze weg, kan een Cliënt bij het college een formele aanvraag indienen voor individuele ondersteuning in de vorm van een maatwerkvoorziening. In die zin is het keukentafelgesprek een noodzakelijke voorwaarde voor het indienen van een aanvraag voor een Wmovoorziening en het onderzoek naar de aanvraag. 2. VOORWAARDEN WAARONDER BURGERS IN AANMERKING KOMEN VOOR DE MAATWERKVOORZIENING 2.1 Toegang: Cliënten die van een Gemeente voortvloeiende uit het keukentafelgesprek een positieve Beschikking als bedoeld in artikel 1.1 ontvangen hebben, hebben toegang tot de Maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden. 2.2 Onderzoek: Vervallen met ingang van 1 januari 2017. 2.3 Overgangsrecht Vervallen met ingang van 1 januari 2017. 2.4 Vervallen met ingang van 1 januari 2017. 2.5 Maatwerkvoorziening: Inwoners die een aanvraag voor Hulp bij het huishouden indienen bij het Loket ontvangen een positieve Beschikking als bedoeld in artikel 1.1, wanneer de noodzaak tot het ondersteunen bij en/of het overnemen van activiteiten en/of het overnemen van de regie op het gebied van het verzorgen van het huishouden is aangetoond. 6
3. ACTIVITEITEN VAN DIENSTVERLENER 3.1 Opdracht: De Cliënt heeft de keuzevrijheid om een Dienstverlener te kiezen en maakt deze keuze kenbaar aan de Gemeente. De Dienstverlener die door de Cliënt gekozen is, krijgt vervolgens op cliëntniveau van de Gemeente de schriftelijke Opdracht (per email of, na landelijke invoering, via i-wmo) waar zij de Maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden moet leveren. Dienstverleners zijn verplicht om een Cliënt die zich, met een beschikking van de gemeente, bij hen meldt voor hulp bij het huishouden te accepteren. 3.2 Besluit: De Dienstverlener levert alleen Hulp bij het huishouden aan een Cliënt op basis van een beschikking zoals genoemd in artikel 2.1. 3.3 Overgangsrecht Vervallen met ingang van 1 januari 2017. 3.4 Vervallen met ingang van 1 januari 2017. 3.5 Activiteiten Hulp bij het huishouden Bij het uitvoeren van de maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden wordt ondersteund bij of worden activiteiten overgenomen op het gebied van het verzorgen van het huishouden van een persoon, dan wel van de leefeenheid waartoe een persoon behoort. Activiteiten die hiertoe in het Ondersteuningsplan kunnen worden opgenomen zijn onder andere: het schoonmaken van het huis, het regelen/organiseren van de boodschappen, het verzorgen van de maaltijden, het verzorgen van de kleding, het dagelijks organiseren van het huishouden en de verzorging van de kinderen die tot de leefeenheid behoren. Het opmerken van veranderingen in de gezondheids- of sociale situatie van de Cliënt en deze doorleiden naar de organisatie is ook onderdeel van de activiteiten. De activiteiten zijn nader uitgewerkt in de verordening en de beleidsregels. Preventie Het is van groot belang dat de verschillende ogen en oren die achter de voordeur komen veranderingen in de situatie van de Cliënt opmerken en doorgeven aan de organisatie. Aangezien de zorgaanbieders wekelijks over de vloer komen bij cliënten HH is hiervoor ook een rol voor de Dienstverlener weggelegd. Zaak is dat de hulp alert is op de algemene 7
toestand en ontwikkelingen van de Cliënt die mogelijk aanvullende hulp of zorg vereisen en dat de hulp dit meldt bij de Zorgcoördinator. De Zorgcoördinator meldt wijzigingen in algemene toestand of ontwikkelingen bij de Cliënt bij de Cliënt-zelf, diens vertegenwoordiger en de gemeente. HHT (Huishoudelijke hulp toelage) De uitwerking en invulling van de voormalige HHT wordt als ontwikkelpunt op de Ontwikkelagenda opgenomen. De gemeenten bieden in dit contract (financiële) ruimte om hier handen en voeten aan te geven. Zo bestaat er vanuit de gemeenten de wens om de regeling voor de mantelzorgers overeind te houden maar ook een compensatie te ontwikkelen voor de huidige HHT ers. Duidelijke communicatie is hierbij van groot belang. Extra inzet Jaarlijks kunnen Dienstverleners, indien noodzakelijk en in overleg met de Cliënt, extra inzet uitvoeren. Deze extra inzet is mogelijk tot maximaal twee maal vier uur per jaar. De uitwerking van de Extra inzet wordt als ontwikkelpunt op de Ontwikkelagenda opgenomen en is valt niet onder de maatwerkvoorziening. Daarom hiervoor onder 7.1 een extra financiering en administratie over opgenomen. 3.6 Resultaten: De Dienstverlener verricht bij het uitvoeren van de maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden ondersteuning aan kwetsbare ouderen en zorgvragers en voert activiteiten uit zoals omschreven in artikel 3.5 en in de verordening en de beleidsregels van de Gemeente op een zodanige wijze dat er sprake is van een schoon en leefbaar huis. De Dienstverlener moet ervoor zorgen dat Cliënten tevreden zijn over de uitvoering van deze activiteiten en de wijze waarop de resultaten worden bereikt. 3.7 Zorgovereenkomst De Dienstverlener, de Cliënt en zijn betrokken omgeving bespreken, voor zover de Cliënt hier de mogelijkheden toe heeft, de benodigde ondersteuning, de benodigde activiteiten zoals omschreven in artikel 3.5 en de beoogde resultaten. Deze afspraken tussen de Dienstverlener en de Cliënt worden door de Dienstverlener in het Ondersteuningsplan en de Zorgovereenkomst vastgelegd. Deze zorgovereenkomst wordt door zowel de Dienstverlener als de Cliënt ondertekend. 4. WERKWIJZE VAN DIENSTVERLENER 4.1 De toegang, de start en uitvoering van de maatwerkvoorziening: 8
Intake Na de beschikking van de Gemeente voert de Dienstverlener een intake bij de Cliënt uit. De Dienstverlener, de Cliënt en zijn betrokken omgeving bespreken, voor zover de Cliënt hier de mogelijkheden toe heeft, de benodigde ondersteuning/activiteiten en de beoogde resultaten. Ondersteuningsplan De activiteiten en alle relevante afspraken tussen de Dienstverlener en de Cliënt worden door de Dienstverlener in een Ondersteuningsplan vastgelegd. Indien de situatie hiertoe aanleiding geeft wordt het Ondersteuningsplan door de Dienstverlener aangepast. Het (gewijzigde) Ondersteuningsplan wordt verzonden naar de Gemeente. De Gemeente is verantwoordelijk voor een laatste toets op het (gewijzigde) Ondersteuningsplan en neemt dit, na goedkeuring, op als onderdeel van de beschikking. Het format van het Ondersteuningsplan is opgenomen op de Ontwikkelagenda en wordt opgenomen in bijlage 3. Zorgdossier De Dienstverlener zorgt ervoor dat de Cliënt over een Zorgdossier beschikt. In dit zorgdossier wordt de zorgovereenkomst en alle relevante informatie voor de Cliënt opgenomen. Indien de Dienstverlener gebruik maakt van een digitaal zorgdossier zorgt hij ervoor dat de informatie die digitaal wordt opgeslagen, uitgeprint in het dossier wordt opgenomen, tenzij de Cliënt heeft aangegeven de informatie digitaal te willen ontvangen. Dit zorgdossier wordt, indien nodig, door een medewerker van de Dienstverlener bijgewerkt. In het bovengenoemde zorgdossier wordt minimaal de volgende informatie opgenomen: - de door zowel de Dienstverlener als de Cliënt ondertekende zorgovereenkomst; - informatie over de bereikbaarheid van de Dienstverlener; - informatie over welke relatie van de Cliënt gebeld kan worden in geval van calamiteiten; - aantekeningen van de medewerker van de Dienstverlener over opgemerkte bijzonderheden en incidentele activiteiten. Bij deze intake stelt de Zorgcoördinator zich zo goed als mogelijk op de hoogte van de aanwezigheid van andere professionele Dienstverleners en mantelzorgers. Bij aanvang van de hulp worden deze Dienstverleners en mantelzorgers, voor zover noodzakelijk, op de hoogte gesteld van de gemaakte afspraken inzake de uitvoering van de Hulp bij het huishouden. Indien mogelijk wordt het verlenen van hulp afgestemd op de tijden en inhoud van de hulp die verleend wordt door de overige Dienstverleners en mantelzorgers. In zorg nemen van cliënten Wanneer een Cliënt kiest voor een Dienstverlener, wordt er vanuit gegaan dat de Dienstverlener de Cliënt in zorg kan nemen. Wanneer de Dienstverlener niet in staat is de 9
Cliënt in zorg te nemen, laat de Dienstverlener dit binnen drie werkdagen per e-mail aan de Gemeente weten. Uiterlijk tien werkdagen na de verzending van het opdrachtformulier is de Dienstverlener gestart met de uitvoering van de geïndiceerde hulp. Indien de zorg niet tijdig gestart kan worden zijn er twee vervolgopties: 1) De Dienstverlener stemt met de Cliënt af dat de zorg op een later tijdstip kan starten en de Cliënt komt op een wachtlijst van de Dienstverlener. De Dienstverlener koppelt de geplande startdatum van de Hulp bij het huishouden terug aan de Gemeente. 2) De tweede optie is dat de Dienstverlener terugkoppelt aan de Gemeente dat de zorg niet geleverd kan worden en dat de Gemeente de Cliënt opnieuw benadert en aangeeft dat de Cliënt ook kan kiezen voor een ander alternatief (andere Dienstverlener of PGB). Wanneer de Dienstverlener aangeeft de hulp te kunnen bieden, dan is deze Dienstverlener Klanthouder. Dat wil zeggen dat de Dienstverlener verantwoordelijk is voor de levering van hulp aan de Cliënt binnen de daarvoor gestelde criteria. Tijdens de looptijd van de Zorgovereenkomst wordt de juiste vorm van zorg geleverd conform de eisen die de Gemeente aan de Dienstverlener stelt. De Dienstverlener dient zich maximaal in te spannen om tijdig de overeengekomen zorg te leveren. Indien de Dienstverlener na de intake van mening is dat er sprake is van een vervuilde situatie of dat de Cliënt niet meewerkend is, neemt de Dienstverlener per direct contact op met de Gemeente. Dienstverlener en de gemeente zoeken gezamenlijk naar een oplossing, waarbij de Gemeente het uiteindelijke besluit neemt over de te ondernemen actie. De Dienstverlener zal aan de hand van de intake zich inspannen om een zo goed mogelijke match tot stand te brengen tussen Cliënt en Zorgverlener. Het uitgangspunt daarbij is dat zorg langdurig door dezelfde Zorgverlener wordt uitgevoerd. Uitvoering van de werkzaamheden dient in principe plaats te vinden op werkdagen, tenzij er sprake is van maaltijdverzorging en/of de verzorging van kinderen. Stopzetten van de hulp Wanneer een Cliënt besluit geen gebruik meer te maken van de maatwerkvoorziening meldt Dienstverlener dit binnen 10 werkdagen bij de Gemeente. Gewijzigde omstandigheden van de Cliënt Dienstverlener meldt relevante gewijzigde omstandigheden van de Cliënt en zijn betrokken omgeving binnen 10 werkdagen bij de gemeente. 10
Acute situaties De Dienstverlener dient bij acute situaties zo snel mogelijk, doch binnen 24 uur, de feitelijke zorg te leveren. Er is sprake van een acute situatie indien er niet uitstelbare activiteiten moeten worden overgenomen. Niet uitstelbare activiteiten zijn bijvoorbeeld de verzorging van kinderen, het bereiden van maaltijden. Bij een acute situatie wordt er door het Loket binnen één werkdag vastgesteld of de toegang verleend moet worden en wordt er direct Opdracht gegeven aan de Dienstverlener. De Dienstverlener dient voor acute situaties op werkdagen bereikbaar te zijn tot 17.00 uur. Bij acute situaties dient de levering van de zorg met een minimum aan formaliteiten te worden geregeld. De inzet van de zorg verdient de hoogste prioriteit. Het aanvraagformulier, de formele beslissing en de administratieve handelingen volgen dan binnen 3 werkdagen na aanvang van de zorg. 4.2 Continuïteit en vervanging bij ziekte en verlof: Bij ziekte of verlof van de Zorgverlener zoekt de Dienstverlener naar een passend alternatief in overleg met en naar tevredenheid van de Cliënt. De Dienstverlener levert altijd zorg indien de Dienstverlener en/of de Gemeente van oordeel zijn dat het niet leveren van zorg gedurende een (korte) periode, gelet op de situatie, onverantwoord is. Van de Dienstverlener wordt verwacht dat zij in geval van verlof dit op individueel niveau minimaal twee weken voor het geplande verlof met de Cliënt kortsluit. 4.3 Afzeggen: De Dienstverlener mag uren naar eigen inzicht in rekening brengen bij de Cliënt als deze niet tijdig afspraken afzegt. De Dienstverlener kan zelf in haar algemene leveringsvoorwaarden en/of de Zorgovereenkomst bepalen wat zij verstaat onder niet tijdig. 4.4 Wisselen Dienstverlener: De Dienstverlener biedt Cliënten de mogelijkheid bij ontevredenheid en met opgaaf van redenen binnen een termijn van vier weken een andere Dienstverlener toegewezen te krijgen, onverlet de keuze van Cliënt om tot opzegging van de Zorgovereenkomst met de Dienstverlener over te gaan en te kiezen voor een andere Dienstverlener. 4.5 Competenties personeel: De Dienstverlener zet personeel in dat beschikt over de gangbare competenties en vaardigheden die nodig zijn om de activiteiten van deze overeenkomst uit te voeren. De competenties en vaardigheden moeten in overeenstemming zijn met de in de sector vastgestelde profielen. 11
4.6 Legitimatie en Verklaring Omtrent Gedrag: De Dienstverlener zorgt ervoor dat zowel vaste, tijdelijke als ingehuurde werknemers zich aan de Cliënt als werknemer van die Dienstverlener kunnen legitimeren door middel van een pasje met naam en foto van de werknemers. Voor bij de Hulp bij het Huishouden in te zetten Zorgverleners die door de Dienstverlener ná de Overeenkomstdatum worden aangenomen, dient de Dienstverlener per Zorgverlener te beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag. Er kan ook worden volstaan met een eigen verklaring, indien onderstekend door werkgever en werknemer. 4.7 Arbo: De Dienstverlener stelt aan de Cliënt Arbo richtlijnen ter beschikking voor de inzet van de Zorgverleners zodat de Cliënt duidelijk weet wat deze wel of niet van de hulp mag verwachten. 4.8 Protocollen: De Dienstverlener is toegerust voor het continu en kwalitatief leveren van verantwoorde Hulp bij het huishouden. Het staat de Dienstverlener vrij hiervoor protocollen te hanteren. Als deze protocollen wettelijk zijn voorgeschreven, hanteert de Dienstverlener deze per definitie. 4.9 Voortzetting van de Hulp bij het huishouden: De Dienstverlener attendeert Cliënten op de eventuele (aangepaste) voortzetting van de hulp bij het huishouden, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de Cliënt voor het bewaken van de inhoud en looptijd van de toegangsbeschikking. De verantwoordelijkheid voor het aanvragen van een Beschikking ligt te allen tijde bij de Cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger. 4.10 Digitaal communiceren: De Dienstverlener beschikt over een computersysteem en software waarmee de Dienstverlener tenminste in staat is om digitale databestanden (zie artikel 6.3, artikel 7.2 en artikel 7.3) te generen en aan te leveren aan de Gemeente en het CAK. De Dienstverlener stuurt de Gemeente digitaal een bericht dat de dienstverlening is gestart. Dit bericht wordt nu per e-mail verzonden, maar zodra de techniek dit toelaat, gebeurt dit door middel van een elektronisch bericht (AW33); Wanneer het digitale berichtenverkeersysteem, genaamd i-wmo, tussen zorgaanbieders en gemeenten landelijk is ingevoerd, zal de communicatie tussen Dienstverlener en Gemeente (toegang, mutatie, start- en einddatum) hierin plaatsvinden. 12
4.11 Informatie verantwoording: Om de Gemeente in staat te stellen tot het uitvoeren van de verantwoordingseisen over onder andere de rechtmatige uitvoering van de Wmo, verstrekt de Dienstverlener de Gemeente de noodzakelijke informatie over onder andere de zorg. 4.12 Inspanning: De Dienstverlener verplicht zich jegens de Gemeente de maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden te realiseren en hierbij zich in alle opzichten te houden aan alle voorwaarden zoals opgenomen in deze Overeenkomst. Daarnaast verwacht de Gemeente van Dienstverleners dat zij ontwikkelingen en trends in het sociale domein actief volgen en daarop qua Dienstverlening inspelen, waarbij de Cliënt centraal staat in het proces. De Gemeente verwacht tot slot dat Dienstverleners actief samenwerken met andere maatschappelijke organisaties en hulpverleners die binnen de gemeente actief zijn. 4.13 Wet en regelgeving: De Dienstverlener voldoet aan de binnen de Wmo geldende wetten en eisen, onder andere: Kwaliteitswet zorginstellingen; Wet klachtenrecht zorginstellingen; Wet medezeggenschap Cliënten zorginstellingen. Daarnaast voldoet de Dienstverlener aan de regels en verordeningen die door de Gemeente in het kader van de Wmo zijn vastgesteld. De Dienstverlener hanteert in ieder geval de navolgende protocollen: a. Weigering- en beëindiging zorg; b. Ongewenst gedrag Cliënt; c. Behandeling klachten; d. Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. De Gemeente behoudt zich het recht voor om bovengenoemde protocollen voor aanvang van de Dienstverlening op te vragen en in overleg met de Dienstverlener eventueel aan te passen voor de uitvoering van deze Overeenkomst. De hulp wordt uitgevoerd volgens de daarvoor geldende Arbo-richtlijnen. De Dienstverlener is verantwoordelijk voor door haar ingezet personeel. 4.14 Wet Arbeid Vreemdelingen Dienstverlener is bekend met de bepalingen van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) en dient aan alle uit die wet voortvloeiende verplichtingen te voldoen en daartoe de nodige controles uit te voeren. Dienstverlener vrijwaart de gemeente voor alle boetes en loonvorderingen ingevolge de Wav. 13
4.15 Arbeidsvoorwaarden 1 Aanbieder houdt zich bij het verrichten van de diensten aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO VVT. Er wordt personeel ingezet dat beschikt over de gangbare competenties en vaardigheden die nodig zijn om de benodigde activiteiten uit te voeren. De competenties en vaardigheden moeten in overeenstemming zijn met de wettelijke eisen en de in de branche vastgestelde basisprofielen. 2 Aanbieder legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de diensten op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast. 3 Aanbieder verschaft desgevraagd en onverwijld aan bevoegde instantie toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie. 4 Aanbieder verschaft desgevraagd en onverwijld aan Gemeente toegang tot de in lid 2 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien de Gemeente dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van het verrichten van de diensten. 5 Aanbieder legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van het verrichten van diensten en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de diensten. 4.16 Kwaliteit: De Gemeente is verplicht om de kwaliteit van zorg aan haar Cliënten te waarborgen. De Gemeente kan controleren of aan de eisen die gesteld zijn wordt voldaan. Daarnaast kan de Gemeente vragen om de kwaliteitsjaarverslagen van de Dienstverlener en eventuele beschikbare visitatierapporten van de inspectie dan wel benchmarkrapport te overleggen en te bespreken. 4.17 Klanttevredenheidsonderzoek: Dienstverlener en de Gemeenten geven gezamenlijk invulling aan de uit te voeren klanttevredenheidsonderzoeken. Uitgangspunt is om de belasting voor de Cliënt tot een minimum te beperken. 4.18 Persoonsgegevens: Partijen zullen alle geregistreerde (persoons-)gegevens die voor en gedurende de opdracht kenbaar worden gemaakt, vertrouwelijk behandelen en meer in het bijzonder in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens verwerken. 4.19 Social Return: De Dienstverlener accepteert de verplichting om 5% van de aanneemsom excl. BTW te besteden aan: 14
Het inzetten van werklozen/werkzoekenden; Het bieden van leerwerkstages aan jongeren en/of het inzetten van Wswgerechtigden; En zich in te zetten voor de inzet van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten en/of leer-werkplekken in en om de regio Meierij. Na gunning heeft de Gemeente een gesprek met de Dienstverlener om samenwerkingsafspraken te maken over: type werkgelegenheid en mogelijke werkplekken; taakverdeling binnen de werving en selectie van kandidaten tussen bedrijf en de gemeente; de wijze waarop en de termijnen waarbinnen moet worden aangetoond aan de opdrachtgever of en in welke mate aan de (inspannings)verplichting is voldaan. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat Social Return leidt tot verdringing van vaste arbeidsplaatsen bij Dienstverlener. De Gemeente stemt de uitvoering van de Social Return af met het Adviespunt Social Return (WSD). 4.19 Informatie aan Gemeente: De Dienstverlener stelt algemene informatie ter beschikking aan de Gemeente waarmee de Gemeente de Cliënt kan informeren zodat deze een keuze kan aangeven voor één van de Dienstverleners. De Dienstverlener mag informatiemateriaal aanleveren waarmee zij onderscheidend vermogen aangeeft (bijvoorbeeld zorg op basis van levensbeschouwelijke overtuiging). 5. ACTIVITEITEN VAN DE GEMEENTE 5.1 Verwijzing: De Gemeente verplicht zich de Cliënten, die een Beschikking ontvangen voor toegang tot de Maatwerkvoorziening Hulp bij het huishouden, te verwijzen naar alle Dienstverleners waarmee zij een Overeenkomst heeft afgesloten, indien deze Cliënten kiezen voor een voorziening in natura. 5.2 Informatie aan Cliënt: De Gemeente voorziet de Cliënt van informatie verkregen van de Dienstverleners op basis van artikel 4.19. Op basis hiervan kan de Cliënt een keuze maken tussen de Dienstverleners. 5.3 Opdrachtgeving: De Gemeente geeft aan één van de Dienstverleners een Opdracht tot het leveren van Hulp bij het huishouden aan een Cliënt, als de Cliënt de Gemeente te kennen geeft van de diensten van die specifieke Dienstverlener gebruik te willen maken. 15
6. WIJZE VAN MONITOREN VAN ACTIVITEITEN EN/OF PRESTATIES EN BOETES 6.1 Monitoring en kwaliteitscontrole: De Gemeente en de Dienstverleners controleren periodiek de kwaliteit van de geleverde diensten en de tevredenheid van de Cliënten. In bijlage 1 is de monitoring uitgewerkt. Op grond van resultaten van de monitoring kan er voor de Gemeente aanleiding zijn om de Dienstverlener op te dragen een plan van aanpak voor verbetering op te stellen. Dit plan van aanpak wordt besproken met de Gemeente en ter goedkeuring voorgelegd. De kosten voor het opstellen van het plan van aanpak en de uitvoering van de maatregelen komen voor rekening van de Dienstverlener. Indien de uitvoering van het plan van aanpak naar het oordeel van de Gemeente niet leidt tot verbetering van de situatie dan treedt artikel 9.3 (Performanceregeling) in werking. 6.2 Klachten: Alle Klachten die door de Cliënt worden geuit dienen geregistreerd te worden door de Dienstverlener. De Dienstverlener dient een regeling te treffen voor de behandeling van Klachten over een gedraging van hem of van voor hem werkzame personen ten opzichte van een Cliënt. Deze klachtenprocedure dient te worden besproken met de Cliënt. De Cliënt dient een schriftelijke bevestiging van de Klacht te ontvangen. De Klachten dienen binnen een termijn van maximaal tien werkdagen te zijn afgehandeld. De Dienstverlener wijst de Cliënt erop dat hij een klacht in kan dienen bij de Gemeente wanneer de klacht niet tijdig afgehandeld is en/of wanneer de behandeling van de klacht niet naar tevredenheid heeft plaatsgevonden. De klachtenprocedure moet voldoen aan de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector. 6.3 Gegevensuitwisseling: De Dienstverlener is verantwoordelijk voor het juist en tijdig aanleveren van de gegevens met betrekking tot de daadwerkelijk geleverde zorg aan het CAK middels de door het CAK voorgeschreven (digitale) procedure. De Dienstverlener levert de gegevens uiterlijk aan op de uiterste aanleverdatum zoals deze per periode bepaald is door het CAK op de aanleverkalender, zodat de Cliënt zo snel mogelijk kan worden ingelicht over de hoogte van zijn of haar eigen bijdrage. De Dienstverlener dient er naar te streven het aantal correcties te beperken en eventuele correcties binnen maximaal acht weken na afloop van de betreffende periode aan te leveren. De Dienstverlener is in staat en bereid om de ontwikkelingen met betrekking tot de digitale gegevensuitwisselingen bij de Wmo betrokken partners te volgen en hier op aan te sluiten. 16
6.4 Managementrapportage en accountantsverklaring: De Gemeente verlangt ten behoeve van de managementrapportage onder andere de navolgende gegevens: een overzicht van de wachttijden vanaf het versturen van het opdrachtformulier tot het moment van start levering. een overzicht van de ontvangen Klachten over de Dienstverlening naar aard en oorzaak, inclusief een overzicht van afwikkeling, de duur van de behandeling van de Klacht en de op basis van Klachten getroffen maatregelen. De geleverde extra inzet (datum inzet, persoonsgegevens, aantal uren) De Dienstverlener levert de managementrapportage binnen vier weken na afloop van zorgperiode 3, 6, 9 en 13 digitaal aan. Indien de Gemeente het noodzakelijk acht, al dan niet op verzoek van haar eigen accountant, wordt er een accountantsverklaring opgevraagd bij de Dienstverlener. In deze accountantsverklaring dient de accountant te verklaren dat de in het voorafgaande jaar gefactureerde uren daadwerkelijk zijn geleverd en in overeenstemming zijn met de van toepassing zijnde en door de Gemeente gestelde (cliënt specifieke) besluiten. Indien de Gemeente op een later tijdstip andere managementinformatie nodig heeft, zal de Dienstverlener meewerken aan de verstrekking hiervan. 6.5 Boete bij niet toepassen overgangsrecht: Vervallen met ingang van 1 januari 2017. 6.6 Vervallen met ingang van 1 januari 2017. 7. WIJZE VAN FINANCIEREN EN BETALEN 7.1 Tarieven: Het zorgperiodebedrag: Het zorgperiodebedrag wordt met ingang van 1 januari 2017 vastgesteld op 225,60. Indien wijzigingen in de CAO VVT hiertoe aanleiding geven zal aanpassing van dit bedrag worden bezien, voor het eerst per 2018. Extra inzet: Het tarief van de extra inzet is vastgesteld op 23,50 per uur. 7.2 Facturatie: Uiterlijk vier weken na afloop van de betreffende Zorgperiode van vier weken stuurt de Dienstverlener de factuur digitaal naar de verantwoordelijke medewerker van de Gemeente. 17
De Dienstverlener levert de totaalfacturen en het databestand met daarin de zorggegevens per Cliënt digitaal aan. Voor alle facturen en databestanden geldt dat deze altijd per Zorgperiode moeten worden aangeleverd. De Zorgperiodes bestaan uit achtereenvolgende periodes van in ieder geval vier weken, starten op maandag en eindigen op zondag en lopen gelijk op met de door het CAK gehanteerde periodes. Hierbinnen is ook de verwerking van tussentijdse mutaties mogelijk, mutaties worden verwerkt per hele week. Indien het CAK overstapt van Zorgperiodes naar andere periodes, bijvoorbeeld maanden, dan stappen Gemeente en Dienstverlener over op deze nieuwe periodes. 7.3 Betalingstermijn: De Gemeente streeft ernaar facturen binnen vier weken na ontvangst aan de Dienstverlener te betalen (na controle op juistheid en volledigheid). Mocht dit door omstandigheden / bij uitzondering niet lukken dan zal de Gemeente uiterlijk binnen zes weken na ontvangst de factuur van de Dienstverlener betalen. De Gemeente zet facturen en databestanden die regels bevatten die niet akkoord zijn in de wacht en stuurt de gevonden uitval van factuurregels naar de Dienstverlener, met het verzoek binnen 14 dagen hierop te reageren. Betaling volgt als Dienstverlener correcte factuurregels heeft aangeleverd. 7.4 Boete: Zoals vermeld in artikel 7.2 dienen facturen/databestanden uiterlijk vier weken na afloop van een zorgperiode te worden ingediend. Op facturen en databestanden die later dan vier weken na afloop van de zorgperiode worden ingediend, kunnen door de gemeente administratiekosten in mindering gebracht worden van 5% van het factuurbedrag. Op facturen/databestanden die later dan acht weken na afloop van de zorgperiode worden ingediend, kunnen door de gemeente administratiekosten in mindering gebracht worden van 10% van het factuurbedrag. Facturen die later dan twaalf weken na afloop van een zorgperiode worden ingediend, worden niet meer door de gemeente in behandeling genomen (c.q. betaald), tenzij de Dienstverlener uiterlijk binnen vier weken na de zorgperiode, in overleg is getreden met de Gemeente inzake mogelijke problemen met de facturatie. 18
8. LOOPTIJD 8.1 Looptijd: Deze Overeenkomst, en dus de Maatwerkvoorziening die zij regelt, heeft een looptijd van januari 2015 tot en met december 2016 (Zorgperiode 1 2015 tot en met Zorgperiode 13 2016). Gemeenten verlengen deze overeenkomst eenmalig voor de duur van drie jaar (2017-2019). 8.2 Opzeggen: De Gemeente of een Dienstverlener kan deelname aan deze Overeenkomst schriftelijk opzeggen, per eerste van de maand, waarbij deze een termijn van negen maanden in acht moet nemen. De Dienstverlener en de Gemeente kunnen in onderling overleg een afwijkende termijn afspreken. Als een Gemeente of Dienstverlener van deze mogelijkheid gebruik maakt, treedt de Dienstverlener per direct in overleg met de resterende Partijen dan wel andere zorgaanbieders over de overname van verplichtingen, zoals personeel en Cliënten. 8.3 Toetreden: Dienstverleners kunnen alleen toetreden tot deze Overeenkomst als zij deelnemen aan het voorliggende Hoofdconvenant. Het moment van toetreding is beschreven in het Hoofdconvenant in artikel 3.6. 9. OVERIGE BEPALINGEN 9.1 Onderaanneming: Meerdere Dienstverleners kunnen in combinatie of als hoofd- en onderaannemer een verzoek tot deelname aan deze Overeenkomst indienen. Indien Dienstverleners deelnemen aan de Overeenkomst als combinatie, dan dienen zij een zogenaamde penvoerder te hebben die door de andere leden van de combinatie onherroepelijk en onvoorwaardelijk is gemachtigd hen te vertegenwoordigen. 9.2 Aansprakelijkheid: De Dienstverlener vrijwaart de Gemeente tegen aanspraken van derden tot vergoeding van schade die verband houdt met de werkzaamheden van deze opdracht en is hiervoor afdoende verzekerd of is bereid om voor een eventuele gunning van de opdracht een dergelijke verzekering af te sluiten (bedrijfsaansprakelijkheid en/of beroepsaansprakelijkheid). De in het kader van deze Overeenkomst door de Dienstverlener te vergoeden schade is per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van drie maal de opdrachtwaarde met een maximum van 2.500.000. De Dienstverlener vergoedt schade die door toedoen van de Dienstverlener tijdens de uitvoering van de werkzaamheden de Cliënt zijn toegedaan. Hiervoor mag de Dienstverlener 19
een zelf te bepalen eigen risico voor de Cliënt hanteren. Er mogen geen administratiekosten berekend worden voor schadeafhandeling. De Dienstverlener heeft verder een ongevallenverzekering afgesloten voor bedrijfsongevallen. De Cliënt draagt hierin geen eigen risico. 9.3 Performanceregeling: Bij een naar het oordeel van de Gemeente ernstige tekortkoming in de uitvoering van de Opdracht zal de Gemeente de Dienstverlener schriftelijk waarschuwen. Blijft de Dienstverlener hierna tekort schieten in de uitvoering dan heeft Gemeente de mogelijkheid om per individuele tekortkoming een boete van 500,- op te leggen. Na drie schriftelijke waarschuwingen kan de Gemeente de Overeenkomst (na ingebrekestelling) ontbinden of (voor rekening van de Dienstverlener) andere passende maatregelen te nemen. 9.4 Uitsluitingscriteria: Geen enkel criterium genoemd in artikel 5.1 van het Hoofdconvenant mag van toepassing zijn op één of meer van de combinanten, in het geval van een combinatie, of op de hoofd- noch de onderaannemers. Voorts geldt dat de combinanten, in het geval van een combinatie, of de hoofd- en onderaannemers gezamenlijk moeten voldoen aan het gestelde in artikel 5.2 en 5.3 van het Hoofdconvenant. 9.5 ZZP: Dit artikel is vervallen met ingang van 1 januari 2017. 9.6 Personeel en ZZP: Dit artikel is vervallen met ingang van 1 januari 2017. 20
Bij deze voorzieningenovereenkomst horen de volgende bijlagen: Bijlage 1 Monitoring Bijlage 2 Werkproces (volgt) Bijlage 3: Format ondersteuningsplan Bijlage 4: Ontwikkelagenda 21
Bijlage 1 Monitoring De monitoring bestaat uit twee onderdelen en wordt periodiek uitgevoerd: 1. Kwaliteitsbeleving van de cliënt op basis van een telefonische enquête. Gevraagd wordt naar: aanbeveling bij naasten, kwaliteit, bereikbaarheid, communicatie, inhoud Zorgovereenkomst) 2. Prestaties van de dienstverlener op basis van de managementrapportage, procesindicatoren (o.a. klachten, wachttijden) Indien uit bovengenoemde monitoring blijkt dat de resultaten onvoldoende zijn, of wanneer er sprake is van een ernstige klacht of signaal van een (vertegenwoordiger van de) cliënt, kan worden overgegaan tot een objectieve kwaliteitsmeting op basis van VSR-KMS Kwaliteitsmeetsysteem (gebaseerd op NEN 2075). 22
Bijlage 4 Ontwikkelagenda In de Ontwikkelagenda zijn de onderwerpen opgenomen die Partijen gedurende de contractperiode willen vorm geven en door ontwikkelen. Deze Ontwikkelagenda is flexibel en kan tijdens de contractperiode worden aangevuld met nieuwe onderwerpen. 1. Het werkproces 2. Het ondersteuningsplan 3. Het inbedden van de HHT in de maatwerkvoorziening 4. Het vorm geven aan de Extra inzet 5. De wijze van facturering in relatie tot IWmo 23