SUBSIDIEREGLEMENT
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN Dit reglement regelt de subsidiering door de gemeente Wichelen aan de erkende jeugdwerk-verenigingen. Alleen de toekenning van subsidie voor erkende kadervorming kan aan individuele personen gebeuren. Onder erkende jeugdvereniging wordt verstaan, elke vereniging die voldoet aan de Voorwaarden ter erkenning als jeugdvereniging. (zie punt 2) Verenigingen die reeds door een andere adviesraad subsidies ontvangen, kunnen geen aanspraak maken op jeugdwerksubsidies. De periode die in aanmerking genomen wordt voor de toekenning van alle subsidies loopt van 1 september tot 31 augustus. Deze periode wordt werkjaar genoemd. De gegevens die nodig zijn voor het bepalen van de toelagen, dienen elk jaar voor 31 oktober volgend op het betreffende werkjaar ingediend te worden bij de jeugddienst van de gemeente wichelen. Uitzonderen worden op voorhand op de jeugdraad besproken. Na het indienen van de subsidieaanvraag voor 31 oktober zal de verdeling van de subsidies onderworpen worden aan het advies van de jeugdraad. De jeugdraad brengt zijn advies uit voor 30 november. Voor 31 december zullen de subsidies aan de betrokken verenigingen uitbetaald worden door de gemeente Wichelen. Alle situaties die buiten dit document kunnen voorkomen worden besproken in de jeugdraad. Elk voorstel tot wijziging van dit reglement dient vooraf onderworpen te worden aan het advies van de jeugdraad. Woordenlijst Jeugdvereniging: groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd, die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door particuliere jeugdverenigingen, of door gemeentelijke of provinciale openbare besturen. Bvb: jeugdbewegingen, jeugdhuizen, speelpleinwerking. Jeugdwerkinitiatief: In se heeft een jeugdwerkinitiatief een soortgelijke werking als een jeugdvereniging, maar door gebrek aan een Vlaamse koepelvereniging kunnen ze niet beschouwd worden als een jeugdvereniging. Bvb: spellenclub, vlaggen zwaaiende vereniging, 2
Hoofdstuk 2 VOORWAARDEN OM ALS JEUGDVERENIGING ERKEND TE WORDEN Elke jeugdwerkvorm die in aanmerking wenst te komen voor subsidies moet als dusdanig erkend worden. Om voor erkenning in aanmerking te komen, moet de jeugdwerkvorm voldoen aan volgende voorwaarden: Kaderen binnen de algemene definitie van jeugdwerk zoals omschreven in het decreet, nl jeugdwerk = groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van nietcommerciële doelen voor of door de jeugd, die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door particuliere jeugdverenigingen, of door gemeentelijke of provinciale besturen Het moet gaan om groepsbeleving, d.w.z. dat individuele begeleiding niet in aanmerking komt. De activiteiten moeten doorgaan in de vrije tijd, d.w.z. buiten de schooluren Het jeugdwerkinitiatief mag niet competitief gericht zijn. Het jeugdwerkinitiatief heeft zijn zetel op het grondgebied van de gemeente Wichelen. Het jeugdwerkinitiatief is werkzaam op het grondgebied van de gemeente Wichelen. Het richt zich hoofdzakelijk naar de inwoners van het grondgebied Wichelen. Het dient een aanvraag tot erkenning in bij het gemeentebestuur. Het bestaat voor minimum 50 % uit bestuursleden of leden die inwoner zijn van de gemeente Wichelen. Het is geen onderafdeling van een vereniging die reeds door de gemeente erkend is. De aanvraag tot erkenning moet schriftelijk ingediend worden bij de jeugdraad voor 15 mei van het jaar voorafgaand aan het werkjaar waarvoor men erkenning vraagt. Een jeugdvereniging die het voorgaande jaar reeds erkend was, hoeft geen nieuwe aanvraag in te dienen. De jeugdraad formuleert een advies over erkenning en geeft dit advies door aan het College van Burgemeester en Schepenen. Indien het College van Burgemeester en Schepenen positief beslist over erkenning van een jeugdwerkvorm wordt deze jeugdwerkvorm opgenomen in de lijst van erkende jeugdverenigingen. De jeugdwerkvorm kan voor subsidies in aanmerking komen, indien zij na hun erkenning een jaarwerking kunnen aantonen volgens de bestaande erkenningsvoorwaarden. De jeugdvereniging moet deel uitmaken van een provinciale of gewestelijke koepelorganisatie, of kan erkend worden door de gemeente Wichelen. 3
Hoofdstuk 3 SUBSIDIES Het te verdelen subsidiebedrag wordt bekomen door een bijdrage werkingskosten en kampvervoer van de gemeente Wichelen + een bijdrage van de Vlaamse Overheid die verkregen wordt dankzij het opstellen van een jeugdbeleidsplan. Volgens de prioriteit jeugdwerk wordt er een subsidie gegeven volgens het reglement brandveiligheid. Er wordt een aparte subsidie kadervorming voorzien. Er is een subsidie volgens de prioriteit jeugd- en jongerencultuur. Hier wordt elk jaar opnieuw een basisbedrag aan de jeugdwerkingen gegeven, alsook wordt een saldo opgemaakt van het werkjaar, dat te goed komt aan de erkende werkingen op de gemeente. Hoofdstuk 4 SUBSIDIEVERDELING Alvorens de subsidies onder de verschillende jeugdwerkcategorieën te verdelen gaat er bij de start van het werkjaar een bedrag naar het logistiek fonds. Dit bedrag wordt elk werkjaar herzien, naargelang de nood. Dit logistiek fonds heeft als doel het onderhoud van het materiaal van de jeugdraad. Ook is het een instrument om te sparen voor nieuw materiaal. Op het einde van het werkjaar mag er maximum 3000 in het logistiek fonds zitten. Indien dit bedrag overschreden wordt, zullen er voor het daar op volgende werkjaar geen extra middelen voorzien worden. De verdeling van de subsidies onder de verschillende jeugdwerkcategorieën wordt als volgt vastgelegd. 62,5% voor jeugdverenigingen 32,5% voor jeugdhuizen 5% voor andere jeugdwerkinitiatieven Deze percentages worden herbekeken indien er jeugdwerkinitiatieven nieuw erkend worden, hun erkenning verliezen, of ophouden te bestaan. 4
4.1. Subsidieverdeling voor jeugdverenigingen Voor subsidiering worden volgende categorieën in overweging genomen met bijhorende verdeling. 25% voor onderhoud 50% voor werking 20% voor kampen 5% voor EHBO In de categorieën voor werking en kampen kunnen er geen overschotten zijn, deze worden volledig verdeeld onder de jeugdverenigingen. Indien er een overschot is bij onderhoud, wordt dit bij het eventuele tekort voor EHBO bijgepast en omgekeerd. Indien er nadien nog een overschot is, wordt dit verdeeld onder werking en kampen en wel met volgende percentages: 70% naar werking 30% naar kampen. 4.1.1 Subsidie voor onderhoud van lokalen. Er worden subsidies toegekend voor nutsvoorzieningen (60%) en structureel onderhoud (40%) 4.1.1.1 nutsvoorzieningen Art 1 Jeugdverenigingen die zelf de kosten voor nutsvoorzieningen dragen, komen in aanmerking voor deze subsidie. Dit als tegemoetkoming voor de kosten die jeugdverenigingen op dit gebied maken om hun werking mogelijk te maken. Onder nutsvoorzieningen wordt verstaan: water, gas, elektriciteit,. De vereniging dient de aanvraag in voor 31 oktober van het jaar waarin het vorige werkingsjaar is geëindigd op de jeugddienst van Wichelen samen met de verantwoordingsstukken (facturen op naam van de vereniging voor nutsvoorzieningen) Ze vullen ook het officiële aanvraagformulier in. De toelage zal slechts betaald worden binnen de perken van het daartoe bestemde krediet op de gemeentebegroting. Het krediet wordt procentueel verdeeld onder de verschillende jeugdverenigingen die aanvraag doen. Het percentage wordt berekend aan de hand van het ledenaantal. Dit percentage is tevens ook het maximumbedrag dat een vereniging kan ontvangen voor nutsvoorzieningen. Concreet wil dit zeggen dat een vereniging die 60% van het totale ledenaantal van alle jeugdverenigingen heeft, ook maximum 60% van het krediet kan ontvangen. Een eventueel overschot wordt overgeheveld naar Structureel onderhoud. 5
4.1.1.2 Structureel onderhoud. Art 1 Jeugdverenigingen die zelf instaan voor het onderhoud van hun lokalen, komen in aanmerking voor deze subsidie. Dit als tegemoetkoming voor de kosten die jeugdverenigingen op dit gebied maken om hun werking mogelijk te maken. Onder structureel onderhoud wordt verstaan: Investeringen die gedaan worden om de lokalen te onderhouden. Vb. Isolatiemateriaal, vernieuwen leidingen, De vereniging dient de aanvraag in voor 31 oktober van het jaar waarin het vorige werkingsjaar is geëindigd op de jeugddienst van Wichelen samen met de verantwoordingsstukken (facturen op naam van de vereniging voor structureel onderhoud) Ze vullen ook het officiële aanvraagformulier in. De toelage zal slechts betaald worden binnen de perken van het daartoe bestemde krediet op de gemeentebegroting. Indien de vraag het budget overstijgt dan worden de bedragen proportioneel verminderd per vereniging. 4.1.2 Werking Er worden aan de jeugdverenigingen een basis subsidie toegekend (60%) en subsidie op basis van het aantal leden (40%) 4.1.2.1 Basis subsidie Art 1 Alle door de jeugdraad en gemeentebestuur erkende jeugdverenigingen hebben recht op deze subsidie. Elke jeugdvereniging krijgt een even groot deel van het totale bedrag dat voor de basis subsidie voor handen is. Hiervoor wordt dit bedrag gedeeld door het aantal, dat deze subsidie krijgen. 4.1.2.2 Leden subsidie Art 1 Alle door de jeugdraad en gemeentebestuur erkende jeugdverenigingen hebben recht op deze subsidie. Elke jeugdvereniging krijgt een proportioneel deel van het totale bedrag naar gelang het aantal leden de vereniging telt. Om het deel voor elke jeugdvereniging te bepalen wordt het aantal leden dat ingeschreven is bij de nationale koepel van elke afzonderlijke vereniging opgeteld. Het totaal te verdelen bedrag wordt gedeeld door het totaal aantal leden. Het bedrag dat we dan uitkomen is het bedrag dat elke vereniging krijgt per ingeschreven lid bij de nationale koepel. 6
4.1.3 kamp subsidie Er worden subsidies toegekend voor het aantal die meegaan op kamp (50%) en voor het vervoer naar het kamp (50%). 4.1.3.1 leden op kamp Art 1 Alle door de jeugdraad en gemeentebestuur erkende jeugdverenigingen hebben recht op deze subsidie. Art 4 Elke jeugdvereniging krijgt een proportioneel deel van het totale bedrag naar gelang het aantal die meegaan op kamp. Elk lid komt slechts 1 maal in aanmerking voor deze subsidie. Om het deel voor elke jeugdvereniging te bepalen wordt het aantal leden dat meeging op kamp van elke afzonderlijke vereniging opgeteld. Het totaal te verdelen bedrag wordt gedeeld door het totaal aantal leden dat meeging op kamp. Het bedrag dat we dan uitkomen is het bedrag dat elke vereniging krijgt per lid dat meeging op kamp. 4.1.3.2 Vervoer naar het kamp Art 1 Alle door de jeugdraad en gemeentebestuur erkende jeugdverenigingen hebben recht op deze subsidie. Elke jeugdvereniging krijgt een proportioneel deel van het totale bedrag naar gelang het aantal kilometers de kampplaats zich van de gemeente Wichelen bevindt. elke vereniging bepaald 1 kamp waarvoor zij een vervoerssubsidie aanvragen Art 4 Om het deel voor elke jeugdvereniging te bepalen wordt het totaal aantal kilometer naar de kampplaats (heen en terug) van elke afzonderlijke vereniging opgeteld. Het totaal te verdelen bedrag wordt gedeeld door het totaal aantal kilometers naar de kampen. Het bedrag dat we dan uitkomen is het bedrag dat elke vereniging krijgt per kilometer naar het kamp. 7
4.1.4 EHBO subsidie Art 1 Alle door de jeugdraad en gemeentebestuur erkende jeugdverenigingen hebben recht op deze subsidie. Kosten gemaakt voor de aankoop van EHBO materiaal voor de jeugdvereniging komen in aanmerking. De vereniging dient de aanvraag in voor 30 oktober van het jaar waarin het vorige werkingsjaar is geëindigd op de jeugddienst van Wichelen samen met de verantwoordingsstukken (facturen op naam van de vereniging voor structureel onderhoud) Ze vullen ook het officiële aanvraagformulier in. De toelage zal slechts betaald worden binnen de perken van het daartoe bestemde krediet op de gemeentebegroting. Indien de vraag het budget overstijgt dan worden de bedragen proportioneel verminderd per vereniging. 4.2. Subsidie verdeling voor jeugdhuizen Onder jeugdhuis wordt verstaan: Een plaatselijk jeugdwerkinitiatief dat een nietconsumptie-gerichte (bv. geen verplichting tot consumeren in de instuif, vrije deelname aan activiteiten,...) werking uitbouwt, binnen een permanent beschikbare ruimte, waar jongeren elkaar ontmoeten, vrijetijdsactiviteiten kunnen uitbouwen, gemotiveerd worden tot medeverantwoordelijkheid en waar aandacht besteed wordt aan vorming, zowel van de gebruikers als van de medewerkers en de verantwoordelijken. Een jeugdhuis dient lid te zijn van een erkende Vlaamse jeugdhuizenkoepel Om in aanmerking te komen voor subsidies voor jeugdhuizen moet het jeugdhuis aan volgende criteria voldoen: Het jeugdhuis is minimum 1 volledig werkjaar erkend door het college. Het jeugdhuis richt zich vooral naar tieners, adolescenten en jongvolwassenen. De ruimte waarin de werking zich ontplooit, dient tijdens de werkingsuren permanent ter beschikking te staan van het jeugdhuis. Het jeugdhuis dient ten minste over volgende ruimten te beschikken: een ontmoetingsruimte; een bergruimte; sanitaire installaties. Deze accommodatie dient in een degelijke staat te verkeren en goed onderhouden te worden. Uit de statuten en uit het huishoudelijk reglement van het jeugdhuis moet blijken dat het in zijn werking openstaat voor alle jongeren, zonder onderscheid van geslacht, ras, levensbeschouwelijke of politieke overtuiging. Het jeugdhuis moet toegankelijk zijn voor alle jongeren op de meest gunstige of gebruikelijke vrijetijdsmomenten. De ontmoetingsruimte is minimum 8 uren per week open, gespreid over ten minste 2 dagen. (Alleen openingsuren vóór 1h00 worden hier meegerekend.) 8
Activiteiten: Minstens 12 activiteiten per werkingsjaar waarvan er maximum 2 fuiven zijn (deze hebben een origineel thema!). De rest van de activiteiten doorheen het jaar voldoen aan volgende functies (elke functie komt minstens tijdens 1 activiteit aan bod): ontmoeting permanente groepsvorming spel en recreatie creativiteit amateuristische kunstbeoefening vorming kadervorming dienstverlening werken aan maatschappelijke verandering De openingsuren moeten duidelijk zichtbaar aangekondigd worden. Het jeugdhuis moet de juridische vorm aannemen van een vzw. Het dagelijks beleid en beheer van het jeugdhuis moet worden waargenomen door minimum 5 personen, waarvan ten minste de helft jonger is dan 30 jaar. Beschikt over een EHBO-koffer. beschikken over een binnenhuisreglement waarin de rechten en de plichten van de leden en de bezoekers bepaald worden. Het huishoudelijke reglement bevat tevens de samenstelling van de diverse beleidsorganen. Dit huishoudelijk reglement is in het jeugdhuis geafficheerd of ter inzage van de bezoekers. Het jeugdhuis beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor zijn leden, lichamelijke en stoffelijke schade, moet door een verzekering gedekt worden. De gebouwen en inboedel worden verzekerd voor een voldoende bedrag tegen brand. Met de jaarlijkse werking worden er minimum 100 jongeren bereikt De jongeren staan mee in voor de realisatie van de activiteiten en worden gestimuleerd om zelf initiatieven te nemen. Het jeugdhuis moet jaarlijks belangeloos participeren aan of organiseren van een actie met een cultureel-maatschappelijke inslag (Derde Wereld, welzijnsbeleid, milieu, cultuur,...). Het jeugdhuis aanvaardt dat het gemeentebestuur zich het recht voorbehoudt alle verstrekte inlichtingen te verifiëren. De controle mag de privacy van de leden aangesloten bij het jeugdhuis niet schenden. Het verstrekken van onjuiste inlichtingen of het niet indienen van een aanvraag tot betoelaging kan het verlies van de toelage van het voorziene jaar tot gevolg hebben. Voor subsidiering worden volgende categorieën in overweging genomen met bijhorende verdeling. 60% wordt voorzien voor werkingskosten 5 % voor EHBO 5 % voor promo activiteitenwerking 30 % voor onderhoud lokalen Indien er op een budget het beoogde percentage niet gehaald wordt, wordt dit overgeheveld naar het budget voor onderhoud lokalen. De verdeling van de toelagen zal onderworpen worden aan het advies van de algemene vergadering van de Jeugdraad en goedgekeurd worden door het College van Burgemeester en Schepenen. De toelage wordt gestort op rekening van het jeugdhuis het einde van het lopende jaar. 9
4.3. Subsidie verdeling voor andere jeugdwerkinitiatieven. De jeugdwerkinitiatieven die door gebrek aan een Vlaamse koepelvereniging in lijn van hun maatschappelijk doel, hier niet kunnen toetreden, kunnen onder specifieke voorwaarden toch erkend worden als jeugdwerking op de gemeente: Ze behoren niet tot een moedervereniging die reeds op een andere manier door de gemeente erkend wordt Ze kent een werking die specifiek op jongeren gericht is Voor hen wordt 5% van de subsidies voor jeugdwerkingen voorzien. Diezelfde 5% wordt op zich onderverdeeld in: 10% promotie en drukwerk 90% werkingskosten *Indien het bedrag van één van beide posten niet volledig benut werd, dan kunnen deze middelen intern overgeheveld worden naar de andere post. Deze subsidies worden toegekend op basis van rekeningen eigen aan hun specifieke doel van bestaan. Hier wordt onder verstaan: Noodzakelijke verzekeringen eigen aan de werking Promotie van de eigen vereniging (dit kan enkel voor zaken die op geen enkele manier geld opbrengen) Materiaal voor de vereniging die noodzakelijk is voor de werking Hoofdstuk 5 KADERVORMING Er wordt een gemeentelijke toelage van max. 1 880,00 betaald aan de jeugdverenigingen van Wichelen én aan individuele jongeren die in Wichelen wonen (< 26 jaar). Wie lid is van een jeugdvereniging van Wichelen, doet de aanvraag via zijn jeugdwerking. Andere jongeren doen deze aanvraag individueel, op voorwaarde dat ze niet via een ander kanaal gesubsidieerd werden. De vereniging of jongere dient de aanvraag in voor 30 oktober van het werkjaar waarin men de kadervorming volgde. Men dient dit in op de jeugddienst van Wichelen samen met de verantwoordingsstukken ( bewijs van deelname) en men vult het aanvraagformulier in. De toelage zal slechts betaald worden binnen de perken van het daartoe bestemde krediet op de gemeentebegroting. Indien de vraag het budget overstijgt dan worden de bedragen proportioneel verminderd. 10
Er wordt 75% terugbetaald van de effectieve prijs van de erkende kadervorming met een maximaal plafond van 12,50 per kadervormingsetmaal en 10,00 per aparte kadervormingsdag. Er wordt 25% terugbetaald van niet erkende vorming met een maximaal plafond van 12,50 per vormingsetmaal en 10,00 per vormingsdag. Begrippen: Erkende kadervorming: kadervorming ingericht door een landelijke jeugdwerkvereniging en door de afdeling Jeugd en Sport van het Ministerie van Vlaamse Gemeenschap d.w.z. waaraan een erkenningnummer werd toegekend. (Kader)vormingsetmaal: (kader) vormingscursussen worden vaak in internaatsverband georganiseerd. In dat geval vormt elke dag van de cursus één (kader)vormingsetmaal. Deze cursussen zijn meestal duurder omwille van de verblijfskosten. (Kader)vormingsdag: Wanneer een kadervormingscursus niet in internaatsverband wordt georganiseerd, meestal omdat die slechts één dag duurt, spreken we voor iedere dag van een (kader)vormingsdag 11