Stichting Erfgoedhuis Zuid Holland Verkorte jaarverslag en jaarrekening 2017
JAARVERSLAG VAN HET BESTUUR Statutaire naam, rechtsvorm, vestigingsplaats De statutaire naam van de stichting is Stichting Erfgoedhuis Zuid-Holland (hierna: EGH). De stichting is opgericht op 27 mei 1999 en werd gevestigd te Leiden. Vanaf 28 februari 2005 houdt de Stichting kantoor op Oude Delft 116 te Delft en is zij ook daar gevestigd. Doel en werkzaamheden Het Erfgoedhuis Zuid-Holland is een provinciaal expertise- en servicecentrum dat het cultuurbeleid van de Provincie Zuid-Holland (PZH) uitvoert. Het EGH zorgt ervoor dat op provinciale schaal en met steun van PZH monumentale gebouwen, collecties, historisch landschap, mobiel erfgoed en geschiedenis in Zuid-Holland behouden, benut en beleefd kunnen worden. Daartoe biedt EGH specifiek op doelgroepen toegesneden diensten voor een beter behoud en gebruik van erfgoed. EGH werkt daarbij samen met verwante provinciale organisaties op het terrein van onder meer landschap, kunst en toerisme. Het Erfgoedhuis werkt samen met Het Zuid-Hollands Landschap (ZHL) die ook gehuisvest is op de Oude Delft 116. Organisatie Het Erfgoedhuis kent 3 inhoudelijke afdelingen plus een stafafdeling: - Afdeling Erfgoed & Ruimte; - Afdeling Erfgoed en Beleving; - Afdeling Monumentenwacht; - Afdeling Erfgoedhuis 'Intersectoraal'. Landschap en Erfgoed Zuid-Holland De stichting 'Landschap & Erfgoed Zuid-Holland' (LEZH) is een samenwerkingsverband dat wordt gevormd door EGH en ZHL. In 2016 hebben EGH en ZHL besloten de activiteiten van LEZH vanaf 2017 af te bouwen, in 2017 zijn er geen project activiteiten meer ontwikkeld door LEZH. Begin 2018 wordt de stichting opgeheven. Bijdrage van de Provincie Zuid-Holland Het werk van EGH wordt in belangrijke mate financieel mogelijk gemaakt door een jaarlijkse 'boekjaarsubsidie' van de PZH, op basis van een reservering voor telkens 4 jaar (in casu 2016 tot en met 2019). Daartoe wordt elk jaar een nauwgezet werkplan opgezet met omschreven prestaties, in samenspraak met de subsidiënt. Missie Het Erfgoedhuis helpt erfgoed in Zuid-Holland behouden, benutten en beleven. 2
Erfgoedhuis Zuid-Holland is een stichting en onderschrijft de Code of Cultural Governance en werkt met een raad van toezichtmodel. EGH is in het bezit van de Anbi-status. Bestuur en toezicht Per 31 december 2017 was de samenstelling van de Raad van Toezicht: mr. drs. A. J. Borgdorff, voorzitter Burgemeester van de gemeente Binnenmaas mevr. drs. M. de Jong Eigenaar culturally mevr. drs. M. Bultink Eigenaar Marca Bultink Communicatie J. van Wijk Gepensioneerd Secretaris-Algemeen directeur van het Hoogheemraadschap van RIjnland drs. M. Schenk Kwartiermaker bundeling Juridische Functie gemeente den Haag mevr. ir. K. J. den Drijver Eigenaar Puur Management mevr. F. van Ouwerkerk Docent cultuur-toerisme-communicatie aan de NHTV De leden van de raad van toezicht ontvangen geen andere beloning voor hun werkzaamheden dan een vergoeding voor de gemaakte onkosten van 500,- per jaar. Beknopt jaarbericht EGH ondersteunt de PZH in het uitvoeren van haar erfgoedbeleid. EGH werd gevraagd bij alle zeven zogenaamde Erfgoedlijnen' van de PZH, diensten te leveren aan de stakeholders van een erfgoedlijn. Die ondersteuning varieerde van het opzetten en onderhouden van de 'officiële' provinciale website van de erfgoedlijnen, www.geschiedenisvanzuidholland.nl het maken van communicatieplannen, educatiepakketten, ontwikkelen van projecten, tot het uitgeven van publicaties en kaarten per afzonderlijke erfgoedlijn. EGH verzorgde voor PZH faciliteiten voor het Archeologiehuis Zuid-Holland, met name een vernieuwing van de vaste tentoonstelling en de provinciale Archeologische Kroniek, die dit jaar tevens in gedrukte vorm werd uitgegeven. EGH bezit in het veld langzamerhand een stevige reputatie als kennis- en servicecentrum voor erfgoed. Daarom verleende EGH in 2017 veel diensten aan gemeenten, scholen, musea, archieven, historische verenigingen, monumentenbeheerders, professionals en vrijwilligers, verenigingen en stichtingen. Het ging om: - advisering gemeentebesturen/- ambtenaren (monumentenzorg en archeologie) - onderhoudsadviezen voor monumenten en beeldbepalende gebouwen (Monumentenwacht); 3
- ondersteuning van erfgoedvrijwilligers; - advisering erfgoedinstellingen: - trainingen en cursussen; - erfgoededucatie; - projecten, studiedagen, de Provinciale Erfgoeddag, e.a. Het project 'Kennis is Kracht' heeft het EGH uitgevoerd met financiële steun van Fonds 1818 en een deel van de bestemmingsreserve uit 2016. Het project Herbestemming is ook met een bijdrage uit de bestemmingsreserves gecontinueerd. Op verzoek van de PZH heeft het EGH een vooronderzoek gedaan naar de staat van digitalisering van musea in de provincie. Dit werd in het najaar afgeleverd, met een aantal aanbevelingen voor het aangaan van een nieuw project Digitalisering van Erfgoedcollecties. De Erfgoeddag werd weer samen met de PZH georganiseerd en werd door meer mensen bezocht dan eerder, nl 233 in de Sint Janskerk in Gouda. Betaalde opdrachten Naast de gesubsidieerde activiteiten verrichtte het EGH betaalde opdrachten voor gemeenten, bedrijven, instellingen en particulieren. Deze opdrachten zijn bedrijfsmatig gescheiden van de kernactiviteiten. 4
Financiële beschouwing 2017 Dit verslag geeft een toelichting op het financieel jaarverslag 2017 en daarmee op de financiële gang van zaken in 2017. Er wordt een analyse gegeven van de verschillen per opbrengst en kostensoort. Een vergelijking tussen de werkelijke cijfers en de begroting over 2017 geeft het volgend beeld. Realisatie 2017 Begroting Verschillen Boekjaarsubsidie 1.675.273 1.675.273 0 Opbrengst inspecties 645.949 609.675 36.274 Overige opbrengsten 598.347 251.000 347.347 Onttrekking reserves 0 48.981 (48.981) Totaal Baten 2.919.569 2.584.928 334.641 Personeelskosten 1.962.897 1.762.358 200.539 Kosten inspecties 16.803 29.700 (12.897) Activiteiten 670.961 328.000 342.261 Publiciteit 63.652 40.000 23.652 Huisvestingskosten 168.738 185.000 (16.262) Algemene beheerskosten 217.636 137.500 80.136 Afschrijvingen 11.701 37.500 (25.799) Bijdrage LEZH 20.000 20.000 0 Totaal Lasten 3.132.387 2.540.058 592.329 Resultaat (212.818) 44.870 (257.688) Baten Boekjaarsubsidie Het werkplan van de boekjaarsubsidie is gerealiseerd conform afspraken er is dan ook geen verschil tussen begroting en realisatie. Opbrengsten inspecties De opbrengsten van inspecties monumentenwacht zijn uiteindelijk gunstiger uitgevallen dan begroot, door ziekte van een monumentenwachter in 2016 waren de inkomsten voorzichtig begroot. Overige opbrengsten In het kader van de 7 erfgoedlijnen zijn er in 2017 activiteiten uitgevoerd waarvoor financiering is gevonden in de vorm van projectsubsidies, bijdragen van gemeenten en fondsen. Bij het opstellen van de begroting was nog niet bekend om hoeveel projecten dit zou gaan. De hogere opbrengsten hebben ook geleid tot hogere activiteit kosten. Onttrekking reserves Met de provincie is afgesproken dat een deel van de bestemmingsreserve wordt ingezet voor de projecten herbestemming en kennis is kracht. Bij de verdeling van het negatieve resultaat zal hiermee rekening worden gehouden. Lasten Personeelskosten De personeelskosten zijn ruim 200.000 hoger uitgevallen dan begroot wat voornamelijk verklaard kan worden door de volgende factoren: 5
In de loop van 2017 is er een onderhandelaarsakkoord cao provincie bereikt wat consequenties heeft voor de salarissen van EZH medewerkers. Per 1 juli 2% salarisverhoging en in september een eenmalige bruto uitkering van 500, naar rato dienstverband. Met genoemde kosten stijging was geen rekening gehouden in de begroting. Door langdurig ziekte en vertrek van een aantal medewerkers is er een paar maanden overlap geweest in personeelskosten Met de invoering van het individueel keuze budget (IKB) veranderde de systematiek van vakantietoeslag berekening waardoor in de jaarrekening 2017 eenmalig 19 maanden als kosten zijn verantwoord. Eenmalig moest een noodzakelijke verplichting, aangaande aanvullend pensioen van een werknemer, worden opgenomen. Kosten inspecties De kosten van inspecties zijn binnen de begrote kaders gebleven. Activiteiten Dit zijn kosten die worden gemaakt waarvoor dekking is uit overige opbrengsten. Het gaat om inzet derden, bijeenkomsten en materiaal. In totaal zijn er voor ruim 340.000 meer kosten gemaakt, deze kosten zijn gedekt door overige opbrengsten of komen ten laste van de bestemmingsreserves zoals afgesproken met de provincie. Huisvestingskosten Met Zuid Hollands Landschap zijn nieuwe afspraken gemaakt over doorbelasting huurlasten ( 66.000 per jaar) waardoor de huisvestingskosten lager zijn dan begroot. Algemene beheerskosten Afgelopen jaar zijn er meer uitgaven gedaan in het kader van automatisering (CRM en financiën) en noodzakelijk juridisch advies, waardoor de algemene beheerskosten hoger zijn uitgevallen dan voorzien. Dit jaar is wel het debiteurenbeheer aangescherpt waardoor de voorziening dubieuze debiteuren niet hoefde te worden verhoogd. Afschrijvingen De geplande investeringen in inspectiebussen zijn pas uitgevoerd aan het eind van 2017 waardoor de afschrijvingskosten lager zijn uitgevallen dan begroot. Resultaat Het exploitatieresultaat laat een negatief saldo zien van 212.818 wat gezien de reserves niet zal leiden tot continuïteitsproblemen. Toekomstverwachting Voor 2018 is een begroting gepresenteerd met een klein positief saldo wat vertrouwen geeft voor de continuïteit van het Erfgoedhuis. Uitgebreid jaarverslag Een uitgebreide versie van het Jaarverslag 2017 is te downloaden van www.erfgoedhuis-zh.nl. Risico's Stichting Erfgoedhuis Zuid-Holland staat bloot aan diverse risico's. Door de belangrijkste te onderkennen en hierop effectief in te spelen streeft het bestuur ernaar deze risico's tot een aanvaardbaar niveau te reduceren. De belangrijkste risico's die het bestuur heeft onderkend zijn: 6
- op strategisch niveau is de grote subsidierelatie met de provincie een risico, vanaf 2017 is ingezet op een betere financieringsmix, dit zal in 2018 zich nog meer moeten vertalen in resultaten. - Een operationeel risico was de veroudering van software op CRM en financieel vlak, daarin is geïnvesteerd met PerfectView (CRM) en update van Exact. Ook voor de Monumentenwacht is in nieuwe software voor rapportage geïnvesteerd, omdat de oude niet meer ondersteund werd. - Een financieel risico is de voorfinanciering die vaak plaatsvindt bij projecten. Ook debiteurenbewaking blijft een risico, vooral ook omdat er veel debiteuren zijn met kleine bedragen. In 2017 zijn de aanmaning en incassoprocedures verscherpt wat per jaareinde heeft geleid tot een verjonging van de het debiteurensaldo. De voorziening dubieuze debiteuren hoefde in 2017 dan ook niet te worden verhoogd. Ondertekening van de jaarrekening Opmaak jaarrekening De jaarrekening is aldus opgemaakt door het bestuur.(zie pagina 25) Delft, april 2018 drs J. Tegelaers, directeur/bestuurder 7
Jaarrekening 2017 8
BALANS PER 31 DECEMBER 2017 ACTIVA 31.12.2017 31.12.2016 Vaste activa Materiële vaste activa 47.123 31.610 Vlottende activa Vorderingen 318.209 366.901 Liquide middelen 2.091.801 2.438.598 Totaal 2.457.133 2.837.109 PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve 891.976 1.049.685 Bestemmingsreserves 1.157.282 1.212.391 Totaal Eigen vermogen 2.049.258 2.262.076 Kortlopende schulden 407.875 575.033 Totaal 2.457.133 2.337.109 9
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2017 2017 2016 Baten Subsidiebaten 1.675.273 1.675.272 Opbrengsten Inspecties 649.234 546.090 Overige opbrengsten 595.062 903.209 Som der baten 2.919.569 3.124.571 Lasten Personeelskosten 1.962.896 1.737.800 Afschrijvingen vaste activa 11.701 13.112 Huisvestingslasten 168.737 176.838 Kosten inspecties 16.804 21.930 Publiciteit 63.652 100.091 Algemene beheerskosten 217.636 178.889 Activiteiten 670.961 818.737 Kosten LEZH 20.000 0 Som der lasten 3.132.387 3.047.397 Resultaat (212.818) 77.174 Resultaatbestemming bestemmingsreserves en algemene Dotatie Wachtgeld verplichting 14.107 0 Onttrekking Wachtgeldverplichting (14.107) (30.000) Dotatie ziekteverzuim 57.000 101.000 Onttrekking ziekteverzuim (57.000) (51.000) Dotatie activiteiten EGH 27.238 34.854 Onttrekking activiteiten EGH (27.328) (34.854) Subsidieactiviteiten PZH (157.709) 45.369 Algemene reserve (55.109) 11.805 Resultaat (212.818) 77.174 10
Resultaat bestemming Aan het eigen vermogen van Stichting Erfgoedhuis Zuid-Holland is een bedrag van 212.818 onttrokken. Voor wat betreft de exacte bestemming aan de individuele bestemmingsreserves en algemene reserve verwijzen wij naar de bestemming zoals vermeld onderaan de staat van baten en lasten. Goedkeuring De jaarrekening 2017 is in de vergadering van 18 april 2018 door de raad van toezicht goedgekeurd. Accountant van Stichting Erfgoedhuis Zuid-Holland heeft een goedkeurende verklaring afgegeven over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2017. 11