Faculteit der Sociale Wetenschappen

Faculteit der Sociale Wetenschappen Verslag van de 413e vergadering van de faculteitsraad d.d. 31 augustus 2017 Aanwezige raadsleden: mw. B. Blankevoort mw. N. van der Heide dhr. S. Kroon mw. K. Minnebo dhr. M. van Nieuw Amerongen dhr. S. van Tergouw dhr. K. Verduin Afwezige raadsleden: dhr. A. Ademovic dhr. J. Brosschot mw. M. Lindström mw. P. van der Wel Aanwezige leden van het faculteitsbestuur: dhr. R. Oosterloo dhr. P. Nieuwenburg mw. H. Swaab (voorzitter) mw. P. Knops Verder aanwezig: dhr. C. v.d. Griend mw. N. Ritsma (notulen) dhr. R. Molenkamp mw. L. v.d. Plas Publieke tribune: vertegenwoordiger Mare 6 toekomstige raadsleden. 1

1. Opening en vaststelling agenda Swaab opent de vergadering en heet de nieuwe leden op de publieke tribune welkom. Een voorstelronde zal de volgende vergadering worden gehouden. Per 1-9 treedt de nieuwe assessor, Laura v.d. Plas, in dienst. Zij stelt zich voor. 2. Vaststelling verslag en actiepuntenlijst 22-6-2017 - Verduin zal zijn suggesties over de opmaak van grafieken nog doorgeven aan VGM. Verslag en actiepuntenlijst wordt vastgesteld. Vaststelling vertrouwelijk verslag: het verslag wordt vastgesteld. 3. Postlijst - I061: Faciliteiten emeriti geeft een overzicht van status, faciliteiten en vermelding op de website m.b.t. hoogleraren na hun emeritaat. 4. Mededelingen - OSC: Oosterloo geeft de stand van zaken weer. Voor het OSC is het proces van verplaatsen van taken en de bijbehorende medewerkers in gang gezet. Er zijn gesprekken gevoerd met betrokkenen. Zes medewerkers hebben een formeel besluit ontvangen over de wijziging van hun werkplek, één medewerker hiervan heeft bezwaren aangetekend. Hiervoor wordt naar oplossingen gezocht. Op 1 november is de formele overdracht van taken naar het OSC. Daarnaast zijn er deze zomer vier vacatures vervuld. De verbouwing van het OSC ligt op schema. De projectgroep heeft de werkzaamheden afgerond. Voor de vervolgstap is een begeleidingsgroep ingesteld waarin medewerkers uit de opleidingen zitting hebben. Harmonisatie en onderwijslogistiek zijn centrale thema s van het CvB, die hoog op de agenda staan. Kroon vraagt op welke wijze het OSC in Den Haag vorm krijgt. Oosterloo antwoordt dat ervaren medewerkers vanuit OSC Leiden in Den Haag te werk zijn gesteld; zij worden aangestuurd vanuit het OSC Leiden en ze werken samen met collega s in Den Haag. - Start IRO: Voor de verplichte IRO Orientation Day hebben zich circa 400 studenten ingeschreven. De verdeling over nationaliteiten is 44% NL, 43% EER en 11% niet-eer. Er wordt gewerkt aan de faciliteiten, project manager is Corry Donner, zij heeft ervaring met de Engelstalige bachelor Psychologie. Er zijn verschillende UD s en werkgroepdocenten aangetrokken; zij krijgen een welkomstsessie en inwerkprogramma. Plexus krijgt een dependance in Den Haag evenals de SPIL. Over de capaciteit van het honours college in Den Haag wordt nagedacht. 5. Herziening faculteitsreglement FSW Vanuit de raad worden de volgende vragen gesteld. - In de begeleidende memo wordt gesproken over de medezeggenschap voor centrale diensten. Hoe krijgt dit vorm. In dit geval zijn de centrale diensten het faculteitsbureau en de andere diensten. Het ligt voor de hand dat deze bevoegdheid wordt neergelegd bij de personeelsgeleding van de faculteitsraad. De medewerkers van deze diensten kunnen zich tenslotte kandidaat stellen voor de personeelsgeleding. Nu er al een vacante plek is bij de personeelsgeleding wordt gevraagd of de studentenverkiezingen volgend jaar aangegrepen kunnen worden om kandidaten te werven 2

voor de personeelsgeleding. Dit is waarschijnlijk mogelijk. Hiervoor wordt t.z.t. contact opgenomen met het Centraal Stembureau. Dit punt wordt op de actiepuntenlijst opgenomen. - Is het gestelde over instemmingsrecht m.b.t. de OER en in overeenstemming met de WHW, of ligt deze taak bij de opleidingscommissies? Complicerende factor is dat de UR zeggenschap heeft over de model OER en. Binnen FSW is afgesproken dat de opleidingscommissie een beargumenteerd advies voorlegt aan de faculteitsraad. Afgesproken wordt dat er bij de volgende bespreking van de OER en een oplegger wordt bijgevoegd met de punten waarover de raad instemming heeft. - Wat houdt artikel 48.2 in (bijzondere bevoegdheden personeelsgeleding). Dit houdt in dat de faculteitsraad om advies wordt gevraagd, maar daarnaast heeft de personeelsgeleding instemmingsrecht. - Artikel 6.3. leden van fac.bestuur streven naar consensus. Decaan heeft doorslaggevende stem, dit volgt uit de WHW. Universiteiten hoeven niet te kiezen voor een faculteitsbestuur, maar de leiding van de faculteit kan ook in handen zijn van alleen de decaan. Leiden heeft gekozen voor de bestuursvorm waarbij de assessor volwaardig lid is. De raad stemt vervolgens in met de herziene versie van het faculteitsreglement. 6. Meerjarenbegroting FSW 2018-2021 (in aanwezigheid van Molenkamp, controller FSW) Oosterloo geeft een overzicht van de jaarlijkse Planning & Control cyclus. In het voorjaar wordt de kaderstelling bekend, in de juni-vergadering worden de hoofdlijnen van de begroting voor instemming voorgelegd aan de FR. Daarna wordt de verdeling naar de instituten en diensten vastgesteld. Dit resultaat in de uiteindelijke begroting die nu voorligt. Deze begroting heeft een fors negatief resultaat, dit heeft te maken met de investering voor IRO in Den Haag. Deze voorinvestering, die uit de reserves wordt gefinancierd voor een aantal jaar, zal moeten leiden tot een ruimer kader door de groei van het studentenaantal. Kroon vraagt in hoeverre het negatieve resultaat wordt veroorzaakt door IRO, of heeft het te maken met de verplichting om de reserve-positie te verminderen. Volgens de tabel op pag. 5 is IRO goed voor 1,2 1,5 miljoen, daarnaast zijn er nog wat kleine posten die het negatieve resultaat veroorzaken. De algemene reserve vermindert van 15 naar 8 miljoen. Voorschrift voor een gezonde reserve is 5% van de begroting (= 40-45 miljoen voor FSW). FSW blijft dan ook ruim boven de gestelde norm. Hoe zit het met planning van de nieuwe opleiding Urban Studies. FSW geen penvoerder. De universiteit en gemeente Den Haag stellen een subsidie beschikbaar. Faculteit Geesteswetenschappen heeft zich bereid verklaard om de eerste jaren de overhead kosten voor hun rekening te nemen. Voor FSW zal het uiteindelijk om een kleine investering gaan. Molenkamp geeft puntsgewijs een toelichting: - punt 2.3 Herstelplan Pedagogiek. Door de afnemende studentenaantallen denkt het instituutsbestuur na over diverse aspecten zoals verandering van het onderwijsprogramma, de interne structuur en de aansturing. Dit zal worden neergelegd in een herstelplan. - Het niet alloceren van onderwijsmiddelen zal gaan knellen: zonder extra capaciteit betekent dit dat er bijv. minder keuzevakken aangeboden kunnen worden en minder contacturen. - Kroon informeert naar de sterke daling de komende jaren in de bijdrage voor promovendi eerste geldstroom. Het bestuur voert hierin een actief beleid. De eerste geldstroom is bedoeld om het onderwijsprogramma en het wp-beleid uit te voeren. Promovendi moeten op projecten worden aangesteld. 3

- Kroon vindt de onderwerpen privacy en datalekken erg belangrijk. Hij wil aan de nieuwe raad meegeven dit op de agenda te plaatsen. -V.d. Heide merkt op dat er sprake is van een golfbeweging. Zij vraagt of dit van invloed is op de werkdruk van medewerkers, met name de UD s. Dalend kader is afbouw van UD s. Hiervoor zijn er verschillende bewegingen bij de instituten. De bespreking wordt hiermee afgerond. De raad adviseert positief t.a.v. de meerjarenbegroting FSW 2018-2021. De begroting zal met de hoofdlijnen worden aangeboden aan het CvB. 7. Mentaal welzijn van promovendi bij FSW Swaab geeft een toelichting op de aanbevelingen van het CWTS rapport. Een aantal punten is neergelegd in de richtlijn promotietrajecten. Voor een aantal punten is het volgsysteem Converis GSM van belang. Aanstelling onafhankelijk psycholoog voor promovendi: In het Onderzoeksberaad is er voor gekozen geen speciale psycholoog aan te stellen, vanwege gevreesde stigmatisering. Coachen, begeleiding en monitoring is nodig en het voorbereiden van promovendi op uitdagingen die het promotietraject met zich mee brengt. Oprichten van een begeleidingsteam voor internationale promovendi. Binnen FSW wordt actief nagedacht over mogelijkheden om de international community (niet alleen promovendi) meer gezicht te ruimte te geven, bijv. door een ontmoetingsruimte te creëren. Arbeidsmarktvoorbereiding. Elke promovendus volgt verplicht een cursusprogramma voor de gehele aanstellingsperiode die bestaat uit 140 uur wetenschappelijke activiteiten en 140 uur transferable skills. Dit wordt bijgehouden in Converis en is een noodzakelijke voorwaarde voor het mogen promoveren. De instituten moeten periodiek een bijeenkomst organiseren voor de eigen promovendi over arbeidsmarktperspectieven. Dit moet nog verder uitgewerkt worden. Daarnaast zoekt het bestuur aansluiting bij bestaande career workshops en bij initiatieven van Geesteswetenschappen. Scholing promotores. Stafleden die voor het eerst promovendi gaan begeleiden zijn verplicht om een cursus op dit gebied te volgen. De cursus situationeel leidinggeven zal specifieker gericht worden op de doelgroep promotoren. Transparantie over eisen waaraan promovendus moet voldoen. Zodra Converis voldoende goed werkt, zal het werken als transparant systeem voor wat betreft de eisen. Daarnaast wordt er gewerkt aan een verbeterende website van de graduate school. Onafhankelijke Phd mentor(groepen), waarin over omgaan met werkdruk en work life balance kan worden gesproken. Binnen FSW is er voor gekozen om dit als groepsactiviteit aan te bieden (interdisciplinaire peer-workshops) waarbij aan bod komen de aard en kwaliteit van de begeleiding en de interactie tussen promovendus en begeleider, uitwisseling van ervaringen en best practices. V.d. Heide vraagt naar de groep buitenpromovendi, die op eigen kosten een PhD traject volgen. Swaab antwoordt dat voor deze groep niet alle uitvoeringsregels van toepassing zijn (zoals bijv. opleidingseisen). Het LEO (Leids promovendi overleg) kan voor hen van 4

betekenis zijn. 8. Aanbieden van Online Hoorcolleges (aangedragen door de studentenfractie) Tergouw vraagt het bestuur naar de obstakels voor het opnemen van hoorcolleges. Nieuwenburg antwoordt dat docenten bevreesd zijn dat studenten de colleges niet meer bijwonen. Het voorstel van de studenten anticipeert op deze obstakels door colleges aan het eind van de cyclus online te zetten. Rechten doet onderzoek naar de voorgestelde variant van de studenten en het bestuur wacht de resultaten af. Nieuwenburg zegt toe dat hij de uitkomst zal rapporteren aan de raad. Het agendapunt komt dan opnieuw aan de orde. Jesse Bruins, ICTO coördinator FSW heeft onderzoek gedaan naar effectiviteit van weblectures. Hieruit blijkt dat weblectures interessant zijn voor gemotiveerde studenten, anderen hebben er geen baat bij. Er is geen relatie aangetoond met het eindcijfer, maar wel met studenttevredenheid. Nieuwenburg zal de resultaten van dit onderzoek doorsturen. Samengevat is het aanbieden van online hoorcolleges nu niet verplicht, de beslissing ligt bij de docent. 9. Afscheid van de raadsleden / Rondvraag Swaab bedankt de raadsleden voor hun bijdrage en betrokkenheid de afgelopen periode voor thema s die de universiteit en met name de faculteit aangaan. Besluitenlijst 31 augustus 2017 - De raad stelt het verslag, de besluitenlijst en het vertrouwelijk deel van de vergadering van 22 juni 2017 vast. - De raad stemt in met de herziene versie van het faculteitsreglement FSW. - De raad brengt een positief advies uit t.a.v. de meerjarenbegroting FSW 2018-2021 Actiepuntenlijst faculteitsraad - Project versterking masteropleidingen - In 2018 tussentijdse verkiezingen organiseren voor de personeelsgeleding, in overleg met het Centraal Stembureau - Aanbieden online hoorcolleges. Uitkomsten onderzoek van Rechten rapporteren aan de raad september/nr 5