Universiteit Hasselt 18.11.2013 GEUL/134/006 Vergadering van 10.12.2013 Nota aan de Raad van Bestuur Betreft: Statutaire en reglementaire aangelegenheden Rechtshandelingen delegaties Situering Het UHasselt bestuursdecreet van 20 juni 2008 ( 23.09.2008 doc. 10/06 nr. 6) voorziet in artikel 13 in de mogelijkheid om bepaalde bevoegdheden van de Raad van Bestuur te delegeren naar andere organen van de universiteit. Daarbij wordt het sluiten van overeenkomsten en het verrichten van andere rechtshandelingen vermeld. In 2008 werd reeds een regeling uitgewerkt waarin verschillende rechtshandelingen voornamelijk overeenkomsten inzake onderzoek en innovatie inhoudelijk werden opgedeeld in diverse categorieën. Elke overeenkomst volgt sindsdien een eigen administratieve afhandeling en wordt finaal opgenomen in de contractendatabank. Ondertussen, ruim vijf jaar later, is er nood aan een verdere verfijning van voormelde regeling voor een nog vlottere en efficiëntere afhandeling van de contractenflow. In overleg met de beleidsjurist, de dienst onderzoekscoördinatie, de financiële dienst, de personeelsdienst en de specialist inzake overheidsopdrachten heeft de Tech Transfer Office (hierna: TTO) zich over de bestaande goedkeurings- en ondertekeningsbevoegdheid gebogen en de nodige aanpassingen doorgevoerd. Deze nota strekt ertoe om het vernieuwde delegatiebesluit nader toe te lichten. Concreet gaat het om de vijf volgende categorieën van handelingen: beleid, onderzoek en innovatie, materiële voorzieningen, stages en thesissen, en ten slotte financiële aangelegenheden. 1 e categorie : rechtshandelingen met beleidsimpact Onder deze categorie vallen in de eerste plaats de institutionele samenwerkingsakkoorden, die een impact met zich meebrengen op het beleid van de UHasselt. Het kan bijvoorbeeld gaan om een akkoord dat wordt afgesloten met een andere universiteit in het kader van een structurele samenwerking. Na inhoudelijk nazicht door de betrokken interne dienst en bindend juridisch advies van TTO, valideert de beheerder indien van toepassing de algemene beleidsaspecten en wordt het document ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur. De ondertekening gebeurt gezamenlijk door de voorzitter en de rector. De principiële goedkeuring voor het oprichten van of toetreden tot rechtspersonen, zoals bijvoorbeeld de oprichting van een spin-off, volgt hetzelfde proces zonder dat hier evenwel een ondertekening plaats vindt. De ondertekening gebeurt immers in de volgende fase, bestaande uit het aangaan van aandeelhoudersovereenkomsten en/of het laten verlijden van notariële aktes. Ook deze overeenkomsten worden afgesloten volgens de procedure van de institutionele samenwerkingsakkoorden. Daarnaast keuren TTO of de beleidsjurist intentieverklaringen tot schenkingen goed, evenals sponsorovereenkomsten. De ondertekening gebeurt door de rector en er vindt een post factum melding plaats aan de Raad van Bestuur. Intentieverklaringen tot samenwerking, bijvoorbeeld met buitenlandse universiteiten, doorlopen dezelfde procedure. Overeenkomsten in uitvoering van artikel 95 van het structuurdecreet ten slotte worden opgevolgd door de beleidsjurist, in overleg met de personeelsdienst, en voorgelegd aan het Bestuurscollege, waarna de rector deze ondertekent.
2. 2 e categorie : onderzoek en innovatie De tweede categorie van rechtshandelingen omvat vooreerst raamovereenkomsten waarbij een kader wordt geschapen voor gezamenlijk onderzoek en/of innovatie met één of meerdere externe partijen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een grootschalig onderzoek met een industriële partner. Dergelijke overeenkomsten worden, na bindend juridisch advies door TTO, ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur en ondertekend door de rector. De term duurovereenkomsten refereert aan overeenkomsten die een overkoepelend kader bieden voor opeenvolgende vormen van standaard wetenschappelijke dienstverlening voor eenzelfde partij. Standaard wetenschappelijke dienstverlening verwijst naar routinematig onderzoek ten behoeve van bedrijven of overheden. Belangrijke aspecten, zoals aansprakelijkheden en betalingsmodaliteiten, worden op algemene wijze vastgelegd. Het opstellen van een duurovereenkomst vereenvoudigt aldus in sterke mate de afhandeling van de opeenvolgende diensten die de universiteit verleent. Deze overeenkomsten worden door TTO goedgekeurd en door de rector ondertekend. De Raad van Bestuur ontvangt post factum een overzicht van dergelijke overeenkomsten. Aanvragen tot financiering (waaronder projecten, mandaten en uitgaande offertes), overeenkomsten voor fundamenteel onderzoek en tevens overeenkomsten voor strategisch basisonderzoek worden juridisch nagekeken door TTO. De dienst onderzoekscoördinatie verleent vervolgens goedkeuring, waarna de rector tekent. De Raad van Bestuur ontvangt een overzicht van deze overeenkomsten. Voor wat betreft uitgaande offertes wordt er op gewezen dat elke onderzoeksgroep die inschrijft op een openbare aanbesteding voor gespecialiseerd advies terecht kan bij de expert overheidsopdrachten. Overeenkomsten voor standaard wetenschappelijke dienstverlening tot en met 20.000 euro (exclusief BTW) worden aangegaan door middel van offertes die algemene voorwaarden bevatten met betrekking tot onder meer eigendomsrechten, aansprakelijkheden en betalingsmodaliteiten. Deze offertes worden ondertekend door de instituutsdirecteur of decaan. Indien van de algemene voorwaarden wordt afgeweken of het bedrag van 20.000 euro wordt overschreden, verleent TTO goedkeuring voor de overeenkomst en is het de rector die tekent. De term contractonderzoek refereert aan onderzoek dat wordt gefinancierd door minstens één bedrijf, waarbij nieuwe inzichten worden gegenereerd. Contractonderzoek tot en met 250.000 euro (exclusief BTW) verloopt via TTO, met ondertekening door de rector en een melding aan de Raad van Bestuur. Contractonderzoek waarbij er sprake is van een bedrag van meer dan 250.000 euro (exclusief BTW), dient eerst te worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur en wordt bij goedkeuring ondertekend door de rector. Intentieverklaringen in het kader van onderzoek worden gezamenlijk door TTO en de dienst onderzoekscoördinatie opgevolgd en ondertekend door de rector. Licentieovereenkomsten worden begeleid door TTO, met ondertekening door de rector. De Raad van Bestuur ontvangt steeds een overzicht van dergelijke overeenkomsten. Klinische studies worden, na de procedure voor de commissie medische ethiek te hebben doorlopen, door TTO goedgekeurd. De rector ondertekent deze overeenkomst samen met de Principal Investigator. Klinische studies worden mee opgenomen in de lijst van overeenkomsten die post factum aan de Raad van Bestuur wordt voorgelegd. Ten slotte omvat deze categorie ook nog geheimhoudingsovereenkomsten en overeenkomsten ter overdracht van materiaal ( material transfer agreements ), die decentraal door de instituutsdirecteur, de decaan of de directeur van de desbetreffende administratieve dienst worden ondertekend, al naargelang
het geval. Bij afwezigheid van voornoemde personen is de directeur van TTO gemachtigd om tot de ondertekening ervan over te gaan. 3. Een belangrijke betrachting bij ondertekening door de rector in deze categorie is dat de promotor van het onderzoek zo veel mogelijk mee tekent, bij voorkeur vóór de rector. Op die manier vergewist de rector zich ervan dat het onderzoek decentraal ten volle wordt gesteund. Indien er geen promotor is, tekent de instituutsdirecteur mee met de rector als decentrale leidinggevende. 3 e categorie : materiële voorzieningen De derde categorie van dit aangepaste delegatiebesluit betreft huurovereenkomsten. Huurovereenkomsten die de UHasselt aangaat voor individuele ruimtes, worden door de beleidsjurist opgevolgd en ondertekend door de beheerder. Dit geldt zowel voor overeenkomsten waarbij de UHasselt huurder is als verhuurder. Huurovereenkomsten met als voorwerp een gebouw in haar totaliteit, worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur, waarna de voorzitter en de beheerder deze gezamenlijk ondertekenen. 4 e categorie : stages en thesissen De vierde categorie omvat overeenkomsten die studenten wensen aan te gaan in het kader van hun opleiding. In de eerste plaats gaat het om studenten die voor hun masterthesis contacten leggen met derden, zoals bedrijven die vaak vertrouwelijke bedrijfsgegevens meedelen. Voor dergelijke overeenkomsten werd een template uitgewerkt. Indien deze template wordt gebruikt, tekent de decaan ter goedkeuring, waarna de faculteitssecretariaten deze overeenkomsten bijhouden. In de tweede plaats gaat het om studenten van de UHasselt die elders een stage wensen aan te vatten ( uitgaande stagiairs ) of, omgekeerd, om externe studenten die aan de UHasselt hun stage wensen te volbrengen ( binnenkomende stagiairs ). Voor dergelijke overeenkomsten werd eveneens een template uitgewerkt. Indien deze template wordt gebruikt, tekent de decaan de overeenkomsten voor uitgaande stagiairs en de directeur van de personeelsdienst de overeenkomsten voor binnenkomende stagiairs. Zowel voor binnenkomende als voor uitgaande stagiairs geldt dat de beleidsjurist wordt ingeschakeld indien de template niet voldoet aan de desbetreffende situatie. Ook deze overeenkomsten worden bijgehouden door de faculteitssecretariaten. In tegenstelling tot de eerste drie categorieën van rechtshandelingen, worden overeenkomsten uit deze categorie dus niet in de centrale contractendatabank bewaard. 5 e categorie : financiële aangelegenheden De laatste categorie van rechtshandelingen ten slotte betreft financiële aangelegenheden. De aankoop van goederen en diensten gebeurt steeds binnen de beschikbare budgetten en wordt vastgelegd in het financiële systeem (CAPBs). Afhankelijk van de grootte van het bedrag tekent de budgetbeheerder voor akkoord, telkens na inhoudelijke goedkeuring van de budgetverantwoordelijke. Voor de budgetten van de administratieve diensten is de beheerder de budgetbeheerder; de decanen zijn budgetbeheerder voor de faculteiten. De budgetverantwoordelijke beslist autonoom welke kosten gemaakt worden met de hem toegekende beschikbare middelen op een specifieke kostenplaats. Een projectleider, directeur of diensthoofd kan de rol van budgetverantwoordelijke opnemen. Voor betalingen wordt delegatie verleend aan : a. de rector, de twee vice-rectoren de voorzitter, de ondervoorzitter de beheerder
b. de directeur financiën de directeur financiële controle en rapportering 4. Betalingen en andere financiële verrichtingen zijn geldig indien ze gebeuren aan de hand van documenten ondertekend zoals hieronder bepaald : - Voor betalingen tot en met 150.000 euro volstaat de gezamenlijke handtekening van twee van de acht personen vermeld onder a en b hiervoor, ongeacht uit welke groep deze komen. - Voor betalingen van meer dan 150.000 euro volstaat de gezamenlijke handtekening van twee personen vermeld onder a en b, waarvan één persoon uit groep a. Voor verrichtingen in verband met beleggingen verleent de directeur van financiën advies, waarna het beleggingscomité tot goedkeuring overgaat. Het beleggingscomité bestaat uit de rector, de voorzitter en de beheerder. De ondertekening van verrichtingen in verband met beleggingen gebeurt door de directeur van financiën. Slotopmerkingen De hierboven uiteengezette categorieën dienen steeds ruim te worden geïnterpreteerd. Indien een bepaalde rechtshandeling ondanks deze ruime interpretatie toch niet onder een categorie kan worden ondergebracht, is het uitsluitend de voorzitter die conform artikel 27, 1, derde lid van het bestuursdecreet van 20 juni 2008 de UHasselt verbindt. Daarbij geldt dat de ondervoorzitter te allen tijde de voorzitter kan vervangen indien laatstgenoemde afwezig is. Een volgens dit delegatiebesluit bevoegd persoon kan specifieke materies verder delegeren aan een ander (meestal hiërarchisch ondergeschikt) personeelslid. Dit dient steeds in geschreven vorm te gebeuren, zodat de delegatie waarvan sprake ondubbelzinnig vaststaat. De Raad van Bestuur wordt uitgenodigd om onderstaande delegaties voor rechtshandelingen goed te keuren.
5. Handeling Aard (exclusief Na bindend Goedkeuring door Ondertekening door Melding post BTW) juridisch advies van factum aan BELEID 1) Institutionele Ongeacht bedrag TTO / jurist in overleg samenwerkingsakkoorden 1 met beheerder Voorzitter + rector 2) Principiële goedkeuringen voor het oprichten van of toetreden tot rechtspersonen 2 Ongeacht bedrag TTO / jurist 3) Aandeelhoudersovereenkomsten en notariële aktes Ongeacht bedrag TTO / jurist Voorzitter+ rector 4) Intentieverklaring tot schenkingen en sponsoring t.v.v. UHasselt Ongeacht bedrag TTO / jurist Rector 5) Intentieverklaring tot samenwerking TTO Rector 6) Overeenkomsten in uitvoering van Jurist in overleg met BC Rector artikel 95 structuurdecreet PER 1 Dit zijn overeenkomsten met impact op het beleid van de universiteit. Vb. : een structurele samenwerkingsovereenkomst met een onderwijsinstelling of een SOC (niet-limitatief). 2 Vb. : spin-off creatie, het toetreden tot een VZW, het oprichten van een stichting (niet-limitatief).
6. Handeling Aard (exclusief Na bindend Goedkeuring door Ondertekening door Melding post BTW) juridisch advies van factum aan ONDERZOEK EN INNOVATIE 7) Raamovereenkomsten voor Ongeacht bedrag TTO 4 Rector na promotor onderzoek en innovatie 3 8) Duurovereenkomsten voor standaard wetenschappelijke dienstverlening 5 Ongeacht bedrag TTO Rector na promotor 9) Aanvragen financiering (projecten, mandaten en uitgaande offertes 6 ) Ongeacht bedrag TTO DOC Rector na promotor 10) Overeenkomsten fundamenteel onderzoek 7 (projectfinanciering of mandaatfinanciering) Ongeacht bedrag TTO DOC Rector na promotor 11) Overeenkomsten strategisch basisonderzoek 8 (projectfinanciering of mandaatfinanciering) Ongeacht bedrag TTO DOC Rector na promotor 3 Dit zijn overeenkomsten die een kader scheppen voor gezamenlijk onderzoek met bedrijven of andere actoren op de markt. Vb. : een samenwerking met Janssen Pharmaceutica of het ZOL. 4 Overeenkomsten in deze categorie worden eerst, in zoverre dit mogelijk is, decentraal door de promotor van het onderzoek ondertekend. Indien er geen promotor is, tekent de instituutsdirecteur. Op die manier is de rector zeker van de decentrale ondersteuning van het dossier. 5 Dit zijn overeenkomsten die een overkoepelend kader bieden voor opeenvolgende vormen van dienstverlening aan een partij, zonder dat op voorhand het totaalbedrag van deze dienstverlening is gekend. Alle opeenvolgende diensten worden als bijlagen onder de duurovereenkomst gehangen. 6 Een offerte moet worden beschouwd als een aanbod dat bij aanvaarding door de aanbestedende overheid gelijkgesteld kan worden aan een wederkerige verbintenis. Een onderzoeksgroep die inschrijft op een openbare offerteaanvraag of openbare aanbesteding, kan daarvoor steeds beroep doen op de expert overheidsopdrachten. 7 Vb. : FWO, Odysseus, IUAP, BOF, Methusalem, Hercules (niet-limitatief). 8 Vb. : IWT-projecten en -mandaten, SBO-projecten, EU-projecten (niet-limitatief).
7. Handeling Aard (exclusief Na bindend Goedkeuring door Ondertekening door Melding post BTW) juridisch advies van factum aan 12) Overeenkomsten standaard Tot en met 20.000 wetenschappelijke dienstverlening 9 mits gebruik algemene voorwaarden Instituutsdirecteur / decaan / directeur Zoniet : TTO dienst 10 Vanaf 20.001 TTO Rector na promotor 13) Contractonderzoek 11 Tot en met 250.000 TTO Rector na promotor Vanaf 250.001 TTO Rector na promotor 14) Intentieverklaringen in het kader van onderzoek Ongeacht bedrag TTO DOC Rector na promotor 15) Licentieovereenkomsten Ongeacht bedrag TTO Rector na promotor 16) Klinische studies Ongeacht bedrag TTO na positief advies commissie medische ethiek Rector na promotor en principal investigator 17) Geheimhoudingsovereenkomsten TTO Instituutsdirecteur / decaan / directeur dienst 18) Material transfer agreements 12 TTO Instituutsdirecteur / decaan / directeur dienst 9 Dit zijn overeenkomsten voor routinematig onderzoek ten behoeve van bedrijven. 10 Instituutsdirecteur tekent voor onderzoekers behorend tot een onderzoeksinstituut; decaan tekent voor andere onderzoekers; directeur administratieve dienst tekent voor ATP. In geval van hun afwezigheid kan de directeur van TTO tekenen. 11 Dit zijn overeenkomsten voor wetenschappelijk onderzoek dat wordt gefinancierd door minstens één bedrijf, waarbij nieuwe inzichten worden gegenereerd. 12 Dit zijn overeenkomsten voor het in bruikleen krijgen of geven van biologische of materiële componenten voor onderzoeksdoeleinden.
8. Handeling Aard (exclusief Na bindend Goedkeuring door Ondertekening door Melding post BTW) juridisch advies van factum aan MATERIELE VOORZIENINGEN 19) Huurovereenkomsten Individuele ruimtes Jurist Beheerder Beheerder (UHasselt als verhuurder of huurder) Gebouwen in Jurist Beheerder + voorzitter totaliteit STAGES EN THESISSEN 20) Overeenkomsten voor PER, indien gebruik Directeur PER binnenkomende studenten template Zoniet : jurist 21) Overeenkomsten voor Decaan, indien gebruik Decaan uitgaande studenten template Zoniet : jurist
9. Handeling Aard (exclusief Na bindend Goedkeuring door Ondertekening door Melding post BTW) juridisch advies van factum aan FINANCIELE AANGELEGENHEDEN 22) Aankopen, inclusief verzekeringen Tot en met 8.500 Budget- Budgetbeheerder 14 en onderhoudscontracten verantwoordelijke 13 Van 8.501 tot en Budgetverantwoordelijke Budgetbeheerder met 20.000 na minimum 3 offertes Van 20.001 tot en Specialist Budgetverantwoordelijke Budgetbeheerder met 85.000 overheidsopdrachten Vanaf 85.001 Specialist Budgetverantwoordelijke Budgetbeheerder overheidsopdrachten + BC; indien boven Europees grensbedrag 23) Betalingen Tot 150.000 Budgetbeheerder 2 personen uit groep a 15 en b 16, ongeacht uit welke groep zij komen Vanaf 150.001 Budgetbeheerder 2 personen uit groep a en b, van wie minstens 1 uit groep a 24) Beleggingen Directeur Financiën Beleggingscomité 17 Directeur Financiën (n.a.v. jaarrekeningen) 13 De budgetverantwoordelijke beslist autonoom welke kosten gemaakt worden met de hem toegekende beschikbare middelen op een specifieke kostenplaats. Een projectleider, directeur of diensthoofd kan de rol van budgetverantwoordelijke opnemen. 14 Voor de budgetten van de administratieve diensten is de beheerder de budgetbeheerder; de decanen zijn budgetbeheerder voor de faculteiten. 15 Groep a : Rector, beide vice-rectoren, voorzitter, ondervoorzitter, beheerder. 16 Groep b : Directeur financiën en directeur financiële controle en rapportering. 17 Het beleggingscomité bestaat uit de voorzitter, de rector en de beheerder.