Jaarverslag 2011 Stichting Let s Care Augustus 2011
0. Inleiding Dit is het kwalitatieve jaarverslag van het jaar 2011 van Stichting Let s Care. Doel van dit verslag is inzicht geven in de gestelde doelen en in hoeverre deze effectief bereikt zijn en te rapporteren over onze voortgang aan onze donateurs, sponsors en geïnteresseerden. Wij willen hiermee transparant, open en informatief zijn naar buiten toe. Stichtingsgegevens Stichting Let s Care: 3 bestuursleden ANBI geregistreerd: 09/04/2008 KvK: 08169788 : 24/01/2008 Postadres: Arnhemseweg 631, 7361 TR Beekbergen Mail: stichtingletscare@gmail.com Website: www.letscare.net ABN AMRO bank: 45.55.94.716 ten name van Stichting Let s Care ASN bank: 98.20.83.351 ten name van Stichting Let s Care Samenwerkingsstichting Let us Care Filippijnen Sec registratie: CN 200803637 (2008) Let us Care foundation inc. 5 bestuursleden 1. Doelstelling, visie en beleid We hebben voor de komende jaren een strategische planning gemaakt. Dit maken we elk jaar in Januari weer op maat op met daarin de doelstellingen, wanneer en door wie deze bereikt dienen te worden en het budget. Dit jaar lag in het teken van het opstarten van ons hoofdproject het home for girls in Panay op de Filippijnen. Hiervoor diende het (vervallen) gebouw, wat gratis in bruikleen is gegeven voor een periode van 20 jaar, door de gemeente, verbouwd en ingericht te worden. In 2010 was dat voor het grootste deel gerenoveerd. In februari 2011 ging Erna Vinkers als projectmanager naar de Filippijnen om het project van de grond te tillen. Hieronder het jaarplan van 2011 met de status. Jaarplan 2011 Let Us Care en status Wat Program Home For Girls Renovatie van het gebouw Aanschaf 2e hands auto Vergunning van het ministerie van Sociale zaken en ontwikkeling (DSDW) Goedgekeurd (wordt in Jan. 2012 overhandigd) Aanschaf van tv, karaoke en speakers Inrichting gereed van het gebouw Wanneer 2011 Opmerkingen Status March 2011 4000,- over budget. Afgerond. Kleine aanpassingen liepen door tot en met juni Before July Gekocht in maart, het heeft veel reparatiewerk gekost (waar we 2 x geen goede garage hadden) August Stagneerde eerst omdat ze de eis hadden dat E. Vinkers een werkvergunning moest hebben 2011 Locale Rotary club heeft tv gesponsord April Binnen het budget Pagina 2 van 12
Wat Wanneer 2011 Opmerkingen Status Inhuren personeel April Eerste paar mensen in april, rest in September. Had ook voeten in de aarde Training van het personeel staff April In September, met coaching en geweldloze communicatie Starten met de intake van 15 meisjes May Half September gerealiseerd Programma en services August September geïmplementeerd After care program geïmplementeerd November We hebben nog geen meisjes in het after care programma Opzetten van een waterdicht Voor in november financieel systeem augustus Verbouwen van op kleine schaal groente en fruit Lopend / niet succesfull Eigen kippen Lopend / not succesfull Een mooie tuin aanleggen 2011 Blijkt lastig, we zitten aan zee met veel zout water en veel water 2011 Nog niet in 2011 gerealiseerd Before august Pagina 3 van 12
Ook zijn dit jaar het volledige kwaliteitshandboek opgesteld met alle procedures en te volgen werkafspraken met de benodigde formulieren. Het personeel is op de hoogte hiervan en weet hoe te handelen. Daarnaast heeft het personeel trainingen gehad mbt omgaan met de computer, word en Excel, geweldloze communicatie en hebben we met 2 personeelsleden een 2-daagse training ecologische groenteverbouw gevolgd. 1.2 Terugblik Home for girls project Zoals te zien is uit het overzicht zijn alle belangrijke doelen voor 2011 gehaald. De verbouw is al gestart in 2010, maar werd uiteindelijk in zijn geheel in 2011 afgerond. Wat tegenviel waren de kosten van de verbouw. Deze waren in eerste instantie gecalculeerd op 15000,- maar dit bleek in de praktijk uit te komen op een totaal van 43000,-. De offerte bleek veel te laag. Dit kwam doordat de aannemer wellicht weinig ervaring had met verbouw. Maar ook waren er problemen met het dak (asbest) en bleken de gebouw- afwerkingkosten veel en veel meer te zijn dan was ingeschat. Gelukkig konden we deze meerkosten bij de Wilde Ganzen ook aanvragen. We hebben hiervan geleerd dat bouwprojecten vermeerderd moeten worden met minimaal 20-30%, omdat je niet alle kosten bijv. voor klein materiaal vooraf niet goed kan bepalen. Ook was er geldontwaarding doordat er 2 jaar later na het vaststellen van de offerte is begonnen met bouwen. Bouwmaterialen zijn duurder geworden en de euro is in waarde gezakt, waardoor je minder pesos voor een euro te besteden hebt. Vanaf het moment dat we begonnen in februari 2011 hebben we op 27 juni de officiële opening gehad. Half september kwamen de eerste meisjes. En hebben we de rest van onze procedures verder geïmplementeerd en het personeel getraind en begeleid. Ook hebben we alle gemeenten in de provincies geïnformeerd over onze programma s en diensten en onze locale relaties verder versterkt. Aan het eind van het jaar hadden we 10 meisjes in het home for girls gehad (waarbij 2 alweer zijn vertrokken) wegens familiekeus of andere reden. Het after care programma is nog niet gestart. We hebben nog geen meisjes die hiervoor al in aanmerking komen. Het opvangprogramma duurt 18 maanden en daarna volgt een 18 maanden nazorgtraject. Maar de 18 maanden hebben we dus nog niet bereikt. Alle meisjes hebben tandheelkundige en medische zorg gehad, hebben psychologische testen gehad en is gestart met counseling en groepswerk. Er is in samenwerking met de brandweer een brand- en ontruimingsoefening gehouden. Samen met de staf en de kinderen. Daarnaast is een workshop kinderrechten gegeven aan de kinderen zodat ze weten wat hun rechten zijn en om te praten over hun mishandelingen. We hebben maandelijkse onderwerpen en maandelijkse waarden en normen ingevoerd. Pagina 4 van 12
Statistical Data: Total Number of Residents = 8 A. Distribution of girls by case category B. Distribution of girls by Educational level/status Incest rape, 1, 13% Rape Out of School, 1 Grade 1, 2 Grade 1 Grade II Grade III Rape, 7, 87% Incest rape Grade V, 2 Grade III, 2 Grade II, 1 Grade V Out of School 1.3 Activiteiten Home for Girls Voor gedetailleerde informatie over de uitgevoerde activiteiten zullen we in deze paragraaf puntsgewijs per maand vermelden. September Oktober 2012: Vaststellen van alle handboeken, formulieren, beleid en Let s Care child care policy. Externe Training voor de staf (case management, wetgeving op het gebied van speciale bescherming van vrouwen en kinderen, Counselling, Gender sensitivity, Familiy planning, self awareness). Interne training voor de staf (geweldloze communicatie, kernkwaliteiten, projectdoelafstemming, teambuilding, persoonlijke leerdoelen). 2 daagse training voor ecologische groenteverbouw. Interview met de Televisie en de radio. Bezoek aan alle 18 gemeenten om hen te informeren over ons programma. Lezing bij de locale Rotary club. Activiteiten met de meisjes: activiteit mbt zelfkennis (2 sessies). Het maken van maksers en pompoen kleuren voor Halloween. Introductie Dagboek schrijven, medische testen uitgevoerd, tandarts bezoek vaccinatie en ontworming, 4 x zwemmen. November December 2012: radio interview Activiteiten met de meisjes: Uitvoeren persoonlijkheids- en IQ testen, bijscholing door lokale docent in ons centrum, uit eten met een priester en een bestuurslid in een restaurant, Kerst feest, 8 x naailessen, brand- en ontruimings oefening, workshop rechten van kinderen, Pagina 5 van 12
Overige Community projecten Naast het home for girls hebben we ook nog ruimte en middelen gevonden om wat andere lokale projecten op te pakken. Deze ziet u hieronder in de tabel. Op deze manier kunnen we binnen de gemeenschap onze relaties en daardoor de medewerking verder versterken en meer bereiken voor meer kinderen. ANDERE PROJECTEN Wat Educatie ondersteuning van 53 arme kinderen in onze wijk. Bagumbayan lagere school uitgifte van schoolmaterialen voor 38 children (24 alleen staande ouder gezinnen en 14 met een ouder in de gevangenis.) Done Bagumbayan Elementary school support school materialen voor 177 kinderen ANS high school Beauty Care trainingsmaterialen ondersteuning Plastic afval afvangers in 4 wijken puroks). PILOT Lopend Bay Bay elementary school, Feeding program / met schooltuin ontwikkeling en ecologische groenteverbouw training voor de ouders. PILOT Afgerond Wanneer 2011 June 2011 October 2011 17 th November 2011 October 2011 Wie Erna / Barangy assistant Let Us Care Erna/ Rotary Club en Barbaza coop Let Us Care / Pasuk Foundation October Let Us Care/ Gemeentelijk milieu ambtenaar October Let Us Care / Provincial Agricultural Office Opmerkingen / Status In samenwerking met de locale Rotary Club en een Coop. Overeenkomst getekend waarbij Lets Care 10% van de inkomsten gaat krijgen. Onderzoek is gedaan, er is nu geld voor 1 plastic afvanger. De ontwerptekening is niet gereed gekomen in 2011. Wordt doorgeschoven naar 2012. Geld hiervoor was ingezameld door de Nederlands hervormde kerk in beekbergen. Op 17 oktober is het voedselprogramma gestart. 111 ondervoedde kinderen kregen elke dag een ontbijt tot en met het eind van het schooljaar in maart. Gratis training is gegeven door de Provinciale Agricultural office. De school heeft de school tuin, na meerdere keren hierom verzocht zal dit project volgend jaar niet te hebben, niet klaargemaakt. Hierdoor is het project niet duurzaam en zal door de geringe medewerking van de school vervolgd worden. Pagina 6 van 12
Terugblik op de overige activiteiten: We hebben veel kunnen bereiken. In totaal hebben we over het jaar 2011, 651 kinderen direct of indirect geholpen. 2 Organisatie In Nederland bestaat het bestuur nog steeds uit dezelfde mensen als waar we in 2010 mee geëindigd zijn. Dit zijn Erna Vinkers (voorzitter), Yvonne Drosterij (penningmeester) en Peter Groothuis (secretaris). Op de Filippijnen hebben we 7 mensen in het bestuur. Waarvan 2 Nederlanders en 5 locale betrokken mensen. Doel is om het bestuur nog verder te betrekken en nog meer te verzelfstandigen. Doel voor de stichting in Nederland is het werven van wat actieve vrijwilligers die wat hand en spandiensten kunnen verrichten. bestuur op de Filippijnen Voor diverse activiteiten hebben we ook vaste vrijwilligers. Wij danken deze vrijwilligers heel hartelijk. Dimmen van Otterloo (opmaak van drukwerk) Christ Dekkers (aanpassen technische zaken website) Jo en Henk Vinkers: fondsenwerving lokaal (kerk) en financiën genererende activiteiten. Daarnaast maken we voor incidentele specifieke taken ook gebruik van de expertise van mensen. Pagina 7 van 12
3 Fondsenwerving en acties In 2011 hebben we het grootste deel van onze aandacht aan de implementatie van de projecten besteedt. Dit omdat we de 3 voorgaande jaren voornamelijk gericht hadden op fondsenwerving, donateurs werving en geld genererende activiteiten. Acties zijn er gehouden door de basisschool De Biezenkamp. Zij hebben een kerstinzamelingsactie gehouden. De studenten van 2 klassen commerciële economie van de Hogeschool van Amsterdam hebben in hun verkooplessen, fondsen geworven als opdracht. Door de wervingsopdracht van de hogeschool van Amsterdam zijn er een aantal donateurs bij gekomen. We zitten nu op een totaal van ongeveer 55. De donateurs zijn ons vrij trouw gebleven. Door de crisis hebben een klein aantal hun periodieke steun opgezegd. We zoeken dit nieuwe jaar weer naar meer vaste donateurs. Hoofd sponsoren en partners in 2011 zijn: Stichting Stop Kindermisbruik: www.stopkindermisbruik.nl Stichting Joinforkids: www.joinforkids.nl Waarbij we dus ook beschikken over het Joinforkids Keurmerk. Stichting de Pasuk Foundation: voor educatieondersteuning en de community educatie projecten. De ASN Foundation: met een 2 e bijdrage voor ons home for girls. In 2011 hebben we geen nieuwe aanvraag bij de Wilde Ganzen ingediend. Het 1e project wat bij hun liep hebben we in 2011 in zijn geheel afgerond. (Betrof het renoveren en inrichten van het gebouw, aanschaf van de middelen en de auto en het trainen en implementeren van het programma. Stichting Mondial in Apeldoorn: een platform waarbij we zijn aangesloten als Apeldoornse stichting. Elk jaar kunnen we 1000,- aan PR activiteiten declareren. We willen iedereen en alle fondsen hartelijk danken voor hun steun. Zonder die steun is het voor ons niet mogelijk om deze projecten en meer dan we gepland hadden te realiseren. Pagina 8 van 12
4 PR en relatieopbouw We hebben vooral in de Filippijnen aan PR en media acties gewerkt. We hebben een Engelstalige brochure gemaakt die we in alle gemeenten van de provincie van Antique hebben uitgereikt. Dit aan alle betrokken gemeentelijk maatschappelijk werksters. Daarnaast hebben we 2 televisie interviews gedaan en een uitzending van de opening. Een tweetal artikelen zijn in de krant verschenen over ons project en daarnaast hebben we een tweetal radio interviews gedaan. De huidige relaties met pers en media zijn goed. De provincie Antique is een redelijk overzichtelijke gemeenschap. (half miljoen inwoners). Daarnaast is de project manager (E. Vinkers) gevraagd en geïnstalleerd als eerste westerling in de Rotary Club of Antique. Zodat hierdoor meer contacten en hierdoor wellicht meer projecten makkelijker kunnen worden uitgevoerd. De nieuwsbrief in Nederland is 3 keer uitgekomen in 2011. 5 Financiën stand van zaken Hieronder is ons financiële jaaroverzicht jaarplan te lezen. Een door de accountant opgestelde jaarrekening volgt nog. In de Filippijnen hebben we een parttime boekhoudster en is er een jaarverslag opgesteld wat door een gecertificeerde accountant. Hieronder het financiële overzicht van de uitgaven en de middelen op de bank. Waarbij 1 Euro = 55 peso. De uitgaven lagen binnen het gestelde budget omdat we het eerste jaar niet volledig hebben gedraaid en ook geen 15 meisjes hadden. Het Filippijnse financiële overzicht van uitgaven en banksaldo s. Hierin maken we onderscheid tussen de Community programs (dus de andere projecten die we in de leefgemeenschap uitvoeren en het Home for girls (ons opvanghuis voor de meisjes). Deze geldstromen, de uitgaven en de bankrekeningen zijn gescheiden, zodat we deze goed en overzichtelijk kunnen bewaken. Pagina 9 van 12
Uit de Nederlandse inkomsten en uitgaven blijkt dat we in 2011 ongeveer 17.185 hebben binnen gekregen. Het grootste deel hiervan hebben we nog opzij kunnen zetten. Dit is nodig voor het komende jaar 2012. De operationele kosten hebben we in 2011 nog kunnen dragen van de financiële middelen die op de Filippijnse rekening staan. Dit geld is in 2010 op de Filippijnse rekening gekomen. Sommige fondsen storten het geld rechtstreeks op de Filippijnse rekening, dus niet al het geld wordt via de Nederlandse Let s Care rekening naar de Filippijnen overgemaakt. Hieronder het financiële overzicht van de Filippijnse kant. Stichting Let s Care. De getallen zijn in Peso s aangegeven. Waarbij 53 peso 1,- is. HFG= Home for Girls. In het overzicht ziet u welke kostenposten voor het project home for girls hebben uitgegeven en welke kosten voor de verschillende community projecten. Community projecten zijn andere projecten in de gemeenschap voor kansarme kinderen en hun families, het milieu ed. Deze zijn in 2011 met name in de hoofdstad San Jose de Buenavista uitgevoerd. Waar we ook met ons home for girls zitten. Deze plek is tevens ons adres waar de Filippijnse Stichting (Let Us Care Foundation inc.) gevestigd is. De kosten van de diverse budgetkosten zijn jaartotalen. Dit jaar zijn er, in overeenstemming met het jaarplan de meeste kosten uitgegeven aan het op orde maken van het pand. Dus de verbouwingskosten en met name de inrichtingskosten. In 2010 zijn de meeste kosten uitgegeven aan verbouw en in 2011 zijn met name de laatste verbouwklussen en afwerkings zaken uitgevoerd. In 2011 het 1 e en 2 e kwartaal met name het inrichten van het gebouw, het trainen van de staf en het implementeren van het programma. Onderaan de community programma s is af te lezen hoeveel geld aan elk van deze projecten in 2011 is besteed. Statement of Changes in Fund Balance For the year ended December 31, 2011 Peso s. 53 pesos is 1,- Pesos Home for Community Girls Services Total Grants HFG 2,316,357.46 94,677.98 2,411,035.44 Donations local 20,000.00 20,000.00 Interest Income 215.65 3.48 219.13 Total 2,316,573.11 114,681.46 2,431,254.57 Less: Operating Expenses Household Basics Food 83,278.35 83,278.35 Water 5,242.02 5,242.02 Electricity 22,611.99 22,611.99 Household supplies 3,875.50 3,875.50 Toiletries 363.80 363.80 Transportation 750.00 750.00 Total 116,121.66 116,121.66 Office Expenses Telephone,Post and Internet 23,317.69 23,317.69 Office Supplies 15,933.50 15,933.50 Total 39,251.19 39,251.19 Administrative Expenses Pagina 10 van 12
Registration Fee 1,140.00 1,140.00 Bank Charge 950.00 950.00 Total 1,140.00 950.00 2,090.00 Building Expenses Building Insurance 13,500.00 13,500.00 Total 13,500.00 13,500.00 Car and Travel Car Maintenance 785.00 785.00 Car Registration 3,159.00 3,159.00 Car Insurance 795.00 795.00 Fuel and Oil 4,144.54 4,144.54 Total 8,883.54 8,883.54 Personnel Expenses Manager 88,300.00 88,300.00 Social Welfare Worker 114,000.00 114,000.00 Facilitator 136,000.00 136,000.00 Security/Driver 4,450.00 4,450.00 Security/Generator 37,100.00 37,100.00 13th Month Pay 32,166.66 32,166.66 SSS Medicare Contribution 22,982.83 22,982.83 Pag-ibig Contribution 2,000.00 2,000.00 Philhealth Contribution 5,600.00 5,600.00 Expenses Board Member 3,400.00 3,400.00 Representation 14,841.40 14,841.40 Salary Cook 8,000.00 8,000.00 Total 468,840.89 468,840.89 Care and School Cost School Fees 4,741.25 4,741.25 Uniform 5,206.50 5,206.50 Medical cost 8,038.05 8,038.05 Daily Clothes 3,021.50 3,021.50 Haircuts and Accessories 229.00 229.00 Art Materials and Play Toys 8,168.61 8,168.61 Calamities 604.25 604.25 Skills Training 3,950.00 3,950.00 Pschological Test 450.00 450.00 Total 34,409.16 34,409.16 After Care Program Parent Visit 100.00 100.00 Total 100.00 100.00 Accounting and Banking cost Accountant 5,000.00 5,000.00 Total 5,000.00 5,000.00 Project Coordination Project coordination Exp 6,000.00 6,000.00 Travel and Hotel expenses 15,766.90 15,766.90 Pagina 11 van 12
Visa/Insurance 20,677.00 20,677.00 Others 37,209.30 37,209.30 Total 79,653.20 79,653.20 Starting Cost Renovation 188,344.97 188,344.97 Fire and Emergency 35,982.00 35,982.00 Furnishing 526,866.39 526,866.39 Training & Implementation 247,414.76 247,414.76 Grand Opening 25,261.75 25,261.75 Car 258,061.00 258,061.00 Total 1,281,930.87 1,281,930.87 Community Services Brgy.4 Educational Assistance 20,604.00 20,604.00 Bagumbayan Elem Sch. Educ. Assistance 19,687.35 19,687.35 GSMS Feeding Assistance 4,738.69 4,738.69 ANS Drop Out Program Pasuk 17,136.00 17,136.00 ANS Beauty Care (Pasuk) 19,000.00 19,000.00 Total 81,166.04 81,166.04 Total Expenses 2,048,830.51 82,116.04 2,130,946.55 Total Net Income 267,742.60 32,565.42 300,308.02 6 Nawoord Wij kijken terug op een enerverend maar vruchtbaar jaar volop uitdagingen en afstemming. Het jaar hebben we goed afgesloten met een stevig fundament waarop we verder door kunnen bouwen en nog meer kunnen betekenen voor de kinderen en arme families hier op de Filippijnen. Het volgend jaar 2012 willen we ons programma home for girls nog verder verstevigen, al zoveel mogelijk door onze lokale staff laten uitvoeren en onze blik alweer richten op informatie verstrekken en preventie van kindermisbruik- en verwaarlozing en inkomsten genererende projecten. We danken iedereen die bijdraagt aan ons succes en hiermee het creëren van een mooiere wereld weer een stap dichterbij maakt. We hopen dat meer mensen, organisaties, bedrijven, stichtingen zich bij ons aansluiten zodat we samen nog meer kunnen bereiken. Alleen zijn we een druppel, maar samen zijn we een zee. Pagina 12 van 12