Klachtenregeling ongewenst gedrag seksuele intimidatie agressie geweld discriminatie pesten mobbing Vastgesteld op 8 juni 2006 Geldig tot twee jaar na vaststelling Goedkeuring MT op 15.05.2006 Instemming OR op 08.06.2006
1. Inleiding Niet alle mensen gaan even vriendelijk met elkaar om. Het hoeft geen verdere toelichting dat pesten en (seksuele) intimidatie voor de werknemer bijzonder onaangenaam is. Het is niet bevorderlijk voor de arbeidsverhoudingen en staat bovendien een goede dienstverlening in de weg. Wonen West Brabant voert een preventief beleid gericht op het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag, in het bijzonder van seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, pesten en mobbing in de werksituatie. Desondanks kan men geconfronteerd worden met ongewenst gedrag. In deze regeling is beschreven op welke wijze werknemers met elkaar om dienen te gaan, wat verstaan wordt onder ongewenst gedrag en hoe meldingen en klachten worden opgepakt en afgehandeld. 2. Wetgeving 1. In de Grondwet (artikel 1) staat dat discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, niet is toegestaan. 2. In het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:611 BW) is opgenomen dat werkgever en werknemer zich als goed werkgever en werknemer dienen te gedragen. 3. De Arbo-wet (artikel 4, lid 2) legt werkgevers de verplichting op om werknemers te beschermen tegen ongewenst gedrag. Werkgevers zijn verplicht om beleid te voeren tegen seksuele intimidatie, agressie en geweld. 4. In de Risico Inventarisatie en Evaluatie wordt bekeken of er beleid geformuleerd is gericht op seksuele intimidatie, agressie en geweld en of er in dit kader een (externe) vertrouwenspersoon is aangesteld. 5. In de CAO Woondiensten is in dit kader niets specifieks geregeld, ook zijn hierin geen sancties of (disciplinaire) maatregelen opgenomen. 3. Begripsbepalingen 1. Onder ongewenst gedrag wordt begrepen gedrag dat in maatschappelijke termen als ongewenst wordt beschouwd, waaronder in ieder geval: seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, pesten en mobbing. 2. Met seksuele intimidatie wordt bedoeld: direct of indirect seksueel getinte uitingen in woord, gebaar, afbeelding of gedrag in de werksituatie die als ongewenst, intimiderend en/of onaangenaam worden ervaren. 3. Er is sprake van agressie en geweld als een werknemer of derde psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. 4. Met discriminatie wordt bedoeld het maken van onderscheid op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid of burgerlijke staat, zonder dat daarvoor een objectieve rechtvaardigheidsgrond is aan te wijzen. 5. Onder pesten vallen alle vormen van intimiderend gedrag van mensen op het werk tegen een medewerker die zich hiertegen niet kan verdedigen. Het gedrag kan bestaan uit verbaal geweld (treiteren, roddelen, bespotten) maar ook fysiek geweld (schoppen, slaan) en psychisch geweld (bedreigen, onder druk zetten en sociaal Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 2
isoleren) en het vernielen van eigendom van de medewerker. Kenmerk van pesten is dat het regelmatig voorkomt, vaak door dezelfde persoon of personen. 6. Mobbing is een verzamelnaam voor een scala aan ongewenste omgangsvormen op het werk met als doelstelling om iemand van zijn werkplek te verwijderen. Om dit te kunnen bewerkstelligen gebruiken 'mobbers' (pesters) allerhande technieken zoals: negeren, isoleren, intimideren, agressie, discrimineren, bedreigen, vernederen, schelden enzovoort. 7. Met werknemers worden alle personen (m/v) bedoeld die in dienst zijn (voor bepaalde en onbepaalde tijd) van Wonen West Brabant en bovendien worden hiermee bedoeld oproepkrachten, uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers en stagiaires. 8. Een klacht heeft betrekking op de wijze waarop degene op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander heeft gedragen. 9. De vertrouwenspersoon is de door de werkgever aangestelde persoon tot wie degene die wordt geconfronteerd met seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, pesten of mobbing zich kan wenden voor advies en ondersteuning. Ook als de werknemer geen klacht wil indienen kan hij/zij zich wenden tot de vertrouwenspersoon. 4. Preventief beleid Alle werknemers zijn op de hoogte van het feit dat Wonen West Brabant seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, pesten en mobbing niet tolereert. Werknemers zijn geïnformeerd over de 'Klachtenregeling ongewenst gedrag'. Zij weten dat overtreding van de regeling leidt tot disciplinaire maatregelen. Ook weten zij wie de externe vertrouwenspersoon is en hoe zij een klacht kunnen melden. De werkgever draagt zorg voor een arbeidsklimaat waarbij klachten/meldingen daadwerkelijk bespreekbaar zijn. 5. Agressieprotocol De veiligheid van de werknemers en de werkomgeving waarin zij werken is bij Wonen West Brabant zeer belangrijk. Om die veiligheid zoveel mogelijk te garanderen is het Agressieprotocol Wonen West Brabant opgesteld (bijlage 1). Het protocol heeft betrekking op veiligheid bij agressie, geweld (non verbaal en verbaal) en bedreiging. Calamiteiten zoals: bommelding, aantreffen van poederbrief (Anthrax of verdenking daarvan), brand (gevaar), ongeval is onderdeel van het BHV beleid en is in dit protocol niet meegenomen. Bij de uitwerking van het agressieprotocol zijn de volgende 4 punten leidend: 1. veiligheid gaat boven alles 2. agressie en geweld wordt nooit getolereerd 3. agressie en geweld worden altijd geregistreerd en 4. bij agressie en geweld wordt altijd melding/aangifte gedaan bij de politie Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 3
6. Gedragsregels 1. Werknemers en bezoekers van Wonen West Brabant behandelen elkaar met respect. 2. Ongewenst gedrag, in het bijzonder seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, pesten en mobbing wordt onder geen enkele omstandigheid getolereerd. 3. Er worden binnen de kantoorgebouwen en openbare ruimten in woongebouwen geen posters, tekeningen, foto's e.d. opgehangen die kwetsend kunnen zijn voor een groep of individu. 4. Het is werknemers niet toegestaan om het Internet en het e-mailsysteem te gebruiken voor het bezoeken van sites c.q. verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, intimiderende, beledigende of aanstootgevende inhoud. De regels zijn vastgelegd in 'Gedragscode Internet en e-mailgebruik' (bijlage 2). 5. Leidinggevenden zijn zich bewust van hun voorbeeldfunctie en dragen de gedragsregels in woord en daad uit. 6. Een ieder die kennis neemt van ongewenst gedrag zal passende maatregelen nemen om het ongewenste gedrag zo snel mogelijk te beëindigen. 7. Een ieder wordt de ruimte geboden ongewenst gedrag te melden of hierover een klacht in te dienen. 8. Elke klacht wordt zorgvuldig en vertrouwelijk onderzocht en behandeld. 9. Na gegrondverklaring van een klacht kan de directie sancties treffen in de vorm van disciplinaire maatregelen of ordemaatregelen (paragraaf 9). 7. Vertrouwenspersoon Wonen West Brabant heeft een onafhankelijke, externe vertrouwenspersoon benoemd (bijlage 3). Werknemers die zich tot deze vertrouwenspersoon willen wenden, maken rechtstreeks een afspraak. Gelet op het behoud van het vertrouwelijke karakter worden afspraken bij voorkeur buiten werktijd gemaakt. De werknemer hoeft zich dan over een afwezigheid niet te verantwoorden. De vertrouwenspersoon koppelt zijn/haar bevindingen (in algemene termen) ieder kwartaal terug met de directeur/bestuurder. De vertrouwenspersoon heeft de volgende verantwoordelijkheden: 1. begeleiden en ondersteunen van medewerkers die ongewenst gedrag ondergaan 2. (zonodig) doorverwijzen naar andere instanties 3. registeren van incidentele probleemsituaties 4. signaleren van patronen die vragen om een structurele (beleids)aanpak 5. voorlichting geven over ongewenst gedrag 6. adviseren, ondersteunen en trainen van leidinggevenden bij het voorkomen van ongewenst gedrag 7. bieden van extra ondersteuning bij ingrijpende reorganisaties 8. helpen bij privé-problemen die een impact hebben op het functioneren 8. Procedure 1. Een ieder die met ongewenst gedrag, in de zin van deze regeling geconfronteerd wordt, kan het ongewenst gedrag melden aan en bespreken met zijn/haar leidinggevende, de personeelsfunctionaris of vertrouwenspersoon. 2. Daarnaast kan een klacht mondeling of schriftelijk gemeld worden bij de directie. Een klacht over de directie kan worden ingediend bij de Raad van Commissarissen. 3. Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. 4. Het indienen van een klacht heeft geen nadelige gevolgen voor de klager. 5. De directie voert zo snel mogelijk een 'ordegesprek' met de betrokkenen. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door de personeelsfunctionaris. Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 4
6. De klager kan zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon. 7. De directie bekijkt de ernst van het voorval en bespreekt dit met betrokkenen. 8. Degene op wie de klacht betrekking heeft, ontvangt een brief waarin melding wordt gemaakt van de klacht en mogelijke disciplinaire maatregelen. 9. In geval van wetsovertreding wordt altijd aangifte gedaan bij de politie. 9. Sancties Indien de directie de klacht gegrond verklaart, staan de volgende sanctiemaatregelen open: schriftelijke waarschuwing, schriftelijke berisping, overplaatsing, schorsing, ontbinding arbeidsovereenkomst of ontslag op staande voet. De gekozen sanctie staat in verhouding tot de aard en de ernst van de klacht. 10. Slotbepaling Gedragingen waarover deze code niet spreekt zijn niet automatisch toelaatbaar. Bij de interpretatie van de gedragsregels wordt uitgegaan van wat in het Nederlands maatschappelijk verkeer voor redelijk wordt gehouden. De klachtenregeling wordt om de twee jaar geëvalueerd en zonodig aangepast aan nieuwe omstandigheden en inzichten. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directie. Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 5
Bijlage 1 Agressieprotocol Wonen West Brabant De veiligheid van de werknemers en de werkomgeving waarin zij werken is bij Wonen West Brabant zeer belangrijk. Om die veiligheid zoveel mogelijk te garanderen is het Agressieprotocol Wonen West Brabant opgesteld. Het protocol heeft betrekking op veiligheid bij agressie, geweld (non verbaal en verbaal) en bedreiging. Calamiteiten zoals: bommelding, aantreffen van poederbrief (Anthrax of verdenking daarvan), brand (gevaar), ongeval is onderdeel van het BHV beleid en is in dit protocol niet meegenomen. Bij de uitwerking van het agressieprotocol zijn de volgende 4 punten leidend: 1. veiligheid gaat boven alles; 2. agressie en geweld wordt nooit getolereerd; 3. agressie en geweld worden altijd geregistreerd en; 4. bij agressie en geweld wordt altijd melding/aangifte gedaan bij de politie. Vanuit deze basis zijn een aantal zaken verder uitgewerkt in de hoofdstukken: medewerker, collega s, klant, kantoor en politie. Medewerker Wanneer een klant agressief wordt, werkt heldhaftig gedrag averechts. Reageer en handel op de volgende wijze. 1. Blijf rustig en beleefd wanneer een klant agressief wordt; 2. Geef zelf je grenzen aan (bv. bij discriminatie kun je aangeven dat je daar niet van gediend bent en dat je het gesprek zult beëindigen indien een klant daarmee verder gaat); 3. Laat een klant uitrazen en probeer daarna samen te vatten wat hij of zij heeft gezegd; 4. Als een gesprek te hoog oploopt: - probeer het gesprek te beëindigen - roep zonodig hulp in 5. Vermijd iedere vorm van lichamelijk contact; 6. Een fysieke reactie alleen uit zelfverdediging; 7. Je kunt een klant door de politie het kantoor laten uitzetten indien driemaal is gevraagd het pand te verlaten. Indien een klant op deze vragen niet reageert, is er sprake van huisvredebreuk. Vervolgens kan de politie ingeschakeld worden om de klant uit het kantoor te laten verwijderen en; 8. Indien er sprake van agressie is geweest, wordt dit bij de leidinggevende gemeld en vastgelegd in een dossier (meldingsformulier is bijgevoegd). Collega s 1. Er wordt altijd gereageerd op een alarmsignaal. Deze alarmbel is te horen in het hele pand op het moment dat de alarmknop in één van de spreekkamers of bij de receptie wordt ingeschakeld. Indien deze alarmbel buiten openingstijden is te horen, betekend dit dat er iemand aan de voorzijde of achterzijde op de deurbel drukt. Deze kan beantwoord worden door ###9 in te toetsen, om de achterdeur te openen, toets #61 (uiteraard alleen als je weet wie er aan de deur staat!), toets vervolgens #0 om de verbinding te verbreken. Als de bel niet beantwoord wordt, zal deze ongeveer 30 seconden blijven overgaan; Bijlage 1 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 6
2. Wanneer de politie wordt gewaarschuwd, wordt een leidinggevende direct vrij gemaakt voor de afhandeling van het voorval. Deze persoon blijft beschikbaar om de politie te woord te staan en volgt tevens de voortgang; 3. Bij agressie en geweld wordt altijd melding of aangifte gedaan. De leidinggevende vergezelt hierbij de medewerker; 4. Tijdens openingsuren of klanten in het kantoor is minimale bezetting van een afdeling vereist (in ieder geval twee personen per afdeling aanwezig); 5. Huisbezoek van lastige klanten wordt altijd door twee personen uitgevoerd; 6. Wanneer op voorhand agressie te verwachten is, wordt de leidinggevende gewaarschuwd en wordt de beste aanpak doorgesproken; 7. Opmerkingen op het handelen van medewerkers die bedreigd zijn, is op het moment direct na het voorval altijd ongewenst. Op een later tijdstip wordt pas geëvalueerd; 8. Na een voorval wordt er ruimte gecreëerd om over het voorval te praten; 9. Hulp van buitenaf is altijd mogelijk voor het slachtoffer (inschakeling Slachtofferhulp, psychologische hulp, et cetera), hier zijn ook afspraken over gemaakt met de Arbo Unie, onze arbodienst; Klant 1. Het moet voor een klant duidelijk zijn dat agressie en geweld niet wordt getolereerd. Dit moet hem bij een dreigende situatie worden medegedeeld; 2. Agressieve klanten krijgen een brief van Wonen West Brabant, waarin wordt aangegeven dat agressie en geweld niet wordt getolereerd. Eventuele maatregelen worden eveneens schriftelijk medegedeeld; bijvoorbeeld dat contact alleen nog via correspondentie verloopt en niet middels persoonlijke en telefonische gesprekken. Kantoor 1. De spreekkamer en balie moeten opgeruimd zijn en blijven. Wees bewust van het feit dat er met materiaal/ zaken kan worden gegooid; 2. Bij de telefoniste is een aantal zaken bekend: wat te doen in welke situatie - de telefoniste heeft de beschikking over groepsnummers om in geval van nood altijd iemand te kunnen bereiken; lijst met interne contactpersonen en hoe deze te bereiken; lijst met externe contactpersonen (politie, brandweer, ambulance, GGD, etc.) en hoe deze te bereiken. Politie 1. De politie krijgt een afschrift van de brief aan een agressieve klant; 2. De melding of aangifte wordt zo snel mogelijk (zeker dezelfde dag) gedaan; 3. Er vindt door de leidinggevende tevens overleg met de politie plaats over hoe een en ander verder gaat. Bijlage 1 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 7
Registratieformulier agressie & geweld Dit formulier is bedoeld om agressiegevallen van klanten tegen personeel van Wonen West Brabant in kaart te brengen. Onder agressie wordt verbale en fysieke agressie verstaan. Verbale agressie kan bijvoorbeeld zijn: uitschelden en dreigen met fysieke agressie, toebrengen van persoonlijk letsel e.d. Fysieke agressie is daadwerkelijk letsel aanbrengen door slaan, schoppen, gooien met voorwerpen enz. Het registratieformulier wordt ingeleverd bij de manager of teamleider van de betrokken medewerker Naam:.......................................... Functie:......................................... Datum:......................................... Waar vond het incident plaats? 0 in het kantoor van WONEN WEST BRABANT 0 bij een huurder thuis 0 op het huisadres van een medewerker 0 in de directe omgeving van het kantoor 0 anders namelijk:.............................. Was er sprake van telefonisch of persoonlijk contact 0 telefonisch 0 persoonlijk contact Dag, datum en tijdstip van het voorval Datum:......................................... Tijdstip:......................................... Soort agressie 0 Schelden 0 Schreeuwen 0 Intimidatie 0 Dreigen met slaan of schoppen 0 Dreigen met behulp van een voorwerp (mes, pistool enz.) 0 Verbale seksuele intimidatie 0 Fysieke seksuele intimidatie 0 Vastpakken bij arm 0 Vastpakken bij keel 0 Slaan of schoppen 1 anders namelijk:.............................. Bijlage 1 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 8
Hoe uitte zich de agressie van de klant (beschrijf het voorval)? Overige opmerkingen Afhandeling van het voorval (in te vullen door manager) Acties ten aanzien van medewerker Acties ten aanzien van klant Evaluaties Bijlage 1 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 9
Bijlage 2 Gedragscode Internet en E-mail gebruik «Voorletters» «Tussenvoegsel» «Achternaam» Stichting Wonen West Brabant, gevestigd te Bergen op Zoom Gelet op artikel 7:611 en 7:660 van het BW Burgerlijk Wetboek, de WBP Wet Bescherming Persoonsgegevens en artikel 27:1k en artikel 27:1l van de WOR Wet op de Ondernemingsraden Overwegende dat: Wonen West Brabant en haar werknemers zich ten opzichte van elkaar dienen te gedragen als goed werkgever en goed werknemer (artikel 7:611 BW). Het gebruik van Internet en e-mail voor veel werknemers binnen Wonen West Brabant noodzakelijk is om hun functie te kunnen uitoefenen. Aan het gebruik van Internet risico s verbonden zijn die het noodzakelijk maken gedragsregels op te stellen. Tegen de achtergrond van deze risico s verantwoord gebruik van Internet en e-mail wordt verwacht. Wonen West Brabant gerechtigd is tot het geven van voorschriften voor gebruik van Internet en e-mail en het nemen van maatregelen ter bevordering van de goede orde in de onderneming (artikel 7:6660 BW). Wonen West Brabant gerechtigd is persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de controle op naleving van deze gedragscode. Wonen West Brabant bij de controle de fundamentele rechten en vrijheden van betrokken werknemers in acht neemt, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer (artikel 8:f WBP). Tegen deze achtergrond heeft Wonen West Brabant, met instemming van de ondernemingsraad, de volgende gedragscode vastgesteld. 1. Algemene bepalingen 1.1. Deze gedragscode geldt voor alle medewerkers van Wonen West Brabant die gebruik kunnen maken van elektronische media. Onder medewerkers wordt ook verstaan tijdelijk personeel, uitzendkrachten, projectdetacheringen enzovoort. Onder elektronische media wordt e-mail en Internet verstaan. 1.2. Elke medewerker is verplicht deze gedragscode na te leven. Het verantwoord gebruikmaken van elektronische media is echter niet beperkt tot onderstaande gedragscode. Ook in situaties waarin deze code niet voorziet, dient de medewerker te handelen als goed werknemer. 2. E-mailgebruik 2.1. Het e-mail systeem wordt aan de werknemer voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is derhalve verbonden aan taken die voortvloeien uit de functie. 2.2. Beperkt persoonlijk gebruik van het e-mail systeem is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit geen verboden in de zin van artikel 3 oplevert. Bijlage 2 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 10
3. Verboden e-mailgebruik 3.1. Het is de werknemer niet toegestaan om het e-mail systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende of aanstootgevende inhoud. 3.2. Het is de werknemer niet toegestaan om het e-mail systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een (seksueel) intimiterende inhoud. 3.3. Het is de werknemer niet toegestaan om het e-mail systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten die (kunnen) aanzetten tot haat en/of geweld. 3.4. Het is de werknemer niet toegestaan het e-mail systeem te gebruiken voor (de ondersteuning van) persoonlijke commerciële doeleinden. 3.5. Het is de werknemer niet toegestaan het e-mail systeem te gebruiken voor het verspreiden en/of binnenhalen van afbeeldingen, kettingbrieven, screensavers of soortgelijke producties. 3.6. Het is de werknemer niet toegestaan om het e-mail systeem te gebruiken voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan alle informatie met betrekking tot klanten, personeel alsmede bedrijfsgegevens waarvan de medewerker weet of behoort te weten dat deze niet ter beschikking van derden mag komen. 4. Internetgebruik 4.1. Internetsysteem wordt aan de werknemer voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is derhalve verbonden met taken die voortvloeien uit de functie. 4.2. Beperkt persoonlijk gebruik van het Internet is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit geen verboden gebruik in de zin van artikel 5 oplevert. 5. Verboden internetgebruik 5.1 Het is de werknemer niet toegestaan om op Internet sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten. Noch is het toegestaan dergelijk materiaal te downloaden. 5.2. Het is de werknemer niet toegestaan om zich ongeoorloofd toegang tot niet openbare bronnen op Internet te verschaffen. 5.3. Het is de werknemer niet toegestaan het internetsysteem te gebruiken voor (de ondersteuning van) persoonlijke commerciële doeleinden. 5.4. Het is de werknemer niet toegestaan het internetsysteem te gebruiken voor het verspreiden en/of binnenhalen van afbeeldingen, kettingbrieven, screensavers of soortgelijke producties. 5.5. Het is de werknemer niet toegestaan om het internetsysteem te gebruiken voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan alle informatie met betrekking tot klanten, personeel alsmede bedrijfsgegevens waarvan de medewerker weet of behoort te weten dat deze niet ter beschikking van derden mag komen. 6. Bevoegdheden 6.1. Bevoegd tot het uitwisselen van gegevens via e-mail, het bezoeken van internetsites, alsmede het downloaden van gegevens van internet, is een werknemer die uit hoofde van zijn/haar functie hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gekregen van zijn/haar leidinggevende en een (persoonlijk) e-mail adres en toegang tot internet heeft gekregen via de systeembeheerder. 6.2 Een werknemer is niet bevoegd een ander gebruik te laten maken van zijn/haar toegang tot elektronische media danwel zelf gebruik te maken van de toegang van een ander tot elektronische media. Het is niet toegestaan de verbinding naar/van elektronische media onbeheerd open te laten staan. Bijlage 2 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 11
7. Toegangscode 7.1 Een user-id, computer password of daarmee gelijk te stellen toegangscode verkregen voor het gebruik van elektronische media is geheim. Anderen (ook collega s, partner of huisgenoten) mogen geen gebruik maken van deze persoonsgebonden code. Indien een werknemer het vermoeden heeft dat een ander zijn of haar toegangscode kent dan dient hij/zij deze code meteen te wijzigen. Eventuele vermoedens van misbruik van de persoonlijke toegangscode door een ander moeten direct aan de leidinggevende worden gemeld. 8. Zorgvuldigheid 8.1. Bij het gebruik van elektronische media gelden dezelfde huisstijlregels, gedragsen beleefdheidsnormen als welke van toepassing zijn bij telefonische en schriftelijke communicatie. 8.2 Bij het gebruik van gegevens verkregen via elektronische media moet de werknemer ervoor zorgdragen dat eventuele auteursrechten van derden niet worden geschonden. 9. Eigendom 9.1. Gegevens die met behulp van elektronische media door de werknemer zijn gemaakt en zijn opgeslagen op een computer of op het netwerk van Wonen West Brabant blijven eigendom van Wonen West Brabant. 10. Controle 10.1. Controle van persoonsgegevens over e-mail en internetgebruik vindt slechts plaats in het kader van: a. Tegengaan van seksuele intimidatie b. Tegengaan van discriminatie c. Systeem en netwerkbeveiliging d. Kosten en capaciteitsbeheersing e. Controle op bedrijfsgeheimen f. Voorkomen van negatieve publiciteit g. Begeleiding/individuele beoordeling 10.2 Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot identificeerbare personen. 10.3. Indien een werknemer of een groep werknemers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde korte periode gerichte controle plaatsvinden. 10.4 Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het e-mail en internetgebruik. Slechts bij zwaarwegende redenen vindt controle op inhoud plaats. 10.5 Verboden e-mail en internetgebruik wordt zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt. Overige controle vindt slechts steekproefsgewijs plaats. 10.6 Bij constatering van verboden gebruik wordt dit onmiddellijk met de betrokken werknemer besproken. De werknemer wordt gewezen op de consequenties wanneer hij/ zij niet stopt met het verboden gebruik. 10.7 E-mailberichten van leden van de Ondernemingsraad, van bedrijfsarts en van een ieder die zich op grond van zijn functie op enige vertrouwelijkheid moet kunnen beroepen, worden niet gecontroleerd. 10.8 De controle in het kader van begeleiding en/of individuele beoordeling vindt steekproefsgewijs plaats en beperkt zich tot zakelijke e-mailberichten. 10.9 De controle ter voorkoming van negatieve publiciteit en seksuele intimidatie en de controle in het kader van systeem- en netwerkbeveiliging vindt plaats op basis van content-filtering. Verdachte berichten worden automatisch teruggestuurd naar de afzender. Bijlage 2 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 12
10.10 De controle op het uitlekken van bedrijfsgeheimen vindt plaats op basis van steekproefsgewijze content-filtering. Verdachte berichten worden apart gezet voor nader onderzoek. 10.11 De controle in het kader van kosten- en capaciteitsbeheersing wordt beperkt tot verkeersgegevens. 11. Sancties 11.1 Gedragingen en/of handelingen in strijd met deze gedragscode elektronische media worden opgevat als inbreuk op het vertrouwen dat de directie van Wonen West Brabant in de desbetreffende werknemer heeft gesteld. Dit kan leiden tot sancties, waaronder ontzegging van de toegang tot elektronische media, overplaatsing, schorsing, disciplinaire of andere arbeidsrechtelijke maatregelen. 12. Ondertekening De werknemer De werknemer verklaart kennis genomen te hebben van de hierboven beschreven gedragscode en zich te houden aan de daarin geformuleerde regels. Wonen West Brabant behoudt zich het recht voor om de gedragingen van de werknemer op het internetsysteem en het e-mail systeem te volgen en te bekijken. Door ondertekening verklaart de werknemer akkoord te gaan met de controle en analyse van zijn/ haar loggegevens. Naam: «Voorletters» «Tussenvoegsel» «Achternaam» Datum: Handtekening: De werkgever De werkgever verklaart door ondertekening van dit document toe te zien op de naleving van de gedragsregels van de werknemer op Internet. Naam: mr.a.b. Ringersma, directeur/bestuurder Datum: Handtekening: Bijlage 2 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 13
Bijlage 3 Gegevens vertrouwenspersoon Wonen West Brabant Stroop Mediation Arbeidszaken M. (René) Stroop MA Mgr. Poelsstraat 46 4631 CB HOOGERHEIDE T (0164) 630 493 M 06 12 50 78 30 E info@stroopmediation.nl W www.stroopmediation.nl Bijlage 3 - Klachtenregeling ongewenst gedrag Wonen West Brabant pagina 14