Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland Westervoortsedijk 67-D 6827 AT Arnhem bureau@kvan.nl 026-3521605 www.kvan.nl Activiteitenplan KVAN-bestuur 2015 De in dit plan opgenomen activiteiten zijn gerangschikt naar doelstelling 1. De KVAN zorgt voor collegiale uitwisseling en zet zich in voor de professionalisering en kennisontwikkeling van collega s a. Organiseren KVAN-dagen 2015 Doel: het organiseren van de jaarlijkse studiedagen van de KVAN op de maandag en dinsdag in de tweede week van juni, op een wisselende locatie. De KVAN-dagen zijn de laatste jaren uitgegroeid tot een van de grootste vakinhoudelijke congressen voor professionals in het archief- en informatiedomein. Het evenement heeft zich de laatste jaren ontwikkeld tot een volwaardig congres, met aansprekende (internationale) key notes, een randprogrammering en een congresdiner. Vast onderdeel is de ALV van de KVAN. Het congres trekt gemiddeld 375 bezoekers, verspreid over twee dagen. De locatie wisselt per jaar. Sinds 2013 wordt er een openbare aanmeldingsprocedure gevolgd, waardoor de locatiekeuze transparanter is geworden. Vanwege de omvang van het evenement is het praktisch niet meer mogelijk de KVAN-dagen in een archiefinstelling te organiseren. Er wordt nu vaak gekozen voor een congrescentrum of theater. Wel is de plaatselijke archiefinstelling van de gekozen locatie nauw betrokken bij de organisatie, bijvoorbeeld als het gaat om logistieke zaken. In 2015 vinden de KVAN-dagen plaats in Amersfoort, op 8 en 9 juni. Het inhoudelijke programma van de KVAN-dagen kwam de laatste jaren tot stand door middel van een call for papers, waarbij vakgenoten werden opgeroepen voorstellen voor presentaties in te dienen. Voor 2015 wordt hiervan afgeweken omdat het programma de laatste jaren als te weinig afwisselend en vernieuwend werd ervaren door bezoekers. Voor komend jaar worden sprekers rechtstreeks benaderd door de commissie. De KVAN-dagen worden financieel ondersteund door circa vijftien sponsoren. Hoofdsponsor Picturae levert sinds enkele jaren een bijdrage in natura in de vorm van het papieren programmaboekje. Data Matters financiert sinds 2014 de responsive congreswebsite. Mede dankzij de sponsoren zijn de KVAN-dagen financieel gezond. Dankzij een schenking van Stichting Imago kunnen bovendien internationaal bekende sprekers worden aangetrokken. Portefeuille namens het bestuur: Vincent Robijn (voorzitter commissie KVAN-dagen)
b. Internationale uitwisseling en het organiseren van studiereizen Doel: kennisbevordering ten aanzien van het functioneren van het archiefwezen in de omringende landen en het kweken van begrip door het bieden van laagdrempelige excursies van één of twee dagen voor de leden. De commissie Buitenland organiseerde in het afgelopen jaar een reis naar de London Metropolitan Archives, The National Archives en de British Library en was actief rondom het ICA-congres in het Spaanse Girona. Voor 2015 wordt gedacht aan een eendaagse excursie naar België. Voor 2016 wordt een bezoek aan Denemarken gepland. Er wordt naar gestreefd om meer KVAN-leden bij de activiteiten te betrekken, onder meer door een bredere publiciteit. De commissie ontvangt regelmatig input van Fred van Kan, die voorzitter is van ICA-SPA. Portefeuille namens het bestuur: Peter van Beek. c. Evaluatie e-learning programma BARM (Bangladesh) en onderzoeken hoe dit programma elders, al dan niet via de ICA, kan worden aangeboden De commissie Archival Solidarity heeft zich de afgelopen jaren nadrukkelijk gericht op de ondersteuning van collega s in Bangladesh (BARM). Er zijn tastbare resultaten geboekt in de ontwikkeling van het archiefbewustzijn bij de recordsmanagers en archiefverantwoordelijken in dat land. In 2015 moet de formele afronding plaatsvinden van het zogeheten Train-the-Trainerprogramma (TTP), dat mede door ICA en KVAN is betaald. Onderzocht moet worden of dit programma voor verder gebruik kan worden ondergebracht bij de ICA. In 2015 wil de commissie Archival Solidarity de beschikbare middelen (ook) voor andere doelen besteden. Gedacht wordt aan activiteiten in twee andere landen. De eerste is Guyana, waarvoor een eerste verkenning heeft plaatsgevonden onder leiding van Roelof Hol. Ook is in overleg met Petra Links (NIOD) gesproken over samenwerking rond al lopende activiteiten in Rwanda in het kader van het Genocide Memorial Centre. Portefeuille namens het bestuur: Peter van Beek. d. Onderhouden relatie met het bestuur van ICA-SPA (Section on Professional Associations) Het bestuur wordt met enige regelmaat door Fred van Kan, voorzitter van de SPA (Section on Professional Associations) van de ICA, geïnformeerd over actuele internationale ontwikkelingen met betrekking tot de archiefsector. Ook de commissies Buitenland en Archival Solidarity delen in deze informatie. e. Organiseren van bijeenkomsten in SNAAI-verband Doel: SNAAI (Sectie Nieuwe en Aankomend Archivarissen en Informatiespecialisten) richt zich op studenten van archivistische opleidingen, recent afgestudeerden en nieuwe vakgenoten zónder specifieke beroepsopleiding. SNAAI richt zich daarbij zowel op het vlak van het openbaar en particulier archiefwezen als de documentaire informatievoorziening. Door middel van het lidmaatschap van SNAAI kunnen de leden in contact komen met elkaar, ervaringen opdoen en ideeën uitwisselen. Het is altijd prettig om beroepsgenoten te zien en te spreken die op andere plaatsen binnen het archief- of documentair informatiewezen werkzaam zijn en ook andere functies kunnen hebben. Naast het leggen van contacten wordt ook gewerkt aan verdere vorming van de leden. Tijdens een studiedag of excursie staat kennisverwerving centraal. Actuele thema's worden belicht door sprekers of bijzondere archiefinstellingen worden bezocht. SNAAI kan haar leden van belangrijke informatie voorzien en hun signalen doorgeven aan beroepsvereniging en opleidingen. SNAAI licht studenten of potentiële studenten voor over de opleidingen en het beroep van archivaris of informatiespecialist. Omgekeerd kunnen de opleidingen worden geadviseerd vanuit de leden. In 2015 organiseert SNAAI weer enkele scriptiebijeenkomsten, studiedagen en/of excursies. Tevens wordt een start gemaakt met het mentorenprogramma. SNAAI wil jonge professionals die kennis willen opdoen middels dit programma verbinden met mentoren die kennis willen delen. Het idee is dat SNAAI een mentee met een gerichte leer- en/of kennisvraag koppelt aan een mentor met gedegen kennis van dat onderwerp. Er mag geen directe werkrelatie zijn tussen de mentor en mentee. De mentee mag geen werkzaamheden uitvoeren voor de mentor en is ook geen protégé. Als
de mentor en mentee besluiten samen het programma te doorlopen, spreken ze af wat de verwachtingen, doelstellingen en omvang van het traject zijn. Een leertraject zou de duur van een jaar kunnen hebben. Het programma is gebaseerd op vrijwillige samenwerking. SNAAI beheert de aanmeldingen, koppelt mentees aan mentoren en bemiddelt bij problemen. Aan het begin van 2015 organiseert SNAAI een bijeenkomst die de proefperiode van het programma inluidt. Via de rubriek SNAAI lab in het Archievenblad doet SNAAI regelmatig verslag van haar activiteiten. Portefeuille namens het bestuur: Jeroen Tijhuis (voorzitter SNAAI) f. Participatie in de Stichting Archief Publicaties Stichting Archiefpublicaties (S@P) startte in 1999 met de uitgave van een serie Jaarboeken die zowel voor informatiemanagers als archivarissen interessant is. Ze hebben tot doel artikelen te publiceren die een beeld geven van de (inter)nationale wetenschappelijke revolutie die op de vakgebieden archivistiek en informatiemanagement aan de gang is. Kenmerk van deze omwenteling is dat de beide vakgebieden elkaar steeds dichter naderen. Daarnaast kwam in 2004 een nieuwe serie archiefpublicaties tot stand. De serie Archiefschoolschriften staat onder redactie van de Archiefschool. De Archiefschoolschriften geven de laatste stand van zaken met betrekking tot een bepaald thema of onderwerp weer. Ze laten een breder publiek kennis maken met zaken die het archiefvak raken. Het zijn inleidende teksten, geen wetenschappelijke publicaties. Portefeuille namens het bestuur: Hildo van Engen g. Verder uitbouwen van de KVAN-website en integratie Archief 2.0 Nadat de initiatiefnemers van Archief 2.0 onlangs te kennen gaven hun werkzaamheden aan deze website te willen beëindigen, heeft KVAN besloten de content in haar eigen website te integreren. Dit wordt begin 2015 gerealiseerd. Portefeuille namens het bestuur: Peter van Beek h. Voorbereiden jubileumviering 125 jaar KVAN In 2016 viert de KVAN haar 125-jarig bestaan. De oprichtingsvergadering van de VAN vond plaats op vrijdag 17 juni 1891 in de bovenzaal van de Vereeniging in Haarlem. De KVAN wil dit jubileum groots vieren. Zo worden de reguliere KVAN-dagen gecombineerd met een drie dagen durend internationaal congres, waarvan één dag geheel in het teken zal staan van het jubileum. Op de oprichtingsdag zelf, donderdag 17 juni, zal een jubileumfeest worden georganiseerd. Ook de verschillende commissies en secties wordt gevraagd om een inhoudelijke inbreng in de jubileumviering. Voorts wordt een jubileumboek gepresenteerd, evenals de inventaris van het KVAN-archief. Portefeuille namens het bestuur: Hildo van Engen 2. De KVAN zet zich in voor goed initieel onderwijs en permanente educatie i. Mede-organiseren Ketelaarlezing (in samenwerking met NA) De Ketelaarlezing is op 3 oktober 2002 ingesteld door de KVAN en het Nationaal Archief bij het vertrek van prof. dr. Eric Ketelaar uit de Rijksarchiefdienst. Als Algemeen Rijksarchivaris in de jaren 1989-1997 en in diverse andere functies heeft Ketelaar zich ingezet voor de modernisering, professionalisering en versterking van het Nederlandse archiefwezen. De lezing beoogt bekendheid te geven aan onderwerpen uit de sfeer van archieven in relatie met de maatschappij en de dialoog tussen archiefwezen en maatschappij te stimuleren.
j. Organiseren van masterclasses Doel: de commissie Permanente Educatie organiseert activiteiten die primair gericht zijn op leden van de vereniging, maar die ook open kunnen staan voor andere belangstellenden. Jaarlijks worden een of meer masterclasses aangeboden. In 2015 wordt een inspiratiedag/themadag georganiseerd over digitale dienstverlening, in samenwerking met BRAIN en stadsarchief Rotterdam. Ook staan er masterclasses op het programma in combinatie met de keynote-lezing tijdens de KVAN-dagen, en in combinatie met de Ketelaarlezing. De mogelijkheid bestaat om daarnaast nog andere lezingen of masterclasses te laten plaatsvinden. Bij de realisatie van dit alles zal meer samenwerking worden gezocht met de commissie KVAN-dagen en het bestuurslid dat de Ketelaarlezing in haar portefeuille heeft. Portefeuille namens het bestuur: Pauline Harmsen. 3. De KVAN zet zich in voor de positie van de archivaris in de maatschappij k. Onderhouden van een actieve lobby bij politieke partijen ter bevordering van de professie en het bevorderen van zichtbaarheid van archivarissen in het maatschappelijk debat Doel: de commissie Lobby heeft als taak het onderhouden van een actieve lobby bij politieke partijen ter bevordering van de professie en het bevorderen dat archivarissen een rol spelen in het maatschappelijk debat. De Lobbycommissie haar zichtbaarheid verder te vergroten door te zorgen voor een duidelijke aanwezigheid bij de KVAN-dagen en andere bijeenkomsten. Daarnaast probeert de commissie een persoonlijk netwerk op te bouwen binnen de KVAN, om zo de boodschap via de leden zelf te verspreiden. In 2015 gaat de commissie verder met het opbouwen van kennis over beïnvloedings- en beslisprocessen binnen verschillende gremia van politiek en bestuursorganen: van Den Haag, via ministeries en universiteiten naar het Europees Parlement. Op dit moment wordt samenwerking gezocht met BRAIN voor de lobby met betrekking tot de European Data Protection Regulation (de right to be forgotten-wet) en voor de lobby richting de Universiteit van Amsterdam over de kwestie rond het collegegeld. Bij dit laatste wordt ook de commissie Permanente Educatie van de KVAN betrokken. Verder is de commissie bezig met het opzetten van een enquête om in kaart te krijgen welke contacten de leden van de KVAN hebben bij verschillende organisaties en gremia. Het is de bedoeling dat deze enquête begin 2015 verspreid wordt. Tot slot komt de commissie begin 2015 met een verder ontwikkeld beleidsplan voor lobbyen door de KVAN, met een bijbehorende handleiding. l. Onderzoeken samenwerking BRAIN en KVAN KVAN streeft naar intensivering van de samenwerking met BRAIN (Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland), zowel op bestuurs- als op commissieniveau. Ook samenwerking in de administratieve ondersteuning wordt nagestreefd. In dit kader worden in 2015 werkgroepen geformeerd, zowel vanuit KVAN als vanuit BRAIN, die onderzoek doen naar: 1. HRM, professionalisering van medewerkers en branche als geheel, competentieprofielen; 2. Archief 2020, kwaliteitszorg, bestelvernieuwing; 3. Lobby en Belangenbehartiging; 4. Versterking slagkracht, samenwerking op bureauwerkzaamheden; Communicatie over het proces.
4. Generiek m. Deelnemen aan partneroverleg Archiefconvenant Rijk-IPO-VNG In dit overleg combineert KVAN de inbreng van deskundigheid met de behartiging van de belangen van de archiefprofessional. Met Margreet Windhorst is de afspraak gemaakt dat zij inzetbaar is voor de KVAN bij het voorbereiden van stukken, in samenwerking met BRAIN n. Ontwikkelen nieuw beleidsplan De KVAN heeft op 13 oktober 2011 tijdens de Algemene Ledenvergadering het beleidsplan 2011-2015 vastgesteld. Het bestuur dient in 2015 een nieuwe beleidsplan te formuleren, voor de periode 2016-2020. o. Commissie Beroepscode Aangezien de afgelopen jaren geen beroep werd gedaan op de Commissie Beroepscode, verdient het de voorkeur om de commissie te vervangen door een binnen het KVAN-bestuur aan te wijzen portefeuillehouder Ethische code. In voorkomende gevallen kan deze portefeuillehouder een beroep doen op drie adviseurs (momenteel Yvonne Bos, Jantje Steenhuis en Rolf Hage). Portefeuille namens het bestuur: Peter van Beek 5. Archievenblad Sinds 1892 geeft de KVAN het onmisbare Archievenblad uit (dat in de loop der jaren onder verschillende titels verscheen). Het Archievenblad is het vakblad voor beroepsbeoefenaren in het archiefwezen. De artikelen informeren archivarissen, informatiemedewerkers, DIV'ers, educatieve medewerkers bij archiefdiensten, belangstellenden, archiefmedewerkers, gebruikers van archieven en aan het archiefwezen grenzende beroepsgroepen over het vakgebied in brede zin. Het Archievenblad besteedt aandacht aan ontwikkelingen in het archiefwezen, wetten en regelgeving archieven, methoden en technieken die in het archiefwezen worden gehanteerd en archiefopleidingen. Er wordt gezocht naar een evenwichtige verdeling van feitelijke beschrijvingen en inzicht in de achtergronden van actuele gebeurtenissen en ontwikkelingen. Het Archievenblad verschijnt tien keer per jaar. Leden van de KVAN krijgen het blad gratis toegezonden. De jaargangen tot en met 2009 zijn gedigitaliseerd en via de website van de vereniging te raadplegen. Hoofdredacteur René Spork maakt namens de redactie deel uit van het KVAN-bestuur. p. digitaal publiceren van een aflevering van het Archievenblad Bij wijze van proef verschijnt in januari 2015 een speciale, digitale aflevering van het Archievenblad. q. verkennen van de mogelijkheid het Archievenblad vorm te geven als interactief online medium De redactie van het Archievenblad onderzoekt in 2015 de mogelijkheden om het Archievenblad het karakter te geven van een online interactief medium. Op die manier kan de betrokkenheid van de lezers en de actualiteit van de geboden kopij worden vergroot.