Handboek CO 2 prestatieladder

Transcriptie

1 Inhoud blz. 1. Directieverklaring 3 2. Werking EMS 4 3. Documentenbeheer 5 4. Preventieve maatregelen 6 5. Correctieve maatregelen 7 6. CFA rapportage 12 1

2 1. Directieverklaring Algemeen Rexel Nederland B.V. geeft een hoge prioriteit aan een schoon milieu en een gezond leefklimaat. Dit blijkt onder andere uit het feit dat voor alle locaties een CO 2 reductieplan is opgezet conform de eisen van de CO 2 -prestatieladder. Een certificering volgens deze norm betekent voor Rexel Nederland B.V. een aanvulling op het door de Rexel Group gevoerde milieubeleid, waarvan de resultaten jaarlijks (ook via website) inzichtelijk gepubliceerd worden. Het beheersen van milieurisico s en het verminderen van de milieubelasting is echter geen aparte taak en maakt onderdeel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering van Rexel Nederland. Milieumanagement Duurzaamheid en leefbaarheid. Het zijn twee sleutelbegrippen die nadrukkelijk doorklinken in de ambities die door Rexel Nederland en haar personeel zijn verwoord. Beide begrippen laveren ook langs alle (milieu)beleidsterreinen, met als doel de maatschappelijke verantwoordelijkheid, maar ook de milieubelasting van de Rexel organisatie positief te beïnvloeden. Vanuit het inmiddels bestaande milieubeleidsplan, is besloten tot één integraal milieumanagementsysteem, certificeerbaar volgens de CO 2 -prestatieladder. Dit systeem beheerst, bewaakt, stuurt bij en zal een belangrijke bijdrage leveren aan het integreren van de aandacht voor milieu bij de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. De systematiek van het milieumanagementsysteem bevordert daarnaast een integrale afstemming met klanten en leveranciers en heeft betrekking op de processen en producten van Rexel Nederland. Ambitieniveau Vanzelfsprekend moet Rexel Nederland blijvend voldoen aan wettelijke eisen, convenanten en richtlijnen op het gebied van milieu. Maar door te kiezen om ons voor de CO 2 -prestatie ladder te certificeren, gaan we als organisatie duidelijk een stap verder. Met het CO 2 reductieplan werken wij aan continue verbetering van de milieuprestaties door beheersing en vermindering van de milieubelasting en proberen we milieuverontreiniging te voorkomen. Hierbij richten we ons niet alleen op onze eigen activiteiten en onze eigen medewerkers, maar willen we ook klanten en leveranciers uitdagen hetzelfde te doen. Doelstellingen Om onze intenties te kunnen realiseren hebben wij een groot aantal ambitieuze doelstellingen geformuleerd. De meeste doelstellingen zijn opgenomen in het CO 2 reductieplan van Rexel Nederland. Met deze doelstellingen legt Rexel zichzelf een inspanningsverplichting op om haar eigen milieuprestaties, maar ook die van haar klanten en leveranciers te verbeteren. Dit gebeurt ondermeer door het stimuleren van de verkoop van energiezuinige producten zoals spaarlampen en zonne-energie installaties, maar ook door met leveranciers te overleggen over verpakkingseenheden en minimalisering van de belevering agenda. Missie Het CO 2 reductieplan van Rexel Nederland B.V. is een belangrijk instrument om de ambitieuze doelstellingen van Rexel te realiseren en de voortgang te bewaken. Integraal onderdeel hiervan is de publicatie van een periodieke CFA analyse zoals deze voor u ligt. Dit rapport zal telkens weer de aanleiding zijn voor nieuwe initiatieven voor een verdergaande CO 2 reductie. De gevolgde werkwijze moet ertoe leiden dat we als organisatie op milieugebied continu naar een hoger niveau worden getild. 2

3 2. Werking EMS Doel: Geldig: Werkwijze: Het inzichtelijk maken van de energiestromen en het beheersen van het energieverbruik. Voor alle werkzaamheden en rapportages die voor de worden uitgevoerd. De werkwijze is als volgt: Uitgangspunt zijn de door het MT geformuleerde reductiedoelstellingen. Op basis hiervan is in combinatie met de energie audits (zie ook Energie inventarisatie.xls) van alle locaties en de CFA analyse over 2010 het reductieplan opgesteld. Per kalenderjaar wordt op basis van het reductieplan een actieplan Energiebesparing opgesteld. Op basis van de halfjaarlijkse CFA s (incl. boundary bepaling) wordt het actieplan vergeleken en geanalyseerd wat leid tot een voortgangsrapportage. Naar aanleiding hiervan bestaat de mogelijkheid dat het actieplan aangepast wordt, maar ook het reductieplan herzien wordt. (zie flow chart) Verantwoordelijkheden en werkzaamheden Om inzicht te krijgen wie waar verantwoordelijk voor is bij het tot stand komen van de diverse rapportages en werkzaamheden worden deze per scope onderdeel benoemd en met welke frequentie deze uitgevoerd dienen te worden. De verantwoordelijkheden en werkzaamheden worden weergegeven in het document Matrix.docx Jaarplanning De werkzaamheden zoals die horen bij de in de bijlage 1 beschreven werkzaamheden en verantwoordelijkheden worden planmatig en volgens een vooraf gemaakt jaarplan uitgevoerd. Het jaarplan wordt bijgehouden in document Jaarplanning.xlsx Verantwoordelijkheden Beheersing De C.E.O bepaalt als proceseigenaar de wijze waarop de werkzaamheden uitgevoerd worden. De kwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering en coördinatie van de werkzaamheden. Beheersing vind plaats op basis van de bovengenoemde rapporten. 3

4 4

5 3. Documentenbeheer Doel: Het bijhouden en publiceren van alle gerelateerde documenten. Geldigheid: Geldig voor alle documenten die betrokken zijn bij de. Werkwijze: Verantwoordelijkheid Nieuwe documenten krijgen allemaal 0.1 als versienummer. Na correcties aangebracht door of op wens van betrokkenen, wordt versienummer verhoogd. Het uiteindelijke gepubliceerde en geldige document heeft altijd de.0 toevoeging. Indien door auteur wijzigingen in het oorspronkelijke en op dat moment geldige document aangebracht worden, wordt het versienummer verhoogd naar x.1 Pas na autorisatie van de proceseigenaar (per en/of door ondertekening) wordt de nieuwe versie geldig. De kwaliteitsmanager bepaalt als proceseigenaar de werkwijze en is verantwoordelijk voor de uitvoering en coördinatie van de werkzaamheden. Beheersing Beheersing vindt plaats in de CO 2 bibliotheek van de kwaliteitsmanager 5

6 4. Preventieve maatregelen. Doel Het, op een gestructureerde werkwijze, voorkomen van afwijkingen. Toepassing Voor alle bedrijfsprocessen waarbij het risico bestaat voor mogelijke fouten en afwijkingen Werkwijze De werkwijze om risico zoveel mogelijk uit te sluiten is als volgt: Algemeen geldt binnen Rexel dat leidinggevenden vanuit hun eigen (vak)bekwaamheid alert zijn op veranderende omstandigheden en nieuwe ontwikkelingen en deze (impliciet) zullen beoordelen als kans of als bedreiging. Er zijn drie processen waarin het nadenken over preventieve maatregelen expliciet aan de orde komt: Tijdens reguliere overlegvormen worden deze zaken aan de orde worden gesteld en besproken en kunnen aanleiding zijn voor het (laten) uitvoeren van onderzoek of het nemen van acties. Tijdens de directiebeoordeling. In het halfjaarlijkse management rapport dat als input dient voor de jaarlijkse beoordeling worden relevante veranderingen in de omgeving die van invloed kunnen zijn op het EMS benoemd en beoordeeld op de gevolgen ervan. Acties worden opgenomen in het actieplan van lopend jaar. De algemeen directeur kan besluiten ook het strategisch plan aan te passen. Tijdens het (strategisch) planningsproces. Ten behoeve van het opstellen van het strategisch plan en de jaarplannen wordt jaarlijks een marktanalyse uitgevoerd waarbij (onder andere op basis van materiaal vanuit de Rexel-groep in Frankrijk en vanuit externe onderzoeksrapporten en reeds verzameld eigen materiaal onder andere vanuit klantenonderzoek) een analyse van de markt gemaakt met daaruit een bepaling van kansen en bedreigingen. Verantwoordelijkheden De C.E.O. bepaalt als proceseigenaar de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. Ieder personeelslid van Rexel is verantwoordelijk voor het bepalen van de risico s die zich voor zijn specifieke werkzaamheden kunnen voordoen. Beheersing De uitvoering en resultaten van processen van continue verbetering worden samengevat in de voortgangsrapportage. Toetsing op de uitvoering vindt plaats met de interne- en externe audit. 6

7 5. Correctieve acties Doel Het op een gestructureerde manier bepalen van oorzaken en trends in afwijkingen en het oplossen hiervan om herhaling in de toekomst te voorkomen. Toepassing Geldig voor alle bedrijfsprocessen die niet voldoen aan de gestelde norm, of een ongewenste afwijking laten zien t.o.v. de historische gegevens. Werkwijze De werkwijze voor het uitvoeren van corrigerende maatregelen is volgens de Deming cyclus: Plan van Aanpak Voor het maken van een diagnose zal eerst de aanpak (Plan in de Deming-cyclus) bepaald moeten worden. Belangrijk hierbij zijn de volgende aspecten: werkwijze top-down of bottom-up In veel gevallen is een top-down aanpak te prevaleren, omdat hierdoor de beschikbaarheid van mens en middelen gewaarborgd lijkt. Optimaal is het wanneer zowel top-down als bottom-up gewerkt wordt. nadruk op informatieverzameling of attitudeverandering Indien de nadruk op attitudeverandering ligt, zal moeten worden uitgegaan van een lange termijn planning. Informatieverzameling biedt mogelijkheden voor een snelle aanpak. Omdat attitude verandering een langdurig en intensief en ingewikkeld proces is zal deze verandering hier niet verder behandeld worden. onderzoek gestructureerd of open-ended Een gestructureerd onderzoek zal uitgevoerd worden aan de hand van vooraf opgestelde eisen aan de te verkrijgen informatie. Bij een open-ended onderzoek zullen antwoorden weer nieuwe vragen opleveren. uitvoering door (externe) deskundigen of zelfevaluatie Zelfevaluatie zal in de gevallen van een attitude verandering toegepast worden, omdat grote groepen vanuit de organisatie betrokken zijn en er sprake zal zijn van lange termijn planning. aanpak totaal of gefaseerd. 7

8 Criterium hierbij is de complexiteit van het te onderzoeken proces. Complexe processen prefereren een gefaseerde aanpak, echter de integreerbaarheid achteraf mag nooit uit het oog verloren worden. Identificatie van processen In de volgende stap na het PvA worden processen die voor verbetering voorgedragen zijn, of geformuleerd zijn in de probleemstelling dat als uitgangspunt gediend heeft voor het opgestarte verbeterproject, geïdentificeerd. Selectie van de te verbeteren processen zal worden bepaald door de mogelijke invloed op het bedrijfsresultaat of verhoging van de klanttevredenheid. (primaire processen) De onderverdeling die in dit kwaliteitshandboek gebruikt wordt is de volgende: primaire processen, hieronder vallen b.v. ontwikkeling, productie, logistiek Dit zijn de belangrijkste processen omdat deze betrekking hebben op de realisering van doelstellingen van de organisatie ondersteunende processen, welke onder te verdelen zijn in: bedrijfsprocessen zoals administratie en werving personeel sturende processen zoals beleidsvorming en evaluatie resultaten. Gegevensverzameling Na de identificatie van het te onderzoeken proces kan worden bepaald welke gegevens verzameld moeten worden om de huidige situatie te meten en te beschrijven. Zoals eerder vastgesteld is ieder proces erop gericht om output op te leveren. Eén van de methoden om effectiviteit van de output te meten is in ratio s. Dit kunnen kostenratio s zijn (b.v. het aantal geproduceerde eenheden gedeeld door de productiekosten), maar ook betrekking hebben op administratieve processen (b.v. het aantal orders gedeeld door het aantal uitgebrachte offertes) of productkenmerken (b.v. garantieclaims per aantal eenheden). Belangrijk is met het hanteren van ratio s dat er een duidelijke definiëring van de gemeten eenheden moet zijn, waarbij de aspecten die hebben meegewogen in de berekening eenduidig en transparant zijn vastgelegd, om het risico van appels met peren te vergelijken wordt uitgesloten. (dit betekent b.v. dat met het begrip productiekosten vastgelegd zal moeten worden welke kostensoorten hiertoe behoren) Voor een totaaloverzicht van de huidige situatie en wat de gewenste situatie is kan gebruik worden gemaakt van de objectieve matrix. Door vastgestelde aspecten te wegen, ontstaat een matrix waarbij de eindscore kan dienen als productiviteits- en/of kwaliteitsmeting. Een onontbeerlijk hulpmiddel bij het meten van ratio s is ICT-technologie. Om hier echter volop profijt van te kunnen maken zal met de inrichting van het (administratie en productie) computer systeem rekening gehouden moeten worden. Indien de scope van de verbetering een attitude verandering beoogt, dan zal de gegevensverzameling zich veel meer richten op aspecten die de cultuur van de organisatie bepalen. Veranderingen spelen zich af tussen de uitersten stabiliteit en beheersbaarheid aan de ene kant en flexibiliteit en vrijheid van handelen aan de andere kant. 8

9 Prestatie indicatoren Het meten van ratio s of andere waarden betekent dat prestatie-indicatoren aan de verschillende processen worden toegekend. Indicatoren zijn dus bedoeld om prestaties te meten en in één opslag zichtbaar te maken. Uit de meting zal blijken of en in welke mate de vereiste prestatie is geleverd. Criteria waaraan indicatoren moeten voldoen zijn: simpel: continue te meten, sober en voortbouwend op wat er al is. informatief: inzicht geven in behaalde resultaten en trends zichtbaar maken motiverend: vergelijkbaar zijn beïnvloedbaar: binnen eigen verantwoordelijkheid te sturen onderdeel van beleid: aansluiten bij organisatiedoelstellingen opgesteld met betrokkenen: top-down en bottom-up. Belangrijk bij het samenstellen van indicatoren is de belangrijkheid van de te meten onderwerpen, de maatstaf (resultaat- of procesmaatstaf) waarmee gemeten wordt en de norm waarmee de meetresultaten vergeleken worden. Daarnaast moeten normen die gesteld worden SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd zijn. Analyse Na het meten van de prestatie-indicatoren, kan de vergelijking met gestelde norm plaatsvinden. Afwijkingen, zowel naar boven als naar beneden worden vastgesteld, en geanalyseerd. Opstellen en implementeren verbeteringen. Nadat de analyse van de verkregen gegevens heeft plaatsgevonden, zal een selectie van de te verbeteren processen plaatsvinden. Prioriteiten worden gesteld en vanzelfsprekend zullen als eerste processen die een mogelijke invloed op verbetering van het bedrijfsresultaat en klanttevredenheid hebben, of processen die achter blijven bij de gestelde norm, geëvalueerd worden. Geselecteerde processen worden nauwgezet onderzocht op efficiency en effectiviteit. Ook zal onderzocht moeten worden of de vastgestelde prestatie-indicatoren meten wat we willen weten. Afhankelijk van de uitkomst kan worden besloten processen stapsgewijs te verbeteren, dan wel helemaal te vernieuwen. Reden voor procesvernieuwing zijn vaak doorbraken op technisch gebied, maar kunnen ook voortkomen uit een gewijzigde wetgeving (denk b.v. aan milieu wetten) Maar kunnen ook veroorzaakt worden door gewijzigde consumenten vraag. Verbeterplannen bestaan dan ook uit het stellen van concrete doelen op gebied van kwaliteit en doelmatigheid, die binnen een bepaalde tijdsperiode haalbaar moeten zijn. Verbeteringen, veranderingen of vernieuwingen kunnen het best als project worden uitgevoerd. Er zal een projectplan opgesteld moeten worden met daarin alle relevante gegevens voor de uitvoering zoals tijdplan, objecten, verantwoordelijkheden, mijlpalen, en eventuele pilot fases. Na invoering van de verbeteringen wordt de Deming cirkel weer gesloten door analyseren en meten van het vernieuwde proces en indien nodig de bijsturing ervan. Verantwoordelijkheden De C.E.O. bepaalt als proceseigenaar de wijze waarop en door wie de werkzaamheden worden uitgevoerd. 9

10 De uitvoerder van corrigerende maatregelen is verantwoordelijk voor het vastleggen van alle informatie volgens de hierboven beschreven werkwijze. Beheersing De beheersing van de (meeste) bedrijfsprocessen vinden plaats d.m.v. prestatie indicatoren die maandelijks in het management overzicht worden gepubliceerd. Daarnaast beschikken de diverse functionarissen over prestatie indicatoren vanuit het geautomatiseerde systeem,van het aan hun toegewezen proces. 10

11 6. CFA rapportage Doel: Het inventariseren, meten en vastleggen van de energiestromen en hun CO 2 emissie. Geldig: Werkwijze: Voor alle CFA s die voor de worden uitgevoerd. De werkwijze is als volgt: Door de verschillende afdelingen worden op kwartaalbasis de nodige gegevens verzameld en aan de kwaliteitsmanager doorgegeven. Deze verwerkt de gegevens in het spreadsheet EMS201x.xlsx en analyseert deze in een voorlopige voortgangsrapportage. Halfjaarlijks wordt door de kwaliteitsmanager de gegevens uit EMS201x verwerkt in EM-klant.xls, die als basis dient voor de CFA rapportage. Op basis van de gegevens uit het CFA wordt tevens een (halfjaarlijkse) voortgangsrapportage gemaakt, waarbij elke eerste voortgangsrapportage in een nieuw kalenderjaar de input vormt voor het op te stellen actieplan Energiebesparing 201x Door de kwaliteitsmanager wordt voorafgaand aan de halfjaarlijkse CFA rapportage een Boundary analyse op basis van door de afdeling ICT aangeleverde gegevens gemaakt. De rapporten CFA en Voortgangsrapportage worden aan afdeling Marcom aangeboden voor publicatie Jaarplanning De werkzaamheden zoals die horen bij de in de bijlage 1 beschreven werkzaamheden en verantwoordelijkheden worden planmatig en volgens een vooraf gemaakt jaarplan uitgevoerd. Het jaarplan wordt bijgehouden in document Jaarplanning.xlsx Verantwoorlijkheden De Kwaliteitsmanager bepaalt als proceseigenaar de wijze waarop de werkzaamheden uitgevoerd worden. De kwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering en coördinatie van de werkzaamheden. Beheersing Beheersing vind plaats op basis van de bovengenoemde rapporten en spreadsheets. 11

12 Flowchart werkzaamheden CFA/Voortgangsrapportage Fac. Dienst Secretaresse/ RBM Kwal. Man. Communicatie HR Maandelijks opnemen meter standen Verzamelen dienstreizen per vliegtuig/ trein Downloade brandstofve rbruik lease/eigen vervoer Downloade Gedeclareerde KM Facturen Kwartaaloverzicht dienstreizen Kwartaal overzicht brandstof verbruik Kwartaaloverzicht Verzamelen en verwerken gegevens Boundary analyse Overzicht energie verbruik per locatie Verwerken gegevens per kwartaal CFA (kwartaal) Publicatie CFA Gegevens CFA en nieuwe aspecten CO2 Nieuwsbrief Maken voortgangs Rapportage (kwartaal) Publicatie Persbericht 12