Transparantie gaat verder dan verslaggevingregels

Transcriptie

1 Transparantie gaat verder dan verslaggevingregels De Transparant Prijs en Het Glazen Huis hebben tot doel de transparantie van verantwoordingen te verbeteren. De ervaringen en best practices vanuit deze initiatieven zijn ook relevant voor integrated reporting in het bedrijfsleven. Friso de Roos Public Sector Maatschappelijke Organisaties, Assurance Bart van Rooijen Public Sector Woningcorporaties, Assurance 1. De Transparant Prijs en Het Glazen Huis bevorderen de transparantie van verantwoordingen Transparantie, maatschappelijke relevantie en verantwoording zijn de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Integrated reporting is daarbij, voor zowel de public sector als het bedrijfsleven, een groeiend thema. Het belang van transparantie van verantwoordingen binnen de public sector heeft geleid tot twee belangrijke initiatieven: De Transparant Prijs en Het Glazen Huis (waar later in het artikel dieper op ingegaan wordt). De Transparant Prijs is nu zes keer uitgedeeld, Het Glazen Huis acht keer. De jury s van deze prijzen hebben heel wat verantwoordingsverslagen voorbij zien komen de afgelopen jaren. Dit heeft een schat aan informatie, belangrijke ervaringen en verbeterpunten opgeleverd. Bovendien is gebleken dat meedoen aan dergelijke prijzen de transparantie bevordert: veel deelnemers die meerdere jaren deelnemen scoren elk jaar hoger dan het jaar ervoor. Vooral het vastleggen van feitelijkheden, zoals strategie, governancestructuur en gebeurtenissen laat een steeds beter resultaat zien. Het verantwoorden over duurzaamheid en de relatie tussen ontwikkelingen in relatie tot de eigen strategie, doelstellingen en toekomst scoort tot op heden minder hoog. Dit blijkt een zeer moeilijke opgave, zowel voor de incidentele als de trouwe deelnemer. Maar waarom is transparantie binnen de publieke sector nu eigenlijk zo belangrijk? En hoe doet de onderneming dat: transparant zijn? 2. Transparantie over prestaties is belangrijke drijfveer voor publieksvertrouwen Transparantie binnen de publieke sector heeft alles te maken met het winnen van publiek vertrouwen. Een goed recht, want of het nu gaat om de gift aan een goed doel, of de financiële crisis, het is uiteindelijk de burger die betaalt. Daarom wil het publiek begrijpen wat er in een verantwoordingsverslag staat en vertrouwen dat wat er in dat verslag staat, op waarheid berust. 3. Onderneming geeft zelf invulling aan dialoog met maatschappelijke omgeving Hoewel transparantie heel belangrijk is, is hier beperkte regelgeving voor opgesteld. In RJ 400 wordt ingegaan op de minimale vereisten van de inhoud van het jaarverslag. Daarbij worden vanaf diverse handreikingen gegeven over informatie inzake maatschappelijke aspecten van ondernemen. Het is voor een onderneming dan ook geen eenvoudige opgave om de dialoog met haar maatschappelijke omgeving aan te gaan, en daar invulling aan te geven. Zoals de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) al in aangeeft is het gezien de grote verscheidenheid aan maatschappelijke situaties waar bedrijven zich in bewegen, niet goed mogelijk en wenselijk om voor te schrijven hoe bedrijven de dialoog met haar maatschappelijke omgeving moeten verantwoorden. Wat de RJ op dit vlak wel verwacht, is transparantie. Wat de onderneming moet doen, is kijken naar de informatiebehoefte van haar belanghebbenden (stakeholders) en op basis daarvan bepalen of, en zo ja hoe, zij een toelichting op relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen in het jaarverslag opneemt, en welke maatschappelijke aspecten zij als meest relevant aanmerkt. Voor de woningcorporatiesector moeten jaarverslagen voldoen aan het BBSh (Besluit Beheer Sociale huursector). Hierin 36 Spotlight Jaargang uitgave 1

2 zijn diverse onderwerpen benoemd waar de corporatie minimaal inzicht in moet geven. Voor charitatieve instellingen met een cbfkeurmerk zijn de voorschriften van het Centraal Bureau voor de Fondsenwerving verplicht. Deze twee thema s zien we terugkomen in de doelstellingen van De Transparant Prijs, die net als Het Glazen Huis in het leven is geroepen om de transparantie van verantwoordingsverslagen te bevorderen. Doel De Transparant Prijs: bijdragen aan publieksvertrouwen De Transparant Prijs is acht jaar geleden geïnitieerd als stimulans voor een professionalisering van de transparantie van de publieke sector, om daarmee bij te dragen aan het publieksvertrouwen. De Transparant Prijs wil door het benoemen van best practices kennis en ervaring delen en beloont de organisaties die voorop lopen met een transparante verantwoording. Doel Het Glazen Huis: verdere professionalisering in maatschappelijke verantwoording wooncorporaties De prijs voor Het Glazen Huis is in 2011 voor de zesde maal uitgereikt, een jaarlijkse prijs voor de corporatie die in haar jaarverslag het meest transparant is over haar functioneren als maatschappelijk ondernemende wooncorporatie. Doel van de prijs is het stimuleren van verdere professionalisering in maatschappelijke verantwoording door wooncorporaties. Het afleggen van maatschappelijke verantwoording is immers een van de pijlers van maatschappelijk ondernemerschap en is daarmee cruciaal voor het vertrouwen van de samenleving in corporaties. Aandacht voor maatschappelijke verantwoording draagt bovendien bij aan een grotere bewustwording over maatschappelijk ondernemen en op den duur waarschijnlijk ook tot beter maatschappelijk presteren door wooncorporaties. Leren (door) verantwoorden is de motivatie van Het Glazen Huis. Om het leren op bepaalde specifieke aspecten van maatschappelijke verantwoording een extra stimulans te geven, wordt naast de algemene prijs een jaarlijks wisselende themaprijs uitgereikt. Hoe gaan de jury s van beide prijzen te werk? 5. Jurering: vier fasen, tien/ acht hoofdcriteria, en diverse toetsingscriteria Jury werkt volgens screeningproces De jurering van zowel De Transparant Prijs als Het Glazen Huis gebeurt in vier fasen. Figuur 1 geeft deze fasen weer. Tijdens dit screeningproces beoordelen de jury s verschillende punten. Deze zijn ondergebracht in tien hoofdcriteria. Zie figuur 2. De hoofdcriteria van De Samenvatting Transparantie is een relevant thema in onze samenleving en zeker in de publieke sector. Er worden dan ook al een paar jaar initiatieven georganiseerd binnen de publieke sector om de transparantie van verantwoordingen te verbeteren. De Transparant Prijs heeft aan de wieg gestaan van integrated reporting binnen de charitatieve sector en Het Glazen Huis heeft de transparantie van jaarverslagen van woningcorporaties naar een hoger niveau gebracht. Dit artikel laat zien hoe de jury van beide prijzen tot een oordeel komt. Enkele ervaringen en best practices die op basis van de deelnemende verantwoordingen verzameld zijn, worden op een rijtje gezet. Transparant Prijs komen grotendeels overeen met die van Het Glazen Huis. Alleen de aspecten communicatie met belanghebbenden en tijdigheid zijn verschillend ingevuld. Figuur 1. Fasen in de jurering van De Transparant Prijs en Het Glazen Huis 4. Diverse initiatieven om transparantie te bevorderen Om ondernemingen te helpen bij het transparant verantwoorden, zijn verschillende initiatieven ontwikkeld. Zo is in juli 2011 het convenant Ruimte voor Geven getekend, door de charitatieve sector en het kabinet. Het convenant wil onder meer: de transparantie van de goededoelensector vergroten; en het publieksvertrouwen versterken. Beoordelingskader vaststellen Jaarverslagen screenen Screeningscommissie Beoordelingscommissie College van belanghouders Jury Winnaars bepalen Nomineren Spotlight Jaargang uitgave 1 37

3 Tabel 1. Beoordelingscriteria bij het screeningproces Nr. De Transparant Prijs Criteria zijn cruciale onderdelen van maatschappelijke verantwoording De criteria van beide jury s gaan in op een aantal cruciale onderdelen van maatschappelijke verantwoording en integrated reporting. Transparantie doelstelling, strategie en beleid Door transparant te zijn over de strategie, het beleid en de doelstellingen van de onderneming, kan de lezer een oordeel vormen. De RJ noemt deze onderdelen ook in haar Richtlijnen. Mate van inzicht in governance Voor de lezer van het verantwoordingsverslag is het belangrijk te weten in hoeverre de onderneming inzicht geeft in haar governance: het moet voor de lezer duidelijk zijn wat de afgesproken spelregels en waarborgen van de onderneming zijn. Verantwoording over de financiële en de niet-financiële (maatschappelijke) prestaties Als de onderneming transparant rapporteert over haar activiteiten in relatie tot haar doelstellingen, zowel op financieel en niet-financieel gebied, kan de lezer een oordeel vormen over de prestaties van de onderneming. Beoordelingscriteria Het Glazen Huis 1 Doelstelling, beleid en strategie Missie, opgave en strategie Beleid 2 Governance & Organisatie Governance: maatschappelijke inbedding Governance: organisatie en interne beheersing 3 Fondsenwerving 4 Niet-financiële resultaten Maatschappelijke resultaten 5 Financiële resultaten Financiële resultaten 6 Toekomstinformatie Toekomst 7 Communicatie met belanghebbenden 8 Communicatiewaarde van het verslag Communicatiewaarde van het verslag 9 Tijdigheid en (internet)beschikbaarheid 10 Internationaal Conclusie doelstelling, strategie en beleid en toekomstverwachting Tot slot is het belangrijk transparant te zijn over de conclusies: heeft de onderneming gepresteerd zoals zij vooraf heeft afgesproken en wat zijn de consequenties voor de toekomst? Wanneer de lezer uit een verantwoordingsverslag ook kan lezen waar de organisatie uiteindelijk met de behaalde prestaties naartoe wil, zal dit een toegevoegde waarde zijn van het verslag. Elk onderdeel heeft zijn eigen toetsingscriteria Beide jury s hebben voor elk te beoordelen onderdeel toetsingscriteria opgesteld. Deze zijn terug te vinden op de websites www. transparantprijs.nl en nl. De onderneming kan tijdens de jaarlijkse beoordeling van de verantwoordingen per toetsingscriteria punten behalen. De jury maakt daarbij onderscheid tussen: Beschrijven De organisatie weet feitelijk te beschrijven wat zij heeft gedaan. Normeren De organisatie is in staat haar doelstellingen en normen onder woorden te brengen. Evalueren De organisatie weet haar prestaties te koppelen aan haar gestelde doelstellingen. Leren De organisatie is in staat vanuit haar evaluatie verbeterpunten te formuleren richting de toekomst. 6. Beide prijzen hebben groot effect op transparantie Zoals eerder aangegeven, zijn de vaste deelnemers aan De Transparant Prijs en Het Glazen Huis transparanter in hun verantwoordingen dan ondernemingen die minder vaak aan een van deze prijzen meegedaan hebben. Figuur 3 maakt de stijgende score van de deelnemers zichtbaar. We kunnen concluderen dat meer transparant verantwoorden baat heeft bij een initiatief als deze twee prijzen. Tegelijkertijd moeten we daarbij concluderen dat de onderneming ervaring nodig heeft om te groeien op het gebied van transparante verantwoording. Tabel 2. Prestatie hangt mede af van ervaring Aantal jaar Gemiddelde score TP Gemiddelde score HGH 1 jaar 4,1 4,8 2 jaar 5,1 5,2 3 jaar 5,1 5,9 4 jaar 5,6 6,2 5 jaar 5,9 6,7 6 jaar 6,3 6,7 7 jaar 6,8 8 jaar 6,9 Een paar andere constateringen zijn: Governance scoort goed door toenemende aandacht voor dit onderwerp De laatste jaren is er, zowel binnen de publieke sector als in het bedrijfsleven, veel aandacht voor good governance en zijn er ook sectorspecifieke codes ontstaan. Daarom zie je bij beide 38 Spotlight Jaargang uitgave 1

4 sectoren dat de organisaties over het algemeen goed scoren op het verantwoorden over governance gerelateerde onderwerpen. Verantwoorden over feitelijke maatschappelijke prestaties verbeterd De verantwoordingen binnen beide sectoren van feitelijkheden over het afgelopen boekjaar ging traditiegetrouw al vrij goed. Het verantwoorden over feitelijke maatschappelijke prestaties is het afgelopen jaar zichtbaar verbeterd. Verantwoorden over maatschappelijke prestaties in relatie tot eigen strategie en doelstellingen blijft lastig Waar beide sectoren mee worstelen is het verantwoorden over de maatschappelijke prestaties in relatie tot de eigen strategie en doelstellingen. Het formuleren van de doelstellingen en het daarna verantwoorden in het jaarverslag is niet het probleem. Struikelblok is het formuleren van een visie over de ontwikkelingen en prestaties binnen de eigen sector en organisatie in relatie tot de toekomst. Duurzaamheid komt weinig aan bod Het verantwoorden over duurzaamheid krijgt beperkte aandacht binnen beide sectoren. Dit ondanks de steeds grotere aandacht van het maatschappelijk verkeer en de overheid: duurzaamheid is inmiddels verankerd in wetgeving. Woningcorporaties scoren ook zónder deelname aan een prijs goed op de verantwoording over strategie. De diverse verplichtingen vanuit de sectorspecifieke regelgeving (het BBSH) vormen immers een goede leidraad voor de woningcorporaties. 5. Conclusie De aanbevelingen en verbeterpunten uit zowel De Transparant Prijs als Het Glazen Huis geven aanknopingspunten voor andere sectoren en het bedrijfsleven. De inzet op transparantie in verslaggeving en integrated reporting wint in Nederland terrein. Meest opvallend bij beide transparantieinitiatieven is de zichtbare trend dat deelnemers die meerdere jaren deelnemen een substantieel hogere score behalen. Hieruit kunnen we afleiden dat deelnemers die meerdere jaren meedoen aan een prijs voor transparantie meer aandacht hebben voor een transparante verantwoording en jaarlijks leren van de ontvangen feedback. Uit deze resultaten kan nog niet geconcludeerd worden of aandacht voor transparantie (via een prijs of via verslaggevingregels) daadwerkelijk leidt tot een kwalitatief betere en transparantere verantwoording. Maar een dergelijke transparantprijs helpt bij de bewustwording en laat zien dat ervaring een kwalitatief betere en transparantere verantwoording oplevert. Quick wins liggen op het gebied van aandacht voor het bestaansrecht van de organisatie, de toegevoegde waarde daarvan voor de maatschappij en het onderscheidend vermogen van de organisatie. Daarnaast zijn gebieden als governance, het beschrijven van de interne beheersing en waarde hechten aan aspecten van leesbaarheid, vormgeving en toegankelijkheid generieke aspecten waarmee de transparantie in het jaarverslag kan worden verhoogd. Transparantie gaat verder dan verslaggevingregels, maar aandacht voor transparantie in de verslaggevingregels draagt zeker bij aan transparante verslaggeving in de markt. De Transparant Prijs wordt toegekend door PwC en vanaf 2007 door mede-organisator Stichting Civil Society. Sinds 2008 zijn de juryvoorzitterstaken van Moris Tabaksblad overgenomen door Alexander Rinnooy Kan. In 2011 is Cordaid uitgeroepen tot winnaar van de grote fondswervende instellingen. De winnaars van De Transparant Prijs in de categorie groot van de afgelopen jaren zijn: 2004: KWF Kankerbestrijding 2005: Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij 2006/2007: War Child 2008: De Zonnebloem 2009: Nationaal Muziekinstrumenten Fonds 2010: Natuurmonumenten 2011: Cordaid Het Glazen Huis is opgericht door PwC en de Stuurgroep Experimenten Volkshuisvesting (SEV), waarbij sinds 2009 drie sectorpartijen zijn toegevoegd als dragers van de prijs, zijnde Aedes, Woonbond en de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De laatste twee jaren van het Glazen Huis is Jan Cornelis Terlouw de juryvoorzitter geweest. In 2011 heeft Thuisvester uit Oosterhout de algemene prijs gewonnen, OFW uit Dronten de themaprijs en Waterweg Wonen uit Vlaardingen een oeuvreprijs. Algemene winnaars afgelopen jaren: 2011 Thuisvester 2010 Wonen Limburg 2009 Westwaard Wonen 2008 Waterweg Wonen 2007 Woonpunt 2006 IN Groningen Spotlight Jaargang uitgave 1 39

5 Tien belangrijkste aanbevelingen voor het schrijven van een transparant jaarverslag Uit beide transparantieprijzen zijn tien belangrijkste aanbevelingen gerold voor het schrijven van een transparant jaarverslag. Zorg voor een rode draad in het jaarverslag. Een consistent jaarverslag is belangrijk. Zorg dus voor een samenhangend geheel. Weet wie de lezers zijn van het verslag. Maak het verslag niet te technisch. Het is van belang te weten of de lezers van het verslag internen of externen zijn. Die laatste groep heeft in de meeste gevallen een informatieachterstand. Voor hen zullen zaken die voor de organisatie vanzelfsprekend zijn, niet altijd meteen duidelijk zijn. Maak de toegevoegde waarde van de eigen organisatie duidelijk. Een maatschappelijke organisatie heeft een bestaansrecht omdat zij iets toevoegt aan de maatschappij. Deze toegevoegde waarde komt voort uit de missie en de doelstellingen van de organisatie, en de wijze waarop deze gerealiseerd worden. Ook is de maatschappelijke inbedding binnen de organisatie van belang, wie zijn de stakeholders en hoe wordt binnen de organisatie de aandacht hiervoor geborgd. Uit het jaarverslag dient duidelijk te blijken wat de toegevoegde waarde is en hoe de organisatie zich onderscheidt van andere organisaties. Neem een samenvatting van het profiel van de organisatie en resultaten op (kerncijfers). Een samenvatting van de resultaten van de organisatie is erg prettig voor een lezer. Die krijgt zo snel een beeld van de ontwikkelingen in de organisatie. Daarnaast kan hij of zij met de samenvatting meteen bepalen wat hij verder nog wil weten uit het verslag. Werk met concrete voorbeelden van behaalde resultaten. Voor lezers geldt vaak dat een resultaat pas echt resultaat is, wanneer dat ook echt meetbaar of tastbaar is. Als er geen concrete voorbeelden zijn dan kan de lezer zich gaan afvragen wat er eigenlijk gerealiseerd is. Meetbare informatie maakt informatie relevant. Een mening is belangrijk. Neem niet alleen feitelijke informatie op, maar ook evaluerende informatie. Het is nuttig een visie neer te zetten in het verslag dat de organisatie schrijft. Beschrijft de organisatie ontwikkelingen in de sector of binnen de organisatie, dan is het voor de lezer van belang om te weten hoe de organisatie die ontwikkelingen oppakt. Wees open in leer- en verbeterpunten. Door hierin open te zijn, kan de organisatie ook de groei zichtbaar maken. Verbeterpunten die vorig jaar benoemd zijn, kunnen in het jaar erop worden gerapporteerd als gerealiseerd resultaat. Geef een toelichting op de financiën: help de lezer bij het interpreteren van de cijfers. Cijfermatige gegevens zijn pas relevant als zij voorzien zijn van een leeswijzer. Het is zeer belangrijk dat de lezer handreikingen krijgt om de cijfers ook daadwerkelijk te kunnen interpreteren. Meet de resultaten die relevant zijn, niet alleen de resultaten die gemakkelijk meetbaar zijn. Een verslag moet interessant zijn voor de lezer. Om een verslag interessant te krijgen en te houden, moet het verslag 'ertoe doen'. Het is dus verstandig om resultaten te meten op vlakken die ook in de organisatiedoelstellingen naar voren komen. Wees transparant over de governance en het functioneren daarvan. Governance is tegenwoordig een belangrijk gespreksonderwerp. Herhaaldelijk is benadrukt dat de maatschappij een groot belang heeft bij een juiste besteding van de middelen. Daarom is een toezicht- en risicobeheersingsmodel binnen een organisatie belangrijk. Door transparant te zijn over governance en het functioneren daarvan, geeft de organisatie tegelijkertijd inzicht in de kwaliteit van het toezicht en risicomanagement. Dat geeft aan de gebruiker zekerheid over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. 40 Spotlight Jaargang uitgave 1