RAPPORT EVC ASSOCIATIE K.U.LEUVEN

Transcriptie

1 vzw Associatie K.U.Leuven Schapenstraat 34, B-3000 Leuven RAPPORT EVC ASSOCIATIE K.U.LEUVEN 1 KADER 1.1 Organisatie De Associatie K.U.Leuven is een hecht samenwerkingsverband tussen de K.U.Leuven en 12 hogescholen. De Leuvense associatie vertegenwoordigt ongeveer de helft van de Vlaamse studenten. De grootte en de sterke regionale spreiding van de associatie, met campussen in 23 steden over heel Vlaanderen, vraagt om zorgvuldige beleidskeuzes. De Associatie K.U.Leuven besliste op basis van deze specifieke kenmerken om het EVC-beleid centraal aan te sturen, maar het EVC-loket in de instellingen te behouden. De procedure moet immers gemakkelijk toegankelijk zijn voor kandidaten. Samenstelling, bevoegdheid en werking van de validerende instantie De Raad van Bestuur van de Associatie K.U.Leuven legde, conform het flexibiliseringsdecreet, de bevoegdheid voor het assessment op associatieniveau, maar de activiteiten worden decentraal georganiseerd op instellingsniveau, onder coördinatie van het Comité EVC-EVK. De Raad van bestuur kiest m.b.t. de oprichting van een validerende instantie voor EVC en EVK voor de optie waarbij het associatiebestuur fungeert als validerende instantie. De Raad van bestuur mandateert het Comité EVC-EVK om EVC-beoordelingen te coördineren. Het Comité EVC-EVK bestaat uit vertegenwoordigers van alle instellingen van de Associatie K.U.Leuven en staat in voor de kwaliteitsborging van eerder verworven competenties en kwalificaties m.b.t. reglementering, procedures en instrumenten. De visietekst EVC-EVK werd goedgekeurd op de Raad van Bestuur Associatie K.U.Leuven van (bijlage 1). De validerende instantie fungeert niet als hoogste beroepsinstantie. Een procedure van bezwaar werd binnen elke instelling uitgewerkt. Samenstelling van het Comité EVC-EVK: EHSAL Europese Hogeschool Brussel en K.U.Brussel (partners in HUB): Barbara Folens GROEP T Internationale Hogeschool Leuven: Johan Heyvaert Hogeschool Sint-Lukas Brussel: Willem De Greef Hogeschool voor Wetenschap en kunst: Johan Verbeke Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende: Frank De Roo Katholieke Hogeschool Kempen: Herman Lievens Katholieke Hogeschool Leuven: Lieve Van den Wijngaerde Katholieke Hogeschool Limburg: Anne Van Schoor Katholieke Hogeschool Mechelen: Isabel Deprez Katholieke Hogeschool Sint-Lieven: Diane De Coster Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaanderen: Paul Crevits Lessius Hogeschool: Paul Pauwels (voorzitter) Katholieke Universiteit Leuven: Chloé Heerman en Piet Verhesschen Associatie K.U.Leuven: An Peeters (verslaggever) en Toon Boon (juridisch adviseur)

2 Hoe is het associatiereglement concreet vertaald in de eigen instellingsreglementering? (intern reglement, met vermelding van (beroeps)procedures en standaarden) Alle instellingen hebben het reglement EVC-EVK van de Associatie K.U.Leuven (bijlage 2) integraal opgenomen in het onderwijs- en examenreglement van de eigen instelling. De procedures zijn daarbij vastgelegd op instellingsniveau (cf. universiteit of hogeschool), maar worden soms geconcretiseerd op departementaal niveau. De assessmentcommissies zijn meestal op opleidingsniveau samengesteld. De EVC-procedure bestaat uit vijf fasen die de kandidaat doorloopt: Informatie- en oriëntatiefase, herkenningsfase, beoordelingsfase, erkenningsfase en nazorg. Fase 1: informatie- en oriënteringsfase De aanvrager moet duidelijk geïnformeerd worden over de doelstellingen van EVC, de inhoud van de procedure, de eventuele voorwaarden voor deelname, de gevolgen van EVC, het recht op bezwaar en de deontologische code. Aanmelding, informatiebijeenkomst en intakegesprek behoren tot deze fase. Fase 2: herkenningsfase In de herkenningfase worden de competenties van de deelnemer in kaart gebracht met behulp van instrumenten. Belangrijk is dat de deelnemer hierbij begeleid wordt. De methodologie zal afhangen van de specifieke groep aanvragers. Mogelijke instrumenten voor competentiegericht assessment zijn zelfbeoordeling, portfolio, criteriumgericht interview, reflectie, praktijkopdracht of andere opdrachten zoals schriftelijke testen. In uitzonderlijke gevallen, waarvan de validerende instantie de noodzakelijkheid motiveert, kan naast het onderzoek op stukken (voor EVK) een beperkte bijkomende proef worden georganiseerd (art. 40). Fase 3: beoordelingsfase (standaarden) De verworven competenties moeten vergeleken worden met standaarden, de door de associatie of instelling gehanteerde eindcompetenties voor de opleiding, het opleidingsonderdeel of enig deel ervan, of de cluster van opleidingsonderdelen. Assessorenoverleg en bespreking van de eindbeoordeling zijn hierbij belangrijk. Bovendien is de beoordelaar iemand anders dan de begeleider in de herkenningsfase. Fase 4: erkenningsfase De erkenningsfase betreft het uitreiken van een certificaat c.q. bekwaamheidsbewijs. De erkenning behoort tot de bevoegdheid van de Associatie, maar deze wordt gedelegeerd aan de instellingen. Zij kunnen het bekwaamheidsbewijs afleveren op voorwaarde dat zij de gedeelde criteria voor kwaliteitsborging, bepaald door de Associatie, hanteren. De Associatie voert de kwaliteitscontrole uit. Fase 5: nazorgfase Vanuit het standpunt van de aanvrager bestaat de mogelijkheid tot bezwaar. Wanneer de deelnemer niet akkoord gaat met het resultaat van de erkenning, kan hij bezwaar aantekenen. De beoordelaar is uiteraard verantwoordelijk voor het evalueren van de EVC-procedure. Tenslotte is de nazorgfase ontwikkelingsgericht en wordt een persoonlijk ontwikkelingsplan opgesteld samen met de deelnemer. blz. 2/32

3 Vermeldingen op het bekwaamheidsbewijs Namens de Associatie K.U.Leuven levert de instelling waartoe de kandidaat zich richtte een bewijs van bekwaamheid af voor de competenties waarvan zij vaststelt dat de kandidaat ze effectief verworven heeft. Het betreffende document vermeldt in elk geval: de validerende instantie die het document uitreikt; de associatie waaronder de validerende instantie ressorteert; de gehanteerde standaarden de gebruikte methodologie de competenties die blijken uit het bekwaamheidsonderzoek Het sjabloon voor het bewijs van bekwaamheid is beschikbaar in bijlage 3. Op termijn kunnen instellingen dit automatisch afdrukken vanuit het registratiesysteem. 1.2 Standaarden Stand van zaken m.b.t. de omschrijving van de eindcompetenties / leerresultaten / doelstellingen van de opleidingen en de opleidingsonderdelen. De gebruikte standaarden zijn de door de associatie of instelling gehanteerde eindcompetenties van de opleiding. De associatie hanteert ook het eindverslag van de werkgroep bamaprofielen als standaard, zoals goedgekeurd op de Raad van Bestuur van de Associatie K.U.Leuven van 21 februari De Associatie K.U.Leuven ondersteunt het uitschrijven van algemene competentieprofielen. Een algemeen opleidingsprofiel is een opleidingsprofiel opgesteld voor en door alle opleidingen die binnen de associatie hetzelfde diploma uitreiken. Dit profiel brengt voor dezelfde opleidingen de gezamenlijke competenties in kaart en vergroot zo de transparantie over de nagestreefde beroepsspecifieke en/of wetenschappelijke competenties (Verburgh, 2005). De associatie financierde reeds in 2005 een associatieproject dat een handleiding voor het opstellen van een algemeen opleidingsprofiel ontwikkelde (zie bijlage 4). Deze handleiding is beschikbaar op het intranet van de associatie en resulteerde in een aantal concrete initiatieven waarbij opleidingen gezamenlijk een profiel formuleren. In het kader van het Onderwijsontwikkelingsfonds werd het project BAOBAP opgestart. BAOBAP staat voor bouwen aan een algemeen opleidingsprofiel met begeleiding van en door associatiepartners. Dit project ondersteunde vier groepen van gelijke opleidingen, bachelor in de agro- en biotechnologie, bachelor in de bouw, bachelor in de verpleegkunde en bachelor in het sociaal werk in het uitwerken van een algemeen opleidingsprofiel en het aftoetsen van de huidige curricula aan dat profiel. De gedragenheid van het profiel binnen elke opleiding wordt nauwlettend nagestreefd. Daarnaast zijn er verschillende disciplinegerichte werkgroepen van de associatie die werken aan een algemeen competentieprofiel. In het beleidsplan 2009 van de Associatie K.U.Leuven is één van de operationele doelstellingen het afstemmen van de opleidingsprofielen in de associatie (structuurdecreet art. 101, 2 ). In het meerjarenplan voor onderwijsvernieuwing ( ) staat als actie het ondersteunen van disciplinegerichte werkgroepen in het afstemmen van de opleidingsprofielen. Ook ter voorbereiding van de activiteiten van VLIR en VLHORA rond learning outcomes onderneemt de associatie actie. Als bijlage 5 wordt een de stand van zaken gegeven m.b.t. het formuleren van associatiebrede (of Vlaamse) opleidingsprofielen. blz. 3/32

4 Wordt er gewerkt op niveau van competenties en/of wordt de link gelegd met de concrete opleidingsonderdelen / opleiding? De Associatie K.U.Leuven vertrekt van een competentiegerichte benadering. De algemene opleidingsprofielen zijn noodzakelijk voor de validering van eerder verworven competenties. Het bewijs van bekwaamheid is immers geldig binnen alle instellingen van de Associatie K.U.Leuven. In het kader van een associatieproject werd een registratiesysteem voor EVC ontwikkeld waarin gebruik wordt gemaakt van de associatiebrede opleidingsprofielen zodat de bewijzen van bekwaamheid eenzelfde formulering van de competenties vermelden. Een student kan met een bewijs van bekwaamheid van de ene instelling aankloppen bij een andere instelling. De ontvangende instelling moet dan weten op basis van welke competenties het bewijs van bekwaamheid is uitgereikt om vrijstellingen te kunnen toekennen. Als instellingen eigen accenten willen leggen in het competentieprofiel moeten ze voor EVC de koppeling kunnen maken met de associatiebrede opleidingsprofielen. Naast het opleidingsprofiel, een overzicht van alle competenties die de student bij het afstuderen dient gerealiseerd te hebben, hebben instellingen de mogelijkheid om de competenties toe te kennen op verschillende beheersingsniveaus. Dit wordt meestal geconcretiseerd in een competentiematrix waarin de leerlijn doorheen drie of vier niveaus verduidelijkt wordt. Voor de taalopleiding is het ook mogelijk te werken met de niveaus van het gemeenschappelijk Europees referentiekader. Indien er (nog) geen algemeen opleidingsprofiel beschikbaar is, worden de instellingseigen competenties gehanteerd. Vaak zijn dit de competenties geformuleerd in de ECTS-fiches, verbonden aan een concreet opleidingsonderdeel. Het zijn echter steeds de competenties die worden beschreven op een bewijs van bekwaamheid. Naast het onderzoeken van competenties van een specifieke opleiding, opleidingsonderdeel of cluster van opleidingsonderdelen, stelde de decreetgever dat de associatie ook het algemeen niveau van een bachelor of master moest onderzoeken. De Associatie K.U.Leuven onderzocht in een haalbaarheidsstudie die deel uitmaakte van het OOF-project Instrumentering EVC assessment de mogelijkheid om bewijzen van bekwaamheid uit te reiken voor het algemeen niveau van bachelor (en master), zonder dit te koppelen aan specifieke opleiding. Dit onderzoek resulteerde in een advies aan de Minister van Onderwijs, Werk en Vorming. Het bleek immers conceptueel als psychometrisch niet valide om bekwaamheidsbewijzen uit te reiken voor het niveau van bachelor, zonder deze te verbinden aan de eindcompetenties van een specifieke bacheloropleiding. De Raad van bestuur van de Associatie K.U.Leuven bekrachtigde dit advies, een algemeen niveau van bachelor of master wordt dus niet als standaard gehanteerd. Het volledige rapport vindt u als bijlage 10. Kosten Wat zijn de kosten in hoofde van de aanvrager? Hoe worden deze berekend en gedifferentieerd overeenkomstig de voorschriften van artikel 68 van het Flexibiliseringsdecreet? De Associatie K.U.Leuven nam, in overeenstemming met de voorschriften van artikel 68 van het Flexibiliseringsdecreet, de bedragen voor het bekwaamheidsonderzoek op in het reglement EVC-EVK. Vooraleer een aanvraag onderzocht wordt, betaalt de aanvrager een instapkost van 55 euro aan de instelling waartoe hij zijn aanvraag richt. Na het intakegesprek zoals bepaald in artikel 4, 2 de lid, betaalt de aanvrager voorafgaand aan de verdere afhandeling van de procedure aan dezelfde instelling de volgende bijkomende kosten: blz. 4/32

5 Voor een hele opleiding: a) 590 euro als hij in algemene termen competenties op het niveau van een bachelor of de specifieke competenties van een welomschreven bacheloropleiding 1 laat onderzoeken; b) 770 euro als hij in algemene termen competenties op het niveau van een master of de specifieke competenties van een welomschreven masteropleiding laat onderzoeken, zonder dat hij beschikt over een bachelordiploma; c) 230 euro als hij in algemene termen competenties op het niveau van een master of de specifieke competenties van een welomschreven masteropleiding laat onderzoeken en hij beschikt over een bachelordiploma; Voor specifieke competenties in functie van een opleidingsonderdeel of cluster van opleidingsonderdelen: De bijkomende kosten van ten hoogste 590 euro, gedifferentieerd in verhouding tot de complexiteit van het bekwaamheidsonderzoek. Er wordt een tweedeling gemaakt tussen eenvoudige toetsen (bv. in grote groep, gestandaardiseerd) waarvoor 50 euro per toets wordt aangerekend; en meer uitgebreide toetsen (bv. individueel, meer omkadering) waarvoor 150 euro per toets wordt aangerekend. Indien een combinatie van assessmentinstrumenten wordt gebruikt, worden de bedragen opgeteld, zonder dat zij de in het vorig lid bepaalde plafonds kunnen overschrijden. Een student die zich naderhand inschrijft voor een opleiding op grond van de EVC-beoordeling, krijgt 20% van de hoger beschreven bedragen terugbetaald onder de vorm van een reductie van het studiegeld voor de opleiding. Dit principe geldt ook ten aanzien van de instellingen die afspreken om de beoordeling van EVC gezamenlijk binnen één instelling te laten gebeuren. Achterliggende discussie bepaling prijssetting Op het Comité EVC-EVK van werd uitvoerig gediscussieerd over de prijsbepaling van het bekwaamheidsonderzoek naar gelang de complexiteit van de aanvraag. Er werden drie pistes bediscussieerd over de differentiële prijsbepaling. Per studiepunt De EVC-beoordeling is gebaseerd op competenties en niet rechtstreeks gerelateerd aan opleidingsonderdelen. Deze strategie gaat dan ook gepaard met enkele tegenstrijdigheden en problemen. Aangezien een bekwaamheidsonderzoek geldig is op associatieniveau en gebeurt vooraf aan de inschrijving binnen een bepaalde instelling, kan men in principe het bedrag niet bepalen aan de hand van opleidingsonderdelen. Een student zou dan moeten nagaan in de studietabel (van een specifieke instelling) voor welke opleidingsonderdelen hij competentiebeheersing wil laten onderzoeken en vervolgens gebeurt het assessment toegespitst op die competenties. Aan welke opleidingsonderdelen een competentie gekoppeld wordt, kan dus verschillen tussen de instellingen. Dit bemoeilijkt de samenwerking tussen associatiepartners inzake assessment. Er wordt bovendien geen rekening gehouden met de noodzakelijke omkadering van de gehanteerde procedure. Er is bovendien concurrentie tussen instellingen die hun opleidingsprogramma competentiegeclusterd opbouwen en deze die dat niet doen. 1 Deze tekst correspondeert met het minidecreet. Eventueel bij te sturen mochten er associatieoverstijgende afspraken worden gemaakt. blz. 5/32

6 Per competentie Bij deze strategie is de kostprijs afhankelijk van het aantal geformuleerde competenties voor een opleiding. Het probleem is echter dat opleidingen die minder/meer competenties onderscheiden, kandidaten meer/minder laten betalen per te beoordelen competentie. Bovendien zijn nog niet alle opleidingen competentiegeclusterd opgebouwd. De grondigheid waarmee een competentie getest wordt en de daaraan gekoppelde personeelsomkadering wordt niet verrekend. Aard van assessment Bij deze strategie kan rekening gehouden worden met de complexiteit van het bekwaamheidsonderzoek. De reële personeelskost wordt ingebouwd. Criteria hierbij zijn o.a. afname in groep mogelijk of individueel, aantal beoordelaars dat minimaal nodig is, tijd voor beoordeling en ontwikkelwerk van het instrument. Nadeel blijft wel dat als instellingen toch procedures ontwikkelen die een minder rijk assessmentinstrumentarium hanteren, de procedure bij hen dan goedkoper zal zijn. Het Comité besliste uiteindelijk de differentie afhankelijk te maken van de aard van het assessment. Naarmate meer competenties moeten getoetst worden, worden doorgaans meer assessmentinstrumenten gehanteerd. De kostprijsbepaling per studiepunt is niet correct, omdat het toekennen van vrijstellingen buiten de EVC-procedure valt. Bovendien is het bewijs van bekwaamheid associatiebreed geldig, maar kan het aantal vrijstellingen dat toegekend wordt op basis van één bewijs verschillen. Dit zou de kostprijs onevenredig maken. Regeling beursstudenten m.b.t. kosten van het bekwaamheidsonderzoek Het Comité EVC-EVK onderzocht uitgebreid de mogelijkheid om een regeling (na inschrijving) voor (bijna-) beursstudenten uit te werken. Aangezien de EVC-procedure vooraf aan de inschrijving in een instelling verloopt, kunnen studenten zich nog niet beroepen op het statuut van beursstudent. Bovendien zou dit onderzoek naar hun statuut een bijkomende administratieve last voor de instellingen betekenen. Het Comité EVC-EVK beslist dat een directe terugbetaling aan beursstudenten niet haalbaar en wenselijk is. De argumenten hiervoor zijn: 1. De voorstellen voor directe terugbetaling na inschrijving zijn dermate complex, dat het niet haalbaar is een dergelijk systeem organisatorisch door te voeren. 2. Het is van cruciaal belang om voldoende financiering te blijven voorzien voor de EVC-procedure om de kwaliteit van het bekwaamheidsonderzoek te garanderen. 3. De doelgroep die aangesproken wordt bij het bekwaamheidsonderzoek voor EVC zijn geen generatiestudenten, maar wel personen die reeds gewerkt hebben en over een inkomen beschikken. Het Comité EVC-EVK vindt niettemin dat het sociaal aspect van EVC-EVK niet verloren mag gaan en besluit dat in het geval van financiële moeilijkheden, de kandidaat een beroep moet kunnen doen op het bestaande vangnet van de Sociale dienst binnen de instellingen vanaf het moment dat hij/zij zich inschrijft. Daarbij wordt via een bestaand systeem en indirect toch tegemoet gekomen aan studenten die het financieel moeilijk hebben met de kosten voor het bekwaamheidsonderzoek. De Raad van bestuur van gaat akkoord met het voorstel van het Comité EVC-EVK om geen directe regeling voor (bijna-) beursstudenten uit te werken, maar voorziet de mogelijkheid om kandidaten met financiële moeilijkheden die veroorzaakt zijn door het bekwaamheidsonderzoek, een beroep te laten doen op de Sociale dienst binnen de instelling waar de student voor zijn/haar studies inschrijft. blz. 6/32

7 Overzicht toetsvormen Om willekeurigheid tegen te gaan in de kostprijssetting van de verschillende assessmentinstrumenten werd een overzicht opgesteld met mogelijke toetsvormen en de gehanteerde kostprijs. Deze nota werd goedgekeurd op de Raad van bestuur van (zie bijlage 7). Deze assessmentinstrumenten werden opgenomen in het registratiesysteem. De instelling moet bij de registratie van een concreet dossier aangeven welke instrumenten en/of methodieken werden gebruikt in het bekwaamheidsonderzoek. Verdere prijsbepaling plafonds kostprijs bekwaamheidsonderzoek voor een volledige opleiding Het decreet bepaalt alleen de kostprijs voor een bachelordiploma en een masterdiploma (met of zonder behaald bachelordiploma). Er komen echter ook EVC-aanvragen voor het schakelprogramma, het voorbereidingsprogramma, de bachelor-na-bachelor opleidingen en de master-na-master opleidingen. Het Comité EVC-EVK besliste op dat het plafond voor deze opleidingen 230 euro bedraagt. Deze opleidingen hebben ongeveer een omvang van 60 studiepunten. Er kan ook hierbij gedifferentieerd worden naar omvang, maar het plafond kan nooit overschreden worden. blz. 7/32

8 2 BEGELEIDINGSPROCES Hoe verloopt de begeleiding van de aanvrager zowel bij het verwerven van inzicht inzake curriculumopbouw als bij het verzamelen van de bewijslast inzake voorgelegde competenties? De Associatie K.U.Leuven opteerde voor een decentrale organisatie van het assessment, waardoor zowel de begeleiding als de beoordeling in de instellingen plaats vindt. De begeleiding gebeurt zowel tijdens de informatie- en oriënteringsfase als bij de samenstelling van het dossier in de herkenningsfase. Tijdens de informatie- en oriënteringsfase ondersteunt de associatiedienst de kandidaat bij zijn zoektocht naar informatie en oriënteert hij deze naar de juiste contactpersoon. Hiervoor vindt de kandidaat informatie op de website met betrekking tot de mogelijkheden voor het opstarten van een EVC-procedure ( De algemene brochure bewijs je bekwaamheid en de associatiebrochure studeren kan flexibeler (bijlage 8) zijn hier beschikbaar. Op deze pagina staat ook een overzicht van de EVC-coördinatoren in de instellingen. Elke instelling heeft één of meerdere (per opleiding) EVC-coördinatoren aangesteld. Kandidaten kunnen ook steeds met vragen terecht bij de stafmedewerker EVC-EVK van de Associatie K.U.Leuven. Meestal komen de kandidaten met hun vragen echter rechtstreeks bij een instelling of zelfs een specifieke opleiding terecht. De instellingen stellen in eerste instantie algemene informatie over de EVC-procedure ter beschikking op de website. In bijlage 9 wordt een overzicht gegeven van de weblinks waar de informatie terug is te vinden. Voor algemene informatie kan men meestal terecht op de infodagen die de instelling organiseert. Sommigen instellingen organiseren ook specifieke infoavonden over de EVC-procedure. In het registratiesysteem werd een blanco aanmeldingsformulier als voorbeeld ter beschikking gesteld. De meeste instellingen hebben eigen aanmeldingsformulier opgesteld, zodat het binnen de procesflow van de instelling past. Na het eerste contact wordt de kandidaat doorverwezen naar een begeleider, dit is meestal een instroom- of studietrajectbegeleider of de opleidingscoördinator van de opleiding waarvoor de kandidaat interesse heeft. Tijdens een intakegesprek wordt nagegaan of de kandidaat voldoet aan de formele voorwaarden om in de EVCprocedure te stappen en wordt naar de zinvolheid van de aanvraag gekeken en de mogelijke gevolgen voor het individuele studietraject. Sommige instellingen werken met een quickscan die de kandidaat op voorhand moet indienen. De quickscan peilt naar algemene voorwaarden en persoonlijke kwaliteiten zoals doorzettingsvermogen, reflectievermogen, leervermogen, timemanagement, draagkracht, zelfkennis, planmatig werken en motivatie. Indien de kandidaat beslist de procedure op te starten, krijgt de kandidaat ondersteuning bij de verder te ondernemen stappen. Dit is de herkenningsfase. Elke kandidaat krijgt een begeleider toegewezen die helpt met het verwerven van inzicht in de curriculumopbouw, de procedure en het bekwaamheidsonderzoek. o begeleiding m.b.t. het verwerven van inzicht inzake curriculumopbouw De procedure wordt toegelicht en de kandidaat wordt geïnformeerd over het competentieprofiel van de opleiding en de gehanteerde standaarden. Er wordt ook nagegaan voor welke competenties de kandidaat een EVC-procedure wenst te doorlopen en tot welke vrijstellingen deze kunnen leiden. De begeleider geeft inzicht in de competentieprofielen van de opleidingen en de ECTS-fiches. Om inzicht te krijgen in de curriculumopbouw is een concordantiematrix een handig instrument. In de concordantiematrix wordt de link gelegd tussen de competenties die in de opleiding aan bod komen en de (delen) van opleidingsonderdelen uit het blz. 8/32

9 curriculum. In de kolommen worden de competenties opgenomen. In de rijen staan de (delen van) opleidingsonderdelen. In de cellen komt het beheersingsniveau die in het betreffende opleidingsonderdeel voor de betreffende competenties verwacht wordt (evaluatieniveau van het opleidingsonderdeel). Op deze manier kan de kandidaat vaststellen voor welke vrijstellingen hij in aanmerking komt wanneer hij een bewijs van bekwaamheid voor bepaalde competenties verkrijgt in de EVC-procedure. De begeleider helpt de kandidaat bij de interpretatie van de concordantiematrix. De mate van uitwerking en implementatie van de concordantiematrix bij alle opleidingen is momenteel nog verschillend voor elke instelling. Voor veel opleidingen is dit proces volop in ontwikkeling (in sommige gevallen omwille van aanpassingen aan het curriculum en/of de competentiematrix). Daarnaast kan het instrument ook veranderingen in het curriculum stimuleren, gebruikt worden voor evaluatie van studenten in de stage of bepalen welke de kerncompetenties voor elk opleidingsonderdeel zijn, Aangezien het toekennen van vrijstellingen een instellingsbevoegdheid is en elke opleiding er anders uitziet, moet deze concordantietabel binnen de instelling worden opgesteld. Tijdens de assessorentraining worden wel handvaten aangereikt om een concordantietabel op te stellen. o Begeleiding m.b.t. het verzamelen van bewijslast inzake voorgelegde competenties? Het portfolio is meestal onderdeel van een bekwaamheidsonderzoek. De begeleider informeert de kandidaat over de doelen van het portfolio, de portfoliomethodiek en ondersteunt de kandidaat bij het samenstellen ervan. De kandidaat krijgt een persoonlijk advies over welke elementen in aanmerking komen voor EVC (evt. EVK) en over het opmaken van het portfolio. Tijdens individuele gesprekken en/of groepsbijeenkomsten helpt de begeleider de kandidaat bij het reflecteren op de uitgevoerde activiteiten. Hij geeft advies over het inventariseren van de bewijsstukken van levens-, werk-, opleidings-, en vormingservaring en de zelfbeoordeling (sterkte-zwakte-analyse) en refereert steeds naar de kwaliteitscriteria voor de controle van het portfolio. De kandidaat blijft wel zelf verantwoordelijk voor het portfolio. Indien er meerdere EVC-kandidaten zijn, wordt er soms een workshop georganiseerd. De kandidaten zoeken dan onder leiding van de portfoliobegeleider naar mogelijke bewijsstukken ter staving van de competenties. Men gaat ervan uit dat kandidaten van elkaar leren. De stand van zaken wordt besproken, kandidaten geven elkaar feedback op bewijsstukken en geven tips over het verzamelen van bewijsstukken. Daarnaast blijft er steeds individuele begeleiding. De richtlijnen en criteria voor bewijslast zijn opgenomen in het reglement en de kwaliteitsmonitor EVC-EVK (bijlage 6) van de Associatie K.U.Leuven. De monitor wordt integraal ter beschikking gesteld op het intranet van de associatie. Daarnaast worden richtlijnen opgenomen in de portfolio-opdracht of de handleiding voor het samenstellen van het portfolio. Portfolio-opdrachten zijn nog niet in elke instelling of voor alle opleidingen uitgeschreven. Instellingen waar weinig of geen aanvragen waren, ondersteunen de kandidaat hierbij in een gesprek. In de instellingen en opleidingen met een groot aantal EVC-dossiers en met in omvang uitgebreide EVC-dossiers beschikken wél over een uitgebreide handleiding met heldere instructies voor het samenstellen van het portfolio. Soms worden associatierichtlijnen en criteria voor de bewijslast nog aangevuld of verduidelijkt met beroepsspecifieke criteria. De begeleider komt veel te weten over het professionele, maar vaak ook persoonlijke leven van de kandidaat. De instelling garandeert dat het dossier van de kandidaat met voldoende privacy wordt behandeld. Het portfolio blijft bovendien steeds eigendom van de kandidaat. De rol van de begeleider (cf. presentatie assessorenopleiding bijlage 12) is het motiveren van de kandidaat om verantwoordelijkheid te nemen in de EVC-procedure. De begeleider minimaliseert zijn eigen invloed en neemt steeds een neutrale positie tijdens het begeleidingsproces. De begeleider houdt zich aan de ethische en integere behandeling van dossiers. De begeleider geeft deskundig advies en biedt een kwalitatieve dienstverlening. blz. 9/32

10 Hiervoor dient een begeleider volgende competenties te bezitten: coaching, counseling and begeleidingsvaardigheden, communicatieve competenties en technische competenties, met name vertrouwdheid met de standaarden, het beroep, de EVC-procedure en het curriculum. o Begeleiding m.b.t. inzicht in de relatie competenties en assessmentvormen Naast het portfolio maken vaak nog andere toets- en assessmentvormen deel uit van de EVC-procedure. Instellingen die reeds meerdere toetsvormen gebruiken in de EVC-procedure stellen hiervoor soms een toetsmatrix op. Een toetsmatrix geeft aan welke competenties met behulp van welke assessmentvormen worden beoordeeld. Er wordt immers gestreefd om elke competentie minstens twee maal te toetsen. Dit instrument kan helpen om de kandidaat inzicht te geven in de assessmentvormen in het bekwaamheidsonderzoek. blz. 10/32

11 3 BEOORDELINGSPROCES Op grond van de gemeenschappelijk binnen de Associatie K.U.Leuven afgesproken procedures en kwaliteitscriteria verricht de instelling waartoe de kandidaat-student zich richtte een formeel bekwaamheidsonderzoek en stelt ze vast over welke competenties de aanvrager beschikt. Het bekwaamheidsonderzoek kan (overeenkomstig artikel 40 1 van het decreet van 30 april 2004 en artikel 58 van minidecreet) worden doorgevoerd aan de hand van (een combinatie van) volgende methodieken: een gestructureerd gesprek waarin gepeild wordt naar de voorkennis van de aanvrager, een directe observatie van gedragingen en realisaties, een evaluatie gebaseerd op de verzamelde informatie en realisaties, een evaluatie gebaseerd op de interpretatie van feiten of verklaringen met referentie naar theoretische schema s en een portfolioconstructie. De instelling bepaalt in haar onderwijsreglement hoe deze beoordeling plaatsvindt, hierbij rekening houdend met de afspraken binnen de Associatie K.U.Leuven. In deze beoordelingsprocedure zit ten minste een intakegesprek waarbij wordt nagegaan of er een voldoende brede en relevante ervaring aanwezig is om een verder bekwaamheidsonderzoek op zinvolle wijze te ondernemen. De instelling waarborgt hierbij de onafhankelijkheid van het oordeel ten aanzien van instanties die eventueel vrijstelling moeten verlenen als de student later een vraag tot inschrijving aan de instelling zou richten. Deze instanties kunnen wel betrokken worden bij adviesverlening aan de beslissingsinstantie. De beslissing voor het toekennen van competenties en de beslissing voor het toekennen van vrijstellingen zijn twee onderscheiden beslissingen. De verantwoordelijke voor de vrijstellingen is dan niet betrokken in de procedure. Soms wordt dit proces ook gestandaardiseerd door het opstellen van een concordantietabel. Doordat vastligt welke (cluster van) competenties leidt tot vrijstellingen voor bepaalde opleidingsonderdelen wordt willekeurigheid vermeden. Bij de beoordeling kan de instelling advies vragen aan het Comité EVC-EVK, dat de associatie mandateert om EVC-beoordelingen te coördineren. Belangrijke voorwaarde voor een kwaliteitsvolle en betrouwbare beoordeling is dat de assessoren goed vertrouwd zijn met het competentieprofiel van de opleiding. Sommige instellingen werken eveneens met externe assessoren, c.q. vanuit het werkveld. Ook zij worden getraind in de gehanteerde standaarden van de opleiding. Voor de beoordeling van het portfolio wordt met twee onafhankelijke beoordelaars gewerkt. Zij beoordelen het portfolio afzonderlijk en wisselen hierover geen informatie uit. Ze maken vervolgens een verslag van hun beoordeling. De leden van de assessmentcommissie komen voor het assessment samen om het verloop van de beoordeling te bespreken. Hoe wordt de kandidaat geëvalueerd? Wie neemt wat voor zijn rekening, wie zal wat bevragen, Bij het voorbereidend gesprek worden de verantwoordelijkheden van de commissieleden duidelijk gesteld en afgesproken. De associatie streeft naar een combinatie van methodieken om betrouwbaarheid en validiteit van de beoordeling te waarborgen. Een aantal instellingen waar veel EVC-procedures lopen - hebben al een uitgewerkt instrumentarium voor het beoordelen van de opleidingsspecifieke competenties. Het portfolio wordt gekoppeld aan een competentiegericht interview. Daarnaast kunnen zowel kennistoetsen, vaardigheidstoetsen, casustoetsen, overall toetsen, praktijkopdrachten en simulaties deel uitmaken van een bekwaamheidsonderzoek. Afhankelijk van de aanvraag (de te beoordelen competenties) wordt het soort toetsen bepaald. Hiervoor dient de instelling een toetsmatrix te ontwikkelen. Associatiebrede beoordelingsinstrumenten Om de instellingen te ondersteunen in het ontwikkelen van assessment instrumenten voor EVC, werd het OOFproject Instrumentering EVC assessment opgestart. Dit project ontwikkelde assessmentinstrumenten voor drie blz. 11/32

12 opleidingen: bachelor in de verpleegkunde, bachelor in het office management en bachelor in de orthopedagogie. Al deze opleidingen hadden een associatiebreed of Vlaams opleidingsprofiel en waren het dus eens over de te beoordelen competenties van hun opleiding. Uitgangspunt waren de competenties waarvan de betrokken instellingen van mening waren dat deze moeilijk te beoordelen zijn aan de hand van een portfolio. Voor verpleegkunde werden de beslissingprocessen achter de volgende competenties beoordeeld: relevante gegevens verzamelen over het cliëntsysteem, verpleegproblemen identificeren en onderscheiden, doelstellingen formuleren en een zorgplan opstellen en een cliënt benaderen vanuit een holistische mensvisie. Het gaat over het toepassen van declaratieve kennis uitsluitend op beslissingniveau, niet op uitvoerend niveau. Er werd beslist om met schriftelijke casussen te werken. Als methodiek werd de methode van de kernbeslissingen (Bordage, 1987) toegepast op het domein van de verpleegkunde. Een aantal korte casussen werden geformuleerd waarbij telkens een aantal vragen wordt gesteld naar de belangrijkste kernbeslissingen, namelijk de beslisprocessen die ten grondslag liggen van het handelen. Deze beslisprocessen komen overeen met de te testen competenties: de cyclus van het beslissen welke gegevens verzameld moeten worden, welke verpleegproblemen aanwezig zijn en welke doelstellingen gesteld moeten worden in het kader van een zorgplan. Dit gebeurt vanuit een holistische mensvisie door het onderkennen van psychische, sociale en verpleegtechnische aspecten. Vervolgens werden een aantal contexten die associatiebreed van toepassing zijn - geïnventariseerd voor de geselecteerde competenties. Vanuit die contexten werden er meerdere casussen per competentie ontwikkeld ten behoeve van de generaliseerbaarheid over contexten heen. Voor office management wenste men de cyclus van probleemoplossing te beoordelen, de competenties probleemanalyse, oordeelsvorming, initiatief nemen, beslissen en plannen. Er werd gekozen om een In basket of postbakoefening te ontwikkelen. Deze individuele opdracht is een simulatie waarbij de kandidaat een bepaalde verantwoordelijkheid hier als office manager - binnen een organisatie krijgt toegewezen. De In Basket bestaat uit 27 memo s of berichten. Aan de kandidaat wordt gevraagd deze memo s te verwerken binnen een vooraf afgesproken tijdsspanne. Aansluitend hierop moet de kandidaat zijn aanpak en achterliggende ideeën mondeling rapporteren aan zijn leidinggevende. Dit gebeurt aan de hand van een interview met rollenspel. Het instrument bestaat uit beoordelingscriteria die opgesteld worden door de concretisering van de competenties, (de gedragsindicatoren vormen de beoordelingssleutel), de praktijkopdrachten (simulatiekantoor), de instructie voor de rolspeler en de instructie voor de twee getrainde assessoren. Orthopedagogie opteerde voor de competentie beroepsspecifiek denken en redeneren. De competentie werd geconcretiseerd in de volgende indicatoren: hanteert geleerde begrippenkaders actief in praktijksituaties, analyseert praktijksituaties en integreert wisselwerking theorie en praktijk. Deze competentie wordt gemeten op beslissingniveau, niet op uitvoerend niveau. We kiezen hierbij niet voor het toepassen van declaratieve (inhoudelijke) kennis, wel voor eerder pragmatische kennis (toetsing van de aard van de methode achter het handelen). Er werden meerdere korte casussen verzameld met de kritische incident/decisie methode (Flannigan, 1954, 1962; Klein, 1989) en toegepast op instrumentontwikkeling (zie bv. Schuwirth & van der Vleuten, 1996). Dit om relevante contexten te bepalen en associatiebrede gedragsindicatoren (beoordelingscriteria) te formuleren vanuit een bottomup benadering. Voor de ontwikkelde casustoets (multiple short cases) werd zorgvuldig een beoordelingssleutel opgesteld die in staat moet zijn te discrimineren tussen competente en minder competentie kandidaten. Alle instrumenten werden onderworpen aan een onderzoek naar de betrouwbaarheid en validiteit en dit resulteerde in aanbevelingen voor de revisie van de instrumenten. blz. 12/32

13 Opleiding voor assessoren De Associatie K.U.Leuven organiseert jaarlijks een assessorenopleiding van drie modules: één introductiemodule en twee trainingsmodules. De introductiemodule omvat de toelichting over het decretale kader en de afspraken over de kwaliteitsborging binnen de Associatie K.U.Leuven. In de trainingsmodules wordt geoefend in het gebruik van assessmentinstrumenten en de toepassing van specifieke methodieken. De eerste trainingsmodule geeft een overzicht van mogelijke assessmentinstrumenten. Er wordt theoretisch inzicht gegeven in het observeren en beoordelen van gedrag met behulp van de WAKKER-methodiek. Deze methodiek wordt vervolgens toegepast en ingeoefend aan de hand van het rollenspel als assessmentvorm. De tweede trainingsmodule focust op het beoordelen van bewijsstukken in een portfolio. Hiervoor wordt een voorbereidende opdracht meegegeven. Het criteriumgericht interview wordt verkend en ingeoefend aan de hand van de STARTmethodiek. Tot slot worden andere assessmentinstrumenten, die binnen de associatie voor verschillende opleidingen werden ontwikkeld, toegelicht. Er worden concrete tips gegeven voor het gebruik en de ontwikkeling ervan. Momenteel loopt de assessorenopleiding in samenwerking met de KHLim, waar zowel partners van de KHLim, K.H.Kempen, Ka Ho Sint-Lieven als K.U.Leuven aan deelnemen. De eerste trainingen (academiejaar ) werden vooral gevolgd door diensthoofden onderwijs(innovatie) en kwaliteitszorg. Na de implementatie van de algemene procedures namen verschillende opleidingsverantwoordelijken aan de assessorenopleiding deel (o.m. departementshoofd, opleidingscoördinatoren,...). De associatie verzorgt daarnaast ook vraaggestuurde opleiding aan de partners. De assessorenopleidingen van de Associatie K.U.Leuven waren tot nog toe niet toegankelijk voor externen omwille van vraag en aanbod. Indien instellingen met externe assessoren werken, organiseren ze soms nog een bijkomend aanbod. In het kader van project Instrumentering EVC-assessment werden ook opleidingsspecifieke trainingen georganiseerd, noodzakelijk voor het betrouwbaarheids- en validiteitsonderzoek van de ontwikkelde assessment instrumenten. De betrokken docenten werden getraind in de afname van een specifiek ontwikkeld instrument voor hun opleiding. Een heel aantal instellingen organiseert bijkomend nog interne informatie- en vormingssessies over de procedure. Daarnaast voorzien instellingen bijkomende opleiding rond competentiegericht beoordelen. Opleidingen omvatten enerzijds een introductie in het beoordelen van portfolio en competentiegericht interview voor nieuwe assessoren en anderzijds een opfrissing voor ervaren assessoren. Ook assessoren die de basisopleiding volgden, maar nog geen concrete kandidaten hebben beoordeeld, kunnen deze opleiding volgen. Soms werd er samengewerkt met externe consultancy bureaus zoals Quintessence, Ascento Human Capital Services, Amelior of met de VDAB. Is er een handleiding voor de assessoren? Het Comité EVC-EVK staat in voor kwaliteitsborging van reglementen, procedures en instrumentering van EVC. De kwaliteitszorg wordt geëxpliciteerd in de visietekst EVC-EVK, het reglement EVC-EVK en de standaardprocedure EVC-EVK en geconcretiseerd in de Monitor EVC-EVK. De monitor is een instrument ter ondersteuning van de assessoren (maar ook de begeleiders). De monitor bestaat uit vier delen: In het eerste deel van de monitor EVC-EVK worden kwaliteitscriteria afgebakend, met een opsplitsing naar bewijsstukken en aanpak. Bewijsstukken verwijzen naar het documenteren van reeds verworven competenties/kwalificaties. Zijn de bewijsstukken die de kandidaat-student indient kwaliteitsvol? Aanpak refereert aan blz. 13/32

14 de procedure en instrumenten om de ingebrachte bewijsstukken te beoordelen. Worden de competenties en kwalificaties op een kwaliteitsvolle wijze beoordeeld? In het tweede deel komen de procedures EVC-EVK aan bod. Bedoeling is een concrete opstap te bieden zodat een kwaliteitsvolle procedure kan worden opgebouwd die aansluit bij de eigen instellingsdynamiek. Deze procedures worden geoperationaliseerd aan de hand van checklisten: een checklist stappenplan voor EVK, een checklist stappenplan voor EVC en een checklist rechten van de kandidaat. Het derde deel beschrijft mogelijke instrumenten/methodieken voor het beoordelen van kwalificaties en competenties. Voor de kwalificaties betreft het een matrix voor het vergelijken van studiebewijzen. Voor het beoordelen van de competenties worden drie instrumenten besproken aan de hand van een checklist: checklist portfolio, checklist criteriumgericht interview en checklist praktijkopdracht/simulatieopdracht. In het vierde deel, ten slotte, worden in functie van het 'instrumentaliseren' van een kwaliteitsmanagement twee methodieken besproken, met name de systeemscan EVC-EVK en de PDCA-cirkel. Deze instrumenten voor kwaliteitszorg zijn belangrijk voor het implementeren van de procedure en instrumenten in een instelling. Het eerste instrument is een systeemscan waarbij de randvoorwaarden worden geformuleerd om EVC-EVK in een instelling kwaliteitsvol in te voeren. Nadat men zicht heeft op de implementatie, kan men aan de hand van de PDCA-cirkel verdere optimalisering nastreven. De presentaties (zie bijlage 14, 15 en 16) en het materiaal van de assessorenopleidingen worden verspreid tijdens de opleidingen, maar ook ter beschikking gesteld op het intranet van de Associatie K.U.Leuven. Hoe is de beoordelingscommissie samengesteld? De beoordelingscommissie wordt vastgelegd binnen de eigen instelling, dit is niet altijd één vaste groep maar kan verschillen in samenstelling en/of omvang afhankelijk van het concrete dossier. Aangezien de procedure per opleiding georganiseerd wordt, situeert ook meestal de beoordelingscommissie zich op dat niveau. Vaak is er een vaste persoon in de beoordelingscommissie die helpt de regelmatigheid te waarborgen. De commissie bestaat minstens uit de assessoren van de betrokken opleiding, aangevuld met inhoudelijke experten. Als de begeleider aanwezig is, zal deze niet als beoordelaar optreden. Zijn de verantwoordelijkheden van de betrokkenen bij het bekwaamheidsonderzoek helder omschreven en afgelijnd ten opzichte van begeleiding? De decretale verplichting om de rollen van begeleider en beoordelaar strikt te scheiden, werd opgenomen in de monitor EVC-EVK. Dit principe wordt strikt gevolgd door de instellingen. In het registratiesysteem wordt opgevraagd wie de begeleider en wie de beoordelaars zijn voor elk concreet dossier. Hierdoor kan nagegaan worden of er een strikte scheiding tussen de begeleiders en beoordelaars wordt gehanteerd. De rol van de assessor komt aan bod tijdens de assessorentraining. Als algemene principes geldt dat de assessor onafhankelijk beoordeelt, vertrouwelijk omgaat met persoonlijke gegevens van de kandidaat en dat hij/zij de beoordelingsfunctie deskundig vervult. Hiertoe dient de assessor over volgende competenties te beschikken: observatie- en beoordelingscapaciteiten, interviewcapaciteiten, evaluatiecapaciteiten, schrijverscapaciteiten en vaktechnische capaciteiten, met name vertrouwd met standaarden, beroep, EVC-procedure en curriculum. Is er een gedragscode of deontologische code? De werkgroep studie- en studentenbegeleiding van de Associatie K.U.Leuven ontwikkelde een deontologische code voor begeleiders (zie bijlage 16), die door de instellingen wordt gevolgd voor elke begeleider in een EVC-procedure. blz. 14/32

15 Daarnaast zijn er ook meerdere andere personen betrokken in de EVC-evaluatie. Voor hen is geen individueel reglement uitgewerkt, maar zij ressorteren onder de algemene verplichtingen die gelden ten aanzien van elk personeelslid van een instelling van hoger onderwijs. Discretie ten aanzien van dossiers hoort bij de normale arbeidsrechtelijke verplichtingen en wordt verder afgedwongen door de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Een correct optreden wordt ook beschermd door de algemene onderwijsreglementen van de instellingen en gewaarborgd door de wetgeving op de openbaarheid van het bestuur. Ten slotte gelden ook ten aanzien van documenten in portfolio's de normale auteurs- en vermogensrechtelijke wetgeving, zodat de verstrekte gegevens ook niet oneigenlijk door de instelling kunnen gevaloriseerd worden. Tijdens de assessorentraining wordt de deontologische code in de EVC-procedure toegelicht. Volgende aspecten komen aan bod: Professionele relatie tussen deelnemer en begeleider/assessor Vermengt geen professionele en niet-professionele rollen Objectiviteit en neutraliteit, onpartijdigheid Kwaliteit van assessment garanderen Informatie-uitwisseling tussen deelnemer en begeleider/assessor Deelnemer zal de vereiste informatie tijdig verstrekken Begeleider informeert over doelstellingen, proces, methode, deontologische code en kosten Vertrouwelijkheid van gegevens Bescherming van de persoonlijke levenssfeer Vertrouwensrelatie, respect voor persoon en geheimhouding Respecteert psychische en lichamelijke integriteit Weert discriminaties Deelnemer heeft inzagerecht in verzamelde gegevens Portfolio blijft eigendom van de deelnemer blz. 15/32

16 4 FEEDBACK EN NAZORG Welke feedback wordt er aan de student gegeven zodat de student duidelijk zicht krijgt op het doorlopen van de procedure en het resultaat van het assessment? De student krijgt feedback tijdens de herkenningsfase, o.a. bij het samenstellen van zijn portfolio (zie begeleiding) en het verloop van de procedure. Na het bekwaamheidsonderzoek krijgt de kandidaat de resultaten van het assessment en is er mogelijkheid tot feedback. Tijdens zo een feedbackgesprek wordt besproken waarom bepaalde competenties wel of niet zijn toegekend. Bij simulaties of rollenspelen geeft men feedback aan de hand van concrete gedragsvoorbeelden. Deze zijn herkenbaar voor kandidaat en hebben een ontwikkelingsgericht karakter. Andere resultaten worden besproken in het licht van de kwaliteitscriteria en standaarden. De nazorgfase is ontwikkelingsgericht en er wordt samen met de kandidaat een traject op maat uitgetekend en persoonlijk ontwikkelingsplan opgesteld. Op het einde van het feedbackgesprek heeft de kandidaat-student zicht op zijn studietraject dat men dient te volgen aan de betrokken opleiding. De kandidaat krijgt tevens informatie over mogelijkheden van geïndividualiseerde trajecten (bv. spreiding van traject in functie van draagkracht van de kandidaat). Wie deelt resultaten mee aan de kandidaat? In de meeste gevallen geeft een lid van de beoordelingscommissie toelichting bij de resultaten van het assessment. Zij hebben immers zicht op de resultaten van de verschillende assessmentvormen en de motivatie voor het al of niet toekennen van de competenties. In sommige instellingen wordt dit onmiddellijk gekoppeld aan een feedbackgesprek met de studietrajectbegeleider zodat de implicaties voor het te volgen traject in het curriculum worden uitgestippeld. Hoe zit de klachtenprocedure in elkaar? Wat zijn de basisbeginselen, wordt de student gehoord/inzage in het dossier? In hoeverre is de procedure gericht op mediatie? De validerende instantie fungeert niet als hoogste beroepsinstantie. Elke instelling binnen de Associatie K.U.Leuven legt een interne beroepsprocedure vast. Deze procedure wordt opgenomen in het onderwijsreglement van de instelling. De instellingen hebben de beroepsprocedure analoog omschreven. De student kan schriftelijk en gemotiveerd binnen de vijf kalenderdagen na de schriftelijke mededeling van de beslissing beroep aanteken bij een onafhankelijke en gezaghebbende instantie binnen de instelling. Het beroep kan betrekking hebben op het verloop van de procedure en/of op het resultaat van het bekwaamheidsonderzoek, de niet erkende competenties. De vrijstellingen vallen buiten de EVC-procedure. Ten laatste 15 kalenderdagen na ontvangst van het beroep deelt de verantwoordelijke de eindbeslissing (schriftelijk en gemotiveerd) aan de kandidaat mee. De kandidaat heeft recht op inzage in zijn dossier. Hij heeft ook altijd het recht gehoord te worden, dit is opgenomen bij de rechten en plichten van de studenten in het onderwijs- en examenreglement en geldt ook voor de klachtenprocedure in het kader van EVC. Er wordt eerst nagegaan of het verzoek ontvankelijk is. Als dit het geval is, vindt een gesprek plaats met elk van de betrokkenen: begeleider, assessoren en de kandidaat (die zich kan laten bijstaan door een raadsman of andere persoon). In deze gesprekken bespreekt hij de argumenten van de kandidaat. Tijdens de behandeling van het beroep wordt gefocust op de verantwoording van de genomen beslissing m.b.t. de resultaten van het bekwaamheidsonderzoek. Vervolgens wordt een besluit genomen over het al dan niet overdoen van de procedure. blz. 16/32

17 De instellingen gaan in eerste instantie na of alles correct is verlopen. Men zoekt hierbij naar een compromisoplossing en tracht hierbij de kandidaat te horen. Toch is het niet altijd evident mediërend op te treden omdat de tijd antwoord binnen 15 dagen erg kort is. Waren er concrete klachten? Is het mogelijk hiervan de afhandeling van het concrete dossier te bezorgen? Tot op heden werden er drie interne beroepsprocedures opgestart binnen de Associatie K.U.Leuven. In het academiejaar werd één beroepsprocedure opgestart in de KHMechelen binnen de bachelor in onderwijs: lager onderwijs. De aard van het beroep had betrekking op het resultaat. De competentie was door de interne assessor als onvoldoende verworven beoordeeld. Deze competentie is opnieuw door een derde assessor gescreend op basis van extra bewijsmateriaal. Het resultaat was hetzelfde: de competentie was onvoldoende verworven. In het academiejaar werd één beroepsprocedure opgestart in de HUB binnen de bachelor in de handelswetenschappen. De aard van het beroep had betrekking op de resultaten van het bekwaamheidsonderzoek. Het beroep werd verworpen gezien het bekwaamheidsonderzoek correct is verlopen. In het academiejaar werd één beroepsprocedure opgestart in de KHLeuven binnen de bachelor in het sociaal werk. De klacht richtte zich niet op de doorlopen procedure, maar op het resultaat van het assessment. Op het gesprek met de kandidaat, nodigde het departementshoofd ook de juridisch adviseur van de KHLeuven en de coördinator EVC/EVK uit. Het beroep werd ontvankelijk verklaard, maar niet gegrond. Met andere woorden er wordt geen nieuw assessment opgestart. De kandidaat heeft geen extern beroep aangetekend. Zijn er nog andere elementen van nazorg? Worden de aanvragers gevraagd naar hun ervaring met de procedure? Doordat de EVC-procedure binnen de instellingen zelf verloopt, is er een duidelijke link voorzien naar de verdere begeleiding na inschrijving in de opleiding. Vaak is de studietrajectbegeleider ook mentor/coach van deze kandidaten tijdens de opleiding en kunnen zij de student optimaal helpen bij de samenstelling van zijn programma. blz. 17/32

18 5 OPVOLGING Is er een interne evaluatie op associatie- en of instellingsniveau gebeurd? De Associatie K.U.Leuven deed een bevraging bij de instellingen over de positieve en negatieve punten in de EVCprocedure en de voorstellen ter optimalisatie van de procedure. Dit resulteerde in aanpassingen in de procedure en het opstarten van projecten. Een aantal instellingen evalueren jaarlijks de EVC-procedure. Instellingen hebben de procedure al een aantal keren bijgestuurd, vooral door beslissingen op associatieniveau. Bij een evaluatie worden de kwaliteitscriteria uit de associatiemonitor als uitgangspunt genomen. Per criterium wordt nagegaan of de actuele procedure eraan voldeed; of het criterium relevant geacht wordt; welke acties nog nodig zijn om aan het criterium te voldoen; hoe de begeleider/assessor met het criterium omgaat; welke moeilijkheden hij daarmee ondervonden heeft; welke aanpassingen er aan de eigen procedure nodig zijn om aan de criteria te voldoen. Meestal wordt het EVC-beleid meegenomen in andere evaluaties zoals een algemene evaluatie van de studentenbegeleiding. Eén instelling heeft de studie-efficiëntie van de studenten met een EVC procedure opgevolgd. Het blijkt dat deze studenten bijzonder goede resultaten behalen. De resultaten van studenten die een EVC-procedure doorliepen, worden momenteel nog niet systematisch opgevolgd. Dit is een belangrijk actiepunt naar de toekomst. Dit werd opgenomen in het tabblad nazorg van het registratiesysteem. Hoe volgt de associatie het proces op (bestaan er hiertoe databanken) en hoe evalueert de associatie het proces? Welke criteria worden daarbij gehanteerd? De Associatie K.U.Leuven is verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging en registratie van EVC-dossiers. Zij ontwikkelde hiervoor een webgebaseerd registratiesysteem. Het registratiesysteem is opgebouwd volgens de verschillende fasen in de EVC-procedure. De associatiedienst heeft zicht op alle lopende en toegekende dossiers binnen de instellingen. Een instelling heeft slechts inzage in dossiers aangemaakt door de eigen instelling. Toch hebben zij zicht of de kandidaat reeds elders een procedure heeft opgestart. Bij het registreren van een nieuwe kandidaat wordt immers gewerkt met een zoekmachine en wordt de eerder opgestarte procedures van de kandidaat zichtbaar. Er is een handleiding voor het gebruik van het registratiesysteem (bijlage 11). Als bijlage 12 wordt een overzicht gegeven van de tabbladen en formulieren en formulieren in het registratiesysteem voor EVC. Dit geeft een overzicht van de informatie die wordt bijgehouden. Het is de bedoeling dat dit registratiesysteem in de toekomst de associatie in staat stelt het proces regelmatig te evalueren en aan de hand hiervan verbeteracties op te starten. blz. 18/32

19 6 STERKTE-ZWAKTE-ANALYSE In de analyse wordt aangetoond in welke mate de decretale evaluatiecriteria (de transparantie, toegankelijkheid, betrouwbaarheid en regelmatigheid van de gehanteerde procedures en methoden) zijn gerealiseerd. De analyse duidt aan en licht toe welke punten voor verbetering vatbaar zijn of waren en welke verbeterinitiatieven eventueel al zijn opgezet. 6.1 Transparantie De Monitor EVC-EVK stelt inzake transparantie dat de procedure duidelijk inzicht moet geven in de mogelijkheden en eisen en duidelijk wordt aangegeven hoe wordt beoordeeld Goed afgelijnde verantwoordelijkheden De rol en de verantwoordelijkheid van elkeen die bij het proces betrokken is, is op een duidelijke wijze gedefinieerd en beschikbaar voor alle betrokkenen, inclusief de aanvragers. De procedure is transparant voor de kandidaten. In de procedure worden de verantwoordelijkheden van begeleider en beoordelaar concreet omschreven en afgelijnd. Zowel de medewerkers aan de hogeschool als de kandidaatstudent weten welke verwachtingen ze kunnen stellen ten aanzien van elkaar. De procedure wordt door de begeleider voorafgaandelijk aan de opmaak van de portfolio, besproken. Begeleiding, beoordeling en het toekennen van vrijstellingen worden waargenomen door onderling onafhankelijke functies/instanties. De begeleiding van de kandidaat situeert zich bij de instroom- of trajectbegeleiding (en portfoliobegeleider). In de begeleiding wordt de relatie tussen de assessmentvorm en de te meten eindcompetenties verduidelijkt. De beoordeling gebeurt door twee assessoren. De beoordeling is gestoeld op de eindcompetenties van de opleiding en opleidingsonderdelen. Er worden verschillende assessmentvormen ingezet, zoals portfolio, criteriumgericht interview en instaptoetsen. Het toekennen van vrijstellingen is de verantwoordelijkheid van de programmacommissie. De EVC-procedure vertrekt van een geïntegreerde benadering van de assessment van competenties. De betaling op basis van de assessment stimuleert de realisatie van deze geïntegreerde benadering. Hoewel alle instellingen aangeven dat de rollen duidelijk van elkaar zijn onderscheiden, blijft het voor de associatie echter niet evident om op te volgen of de concrete werkwijze in elk van de instellingen de richtlijnen volledig volgt. Het registratiesysteem geeft hier wel zicht op, doordat men moet aangeven wie de begeleiders en beoordelaars zijn en dit zal voor een stimulans zorgen Heldere beoordelingscriteria De beoordelingscriteria voor bewijsstukken werden geformuleerd in het associatiereglement en de monitor EVC-EVK. De instellingen hebben deze criteria opgenomen in het onderwijs- en examenreglement en toegelicht in de handreikingen voor het indienen van een dossier. De aanvragers worden goed ingelicht over de aard en de bewijskracht die als geschikt moeten worden beschouwd om de vraag te ondersteunen. De standaarden waaraan de kandidaat zijn competenties kan toetsen, staan in het competentieprofiel, met name de gedragsindicatoren. De associatie ondersteunt de instellingen zoveel als mogelijk om deze profielen transparant en helder te omschrijven. Toch is hier nog ruimte voor verbetering. Bij navraag bij kandidaat-studenten in de feedback gesprekken blijkt dat de indicatoren niet altijd helder te zijn. De kandidaat-student moet meermaals de indicatoren lezen alvorens ze duidelijk zijn. Er wordt immers ook een specifieke onderwijstaal gebruikt. blz. 19/32

20 6.1.3 Helder beoordelingskader / methode ( wat wordt beoordeeld ten aanzien van wat ) De EVC-procedure vertrekt van een geïntegreerde benadering van het assessment van competenties. Niet alle competenties zijn te beoordelen met een portfolio, bovendien worden instellingen gestimuleerd om elke competentie minstens twee maal af te toetsen. De visie is wel duidelijk uitgeschreven op associatieniveau, maar zeker voor dit element is het mogelijk dat er nog een grote variatie heerst tussen de instellingen. Niet alle instellingen hebben reeds een competentiegericht curriculum. De associatie levert wel veel inspanningen om tot meer uniformiteit te komen in de competentiegerichte beoordeling. Inspanningen zijn o.a. het formuleren van associatiebrede competentieprofielen als competentiegerichte standaard, het uitschrijven gedragsindicatoren in competentiematrices, het ontwikkelen van competentiegerichte associatiebrede beoordelingsinstrumenten. Er wordt ook op vraag ondersteuning in de instelling geboden. Belangrijkste moeilijkheid blijft dat het competentiedenken vaak te weinig bij de kandidaten aanwezig is, ze wensen gewoon voor zoveel mogelijk opleidingsonderdelen vrijgesteld te worden. 6.2 Toegankelijkheid De monitor stelt dat de procedure toegankelijk moet zijn voor alle kandidaat-studenten zonder discriminatie. Het systeem van erkenning en validatie van eerder verworven competenties moet gelijk toegankelijk zijn en moet een gelijke en faire behandeling garanderen van elk individu. In artikel 3 van het associatiereglement EVC-EVK staat dat indien een instelling van de Associatie K.U.Leuven niet over de mogelijkheden beschikt om bepaalde competenties te onderzoeken, zij dit mee deelt aan de aanvrager en zij de aanvrager verwijst naar een andere instelling binnen de associatie. In alle andere gevallen onderzoekt zij de aanvraag volgens de vermelde regels Begeleiding van aanvragers Door de procedure decentraal te organiseren, is de procedure heel toegankelijk voor kandidaten. Het is bovendien mogelijk om terug te vallen op de begeleidingservaring in de instellingen en om dicht bij kandidaat en opleiding te begeleiden. Een goede kennis van de opleiding is van cruciaal belang voor een goede begeleiding (en een goede beoordeling). Dit komt de kandidaat ten goede, aangezien althans voorlopig kandidaten met opleidingsdoeleinden de procedure opstarten. Geïnteresseerde kandidaten komen dan ook rechtstreeks in de instellingen terecht. De begeleiders in de instellingen kunnen zo alle informatie toegankelijk stellen. Zij kunnen informatie geven over het civiel effect van eerder verworven kwalificaties én competenties en daarmee ook over de curriculumopbouw. De toegankelijkheid is sterk, want gepersonaliseerd, elke kandidaat heeft recht op begeleiding die op maat is en in functie van de te beoordelen competenties Duidelijke informatie en handreikingen De instellingen dragen zorg voor het verschaffen van duidelijke en toegankelijke informatie voor de aanvragers, de beoordelaars en de stakeholders over het beleid inzake erkenning van EVC. De gebruikte terminologie wordt blz. 20/32