IOED stuurgroepoverleg III

Transcriptie

1 AGENDA / VERSLAG 20 oktober 2016 Eeklo Aantal pagina s:7 IOED stuurgroepoverleg III Aanwezigen: Marieke Van Eyghen (Veneco) Ralph Maréchal (RLM) Rebecca Van Rechem (COMEET) Martine Pieteraerens (prov. OVL) Sofie Moeykens (RADAR) Tine De Walsche (Lovendegem) Ann Coopman (Waarschoot) Evelien Jonckheere (Nevele) Inge François (Wachtebeke) Johan Francque (Sint-Laureins) Steffi Coppens (COMEET) Isabel Ginneberge (Maldegem) Yvan Bonte (Maldegem) Sharon Maes (Knesselare) Marijke Verdonck (Knesselare) Martine Bergez (Aalter) Ann Bral (Zomergem) Verontschuldigd: Annelies Declercq (Veneco) Sofie Delannoote (Veneco) Luc Bauters (prov. OVL) Wim Declercq (UGent) Wouter Deventer (RLM) Sam De Decker (consulent archeologie OE) Rita Deconinck (Eeklo) Frank Sierens (Maldegem) Herlinde Trenson (Knesselare) Jan Grawet (Evergem) 1

2 IOED stuurgroepoverleg III 1 Opmerkingen vorig verslag Geen opmerkingen van de stuurgroepleden Bijkomende vraag: In het vorige verslag werd niet opgenomen waarom er geen meerdere IOED s kunnen opgericht worden in de regio (wat financieel voordeliger zou zijn). Dit stond echter wel in het eerste verslag van de stuurgroepvergadering, waarin ook werd beslist niet in te gaan op deze piste. Terugkoppeling op vraag die gesteld werd door Knesselare op stuurgroep II, over herbestemming kerken Verschillende partijen (erfgoedcellen, provincie Oost-Vlaanderen en Veneco) plegen in de nabije toekomst overleg over hun rollen en taken in het thema herbestemming kerken. De rollen en taken van alle betrokken partners zullen toegelicht worden tijdens een algemeen infomoment hierover, dat doorgaat op 1 december 2016 om 14u. Wanneer een kerk herbestemd wordt, kan er via een participatief traject samen met de lokale gemeenschap gezocht worden naar een nieuwe invulling voor de kerk. Dit is echter geen verplichting, maar een mogelijkheid voor de gemeente. Veneco biedt in haar reguliere werking aan om parochiekerkenplannen op te stellen, hierin is geen participatief traject voorzien. Ook kan er, via het Projectbureau Herbestemming Kerken in samenwerking met Veneco, een haalbaarheidsstudie gedaan worden waarin onderzocht wordt of een bepaalde functie wel haalbaar is voor de desbetreffende kerk. Ook hierin is geen participatief traject inbegrepen. In het PDPOproject van de provincie is echter wel een participatief traject voorzien. In dit project, dat vanaf januari 2017 start, zal er voor een aantal kerken (1à 2) in de provincie gezocht worden naar een nieuwe bestemming in overleg met de lokale gemeenschap, via een dergelijk participatief traject met Vorming Plus en Open Kerken. In navolging van dit experiment zal er een handleiding met de ervaringen en werkmethode verschijnen. Vanuit deze optiek werd de vraag gesteld uit Knesselare of de IOED voor andere kerken in de regio, die niet deelnemen aan het PDPO-traject en dus geen participatief traject krijgen, een dergelijk traject kan voorzien. De IOED zal een participatief traject met de lokale gemeenschap, in het kader van een te herbestemmen kerk, aanbieden aan gemeenten die dit wensen. Daar niet alle gemeenten hier wensen beroep op te doen, zal deze dienstverlening vallen binnen de extra te betalen diensten. 2

3 Terugkoppeling op vraag die gesteld werd door Maldegem op stuurgroep II, over het aantal uren dat de erkende archeoloog ter beschikking zal zijn voor gemeenten (basispakket van uren) Naar analogie met de gemeentelijke bijdragen, kan de archeoloog een aantal uren per gemeente ingezet worden. Een eerste berekening leert dat de archeoloog kan ingezet worden: -70 uren per jaar in Evergem -60 uren per jaar in Aalter, Maldegem en Eeklo -50 uren per jaar in Nevele -40 uren per jaar in Knesselare, Lovendegem, Sint-Laureins, Waarschoot, Wachtebeke en Zomergem Dit betekent dat de archeoloog mogelijk wel kleinere zaken kan opvolgen voor de gemeenten, maar dus geen grote projecten zal opvolgen. Het is de bouwheer en niet de gemeente die verantwoordelijk is voor archeologie in projecten. In overleg met de bouwheer van gemeentelijke projecten zal de archeoloog ingezet kunnen worden. Wanneer de werkuren van de archeoloog opgebruikt zijn voor een gemeente, kan deze gemeente wel bijkomend beroep doen op de archeoloog tegen een meertarief Wanneer het pakket basisuren van de gemeente niet opgebruikt worden tijdens een jaar, wordt aan het einde van het jaar bekeken in welke mate deze kunnen overgedragen worden naar het volgende jaar (afhankelijk van de uren nog ter beschikking van de archeoloog). De archeoloog kan ingezet worden voor de gemeente, wanneer de planning dit toelaat. Vanzelfsprekend kan de archeoloog niet voor meerdere gemeenten tegelijkertijd worden ingezet. Opmerking uit Aalter: Vroeger voorzag KLAD ook proefsleuven te graven voor de gemeenten in haar werkingsgebied. Na verloop van tijd werd het echter onhaalbaar deze dienstverlening nog aan te bieden wegens tijdgebrek. Zal het wel lukken binnen de IOED? Uit de praktijk zal blijken of dit haalbaar blijft of niet. Enkel voor archeologie wordt een basispakket van uren voor de gemeenten voorzien, waarbij een archeoloog wordt ingezet. Voor landschap en bouwkunde zullen er geen uren voorzien worden voor de gemeenten. 2 Toetreding Zomergem Zomergem gaf deze week alsnog aan te willen toetreden tot het IOED. Zomergem kan alsnog toetreden tot het IOED. Echter, daar de beleidsdocumenten voor de erkenningsaanvraag bijna gefinaliseerd zijn wordt er wel verwacht van Zomergem een bijdrage te doen om de beleidsdocumenten nog aan te passen. Op 28 oktober 2016 dienen alle beleidsdocumenten gefinaliseerd te zijn, zodat dit tijdig op de gemeenteraden van de gemeenten kan gebracht worden. De bijdragen van de gemeenten wijzigen niet als gevolg van de toetreding van Zomergem. Met een extra gemeente komt er immers ook extra werk bij. De IOED zal dus definitief 11 gemeenten tellen. 3

4 3 Cofinanciering IOED Het voorgestelde model van cofinanciering door de gemeenten werd goedgekeurd door de meerderheid van de gemeenten. Er wordt nog een antwoord verwacht uit Sint-Laureins en Wachtebeke. Maldegem had hierover nog bijkomende opmerkingen maar hierover wordt apart overleg gepleegd met hen. Verder zijn er geen opmerkingen Er bestaat verwarring over hoe een verslag van een stuurgroepoverleg op het college moet gebracht worden. Dit dient te gebeuren via de afgevaardigde van de stuurgroep, zoals werd gecommuniceerd tijdens het eerste stuurgroepoverleg. Om misverstanden te vermijden, zullen de verslagen van de vergaderingen voortaan niet enkel naar de afgevaardigde maar ook naar de secretaris gestuurd worden. Zo wordt het zeker geagendeerd op het college. 4 Structuur IOED Dit is een aanzet voor de structuur van de IOED. Deze dient nog besproken te worden met de besturen van alle partners tijdens een bestuurlijk overleg volgende week. Opgelet! Het bestuur van RLM werd nog niet opgenomen in dit organogram, maar dat zal wel worden gedaan na het bestuurlijk overleg. Het netwerk van de IOED wordt expliciet vermeld in het organogram(dit is noodzakelijke voorwaarde voor erkenning, maar toont ook het huidige netwerk en expertise van de partners) De verschillende medewerkers worden hierin aangeduid, net zoals de betrokken cultuurdiensten (nu reeds collegagroep van COMEET) en de ambtenaren ruimtelijke ordening (hiervoor wordt een intergemeentelijke werkgroep voor ruimtelijke ordening in stedenbouw opgericht in december 2016, afhankelijk van het thema worden 4

5 hiervoor de stedenbouwkundige ambtenaren en/of bevoegde schepenen uitgenodigd). Daar deze beleidsdomeinen sterk aanleunen bij de werking van de IOED, worden deze ook nauw op de hoogte gehouden van de IOED. Feedbackgroep/resonantieraad : dit is een adviesorgaan dat medewerkers bijstaat en adviseert De stuurgroep stelt dat dit adviserend orgaan, dat geen beslissingsbevoegdheid heeft, kan samengesteld worden uit gemeentelijke afgevaardigden (dit kan bijvoorbeeld iemand uit de gecoro zijn of een erfgoedraad). Daar de ambtenaren reeds zijn opgenomen in de collegagroepen van de IOED. Er wordt ook gevraagd dat elke gemeente ook een plaatsvervanger voorziet voor de afgevaardigde, zodat er opvolging vanuit de gemeenten verzekerd is Wanneer de IOED erkend is en opgestart wordt, zal er gevraagd worden aan de gemeenten afgevaardigde en plaatsvervanger aan te stellen Stuurgroep : De drie partners (COMEET, RLM en Veneco) zitten nu reeds geregeld samen. Dit zal verder blijven bestaan tijdens de IOED om de dagelijkse werking te garanderen en de beleidsbeslissingen van de bestuursraden voor te bereiden. Communicatie naar alle betrokkenen Er zijn verschillende gemeentelijke diensten en bestuurders die op de hoogte moeten gehouden worden van de werking van de IOED. Welke werkwijze dient hier gehanteerd te worden? Alle verslagen van de IOED zullen naar de secretarissen gestuurd worden, zodat zij dit ter inzage kunnen agenderen op de colleges en alle bestuurders steeds op de hoogte zijn. Dit maakt wel dat de gemeentelijke diensten pas later op de hoogte worden gebracht van de beslissingen van de IOED. Daarom wordt voorgesteld een lijst samen te stellen van alle medewerkers en bestuursleden die dienen gecontacteerd te worden over de IOED. Op een online platform/sharepoint kunnen alle verslagen geplaatst worden, zodat alle betrokkenen deze makkelijk kunnen raadplegen. Via mail worden zij geattendeerd op het feit dat er nieuwe documenten zijn verschenen op het platform. De gemeente kan zowel op ambtelijk niveau als bestuurlijk niveau een aanspreekpunt aangeven. Ook de secretarissen worden telkens op de hoogte gebracht. Begroting, evaluatie en verslag Begroting: wordt jaarlijks opgesteld, samen met afrekening en verslag van voorgaand jaar wordt dit jaarlijks gepresenteerd aan de deelnemende gemeenten en Raden van Bestuur Evaluatie: Jaarlijks wordt de IOED door de stuurgroep geëvalueerd, 3-jaarlijks gebeurt dit ook op de Raden van Bestuur 5 Toelichting erkenningsaanvraag De eerder doorgestuurde tekst met de omgevingsanalyse wordt afgerond op 28/10. Opmerkingen zijn welkom tot 26/10. Inhoudstafel van de omgevingsanalyse: 1. Initiatiefnemers en traject 2. Geografische regio Maatschappelijke context Geografisch-historische context Ruimtelijk-wetgevende context en sociale plannen 3. Gemeenschappelijk erfgoedpakket 5

6 Landschappelijk erfgoed Archeologisch erfgoed Bouwkundig erfgoed 4. Consultatienetwerk en erfgoedactoren 5. SWOT-analyse Extra toevoegingen: - Masterplannen van Adegem dorp en Maldegem centrum ontbreken nog in ruimtelijke analyse - Nevele: opmerkingen erfgoedgroepen en tekst - Waarschoot heeft ook een natuurreservaat (opmerking: er ontbreken nog enkele natuurreservaten in de omgevingsanalyse, deze lijst heeft niet de intentie volledig te zijn) 6 Timing In november en december dient de erkenningsaanvraag geagendeerd te worden voor de gemeenteraden. Eerder dient dit doorgesproken te worden door de colleges. Dit is een strakke timing! Er zal per gemeente een kleine nota worden opgemaakt met de basisinfo over de IOED (wat biedt de IOED aan (tegen extra betaling en reguliere bijdrage),waarom geen 2 IOED s, ). Ook een modelformulier voor een beslissing zal worden meegestuurd, net zoals het finale dossier van de erkenningsaanvraag. 7 Varia Knesselare: Vanaf 1 januari 2017 geeft agentschap Onroerend Erfgoed geen advies meer over vastgestelde erfgoeditems? Als de IOED pas vanaf 1 januari 2018 van start gaat, wie gaat intussen dan advies geven? Dit kan niet opgenomen worden zo lang de IOED niet erkend is, aldus zal er inderdaad een jaar geen advies voorhanden zijn. (In sommige gemeenten wordt er nu reeds geen advies meer gegeven, in andere wel nog.) Dit was finale vergadering! Dank voor de aanwezigheid en bijdrage! 6

7 7