1Boekhouden geboekstaafd

Transcriptie

1 1Boekhouden geboekstaafd Drs. H. Fuchs S.J.M. van Vlimmeren Twaalfde druk

2 Inhoud Inleiding 1 Inleiding en algemene begrippen Het informatieproces in de onderneming Administratie en boekhouding Administratieve organisatie, bestuurlijke informatieverzorging en interne controle Verslaggeving De geautomatiseerde administratie 16 Eerste afdeling De boekhouding van de handelsonderneming 2 De inventaris, de balans en de winst-en-verliesrekening Bezittingen, schulden en eigen vermogen Inventaris en balans Veranderingen in bezittingen en schulden Veranderingen in bezittingen, schulden en eigen vermogen De winst-en-verliesrekening 46 3 Het grootboek De inrichting van het grootboek Het openen van grootboekrekeningen Het verwerken van financiële feiten op grootboekrekeningen Hulprekeningen van het Eigen vermogen Het grootboek in een geautomatiseerde omgeving 71 Inhoud IX

3 4 De kolommenbalans (I) De proef- en saldibalans De kolommenbalans Het afsluiten en heropenen van grootboekrekeningen Omzet en brutowinst op verkopen De controlefunctie van de boekhouding De kolommenbalans in een geautomatiseerde omgeving 96 5 De rangschikking van de rekeningen in het grootboek Beginselen van het decimale rekeningenstelsel Voorbeeld van een rekeningenstelsel voor een eenvoudig groothandelsbedrijf Het rekeningenstelsel in een geautomatiseerde omgeving Journaliseren Journaalposten Het journaal Het journaal in een geautomatiseerde omgeving Belastingen Drie groepen belastingen Omzetbelasting Belastingen in een geautomatiseerde omgeving Inkoop- en verkoopretouren en kortingen Inkoopretouren Kortingen bij inkoop Verkoopretouren Kortingen bij verkoop Inkoop- en verkoopretouren en kortingen in een geautomatiseerde omgeving De grootboekrekening Privé Privéonttrekkingen en privétoevoegingen De grootboekrekening 041 Privé en de kolommenbalans De grootboekrekening 041 Privé in een geautomatiseerde omgeving De kolommenbalans (II) Voorafgaande journaalposten Het alsnog boeken van vergeten posten Het corrigeren van onjuiste journaalposten Kasverschillen en voorraadverschillen Een volledige kolommenbalans met voorafgaande journaalposten een voorbeeld De kolommenbalans met voorafgaande journaalposten in een geautomatiseerde omgeving 205 X Inhoud

4 11 Het ordenen van financiële feiten Het ordenen van financiële feiten in dagboeken De dagboeken een voorbeeld Kruisposten Het ordenen van financiële feiten in een geautomatiseerde omgeving Subadministraties Het belang van subadministraties De debiteurenadministratie De crediteurenadministratie Andere subadministraties Eindschema van de boekhouding bij handmatige verwerking van de boekingsfeiten Subadministraties in een geautomatiseerde omgeving De boekhouding van de handelsonderneming met behulp van de computer Algemeen Boekhouden met een boekhoudpakket Het invoeren van financiële gegevens via de diverse invoerschermen Informatie over software voor de financiële administratie 276 Tweede afdeling Nadere bijzonderheden over de boekingen van de brutowinst op verkopen, de kosten en de baten 14 De permanence in de voorraad en in de brutowinst op verkopen Algemeen Administratie van de voorraad tegen fifo-prijzen Administratie van de voorraad tegen vaste verrekenprijzen De permanence in de voorraad en in de brutowinst op verkopen in een geautomatiseerde omgeving Administratie van de voorraad tegen verkoopprijzen De rekening 700 Voorraad goederen wordt bijgehouden tegen verkoopprijzen Enkele bijzonderheden bij de administratie van de voorraad tegen verkoopprijzen De administratie van de voorraad tegen verkoopprijzen in een geautomatiseerde omgeving De ontvangst/afgifte van goederen en facturen op verschillende tijdstippen De ontvangst van goederen en facturen op verschillende tijdstippen De afgifte van goederen en facturen op verschillende tijdstippen De ontvangst/afgifte van goederen en facturen op verschillende tijdstippen in een geautomatiseerde omgeving 334 Inhoud XI

5 17 De permanence in de kosten en de baten Kosten en uitgaven Baten en ontvangsten De permanence in de kosten en de baten in een geautomatiseerde omgeving Boekingen in verband met personeelskosten, interestkosten en interestbaten Algemeen Personeelskosten Interestkosten en interestbaten Boekingen in verband met personeelskosten, interestkosten en interestbaten in een geautomatiseerde omgeving Boekingen in verband met kosten van vaste activa Kosten bij aankoop van vaste activa Afschrijvingskosten vaste activa Kosten en resultaat bij verkoop van vaste activa Leasing van vaste activa Boekingen in verband met kosten van vaste activa in een geautomatiseerde omgeving Boekingen in verband met kosten van voorzieningen Algemeen Garantievoorziening Voorziening milieuschade Onderhoudsvoorziening Boekingen in verband met kosten van voorzieningen in een geautomatiseerde omgeving De informatie over de resultaten in de onderneming De winst-en-verliesrekening op korte termijn Een wat uitvoeriger voorbeeld van de winst-en-verliesrekening op korte termijn De informatie over de resultaten in de onderneming in een geautomatiseerde omgeving Boekingen in verband met oninbare vorderingen en incourante voorraden Boekingen in verband met oninbare vorderingen Boekingen in verband met incourante voorraden Boekingen in verband met oninbare vorderingen en incourante voorraden in een geautomatiseerde omgeving 451 XII Inhoud

6 23 Periodeafsluiting Gemengde kostenrekeningen Gemengde batenrekeningen Verschillenrekening Fiscale balans en winst-en-verliesrekening 467 Derde afdeling De boekhouding van de vennootschap onder firma, de nv en de bv 24 De boekhouding van de vennootschap onder firma De keuze van de ondernemingsvorm De vennootschap onder firma De boekhouding van de vennootschap onder firma De boekhouding van de vennootschap onder firma in een geautomatiseerde omgeving De boekhouding van de nv en de bv het aandelenkapitaal Algemeen De keuze van de nv of de bv als ondernemingsvorm Het aandelenkapitaal Omzetting van de ondernemingsvorm in een nv of een bv De boekhouding van de nv en de bv het aandelenkapitaal in een geautomatiseerde omgeving De boekhouding van de nv en de bv de winstverdeling Eenvoudige gevallen van winstbepaling en winstverdeling Nadere bijzonderheden over de winstverdeling De boekhouding van de nv en de bv de winstverdeling in een geautomatiseerde omgeving De boekhouding van de nv en de bv de reserves Algemeen Het ontstaan van reserves Motieven voor het vormen van winstreserves Bonusaandelen De boekhouding van de nv en de bv de reserves in een geautomatiseerde omgeving De boekhouding van de nv en de bv het vreemd vermogen Vormen van vreemd vermogen De obligatielening Boekingen in verband met een obligatielening De converteerbare obligatielening De boekhouding van de nv en de bv het vreemd vermogen in een geautomatiseerde omgeving 567 Inhoud XIII

7 Vierde afdeling De boekhouding van de industriële onderneming en de dienst verlenende onderneming 29 De fabrieksboekhouding Een eenvoudige fabrieksboekhouding Het rekeningenstelsel bij een verbeterde fabrieksboekhouding De fabrieksboekhouding in een geautomatiseerde omgeving De fabrieksboekhouding op basis van nagecalculeerde kosten De boekingen in rubriek De boekingen van de fabricagekosten De boekingen van de verkoopkosten Samenvatting en boekingsschema De fabrieksboekhouding op basis van nagecalculeerde kosten in een geautomatiseerde omgeving De fabrieksboekhouding op basis van nagecalculeerde en voorgecalculeerde kosten De boekhouding van de industriële onderneming met stukproductie bij verwerking van voorcalculaties in het grootboek De boekhouding van de industriële onderneming met massaproductie bij verwerking van standaardkosten in het grootboek De fabrieksboekhouding op basis van nagecalculeerde en voorgecalculeerde kosten in een geautomatiseerde omgeving De boekhouding van de dienstverlenende onderneming Algemeen De boekhouding van het dienstverlenende bedrijf type I De boekhouding van het dienstverlenende bedrijf type II De boekhouding van het dienstverlenende bedrijf type III De boekhouding van het dienstverlenende bedrijf type IV De boekhouding van de dienstverlenende onderneming in een geautomatiseerde omgeving Quasigoederen Algemeen De voorraad quasigoederen komt niet in het grootboek De voorraad quasigoederen komt wel in het grootboek Quasigoederen in een geautomatiseerde omgeving 663 Overzicht Engelse termen 667 Register 669 XIV Inhoud

8 1 Inleiding en algemene begrippen In dit eerste hoofdstuk maken we kennis met een groot aantal begrippen die belangrijk zijn voor onze verdere behandeling. Centraal in dit hoofdstuk staat het begrip bestuurlijke informatieverzor ging. Hieronder verstaan we het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het laten functioneren en het beheersen van een bedrijf en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. Om de bestuurlijke informatieverzorging mogelijk te maken, moeten we een informatiesysteem opzetten en laten functioneren. Het geheel van organisatorische maatregelen die we moeten nemen om dit mogelijk te maken, noemen we de administratieve organisatie. 3

9 1.1 Het informatieproces in de onderneming Bedrijfshuishouding Onderneming Een bedrijfshuishouding (bedrijf) verzorgt een bepaald gedeelte van de totale maatschappelijke productie. Een bedrijf produceert bijvoorbeeld computers, schoenen of chocoladerepen, dan wel levert transportdiensten of diensten op het gebied van de medische verzorging. Wanneer het bedrijf deze activiteiten ontwikkelt met de bedoeling hiermee winst te behalen, spreken we van een onderneming. In deze paragraaf houden we ons bezig met het informatieproces in een onderneming. In het informatieproces kunnen we de volgende fasen onderscheiden: het verzamelen van gegevens; het vastleggen van deze gegevens; het bewerken van de vastgelegde gegevens; het doorgeven van de bewerkte gegevens aan de vragers ernaar. Informatie Informatieanalyse Het is de bedoeling dat we met de verstrekte gegevens de kennis van de vragers vergroten. Gegevens waarmee we de kennis van een vrager vergroten, noemen we informatie. Zo is het cijfer 7 op zich een gegeven. Voor student Otto van Bruchem verandert het cijfer 7 in informatie als dit cijfer de uitslag van zijn tentamen Marketing is (beoordeeld op de schaal 1 t/m 10). Het is duidelijk dat een onderneming eerst moet weten welke informatie de diverse functionarissen nodig hebben, voordat ze gegevens gaat verzamelen, vastleggen en bewerken. Welke informatie een functionaris nodig heeft, hangt samen met de diverse taken die hij/zij bij de uitoefening van de functie moet vervullen. Het onderzoek naar de informatiebehoeften van de diverse medewerkers in een onderneming noemen we informatieanalyse. Door de toenemende transparantie en technologische ontwikkelingen zijn de gegevensbronnen enorm vergroot. Het belang van een nauwkeurige analyse van de informatiebehoefte neemt daardoor steeds meer toe. Dit voorkomt dat de functionaris wordt overspoeld met informatie. Als het informatieproces op gang is gekomen, is het van groot belang dat elke functionaris nagaat of de aangeboden informatie voldoet aan hetgeen hij/zij heeft gevraagd. Bovendien moet er op worden toegezien dat de informatie op tijd beschikbaar komt. Zodra op één van de hier genoemde punten tekortkomingen blijken, moet de directie ingrijpen. Wat we tot nu toe in deze paragraaf hebben besproken, kunnen we weergeven in het volgende schema. 4 Paragraaf 1.1

10 Informatiebehoeften bepalen welke gegevens moeten worden verzameld en vastgelegd Functie bepaalt de informatiebehoeften Verzamelen en vastleggen van gegevens Bewerken van gegevens Verstrekken van informatie Informatiebehoeften Functie Evaluatie of het informatieaanbod overeenstemt met de informatievraag Met de informatie die uit het informatieproces beschikbaar komt, moeten we niet alleen voorzien in de informatiebehoeften van functionarissen binnen de onderneming, maar ook van personen en instellingen buiten de onderneming. Zo wil een bank regelmatig informatie hebben over de gang van zaken in de bedrijven waaraan ze krediet heeft verleend. Ook is het mogelijk dat de verkregen informatie opnieuw dienst gaat doen als gegeven om samen met andere gegevens tot nog meer verfijn de informatie te leiden. Zo wordt voor student Otto van Bruchem het eindcijfer voor het vak Marketing bepaald aan de hand van de cijfers voor de diverse tentamens die hij in dit vak heeft afgelegd. Het bovenstaande kunnen we schematisch als volgt weergeven: Als voorziening in informatie- behoeften Verzamelen en vastleggen van Gegevens Bewerken van gegevens Informatie Bestuurlijke informatieverzorging Zodra een onderneming zich systematisch bezighoudt met de activitei ten die in bovenstaande schema s naar voren komen, is sprake van administratie of bestuurlijke informatieverzorging (BIV). Onder bestuurlijke informatieverzorging verstaan we het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het laten functioneren en het beheersen van een bedrijf en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. Paragraaf 1.1 5

11 Uit de zojuist gegeven omschrijving van bestuurlijke informatieverzorging kunnen we afleiden dat informatie in een onderneming van groot belang is bij: a het voorbereiden en het nemen van beslissingen; b het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten; c het afleggen van verantwoording. Het informatiesysteem als a tool of management Ad a Informatie als middel bij het voorbereiden en het nemen van beslis singen In elke onderneming moeten de leidinggevende functionarissen (het management) regelmatig beleidsbeslissingen nemen om de doel stellingen van de organisatie te verwezenlijken. Voorbeelden van zulke beslissingen zijn: welke producten gaat het bedrijf verkopen, welke verkoopprijzen gelden voor deze producten, welke investeringen moeten worden gedaan, hoe speelt de onderneming in op gewijzigde milieu-inzichten, enz. Om de beslissingsvoorbereiding en de besluitvorming zo goed mogelijk te laten verlopen, moeten de leidinggevende functionarissen beschikken over de informatie die zij vragen. Wanneer het informatiesysteem voldoet aan de informatie behoeften van de verschillende functionarissen, doet het dienst als een instrument bij het bedrijfsbeleid ( a tool of management ). Een zeer belangrijk onderdeel van de hier bedoelde informatie is de berichtgeving over de grootte en de samenstelling van het resultaat dat de onderneming in een bepaalde periode heeft behaald. Vooral voor het te voeren beleid in de toekomst vormt de informatie over de resultaten in het verleden belangrijk materiaal. Op basis van deze informatie kan het management beter beoordelen welke acti viteiten in de toekomst moeten worden gestimuleerd, dan wel afgeremd of bijgesteld. Natuurlijk moeten we hierbij wel bedenken dat niet alle toekomstige ontwikkelingen te voorspellen zijn en de informatie uit het verleden dus mogelijk beperkt bruikbaar is. Dit zal vooral spelen in branches met snelle ontwikkelingen. Ook voor werknemers, leveranciers, banken enz. kan informatie over het betrokken bedrijf van groot belang zijn voor de beslissingen die zij moeten nemen. Zo is het voor werknemers erg belangrijk om informatie te krijgen over de resultaten van het bedrijf en om geïnformeerd te worden over de verwachtingen met betrekking tot de resultaten in de toekomst. Als uit de informatie blijkt dat de toekomstverwachtingen zeer somber zijn, kijken zij misschien uit naar een andere baan. Ad b Informatie als middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten Op grond van de beleidsbeslissingen (zie onder a) door het management worden in een onderneming allerlei activiteiten uitgevoerd. Hierbij is het voor functionarissen die het toezicht hebben op de uitvoering, van groot belang informatie te ontvangen over de wijze waarop de uitvoering plaatsvindt. 6 Paragraaf 1.1

12 Vooral wanneer voor bepaalde werkzaamheden van tevoren normen zijn opgesteld (bijvoorbeeld het uitvoeren van een bepaalde reparatie in een half uur of het behalen van een bepaalde omzet per maand) is informatie over de werkelijkheid erg belangrijk. Dan pas kunnen zij eventuele afwijkingen ten opzichte van de normen vaststellen en de oorzaken opsporen. Hierna kunnen de toezichthoudende functionarissen de noodzakelijke maatregelen nemen. Op deze manier gaat de informatie naast beleidsinstrument ook dienst doen als beheersinstrument. In de vergelijking van het werkelijk verloop van de uitgevoerde activiteiten met de verwachtingen over deze activiteiten, herkennen we het controle-element. Hieruit volgt dat informatie ook een nuttige functie vervult als controlemiddel op de activiteiten van de werknemers in het bedrijf. Ad c Informatie als middel bij het afleggen van verantwoording De functionarissen binnen de onderneming moeten over de activiteiten die zij hebben verricht, regelmatig verant woording afleggen aan hun managers. Om dit mogelijk te maken, moet in veel gevallen de admi nistratie weer de nodige informatie verschaffen. Zo kunnen mon teurs in een garagebedrijf zich door registratie van de uren die zij hebben besteed aan de opeenvolgende reparatie-opdrachten, verantwoorden over hun tijdsbesteding. Ook zijn er functionarissen binnen de onderneming die voorraden moeten bewaren, bijvoorbeeld in het garagebedrijf de chef van het onderdelenmagazijn. Als deze functionarissen verantwoording moeten afleggen over de omvang van een bepaalde voorraad, is dit niet moeilijk als alle voorraadmutaties steeds nauwkeurig worden geadministreerd. Management Informatie Systeem 101 Wanneer informatiebehoeften van het management zijn vertaald in een systeem waarbij allerlei gegevens van binnen het bedrijf en daarbuiten worden omgezet in voor de bedrijfsleiding (bruikbare) informatie, spreken we van een Management Informatie Systeem (MIS). Ook bij de verantwoording naar buiten vervult de administratie een belangrijke functie. Zo moet elke onderneming aan de Belastingdienst (= de fiscus) informatie verstrekken over het resultaat dat in een bepaalde periode is behaald. Met behulp van de gegevens die zijn vastgelegd in de administratie, kan zij aan deze eis voldoen. Paragraaf 1.1 7

13 1.2 Administratie en boekhouding Financiële gegevens Financiële administratie De gegevens die we in de administratie vastleggen, kunnen we als volgt verdelen: gegevens die te maken hebben met geld. We noemen dit financiële gegevens. Een voorbeeld van een financieel gegeven is het nieuwe saldo dat op een bankafschrift staat. overige gegevens, die niet met geld te maken hebben. Een voorbeeld hiervan is de mailinglist, waarop alle namen en adressen van de klanten staan. De financiële administratie is het onderdeel van de administratie waarin we de financiële gegevens vastleggen. De overige gegevens noteren we in een of meer andere administraties. Voorbeelden van andere administraties zijn de voorraadadministratie (in hoeveelheden), de personeelsadministratie, en ook de agenda met de afspraken van de directeur. Schematisch kunnen we het voorgaande als volgt weergeven. Administratie Financiële administratie Andere administraties De boekhouding is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. We laten dit als volgt zien. Financiële administratie Boekhouding Overige financiële administratie 8 Paragraaf 1.2

14 Boekhouding Bij de financiële gegevens die we in de boekhouding van een bedrijf vastleggen, gaat het altijd om de veranderingen in: de bezittingen, de schulden, en het eigen vermogen. Alle andere financiële gegevens horen wel tot de financiële administratie, maar leggen we niet vast in de boekhouding. Als een onderneming bijvoorbeeld kantoormeubilair wil kopen, kan zij aan diverse leveranciers een offerte vragen. Een offerte is een prijsopgave. De financiële gegevens op deze offertes horen tot de financiële administratie. Maar we noteren ze niet in de boekhouding. Het ontvangen van offertes verandert namelijk niets aan de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen. Als de onderneming besluit tot aankoop van meubilair voor bijvoorbeeld d , krijgt zij te maken met financiële gegevens die zij wel in haar boekhouding vastlegt. Als het meubilair pas na de levering betaald hoeft te worden, veranderen bij de koper: de bezittingen (er komt nieuw meubilair met een waarde van d bij); de schulden (er ontstaat een schuld van d aan de leverancier van het meubilair). Wanneer het gekochte meubilair onmiddellijk na aankoop tegen contante betaling voor d wordt verkocht (bijvoorbeeld omdat het niet bevalt), krijgt de onderneming ook weer te maken met financiële gegevens die zij in de boekhouding moet noteren. Bij de onderneming zien we dan veranderingen in: de bezittingen (het meubilair met een waarde van d wordt vervangen door d kasgeld); het eigen vermogen (dit wordt minder door het verlies van d bij de verkoop van het meubilair). In het volgende overzicht geven we enkele voorbeelden van feiten die we systematisch vastleggen en die dus deel uitmaken van de administratie. Slechts enkele van deze feiten leiden tot een registratie in de boekhouding. Paragraaf 1.2 9

15 Systematisch vastgelegde feiten met betrekking tot Vastgelegd in boekhouding Nee Ja diverse persoonlijke gegevens van de personeelsleden de uitbetaalde vakantiegelden aan de personeelsleden ontvangen offertes voor aan te schaffen software een ontvangen factuur voor gekochte software Veranderingen in de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een onderneming zijn meestal het gevolg van de goederen- en geldstromen die door de onderneming lopen. Handelsonderneming In de volgende figuur brengen we deze stromen in beeld voor een handelsonderneming. Een handelsonderneming koopt goederen in met de bedoeling deze goederen meestal in dezelfde vorm met winst te verkopen (bijvoorbeeld een bedrijf dat handelt in tuinbeelden of in kantoorartikelen). Inkopen Goederen Verkopen Schulden Vorderingen Betalen Geld in kas of bij bank Innen Waardenkringloop In bovenstaande figuur zien we een doorlopende beweging met de wijzers van de klok mee. De diverse onderdelen in de figuur staan met elkaar in relatie. De cirkels symboliseren een handeling, terwijl de rechthoeken voorraden voorstellen. Het bovenste gedeelte van de afbeelding gaat over de goederenstromen in de onderneming, in het onderste deel hebben we de geldstromen weergegeven. Door de diverse handelingen ontstaan wijzigingen in de waarden van de diverse voorraden. De figuur laat dus de waardenkringloop zien. 10 Paragraaf 1.2

16 Omvormingsproces De figuur ondergaat een uitbreiding als sprake is van een industriële onderneming. In zo n onderneming worden door middel van een technisch omvormingsproces (transformatieproces) grondstoffen omgezet in eindproducten. Ook bij sommige dienstverlenende ondernemingen (restaurants, drukkerijen) zien we zo n omvormingsproces. Het gevolg hiervan is dat we in de hiervóór gegeven figuur de rechthoek Goederen moeten vervangen door: Grondstoffen Produceren Eindproducten De industriële onderneming en de dienstverlenende onderneming bespreken we in de vierde afdeling van dit boek en in deel 2 van de serie Boekhouden geboekstaafd. Kenmerkend voor de boekhouding is, dat we hierin uitsluitend de wijzigingen in de waarden van de diverse voorraden (de grootheden in de recht hoeken) vastleggen. Als resultante hiervan noteren we in de boekhouding tegelijkerijd de wijzigingen in de grootte en de samenstelling van het eigen vermogen. Te beginnen met hoofdstuk 2 lichten we het bovenstaande met voorbeelden toe. Paragraaf

17 1.3 Administratieve organisatie, bestuurlijke informatieverzorging en interne controle Administratieve organisatie Bestuurlijke informatiekunde Informatie- en communicatietechnologie Externe controle Interne controle Controletechnische functiescheiding In paragraaf 1.1 zagen we dat het beschikken over informatie in een onderneming om diverse redenen van grote betekenis is. Het geheel van organisatorische maatregelen die in een onderneming worden genomen om de bestuurlijke informatieverzorging op de juiste wijze te laten plaatsvinden, noemen we de administratieve organisatie (AO) van de onderneming. De administratieve organisatie moet zorgen voor het opzetten en laten functioneren van een informatiesysteem waarmee de bestuurlijke informatieverzorging mogelijk wordt gemaakt (administratieve organisatie + bestuurlijke informatieverzorging = Accounting Information Systems). Het is duidelijk dat bij dit alles gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van automatisering. Voor het gehele terrein van het opzetten van een geautomatiseerd informatiesysteem ten behoeve van de bestuurlijke informatieverzorging gebruiken we vaak één naam: bestuurlijke informatiekunde (BIK). De technologie die we hierbij inschakelen, noemen we informatie- en communicatietechnologie (ICT). Het is belangrijk dat de informatie die uit het informatieproces beschikbaar komt, betrouwbaar is. Om dit te bereiken, moet controle worden uitgeoefend door functionarissen buiten het bedrijf We spreken dan van externe controle. Hierbij kunnen we denken aan de controle door een externe accountant. binnen het bedrijf In dit geval is sprake van interne controle. Deze wordt uitgeoefend door de directie van de onderneming of door functionarissen aan wie de directie deze taak overdraagt (delegeert). Bij de interne controle moeten we zo veel mogelijk vermijden dat een functionaris zijn eigen werk controleert. Om dit te bereiken, maken we gebruik van controletechnische functiescheiding. Deze is gebaseerd op bestaande belangen tegenstellingen tussen medewerkers onderling. Om een voorbeeld te geven: wanneer de medewerker van de expeditie-afdeling meer artikelen uit het magazijn wil halen dan waarvoor hij verzendopdrachten inlevert, zal de magazijnchef bezwaar maken. De magazijnchef weet namelijk dat hij regelmatig wordt gecontroleerd op het juiste aantal artikelen in zijn magazijn. 12 Paragraaf 1.3

18 In paragraaf 4.5 komen we op deze controletechnische functiescheiding terug. Om inzicht te krijgen in de interne-controlemogelijkheden op basis van functiescheiding, staan we stil bij de relaties die naar voren komen in de eerder besproken waardenkringloop. Anders gezegd: Het waardenkringloopproces zorgt voor een aantal dwingende verbanden, waarvan we bij de interne controle gebruikmaken. Wanneer we de controletechnische functiescheiding in de figuur van de waardenkringloop van een handelsbedrijf weergeven, zien we het volgende: Inkopen Goederen Verkopen Schulden Administratie Vorderingen Betalen Geld in kas of bij bank Innen De horizontale en verticale stippellijnen geven de controletechnische functiescheiding weer, terwijl de pijlen meldingen voorstellen vanuit alle bedrijfsonderdelen naar de administratie. De administratie kan nagaan of de ontvangen meldingen met elkaar in overeenstemming zijn. Zo moet de melding door de verkoopafdeling over het aantal verkochte artikelen gelijk zijn aan de melding door de magazijnchef over het aantal afgeleverde artikelen, als verkoop en aflevering altijd gelijktijdig plaatsvinden. Verbandscontrole 102 Als controle kunnen we ook gebruikmaken van verbandscontroles; zo kan er bijvoorbeeld een relatie zijn tussen de vrachtkosten en het aantal afgeleverde verkooporders, of tussen het brandstofverbruik en het aantal gereden kilometers. Paragraaf

19 1.4 Verslaggeving Jaarrekening In paragraaf 1.2 hebben we aangegeven dat alle aantekeningen in de boekhouding betrekking hebben op waarden. Na verwerking van de in de boekhouding vastgelegde waarden ontstaat de mogelijkheid een heel specifiek stuk informatie te verschaffen. Dit is het jaarlijkse financiële verslag, dat bestaat uit de balans, de winst-enverliesrekening en een toelichting op deze overzichten 1. Het verslag dat we éénmaal per jaar aan het eind van het boekjaar opstellen, is de jaarrekening (financial statements of annual accounts of annual report). Interne jaarrekening Interne verslaggeving Fiscale jaarrekening In de eerste plaats wordt de jaarrekening opgesteld voor de leiding van de onderneming. Deze jaarrekening noemen we daarom de interne jaarrekening. De informatie in deze jaarrekening dient ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen in een onderneming. Daarom willen de meeste ondernemingen het interne cijfermateriaal veel vaker dan éénmaal per jaar beschikbaar hebben. Dit geldt in het bijzonder voor de cijfers over de resultaten. Vandaar dat in veel ondernemingen winst-enverliesrekeningen op korte termijn (bijvoorbeeld per maand) worden samengesteld. Belangrijk hierbij is dat deze overzichten snel na afloop van de betrokken periode beschikbaar zijn en dat deze overzichten gedetailleerde informatie bevatten over het interne bedrijfsgebeuren. Zo moet bij een industriële onderneming informatie beschikbaar komen over de in een bepaalde periode gefabriceerde hoeveelheid eindproducten en producten in bewerking en de daaraan bestede kosten. Indien voor deze grootheden van tevoren normen zijn opgesteld, wil de onderneming informatie hebben over eventuele afwijkingen ten opzichte van deze normen, de oorzaken van deze afwijkingen en dergelijke. Alle informatie ten behoeve van het management noemen we interne verslaggeving (management accounting). In de tweede plaats moet een onderneming een financieel overzicht opstellen voor de Belastingdienst (= fiscus). Aangezien de overheid belasting heft over de door de onderneming gemaakte winst, wil de Belastingdienst jaarlijks beschikken over onder andere een fiscale balans, een fiscale winst-enverliesrekening en een berekening van het belastbaar bedrag. De aan de fiscus te verstrekken informatie moet voldoen aan speciale regels, vastgelegd in belastingwetten. De voor de fiscus opgestelde jaarrekening is de fiscale jaarrekening; zij doet dienst als verantwoordingsmiddel. In verband met de speciale regels die voor het opstellen van de fiscale jaar- 1 De genoemde overzichten bespreken we in hoofdstuk Paragraaf 1.4

20 rekening gelden, kan deze afwijken van de interne jaarrekening en eveneens van de hierna te bespreken externe jaarrekening. Kleine niet-publicatieplichtige ondernemingen richten hun boekhouding uit kostenbesparing vaak in volgens fiscale grondslagen. Het Burgerlijk Wetboek legt iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, de verplichting op een boekhouding te voeren. Met name wordt gewezen op de verplichting jaarlijks een balans en winst-en-verliesrekening vergezeld van een toelichting op te maken. Over de manier waarop de boekhouding moest worden gevoerd en de balans en de winst-en-verliesrekening moesten worden opgesteld, gaf de wetgever lange tijd maar heel weinig voorschriften. Met het ontstaan van ondernemingen die rechtspersoon zijn (zoals de nv en de bv), kregen we een situatie waarin de leiding vaak geheel of gedeeltelijk bestaat uit personen die geen eigenaar zijn. De informatie in de jaarrekening gaat hier dienst doen als verantwoordingsmiddel van de leiding tegenover de eigenaren. Externe jaarrekening Samenvaljaarrekening Gepubliceerde jaarrekening Externe verslaggeving Bij het opstellen van de jaarrekening voor deze eigenaren de zgn. externe jaarrekening moet worden voldaan aan een groot aantal wettelijke bepalingen. Deze zijn te vinden in Titel 9 Boek 2 BW (= Burgerlijk Wetboek). Verder zijn bij het opstellen van de externe jaarrekening van belang: de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (een Nederlands orgaan), en de International Financial Reporting Standards (IFRS) van de International Accounting Standards Board (IASB), die vanaf 1 januari 2005 gelden voor de geconsolideerde jaarrekening van beursgenoteerde ondernemingen. Kleine en niet-actieve bv s en nv s hebben de mogelijkheid om op basis van fiscale waarderings- en winstbepalingsgrondslagen een jaarrekening samen te stellen, die als fiscale én als externe jaarrekening wordt gebruikt. Zo n jaarrekening noemen we een samenvaljaarrekening. De wetgever heeft ook bepaald dat de externe jaarrekening van bijvoorbeeld elke nv en bv geheel of gedeeltelijk openbaar gemaakt moet worden. Dit gebeurt door deze jaarrekening voor iedereen ter inzage te leggen bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. We spreken dan over de gepubliceerde jaarrekening. Door middel van deze jaarrekening ver strekt de onderneming financiële informatie aan geïnteresseerde derden in het algemeen (vermogensver strek - kers, werknemers, leveranciers, e.d.). Voor deze groep personen en instellingen doet de informatie in de gepubliceerde jaarrekening dienst als middel bij het voorbereiden en het nemen van beslissingen. Het verstrekken van financiële informatie met behulp van de externe jaarrekening aan de eigenaren van de onderneming en in geval van publicatie van deze jaarrekening aan allerlei andere belanghebbenden, is een voorbeeld van externe verslaggeving (financial accounting). In deel 3 van deze serie besteden we aan de fiscale en de externe jaarrekening uitgebreid aandacht. Paragraaf

21 1.5 De geautomatiseerde administratie Geïntegreerd informatiesysteem Externe integratie van informatiesysteem In ondernemingen is de administratie, inclusief de boekhouding, geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd. Omdat in een geautomatiseerde boekhouding van het boekhoudproces weinig is te zien en kennis hierover niet kan worden gemist, biedt Boekhouden geboekstaafd een mix van de handmatige en de geautomatiseerde boekhouding. De geautomatiseerde boekhouding was in het begin niet meer dan een boekhouding, gevoerd met de computer. Al gauw ontwikkelde de geautomatiseerde boekhouding zich tot een geautomatiseerde financiële administratie, doordat andere onderdelen uit de financiële administratie aan de geautomatiseerde boekhouding werden gekoppeld. Een voorbeeld hiervan is het koppelen van de loonadministratie, inclusief de loonberekeningen, aan de geautomatiseerde boekhouding. Lange tijd bleef het financiële informatiesysteem echter gescheiden van allerlei andere systemen, zoals logistieke systemen en systemen waarin de relatie met de afnemers wordt bijgehouden. De integratie van dergelijke systemen neemt steeds meer toe. In plaats van het registreren van een verkooptransactie in drie ( eiland )systemen, leggen we de transactie tegenwoordig vast in één geïntegreerd informatiesysteem. Hierbij worden de verschillende deelsystemen gelijktijdig bijgewerkt; in dit geval de financiële aspecten in het financiële deelsysteem, de planning van de goederenaflevering in het logistieke deelsysteem en de commerciële aspecten in het verkoopdeelsysteem. Een verdere vorm van integratie vindt plaats via externe integratie. In dit geval is er een verbinding gelegd tussen het financiële informatiesysteem van een onderneming met dat van een derde, bijvoorbeeld een bank. Door gebruik te maken van elektronisch bankieren kan de onderneming betaalgegevens op elektronische wijze uitwisselen met de bank. De software is zo gemaakt dat de gegevens die van de bank worden ontvangen, meteen kunnen worden doorgesluisd naar het financiële informatiesysteem. Ook kunnen met de software in het financiële informatiesysteem betaalopdrachten worden aangemaakt en van daaruit worden doorgestuurd naar de bank. Andere voorbeelden van externe integratie zien we bij de uitwisseling van gegevens tussen de onderneming en haar accountant en bij de aanlevering van gegevens door de onderneming aan de Belastingdienst. Ook het door afnemers bestellen van artikelen via een website van een onderneming op internet, is voor die onderneming een voorbeeld van externe integratie. 16 Paragraaf 1.5

22 Een combinatie van interne en externe integratie vinden we in nog grotere mate bij toepassing van ERP (Enterprise Resource Planning) -systemen. ERPsystemen zijn ontwikkeld voor kleine bedrijven maar ook voor zeer grote productie-ondernemingen. Bij deze systemen zien we twee manieren van gegevensinvoer: de gegevens worden ingevoerd op de plaats waar ze ontstaan en worden vervolgens doorgesluisd naar de boekhouding; de gegevens worden ingevoerd via de boekhouding en worden daarbij voorzien van relevante gegevens ten aanzien van afdelingen, producten e.d. waarop ze betrekking hebben. Ook zijn er geïntegreerde ERP-systemen waarbij op basis van een externe handeling, bijvoorbeeld een aankoop door een klant, een compleet traject in gang wordt gezet met betrekking tot het logistieke en financiële ysteem. In de vier afdelingen van Boekhouden geboekstaafd 1 is het uitgangspunt steeds: de handmatig gevoerde boekhouding. In de laatste paragraaf van de meeste hoofdstukken laten we echter ook zien hoe de aanpak is in een geautomatiseerde boekhouding. We gaan daarbij niet uit van een bepaald boekhoudpakket, maar bespreken een en ander in algemene termen. In hoofdstuk 13 houden we ons in het hele hoofdstuk bezig met de geautomatiseerde boekhouding. 103 In de via de website te downloaden cases bij dit boek maken we gebruik van de softwareprogramma s AccountView en Exact Online. Ook de handleidingen voor het gebruik van deze programma s zijn te vinden op deze website. Paragraaf

23 Begrippenlijst hoofdstuk 1 Bedrijfshuishouding Onderneming Informatie Informatieanalyse Bestuurlijke informatieverzorging (BIV) (= Administratie) Management Informatie Systeem (MIS) Financiële administratie Boekhouding Handelsonderneming Waardenkringloop Transformatieproces Administratieve organisatie (AO) Bestuurlijke informatiekunde (BIK) Economisch zelfstandige duurzame organisatie van arbeid en kapitaal, die zich richt op het leveren van goederen en/of het verlenen van diensten. Een bedrijfshuishouding die gericht is op het maken van winst. Gegevens waarmee de kennis van een bepaalde persoon wordt vergroot. Een onderzoek naar de informatiebehoeften van de diverse functionarissen in een onderneming. Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het laten functioneren en het beheersen van een bedrijf en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. Systeem waarbij allerlei gegevens die zijn verzameld binnen het bedrijf en daarbuiten, worden omgezet in voor het management bruikbare informatie. Onderdeel van de administratie waarin de financiële gegevens worden vastgelegd. Gedeelte van de administratie waarin gegevens over financiële feiten worden vastgelegd, die leiden tot veranderingen in de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen. Onderneming die goederen inkoopt met de bedoeling deze in onver anderde vorm met winst te verkopen. Weergave van de relaties tussen geld- en goederen stromen binnen een onderneming. Omvormingsproces van grondstoffen naar eindproducten binnen een industriële onderneming. Door dit transformatieproces onderscheidt de industriële onderneming zich van de handelsonderneming. Ook bij sommige dienstverlenende ondernemingen zien we zo n omvormingsproces. Het geheel van organisatorische maatregelen die in een onderneming worden genomen om de bestuurlijke informatieverzorging op de juiste wijze te laten plaatsvinden. Studiegebied van de bestuurlijke informatieverzorging dat zich richt op het opzetten van een geautomatiseerd informatiesysteem. 18 Begrippenlijst hoofdstuk 1

24 Informatie- en communicatietechnologie (ICT) Verbandscontrole Jaarrekening Interne jaarrekening Fiscale jaarrekening Externe jaarrekening Samenvaljaarrekening Gepubliceerde jaarrekening Geïntegreerd informatiesysteem Externe integratie van informatiesystemen Technologie die wordt ingeschakeld bij het opzetten van een geautomatiseerd informatiesysteem. Controle-aanpak die gebaseerd is op toetsing van de onderlinge relatie tussen twee grootheden. Jaarlijks opgemaakt financieel verslag dat bestaat uit de winst-en-verliesrekening, de balans en een toelichting op deze overzichten. Jaarrekening die informatie bevat ter ondersteuning van besluitvormingsprocessen en ter bijsturing van de uitvoering binnen de onderneming. Dit cijfermateriaal wordt overigens meestal vaker dan éénmaal per jaar samengesteld. Jaarrekening die is opgesteld volgens voorschriften die zijn vastgelegd in belastingwetten en die de bedoeling heeft de Belastingdienst te informeren over het belastbaar bedrag in een bepaald boekjaar. Jaarrekening die is opgesteld volgens wettelijke eisen (uit het BW) en andere regelgeving, bestemd voor het afleggen van verantwoording aan de aandeelhouders (bij een bv/nv). Door kleine en niet-actieve bv s en nv s op basis van fiscale waarderings- en winstbepalingsgrondslagen samen te stellen jaarrekening, die als fiscale én als externe jaarrekening wordt gebruikt. Jaarrekening waarmee financiële informatie wordt verstrekt aan geïnteresseerde derden in het algemeen. Deze jaarrekening moet ter inzage worden gelegd bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Informatiesysteem dat alle aspecten van een transactie in verschillende deelsystemen tegelijkertijd registreert. Integratie van het interne informatiesysteem met een of meer externe informatiesystemen. Begrippenlijst hoofdstuk 1 19

25 Zelftoets hoofdstuk 1 Geef voor elk van de onderstaande gegevens aan bij welk administratieonderdeel van een bedrijf het hoort. 1 de adressen van de werknemers; 2 het nieuwe saldo op de afrekening van de Rabobank; 3 het aantal artikelen dat in voorraad is; 4 het aantal kilometers dat een vertegenwoordiger wekelijks met de auto (van het bedrijf) rijdt; 5 de aanschafprijzen van de verschillende computers; 6 de kosten van het koud buffet op de personeelsavond. Gegeven Financiële Andere administraties administratie Voorraad- Personeelsadministratie administratie Zelftoets hoofdstuk 1