15 december Rapportage personele unies Inleiding

Transcriptie

1 Toezichtkamer 15 december 2009 Rapportage personele unies Inleiding Deze notitie bevat de rapportage van een onderzoek dat is gedaan naar personele unies binnen de product- en bedrijfschappen. Vorig jaar is een eerste onderzoek naar personele unies bij product- en bedrijfschappen uitgevoerd. Door middel van dit vervolgonderzoek wordt nagegaan in hoeverre product- en bedrijfschappen voldoen aan hetgeen hierover in het principe van goed schapbestuur is opgenomen. Bekeken wordt in hoeverre product- en bedrijfschappen nog steeds voldoen aan het principe dan wel inmiddels voldoen aan de tekortkomingen die in 2008 zijn geconstateerd. Bij personele unies gaat het om personen die in het bestuur van een product- of bedrijfschap zitting hebben en tevens een bestuurlijke functie vervullen binnen een andere organisatie die op enige wijze een relatie heeft met het schap. Bij dit laatste kan het gaan om een benoemingsgerechtigde organisatie van het schap of een organisatie die rechtstreekse (financiële) banden heeft met het schap. Het mogelijke risico van personele unies is dat belangenverstrengeling bij bestuurders kan optreden. Daarbij kan gedacht worden aan de situatie waarin een bestuurder van een schap elders andere (bestuurlijke) functies vervult die (kunnen) conflicteren met de functie en verantwoordelijkheid bij het schap. Deze situatie kan ten koste gaan van goed en onafhankelijk bestuur. De integriteit van het bestuur, en daarmee de geloofwaardigheid en het draagvlak van het schap staan dan ter discussie. Dit geldt in het bijzonder voor personele unies op bestuurdersniveau tussen een schap en een derdeorganisatie waarmee financiële of contractuele relaties bestaan. Een sprekend voorbeeld is een geval waarin een organisatie waarmee bestuurlijke banden bestaan op voorhand (zonder dat een objectieve beoordeling heeft plaatsgevonden) de voorkeur krijgt boven een organisatie waarmee dergelijke banden niet bestaan. Deze rapportage behandelt in paragraaf 2 de aanleiding voor en het doel van het onderzoek. In paragraaf 3 wordt beschreven hoe het onderzoek is uitgevoerd. Paragraaf 4 beschrijft de bevindingen van het onderzoek. Voorts worden in paragraaf 5 enkele conclusies uit de bevindingen getrokken; ook zijn enkele aandachtspunten opgenomen. Tot slot worden er in paragraaf 6 aanbevelingen gedaan.

2 2 2. Aanleiding en doel In 2007 hebben de schappen gezamenlijk de Code Goed Bestuur product- en bedrijfschappen (de Code) opgesteld. In de Code zijn bepalingen opgenomen over openbaarmaking van financiële relaties, over het voorkomen van belangenverstrengeling van bestuurders en over personele unies 1. Met de wijziging van de Wet op de bedrijfsorganisatie (Wbo) is de Code in artikel 92a van de wet verankerd. Bij algemene maatregel van bestuur (amvb) is bepaald dat een schap in ieder geval voldoende waarborgen voor goed bestuur biedt indien hij zijn organisatie en werkwijze heeft ingericht overeenkomstig de principes van goed schapbestuur. De SER heeft de wettelijke taak om toe te zien op de naleving ervan. In 2008 is een inventariserend onderzoek gedaan naar personele unies binnen de product- en bedrijfschappen. Bij dat onderzoek is de Code als uitgangspunt genomen, omdat er nog geen amvb voorhanden was. Het doel van het onderzoek was zicht te verkrijgen in de aard en de omvang van de meest risicovolle personele unies. Het onderzoek beperkte zich toentertijd tot het in kaart brengen van personen die in het bestuur van een product- of bedrijfschap zitting hebben en tevens een bestuurlijke functie vervullen binnen een andere organisatie die op enige wijze een relatie heeft met het schap. Bij dit laatste ging het specifiek om een organisatie die rechtstreekse (financiële) banden heeft met het schap, niet zijnde een benoemingsgerechtigde organisatie. Hierbij werd tevens ook gekeken naar de kwaliteit, de volledigheid en transparantie van de (openbare) overzichten met de nevenfuncties van de bestuursleden van de schappen en de overzichten van de financiële relaties van de schappen. Dat onderzoek leverde de volgende conclusie op. De transparantie van nevenfuncties moest verder verbeterd worden. Weliswaar hadden, op één na, alle schappen een overzicht met de nevenfuncties opgesteld, maar in veel gevallen gaf dit overzicht onvoldoende of onduidelijke informatie. Ook werden er aanbevelingen gedaan ten aanzien van punten die niet vereist zijn op grond van de Code, maar de transparantie wel zouden verbeteren. Zo sloot het overzicht van nevenfuncties veelal niet aan bij de ordening van gegevens in het jaarverslag. Daarnaast was de in de jaarrekeningen opgenomen indeling van benoemingsgerechtigde en overige organisaties niet altijd helder. Ten slotte bleek dat veel schappen het overzicht van nevenfuncties uitsluitend baseren op de informatie die de individuele bestuursleden zelf aanleveren. Van de product- en bedrijfschappen mag verwacht worden dat er voor gezorgd wordt dat de opgave tijdig wordt ontvangen en dat de opgave met enige regelmaat wordt geactualiseerd. Het doel van dit onderzoek is om na te gaan of product- en bedrijfschappen nog steeds voldoen aan hetgeen hierover in de principes van goed schapbestuur is opgenomen dan wel inmiddels voldoen aan de tekortkomingen die in 2008 zijn geconstateerd. 1 Respectievelijk Principe III, V en VI.

3 3 Het onderzoek dient antwoord te geven op de volgende vragen: 1. in hoeverre kunnen de nevenfuncties van bestuursleden (en diens plaatsvervangers) en (indien van toepassing de 88a-commissieleden) van de schappen via de website en het jaarverslag geraadpleegd dan wel opgevraagd worden? 2. in hoeverre zijn de vereisten in uitwerking 4 (de datum van de eerste benoeming, de functies binnen het schap, voor het schap relevante nevenfuncties bezoldigd en onbezoldigd) in het overzicht van nevenfuncties opgenomen? 3. zijn de overzichten van nevenfuncties en de overzichten van de financiële en contractuele relaties van de schappen op grond van de Code en de Vfb voldoende transparant? 4. welke opgegeven nevenfuncties betreffen bestuursfuncties bij organisaties (niet zijnde de dragende organisaties) waarmee het schap een financiële dan wel contractuele relatie heeft? 5. in hoeverre wordt op de website en in het jaarverslag melding gemaakt op welke wijze de vermelding van relevante nevenfuncties actueel wordt gehouden? De vragen 1 tot en met 3 vloeien direct voort uit het betreffende principe van goed schapbestuur en schappen dienen daaraan dan ook te voldoen. 3. Begrippenkader en werkwijze In de inleiding van deze rapportage is kort weergegeven wat onder personele unies wordt verstaan. Daarbij is het ook van belang om het onderzoek verder af te bakenen door te vermelden wat onder bestuurders wordt verstaan. De Wbo spreekt van bestuurders van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur. De Code past een ruimere definitie van bestuurders toe. In de Code wordt onder bestuurders namelijk begrepen de voorzitter, de bestuursleden van het algemeen en dagelijks bestuur, de 88a-commissieleden en leden van (niet-wettelijke advies) commissies. Om aan te sluiten bij de ruimere definitie in de Code is dit onderzoek, in vergelijking tot het vorige onderzoek, uitgebreid met de 88a-commissieleden. Binnen de besturen kunnen verschillende typen personele unies voorkomen, te weten: - personen die in het bestuur van een schap of een 88a-commissie zitting hebben en tevens een bestuurlijke functie vervullen binnen een benoemingsgerechtigde organisatie; - personen die in het bestuur van een schap of een 88a-commissie zitting hebben en eveneens een bestuurlijke functie vervullen bij een derdeorganisatie, waarbij er rechtstreekse financiële relaties of contractuele banden bestaan tussen het schap en de bewuste organisatie. Onder het begrip financiële relatie is in dit onderzoek begrepen hetgeen is bepaald in artikel 1, onder d, Besluit beleidsregels Bestuurskamer. In dit besluit wordt onder financiële relatie verstaan: 1. het verstrekken van subsidie; 2. het uitbesteden van een dienst in relatie tot de in artikel 71 van de wet beschreven taak van bedrijfslichamen.

4 4 Het onderzoek betreft instellingen en organisaties, niet zijnde benoemingsgerechtigde organisaties, waarmee financiële relaties zijn aangegaan of onderhouden als bedoeld in artikel 22 van de Verordening financiën bedrijfslichamen 1999 (Vfb) 2. Het risico is dat alleen organisaties en personen geld ontvangen die op enigerlei wijze een band onderhouden met het schap en daarmee deze organisaties bevoordelen. Het uitgevoerde onderzoek vond plaats door allereerst de openbare informatiebronnen zoals de websites en de jaarverslagen van de schappen te raadplegen. Daaruit moet duidelijk worden hoe het overzicht van nevenfuncties geraadpleegd of opgevraagd kan worden. In de meeste gevallen zijn de overzichten gepubliceerd op de website. In één geval zijn stukken opgevraagd bij het schap omdat het schap ervoor gekozen heeft om dit niet te publiceren op de website, maar wel de mogelijkheid bood om het op te vragen. Daarnaast is gekeken naar de overzichten van de externe financiële relaties van de schappen in de jaarrekening. Daarbij is een match gemaakt om te vergelijken welke financiële relaties ook voorkomen in het overzicht nevenfuncties van bestuurders. Aan de hand van deze vergelijking is per schap inzichtelijk gemaakt hoeveel bestuurders een bestuursfunctie hebben bij een organisatie waarmee het schap een financiële relatie heeft alsook hoeveel van deze organisaties één of meer bestuurders van het schap als bestuurder hebben. Ten slotte is onderzocht of op grond van de website en het jaarverslag is na te gaan op welke wijze de vermelding van relevante nevenfuncties actueel wordt gehouden. Nagegaan is welke procedure het bestuur hanteert om de gegevens met betrekking tot de nevenfuncties up to date te houden. De concept rapportage is aan de product- en bedrijfschappen voorgelegd met het verzoek eventuele feitelijke onjuistheden aan te geven. Enkele schappen hebben naar aanleiding daarvan laten weten dat geconstateerde tekortkomingen niet feitelijk onjuist zijn, maar inmiddels zijn hersteld. Dit leidde niet tot aanpassing van de bevindingen, omdat de periode waarin het onderzoek is uitgevoerd bepalend is voor de in deze rapportage opgenomen bevindingen. Indien schappen zelf aangeven inmiddels te voldoen, wordt daar in de rapportage melding van gemaakt. 2 Artikel 22 Verordening financiën bedrijfslichamen 1999 luidt voor zover hier relevant: De toelichting op de rekening van baten en lasten is ingericht overeenkomstig de inrichting van de toelichting op de begroting en bevat ten minste: ( ) f. een overzicht van de benoemingsgerechtigde organisaties waarmee financiële relaties zijn aangegaan of onderhouden, alsmede instellingen waarin deze organisaties participeren en waarmee financiële relaties worden aangegaan of onderhouden, plus de daarmee gemoeide bedragen en de bestedingen; g. een overzicht van de overige organisaties waarmee financiële relaties zijn aangegaan of onderhouden, plus de daarmee gemoeide bedragen en de bestedingen; hierbij geldt als ondergrens: euro per financiële relatie of, indien het totaal aan financiële relaties niet méér bedraagt dan 1 miljoen euro: 5 procent van het totale bedrag aan financiële relaties; ( )

5 5 4. Bevindingen Aan de hand van de overzichten van de nevenfuncties, de gegevens aangaande financiële relaties van het schap en informatie betreffende de actualiteit en de volledigheid van de overzichten is getracht de vijf vragen die in paragraaf 2 zijn opgenomen, te beantwoorden. De inventarisatie van alle voor het onderzoek relevante gegevens is opgenomen in de bijlage. 1. In hoeverre kunnen de nevenfuncties van bestuursleden en (indien van toepassing de 88a-commissieleden) van de schappen via de website en het jaarverslag geraadpleegd dan wel opgevraagd worden? De overzichten van de nevenfuncties van bestuurders zijn bij 14 van de 17 schappen opgenomen op hun website. Het Bedrijfschap Afbouw geeft op de website aan dat dit overzicht opvraagbaar is. Daarmee voldoen 15 van de 17 schappen aan dit principe. Bij de overige twee schappen, te weten het Vis en het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel, is het overzicht van nevenfuncties niet openbaar. Het Vis wenste aanvankelijk geen overzicht op te stellen, omdat zij meende geen personele unies te hebben. Uit het onderzoek van 2008 bleek dat bij dit schap wel sprake is van personele unies. Het schap is tot op heden herhaaldelijk verzocht om een overzicht op te stellen en openbaar te maken. Het schap heeft tot op heden laten weten daarmee bezig te zijn en spoedig tot openbaarmaking over te gaan. Op grond van de website en het jaarverslag van het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel valt niet op te maken waar het overzicht van nevenfuncties van bestuurders te raadplegen is. Deze twee schappen voldoen derhalve niet aan dit principe van goed schapbestuur. Aangezien in dit onderzoek expliciet is gekeken naar de personele unies bij alle bestuurders (inclusief de 88a-commissieleden) is ook bezien in hoeverre de overzichten naast de nevenfuncties van de bestuursleden ook de nevenfuncties van de 88acommissieleden omvatten. Van de zeven schappen die een 88a-commissies hebben, hebben twee schappen geen (volledig) overzicht van de nevenfuncties van de 88acommissieleden opgenomen. Bij het Dranken ontbraken de overzichten met de nevenfuncties van de leden van drie van de vier 88a-commissies (de commissie Bier, de commissie Frisdranken en Waters en de commissie Slijters). Bij het Hoofdbedrijfschap Detailhandel ontbrak ten tijde van het onderzoek een overzicht van de nevenfuncties van de leden van de drie bestaande 88a-commissies. Naar aanleiding van deze constatering heeft het Hoofdbedrijfschap Detailhandel inmiddels een overzicht van de nevenfuncties van de leden van de drie 88a-commissies opgesteld. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de overzichten van nevenactiviteiten van de bestuurders van schappen onderling sterk verschillen. Er bestaat diversiteit in de opzet van de overzichten, de rubricering van deze informatie, de hoeveelheid aan verstrekte informatie en de volledigheid van de overzichten.

6 6 2. In hoeverre zijn de vereisten in uitwerking 4 (de datum van de eerste benoeming, de functies binnen het schap, voor het schap relevante nevenfuncties bezoldigd en onbezoldigd) in het overzicht van nevenfuncties opgenomen? Van de 15 schappen die een overzicht met de nevenfuncties van de bestuurders hebben opgesteld, hebben vier schappen (het Margarine, Vetten en Oliën, het Dranken, het Wijn en het Bedrijfschap Horeca en Catering) de data van eerste benoeming van de bestuurders niet in het overzicht opgenomen. Naar aanleiding van deze constatering heeft het Margarine, Vetten en Oliën inmiddels de data van eerste benoeming van de bestuurders in het overzicht opgenomen. Aan de overige twee vereisten (het vermelden van de functies binnen het schap en het vermelden van voor het schap relevante nevenfuncties) voldoen al deze 15 schappen. Ook hierbij wordt opgemerkt dat een aantal schappen niet precies aangeeft wat voor type functie de bestuurders vervullen bij de opgegeven organisaties. In een aantal gevallen worden de namen van de relevante organisaties waar de bestuurders een functie vervullen, afgekort. Het is dan voor de lezer onduidelijk welke organisaties dit betreffen, met als gevolg dat het ook lastig is om na te gaan of het schap een financiële of contractuele relatie heeft met de desbetreffende organisaties. 3. Zijn de overzichten van nevenfuncties en de overzichten van de financiële en contractuele relaties van de schappen op grond van de Code en de Vfb voldoende transparant? Uit het onderzoek blijkt dat praktisch alle -15 van de 17- schappen een overzicht van nevenfuncties van de bestuurders hebben en via een openbare bron verstrekken. Vier van deze 15 schappen zijn op één onderdeel, het vermelden van de datum van eerste benoeming van de bestuurders, onvoldoende transparant (zie het vorige punt). Geconstateerd kan worden dat 11 van de 17 schappen volledig voldoen aan de op grond van de Code en Vfb vereiste transparantie van de overzichten. Aan de overige twee vereisten (het vermelden van de functies binnen het schap en het vermelden van voor het schap relevante nevenfuncties) voldoen al deze 15 schappen. 4. Welke opgegeven nevenfuncties betreffen bestuursfuncties bij organisaties (niet zijnde de dragende organisaties) waarmee het schap een financiële dan wel contractuele relatie heeft? Alle schappen, met uitzondering van het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel 3, hebben in de jaarrekening 2008 een helder overzicht van de financiële relaties opgenomen. Ten aanzien van de jaarrekeningen van drie schappen - te weten het Bedrijfschap Afbouw, het Hoofdbedrijfschap Detailhandel en het Margarine, Vetten en Oliën - werd geconstateerd dat naast het overzicht van de organisaties waarmee het schap een financiële relatie heeft ook de bestuurders die bestuurlijke functie vervullen bij deze organisaties worden vermeld. Hoewel dit geen vereiste is, is deze wijze van presentatie wel bijzonder inzichtelijk. 3 Het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel had ten tijde van het onderzoek nog geen vastgestelde jaarrekening 2008.

7 7 De inventarisatie naar de financiële relaties van de schappen en de nevenfuncties van de bestuurders leverde de volgende informatie op (zie ook de bijlage): Over het jaar 2009 is geconstateerd dat er bij vier schappen, nl. het Vee en Vlees, het Pluimvee en Eieren, het Wijn en het Hoofdproductschap Akkerbouw, geen bestuurders zijn die tevens een bestuursfunctie vervullen bij een organisatie waarmee het schap een financiële of contractuele relatie heeft (geen personele unies). Geconstateerd is dat bij vijf schappen (het Dranken, het Diervoeder, het Margarine, Vetten en Oliën, het Hoofdbedrijfschap Detailhandel en het Bosschap) tien procent of minder van de bestuurders tevens een bestuursfunctie vervullen bij een niet-dragende organisatie waarmee het schap een financiële of contractuele relatie heeft. Bij het Akkerbouw en het Zuivel ligt dit percentage rond de twintig procent. Dit percentage ligt voor de overige schappen het Tuinbouw, het Hoofdbedrijfschap Ambachten, het Bedrijfschap Afbouw en het Bedrijfschap Horeca en Catering tussen de 35 en 45 procent. Wat betreft het aantal organisaties waarin bestuurders van een schap een bestuursfunctie vervullen én waarmee het schap een financiële dan wel contractuele relatie onderhoudt, wordt geconstateerd dat de meeste schappen onder de vijf organisaties blijven. De uitzonderingen zijn het Tuinbouw (18) en het Hoofdbedrijfschap Ambachten (11). Het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel en het Vis hebben (vooralsnog) geen overzicht met de nevenfuncties van de bestuurders beschikbaar gesteld. Om deze reden was het voor deze twee schappen niet mogelijk om een beeld te krijgen van de mate waarin personele unies daar voorkomen. Doordat er bij het Dranken en het Hoofdbedrijfschap Detailhandel ten tijde van het uitvoeren van het onderzoek in het totaaloverzicht van de nevenfuncties van bestuurders de gegevens van een aantal 88a-commissieleden ontbraken, is het niet mogelijk geweest om een compleet beeld te krijgen van de mate waarin personele unies daar voorkomen. Verder blijkt dat bovengenoemde relaties vooral voorkomen bij bestuurders van het schap die benoemd zijn door ondernemersorganisaties en in mindere mate bij bestuurders die benoemd zijn door werknemersorganisaties. 5. In hoeverre wordt op de website en in het jaarverslag melding gemaakt op welke wijze de vermelding van relevante nevenfuncties actueel wordt gehouden? De schappen maken niet bekend of en hoe het overzicht van nevenfuncties van bestuurders actueel wordt gehouden. Bij de overzichten wordt geen datum van opmaak vermeld. Hierdoor is onduidelijk hoe actueel de overzichten zijn. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel heeft inmiddels de datum van publicatie in de overzichten opgenomen. Door diverse schappen wordt expliciet aangegeven dat de lijst van nevenfuncties is gebaseerd op een opgave door de desbetreffende bestuursleden zelf. Het is dus niet uit te sluiten dat er verschillen zijn in de volledigheid van de opgaven van de bestuurders. De meeste schappen geven dan ook niet aan hoe er gewaarborgd wordt dat de overzichten compleet zijn. Het Akkerbouw en het Tuinbouw geven in een protocol aan dat gestreefd wordt dat deze opgaven zo compleet

8 8 mogelijk zijn. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel vraagt jaarlijks aan de bestuurders om de gegevens ten aanzien van nevenfuncties te controleren. 5. Conclusies 1. De principes van goed schapbestuur geven aan dat het schap een overzicht dient bij te houden van voor het schap relevante nevenfuncties (uitwerking 4 bij Principe VI van de Code). Het Vis en het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel hebben daar niet aan voldaan. 2. In uitwerking 4 van principe VI van de Code wordt aangegeven dat schappen van al hun bestuurders een openbaar overzicht moeten bijhouden, waarin o.a. de datum van de eerste benoeming opgenomen dient te worden. Het Margarine, Vetten en Oliën (MVO), het Dranken, het Wijn en het Bedrijfschap Horeca en Catering (Horeca) voldoen niet aan dit vereiste. MVO heeft aangegeven de data van eerste benoeming inmiddels in het overzicht te hebben verwerkt. Horeca heeft aangegeven de aanbevelingen over te nemen. 3. Evenals het onderzoek naar de personele unies in 2008 blijkt uit onderhavig onderzoek dat de transparantie van de overzichten van de schappen - ook al is dit geen hard vereiste - in de praktijk beter kan. Met name wat betreft de duidelijkheid (het hier en daar ontbreken van de functies van de bestuurders bij de opgegeven organisaties in de overzichten) en de overzichtelijkheid van de gegevens (het gebruik van pluriforme benamingen voor de organisaties in het overzicht van de nevenfuncties en in de jaarrekeningen) kunnen de schappen verder verbeteren. 4. Conform de principes van goed schapbestuur dient een schap een overzicht bij te houden van voor het schap relevante nevenfuncties. Alhoewel het geen harde eis is, is in het licht van de transparantie onderzocht in hoeverre de schappen deze overzichten actueel houden en de volledigheid waarborgen. Geconcludeerd wordt dat de schappen ten tijde van het onderzoek niet hebben aangeven hoe actueel de overzichten zijn. Twee schappen geven in het protocol aan dat gestreefd wordt dat deze opgaven zo compleet mogelijk zijn. Eén schap vraagt jaarlijks aan de bestuurders om de gegevens ten aanzien van nevenfuncties te controleren. Door de andere schappen wordt niet aangegeven in hoeverre bepaalde acties/maatregelen worden ondernomen om de volledigheid van de overzichten te waarborgen. 6. Aanbevelingen De eerste aanbeveling luidt dat het Vis en het Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel conform de principes van goed schapbestuur op korte termijn een overzicht met de nevenfuncties van de bestuurders openbaar dienen te maken. Dit geldt ook voor het Hoofdbedrijfschap Detailhandel en het Dranken, die weliswaar een overzicht met de nevenfuncties hebben bijgehouden voor de bestuursleden, maar ten tijde van het onderzoek geen (compleet) overzicht hebben voor de 88a-commissieleden.

9 9 De tweede aanbeveling is dat MVO en Horeca (door beiden reeds toegezegd) en het Dranken en het Wijn de datum van eerste benoeming van bestuurders op korte termijn in het overzicht van nevenfuncties opnemen. Uit het voorgaande onderzoek naar de personele unies werd geconstateerd dat de overzichten van de schappen qua overzichtelijkheid en duidelijkheid een verdere verbeterslag konden maken. Hoewel in de principes van goed schapbestuur geen vereisten voor de overzichtelijkheid en duidelijkheid van het overzicht van nevenfuncties zijn opgenomen, is het wenselijk dat schappen deze verbetering verder doorzetten. De derde aanbeveling houdt dan ook in dat de schappen de opgenomen informatie zo duidelijk mogelijk weergeven. De type functies van de bestuurders bij de andere organisaties kunnen in bepaalde gevallen duidelijk omschreven worden. Als vierde aanbeveling wordt aangegeven dat de schappen in alle bronnen (i.c. jaarrekening, jaarverslag en het overzicht van de nevenfuncties) eenduidige benamingen gebruiken voor de organisaties waarmee een financiële relatie bestaat dan wel de organisaties waar de bestuurders een nevenfunctie hebben. Hierbij wordt tevens opgemerkt dat de schappen, voor zover zij dit niet reeds doen, in de jaarrekening (bij het onderdeel aangaande de financiële relaties) aangeven welke bestuurders een bestuurlijke functie vervult bij de organisaties waarmee het schap een financiële relatie heeft. Hiermee maakt het schap in één oogopslag duidelijk in welke mate er sprake is van personele unies. De vijfde, en tevens laatste, aanbeveling is dat de schappen duidelijk aangeven hoe actueel de overzichten zijn en hoe de volledigheid van de overzichten wordt gewaarborgd. Voor het laatste punt zou dit bijvoorbeeld gedaan kunnen worden door het opnemen van waarborgbepalingen in het verplichte protocol personele unies. Wat betreft de actualiteit van de overzichten kan het schap eenvoudigweg een datum vermelden waarop het overzicht voor het laatst is opgesteld.

10 Bijlage: Inventarisatie van personele unies bij bedrijfslichamen Schap Hoofdproductschap Akkerbouw Aantal bestuursleden inclusief plaatsvervangers (aantal zetels) (6 zetels) 7 bestuurders Aantal 88 en/of 88a Commissieleden inclusief plaatsvervangers Totaal aantal bestuurders (ontdubbeld) Aantal bestuurlijke relaties van het schap met een externe financiële relatie Aantal bestuurders met een bestuursfunctie bij een externe financiële relatie Percentage bestuursleden met een bestuursfunctie bij een externe financiële relatie Is het overzicht van de nevenactiviteiten van de schappen makkelijk te verkrijgen (dus op website etc?) Worden de nevenfuncties van de bestuurders structureel geüpdate? Maakt het schap duidelijk dat zij de volledigheid van het overzicht nevenactiviteiten van de bestuurders waarborgt? % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend Akkerbouw Diervoeder Wijn Dranken Margarine, Vetten en Oliën Vee en Vlees Pluimvee en Eieren Vis* Tuinbouw Zuivel Hoofdbedrijfschap Agrarische Groothandel Hoofdbedrijfschap Ambachten Hoofdbedrijfschap Detailhandel Bosschap Bedrijfschap Afbouw Bedrijfschap Horeca&Catering (25 zetels) 43 bestuurders (30 zetels ) 26 bestuurders (15 zetels) 31 bestuurders (10 zetels) 21 bestuurders (18 zetels) 24 bestuurders (18 zetels) 29 bestuurders (26 zetels) 37 bestuurders (26 zetels) 47 bestuurders (24 zetels) 24 bestuurders (18 zetels) 20 bestuurders (7 zetels) 14 bestuurders (24 zetels) 39 bestuurders (14 zetels) 26 bestuurders (10 zetels) 20 bestuurders (12 zetels) 17 bestuurders (12 zetels) 11 bestuurders 28 bezette posities % Ja, op website beschikbaar Niet bekend. Waarborg opgenomen in protocol % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend 66 bezette posities % Ja, op website bestuur en cie. gedistilleerd. Geen info over overige 3 cies. Niet bekend Niet bekend % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend 61 bezette posities % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend - 47 Momenteel niet bekend Momenteel niet bekend Momenteel niet bekend Nee. n.v.t. Niet bekend 84 bezette posities % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Waarborg opgenomen in protocol % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend 44 bezette posities 35 Momenteel niet bekend Momenteel niet bekend Momenteel niet bekend Nee. n.v.t. Niet bekend 30 bezette posities % Ja, op website bestuur en 88a cies Niet bekend Niet bekend 44 bezette posities % Ja, op website alleen Niet bekend Niet bekend bestuur. Geen info over 88a cies % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend % Ja, opvraagbaar. Niet bekend Niet bekend % Ja, op website beschikbaar Niet bekend Niet bekend * Voor dit schap was geen overzicht nevenfuncties beschikbaar. Het schap heeft aangegeven dit rond januari 2010 gereed heeft en zal publiceren op de website.