Vrijdag 24 november Midden Nederland Hallen Barneveld. Handboek Partnerships

Transcriptie

1 Vrijdag 24 november 2017 Midden Nederland Hallen Barneveld Handboek Partnerships

2 INHOUD DVDF Expo 2017 Facts & Figures Partnerships Plattegrond DVDF Expo 207 Standbouw Deelnamecontract Algemene Voorwaarden

3 DVDF Partnerships Met veel plezier presenteren wij de partnershipinformatie rond de Dag van de Fysiotherapeut Op vrijdag 24 november organiseert het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF) de Dag van de Fysiotherapeut Uiteraard is er ook weer ruime gelegenheid om met uw organisatie aanwezig te zijn op de beursvloer (voorheen FysioExpo). DVDF 2017 vindt dit jaar plaats op een nieuwe locatie. In de centraal gelegen Midden Nederland Hallen in Barneveld rekenen we er dit jaar op circa fysiotherapeuten te mogen ontvangen. Evenals in voorgaande edities is in de programmering ruim de tijd voor een bezoek aan de beursvloer ingeruimd. Exclusief voor Gouden Partners bestaat de mogelijkheid om middels lezingen onderdeel van het inhoudelijk programma te vormen. Op de beursvloer is vrijwel alles te vinden wat met fysiotherapie te maken heeft. Als u een product of dienst binnen dit vakgebied wilt presenteren aan fysiotherapeuten dan is dit een ideale gelegenheid. Wij nodigen u van harte uit als partner mee te doen aan de DVDF 2017! Namens het projectteam Sven Boelhouwer Projectleider DVDF 2017

4 Facts & Figures Wie organiseert het? Het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF) organiseert de Dag van de Fysiotherapeut (DVDF) Waar en wanneer vindt het plaats? DVDF 2017 vindt plaats op vrijdag 24 november. Na drie succesvolle edities in Utrecht is gekozen voor de centraal in Nederland gelegen Midden Nederland Hallen in Barneveld. Met ruime en uitstekende parkeergelegenheid voor de deur en een prima bereikbaarheid met het OV biedt ook deze locatie de deelnemers aan DVDF 2017 een goede bereikbaarheid. Wie komen er? Algemene en gespecialiseerde fysiotherapeuten uit de 1 e, 2 e en 3 e lijn en studenten fysiotherapie van de initiële opleidingen. Circa 45% van de deelnemers is vrijgevestigd fysiotherapeut in een maatschap en circa 40% is in loondienst in een vrijgevestigde praktijk of een instelling. De DVDF 2017 is een betaald evenement en is toegankelijk voor KNGF leden, studenten fysiotherapie én geregistreerde niet-leden. Hoeveel fysiotherapeuten komen er? Met een ruime historie, een goede naamsbekendheid en een nieuwe aanpak rekenen wij in 2017 op deelnemers.

5 Waar gaat het over? De focus van het congresprogramma ligt op vakinhoudelijke onderwerpen en recente ontwikkelingen op sociaal-maatschappelijk gebied die relevant zijn voor de fysiotherapeut. Wetenschappelijke onderwerpen worden vanuit het perspectief van de fysiotherapeut vertaald naar de praktijk. Het inhoudelijke programma van DVDF 2017 wordt medio juni definitief op de congreswebsite geplaatst. In de eerste week van september wordt de uitnodiging aan ruim fysiotherapeuten verzonden. We richten ons dit jaar op deelnemers, maar met een maximum van deelnemers geldt sowieso vol = vol. Inhoudelijke programmering Na de plenaire opening begint het programma langs 4 themalijnen (wetenschap, innovatie, ondernemerschap en de vakspecialist) vinden deelnemers middels workshops, plenaire lezingen en praktijksessies hun weg langs de inhoudelijke programmering. Waarom komen de fysiotherapeuten naar de DVDF? * Ontmoeten: het DVDF is bij uitstek een moment in het jaar dat fysiotherapeuten hun vakgenoten, relaties, leveranciers en medewerkers en bestuur van het KNGF ontmoeten. * Leren en delen: vakinhoudelijke en actuele sociaal-maatschappelijke programmering zorgt ervoor dat de beroepsgroep up to date blijft. Niet alleen zitten en luisteren, maar actief participeren en bijdragen en zo kennis vergroten. * Ontdekken: presentaties van producten en dienstverlening op de beursvloer en presentaties van partners en KNGF in het geaccrediteerde programma dragen bij aan het vergroten van de vakkennis op productniveau. * Bekwamen: deelnemers ontvangen 6 accreditatiepunten voor het Centraal Kwaliteit Register waarin zij ingeschreven staan. Het Start-Up plein Wegens succes herhaald: het Start-Up plein. Dit plein is bedoeld om jonge bedrijven de mogelijkheid te geven op laagdrempelige wijze met de bezoekers in contact te komen. Heb je een bijzonder product of speciale dienstverlening en is je bedrijf niet ouder dan 2 jaar? Dan is het Start- Up plein de plek voor jou!

6 Partner worden? Al vanaf 1,50 per deelnemer! Elke deelnemer aan het DVDF is een potentieel waardevol contact voor uw organisatie. Anders dan bij andere evenementen kent DVDF 2017 geen partnerships met vastgestelde bedragen per pakket. In plaats daarvan is gekozen voor een bedrag per congresdeelnemer 1. Met een beoogd minimum aantal deelnemers van 700 en een maximum doorbelasting van deelnemers (ook indien er meer bezoekers zijn) is de bandbreedte bekend en weet u vooraf exact waar u op kunt rekenen. Bij het vaststellen van het aantal deelnemers worden de partners en de KNGF congresorganisatie uiteraard niet meegeteld. Het enige wat u moet doen is beslissen hoeveel exposure u wilt onder deze doelgroep en hoeveel een goed contact u waard is. DVDF 2017 biedt drie soorten partnerships plus een speciaal tarief voor startende ondernemingen op het Start-Up plein. 1 Bedragen zijn exclusief 21% btw

7 Brons Partnership vanaf 1,50 per deelnemer Het Brons Partnership bestaat uit: - 3x3 meter standruimte 2 incl. stroompunt t.b.v. door u te verzorgen eigen standbouw OF inclusief uniforme standbouw, stroom en verlichting voor 0,50 extra per deelnemer. - Deelname met 2 vertegenwoordigers van uw organisatie aan DVDF Bedrijfsgegevens, korte productbeschrijving en link naar uw website op de congreswebsite. Zilver Partnership vanaf 3,00 per deelnemer Het Zilver Partnership bestaat uit: - 3x3 meter standruimte 3 incl. stroompunt t.b.v. door u te verzorgen eigen standbouw OF inclusief uniforme standbouw, stroom en verlichting voor 0,50 extra per deelnemer. - Deelname met 3 vertegenwoordigers van uw organisatie aan het KNGF DVDF Bedrijfsgegevens, korte productbeschrijving en link naar uw website op de congreswebsite. - Uw logo op online en offline congres uitingen, waaronder de uitnodiging aan ruim fysiotherapeuten. - 25% korting op een advertentie in de FysioPraxis in de oktober of november uitgave (bereik: ruim contacten). - 5 relatiekaarten (t.w.v. 995,-) voor relaties van uw organisatie voor wie het congres interessant is. 2 Voor 1,50 per deelnemer koopt u 3x3 meter extra, onafhankelijk van het gekozen partnership. 3 Voor 1,50 per deelnemer koopt u 3x3 meter extra, onafhankelijk van het gekozen partnership.

8 Goud Partnership vanaf 7,50 per deelnemer Het Goud Partnership bestaat uit: - 3x6 meter standruimte incl. stroompunt t.b.v. door u te verzorgen eigen standbouw OF - inclusief uniforme standbouw, stroom en verlichting voor 0,50 extra per deelnemer. - Deelname met 5 vertegenwoordigers van uw organisatie aan het KNGF DVDF Bedrijfsgegevens, korte productbeschrijving en link naar uw website op de congreswebsite. - Uw logo op online en offline congres uitingen, waaronder de uitnodiging aan ruim fysiotherapeuten. - 25% korting op een advertentie in de FysioPraxis in de oktober of november uitgave (bereik: ruim contacten). - Het mogelijk verzorgen van een inhoudelijke sessie (in afstemming met de programmacommissie). - Uw logo op keycord (max 5 plaatsen beschikbaar). - Opname van een bericht van uw hand (max. 250 woorden) in de speciale digitale nieuwsbrief die na afloop van DVDF 2017 aan deelnemers wordt verzonden. - NIEUW: een scanner voor het scannen van de badges en het verzamelen van bezoekersgegevens relatiekaarten (t.w.v ,-) voor relaties van uw organisatie voor wie het congres interessant is. Start-Up Partnership voor 0,50 per deelnemer Het Start-Up Partnership bestaat uit: - Presentatieruimte op het Start-Up plein, bestaande uit een statafel, barkruk en stroompunt. - Deelname met 1 vertegenwoordiger van uw organisatie aan DVDF Bedrijfsgegevens, korte productbeschrijving en link naar uw website op de congreswebsite.

9 Plattegrond DVDF Expo 2017

10 Standbouw Tijdens dit eendaagse congres heeft u de mogelijkheid gebruik te maken van uniforme standbouw of eigen standbouw. Alle stands hebben een afmeting van 3x3 meter of een veelvoud hiervan. Hieronder vindt u de opties en prijzen. 1. Uniforme standbouw (minimaal 3x3 meter) U maakt gebruik van uniforme standbouw die volledig door het KNGF wordt verzorgd. U ontvangt hierbij de volgende basisvoorzieningen: systeemwanden met aluminium profiel van 250 cm hoog x 100 cm breed zijwanden met panelen van 250 x 50 cm in opaal wit en melamine horizontale frieslijst 300 x 30 cm naamsvermelding op de frieslijst standaard tapijt aanwezig (in oranje of zwart) drie spots op rail van 100 watt per 9m2 inclusief stroomverbruik één wandcontactdoos, 1 Kw inclusief bekabeling en stroomverbruik oplevering van de stand op donderdag 5 november

11 2. Eigen standbouw (minimaal 3x3 meter) U bouwt uw eigen stand en houdt hierbij de volgende richtlijnen aan: De maximaal toegestane standhoogte is 2,5 meter, hoger uitsluitend in overleg en na toestemming van het KNGF. Opbouw van de stand dient op donderdag 23 november plaats te vinden. De standruimte is inclusief één wandcontactdoos, 1 Kw inclusief bekabeling en stroomverbruik. Bij eigen standbouw ontvangt u geen tapijt, verlichting, frieslijst met naamsvermelding, achterwanden of zijwanden. U ontvangt na inschrijving meer gedetailleerde informatie over de (on)mogelijkheden op de beursvloer. Tevens treft u daar een bestelformulier voor meubilair, bekabeld internet, etc.

12 Deelnamecontract Partner DVDF 2017 Organisatie... Factuuradres.. Postcode Plaats T E. I. KvK nr Gewenste afname Eigen standbouw Brons Partnership 1,50 per deelnemer Zilver Partnership 3,00 per deelnemer Goud Partnership 7,50 per deelnemer Uniforme standbouw Brons Partnership 2,00 per deelnemer Zilver Partnership 3,50 per deelnemer Goud Partnership 8,00 per deelnemer Start-Up Partnership 0,50 per deelnemer [svp kopie oprichtingsakte K.v.K. meezenden] Voorkeur voor standnummer: (zie plattegrond) 1e voorkeur 2e voorkeur 3e voorkeur.. KNGF houdt zo veel als mogelijk rekening met de voorkeursplek van de Standhouder als aangegeven op dit Deelnamecontract. Indien deze plek niet beschikbaar is, wordt in overleg een andere stand locatie vastgelegd. Met ondertekening van dit deelnamecontract gaat u akkoord met de Algemene Voorwaarden FysioExpo Prijzen zijn exclusief 21% BTW Datum: Plaats: Handtekening: Dit contract s.v.p. ondertekend en gescand retourneren naar dvdf@kngf.nl Contracten per post worden op ontvangstdatum behandeld.

13 Algemene Voorwaarden FysioExpo 2017 De vereniging het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie, statutair gevestigd te Amersfoort en aldaar kantoorhoudende aan de Stadsring 159B (3817 BA), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel voor Gooi, Eem- en Flevoland onder dossiernummer , hierna te noemen: KNGF. 1. Definities In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen met een hoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan: Algemene voorwaarden: de algemene voorwaarden FysioExpo 2017; DVDF: Dag van de Fysiotherapeut, het jaarcongres van het KNGF Expo: de door KNGF georganiseerde beursvloer behorend bij DVDF 2017; Deelnamecontract: de overeenkomst tussen KNGF en de Standhouder; Standhouder: de rechtspersoon of natuurlijke persoon met een Standplaats op de Expo; Standplaats: de plaats van de Standhouder op de Expo. 2. Inschrijving en toewijzing Standplaats 2.1 De Standhouder kan zich uitsluitend door middel van het door KNGF verstrekte Deelnamecontract aanmelden voor een Standplaats. 2.2 Het Deelnamecontract als bedoeld in 2.1 dient volledig te worden ingevuld. Tevens dient een uitvoerige beschrijving te worden gegeven van de goederen en diensten die de Standhouder op de Expo zal tentoonstellen en/of aanbieden. 2.3 Op het Deelnamecontract kan een voorkeur voor een Standplaats worden aangegeven, echter KNGF bepaalt de locatie van de Standplaats en afmetingen van de ruimte die aan de Standhouder worden toegekend. KNGF zal hierbij zo veel als mogelijk rekening houden met de voorkeur van de Standhouder als aangegeven op het Deelnamecontract. 2.4 De Overeenkomst komt eerst dan tot stand na ontvangst van het Deelnamecontract en bevestiging van toewijzing van de Standplaats door KNGF aan de Standhouder. Het KNGF behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om een aanvrager van een Standplaats deelname aan de Expo te weigeren, zonder opgaaf van redenen en zonder dat daaruit enige aanspraak voor de inschrijver kan ontstaan. 2.5 Binnen vier (4) weken nadat de locatie van de Standplaats aan de Standhouder is bekend gemaakt, zal de Standhouder, die gebruik gemaakt van eigen standbouw aan het KNGF een ontwerp van de inrichting van de Standplaats in de vorm van een tekening en/of schaalmodel aan KNGF doen toekomen. 2.6 In voorkomende gevallen is het KNGF toegestaan de locatie van een reeds toegewezen Standplaats te wijzigen. KNGF is in dat geval geen schadevergoeding aan de Standhouder verschuldigd. 2.7 Het is niet toegestaan hoger te bouwen dan 2,50 meter. 2.8 KNGF vermeldt de gegevens (naam, logo, productgegevens) van de Standhouder op de congreswebsite

14 3. Kosten Standplaats 3.1 De Standhouder dient de aanbetaling van 500,- voor de huur voor de Standplaats binnen de door KNGF op de factuur vermelde termijn te voldoen. Indien en voor zover de standhouder de aanbetaling niet tijdig voldoet is KNGF niet gehouden de Standplaats beschikbaar te houden voor standhouder. 3.2 De totale kosten worden berekend op basis van het daadwerkelijk aantal bezoekers (niet zijnde standhouders of congresorganisatie) op de DVDF. Het maximaal aantal deelnemers dat wordt doorbelast is 1250, ongeacht of het daadwerkelijk aantal bezoekers hoger ligt. Het eindbedrag, minus de aanbetaling van 500,- wordt binnen een week na het congres gefactureerd aan de Standhouder en dient binnen de op de factuur vermelde termijn te worden voldaan. 4. Gebruik Standplaats 4.1 De Standhouder dient de aanwijzingen van KNGF, al dan niet vastgelegd in een handboek, reglement e.d., met betrekking tot de opbouw en inrichting van de Standplaats op te volgen. Ook is de Standhouder gehouden aan de voorschriften van de brandweer, de gemeentelijke instanties van de plaats waar de Expo plaatsvindt alsmede aan de eventuele voorwaarden en voorschriften opgelegd door het Congres-, Expositie,- of Beurs complex waar de Expo plaatsvindt. 4.2 Als de aanwijzingen als bedoeld in 4.1 niet worden opgevolgd, kan KNGF noodzakelijke maatregelen nemen voor rekening van de Standhouder. 4.3 KNGF zal de Standhouder tijdig berichten wanneer de Standplaats kan worden opgebouwd en ingericht. Buiten deze periode is het niet toegestaan werkzaamheden aan de Standplaats te laten plaatsen en/of goederen aan te leveren. 4.4 Na afloop van de Expo zal de Standhouder in de gelegenheid worden gesteld de Standplaats af te breken zoals aangegeven door de KNGF congresorganisatie. De ruimte van de Standplaats dient in dezelfde staat te worden achtergelaten als waarin deze ter beschikking werd gesteld. Als de oplevering op de overeengekomen datum niet of niet voldoende is gedaan, dit ter bepaling aan KNGF, dan kan KNGF de voor dit doel noodzakelijke maatregelen nemen voor rekening van de Standhouder. 4.5 Het is de Standhouder niet toegestaan om: (a) de Standplaats gedurende de publieke openingstijden van de Expo gesloten of onbemand te houden; (b) goederen tentoon te stellen en/of diensten aan te bieden die niet in de aanvullende informatie staan vermeld; (c) goederen gedurende de Expo te verwijderen van de Standplaats; (d) zonder de schriftelijke goedkeuring van KNGF op enige wijze geld te ontvangen voor verkochte goederen en/of verleende diensten; (e) de Standplaats geheel of gedeeltelijk te verhuren of te laten gebruiken door derden of van locatie te ruilen met een andere standhouder; (f) tentoongestelde goederen en/of reclamemateriaal van welke aard dan ook buiten en/of boven de Standplaats te plaatsen of gebruik te maken van de buitenwanden van de Standplaats; (g) dranken en/of etenswaren mee te (laten) brengen, te bewaren in de Standplaats en/of te verkopen, met uitzondering van de dranken en/of etenswaren die zijn gekocht bij het door KNGF aangewezen cateringbedrijf, tenzij vooraf kortgesloten met de projectorganisatie (h) gebruik te maken van projectie -, geluidsapparatuur waardoor hinder wordt veroorzaakt, een en ander ter bepaling aan KNGF; (i) zonder goedkeuring van het projectteam onderzoeken te (laten) houden onder bezoekers, exposanten en medewerkers aan de Expo; (j) activiteiten te ondernemen die naar het oordeel van KNGF belemmerend, nadelig en/of aanstootgevend zijn; (k) in het gebouw waar de Expo plaatsvindt of aangrenzende terreinen in het bezit te zijn van licht ontvlambare of explosieve stoffen, gassen en gevaarlijke goederen (daaronder mede begrepen chemische bestrijdingsmiddelen), stoffen die een hinderlijke geur verspreiden; (l) een situatie te veroorzaken die gelijk staat aan oneerlijke concurrentie of omschrijvingen te gebruiken met namen en merken die misleidend en/of aanstootgevend kunnen zijn voor andere standhouders en/of bezoekers; (m) platforms of andere verhogingen in de Standplaats aan te brengen en/of gescheiden kamers in de Standplaats te bouwen. (n) te flyeren of op enige andere wijze promotie te maken buiten de eigen standruimte zonder toestemming van de projectorganisatie

15 5. Toegangspassen FysioExpo 5.2 De Standhouder kan op verzoek toegangspassen voor de Expo bij het KNGF verkrijgen. Het aantal toegangspassen dat een Standhouder ontvangt alsmede de kosten die hieraan zijn verbonden, wordt bepaald door KNGF. 5.3 De toegangspassen als bedoeld in dit artikel zijn strikt persoonlijk. KNGF kan bepalen dat de toegangspassen moeten worden voorzien van een foto van de houder. 5.4 Bij misbruik van een toegangspas verstrekt aan een Standhouder kan deze door KNGF onmiddellijk worden ingenomen. 6. Annuleren 6.1 Annulering van deelname aan de Expo door de Standhouder is mogelijk tot vier (4) weken voorafgaand aan de Expo onder de voorwaarde dat de Standhouder gehouden is 50% van de huur van de Standplaats aan KNGF te voldoen. Bij het annuleren van de deelname aan de Expo in de periode vier (4) weken tot twee (2) weken voorafgaand aan de Expo geldt dat de Standhouder 75% van de huur van de Standplaats aan KNGF verschuldigd is. Bij annulering in de periode twee (2) weken voorafgaand aan de Expo zal de Standhouder de volledige huurprijs dienen te voldoen evenals reeds gemaakte bijkomende kosten. 6.2 Indien en voor zover de situatie als bedoeld in 2.6 zich voordoet heeft de Standhouder de mogelijkheid deelname aan de Expo te annuleren, mits dit schriftelijk binnen een week na bekendmaking van de wijziging per aangetekende post aan KNGF kenbaar wordt gemaakt. De reeds betaalde bedragen zullen door KNGF aan de Standhouder worden gerestitueerd. 6.3 In geval van overmacht of een dringende reden kan KNGF te allen tijde data en openingstijden van de Expo wijzigen of de Expo geheel of gedeeltelijk afgelasten. KNGF is in dat geval niet schadeplichtig. 6.4 Indien en voor zover de Expo niet plaatsvindt, de situatie als beschreven in 6.3 daargelaten, dient de deelname van de Standhouder aan de Expo te worden beschouwd als geannuleerd. De Standhouder krijgt alle bedragen die zijn voldaan aan KNGF gerestitueerd onder aftrek van de helft van de kosten die reeds zijn gemaakt ten behoeve van de organisatie van de Expo. De andere helft van de kosten die reeds zijn gemaakt komen voor rekening van KNGF. KNGF behoudt zich het recht voor om zo nodig kosten geheel of gedeeltelijk over alle Standhouders te verdelen, gebaseerd op de ruimte die voor de Standplaats is aangevraagd dan wel toegewezen. 7. Aansprakelijkheid 7.1 KNGF is niet aansprakelijk voor schade aan en/of verlies van goederen van de Standhouder noch voor het niet goed functioneren van technische apparatuur ter plaatse en enige andere tekortkoming in het gebouw of aangrenzende terreinen waar de Expo plaatsvindt of voor schade aan een persoon of personen voor wie KNGF aansprakelijk kan worden gehouden. 7.2 De standhouder is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hem/haar, zijn/haar personeel, personen die voor hem/haar (of op zijn/haar aanwijzing) werkzaam zijn en houders van toegangspassen die door hem//haar zijn uitgereikt. 7.3 De standhouder zal KNGF vrijwaren tegen claims als bedoeld in 7.2 die bij KNGF worden ingediend. 8. Niet nakomen verplichtingen Indien de standhouder na waarschuwing door KNGF de verplichtingen uit de Deelnamecontract en deze Algemene Voorwaarden niet nakomt, kan KNGF besluiten om: (a) de aan de Standhouder verstrekte toegangspassen in te trekken en de betreffende persoon/personen met onmiddellijke ingang de toegang tot de Expo te ontzeggen; (b) de Standplaats te sluiten dan wel geheel of gedeeltelijk te (laten) ontruimen; (c) de (tentoongestelde) goederen van de standhouder in bezit te (laten) nemen en deze op te (laten) slaan voor rekening en risico van de standhouder, zonder dat laatstgenoemde het recht heeft op vergoeding van reeds betaalde bedragen of schadevergoeding; (d) de Standhouder uit te sluiten van inschrijving aan toekomstige Expo.

16 9. Geschillen Alle geschillen die tussen KNGF en de Standhouder mochten ontstaan naar aanleiding van de Deelnamecontract, of die daarvan het gevolg mochten zijn en die niet in der minne kunnen worden geregeld, zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in het Arrondissement Amsterdam. 10. Overig Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk tussen KNGF en de Standhouder overeen zijn gekomen.