Met idin een huis kopen

Transcriptie

1 Met idin een huis kopen Wordt dit de nieuwe standaard in de vastgoedbranche? Sinds 8 mei 2003 is de wet elektronische handtekeningen van kracht. Deze wet geeft het juridisch kader aan voor het gebruik van elektronische handtekeningen. Ondanks het lange bestaan van deze wet wordt er nog altijd onnodig vaak gebruikgemaakt van een natte handtekening op papier. De vastgoedbranche en het notariaat zijn nog steeds sterk afhankelijk van deze kostbare, inefficiënte en milieuonvriendelijke manier van werken. Ik ben al jaren actief met het ontwikkelen van innovatieve vastgoed proposities en sinds kort met signingservice.nl actief met de ontwikkeling van digitale ondertekening, identiteit en document management cloudservices voor de makelaar, waaronder met idin. Er is op dit moment veel te doen over het gebruik van idin voor authenticatie en digitaal ondertekenen van een koopakte of een huurovereenkomst. idin kan daar voor gebruikt worden als je aan de juiste voorwaarden voldoen anders is het niet rechtsgeldig! idin is vrij nieuw en er is nog weinig jurisprudentie over de inzet van idin. Daar ligt een hele mooie kans voor de vastgoedbranche en brancheverenigingen en hun leden om initiatief te nemen en dit als de standaard voor de branche neer te zetten. Vandaar dit artikel. Ik ga in op de mogelijkheden en voordelen van digitaal ondertekenen en die van idin, de techniek er achter en waar je op moet letten vanuit rechtsgeldigheid en rechtsgevolg. Een lang artikel met veel informatie, maar een must read voor elke vastgoed professional die goed voorbereid met digitale ondertekenen en idin wil beginnen! De natte handtekening vs digitale ondertekening Het zetten van een natte handtekening op de koopakte van een huis heeft nog altijd iets bijzonders en voegt iets persoonlijks toe aan het document en de gebeurtenis. Maar we moeten niet blijven vasthouden aan deze oude gewoonte! Het gebruik van een digitale handtekening is zoveel efficiënter. Bovendien is het beter voor het milieu en kan het de doorlooptijd met 80% verkorten! Gebruik een digitale handtekening waar nodig en de natte handtekening alleen nog maar als er om gevraagd wordt of bij bijzondere momenten in het leven. Efficiencyslag en kostenbesparing Het gebruik van digitaal ondertekenen betekent een enorme efficiency slag in het koop-, verkoop- of verhuurproces. Vrijwel elke offerte, opdracht tot dienstverlening, lijst van zaken, koopakte wordt nu nog handmatig ondertekend. Dat neemt al vrij snel een kwartiertje kostbare tijd per document in beslag van een vastgoedprofessional voor relatief simpele administratieve handelingen zoals het printen van contracten, het laten ondertekenen op afspraak, het mailen of per post opsturen van de contracten en na ondertekening weer inscannen.

2 Stel je verkoopt 100 woningen per jaar. Dat betekent honderd keer 15 minuten voor elke fysieke ondertekening maal het aantal documenten dat getekend moet worden, de offerte, opdracht tot dienstverlening, lijst van zaken en koopakte plus alle papieren rompslomp die erbij komt kijken. Een digitaal ondertekenverzoek kost slechts enkele seconden! Ook René van de Giessen van Immospot heeft al de nodige ervaring met digitaal ondertekenen: wij zijn erg enthousiast en onze klanten ook. Voor ons is de snelheid een groot voordeel. Op het moment dat wij een koopakte klaarzetten om te ondertekenen, is deze door alle partijen binnen enkele uren getekend en is het proces afgerond. Wij kunnen dan verdere afhandeling starten richting de notaris en de koper kan gelijk verder met zijn hypotheek. Ook verkopers en kopers zijn positief over de deze manier van ondertekenen. De tijdbesparing en geen afspraak hoeven te maken spreekt veel mensen aan. Niet iedereen kan zomaar even vrij nemen van zijn werk om te komen tekenen. Je moet natuurlijk wel naar het hele proces kijken. Als mensen face to face zitten om te ondertekenen, is er nog een moment om vragen te stellen over bepaalde zaken in de koopakte. Daar houden wij rekening mee. Wij bieden, voordat we een koopakte klaar zetten om te tekenen, partijen nog een consult aan om door de koopakte heen te gaan en/of om vragen te stellen. Dit doen we per telefoon of met de webcam. Je moet je er wel bewust van zijn dat je weet wat mensen tekenen. Overigens laten wij wel de keuze, indien mensen echt niet willen, dan laten we gewoon nog op papier ondertekenen. Immospot is begonnen met het digitaal ondertekenen van koopaktes, wat eigenlijk het eind betekent voor het koopproces voor een makelaar, ten minste wat betreft de documenten die je als kantoor laat tekenen en invullen door je klant. Vanwege de positieve reacties zijn wij ook begonnen om het gehele proces te digitaliseren, dus ook de OTD, lijsten etc. Onze klanten vullen alles online in en tekenen direct de relevante formulieren vanaf een mobiele telefoon, tablet of pc. Vanuit kantoor kunnen we precies monitoren in welke fase een klant zicht bevindt en hulp aan bieden waar nodig. Bijkomstig voordeel is dat we bijna geheel automatisch en papierloos zijn geworden. Het is belangrijk dat deze manier van ondertekenen branchebreed wordt omarmt zegt van de Giessen. Alleen op deze manier heeft het kans van slagen en zal de algemene acceptatie toenemen. Je hoeft de normale manier van ondertekenen niet los te laten, maar het feit dat je je klanten een keuze aanbiedt is een extra service! Het verschil tussen de gewone, geavanceerde en gekwalificeerde digitale ondertekening De Nederlandse wet kent 3 soorten elektronische of digitale handtekeningen; de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening. De gekwalificeerde elektronische handtekening is de meeste betrouwbare. Die is dan ook gelijkgesteld aan de handgeschreven of natte handtekening en heeft dezelfde juridische waarde. De gekwalificeerde elektronische handtekening is vereist voor documenten met groot rechtsgevolg, zoals notariële aktes, gepubliceerde jaarstukken, hypotheekaktes, verzekeringspolissen en arbeidsovereenkomsten. In onderstaand schema een overzicht

3 Authenticiteit en identificeren Een authenticatiemiddel is een digitale sleutel waarmee mensen zich aanmelden bij elektronische diensten. Het dient ter beveiliging zodat alleen de eigenaar van de sleutel de dienst kan gebruiken. Bij digitale handtekeningen wordt m.b.v. authenticatiemiddelen de identiteit van de ondertekenaars vastgelegd. Er zijn verschillende soorten authenticatiemiddelen. Elk met een verschillend veiligheidsniveau: Gebruikersnaam en wachtwoord De authenticiteit van de gebruiker wordt vastgelegd aan de hand van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Dit is het meest voorkomende authenticatiemiddel en tegelijk de minst veilige. Gebruikersnaam, wachtwoord en eenmalig password De authenticiteit van de ondertekenaar wordt vastgelegd a.h.v. een gebruikersnaam en wachtwoord in een eenmalig extra wachtwoord (bv een SMS op een mobiele telefoon, een pasje of een token). Denk maar aan het betalen bij elektronisch bankieren. Authenticatie op basis van een PKI-certificaat PKI staat voor Public Key Infrastructure. Een op PKI gebaseerd persoonsgebonden certificaat is voor iedereen het bewijs dat een publieke sleutel bij een bepaalde persoon hoort. Het persoonsgebonden PKI certificaat is de meest veilige manier van authenticatie, mits de herkomst van zo n PKI certificaat betrouwbaar is. Om dit zeker te stellen is binnen de EU afgesproken dat gewerkt dient te worden met certificaten die worden uitgegeven door de overheid, zgn. PKIoverheid certificaten.

4 Alle drie de authenticatiemiddelen kunnen worden gebruikt bij digitale handtekeningen. Bij de geavanceerde digitale handtekening wordt ook gebruik gemaakt van een PKI certificaat. De dienstverlenende ondertekeninstantie heeft dan een dergelijk certificaat. Een stap verder in beveiliging gaat de gekwalificeerde digitale handtekening. Dan heeft een van de ondertekenaars een eigen persoonsgebonden PKI certificaat. Dit komt bijvoorbeeld voor bij beroepsbeoefenaars waarbij de identiteit gezekerd moet zijn, zoals notarissen, registeraccountant en burgermeesters. Ook voor het digitaal ondertekenen van arbeidsovereenkomsten door de werkgever of het verstrekken van een verzekeringspolis door een verzekeraar is een gekwalificeerd PKI certificaat wettelijk verplicht. idin voor het kopen van een huis Sinds kort bestaat er dus ook idin voor authenticatie. idin is een combinatie van identificeren en INloggen en biedt de mogelijkheid om je als consument online te identificeren of te authentificeren op aangesloten sites met behulp van je eigen bank-login. Kortom, overal inloggen met je bankgegevens. Het principe is heel eenvoudig omdat het net zo werkt als ideal en tevens gebruik maakt van dezelfde betrouwbare infrastructuur zonder dat er betalingsverkeer plaatsvindt. idin is vooral interessant voor de totstandkoming van online overeenkomsten. Hierbij kon de contractant namelijk vooraf niet gelegaliseerd worden. Voor sommige overeenkomsten is dat echter wel van belang, bijvoorbeeld voor notariële aktes, hypotheek, verzekeringspolissen, financieringen of lease overeenkomsten. De authenticatie via idin maakt gebruik van de zeer betrouwbare legalisatie die de banken reeds hebben uitgevoerd. Hiermee kunnen overeenkomsten volledig digitaal worden afgehandeld, inclusief de ondertekening. De combinatie van idin met gekwalificeerd digitaal ondertekenen met een PKI of organisatie gebonden certificaat staan garant voor een rechtsgeldige digitale koopovereenkomst. Met idin als authenticatie en gekwalificeerde digitale ondertekening oplossing wordt het voor de makelaar allemaal nog eenvoudiger. Het is nu vaak lastig om alle betrokkenen op hetzelfde moment rond de tafel te krijgen. Met het gebruik van idin kunnen alle betrokkenen op de computer thuis of op het werk zichzelf authentificeren en de voorlopige koopovereenkomst of koopakte gekwalificeerde ondertekenen. Het is ook mogelijk om dat op een tablet, zoals de ipad of Surface Pro, te doen, op het moment dat de makelaar de koopakte toelicht. Juist die persoonlijke uitleg van de koopakte, het liefst samen met de verkoper en de koper in het huis waar het om gaat, is een belangrijk en feestelijk moment. Het unieke is, dat koper, verkoper maar ook de notaris allemaal dezelfde akte tekenen, alleen nu niet op papier, maar digitaal. Direct nadat de partijen hebben getekend, wordt automatisch een kopie van het rechtsgeldige document, inclusief akte van ondertekening en een rechtsgeldig PKI certificaat en tijdsstempel, per verstuurd naar de koper, verkoper en notaris. Dit versnelt o.a. de aanvraag voor de financiering, iets wat in deze tijd steeds belangrijker is! Het digitaal ondertekenen scheelt dus niet alleen heel veel tijd, maar ook papier en is daarom milieuvriendelijk en de logische volgende stap op weg naar een volledig papierloos kantoor en een betere klantservice. Alle documenten worden overzichtelijk op één plek verzameld voor zowel de klant als de vastgoedprofessional en per ondertekening wordt er een audittrail vastgelegd en dat betekent digitale bewijslast.

5 idin voor de onderhandse akte en de koopakte Bij de koop van onroerend goed wordt eerst een koopovereenkomst opgesteld in de vorm van een onderhandse akte of voorlopig koopcontract. Enige tijd later wordt de leveringsakte of de koopakte door de notaris opgesteld. De koopovereenkomst bevat in het algemeen alle afspraken tussen partijen, terwijl in de leveringsakte alleen bepalingen aangaande de levering van de onroerende zaak worden opgenomen. Voor de onderhandse akte kunnen zowel koper áls verkoper met idin ondertekenen en als makelaar zal je dan gekwalificeerd mee kunnen tekenen met een eigen organisatiegebonden certificaat om de onderhandse akte rechtsgeldig te verzegelen. Voor het digitaal ondertekenen van de koopakte van levering kunnen koper en verkoper met idin ondertekenen en de notaris met een persoons- of beroepsgebonden certificaat om de koopakte rechtsgeldig te verzegelen. Let wel: alle certificaten die worden gebruikt moeten PKIoverheid (PKIo) certificaten zijn. Dit betekent dat deze worden uitgegeven onder toezicht van 1 van de aangesloten EU landen, in ons geval De Staat der Nederlanden. EU lidstaten hebben vanuit eidas de verplichting elkaar certificaten te accepteren. Voor andere type certificaten hoeven zij dat niet. Hieronder een overzicht waarin aangeven wordt wat er voor de verschillende documenten, die door de makelaar gebruikt wordt voor bewijskracht, authenticatie en certificaat nodig is: Documentsoort Bewijskracht Authenticatie Koper, verkoper Certificaat Koopakte (van levering) zeer hoog idin persoonsgebonden PKIo certificaat Onderhandse akte hoog idin organisatiegebonden PKIo certificaat Lijst van zaken hoog idin organisatiegebonden PKIo certificaat Opdracht tot dienstverlening hoog idin organisatiegebonden PKIo certificaat Offerte laag SMS TAN of idin organisatiegebonden PKIo certificaat

6 Rechtsgeldigheid en rechtsgevolg Het ondertekenen van een koopcontract van een huis impliceert een groot rechtsgevolg, echter wordt nu vaak gekozen voor een zogenaamde muishandtekening ofwel een gewone digitale handtekening. In o.a. het STORK model of eidas voor betrouwbaarheidsniveaus, met een schaalverdeling van 1 t/m 4, heeft de muishandtekening niveau 0. Het is erg zorgelijk om te zien hoe onzorgvuldig er wordt omgegaan met digitaal ondertekenen van documenten. Het is een vereiste dat voor de ondertekening van een digitaal document een signingcertificaat of gekwalificeerd PKIoverheid services certificaat wordt gebruikt i.c.m. een tijdstempel, om de integriteit van het document te borgen, anders is er ook geen sprake van rechtsgeldig digitaal ondertekenen. Rechtsgeldigheid is echter niet voldoende om op een juiste manier digitaal te ondertekenen. Even zo belangrijk is het gekozen betrouwbaarheidsniveau in relatie tot het rechtsgevolg van het te ondertekenen document. Een muishandtekening (het krabbeltje met de vinger op een touchscreen valt ook hieronder) is niet voldoende als authenticatiemiddel voor digitale ondertekening, gelet op het rechtsgevolg van het te ondertekenen document. Wij komen dit helaas vaker tegen bij klanten omdat men onvoldoende of onjuist hierover is geïnformeerd. Voor bijv. een koopakte is minimaal STORK level 3 vereist volgens het Europees STORK model voor authenticatie. Oproep aan de vastgoedbranche Vastgoedprofessionals zoals makelaars, projectontwikkelaars, woningcorporaties en vastgoedbeheerders zouden veel meer van de mogelijkheden met digitale handtekeningen en idin gebruik moeten maken voor het vereenvoudigen en verbeteren van hun klantprocessen. Er bestaan betaalbare oplossingen voor het eenzijdig en tweezijdig digitaal ondertekenen van o.a. offertes, opdracht tot dienstverlening, lijst van zaken, vragenlijsten, taxatierapporten en nu in combinatie met idin ook voor koopaktes. Al deze aktes en overeenkomsten kunnen daarmee snel en rechtsgeldig gekwalificeerd digitaal ondertekend worden, ook met derde partijen zoals de notaris of als een van de partijen in het buitenland zit. Door de zeer geringe kennis in deze nieuwe markt wordt er helaas flexibel omgegaan met de wet- en regelgeving, zowel in advies als in gebruik. Door extra toezicht/handhaving en kennisdeling komen we langzaam in een beter gereguleerde situatie. Het is zaak om jezelf goed voor te bereiden en een digitale ondertekening en identiteit service partner te kiezen die aan alle eisen voldoet! Conclusie idin kan dus voor elke digitale ondertekening door koper en verkoper ingezet worden, maar omdat het allemaal processen zijn met hoog rechtsgevolg is het advies om als makelaar ook altijd met een PKIo certificaat mee te tekenen, omdat de optelling van de rechtsgevolgen zeer groot is!

7 Bij ondertekening door kopers en verkopers met idin is het dus wenselijk om gebruik te maken van een digitale ondertekeningservice met PKIoverheidscertificaat voor authenticatie van koper en verkoper. Daarmee worden de identiteit en integriteit gegarandeerd! Ook notarissen en moeten met een persoonsgebonden PKIo tekenen. Zoals aangegeven dienen alle verzegelingen plaats te vinden met een PKIoverheid certificaat. Ik doe een oproep aan alle brancheverenigingen in het vastgoed en hun leden om er voor te zorgen dat er snel een definitieve branchestandaard komt zodat we de innovatie binnen de branche verder aan kunnen jagen en voldoende voorbereid zijn op de handhaving in het gebruik van digitale ondertekening en idin! Ik ga die uitdaging aan en kom hierover graag in gesprek! Patrick Terranea signingservice.nl De juridische informatie in dit artikel is informatief en dient om een indruk te geven van de mogelijkheden en de juridische problematiek. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Bronvermeldingen Wet elektronische handtekeningen - Geldend van t/m heden Kamerstuk nr. 3 - Gepubliceerd op 23 februari :28 Forum Standaardisatie: handreiking betrouwbaarheidsniveaus voor digitale dienstverlening, een handreiking voor overheidsinstanties, november Trust Services and eid Alle diensten voor digitale handtekeningen