TOOLBOX VOOR AANSLUITEN OP HET LANDELIJK SCHAKELPUNT

Transcriptie

1 TOOLBOX VOOR AANSLUITEN OP HET LANDELIJK SCHAKELPUNT een Drechtzorg product 2 februari 2016 (versie 1.2) 1

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE 2 TOOLBOX VOOR AANSLUITING OP HET LSP IN 7 STAPPEN, VOOR VVT, GGZ EN ANDERE TOEGESTANE SECTOREN 3 INLEIDING 3 7-STAPPENPLAN 3 VOORBEREIDING 4 HARDWARE EN SOFTWARE (TECHNIEK) 5 ORGANISATIE 5 AANVRAGEN UZI-MIDDELEN EN GBZ CERTIFICAAT 7 UZI-MIDDELEN INSTALLEREN 8 AANSLUITEN 8 BEHEER 9 TENSLOTTE 10 2

3 TOOLBOX VOOR AANSLUITING OP HET LSP IN 7 STAPPEN, VOOR VVT, GGZ EN ANDERE TOEGESTANE SECTOREN INLEIDING Deze toolbox is bedoeld voor organisaties in de gezondheidszorg die gebruik willen maken van het Landelijk SchakelPunt (LSP) om medicatiegegevens van patiënten op een gestandaardiseerde en veilige manier te kunnen uitwisselen. De toolbox is gebaseerd op de Handreiking Systemen en ICT-infrastructuur MedicatieOverdracht Waardenland behorende bij het Convenant Elektronische Medicatieoverdracht Waardenland van 2 juni 2014 (op 3 juli 2014 getekend). De ervaringen van de Proof-of-concept in de VVT- en GGZ-sector (september t/m december 2015) zijn verwerkt in deze toolbox. De toolbox volgt het stappenplan uit de hiervoor vermelde Handreiking. Voor actuele informatie over details van de aansluiting verwijzen wij naar de website van de vereniging Zorgaanbieders Voor Zorgcommunicatie (vzvz): 7-STAPPENPLAN Alvorens over te gaan tot de implementatie van de aansluiting op het LSP t.b.v. het verkrijgen van de medicatiehistorie van een patiënt of cliënt 1 is op bestuurlijk niveau hiertoe besloten. De consequenties van het besluit om aan te sluiten op het LSP, door een zorgorganisatie (de zorgaanbieder), impliceert dat overeenkomsten dienen te worden gesloten met verschillende betrokken partijen. Daarnaast dienen binnen de organisatie maatregelen te worden getroffen in zowel technische als organisatorische sfeer om de aansluiting en het gebruik ervan te kunnen realiseren. Een goede voorbereiding op de aansluiting is daarom voorwaarde voor succes. De zeven stappen die in de handreiking zijn geformuleerd zijn: 1 Voorbereiding 2 Hardware en software 3 Organisatie 4 Aanvragen UZI-middelen en GBZ 5 UZI-middelen installeren 5 Aansluiten 7 Beheer 1 Het begrip patiënt wordt in dit document gebruikt als het gaat om degene die zorg ontvangt van een voorschrijver van geneesmiddelen. In andere situaties wordt het begrip cliënt gehanteerd. 3

4 Aangevuld met recente inzichten worden de stappen hierna beschreven. VOORBEREIDING Primaire voorbereidingsstappen: Projectorganisatie opstellen: Let op juiste inbedding in de organisatie. Het werkelijk werken met een digitaal actueel medicatieoverzicht vergt naast techniek een grote organisatorische component. Denk hierbij aan werkprocedures, mandatering en gastgebruik UZI-pas. Stel een projectplan op waarin de implementatie binnen de organisatie is beschreven. Bij de keuze voor technische oplossingen dient een heldere afweging te worden gemaakt tussen geïntegreerde applicaties met het eigen zorginformatiesysteem (XIS) danwel een viewer 2 als aparte dienst. Stel een communicatieplan op. In dit communicatieplan neemt u zowel de interne als de externe communicatie (met de cliënt) op. Op de website van VZVZ kunt u veel informatiemateriaal vinden als folders, filmpjes en formulieren. Aanvraag voor aansluiting op het LSP indienen bij vzvz Ter voorbereiding op aanvragen UZI-middelen (o.a. UZI-passen, paslezers, software, certificaat) het aanvragen van een UZI-abonnement bij CIBG via UZI-middelen aanvraag goed voorbereiden. Er bestaan 5 typen UZI-passen waarvan 3 typen op naam van een zorgverlener als persoon en een type op naam als medewerker van een zorgaanbieder en een type niet-op-naam als medewerker van een zorgaanbieder. LET OP: niet elke houder van een UZI-pas is gerechtigd om gebruik te maken van het LSP voor het opvragen van medicatie-overzichten van patiënten of cliënten. Denk hierbij aan mandatering en gastgebruik van uw aansluiting op het LSP. Voorbereiden van de systemen: Controleren of uw informatiesysteem gekwalificeerd is. Een overzicht van gekwalificeerde systemen vindt u op de website van Nictiz: Controleren of uw netwerkleverancier c.q. -dienst gekwalificeerd is en eventueel maatregelen treffen. Een overzicht van gekwalificeerde netwerkdiensten vindt u op de website van Nictiz: Contact opnemen met leverancier van uw XIS dan wel met uw ICT-afdeling om de beoogde aansluiting te bespreken Algemeen Doorlooptijden van stappen naar de realisatie kunnen behoorlijk variëren door met name de volgende aspecten: De combinatie van tenaamstelling en het type van uw organisatie bij de Kamer van Koophandel sluit niet aan bij hetgeen door het LSP is vastgesteld. Van belang bij het aanvragen van een aansluiting op het LSP. Met name als slechts onderdelen van een zorgconcern van het LSP gebruik mogen maken. 2 Meer over de viewer in de bijlage: Memo; ervaringen met LSP-viewer in VVT (als PDF) 4

5 De kwalificatie van de door u gebruikte (of gekozen) aanbieder van software (XIS) en/of netwerkdienst is niet afgegeven. Dit kan tot vertragingen van 3 tot 6 maanden aanleiding geven, afhankelijk van het stadium waarin de certificering van de bedoelde producten of diensten zich bevindt. Problemen met de werking van de door u te gebruiken software. Bijvoorbeeld: De door u beoogde mandatering van medewerkers kan niet worden gerealiseerd; de applicatie loopt vast; de combinatie paspaslezer-xis werkt niet of is niet stabiel etc. Via de helpdesk van uw leverancier is dit op te lossen. Doorlooptijden daarvan verschillen per soort probleem en per leverancier. Resultaten van stap1: 1. Projectorganisatie ingericht 2. UZI-abonnement aangevraagd 3. Aansluiting op het LSP aangevraagd 4. Vastgesteld dat u gebruik maakt van een gekwalificeerd XIS 5. Vastgesteld dat u gebruik maakt van een gekwalificeerde netwerkdienst (goed beheerd zorgnetwerk = GZN) HARDWARE EN SOFTWARE (TECHNIEK) Bij stap 2 bereidt u een aantal technische aanpassingen aan uw zorginformatiesysteem voor. Om met uw zorginformatiesysteem gegevens uit te kunnen wisselen via het LSP, moet u beschikken over de juiste hard- en software. Uw zorginformatiesysteem moet een goed beheerd zorgsysteem (GBZ) worden. Dat stelt eisen aan de applicatie, de implementatie en het beheer van uw systeem. De eisen voor een GBZ zijn onderverdeeld in technische en organisatorische eisen. Technische eisen: Een GBZ voldoet aan de technische eisen door het gebruik van een gekwalificeerd zorginformatiesysteem (XIS) en een gekwalificeerde netwerkdienst of zorgserviceprovider (GZN of ZSP) die de communicatie met het LSP verzorgt. U bepaalt samen met uw ICT-leverancier welke ICT-voorzieningen moeten worden aangepast. Een overzicht van gekwalificeerde netwerk- en softwareleveranciers vindt u op de eerder vermelde website van Nictiz. Software en hardware zijn voortdurend in ontwikkeling. Houd daarmee rekening. De ervaring leert dat verschillende versies van bepaalde software kunnen zijn geïmplementeerd in den lande. Bij het controleren van de kwalificatie dient men op te letten dat het de versie betreft die u gebruikt of gaat gebruiken. Resultaten van stap 2: 1. Keuzes afgerond voor hardware, software en netwerkdienst 2. Afspraken gemaakt over (op)levering van de gekozen technische oplossingen ORGANISATIE In deze derde stap voert u diverse organisatorische aanpassingen door. 1. Processen, procedures en werkinstructies aanpassen U maakt een start met het aanpassen van werkinstructies voor het aanmelden en opvragen van dossiers en medicatiegegevens via het LSP, inclusief het gebruik van UZI-middelen en mandatering. 5

6 Voor de leden van Stichting Drechtzorg 3 zijn processen en protocollen beschreven in de vorm van het Convenant medicatieoverdracht Waardenland, dat door alle leden is ondertekend. Hierin staat per overdrachtssituatie beschreven hoe de medicatie overdracht plaats vindt. Baseer uw interne processen op dit convenant, realiseer u dat dit convenant bindend is en zeker zal leiden tot aanpassingen van uw werkprocessen. Een voorbeeld is dat voorschrijvers altijd de actuele medicatie dienen te verifiëren, voordat zij zelf medicatie voorschrijven. Zo resulteert ieder contact in een correct en bijgewerkt medicatie overzicht. 2. Opleidingen plannen U organiseert opleidingen voor uw medewerkers om hen voor te bereiden op het gebruik van het LSP. Neem contact op met uw regiobeheerder (in dit geval met de Stichting Drechtzorg) om na te gaan of er trainingen en/of informatiebijeenkomsten worden georganiseerd. 3. Cliëntendossiers schonen U zorgt ervoor dat de cliëntendossiers eenduidig en goed geregistreerd zijn. Als dat nodig is, schoont u bestanden op zodat de gegevens die u gaat uitwisselen volledig en juist zijn. Voor een optimale informatieuitwisseling volgen zorgmedewerkers bij de opbouw van en registratie in dossiers bijvoorbeeld de ADEPDrichtlijn (adequate dossiervorming elektronisch cliënten dossier in de huisartspraktijk). Landelijk worden er regelmatig scholingen georganiseerd. Meer informatie over ADEPD vindt u op de website van de NHG ( 4. Inrichten/-regelen GBZ-servicedesk Uw systeem moet altijd bevraagbaar zijn voor andere zorgaanbieders. In het geval van incidenten moeten die ergens gemeld kunnen worden. Om het beheer van uw GBZ in te regelen richt u een GBZ-servicedesk in. Dit is één van de eisen aan een GBZ. U kunt hierover afspraken maken met uw ICT-leverancier. Bij de GBZ-servicedesk kunnen incidenten en problemen worden gemeld. Medewerkers van de GBZservicedesk worden gemachtigd om met andere ketenpartijen contact op te nemen en een incident of probleem aan te melden. Algemene taken van de GBZ-servicedesk: Aanspreekpunt voor andere servicedesks; Proactief communiceren over storingen en onderhoud; Oplossen van incidenten en problemen volgens de gemaakte afspraken; Samenwerken met andere ketenpartijen en ondersteuning bieden bij het oplossen van problemen en incidenten. 5. Toestemming van cliënten vragen (uitsluitend om gegevens aan te melden via het LSP) Daarnaast is het van belang een besluit te nemen hoe u de toestemming van de cliënt om medische gegevens te mogen delen met andere zorgverleners verkrijgt en vastlegt. 4 Denk hierbij aan actief benaderen van de cliënt via een mailing of vragen bij een-op-een contactmomenten. Persoonlijke benadering levert doorgaans een betere respons op. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt eisen aan de vastlegging van verkregen toestemming. Hierbij moet u denken aan registratie van de wijze waarop u toestemming heeft gekregen (schriftelijk of mondeling en de datum waarop) en welke informatie (welke specifieke folder) u aan de cliënt heeft meegegeven. AP kan zowel u als de cliënt om deze informatie vragen. 3 Website Drechtzorg:

7 Onderschat deze stap niet. Laat u hierbij ondersteunen door administratief medewerkers en/of stagiaires. Persoonlijke benadering om toestemming te vragen aan de cliënt is doorgaans effectiever dan een schriftelijke oplossing (de respons hiervan is vaak erg laag). Informeer bij zorgverleners in uw omgeving of u gezamenlijk kan optrekken bij het verkrijgen van toestemming. Stichting Drechtzorg kan u hierbij helpen. Ondersteunend informatiemateriaal kunt u aanvragen bij vzvz en bij de Autoriteit persoonsgegevens ( ( Resultaten van stap 3: 1. Interne processen herschreven (aangepast waar nodig) 2. Opleidingen voor medewerkers georganiseerd 3. Elektronische dossiers van patiënten/cliënten opgeschoond 4. GBZ goed ingericht (of voorbereid) 5. Procedure voor verkrijgen toestemming patiënten ingeregeld AANVRAGEN UZI-MIDDELEN EN GBZ CERTIFICAAT Bij stap 4 regelt u de volgende aanvragen: UZI-middelen (pas, paslezers, software en servercertificaat) Vergoedingen voor UZI-middelen GBZ-aanvraag. Zodra u bent geregistreerd als UZI-abonnee dient u UZI-passen aan te vragen en voor de overige UZI-middelen te zorgen. De doorlooptijden kunnen lang zijn. Het UZI-register wordt onderhouden door het CIBG. Informatie over alle zaken rondom UZI vind u op Voor UZI-middelen worden kosten in rekening gebracht. Zelfstandige zorgverleners kunnen via gastgebruik in uw organisatie werken met een persoonlijke UZI-pas. Medewerkers kunnen onder mandatering van een verantwoordelijke zorgverlener meer rechten krijgen. Mandatering vraagt een organisatorische inspanning die u niet moet onderschatten. Reden hiervoor is dat werkprocessen helder uitlegbaar moeten zijn aan de patiënt/cliënt. Immers, deze kan opvragen welke zorgverlener diens gegevens heeft opgevraagd. In geval van mandatering, kan het zijn dat de patiënt/cliënt de naam van de opvrager niet herkent als iemand met wie een behandelrelatie bestaat. Intern in de organisatie moeten verantwoordelijkheden en bevoegdheden op een eenduidige manier zijn afgestemd. Mogelijk kunt u in aanmerking komen voor één of meerdere vergoedingen. Meer informatie hierover vindt u op de website van vzvz ( Op deze website kunt u ook een UZI- vergoedingencheck uitvoeren, zodat u snel inzicht krijgt in welke vergoedingen u kunt ontvangen. Wanneer u een GBZ-aanvraag indient, wordt het aansluitproces op het LSP in gang gezet. Na ontvangst van de ondertekende GBZ-aanvraag, stelt het vzvz Servicecentrum een gebruiksovereenkomst op. Nadat de wettelijke vertegenwoordiger van uw organisatie deze ondertekend heeft teruggestuurd, wordt de technische aansluiting gerealiseerd. Dat gebeurt in samenwerking met de technische contactpersoon van uw organisatie of uw ICTleverancier. Het meest recente aanvraagformulier staat de website van vzvz via een link bij de informatie GBZ-aanvraag indienen. Een voorwaarde voor aansluiting op het LSP is dat u UZI-abonnee bent. Daarom moet u bij uw GBZaanvraag een kopie van de UZI-stamkaart voegen. Die heeft u na de abonneeregistratie van het UZI-register ontvangen. 7

8 Voor meer informatie zie checklist vzvz Aansluiten op het LSP LET OP: als u nog niet werkt met een XIS binnen de organisatie en u gaat over naar een XIS, dan geldt wellicht aanvullende wet- en regelgeving die in dit document niet aan de orde komt, zoals bijvoorbeeld de aanmelding van uw persoonsregistratie bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Resultaten van stap 4: 1. Uw organisatie heeft een UZI-abonnement (stamkaart in bezit) 2. Medewerkers beschikken over UZI-pas dan wel passen zijn aangevraagd 3. De mandatering is procedureel en technisch geregeld 4. Het eventueel verkrijgen van vergoedingen is georganiseerd 5. De aansluiting op het LSP (inclusief certificering) is in gang gezet UZI-MIDDELEN INSTALLEREN Bij deze stap installeert u de UZI-middelen binnen uw organisatie. Om met het UZI-servercertificaat te kunnen werken, installeert u die eerst op uw systeem. Uw ZSP of ICThelpdesk zal dit voor u verzorgen. U registreert uw UZI-pasgegevens in uw informatiesysteem (zodat de pas gebruikt kan worden als inlogmiddel). Sluit vervolgens op alle benodigde werkplekken kaartlezers aan. Installatie-instructies, software en handleidingen vindt u op de website van het UZI-register. Resultaten van stap 5: 1. Het UZI-server certificaat is geïnstalleerd 2. UZI-pas(sen) zijn of worden geregistreerd in het XIS 3. UZI-paslezers zijn aangesloten (mobiele paslezers kunnen worden aangesloten) AANSLUITEN Bij deze stap rondt u de GBZ-aanvraag af en informeert u betrokkenen waardoor de aansluiting op het LSP definitief is en u medische gegevens kan uitwisselen via het LSP. Voordat u in de praktijk start is het uitvoeren van een ketentest van belang. Hiermee voorkomt u dat u tegen problemen aanloopt, omdat u nog gelegenheid heeft deze problemen te verhelpen voordat u live gaat. In de ketentest controleert u, samen met andere zorgverleners, of uitwisseling met hen via het LSP op een correcte wijze verloopt. U gebruikt gezamenlijk dezelfde fictieve cliëntendata. vzvz kan u kosteloos een 20-tal fictieve cliënten leveren. Voorwaarden en aanvraagformulieren vindt u op Overleg hierover met uw softwareleverancier. In samenspraak kunt u testen via een testomgeving en later in uw productieomgeving. Informeer alle betrokkenen over de soort gegevens die u uitwisselt, de planning en spelregels rondom gebruik van het LSP. Denk hierbij bijvoorbeeld aan collega zorgaanbieders, zorgverleners en medewerkers in uw organisatie, patiënten/cliënten. Specifieke informatie over bovenstaande zaken vindt u in de checklist vzvz Ingebruikname LSP. 8

9 Resultaten van stap 6: 1. Controle van alle componenten die nodig zijn voor de aansluiting op het LSP is afgerond 2. Ketentests zijn uitgevoerd en praktijktests voldoen aan de verwachtingen 3. Het stadium van in productie nemen is aangebroken BEHEER Bij deze stap beheert u uw aansluiting op het LSP. Stem beheertaken af binnen de organisatie zoals beheer UZI-passen en UZI-servercertificaat. Denk hierbij aan procedures rond het registreren, verlengen en intrekken van UZI-middelen. Als een medewerker bijvoorbeeld zijn UZI-pas kwijtraakt, moet direct duidelijk zijn welke stappen ondernomen worden en door wie. Denk ook aan het regelen van processen en protocollen rondom mandatering en gastgebruik (wie mag waarom en door wie gemandateerd worden?). Vervolgens dient deze autorisatie opgenomen te worden in uw XIS. LET OP: Dit is mogelijk een tijdrovende aangelegenheid. Gebruikers binnen uw organisatie moeten weten waar ze terecht kunnen voor ondersteuning. Hiervoor kunt u een interne servicedesk opzetten. Deze kan worden verzorgd door de GBZ-beheerder. De servicedesk zal in de eerste periode extra tijd nodig hebben voor het beantwoorden van functionele en/of praktische vragen bijvoorbeeld over hoe gebruikers in het XIS opvragingen kunnen doen, maar ook hoe in te loggen met de UZIpas. Daarnaast ontvangt de GBZ-beheerder dagelijks een rapportage waarin alle opvragingen en foutmeldingen rondom opvragingen staan. De beheerder dient deze foutsituaties na te gaan en eventueel correcties door te (laten) voeren ter voorkoming van dezelfde fouten in de toekomst. De rapportage vraagt van de GBZ-beheerder in de eerste periode extra tijd wegens onvermijdelijke opstartproblemen. Houd er rekening mee dat als u het GBZ-beheer uitbesteedt u wellicht voor extra kosten komt te staan als deze extra tijd niet vooraf is geoffreerd. Maak met uw GBZ-beheerder heldere afspraken over welke kosten gedeclareerd mogen worden en vraag om een inschatting van de hoogte hiervan. Specifieke informatie over bovenstaande zaken vindt u in de factsheet vzvz GBZ-beheer. Resultaten van stap 7: 1. Alle procedures rond het gebruik van de UZI-passen werken naar wens 2. Medewerkers weten waar ze ondersteuning kunnen krijgen voor het werken met UZI en LSP 3. Een GBZ-beheerder is aangesteld, kent de procedures en handelt ernaar 9

10 TENSLOTTE Dit document maakt deel uit van de resultaten van het Programma WeMOve (Waardenland elektronische MedicatieOverdracht voor elk), dat van september 2013 tot januari 2016 is uitgevoerd door de Stichting Drechtzorg. Dit document en de documenten waarnaar wordt verwezen zijn eveneens terug te vinden op de website van Drechtzorg 5. De programmamanagers spreken hun dank uit aan degenen die het programma hebben mogelijk gemaakt en bijzondere dank gaat uit naar Marleen Rijneveld, Marianne Velthoven en Annemarie Bernard voor de medewerking aan de totstandkoming van de proof-of-concept. De proof-of-concept bij GGZ en VVT heeft nog wat praktische informatie opgeleverd waarmee u uw voordeel kunt doen. Die is hierna als lessons learned geformuleerd: Diverse kwalificaties vragen doorlooptijd, hou hiermee ruimschoots rekening in de projectplanning Intern beleid over het evt. werken onder mandaat door AIOS en Verpleegkundig Specialist is noodzakelijk Plan voldoende tijd in voor het aanvragen UZI-passen Indien nog niet beschikbaar is ook hier een interne werkwijze voor nodig; zowel voor aanvragen als registratie Informatie via het LSP is niet altijd actueel of juist, verificatie met de patiënt blijft noodzakelijk. Goed verwachtingsmanagement is noodzakelijk Cliëntenraad actief betrekken N.B. De inhoud van deze toolbox wordt online onderhouden en komt via de website van de Stichting Drechtzorg beschikbaar. Hyperlink naar proof-of-concept rapport: Online toolbox en documenten met hyperlinks: Daarin tevens de bij de toolbox behorende bijlagen: 1. Memo; ervaringen met LSP-viewer in VVT (als PDF) 2. Planning aansluiting op LSP in Excel (en als bijlage in dit document). De proof-of-concept in GGZ en VVT werd mede mogelijk gemaakt door CZ Fonds en VGZ zorginnovatie. 5 Website Drechtzorg: 10

11 Bijlage 2: Planning aansluiting op het LSP (Excel tool op de website) 11