Collectiebeheer vanuit centraal perspectief

Transcriptie

1 Collectiebeheer vanuit centraal perspectief Collectioneren onder druk Als sector openbare bibliotheken bouwen we in Vlaanderen al jaren centraal aan een kwalitatieve catalogus ten behoeve van de lokale bib en de gebruiker, met internationale erkenning tot gevolg. Een bib die een boek in handen krijgt, hoeft dat in principe niet meer zelf te ontsluiten, maar kan de beschrijving kopiëren uit Open Vlacc. Tegelijk hanteren ruim 300 bibliotheken wel nog eigen methodes en procedures om gelijkaardige collecties op de plank te krijgen. Hoewel in de jaren 80 werd gepoogd om collecties centraal kastklaar aan te bieden aan bibliotheken en in vaktijdschriften centraal aankoopadvies verscheen, werd een meer centrale aanpak rond collectievorming zoals vandaag in Nederland met NBD Biblion niet verder doorgevoerd. Ondertussen staat de tijdsinvestering die nodig is om lokaal volledige collecties samen te stellen onder druk. Denk alleen al aan de nakende uitstroom van bibliotheekmedewerkers, de besparingen die aanzetten tot meer efficiëntie en het inzetten van nieuwe competenties voor de digitale bibliotheek. De lijn doortrekken van centraal catalogiseren naar centraal collectioneren lijkt dan ook een logische stap. Daarom werkt Bibnet, als beheerder van de centrale catalogus, stapsgewijs aan de ontwikkeling van diensten die bibliotheken ook bij het vormen van lokale collecties meer comfort willen bieden. We staan stil bij de actuele status van een groeiscenario dat ons als sector alvast voor heel wat nieuwe uitdagingen plaatst, maar ook een mentaliteitswijzing vraagt. LOKAAL BELEID EN ONDERHOUD VAN COLLECTIES Potentieel van een massa De hoeveelheid fysieke collectie is sinds 2006 vrij stabiel in Vlaanderen. Algemeen werd er tussen 2006 en 2009 meer collectie aangekocht, maar ook meer gewied. Toch is de voorbije tien jaar de fysieke collectie gestaag gegroeid van 22 naar 23 miljoen exemplaren. In 2009 werd elk exemplaar gemiddeld 2,2 twee keer per jaar uitgeleend, terwijl dat in 2000 nog 2,4 keer was. Een gebruiker trof in 2009 gemiddeld 82% van de collectie aan tijdens zijn bezoek aan de bib. Gemiddeld, want bij 161 bibliotheken stond meer dan 82% van de collectie op de plank en bij één op tien bibliotheken was dat zelfs meer dan 90%. Dat is eigenlijk te veel. Collecties zijn er om geleend te worden en bezoekers zijn net zo tevreden over het aanbod wanneer 65% tot 75% van de collectie aanwezig is, zo bleek nog uit het gebruikersonderzoek van het VCOB. Er zit dus veel meer potentieel in het gebruik van de fysieke collecties bij Vlaamse bibliotheken en het mag dan ook een uitdaging zijn om het rendement van die collecties voor alle bibliotheken te verhogen. In de eerste plaats vergt dat structureel onderhoud; het volstaat hierbij niet à la minute de juiste aantallen en verhoudingen te proberen bepalen bij aankoop en wieden. Het is nodig om jaarlijks het gebruik van collecties grondig te evalueren en de gewenste grootte van collecties in doestellingen vast te leggen. Wim Verhulst en Lisbeth Vandoorne juli

2 Een waaier aan hulpmiddelen In gesprek met bibliotheken erkennen collectieverantwoordelijken de noodzaak van een rationele en meer strategische aanpak van het collectiebeheer. Toch formuleert ongeveer 80% van de bibliotheken nog geen kwantitatieve doelstellingen over het vooropgesteld collectiegebruik. Dit percentage is een indicatie op basis van gesprekken door Bibnet met ruim 200 bibliotheken in Collectiebeleidsplannen en collectieontwikkelingsplannen gaan vooral nog over inhoud en kwaliteit. Bij vertaling naar concrete acties, gaat vervolgens aandacht uit naar het kiezen van de juiste titels en minder naar de vraag of die hoeveelheid titels ook bijdraagt tot een optimaal en evenwichtig gebruik van de collectie. Voor bibliotheken die eerste stappen zetten naar een meer rationeel collectiebeheer, is het aan te bevelen om in eerste instantie de gebruikscoëfficiënten van de 14 grote collectiesegmenten uit de Vlaamse bibliotheekstatistieken (Bios) te bekijken. Voor heel wat bibliotheken biedt dat reeds interessante indicaties over het rendement van hun collecties in verhouding tot Vlaanderen, de eigen provincie of collega-bibliotheken. Indien daaruit zou blijken dat de hele collectie of één of meerdere collectiesegmenten nauwelijks geleend wordend, is het aangewezen om dringend actie te ondernemen. Hoewel dit uitzonderingen horen te zijn, waren er in 2009 toch 13 bibliotheken waar elk collectie-exemplaar op jaarbasis gemiddeld minder dan één keer geleend werd. 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 20 meest gebuikte openbare bibliotheekcollecties (open kast) Bibliotheekstatistieken 2009 bib met hoogste gebruikscoëfficiënt per segment / gemiddele gebruikscoëfficiënt in Vlaanderen per segment (open kast) bib hoogste GC gemiddelde GC Wim Verhulst en Lisbeth Vandoorne juli

3 Dankzij de impulsen van het Streekgericht Bibliotheekbeleid in de provincies Antwerpen, Oost- Vlaanderen en Vlaams-Brabant werkte tot nu toe bijna 20% van de bibliotheken met pakketten om collecties kwantitatief te evalueren. Het gaat om Integraal Collectiebeheer (ICB) en C-Opt. Voor de volledigheid lichten we beide systemen nog even kort toe. ICB is het meest courant gebruikte systeem in Vlaanderen. Dit pakket van Bureau Leemans uit Tilburg laat toe om per collectieonderdeel zelf de prioriteiten te bepalen en die af te wegen tegen de gebruikscoëfficiënten. Idealiter wordt dit model aangevuld met resultaten van lokaal marktonderzoek. Dit jaar rondt de provincie Antwerpen het laatste van 13 lokale marktonderzoeken af bij bibliotheken die actief inzetten op collectieplanning. Voor een uitgebreidere bespreking van ICB verwijzen we naar een artikel in Bibliotheek- en Archiefgids van februari vorig jaar. C-opt van de firma OPTERA uit Goes wordt meer in Nederland gebruikt en geeft op basis van bezit en uitleen advies over de gewenste collectiegrootte. Bibliothecarissen in Vlaanderen getuigen dat C-opt een handig en relevant instrument is om beter zicht te krijgen op de collectiegrootte. Zowel van ICB als C-Opt zijn er regelmatig nieuwe releases met tal van verbeteringen. Een gemiddelde individuele licentie voor een planningspakket kost 250 tot 350 euro. Dit is een beperkte prijs gezien de mate waarin deze investering kan bijdragen tot een beter rendement van het volledige collectiebudget. Uiteraard blijven er daarnaast klassieke methoden om collecties te evalueren waar je zelf mee aan de slag kan zoals de use-factor of z-score. Je kan ook kiezen voor een traject op maat onder begeleiding van een expert. We merken nog op dat het voor bibliotheken met een beperkt personeelsbestand zinvol kan zijn om met collega-bibliotheken de collecties samen te evalueren en aankopen op mekaar af te stemmen. In het kader van ondersteuning bij structurele samenwerking door het Streekgericht Bibliotheekbeleid zijn er hier mogelijk kansen te rapen. Uitdagingen Het maken en onderhouden van een optimaal afgestemde collectie vraagt tijd, en het is zeker te verantwoorden dat collectieverantwoordelijken meer tijd zouden maken voor het uitwerken van een optimaal en strategisch collectiebeleid. Toch moeten bibliotheken soms nog te veel zoeken naar hun eigen cijfers. Eenmaal men via het bibliotheekbeheersysteem heeft opgevraagd hoeveel er per collectieonderdeel in bezit was en hoeveel uitgeleend, dan moet dat cijfermateriaal eerst nog getransponeerd worden naar een rekenblad. Pas dan begint het inhoudelijke werk. Idealiter genereren bibliotheeksystemen automatisch gedetailleerde beziten uitleencijfers, worden resultaten van collectieplanning geïntegreerd in bestelmodules en worden data over het gebruik van alle collecties centraal geaggregeerd. Het mag echter duidelijk zijn dat een versnipperd beheer van de lokale collectiedata dergelijke operaties complex maakt. Anderzijds is in Vlaanderen een weg ingezet om bezitsdata van collecties te koppelen en te ontsluiten. Het is een logische stap om hetzelfde te doen in functie van centrale analyse van data over het gebruik en de samenstelling van collecties. VAN PLAN TOT PLANK Een onderbouwd plan als voorwaarde om collectievorming meer uit te besteden: vanuit die premisse werkt Bibnet stapsgewijs aan diensten om de lokale collectievorming te faciliteren. Werkprocessen om collecties te vormen kan je immers uitbesteden, het bepalen van een lokaal beleid niet. Meer concreet gaat het om diensten die bibliotheken adviseren bij het selecteren van hun collectie, het comfort verhogen bij bestellen en collecties kastklaar leveren volgens een standaard. Hiermee wordt op lange termijn de ontwikkeling geambieerd van een cyclus aan diensten die modulair of als geheel inzetbaar is voor openbare bibliotheken. Bij elk van de diensten selecteren, bestellen en kastklaar leveren, wordt de werking rond Open Vlacc rechtstreeks ingezet. Wim Verhulst en Lisbeth Vandoorne juli

4 Bij de opstart van dit project in 2010 koos Bibnet voor een parallelle aanpak. Enerzijds werd in samenwerking met Medio Europe een dienstverlening gelanceerd die de processen selecteren tot kastklaar leveren efficiënt bundelt voor een perceel veelgevraagde collectie volwassenen. Daarmee wordt de vooropgestelde cyclus gerealiseerd op microniveau. Dat laat toe als sector ervaringen op te doen bij het uitbesteden van taken die tot nu toe vooral nog lokaal uitgevoerd worden. Tegelijk werden eerste stappen gezet om op lange termijn de beoogde collectiediensten afzonderlijk te ontwikkelen met diverse partners. Kant-en en-klare impuls Naast graag lezen is zelf mogen selecteren van collectie een veel voorkomende motivatie om in de bibliotheek te werken. Het ligt dan ook gevoelig om te stellen dat in functie van efficiëntere werkorganisatie net dat proces omgebouwd mag worden naar een dienstverlening buiten de bibliotheekmuren. Toch is al een tijdje een duidelijke verschuiving naar uitbesteden van de selectie merkbaar. Waar bibliotheken de voorbije jaren het selectieproces eenvoudiger begonnen te maken voor zichzelf door zichtzendingen en aanschafinformaties van NBD Biblion te laten bezorgen, wordt nu in toenemende mate gebruik gemaakt van kant-en-klare diensten, ook gekend als standing orders. Bij deze all-in services selecteert de leverancier titels, kan de collectieverantwoordelijke eventueel een eindselectie doorgeven en worden de boeken kastklaar geleverd. Onder de projectnaam Veelgevraagde Collectie stroomlijnde Bibnet het in Vlaanderen courant gebruikte standing order met productnaam Sprinters van Medio Europe. Door een sectorale raamovereenkomst kunnen alle bibliotheken tot 2013 vrij gebruik maken van deze snelle kanten-klare dienstverlening voor een segment tot 400 veelgevraagde titels volwassenencollectie per jaar. Bibnet stuurt de kwaliteit van selecteren en het kastklaar maken aan. Hoewel heel wat bibliotheken nog een afwachtende houding aannemen, maakten intussen ruim 60 bibliotheken in Vlaanderen gebruik van dit collectiepakket. Kant-en-klaar betekent in dit geval dat de collectievormer per kwartaal uit een zorgvuldig geselecteerde keuzelijst nog te verschijnen titels kan bestellen. Eenmaal gepubliceerd, wordt het boek binnen de week kastklaar geleverd. Belangrijk bij het ontstaan van dit project was de keuze voor een standaard Wim Verhulst en Lisbeth Vandoorne juli

5 etiket waar de auteursnaam niet wordt omgezet. De informatie op het etiket wordt bepaald bij het centraal catalogiseren binnen de werking rond Open Vlacc, aangestuurd door het Bibliografisch Centrum van Bibnet. Praktijkverhalen bevestigen dat gebruik maken van kastklare pakketten meerwaarde biedt voor eender welk type bibliotheek. Grote bibliotheken kopen blindelings het hele pakket en verdelen de populaire titels onder hun vestigingen. Op die manier winnen ze fors aan tijd bij het opsporen en selecteren van collectie die sowieso wordt gekocht. Voor bibliotheken op kleine schaalgrootte vertegenwoordigen 400 titels soms bijna het totaal aan nieuw aan te kopen collectie voor volwassenen. Toch getuigen een aantal bibliothecarissen dat ook zij het gehele pakket bestellen omdat ze vanwege een te klein personeelsbestand nauwelijks toekomen aan collectioneren. Andere bibliotheken bestellen dan weer een gedeelte van het pakket als aanvulling op de rest van hun collectie. De sectorale raamovereenkomst met Medio Europe via Bibnet brengt ook een administratieve vereenvoudiging met zich mee. Bibliotheken zijn voor het bestellen van dit pakket tot 400 titels vrijgesteld van procedures volgens wetgeving op overheidsopdrachten. Wat bibliotheken vervolgens doen met de kastklare collectie verschilt sterk van plaats tot plaats, gaande van extra promotie en speciale uitleenvoorwaarden tot gewoon standaard opnemen in de rest van de collectie. Selecteren en catalogiseren voor het eerst centraal gecombineerd Een eerste stap naar centraal ondersteunen bij selecteren van meer volledige collecties, is het maken van bestelsuggesties. Doelstelling is om deze suggesties in een zo vroeg mogelijk stadium en op basis van overeengekomen selectiecriteria aan te bieden voor elke openbare bibliotheek. Meer concreet gaat het om suggesties op titelniveau met een kwaliteitsaanduiding en aankoopsuggestie naargelang het collectiebudget. Het is duidelijk dat het samenstellen van selectiecriteria voor alle bibliotheken aanleiding is voor heel wat discussie en interpretatie. Bibnet kiest ervoor om de opstart van het project omwille van de beheersbaarheid af te bakenen tot één segment, de jeugdcollectie. Bij het uitbesteden van het lokale selectieproces is kwaliteitsgarantie nodig op maat van bibliotheken. Deze garantie dient borg te staan voor de expertise in collectievorming van de Vlaamse bibliotheeksector. Bibliotheken moeten uiteraard in vertrouwen kunnen voortgaan op centraal aangemaakte bestelsuggesties. Bibnet zet daarom verder in op haar partnerschap met Vlabin-vbc, een documentatiecentrum voor de culturele sector en de bibliotheeksector in het bijzonder. Vlabin-vbc is uitgever van de Leeswelp en heeft inhoudelijke expertise bij kwaliteitsbeoordeling van jeugdcollecties en is bovendien betrokken bij het centraal catalogiseren in Open Vlacc. Het Bibliografisch Centrum van Bibnet, samen met jeugdcollectievormers uit diverse bibliotheken, sturen Vlabin-vbc aan om de bestelsuggesties jeugdcollectie aan te maken. Selecteren en catalogiseren van bibliotheekcollecties worden daarmee voor het eerst centraal gecombineerd. Bestelcomfort De bestelmodule van Boekenbank van Boek.be is een goed voorbeeld van hoe bestellen centraal kan gebeuren en waar de vrijheid om eender welke leverancier te kiezen toch gegarandeerd blijft. Het Bibliografisch Centrum van Bibnet werkt al langer samen met Boek.be. Sinds oktober 2009 neemt Open Vlacc dagelijks nieuwe aankondigingen van Boekenbank over. Vlabin-vbc filtert in opdracht van Bibnet het aanbod en verbetert de Boekenbankrecords op basis van hun kennis over auteurs, uitgever, vorige edities,... De eerste Open Vlacc invoerpartner die de publicatie in handen heeft, vervolledigt de beschrijving op basis van het fysieke exemplaar. Sinds 2011 wordt er ook titelinformatie in de andere richting doorgestuurd. Correcties, door Vlabin-vbc of een Open Vlacc bibliotheek uitgevoerd aan de hand van het Wim Verhulst en Lisbeth Vandoorne juli

6 fysieke exemplaar, worden automatisch teruggestuurd naar en aangepast in Boekenbank. Deze aangepaste titels krijgen op de website voor de boekhandel het keurmerk 'Gecontroleerd aan de hand van het fysiek exemplaar', en dragen zo bij tot de juistheid van de informatie op Boekenbank. Bibliotheken, maar ook boekhandels en het grote publiek, halen op deze manier voordeel uit de inspanningen van de Open Vlacc catalografen. Deze dienstverlening is niet enkel een formele erkenning door de boekensector van het kwaliteitswerk van Open Vlacc, maar draagt ook bij tot toekomstige vormen van samenwerking tussen beide sectoren. In die zin is het verder ontwikkelen van een centraal bestelplatform waar ook bestelsuggesties en verrijkte collectiedata op maat van de bibliotheek geïntegreerd worden, een beoogde volgende stap. Netwerkcollectie Het stroomlijnen en verbeteren van de werkprocessen selecteren, bestellen en kastklaar maken betreft de zogenaamde basiscollectie, dat deel van de collectie dat bij alle bibliotheken gelijkaardig is. Bibliotheken hebben immers over dezelfde thema s, onderwerpen en genres gelijkaardige titels in huis. Daarnaast zetten bibliotheken lokaal en volgens eigen organisatie in op het vormen van andere collecties, zoals lokaal erfgoed, thema s die voor de gemeente of regio van belang zijn of collecties waar een bibliotheek door de jaren heen erkende expertise in opbouwde. Samen vormt dat een netwerkcollectie. Het VCOB werkte in 2007, in het kader van deze netwerkgedachte, samen met diverse (centrum)bibliotheken het netwerkmagazijn uit, een concreet werkinstrument dat samengaat met de sectorale richtlijnen tot wieden. De noodzaak om te wieden blijft hoog en het netwerkmagazijn biedt lokale bibliotheken de garantie dat bibliotheken met accentcollecties bepaalde collecties langer ter beschikking houden. Dergelijke samenwerking laat toe om niet nodeloos lokaal collecties te beheren die geen deel meer uitmaken van de actuele collectie. Het netwerkmagazijn wordt met een beperkt aantal rubrieken non fictie in praktijk nog weinig gebruikt, maar wordt als concept behouden in de ruimere doelstelling om bibliotheken te stimuleren om hun collecties meer rationeel te beheren. Verdere koppeling van collectiedata zal toelaten centraal het collectiebezit te analyseren en zo leemtes of doublures binnen het netwerk openbare bibliotheekcollecties in kaart te brengen. Beschut kastklaar maken Uit bevraging van VLAB, de Vlaamse werkgevers organisatie voor beschutte werkplaatsen, blijkt dat één op drie openbare bibliotheken klant is bij een beschutte werkplaats. Voor het kastklaar maken van collecties werken 100 voltijdse medewerkers in beschutte werkplaatsen voor ca. 100 bibliotheken. Uit gesprekken met bibliotheken blijkt dat lokale of regionale sociale tewerkstelling beleidsmatig belangrijk is. Bibnet onderzoekt daarom hoe het kastklaar maken meer gestroomlijnd kan worden in samenwerking met de sector beschutte werkplaatsen. Gesprekken hierover gaan samen met het debat over het centraliseren van bestelprocessen met Boek.be. Een aandachtspunt bij het kastklaar maken, zijn de praktische besognes die opduiken omtrent etiketten. Bibliotheken geven bijvoorbeeld aan dat de etiketten bij exemplaren op de plank eenzelfde visuele lijn moeten hebben omdat het mooi en ordelijk oogt voor de gebruiker. Voor een enkele bibliotheek is het etiket zelfs onderdeel van de gemeentelijke huisstijl. Keuze voor orde en netheid zijn uiteraard te verdedigen, maar mogen een traject naar een meer professionele aanpak niet hypothekeren. Anders is het bij de informatie op het etiket zelf. Als nieuwe collecties door standaardisering afwijken van andere etiketten in de collectie bemoeilijkt dat onder meer het onderhoud en bijvoorbeeld het terugplaatsen van collectie door de bibliotheekmedewerkers. Ook dat is een terechte opmerking. Anderzijds signaleren diverse (centrum)bibliotheken, naar aanleiding van de keuze om binnen het project veelgevraagde collectie de signatuur niet om te zetten, dat zij etiketten en plaatsing van hun collectie aanpassen. Wim Verhulst en Lisbeth Vandoorne juli

7 Wanneer bibliotheken in de toekomst niet langer zelf hoeven in te staan voor het verwerken van hun fysieke collectie, dient men zich te richten op meer gestroomlijnde manieren van verwerken. Het is immers moeilijk verdedigbaar om voor elke bibliotheek etiketten met afmetingen en plaatsing op de kaft op maat te laten maken. Anderzijds werd de voorbije jaren het maatwerk voor eigen etiketten bovenlokaal gestimuleerd met wijd verspreide etikettensoftware. Er is dus nood aan een duidelijk en meer eenvormig etikettenbeleid op Vlaams niveau. Conclusie Collecties in beweging Dat openbare bibliotheken nog steeds voornamelijk fysieke collecties beheren, mag duidelijk zijn. De komst van meer digitale collecties zal echter effect hebben op hoe bibliotheken collecties zullen aankopen en beheren. Collecties zullen meer uitgesproken fysiek én digitaal worden, en collectiebudgetten zullen anders verdeeld worden. Ter voorbereiding van die veranderingen is het in eerste instantie nodig om de bestaande, al te grote collecties weer op orde te brengen en meer in beweging te krijgen. In tijden van plannen en besparing is het geheel te verantwoorden dat bibliotheken meer onderbouwd en cijfermatig hun collectiebudgetten inzetten en verantwoorden. Het is ook nodig zich af te vragen of elke lokale stap die gezet wordt bij collectievorming lokaal noodzakelijk blijft. Centrale ondersteuning biedt de lokale collectievormers tijd en ruimte voor de dagelijks werking en het omgaan met nieuwe vormen van digitale collecties. Toch bestaat hier nog een tijdsparadox. Enerzijds is er de wil om mee te gaan in de beweging naar verandering in collectiebeheer, maar de tijd ontbreekt soms om het traject aan te gaan. Anderzijds, als men inzet op de verandering, levert dat op termijn tijd op. Om deze cirkel te doorbreken, is het belangrijk om de bibliotheken die vandaag resoluut de verandering van plan tot plank inzetten alle kansen te bieden en te begeleiden waar hun mogelijkheden ophouden. Zo kan vanuit centraal perspectief het pad geëffend worden naar het optimaal vormen en beheren van de bibliotheekcollectie van de toekomst. Wim Verhulst en Lisbeth Vandoorne juli