Handboek Werken met Vrijwilligers

Transcriptie

1 INHOUD Woord vooraf Inhoud DEEL A VRIJWILLIGERSWERK IN DE PRAKTIJK 1. Vrijwilligersmanagement: inleiding 1.1. Vrijwilligersbeleid versus vrijwilligerswerkbeleid 1.2. Vrijwilligersbeleid Inleiding Wat verstaan we onder een degelijk vrijwilligersbeleid? Vrijwilligersbeleid speelt zich niet af in een vacuüm Het vrijwilligersbeleid in meer detail Vrijwilligersbeleid 2. Vrijwilligersmanagement: hoe begin ik eraan?* 3. Vrijwilligers rekruteren en selecteren 3.1. Rekruteren: inleiding Zoeken naar vrijwilligers: even stilstaan bij enkele waarheden De voorbereiding Aan de slag 3.2. Selecteren: inleiding Selecteren betekent niet per definitie uitsluiten Selectie: hoe eraan beginnen? 4. Vrijwilligers motiveren 4.1. Inleiding 4.2. Soorten motieven Individualistische motieven Sociale motieven Idealistische motieven Samenvattend 4.3. Het magische prisma 5. Vrijwilligers begeleiden 5.1. Begeleiding opzetten De begeleiding voorbereiden De begeleiding concretiseren Afl. 21 december 2012 A Inhoud / 1

2 Handboek Werken met Vrijwilligers 6. Vrijwilligers uitleiden 6.1. Inleiding Redenen voor vrijwilligers om de organisatie te verlaten Redenen voor de organisatie om de vrijwilliger te laten gaan 7. Vrijwilligerswerkbeleid* DEEL B DE WET BETREFFENDE DE RECHTEN VAN VRIJWILLIGERS 1. Definitie 1.1. De vrijwilligerswet in een notendop 1.2. Het toepassingsgebied van de vrijwilligerswet Het begrip activiteit Het begrip vrijwilliger Het begrip organisatie Interpretatiemoeilijkheden: wanneer valt een vereniging onder het toepassingsgebied van de vrijwilligerswet? 2. Informatieplicht 2.1. De wettelijke informatieplicht 2.2. Verplichte elementen Doelstelling en statuut Het verzekeringscontract Mogelijke aanvullende polissen Kostenvergoedingen De geheimhoudingsplicht 2.3. Een juridisch kader voor het omgaan met vertrouwelijke informatie door vrijwilligers Inleiding Vertrouwelijke informatie Discretieplicht Beroepsgeheim Informatie krijgen Minderjarigen De wet op de patiëntenrechten 2.4. Een ethisch kader voor het omgaan met vertrouwelijke informatie door vrijwilligers Vertrouwen Zorgvuldigheid Verantwoordelijkheid 2 / A Inhoud Afl. 21 december 2012

3 3. Aansprakelijkheid 3.1. Aansprakelijkheid in het algemeen Het begrip aansprakelijkheid Aansprakelijkheid: veel soorten Soorten burgerrechtelijke aansprakelijkheid: contractuele versus buitencontractuele aansprakelijkheid 3.2. De burgerrechtelijke aansprakelijkheidsregeling in het vrijwilligerswerk Aansprakelijkheidsregeling voor bepaalde organisaties Aansprakelijkheidsregeling voor bepaalde of zogenaamd onafhankelijke feitelijke verenigingen Algemeen beginsel van de specifieke aansprakelijkheidsregeling: immuniteit van de vrijwilliger Grenzen aan de immuniteit van de vrijwilliger Immuniteit voor schade aan anderen of derden Immuniteit voor schade bij het verrichten van vrijwilligerswerk Verbod op afwijking van de aansprakelijkheidsregeling 3.3. Aansprakelijkheid van organisaties die niet onder de specifieke aansprakelijkheidsregeling van vrijwilligerswet vallen De regels van gemeen recht Consequenties voor de vrijwilligers in deze onafhankelijke feitelijke verenigingen 4. Verzekeringen 4.1. De verzekeringsplicht in de vrijwilligerswet Artikel 6, 1: een verzekeringsplicht voor alle organisaties die onder de specifieke aansprakelijkheidsregeling vallen Artikel 6, 2: mogelijke uitbreiding van de verzekeringsplicht Artikel 6, 3: uitvoeringsbesluit minimumgarantievoorwaarden Artikel 6, 4: informatieplicht gemeenten en provincies Artikel 6, 5: collectieve polis Afl. 21 december 2012 A Inhoud / 3

4 Handboek Werken met Vrijwilligers 4.2. Op welke organisaties rust de verzekeringsplicht? Verplichte verzekering Verzekering als dienstverlening 4.3. Informatieplicht omtrent de verzekeringsplicht (artikel 4) Informatieplicht voor de organisaties die de verzekeringsplicht moeten naleven Informatieplicht voor de organisaties die de verzekeringsplicht niet moeten naleven 4.4. Artikel 7 en 8: aanpassing met betrekking tot de zogenaamde familiale polis of BA-polis privéleven Artikel 7: aanpassingen aan artikel 6 van het KB (1984) tot vaststelling van de minimumgarantievoorwaarden van de verzekeringsovereenkomsten tot dekking van de burgerrechtelijke aansprakelijkheid buiten overeenkomst met betrekking tot het privéleven Artikel 8: vrijwilligerswerk speelt zich af in het privéleven Artikel 8 bis: uitbreiding van de BA-verzekering motorrijtuigen 4.5. Organisaties die niet onder de verzekeringsplicht vallen 4.6. Collectieve polis Nationale Loterij Inleiding Een beknopt kritisch overzicht bij de inwerkingtreding van de wetgeving inzake aansprakelijkheid en verzekering op 1 januari Kostenvergoedingen 5.1. Inleiding 5.2. De forfaitaire kostenvergoeding 5.3. De reële kostenvergoeding 5.4. De (nieuwe) vervoerskostenregeling 5.5. Keuze van het systeem De kostenvergoeding is niet verplicht Cumulatieverbod 5.6. Aandachtspunten met betrekking tot kostenvergoedingen 5.7. Verlies status vrijwilliger 5.8. Mogelijke afwijkingen van het algemene vergoedingssysteem 6. Andere kwesties 6.1. Arbeidsrecht Toepassing van arbeidsrecht in de praktijk: artikel 9, 1 4 / A Inhoud Afl. 21 december 2012

5 Vreemdelingen en vrijwilligerswerk: artikel 9, Vrijwilligers en arbeidsrecht 6.2. Categorieën vrijwilligers Inleiding Werklozen en bruggepensioneerden Arbeidsongeschikten Mensen met een leefloon Bejaarden Gezinsbijslagen 6.3. Slotbepalingen Artikel Artikel Artikel 24 DEEL C VRAGEN EN ANTWOORDEN BIJ DE VRIJWILLIGERSWET 1. Definitie 1.1. Reikwijdte van de vrijwilligerswet Is de vrijwilligerswet van toepassing op alle vrijwilligerswerk, ongeacht de sector? Is de vrijwilligerswet van toepassing op vrijwilligers die bijvoorbeeld in het kader van een uitwisseling in het buitenland actief zijn? Mag een EU-onderdaan die niet in België woont vrijwilligerswerk komen verrichten in België volgens de vrijwilligerswet? 1.2. Het begrip organisatie in de vrijwilligerswet Wat is het verschil tussen een feitelijke vereniging en een vzw? Wanneer kiezen voor een feitelijke vereniging en wanneer voor een vzw? Kan ik tijdens Openbedrijvendag vrijwilligerswerk verrichten in het bedrijf van mijn neef? Kan er vrijwilligerswerk verricht worden in autonome overheidsbedrijven? Kan er vrijwilligerswerk verricht worden in een rusthuis dat opereert als naamloze vennootschap? 1.3. Het begrip vrijwilliger in de vrijwilligerswet Legt de vrijwilligerswet een minimumaantal uren op aan vrijwilligers vooraleer de bescherming intreedt? Afl. 21 december 2012 A Inhoud / 5

6 Handboek Werken met Vrijwilligers Ik was actief op een evenement. Vanwege de drukte contacteerde ik, na kort overleg met een verantwoordelijke ter plaatse, enkele familieleden om te komen helpen. Als dat zo ad hoc gebeurt, worden deze familieleden dan nog als vrijwilligers beschouwd? Persoon X is lid van een vereniging die instaat voor milieubehoud in de gemeente. Valt deze persoon onder de vrijwilligerswet? Zorgt de wet voor een duidelijk kader waarop verenigingen zich kunnen beroepen als verzekeraars betwisten dat vrijwilligers ook lid kunnen zijn? Onze organisatie telt drie vrijwilligers. Tijdens activiteiten wordt ook een beroep gedaan op clubleden. Vallen zij dan ook onder het statuut vrijwilliger? Een kunstschool vraagt vrijwilligers om te komen poseren. Val ik als vrijwillig model onder de vrijwilligerswet? Kan men als zelfstandige in een sportclub vrijwilligerswerk verrichten als trainer voor een forfaitaire vergoeding of is men verplicht een factuur op te stellen? Kan ik als rolstoelgebruikster op vrijwillige zelfstandige basis in scholen gaan getuigen? 1.4. Vrijwilligerswerk en feitelijke verenigingen Kunnen leden van een feitelijke vereniging vrijwilliger zijn voor hun eigen vereniging? Kunnen ze op de ene activiteit (of op een deel ervan) aanwezig zijn als deelnemer en op de andere (of op een ander deel ervan) als vrijwilliger? Moet iemand absoluut lid zijn alvorens hij de status van vrijwilliger kan verwerven? 1.5. Vrijwilliger versus bestuurslid? We zijn al jaren actief in het bestuur van de plaatselijke afdeling van een vrouwenbeweging (met nationaal secretariaat). Plots krijgen we te horen dat we als bestuursleden geen vrijwilligers zijn. Klopt dat? Als bestuurslid is mijn naam opgenomen in de bijlage bij de statuten van onze vzw in het Belgisch Staatsblad. Kan ik dan geen vrijwilliger zijn? 6 / A Inhoud Afl. 21 december 2012

7 1.6. Oneigenlijk gebruik van vrijwilligerswerk We zouden graag het toezicht van ons appartementsgebouw laten verrichten door een vrijwilliger, want een van de bewoners zou dat zeker willen doen. Kan dat? De vzw waarvoor ik werkte heeft onvoldoende geld om iemand permanent in dienst te nemen. Kunnen dergelijke periodes afgewisseld worden, nu eens als betaalde kracht, dan als vrijwilliger? 2. Informatieplicht 2.1. Algemene principes Op wie rust de informatieplicht? We schakelen sporadisch één vrijwilliger in. Moeten we aan de informatieplicht voldoen? Kan de wetgever controle uitvoeren? 2.2. Informatieplicht en koepelstructuren Kan een koepelorganisatie de informatieplicht collectief vervullen? In onze koepelorganisatie, die opgesplitst is in regionale en lokale afdelingen, varieert de invulling van het vrijwilligersbeleid sterk Wat met de federatie die service verleent aan haar leden? 2.3. Informatieplicht en lokale besturen Wie informeert de leden van de gemeentelijke adviesraad? Onze adviesraad organiseert vaak extra activiteiten. Wie is verplicht de informatieplicht na te leven? Kan de gemeente een algemene informatienota opstellen? 2.4. Vrijwilligerswet versus decreet Vervangt de informatieplicht de vrijwilligersovereenkomst die door het decreet van 1994 omtrent het autonoom vrijwilligerswerk in de welzijns- en gezondheidssector wordt opgelegd? 2.5. De vrijwilliger en de informatieplicht Kan een vrijwilliger de informatie weigeren? Wat met vrijwilligers die de afspraken niet nakomen? 2.6. Bijzondere aandachtspunten Geheimhoudingsplicht Afl. 21 december 2012 A Inhoud / 7

8 Handboek Werken met Vrijwilligers Spreekrecht Andere vragen 3. Aansprakelijkheid 3.1. Reikwijdte van de aansprakelijkheid De wet spreekt over burgerrechtelijke aansprakelijkheid zonder nadere specificering De specifieke aansprakelijkheidsregeling versus de verzekeringsplicht De specifieke aansprakelijkheidsregeling geldt bij het verrichten van vrijwilligerswerk De specifieke aansprakelijkheidsregeling geldt niet voor alle vrijwilligersorganisaties. Is dat geen vorm van discriminatie? 3.2. De aansprakelijkheid nader bekeken Afbakening aan de hand van specifieke criteria Een invulling vanuit het werkveld zelf is nodig De bestuursvrijwilligers 3.3. Contractuele aansprakelijkheid en de vrijwilligerswet Wettelijk kader Wettelijke leemte Waarvoor is de koepel gehouden? Wanneer is er sprake van een koepel? Tips voor de beperking van de koepelaansprakelijkheid 3.4. Aandachtspunten met betrekking tot de aansprakelijkheid Er ontstaat schade aan de persoonlijke auto van een vrijwilliger bij uitvoering van opdrachten voor zijn vrijwilligersorganisatie: wie draagt de last van de schade aan deze auto of eventueel van de franchise in het kader van de eigen omniumverzekering? Moet een stad of gemeente een BA-verzekering aanbieden als ze de burgers oproept tot het nemen van lokale (wijk, buurt ) initiatieven? 3.5. Specifieke verbondenheid en aansprakelijkheid Is een oudercomité een zogenaamde onafhankelijke feitelijke vereniging, of kan het beschouwd worden als specifiek verbonden met de schoolinstelling waaraan het verbonden is? 8 / A Inhoud Afl. 21 december 2012

9 3.6. Concrete problemen Een vrijwilliger die als begeleider meegaat tijdens een jongerenkamp valt van een paard. De vrijwilliger wil de organisatie aansprakelijk stellen om de geleden schade te kunnen vergoeden. Is dat mogelijk? Wat gebeurt er als ik met de wagen een voetganger of fietser aanrijd op weg van en naar vrijwilligersactiviteiten? In het kader van mijn vrijwilligerswerk vervoer ik regelmatig anderen met mijn eigen wagen. Als deze inzittenden gewond zouden raken door een ongeval waarbij ik in fout ben, wie draait dan voor de schade op? Wat gebeurt er als ik zelf gewond raak door een ongeval waarbij ik in fout ben? Hoe zit het met schade aan mijn eigen wagen als ik zelf in fout ben? Als een van de inzittenden in mijn wagen onvoorzichtig de deur van de wagen opent en die raakt daarbij een fietser, voetganger of een andere wagen, wie draait dan voor de schade op? Vragen over bankrekeningen en financiële zaken in het kader van vrijwilligerswerk: aansprakelijkheid dan wel immuniteit van de betrokken vrijwilliger? 4. Verzekeringen 4.1. Verzekeringsplicht: algemeen In de verzekeringspolis staat een mededelingsplicht. Wat houdt die precies in? Mag de verplichte dekking BA vrijwilligers ook door de lokale feitelijke vereniging (en niet door de koepel) verzekerd worden? 4.2. Verzekeringsplicht en familiale polis Kan een verzekering bij een aangifte waar duidelijk is aangegeven dat het om een incident ging waarbij de betrokkene in de hoedanigheid van vrijwilliger handelde, de familiale polis opvragen en deze verzekeraar contacteren? Bij een negatief antwoord op de bovenstaande vraag: wat kan een vereniging hiertegen doen? Afl. 21 december 2012 A Inhoud / 9

10 Handboek Werken met Vrijwilligers Is een vereniging in orde met de wet als zij een verzekering conform de minimumgarantievoorwaarden zoals voorzien in de wet voor haar vrijwilligers afsluit zonder dat er duidelijkheid is dat de verzekering de familiale polis niet zal aanspreken? Betekent dit dat de vereniging de immuniteit niet garandeert? Of is de verzekeraar dan niet in orde? Is een vrijwilligerspolis in orde als de verzekeraar de gedupeerde weliswaar onmiddellijk vergoedt maar daarna het dossier opneemt met de verzekeraar bij wie de vrijwilliger een familiale polis heeft? Wat gebeurt er als de familiale polis van de vrijwilliger hogere bedragen garandeert of een bredere dekking biedt dan de polis van de vereniging? Mag dan de familiale polis worden aangesproken? 4.3. Rechtsbijstand In alle BA-polissen moet elke verzekeraar alleszins een zekere (beperkte) rechtsbijstand verlenen. Is een eigen of aparte verzekering rechtsbijstand dan geen overbodige luxe? Een clausule rechtsbijstand (RB) in de BA-polis of een aparte rechtsbijstandsverzekering? 4.4. Lichamelijke ongevallen Zal de vrijwilligerswet binnenkort ook een lichamelijke ongevallenverzekering voor de vrijwilligers verplichten? Waarom staat er dan een bepaling in de wet houdende diverse bepalingen (19 mei 2009) over de mogelijke uitbreiding van de verzekeringsplicht? 4.5. Op weg van en naar de activiteit Is (of moet) de BA van de vrijwilliger op weg van en naar het vrijwilligerswerk verzekerd? De BA van werknemers op weg van en naar de (werk)activiteit is geen onderwerp van verplichte verzekering. Als men het nu wel verplicht maakt of zelfs bij in de polis opneemt voor vrijwilligers werkt dit discriminerend t.a.v. werknemers. 10 / A Inhoud Afl. 21 december 2012

11 De autoverzekering van de vrijwilliger komt tussen bij schade veroorzaakt door het gebruik van zijn wagen. Wat is dan het belang voor de organisatie om toch zelf een verzekering te sluiten voor de risico s verbonden aan het gebruik van autovoertuigen van vrijwilligers bij het verrichten van vrijwilligerswerk, waarbij ook de BA van en naar de activiteit wordt verzekerd? De autoverzekering van de vrijwilliger komt tussen. Wat met de verhoging van de bonus-malus? De franchise? 4.6. Concrete problemen We hebben gehoord dat we maximaal 3000 kilometer mogen rijden in het kader van het vrijwilligerswerk, omdat we anders niet verzekerd zijn. Klopt dit? 5. Kostenvergoedingen 5.1. Basisbedragen 5.2. Forfaitaire kostenvergoeding Onze vrijwilligers krijgen een forfaitaire vergoeding die iets hoger ligt dan het toegelaten maximum. Maar hun inzet is zo sporadisch dat ze nooit het maximale jaarbedrag zullen overschrijden. Wij zijn toch in orde? Het momenteel geldende bedrag rekent niet makkelijk. Wij ronden het bedrag naar boven af. Dat kan toch? Kunnen we ergens een overzicht vinden van de bedragen van de kostenvergoedingen van de afgelopen jaren? Er wordt beweerd dat we een vrijwilligersregister moeten opstellen. Klopt dat? 5.3. Reële kostenvergoeding Wat kunnen bewijsstukken zijn om de terugbetaling van reële kostenvergoedingen te staven? Kan een vrijwilliger een terugbetaling ontvangen van telefoon- of zelfs internetkosten? 5.4. Kilometervergoedingen Zijn kilometervergoedingen forfaitaire of reële kostenvergoedingen? Tot wanneer geldt de forfaitaire kilometervergoeding? Het bedrag van de fietsvergoeding zou opgetrokken zijn. Klopt dat? Mag, nu de flexibele vervoersregeling van kracht is, enkel tot 2000 kilometer terugbetaald worden? Afl. 21 december 2012 A Inhoud / 11

12 Handboek Werken met Vrijwilligers Onze organisatie wil een abonnement (trein, bus, tram) geven aan de vrijwilligers om hen aan te moedigen het openbaar vervoer te gebruiken. Mag de totale jaarprijs voor het abonnement beschouwd worden als een reële kostenvergoeding? Mogen verplaatsingen met de motor of de brommer ook vergoed worden? 5.5. De flexibele (derde) regeling Ik heb ergens gehoord dat een combinatie van reële en forfaitaire kostenvergoedingen onder bepaalde voorwaarden toch mogelijk is? 5.6. Voordelen in natura Waarom geeft de wet geen expliciete informatie over voordelen in natura? Mogen vrijwilligers voordelen in natura ontvangen? Kan de organisatie een vergoeding in natura geven? 5.7. De kleine vergoedingsregeling voor kunstenaars 5.8. Concrete problemen Controle van de maxima Feitelijke verenigingen en kostenvergoedingen Andere regelingen en de vrijwilligersvergoeding Sociale groepen en kostenvergoedingen Andere kwesties 6. Andere kwesties 6.1. Arbeidsrecht Moeten vrijwilligers een hepatitis B-vaccinatie krijgen als ze werken in instellingen of vakantiekampen met specifieke doelgroepen? Onze organisatie beschikt over een bestelwagen waarmee we deelnemers vervoeren. Om met de bestelwegen te mogen rijden, moeten de personeelsleden een medische test ondergaan. Moeten de vrijwilligers die af en toe met onze bestelwagen rijden en daarbij deelnemers vervoeren ook deze medische test ondergaan? 6.2. Categorieën vrijwilligers Vrijwilligers Overheidsinstanties 6.3. Slotbepalingen Laat artikel 22 van de wet geen controlemogelijkheid in de aard van DIMONA open? 12 / A Inhoud Afl. 21 december 2012

13 DEEL D ONDERSTEUNING VOOR HET VRIJWILLIGERSWERK Inleiding 1. Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw 1.1. Missie van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw 1.2. Structuur van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Vzw-structuur Werkingsmiddelen Verhouding ten aanzien van de steunpunten vrijwilligerswerk 1.3. Werking van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Promotie Ondersteuning Belangenbehartiging 1.4. Toekomstperspectieven De onderdelen aangeduid met * zullen worden toegevoegd in een aanvulling op deze publicatie. Afl. 21 december 2012 A Inhoud / 13