FAVV - AFSCA AC- Kruidtuin - FSC Kruidtuinlaan Brussel / Bruxelles. Verslag van infosessie bestek FAVV_DGLABO_CPM_2017 (31/08/2016)

Transcriptie

1 FAVV - AFSCA AC- Kruidtuin - FSC Kruidtuinlaan Brussel / Bruxelles Verslag van infosessie bestek FAVV_DGLABO_CPM_2017 (31/08/2016) Rapport de la session d information Cahier spécial des charges «FAVV_DGLABO_CPM_2017» (31/08/2016) Locatie / Lieu: Begin / Début: Einde / Fin: Voorzitter/ Président : FSC Bruxelles 8 e étage 10h00 11h35 Yasmine Ghafir In bijlage een overzicht van de vragen / antwoorden met betrekking tot het bestek FAVV_DGLABO_CPM_2017. (nederlandstalige versie: p. 2-8) En annexe un aperçu des questions / réponses relatives au cahier spécial des charges FAVV_DGLABO_CPM_2017. (version en français : p. 9-15) 1/15

2 FAVV_DGLABO_CP2017 INFORMATIESESSIE (31/08/2016) 1 IRE (Jean-Yves Balandier) 2 CRA-W (Gilbert Berben) VRAAG Kunnen we in het offerteformulier, bij maximale forfaitaire eenheidsprijs, zonder BTW, de maximale prijs per methode opgeven (bv : alfa spectrometrie : XX ; gamma spectrometrie : XX ; ) of moet een maximale prijs worden gegeven, ongeacht het type van uitgevoerde analyse? Wat wordt er precies verstaan onder de «maximale forfaitaire eenheidsprijs»? Gaat het over de maximale waarde die per programmalijn moet ingevuld worden in de cel prijs in Labnet, of is het de maximale totaalprijs (supplementen inbegrepen die via Extlab per staal worden aangeduid) per staal ANTWOORD Voor de raamovereenkomst moet een «maximale forfaitaire eenheidsprijs» worden doorgegeven. Deze maximale prijs komt overeen met de duurste analyse die kan uitgevoerd worden op een staal. Er wordt niet gevraagd een prijs per analyse te geven : één enkele maximale forfaitaire eenheidsprijs moet worden opgegeven binnen de context van de raamovereenkomst. (of meer precies: een maximale prijs voor de normale / niet dringende analyses [dat wil zeggen: loten 1 en 2], en een tweede maximale prijs voor de dringende analyses [dat wil zeggen, loten 3 en 4]. Aangezien de forfaitaire eenheidsprijs, opgegeven door de deelnemer in zijn eindofferte voor specifieke lijnen van het analyseplan, op straffe van onregelmatigheid niet hoger mag zijn dan de «maximale forfaitaire eenheidsprijs», zoals vastgelegd in raamovereenkomst, moet het begrip «de duurste analyse» gezien worden als «de prijs van het duurste pakket aan analyses dat op een staal kan worden uitgevoerd». De introductie van de invoering van een «maximale forfaitaire eenheidsprijs» binnen de raamovereenkomst is te wijten aan het feit dat de wetgeving voorschrijft dat dezelfde gunningscriteria dienen te worden gebruikt in de eerste fase (dwz de raamovereenkomst) en de tweede fase (toekenning van specifieke analyselijnen). In de tweede fase wordt gevraagd per lijn van het analyseprogramma in de cel prijs van de LABNET applicatie de meest voordelige prijs, zonder BTW, alle kosten inbegrepen, in te geven, met uitzondering van de kosten verbonden aan bijkomende analyses die eventueel dienen uitgevoerd te worden ter bevestiging van een verdacht/niet conform resultaat. In principe dient voor de «maximale forfaitaire eenheidsprijs» die wordt doorgegeven in het kader van de raamovereenkomst dus geen rekening 2/15

3 FAVV_DGLABO_CP2017 INFORMATIESESSIE (31/08/2016) VRAAG en type analyse. (vb analyse voor GMO s)? ANTWOORD gehouden te worden met de prijs van aanvullende analyses. Anderzijds: 1 de forfaitaire eenheidsprijs, opgegeven door de deelnemer in zijn eindofferte voor specifieke lijnen van het analyseplan, op straffe van onregelmatigheid mag niet hoger mag zijn dan de «maximale forfaitaire eenheidsprijs», zoals vastgelegd in raamovereenkomst. 2 De doelstelling is een raamovereenkomst te kunnen afsluiten met elke deelnemer die aan de selectiecriteria voldoet en die een regelmatige offerte indiende, en dit onafhankelijk van de behaalde score van de ingediende offerte in deze eerste etappe (dwz, het indienen van een meer voordelige maximale forfaitaire eenheidsprijs in het kader van de raamovereenkomst geeft u geen voordelen in de tweede fase). 3 CRA-W (Gilbert Berben) Betreffende de statuten van de inschrijver, te vermelden in de bijlage, kan men zich beperken, indien deze statuten reeds opgenomen zijn in wetgevende teksten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, tot een verwijzing naar deze tekst van het staatsblad (zonder de inhoud van deze tekst te hernemen gezien die publiekelijk toegankelijk is bijvoorbeeld Code wallon de l agriculture)? Betreffende bovenstaande bemerking dat de op te geven prijs in de tweede fase niet de eventueel uit te voeren aanvullende analyses ter bevestiging van verdachte/niet conforme resultaten dient te omvatten, dient te worden vermeld dat zoals uitgelegd in het bestek dit niet van toepassing is voor analyses van dioxines / PCB s en pesticiden, gezien in die gevallen de wetgeving verplicht dat een verdacht/niet conform resultaat wordt bevestigd door een tweede, onafhankelijke analyse. Ja, in dat geval mag de deelnemer zich beperken tot het toevoegen van duidelijke en correcte referenties. Niettemin, wat betreft de documenten/referenties die toe te voegen zijn om de bevoegdheid van de ondertekenaar aan te tonen, herhalen we wat in hoofdstuk gesteld wordt. - «Desgevallend voegt de gemachtigde, op straffe van absolute nietigheid, bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid om de inschrijver te verbinden blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Eventueel verwijst hij naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de akte bij uittreksel is bekendgemaakt. 3/15

4 FAVV_DGLABO_CP2017 INFORMATIESESSIE (31/08/2016) VRAAG 4 WIV-ISP (Patrick Mahy) Bij het offerteformulier wordt gevraagd informatie te verschaffen betreffende de omzet tijdens drie laatste jaren en/of eigen aan de activiteiten van de deelnemer verband houdend met de offerte: a. Gaat het over financiële informatie voor het geheel van de deelnemende organisatie? b. Gaat het over financiële informatie specifiek voor het departement dat instaat voor de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de offerte? Enige verduidelijking is eveneens welkom wat betreft het te rapporteren bedrag, gezien er wordt gevraagd : ten minste tegenover gelijk aan ANTWOORD Het moet duidelijk zijn dat het niet tot de taken van de dossierbeheerder behoort deze bewijzen op te zoeken. In het offerteformulier wordt een verklaring gevraagd, voor elk van de 3 laatste boekjaren, betreffende (a) de totale jaaromzet, en (b) de specifieke omzet betreffende de activiteiten die rechtstreeks verband houden met activiteiten waarop de offerte betrekking heeft. De totale omzet van één van de drie laatste boekjaren dient ten minste Euro te zijn, alle activiteiten inbegrepen. Dit wilt zeggen dat indien uw organisatie (of meer precies, de erkende entiteit) andere activiteiten uitvoert dan het verrichten van analyses, de omzet gegenereerd met deze andere activiteiten eveneens in rekening mag gebracht worden. Wat betreft de activiteiten die rechtstreeks verband houden met diensten : dit cijfer moet minimum Euro bedragen voor één van de drie laatste boekjaren. Dit cijfer moet betrekking hebben op de activiteiten als analyselaboratorium, zonder zich te beperken tot enkel analyses voor het FAVV. Indien u andere klanten heeft, mogen de zakencijfers die hierop betrekking hebben natuurlijk ook mee in rekening gebracht worden. 5 Eurofins Lab. Zeeuws- Vlaanderen (Judith Cornelisse) In Nederland is de gedragsverklaring aanbesteding (oftewel verklaring van goed gedrag) wettelijk twee jaar geldig. Is dit document (in augustus 2015 uitgegeven door de Nederlandse autoriteiten) geldig voor de offerteaanvraag raamovereenkomst (FAVV_DGLABO_CPM_2017) (...)? De inschrijver is niet verplicht dit document reeds bij de offerte met betrekking tot de raamovereenkomst te voegen. Indien het echter niet in het dossier zit, dan zal de gedragsverklaring / het uittreksel uit het strafregister zeker in het aansluitend onderzoek van het toegangsrecht opgevraagd worden door de aanbestedende overheid. Op dat ogenblik maakt de inschrijver "binnen een door de aanbestedende overheid vast te leggen redelijke termijn" een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document van een gerechtelijke of andere overheid uit het land van herkomst over dat maximum 6 maand oud is. 4/15

5 FAVV_DGLABO_CP2017 INFORMATIESESSIE (31/08/2016) 6 CER Groupe (Nicolas Ralet) VRAAG Welke (andere) documenten/certificaten zullen nog opgevraagd worden in het kader van het onderzoek met betrekking tot het toegangsrecht. ANTWOORD Van de laboratoria waarmee het FAVV beoogt een raamovereenkomst af te sluiten, zal de aanbestedende overheid nog de volgende documenten dienen te bekomen: 1) een recent uitreksel uit het strafregister (maximum 6 maanden oud) 2) Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de betreffende onderneming voldaan heeft op die datum aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar de betreffende onderneming gevestigd is (voor Belgische bedrijven: RSZ-attest) 3) Een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van niet-faling, uitgereikt door de overheidsinstantie in het land van de betreffende onderneming die hiervoor bevoegd is, of bij ontstentenis, een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of een gerechtelijke of overheidsinstantie. (voor Belgische bedrijven; attest via KBO) 4) Een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest of attesten uitgereikt door de administratie(s) die in het land waar de betreffende onderneming gevestigd is bevoegd is (zijn) voor het innen van de directe belastingen en van de BTW (of van de taksen die in het betrokken land de BTW vervangen) waarin vermeld staat de betreffende onderneming in orde is met haar verplichtingen ten overstaan van de voormelde administratie(s). (voor Belgische bedrijven: Fiscaal attest, verstrekt door de FOD Financiën) Indien dit attest of deze attesten in het betrokken land niet worden uitgereikt, volstaat een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het betrokken land. Voor Belgische bedrijven kan de aanbestedende overheid normaal gezien de attesten met betrekking tot bovenvermelde punten 2, 3 en 4 zelf opzoeken in publieke databanken (en bijgevolg zal het FAVV normaal 5/15

6 FAVV_DGLABO_CP2017 INFORMATIESESSIE (31/08/2016) VRAAG ANTWOORD gezien deze documenten niet opvragen bij de Belgische inschrijvers). Als bepaalde informatie voor ons niet rechtstreeks toegankelijk is (bijvoorbeeld met betrekking tot bovenvermeld punt 1 voor alle laboratoria; met betrekking tot punten 2, 3 & 4 voor de buitenlandse laboratoria), dan zullen deze bijkomende documenten opgevraagd worden bij de inschrijver. Alhoewel deze documenten dus niet in de eigenlijke offerte met betrekking tot de raamovereenkomst dienen gevoegd te worden, wordt het de kandidaat-inschrijvers warm aanbevolen reeds de nodige stappen te zetten opdat het betreffende document /de betreffende documenten later binnen een redelijke termijn bezorgd kan worden. 7 WIV-ISP (Patrick Mahy) Zal in de tweede fase gevraagd worden om een prijs voor de dringende stalen via LABNET in te dienen? Of hoe zal die aan het FAVV moeten gecommuniceerd worden? Voor de lijnen van het analyseprogramma waarvoor een dringende eenheidsprijs wordt gevraagd, zal deze informatie via LABNET moeten worden ingediend. Desgewenst kan een laboratorium zich inschrijven met dezelfde doorlooptijd (en prijs) als voor niet dringende analyses, maar aangezien bij de beoordeling van de offertes voor de dringende percelen de doorlooptijd zwaarder gewogen wordt bij de berekening van de globale score, wordt het minder waarschijnlijk dat deze offerte de beste score zal behalen. Afhankelijk van de staat van ontwikkeling van de LABNET applicatie, zullen (a) de dringende prijs/doorlooptijd van de betreffende lijnen manueel en expliciet moeten worden ingegeven voor de lijnen waarvoor een dringende prijs/doorlooptijd gevraagd wordt, ofwel (b) de prijs/doorlooptijd voor de dringende analyses, wanneer deze niet expliciet door de inschrijver in LABNET wordt ingevuld, worden beschouwd als zijnde hetzelfde als voor de niet dringende analyses. 6/15

7 FAVV_DGLABO_CP2017 INFORMATIESESSIE (31/08/2016) 8 IRE (Jean-Yves Balandier) 9 EUROFINS Food Testing Belgium (Steven De Groote) 10 Phytocontrol (Thomas Fadel) 11 CER Groupe (Nicolas Ralet) VRAAG Betreffende de analyses van radioactiviteit van stalen, zal het, zoals voor de raamovereenkomst van 2016, hoofdzakelijk analyses via gamma spectrometrie betreffen (Cs-137 en I-131)? Het invoeren van een mogelijke onderhandelingsfase is nieuw dit jaar. Wat zou een reden zijn om deze procedure aan te grijpen? Als we het goed begrijpen, zijn de stalen voor de twee verschillende dispatchingcentra twee verschillende zaken? Vormen stalen van verschillende dispatchingcentra aparte lijnen in de tweede fase? ANTWOORD Dit zal later nog verder verduidelijkt worden. Hoewel we op dit ogenblik nog niet over de details van het analyseprogramma van 2017 beschikken, is het weinig waarschijnlijk dat deze analyses niet gevraagd zullen worden, meer bepaald voor Cs 134, Cs 137 en Kalium 40). Een reden voor het opvragen van een Best and Final Offer (BAFO) zou kunnen zijn dat de oorspronkelijke offertes onvoldoende duidelijk of eenduidig zijn om toe te laten de beste(economisch meest gunstige) offerte te selecteren. Inderdaad, het zijn verschillende loten. De inschrijver dient in de offerte met betrekking tot de raamovereenkomst aan te geven waar hij de stalen zal ophalen (in één, gespecificeerd dispatchingcentrum, of in beide). Het niet ophalen van stalen in een bepaald dispatchingcentrum sluit echter niet uit dat de inschrijver in aanmerking komt voor het toegewezen krijgen van stalen die het Bestuur Laboratoria ontvangt (van het Bestuur Controle) via een dispatchingcentrum waar de inschrijver de monsters niet zal ophalen. Uiteraard wordt dit desgevallend meegenomen in de weging van de offerte. Indien een inschrijver slechts stalen ophaalt in één van beide dispatchingcentra, dan betekent dit dat het FAVV zal instaan voor het transport van de stalen van het ene dispatchingcentrum naar het andere, hetgeen bijkomende kosten voor ons meebrengt, en ook voor vertraging zal zorgen. Neen. Er gaan mogelijk wel lijnen zijn die op eerste zicht dubbelen lijken te zijn. 7/15

8 FAVV_DGLABO_CP2017 INFORMATIESESSIE (31/08/2016) VRAAG ANTWOORD Het betreft dan stalen voor welke dezelfde parameters worden gevraagd, maar die bij ons genomen zijn geweest in verschillende sectoren (primaire sector, distributiesector, ). 12 Phytocontrol (Thomas Fadel) Wat met de prijzen in LABNET: de prijzen die in de LABNET-bibliotheek werden ingebracht zijn natuurlijk per component, en niet overkoepelend voor een methode/analyse. Er is een verschil tussen de bibliotheek die door laboratoria in LABNET werd gebracht, en de lijnen van het analyseprogramma. Wanneer voor een analyseprogrammalijn verschillende parameters gevraagd worden, zal het systeem al de prijzen optellen die in de bibliotheek bij de respectieve parameters (bij die matrix) vermeld staan. Deze berekende som-prijs zal waarschijnlijk te hoog zijn, zeker wanneer gebruik gemaakt wordt van multi-component methoden. Desgevallend zal het labo de prijs die bij de lijn vermeld wordt manueel dienen aan te passen bij het inschrijven. 8/15

9 FAVV_DGLABO_CP2017 SESSION d INFORMATION (31/08/2016) 1 IRE (Jean-Yves Balandier) 2 CRA-W (Gilbert Berben) QUESTION Dans le formulaire d offre, pouvons-nous indiquer dans le prix unitaire forfaitaire maximal, hors TVA, le prix maximal par méthode d analyse (ex : spectrométrie alpha : XX, spectrométrie gamma, XX, etc ) ou devons-nous indiquer le prix maximal quel que soit le type d analyse effectué. Qu entendez-vous exactement par prix unitaire forfaitaire maximal? S agit-il de la valeur maximale à rentrer dans la cellule prix du fichier «Labnet» par ligne de programme ou est-ce le prix maximal total (suppléments compris que l on renseigne par échantillon dans Extlab) pour un échantillon et un type d analyse donné (ex recherche des OGM)? REPONSE Dans le cadre du contrat cadre, un «prix forfaitaire maximal» doit être communiqué. Ce prix maximal correspond à l analyse la plus chère qui peut être effectuée sur un échantillon. Il n est certainement pas demandé de donner un prix par analyse: un seul prix forfaitaire maximal doit être fourni dans le contexte du contrat cadre. (ou plus précisément: un prix maximal pour les analyses "normales / nonurgentes" [çàd pour les lots 1 & 2], et un deuxième prix maximal pour les analyses urgentes [càd pour les lots 3 & 4]). Comme le prix unitaire forfaitaire mentionné par le participant dans son offre finale pour des lignes spécifiques du plan d analyse sous peine d irrégularité ne peut pas être plus élevé que le «prix forfaitaire maximal» fixé dans le contrat cadre, la notion de «l analyse la plus chère» doit être comprise comme «le prix du panier d analyse le plus cher qui peut être analysé sur un échantillon». En effet, l'origine de la nécessité d'introduire dans le cadre du contrat cadre un «prix forfaitaire maximal» vient du fait que la législation demande que pour la première phase (càd le contrat cadre) et la deuxième phase (l'attribution des lignes avec des analyses bien spécifiques) les mêmes critères d'attribution soient appliqués. Dans la deuxième phase, il est demandé de donner par ligne du programme d'analyse dans la cellule prix de l'outil LABNET le prix le plus avantageux hors TVA par échantillon, tous coûts compris, à l'exception des coûts liés aux analyses supplémentaires à réaliser éventuellement dans le cadre d'un résultat suspect/non conforme. En principe il ne faut pas prendre en considération le prix des analyses supplémentaires dans le cadre de l'évaluation du prix forfaitaire maximal à FR 9/15

10 FAVV_DGLABO_CP2017 SESSION d INFORMATION (31/08/2016) QUESTION REPONSE 3 CRA-W (Gilbert Berben) Concernant les statuts du soumissionnaire à mentionner en annexe, peut-on se limiter, lorsque ces statuts ont fait l objet d un texte législatif paru au Moniteur Belge, à la simple référence à ce texte du Moniteur (donc sans reproduire le contenu de ce texte qui est de toute manière publiquement consultable Exemple : Code wallon de l agriculture)? introduire dans le cadre de contrat cadre. D'autre part: 1 le prix unitaire forfaitaire mentionné par le participant dans son offre finale pour des lignes spécifiques du plan d analyse sous peine d irrégularité ne peut pas être plus élevé que le prix forfaitaire maximal fixé dans le contrat cadre; 2 l objectif est de pouvoir conclure un accord cadre avec chaque soumissionnaire qui satisfait aux critères de sélection et qui a introduit une offre régulière, et cela indépendamment des scores obtenus avec l'offre introduite lors de cette première étape (çàd la soumission d'un prix maximal plus avantageux dans l'offre pour le contrat cadre ne donne pas d'avantages dans la deuxième phase). Concernant la remarque reprise ci-dessus et précisant que le prix à introduire dans la deuxième phase ne comprend pas des analyses supplémentaires à réaliser éventuellement dans le cadre d'un résultat suspect/non conforme, il faut préciser - comme expliqué dans le cahier spécial des charges - que cela n'est pas d'application pour les analyses des dioxines / PCB et de pesticides, étant donné que dans ces cas la législation demande qu'un résultat suspect / non conforme soit confirmé par une deuxième analyse indépendante. Oui, dans ce cas le soumissionnaire peut se limiter à ajouter des références claires et précises. Néanmoins en ce qui concerne les documents / références à ajouter pour prouver le mandat du signataire, nous répétons qu il faut prendre en compte ce qui est stipulé au chapitre "... le mandataire joint à son offre, sous peine de nullité absolue, l'acte authentique ou l'acte sous seing privé attestant de sa compétences à engager le soumissionnaire, ou une copie de son mandat. Il peut éventuellement faire référence au numéro de l'annexe du Moniteur belge dans laquelle l'acte a été publié par extrait" FR 10/15

11 FAVV_DGLABO_CP2017 SESSION d INFORMATION (31/08/2016) QUESTION 4 WIV-ISP (Patrick Mahy) Avec le formulaire d offre, il est demandé de fournir le chiffre d affaire des trois dernières années et/ou propre à l activité spécifique du soumissionnaire correspondante à l offre : a. S agit-il d une information financière pour l entièreté de l organisation soumissionnant? b. S agit-il d une information financière propre à un département de ladite organisation correspondant aux activités en relation avec l offre? Une clarification serait également bienvenue à propos du montant à rapporter sachant que ce dernier fait référence à : au moins de.versus égal à.. REPONSE Il doit être clair que la recherche de ces preuves ne constitue pas une tâche du pouvoir adjudicateur. Le formulaire d'offre prévoit une déclaration, pour chacun des 3 derniers exercices concernant (a) le chiffre d'affaires total et, (b) le chiffre d'affaire concernant les activités directement liées aux services décrits dans le cahier de charges. Le chiffre d affaire total pour un des trois derniers exercices doit être au minimum de Euro toutes activités confondues. Cela veut dire que si votre société (ou plus précisément, l'entité agréée) fait d autres activités que la réalisation d analyses, vous pouvez aussi prendre en compte le chiffre d affaire lié à ces autres activités. Pour ce qui est des activités directement liées aux services: ce chiffre d'affaire doit être au minimum de Euro pour un des trois derniers exercices. Ce chiffre d affaire doit concerner les activités telles que les analyses de laboratoire, sans se limiter aux analyses pour l AFSCA. Si vous avez d autre clients, le chiffre d affaire qui s y rapporte peut évidemment aussi être pris en compte. 5 Eurofins Lab. Zeeuws- Vlaanderen (Judith Cornelisse) 6 CER Groupe (Nicolas Ralet) Aux Pays-Bas l' extrait du casier judiciaire ("gedragsverklaring aanbesteding") a un délai de validatité de deux ans. Est-ce que le document (émis par les autorités néerlandaises en août 2015) est encore valable pour l'appel d'offre (FAVV_DGLABO_CMP_2017) (...)? Est-ce qu il y a des (autres) documents qui seront demandé lors de la vérification du droit d accès? Le soumissionnaire n'est pas obligé d'inclure l extrait de casier judiciaire ("gedragsverklaring") dans l'offre dans le cadre de l'accord cadre. S'il n'est pas inclus, l extrait de casier judiciaire sera certainement demandé lors de la vérification par l'autorité adjudicateur du droit d'accès. A ce moment le soumissionnaire mets à la disposition, «dans un délai raisonnable à déterminer par le pouvoir adjudicateur», un extrait du casier judiciaire ou un document équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d origine datant d au maximum 6 mois. Pour des laboratoires avec lesquels l AFSCA envisage de conclure un accordcadre, les documents suivants vont être demandés : 1) un extrait récent du casier judiciaire (datant de 6 mois au maximum) 2) Une attestation délivrée par l autorité compétente certifiant que FR 11/15

12 FAVV_DGLABO_CP2017 SESSION d INFORMATION (31/08/2016) QUESTION REPONSE l entreprise concernée est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions du pays où l entreprise concernée est établie. (pour les entreprise belges : l attestation de l ONSS) 3) Une attestation récente (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d ouverture des offres) de non-faillite, délivrée par l organisme administratif compétent à cet effet du pays de l entreprise concernée, ou, à défaut, une déclaration sur l honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative (pour les entreprise belges : l attestation obtenues via la BCE). 4) Une ou des attestation(s) récente(s) (datant de 6 mois au maximum, à compter de la date d ouverture des offres) émanant de l administration ou des administrations compétente(s) dans le pays où l entreprise concernée est établie, pour la perception des contributions directes et de la TVA (ou des taxes qui remplacent la TVA dans le pays concerné) et mentionnant que l entreprise concernée est en ordre avec ses obligations vis-à-vis de l administration ou des administrations concernée(s). (pour les entreprises belges : l attestation fiscale obtenues via le SPF finances) Si cette ou ces attestations n est pas ou ne sont pas délivrée(s) dans le pays concerné, il faut une déclaration sur l honneur certifiée par un notaire ou par une autorité judiciaire ou administrative du pays concerné. Pour des entreprises belges, le pouvoir adjudicateur peut, en général, obtenir via des bases de données publiques, les attestations relatives aux points 2, 3 et 4 (et dès lors, l AFSCA ne les demandera pas aux soumissionnaires belges). Si certaines informations ne nous sont pas accessibles (par exemple le point 1 cité ci-dessus pour tous les laboratoires, les points 2, 3 et 4 pour des labos étrangers), des documents additionnels seront demandés au soumissionnaire. Bien que ces documents ne doivent pas faire partie de l offre finale pour FR 12/15

13 FAVV_DGLABO_CP2017 SESSION d INFORMATION (31/08/2016) QUESTION REPONSE l accord cadre ; il est vivement conseillé aux candidats soumissionnaires d entreprendre les démarches nécessaires pour pouvoir ensuite fournir le(s) document(s) concernés(s) dans un délai raisonnable. 7 WIV-ISP (Patrick Mahy) Sera-t-il demandé à l étape 2, de fournir un prix dans Labnet pour les échantillons urgents? Ou, comment cela devra-il être communiqué à l AFSCA? Pour des lignes du programme d'analyse pour lesquelles un prix urgent est demandé, cette information devra être fournie via LABNET. S il le souhaite, le laboratoire peut s'inscrire avec le même délai (et prix) que pour une analyse non-urgente, mais comme dans l évaluation des offres pour les «lots urgents» le délai a une pondération plus important dans le calcul du score global, il est moins probable que cette offre obtienne le meilleur score.. 8 IRE (Jean-Yves Balandier) 9 Eurofins Food Testing Belgium (Steven De Groote) Concernant les analyses de la radioactivité des échantillons, est-ce que cela concernera comme pour l accord-cadre de 2016 des analyses majoritairement par spectrométrie gamma (Cs-137 et I-131)? L introduction d un phase de négociation possible est nouveau cette année. Quelle est la raison de suivre cette procédure? En fonction de l'état de l'avancement des développement de l'outil LABNET, pour les lignes concernées soit (a) des prix / délais urgents devront être encodés explicitement et manuellement pour chaque ligne pour laquelle un prix/délai d urgence est demandé, soit (b) le prix / délai des analyses urgentes et non urgentes seront implicitement considérés comme identiques au cas ou aucune données n'est complétée manuellement dans LABNET. Ceci sera clarifié ultérieurement. Bien que pour l'instant nous ne connaissions pas encore les détails du programme d'analyse 2017, il est peu probable que ces analyses ne soient pas demandées, notamment pour le Cs 134, le Cs 137 et le Potassium 40). Une raison de demander une Best and Final Offer (BAFO) pourrait être que les offres initiales sont insuffisamment claires / assez divergentes pour permettre de sélectionner la meilleure offre / l offre la plus avantageuse (du point de vue économique). FR 13/15

14 FAVV_DGLABO_CP2017 SESSION d INFORMATION (31/08/2016) 10 Phytocontrol (Thomas Fadel) QUESTION Si nous comprenons correctement, les échantillons des deux centres dispatching sont différents? REPONSE Oui, ce sont deux lots différents. Le soumissionnaire doit spécifier dans son offre relative au contrat cadre, où il va chercher les échantillons (dans 1 des centres de dispatching spécifiés, ou dans les deux). Le fait que le soumissionnaire indique ne pas chercher d échantillons dans un des centres de dispatching, n empêche pas ce soumissionnaire d être pris en compte pour l attribution des échantillons que l Administration des laboratoires reçoit (de l Administration du Contrôle) via le centre de dispatching où le soumissionnaire ne collecte pas d échantillons. Evidemment, cela est pris en compte dans la pondération de l offre. Si le soumissionnaire ne cherche des échantillons que dans un seul centre de dispatching, cela implique que l AFSCA doit transporter les échantillons d un centre de dispatching vers l autre, ce qui implique des coûts additionnels, ainsi que des délais supplémentaires. 11 CER Groupe (Nicolas Ralet) 12 Phytocontrol (Thomas Fadel) Les échantillons des différents centres dispatching, constituent-ils des lignes séparées dans la deuxième phase? Dans LABNET, qu en est-il des prix, parce que les prix dans la librairie de LABNET sont encodés par paramètre, et liés à une méthode / analyse.. Non. Il y des lignes qui sont, à première vue, des doublons (mais qui ne le sont pas). Il s agit d échantillons pour lesquelles les mêmes paramètres sont demandés, mais qui sont prélevés chez nous dans des secteurs différents (secteur primaire, secteur distribution, ).. Il y a une différence entre la librairie qui est complétée par les labos dans LABNET, et les lignes du programme d analyse. Quand pour une ligne du programme d analyse, plusieurs paramètres sont demandés, le système fait la somme de tous les prix mentionnés dans la librairie (pour cette matrice), en relation avec les paramètres respectifs. FR 14/15

15 FAVV_DGLABO_CP2017 SESSION d INFORMATION (31/08/2016) QUESTION REPONSE Ce calcul «somme-prix» sera probablement trop élevé, certainement lorsqu une méthode multi-composants est utilisée. Dans ce cas, le labo devra adapter manuellement le prix de la ligne lors de l inscription. FR 15/15