FAVV - AFSCA AC- Kruidtuin - FSC Kruidtuinlaan Brussel / Bruxelles. Verslag van infosessie bestek FAVV_DGLABO_CPM_2018 (12/07/2017)

Transcriptie

1 FAVV - AFSCA AC- Kruidtuin - FSC Kruidtuinlaan Brussel / Bruxelles Verslag van infosessie bestek FAVV_DGLABO_CPM_2018 (12/07/2017) Rapport de la session d information Cahier spécial des charges «FAVV_DGLABO_CPM_2018» (12/07/2017) Locatie / Lieu: Begin / Début: Einde / Fin: Aanwezig FAVV / Présent AFSCA : FSC Bruxelles 8 e étage 10h00 10h30 Yasmine Ghafir (voorzitter/ président), Rudi Vermeylen, Brigitte Pochet, Geert Janssens In bijlage een overzicht van de mededelingen, vragen en antwoorden met betrekking tot het bestek FAVV_DGLABO_CPM_2018. (nederlandstalige versie: p. 2-4) En annexe un aperçu des notifications, questions et réponses relatives au cahier spécial des charges FAVV_DGLABO_CPM_2018. (version en français : p. 5-7)

2 FAVV_DGLABO_CPM_2018 INFORMATIESESSIE (12/07/2017) Mededelingen: Belangrijkste wijzigingen in vergelijking met het voorgaande voor het analyseprogramma Bij de berekening van de eindscores zal nu de prijs BTW inclusief in rekening gebracht worden. Voor buitenlandse inschrijvers betekent dat de verlegde BTW (die zij niet rechtstreeks aan het FAVV factureren, maar die het FAVV wel verschuldigd is aan de Belgische staat) mee in rekening gebracht zal worden. De buitenlandse inschrijver zal in zijn offerte met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst ook deze verlegde BTW dienen aan te geven (die BTW zal dus overeen moeten komen met één van de in België van toepassing zijnde BTW voeten, zijnde 21%, 12%, 6% of 0%). Doorgaans is in dergelijke gevallen een BTW voet van 21% van toepassing. 2 Vermindering van de wegingsfactor met betrekking tot de EMAS of ISO certificatie bij de berekening van de eindscore. 3 Mogelijkheid van de aanbestedende overheid om de duur van de opdracht met maximaal 6 maand te verlengen (standaard tot eind 2018, maar dus verlengbaar). Het is de intentie van de aanbestedende overheid om, indien blijkt dat de procedure voor het CP 2019 niet tijdig afgewerkt geraakt, begin 2019 nog gebruik te kunnen maken van de offertes ingediend in het kader van de procedure opgestart onder de raamovereenkomst FAVV_DGLABO_CPM_2018. VRAAG 1 WIV GGO p. 12 Doorlooptijd. De doorlooptijd wordt gedefinieerd als het maximaal aantal werkdagen dat de inschrijver nodig heeft om een niet dringende analyse uit te voeren waarbij het resultaat conform zal zijn. ANTWOORD Dit wil zeggen dat de doorlooptijd in LABNET betrekking heeft op de screeningsanalyse. Voor wat betreft de GGO bevestigingsanalyses (identificatie / kwantificatie), is wat in de offerte met betrekking tot NRLopdracht staat van toepassing. Hoe moet dit geïnterpreteerd worden in geval van GGO analyse, gezien dat het uitvoeren van een screening alleen niet voldoende is om de conformiteit van het staal te garanderen? In de meeste gevallen moeten bijkomende identificaties uitgevoerd worden. 2 WIV GGO p. 15 Nationale Referentie Laboratoria: Zijn er bepaalde controlelijnen voor de NRL s Voorbehouden voor de NRL s zijn die analyses/opdrachten die hen zijn toegewezen in het kader van de NRL opdracht. Voor wat betreft GGO s zijn dat de identificatie en kwantificatie analyses. NL 2/7

3 FAVV_DGLABO_CPM_2018 INFORMATIESESSIE (12/07/2017) VRAAG voorbehouden? 3 WIV GGO p17. Verklaring met betrekking tot de gegarandeerde continuïteit van de diensten. Welke informatie moet deze verklaring bevatten? Bvb Sluitingsdagen van de laboratoria. Is een algemene verklaring voldoende of moet elk labo van dezelfde instelling een aparte verklaring opstellen? 4 CER De certificaten EMAS of ISO zijn momenteel geen verplichting meer om te kunnen voldoen aan het bestek van het FAVV. 1. Kunnen deze certificaten in de toekomst opnieuw verplicht worden? 2. Zal de wegingsfactor voor de eindscore in de toekomst nog evolueren bij de toekenning van de ANTWOORD Deze informatie staat in de bestekken met betrekking tot de NRLopdrachten. Voor het overige kan de aanbestedende overheid voor analyseplanlijnen waarvoor zij dit aangeeft bij de publicatie van de lijnen, voorzien dat een beperkt deel van de monsters met betrekking tot die analyseplanlijn aan het NRL wordt toegewezen. Uiteraard kan het zijn dat het NRL het enige laboratorium is dat technisch in staat is om bepaalde analyses uit te voeren, en dan zal de aanbestedende overheid in de loop van de procedure ook tot die conclusie komen, en de opdracht aan het erkende laboratorium dat als NRL werd aangesteld, toewijzen. Met het oog op het vrijwaren van de reactiviteit van het Agentschap, wenst het FAVV zich te verzekeren van een gegarandeerde en continue dienstverlening tijdens het jaar (behoudens de officiële feestdagen en weekends). Met een verklaring hieromtrent zal de inschrijver zich op dit vlak engageren. Met betrekking tot de offerte ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst is een verklaring per inschrijver afdoende. De kandidaat inschrijvers wordt er wel op gewezen dat dit engagement impliciet hernomen wordt bij het indienen van de offertes voor de procedures gevoerd op basis van de raamovereenkomst (zie eerste paragraaf van 8.3 in het bestek). Wat betreft het eventueel opnieuw verplicht stellen van een EMAS of ISO certificatie met het oog op het verlenen van een erkenning : Dit valt buiten de context van de huidige informatiesessie, aangezien een dergelijk Besluit de Koning toekomt. Logischerwijze zal de Koning de externe laboratoria geen verplichtingen opleggen inzake criteria waaraan de FAVVlaboratoria niet voldoen. (en op dit moment zijn de FAVV laboratoria niet (langer) ISO gecertificeerd). NL 3/7

4 FAVV_DGLABO_CPM_2018 INFORMATIESESSIE (12/07/2017) VRAAG ANTWOORD lijnen? Met betrekking tot de mogelijke evolutie van de wegingsfactor met betrekking tot de EMAS of ISO certificatie bij de berekening van de eindscore: deze is voor de ganse duur van de opdracht vastgelegd in het voorliggend bestek. We kunnen geen uitspraak doen over de situatie in toekomstige bestekken. Wat ook de toekomstige beslissing zal zijn van de aanbestedende overheid, deze zal voorafgaand de goedkeuring dienen te krijgen van de Inspectie van Financiën. 5 CELABOR Kan volgende paragraaf (p11) verder toegelicht worden om het te verduidelijken? De evaluatie van de eindoffertes en de toewijzing van de opdracht gebeurt perceel per perceel en analyseplanlijn per analyseplanlijn, de evaluatie / gunning met betrekking tot een lijn heeft geen invloed op de evaluatie / gunning voor andere analyseplanlijnen. Met andere woorden, elke lijn in het analyseplan wordt aanzien als een aparte gunningsprocedure bestaande uit 2 of 4 percelen. Per opdracht, worden voor elk perceel, de offertes beoordeeld en worden eindscores berekend. De beoordeling / toewijzing voor elk perceel, gebeurt onafhankelijk van de beoordeling van de andere loten / opdrachten. Voor elk perceel wordt een nieuwe evaluatie gemaakt, waarvan de uitkomst onafhankelijk is van de uitkomst van alle voorgaande. NL 4/7

5 FAVV_DGLABO_CPM_2018 SESSION d INFORMATION (12/07/2017) Notifications: Les modifications les plus importantes par rapport au programme d analyse Lors du calcul des scores finaux, c est le prix TVA comprise qui est pris en compte. Pour les soumissionnaires étrangers, cela signifie que l autoliquidation de la TVA sera prise en compte (qui n est pas facturée directement à l AFSCA, mais que l AFSCA est redevable à l Etat belge). Le soumissionnaire étranger devra aussi mentionner ce taux d imposition pour la liquidation de la TVA dans son offre, en vue de la conclusion de l accord cadre (cette TVA devra dont correspondre à un taux de TVA d application en Belgique, à savoir 21%, 12%, 6% ou 0%). Habituellement, dans de tels cas, c est un taux de TVA de 21% qui est d application. 2 Diminution du facteur de pondération relatif à la certification EMAS ou l ISO lors du calcul du score final. 3 Possibilité pour le pouvoir adjudicateur de prolonger la durée du marché de maximum 6 mois (normalement jusque fin 2018, mais donc prolongeable). S il s avère que la procédure pour le programme de contrôle 2019 ne peut être terminée à temps, le pouvoir adjudicateur a l intention, début 2019, d encore utiliser les offres introduites dans le cadre de la procédure débutée sous le contrat cadre FAVV_DGLABO_CPM_2018. QUESTION 1 ISP OGM p12. Durée. La durée est définie comme le nombre maximum de jours ouvrables nécessaires au soumissionnaire pour réaliser une analyse non urgente pour laquelle le résultat sera conforme. REPONSE Cela signifie que le délai dans LABNET s applique aux analyses de screening des OGM. Pour les analyses OGM de confirmations (identification / quantification), ce qui est mis dans l offre pour le marché LNR est d application. Comment doit on interpréter cela dans le cadre d une analyse OGM, étant donné que la réalisation d un screening seul est insuffisante pour pouvoir garantir la conformité d un échantillon? Dans la majorité des cas, des identifications complémentaires doivent être réalisées. 2 ISP OGM p. 15 Laboratoires nationaux de référence: Certaines lignes de contrôle sont elles Les analyses/marchés réservés aux LNR sont ceux attribués dans le cadre du marché LNR. En ce qui concerne les OGM, il s agit des FR 5/7

6 FAVV_DGLABO_CPM_2018 SESSION d INFORMATION (12/07/2017) QUESTION réservées aux LNR? 3 ISP OGM p17. Déclaration relative à la garantie d une prestation de services continue. Quelles informations doivent figurer dans cette déclaration? Par exemple, jours de fermeture des laboratoires. Une déclaration générale est elle suffisante ou chaque laboratoire d une même institution doit elle faire une déclaration séparée? 4 CER Le certificat EMAS ou ISO n'est actuellement plus obligatoire pour répondre à l'appel d'offre de l'afsca: 1/ Cette certification pourra t elle être rendue de nouveau obligatoire dans le futur? 2/ Le facteur de pondération "Score" va t il évoluer dans le futur dans les calculs REPONSE analyses d identification et de quantification. Cette information se trouve dans les cahiers des charges relatifs à ces marchés LNR. Pour le reste, le pouvoir adjudicateur peut prévoir pour des lignes du plan d analyse, lorsqu elle l indique lors de la publication des lignes, qu une partie déterminée des échantillons relatifs à cette ligne du plan d analyse, est attribuée au LNR. Il va de soi que si le LNR est le seul laboratoire disposant de l expertise technique pour réaliser certaines analyses et que le pouvoir adjudicateur parvient à cette conclusion au cours de la procédure, le marché sera attribué au laboratoire agréé qui est désigné LNR. En ce qui concerne la garantie de réactivité de l Agence, l AFSCA souhaite s assurer d une prestation de services garantie et continue pendant toute l année (hors week ends et jours fériés officiels). Le soumissionnaire fait une déclaration en ce sens pour s y engager. En ce qui concerne l offre introduite dans le cadre du contrat cadre, une déclaration par soumissionnaire est suffisante. Le candidat soumissionnaire doit se rappeler que cet engagement est implicitement passé lors de l introduction des offres pour les procédures dans le cadre du contrat cadre (voir premier paragraphe du 8.3 du cahier des charges). En ce qui concerne l éventuelle obligation future d une certification EMAS ou ISO dans le cadre de l agrément : cet aspect dépasse le contexte de cette session d information, étant donné qu il est régi par un arrêté royal. Il est logique que le Roi n impose pas aux laboratoires externes des exigences relatives aux critères auxquels les laboratoires de l AFSCA ne satisfont pas (actuellement, les laboratoires de l AFSCA ne sont (plus) certifiés ISO 14001). En ce qui concerne l évolution possible du facteur de pondération FR 6/7

7 FAVV_DGLABO_CPM_2018 SESSION d INFORMATION (12/07/2017) QUESTION d'attribution des lignes? 5 CELABOR Pouvez vous exemplifier ce paragraphe (P11 du CSC) afin de le rendre plus compréhensible: «L'évaluation des offres finales et l'attribution du marché se font par lot individuel et par ligne individuelle du plan d'analyse ; l'évaluation / attribution d'une ligne n'a donc pas d'incidence sur l'évaluation / attribution des autres lignes du plan d'analyse. En d autres termes, chaque ligne du plan d analyse est considérée comme une procédure d'attribution distincte, constituée de 2 ou 4 lots.» REPONSE relatif à la certification EMAS ou ISO lors du calcul du score final : cet aspect est défini dans le présent cahier des charges pour toute la durée du marché. Nous ne pouvons pas nous prononcer sur de futurs cahiers des charges. Il faut préciser aussi que la décision future du pouvoir adjudicateur doit être soumise à l accord préalable de l Inspection des Finances. Pour chaque marché, les offres de chaque lot sont évaluées et les scores finaux calculés. L évaluation / l attribution de chaque lot a lieu indépendamment de l évaluation des autres lots / marchés. Pour chaque lot, une nouvelle évaluation est réalisée, dont l issue est indépendante du résultat de toutes les précédentes. FR 7/7