Draaiboek. Kalenderjaar Projectleiding: Hugo Schoukens Jo Van Hoecke. Projectmanagement: Paul Van Den Broecke Danny Aerts

Transcriptie

1 Draaiboek Kalenderjaar 2015 Projectleiding: Hugo Schoukens Jo Van Hoecke Projectmanagement: Paul Van Den Broecke Danny Aerts project in samenwerking met Double PASS bvba Sylvain Dupuislaan 209/2 B Anderlecht

2 Inhoudstafel 1. Doelstelling van dit draaiboek? Tijdsframe auditproces Betalingsfaciliteiten Na inschrijving (opstart auditprocedure) Start voorbereiding audit Weekplanning audit Contactgegevens Auditor informeert eerste maal bij uw club (8 weken vóór de audit) Auditor contacteert tweede maal de club (5 weken voor de audit) Invullen auditdossier en sportief cv Deadline indienen auditdossier Audit ter plaatse (op de club) Timing van de audit Auditrapport (ten laatste 2 maanden na de audit) Kwaliteitslabels Post-audit Slotwoord /13

3 1. Doelstelling van dit draaiboek? Dit draaiboek heeft als doel uw club te ondersteunen in het voorbereiden van de audit en een duidelijk overzicht te geven van wat dit allemaal inhoudt. Een audit brengt immers heel wat vragen met zich mee: Wat moeten we allemaal voorleggen? Wanneer vindt de audit plaats? Komen de auditoren op de club? Wat moet opgestuurd worden door de club? Wie moet er aanwezig zijn van de club tijdens de audit? De antwoorden op deze vragen vindt u terug in deze brochure, om zodoende alles in het werk te kunnen stellen om jullie label te behalen! Alvast veel succes gewenst! Voor verdere vragen kan u ons altijd bereiken op de volgende manier: adres: info@footpass.be Tel. nummer (tijdens kantooruren): 02/ /13

4 2. Tijdsframe auditproces Inschrijving Infosessie clubs Start voorbereiding van de audit Bekendmaking weekplanning audit op Auditor informeert eerste maal bij de club (8 weken voor de audit) Auditor contacteert tweede maal de club (5 weken voor de audit) Deadline voor het (online) indienen van het auditdossier Documentaire audit op de club (na afspraak) + praktische audits (onaangekondigd bezoek van training en wedstrijd) Draft versie auditrapport (2 maanden na de audit) Contact club door auditor (binnen de 2 weken na ontvangst van het rapport) Finale versie auditrapport (binnen de 2 weken na contact auditor) Uitreiking kwaliteitslabels en -sterren Post-audit op de club (op aanvraag) 4/13

5 3. Betalingsfaciliteiten De kostprijs van de audit wordt verrekend door de Voetbalfederatie Vlaanderen (VFV). De VFV zal u verder op de hoogte houden van de betalingsmodaliteiten. 4. Na inschrijving (opstart auditprocedure) Na verificatie van de VFV dat de club voldoet aan de voorwaarden voor inschrijving, zullen de GC en de auditverantwoordelijke toegang krijgen tot Het document Handleiding Foot PASS Online.pdf geeft gedetailleerde informatie over het gebruik van deze webtoepassing. 5/13

6 5. Start voorbereiding audit Via Foot PASS Online kan u met de voorbereiding van het auditdossier starten. Deze voorbereiding stoelt op de acht kwaliteitsdimensies van het Foot PASS model (zie onder). Om een optimale kwaliteitsinjectie te bewerkstelligen, is het aangeraden een team / werkgroepen samen te stellen in functie van deze voorbereiding (TVJO, jeugdvoorzitter, bekwame trainers en ouders, clubverantwoordelijken, medewerkers, ) Door een opsplitsing in werkgroepen wordt de werklast verdeeld en brengt dit tevens een dynamiek in de club teweeg! 6/13

7 Hoe deze mensen vinden? Geef een korte voorstelling van het project om de mensen te stimuleren mee te werken aan dit project. Geef daarin ook aan wat de doelstellingen zijn van uw club en de jeugdopleiding. Maak hen in elk geval volgende boodschap duidelijk: Wij werken aan kwaliteit! Eens de verschillende werkgroepen zijn samengesteld, is het zaak een grondige interne analyse uit te voeren. Het is immers essentieel te weten aan welke kwaliteitscriteria de club en jeugdopleiding reeds voldoen, en aan welke criteria nog kan gewerkt worden (zie voorbeeld onder). Groen vinkje = aanwezig Rood kruisje = niet aanwezig Vervolgens is het noodzakelijk de kwaliteitscriteria waaraan voldaan wordt te documenteren. Op deze manier wordt gewaarborgd dat de kennis die momenteel aanwezig is in de club, ook in de toekomst in de club zal blijven. Deze stavingstukken dienen in het softwarepakket toegevoegd te worden. Tot slot dienen - door intern overleg - de kwaliteitscriteria waaraan nog niet voldaan wordt geïmplementeerd in de club/jeugdwerking. Dit zal uiteraard een samenwerking vragen tussen het hoofdbestuur, het jeugdbestuur en de verschillende werkgroepen! 7/13

8 Deze interne analyse biedt een overzicht van wat nog moet worden geoptimaliseerd, bijgeschaafd en opgemaakt. Men stelt hierbij best een actieplan op met doelstellingen op korte termijn voor de verschillende werkgroepen. A.d.h.v. het SMART-principe dienen Specifieke, Meetbare, Aanvaarde, Realistische en Tijdsgebonden doelstellingen (wie, wat, wanneer en hoe?) geformuleerd. Elke werkgroep / verantwoordelijke krijgt een specifieke opdracht en tracht dit uit te werken tegen een vooropgestelde deadline (zie voorbeeld onder). Doelstelling (voorbeeld): Wat: het uitvoeren van een algemeen klinisch onderzoek bij de U15 Wanneer: eerste week van september Verantwoordelijke: dokter van de club Hoe: anamnese door vraagstelling en ECG-analyse i.s.m. een sportmedisch labo 8/13

9 6. Weekplanning audit De weekplanning met vermelding van de exacte week waarin de audit zal plaatsvinden - is terug te vinden op de website De clubs worden ingedeeld in een bepaalde week voor hun documentaire audit. Deze weekplanning vindt u online vanaf 15 november (voor de audits voorjaar 2015) en vanaf 1 maart 2015 voor de audits in het najaar De praktische audits, bezoek van een training en/of wedstrijd, zullen plaatsvinden op de club zonder verwittiging vanaf 1 januari Contactgegevens Gelieve bij verandering van contactpersoon (clubadres, jeugdcoördinator en/of voorzitter van de club) de gewijzigde gegevens zo spoedig mogelijk door te geven via info@footpass.be. Zo kunnen de juiste mensen blijvend op de hoogte gehouden worden van het auditverloop en andere informatie. 8. Auditor informeert eerste maal bij uw club (8 weken vóór de audit) De auditor contacteert acht weken voor de audit een eerste maal de club. Hierbij zal navraag gedaan worden naar hoe de voorbereiding verloopt met het oog op de audit. De auditor zal eventueel tips en advies geven bij bepaalde zaken waar de club vragen over heeft. Eventueel kan al een specifieke datum afgesproken worden voor de documentaire audit. 9. Auditor contacteert tweede maal de club (5 weken voor de audit) Bij dit tweede contact zullen - binnen de toegewezen week (zie weekplanning audit) - een specifieke datum en een specifiek tijdstip vastgelegd worden voor de audit op de club. Dit gebeurt uiteraard in onderling overleg met de betrokken auditor. De club vermeldt het aanvangsuur van de audit in het auditdossier (zie Clubgegevens, Timing van de audit ter plekke). Tijdens dit telefonisch contact kunnen tevens vragen beantwoord worden en onduidelijkheden uitgeklaard worden. Tot slot wordt de locatie van afspraak bepaald (graag een rustige locatie met stroomvoorziening). 10. Invullen auditdossier en sportief cv Het document Handleiding Foot PASS Online.pdf geeft gedetailleerde informatie over het gebruik van deze webtoepassing. 9/13

10 12. Deadline indienen auditdossier Opdat de auditor de bewijsstukken kan doornemen en zich kan voorbereiden op de audit, dient het auditdossier klaar te zijn - op 5 januari voor de audit in het kader van de competitie-indeling (voorjaar 2015) - drie weken voor de documentaire audit in het geval van FOJ-audit (najaar 2015) Het indienen van het auditdossier verloopt volledig automatisch: op de deadline wordt een kopie genomen van het ingevulde dossier samen met alle toevoegde bewijsstukken zoals ze op dat moment beschikbaar zijn. Deze kopie wordt automatisch aan de auditor ter beschikking gesteld. U dient als club geen bijkomende stappen te ondernemen om het dossier in te dienen. Eventuele wijzigingen die u aanbrengt aan uw dossier ná de deadline kunnen niet geraadpleegd worden door de auditor. Merk tevens op dat de auditoren géén toegang hebben tot uw online dossier noch de toegevoegde bewijsstukken. Auditoren hebben uitsluitend toegang tot de kopie genomen op de deadline van uw auditdossier. 13. Audit ter plaatse (op de club) Bij elke deelnemende club vindt er steeds een documentaire audit op locatie plaats. De analyse van de JO gebeurt onder meer aan de hand van interviews met diverse betrokkenen van de club en de jeugdopleiding. Op deze manier kan de auditor vaststellen hoe alles verloopt in de club. Het ingediende dossier wordt doorlopen met de jeugdverantwoordelijken en aan de hand van de verschillende kwaliteitscriteria brengen de auditoren de sterke en verbeterpunten van de club/jo in kaart. Ook de accommodatie van de club wordt bezichtigd. Er vinden ook praktische audits plaats. Dit wil zeggen dat er onaangekondigd trainingen en/of wedstrijden gevolgd zullen worden door de auditoren om de theorie aan de praktijk te toetsen. Deze praktische audits gebeuren zonder verwittiging! Gelieve evenwel uw trainers/medewerkers op de hoogte te brengen dat er steeds een bezoek kan plaatsvinden. 10/13

11 14. Timing van de audit Het standaard tijdschema is terug te vinden in het auditdossier (zie Auditdossier, Auditprocedure, Timing van de audit ter plekke). De club kan de volgorde van de interviews zelf aanpassen in onderling overleg met de auditoren. 15. Auditrapport (ten laatste 2 maanden na de audit) Het auditrapport brengt de sterke en verbeterpunten van de club en de jeugdopleiding in kaart. Daarenboven krijgt de club specifieke actiepunten en advies om de mindere punten gericht te verbeteren. Het definitief auditrapport bevat steeds een kwalitatief gedeelte met actiepunten en een kwantitatief gedeelte met een score per kwaliteitsdimensie. Een draft versie van het auditrapport wordt doorgestuurd naar de algemeen verantwoordelijke jeugdopleiding. Binnen de twee weken na ontvangst van het rapport neemt de auditor telefonisch contact (max. 10 minuten) op met de algemeen verantwoordelijke jeugdopleiding om eventuele onduidelijkheden en bemerkingen te noteren. De finale versie van het rapport wordt nadien doorgestuurd naar de algemeen verantwoordelijke jeugdopleiding, de TVJO, de voorzitter en de auditverantwoordelijke van de club. 11/13

12 16. Kwaliteitslabels Op basis van de procentuele scores op de verschillende dimensies en de totale score van de audit (behaalde kwaliteitsniveau) kan de club een kwaliteitslabel halen. Rekening houdende met het type audit (zie onderstaand) en de behaalde resultaten zal bekeken worden of de jeugdopleiding aan de vooropgestelde normen voldoet voor een bepaald kwaliteitslabel. Naast een basiskwaliteitslabel kunnen clubs zich onderscheiden met sterrenlabels, gaande van één tot en met vier sterren. Ook dames- en futsalclubs kunnen zich onderscheiden met een kwaliteitsster. Type audit: Regionaal Provinciaal Nationaal 17. Post-audit Een post-audit is een terugkoppelmoment tussen de auditor en de doorgelichte club waarbij het rapport in detail besproken wordt. Er wordt dieper ingegaan op de geformuleerde actiepunten teneinde het verbeterproces te optimaliseren. De post-audit is een optie (kostprijs: 450 euro incl. btw) die dient aangevraagd te worden via 12/13

13 18. Slotwoord Wij hopen dat dit draaiboek u op weg zet naar een succesvolle audit van uw jeugdopleiding. Het is een proces dat reeds heel verrijkend kan zijn. Bovendien kan het heel wat mensen samenbrengen om te werken naar een concreet doel. Uiteraard hopen we u met het auditrapport ook gericht te kunnen ondersteunen bij de verdere optimalisering van uw jeugdwerking. Dit kan eventueel nog verdergezet worden tijdens een post-audit. Daarnaast willen we goede praktijken belonen met een kwaliteitslabel. Het Foot PASS label is ondertussen uitgegroeid tot een erkend internationaal kwaliteitslabel waarmee clubs zich profileren op de voetbalmarkt. Uiteraard hopen we dat uw club binnenkort ook deel kan uitmaken van deze kwaliteitsclubs! Wij wensen u alvast veel succes bij de opstart van uw kwaliteit verbeterend project en hopen op een perfecte samenwerking. Met sportieve groeten, Het Double PASS Team info@footpass.be tel: 02 / /13