Nederlandse Waterski & Wakeboard Bond

Transcriptie

1 Nederlandse Waterski & Wakeboard Bond Gemaakt op WERKBOEK TEAMCAPTAINS Algemeen Waar sprake is van een vrouwelijke teamcaptain moet 'hij' en 'zijn' waar relevant uiteraard worden gelezen als 'zij' en 'haar'. 1. De benoeming van de teamcaptain: De leiding van een vertegenwoordigende ploeg wordt opgedragen aan een teamcaptain, die voor de duur van de uitzending van de ploeg beschikt over de bevoegdheden, die overigens zijn voorbehouden aan bondscoach (BC), technisch directeur (TD) en algemeen directeur (AD) waartoe een uit te zenden skiër behoort. Dit houdt onder meer in dat de teamcaptain een skiër/rider die zich misdraagt of waarmee hij redelijkerwijs niet tot overeenstemming kan komen uit het team kan zetten en eventueel naar huis kan sturen na overleg TD en AD. De teamcaptain dient er uiteraard ook in zijn eigen gedrag en uitingen rekening mee te houden dat hij de Nederlandse Waterski & Wakeboard Bond vertegenwoordigt. De teamcaptain moet lid zijn van de Nederlandse Waterski & Wakeboard Bond. 2. Tot de taak van de teamcaptain behoort het toezicht houden op het gedrag van de leden van de vertegenwoordigende ploeg: 1) De leden van een vertegenwoordigende ploeg zijn voor de duur van hun uitzending persoonlijk verantwoordelijk voor: a) het in stand houden van een goede geestelijke en lichamelijke conditie, b) hun sportuitrusting, inclusief de kleding en het officiële tenue, c) hun tijdige aanwezigheid op de door de teamcaptain of de wedstrijdleiding aangegeven plaatsen. 2) De leden van een vertegenwoordigende ploeg volgen loyaal de aanwijzingen op van de teamcaptain inzake de praktische sportbeoefening, voeding, nachtrust, gezondheidszorg enz. De teamcaptain is derhalve te allen tijde verantwoordelijk voor het gedrag van de skiërs/riders: voor, tijdens en na de wedstrijd, op het wedstrijdterrein, tijdens officiële gelegenheden en overal elders. Organisatorische taken 1.a De BC dient voor 1 november begroting in (aantal skiërs en deelnemers, plaats van het evenement, aantal dagen etc,). Aan de hand daarvan wordt sheet gemaakt die goedgekeurd moet worden door de TD. Na goedkeuring van de afrekensheet van de TD kan de teamcaptain pas tickets en locatie vastleggen. 1b De teamcaptain organiseert vlieg- of boottickets, bevestiging van hotelreservering etc. De teamcaptain controleert vóór vertrek of inschrijving en reserveringen overeenkomstig de voorschriften en tijdig zijn verricht en of de leden van de ploeg zijn verzekerd. Tevens moet er een bewijs van een medische keuring zijn opgestuurd naar het bondsbureau voor 1 juni, dit is een vereiste voor de selectieleden om uitgezonden te kunnen worden. Hij neemt kopieën van de desbetreffende stukken Pagina 1 van 8

2 & Wakeboard Bond mee en controleert tevens of de teamleden beschikken over een geldige (al dan niet internationale) startlicentie en hun paspoorten en ratingboekjes bij zich hebben. 2. Onmiddellijk na aankomst op het wedstrijdterrein meldt de teamcaptain zich bij het wedstrijdsecretariaat en controleert hij of de officiële inschrijvingen die door de BC en bondsbureau zijn gemaakt in orde zijn. Hij meldt tevens de teamleden aan maar betaalt het verschuldigde inschrijfgeld zo laat mogelijk, maar wel van tevoren, voor het geval teamleden zich tijdens training o.i.d. blesseren en de organisatie het inschrijfgeld niet vergoedt, dit kan per discipline verschillend zijn. 3. De teamcaptain informeert naar trainingsschema, captainmeeting, zo nodig intern transport, indeling van het wedstrijdterrein (EHBO, sanitaire voorzieningen etc.), kleed- en bergruimte en de beschikbare communicatiemogelijkheden (telefoon/fax) voor de informatie van zijn contactpersonen (check alarmnummer in het land). 4. Hij dient tevens op de hoogte te zijn van de plaats(en) waar de startlijsten, resultaten en andere belangrijke informatie worden aangehangen. (en van de tijden waarop de wijzigingen plaatsvinden). 5. Hij controleert zo snel mogelijk (of laat dit door een lid van het team doen) of huisvesting en kamerindeling in orde zijn. 6. De teamcaptain weet wie de juryvoorzitter is en wie de calculator is, zodat hij bij vragen of problemen tijdig de juiste persoon vindt. (en is verplicht de teamcaptains meetings te bezoeken). Tevens heeft de teamcaptain altijd geld op zak om een eventueel protest te kunnen indienen, dit is per discipline verschillend. De teamcaptain is op de hoogte van de betreffende reglementen aangaande protest. 7. De teamcaptain dient te weten welke editie van het reglement wordt gebruikt, (indien relevant) welke overall-berekening wordt gehanteerd en hoe het landenklassement wordt gecalculeerd. Op plekken waar geen internet is, moet de teamcaptain deze reglementen in hard copy bij zich hebben. Begeleiding van de sporters 1. De teamcaptain en de bondscoach (indien aanwezig) hebben de leiding over het team. Hij bepaalt (indien relevant) de trainingsvolgorde van de teamleden, beslist wie er in welke onderdelen aan de teamwedstrijd deelnemen, kan besluiten een skiër/rider terug te trekken indien hij diens gezondheidstoestand onvoldoende acht en vertegenwoordigt het team in contacten met de jury en de organisatie. 2. De teamcaptain en de bondscoach dienen zich ervoor in te spannen dat de wedstrijdomstandigheden voor de leden van het team zodanig zijn dat zij optimaal kunnen presteren. Dit kan onder meer met zich meebrengen dat hij er op let dat: a. hij ruimschoots op tijd op de hoogte is van eventuele programmawijzigingen, zodat de skiërs/riders zich hierop kunnen voorbereiden; b. hij op de hoogte is van eventuele aanpassingen van het programma of de reglementen (zoals minimum of maximum (start)snelheid), bijvoorbeeld in verband met de weersverwachting, c. Bij leden van het team die onder dezelfde condities trainen wordt nadrukkelijk toezicht gehouden op een eerlijk verloop van de training; d. (indien relevant) de leden van het team op de hoogte zijn van de precieze vaarroute(s) van de wedstrijdboot; e. hij op de hoogte is van alle officiële en eventueel officieuze informatie omtrent wedstrijdwater, -materiaal en -boten die voor de skiërs/riders van belang kan zijn; Pagina 2 van 8

3 Bond f. de skiërs/riders voorafgaand aan hun skibeurt niet onnodig worden afgeleid. 3. Het is de verantwoordelijkheid van de teamcaptain en bondscoach dat de leden van het team tijdig aan de start verschijnen. Dit brengt (indien relevant) tevens met zich mee dat de te gebruiken wedstrijdhandle tijdig gehomologeerd is, de releaser aanwezig is, ski's/boards en bindingen gecontroleerd zijn en de benodigde snelheidsregelaar, zoals PerfectPass en ZeroOff gegevens bekend zijn. 4. De teamcaptain en bondscoach begeleiden de skiërs/riders voor en na hun skibeurt. Hij zal zoveel mogelijk aanwezig zijn op de startsteiger om te ondersteunen waar nodig en zorgt ervoor dat benodigde materialen (zeep, gereedschap etc.) aanwezig zijn in geval van nood. De teamcaptain geeft snelheid, lijnlengte en double-up richting door aan jetty marshall. 5. De teamcaptain of bondscoach zal (indien relevant) tijdens het figuren het releasemechanisme bedienen tijdens de toe-hold figuren. Na onderling overleg en met goedkeuring van de teamcaptain kan een andere persoon deze taak overnemen. 6. De teamcaptain zorgt ervoor goed op de hoogte te zijn van de relevante (internationale) wedstrijdreglementen, zodat hij direct kan ingrijpen op het moment dat een lid van het team benadeeld dreigt te worden door een verkeerde toepassing of interpretatie van de regels. Indien blijkt dat een skiër/rider toch is benadeeld door onjuiste toepassing van het reglement, dient de teamcaptain een officieel en (in het Engels of Frans) op schrift gesteld protest in te dienen bij de voorzitter van de jury en het protestgeld te voldoen. ( afhankelijk van discipline) 7. Het is de verantwoordelijkheid van de sporter ervoor zorg te dragen dat de officiële bibs door de teamleden worden gedragen en aan het eind van de wedstrijd in goede staat worden teruggegeven aan de organisatie. Informatie 1. Bij aankomst op het wedstrijdterrein overhandigt de teamcaptain aan het wedstrijdsecretariaat de geschreven informatie over de leden van zijn ploeg of ziet er op toe, dat die ter plaatse door de skiërs wordt ingevuld. 2. Conform de op het instructieformulier vermelde afspraak informeert hij het 'thuisfront' over het verloop van de wedstrijd. De uitslagen van de wedstrijd dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur na afloop van de wedstrijd, op het bondsbureau aanwezig te zijn. Verantwoording Binnen twee week na terugkeer levert de teamcaptain het door hem en de BC ingevulde en ondertekende afrekensheet en een exemplaar van de officiële uitslagen in bij het bondsbureau. Bij de afrekening dienen voor alle gedeclareerde posten originele bonnen/facturen te worden gevoegd. Voor zover niet reeds vooraf door de bond betaald, zijn de enige kosten die worden vergoed (na inlevering van bonnen) de kosten van eerste levensbehoeften en direct wedstrijdgerelateerde kosten. Niet vergoed worden alle overige zaken, zoals extra training die niet vooraf is afgesproken met de NWWB, telefoonkosten, onnodige kosten voor levensonderhoud (minibar, drankjes aan de bar, snacks buiten de maaltijden om, maaltijden terwijl een gratis maaltijd door de organisatie is aangeboden, etc. etc.) en uitstapjes (pretparken, karten, stadsbezoek etc. etc.). Pagina 3 van 8

4 INSTRUCTIEFORMULIER TEAMCAPTAIN Evenement:... Plaats:... Datum:... Team: Teamcaptain:... Assistent:... Skiërs/riders Slalom Figuren Springen Categorie Reis: Vliegtuig: heen vluchtnr.... meldtijd... terug vluchtnr.... meldtijd... Veerboot: heen nummer... meldtijd... terug nummer... meldtijd... Auto's: kilometerstand heen terug personenauto kenteken personenauto kenteken personenauto kenteken minibus kenteken auto/aanhanger kenteken Reisgeld: Ontvangen voorschot:... datum... (alleen tijdens de uitzending werkelijk gemaakte kosten voor benzine, tol, maaltijden, overnachting en 'onvoorzien') Pagina 4 van 8

5 Communicatie: INTERN Bondsbureau: Tel: +31(0) Fax: Contactpersoon 1: Tel:... Fax: Contactpersoon 2: Tel:... Fax: EXTERN Idea Nua Tel: 31-(0) / Fax: 31-(0) (Het heeft geen zin de volledige uitslagen zoals die door het wedstrijdbureau worden verstrekt door te faxen naar persbureaus of kranten. Beperk de informatie tot de eerste drie van de verschillende klassementen plus de plaatsing van de leden van de ploeg. Vermeldt in een paar korte zinnen bijzondere prestaties van ploegleden. Overige: Tel:... Fax: Pagina 5 van 8

6 Vergoedingen: Er is een tegemoetkoming in de kosten mogelijk, zie de lege voorbeeld sheet hieronder. De toegekende bedragen links in het grijs ingevuld geven een beeld van de tegemoetkoming in de kosten. Deze goedkeuring kan enkel worden gegeven door de TD. Op basis van deze sheet kan men een voorstel aanvragen bij het bureau. De voorschotten kunnen worden aangevraagd op het moment dat de TD de definitieve uit te zenden ploeg heeft goedgekeurd. Bij het bepalen van het voorschot gaan we als volgt te werk: - eerst moet de definitieve ploeg worden bepaald - de teamcaptain moet vragen om een voorschot - de bekende gegevens invullen in de GELE velden - de sheet berekend nu automatisch de totalen - de teamcaptain krijgt maximaal 80% van het uit te keren bedrag als voorschot Voorbeeld afrekensheet: Afrekeningen Internationale wedstrijden 2012 NWWB Alleen de gele velden invullen! Naam Evenement Soort Evenement Topsportonderdeel Plaats Land Datum vertrek Toegekend Werkelijk Afrekening Datum terugkeer Aantal tijdzones 0 Eerste dag evenement Laatste dag evenement Aantal dagen 1 0 Subsidie (40%=0,4 of 70%=0,7) Maximale vergoeding Aantal sporters 0 Aantal begeleiders 0 Vergoeding reis sporters p.p. 0,00 Pagina 6 van 8

7 Vergoeding verblijf sporters p.p. 0,00 80,00 0,00 Totaal vergoeding sporters 0,00 Vergoeding reis begeleiders p.p. 0,00 Vergoeding verblijf begeleiders p.p. 0,00 80,00 0,00 Totaal vergoeding begeleiders 0,00 Overige reiskosten ( specifiëren) 0,00 Totale vergoeding voor deelname aan dit evenement Waarvan subsidiabel 0,00 Voorschot Saldo 0,00 Bureaumanager Topsportcoördinator Bondscoach Penningmeester Grootboeknummer De Sporters kunnen totaal maximaal 40% ontvangen met een totaal bedrag van 400 en buiten Europa Daarnaast zijn er subsidiewedstrijden van het NOC*NSF die een vergoeding kennen van 70% voor 2012 Waterski 3 wedstrijden en Wakeboarden 1 wedstrijd. Het aantal begeleiders is in principe 1. Mocht de situatie dit vragen zal na toestemming van de TD 1 of 2 extra begeleiders kunnen worden toegevoegd. Vergoeding reis sporters Dit heeft betrekking de vliegreis vanaf het vliegveld en de transfer van vliegveld naar hotel. De kosten naar het vliegveld vanaf huis/verzamelplaats worden niet vergoed. Vergoeding verblijf sporters De vergoeding voor het verblijf is op dit moment maximaal 80 euro per dag voor slapen, eten en drinken. Hiervan dienen kassabonnen te worden aangeleverd als bewijslast. Pagina 7 van 8

8 Vergoeding teamcaptain en bondscoach De vergoeding voor het verblijf wordt volledig vergoed op basis van noodzakelijke kosten voor slapen, eten en drinken. Hiervan dienen kassabonnen te worden aangeleverd als bewijslast. Overige reiskosten Hieronder vallen de vervoerskosten van het vliegveld naar het hotel en hotel naar locatie wedstrijd. Ook hier dienen kassabonnen te worden aangeleverd als bewijslast. Pagina 8 van 8