FACULTEIT WISKUNDE EN INFORMATICA FR a

Transcriptie

1 FACULTEIT WISKUNDE EN INFORMATICA FR a FACULTEITSRAAD Notulen van de 351 e vergadering d.d. 28 maart 2011 Aanwezig: Leden: Martijn Klabbers (voorzitter), Rien de Böck, Sacha Claessens, Sander Dommers, Joep Evers, Peter van Heck (secretaris), Kees Huizing (vicesecretaris), Jeroen van Oorschot, Leanne Scheepers (vicevoorzitter), Bestuur en beleidsmedewerkers: Arjeh Cohen (decaan), Ruud van de Donk (directeur bedrijfsvoering), Dieuwke de Haan (beleidsmedewerkster Informatica),Tom Slenders(studentadviseur), Michiel Wijers (beleidsmedewerker Wiskunde), Jack van Wijk (vicedecaan). Notulist: Elly Gudden Afwezig: Onno Boxma (vicedecaan), Joey Claessen 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom. 2. Notulen 2a Conceptnotulen van de 350 e vergadering van Opmerkingen over de tekst: -Blz. 2 punt 3a: 1 e zin moet zijn GEWIS meldt dat de maanden bestuursbeurs veranderen van 6x12 naar 5x9. - Blz. 2 punt 3d: De volgende zinsnede wordt geschrapt: in de nieuwsbrief Bachelor College de keuzepakketten niet worden genoemd terwijl het. - parkeerkaarten wordt vervangen door uitrijkaarten. - Blz. 4 punt 10. De volgende FR vergadering is niet op 9 mei maar op 28 maart. Opmerkingen n.a.v. de notulen: Huizing vraagt of minor studenten lid mogen worden van de opleidingscommissie ESoE. Actiepunt De Haan zal dit navragen. Actiepunten 339.2, 345.3, 346.2, punten blijven staan Kritieke pad realisatie nieuwbouw is agendapunt. Afgehandeld Er is een concept uitnodiging gemaakt voor het verzorgen van een herinnering aan examenkandidaten. Punt blijft staan Embargo is opgeheven, bericht dat Emile Aarts per is benoemd tot vicedecaan is door de faculteit gestuurd. Dommers vraagt naar de financiële consequenties en de sectie waar Emile wordt aangesteld. Van de Donk antwoordt dat Emile Aarts als vicedecaan een hoogleraarschap zal bekleden bij de sectie SENS. Daarnaast worden nog afspraken gemaakt over kostenverdeling m.b.t. de inzet van Aarts bij het Intelligent Lighting Institute, ILI. Omtrent financiële verrekening vindt een afspraak plaats tussen FB en CvB. Dommers vraagt of er extra personeel wordt aangenomen. Van de Donk antwoordt dat de begeleiding van ID-promovendi nog doorloopt, maar geen nieuwe promovendi noch vaste staf worden aangenomen. Eventuele financiële verrekening wordt afgestemd met ID. Afgehandeld Verlenging van openingstijden Metaforum worden besproken in stuurgroep nieuwbouw o.l.v. Jo van Ham. Er komt een centrale openstelling van het gebouw. Bovenbouw krijgt mogelijk avondopenstelling voor colleges, studenten (van alle faculteiten) en medewerkers. 1

2 De onderbouw zal ook in het weekend open zijn en s avonds tot ca uur. Klabbers vraagt of er collegezalen speciaal voor onze faculteit zullen zijn. Van de Donk antwoordt dat er centrale verroostering van collegezalen is, waar nodig ook s avonds Het is niet mogelijk het aantal lunchplaatsen uit te breiden. Hiervoor is een vastgesteld aantal m2 beschikbaar, verdeeld over twee verdiepingen, binnen het lunchcafe verbonden met een trap. In het Auditorium en in gebouw Gemini is alternatieve lunchruimte. Punt is afgehandeld Verschuift naar mei Punt blijft staan In het Campusplan 2020 staat een fietsenstalling met 750 plaatsen gepland aan de oostzijde van Metaforum. Deze is vooralsnog niet overdekt en niet bewaakt. Er is overleg met DHV om de stalling toch te overdekken. Medewerkers van Metaforum kunnen ook de fietsenstallingen van HG en AUD gebruiken. Punt blijft staan voor mei De faculteit kiest voor een terughoudend uitgifte beleid van uitrijkaarten. Dit is gecommuniceerd met de secretaresses. Beleid van TU/e is ontmoedigen van parkeren, vanwege vermindering van het beschikbaar aantal parkeerplaatsen op TU-terrein. Daarom is de prijs van uitrijkaarten verhoogd. Punt is afgehandeld FR jaarverslag is ontvangen. Punt is afgehandeld De Haan meldt dat STU de voertaal zal aanpassen, ook voor andere opleidingen. Punt is afgehandeld Het BCI heeft aandacht voor toename van werkdruk van docenten door invoering Redesign bachelor. Voor meerdere tracks is dit een maatwerkoperatie die veel tijd kost. In juni is het plan met normering afgerond en volgt communicatie aan medewerkers. Punt blijft staan voor juni Voorstel van Huizing wordt meegenomen door De Haan. Punt blijft staan tot volgende FR vergadering voor mei b Goedgekeurde notulen van de 349e vergadering van Er zijn geen opmerkingen. 3. Mededelingen De voorzitter begint met een voorstelronde van de nieuwe FR-leden. Van Wijk is voor de laatste keer aanwezig omdat per 1 mei zijn vicedecaanschap eindigt. Cohen: - er is een kunstcommissie is opgericht voor Metaforum. - de financiële crisis is voorlopig achter de rug. Maatwerkovereenkomsten worden uitgevoerd, waarbij inmiddels 7 personen vervroegd met pensioen zullen gaan. Benodigde formele goedkeuring door de fiscus vertraagt het proces enigszins. - er worden individuele R&O gesprekken gevoerd met de hoogleraren. Darnaast vinden gesprekken plaats tussen FB en secties, labs, instituten en ontwerpersopleidingen. Hierin wordt behandeld het resultaat van de R&O-gesprekken per afdeling en de financiele en personele meerjarenraming. Financiele meerjarenperspectief gaat over ambities van de sectie binnen financiele grenzen. Bij een negatieve begroting worden plannen besproken om op nul te komen. Doelstelling is een forecast 2013 vóór de zomervakantie.bij de bibliotheek is steeds minder vraag naar boeken van papier, want studenten hebben veelal elektronische boeken. TU/e-breed blijft slechts ,-- per jaar beschikbaar voor aanschaf van boeken op papier. Er komt geen oproep tot boycotten van Elsevier maar het FB doet de aanbeveling aan wiskundigen om meer te publiceren in tijdschriften die eigendom zijn van professionele organisaties. Aanbevolen wordt om abonnementen op te zeggen en het bewustzijn te verscherpen. Dommers vraagt hoe dit wordt gecommuniceerd naar de medewerkers. Cohen antwoordt dat dit kan op colloquia en onderzoeksbijeenkomsten. 4. Jaarrekening 2011 Bijgevoegd is de concept jaarrekening 2011 die is ingediend bij het CvB en een toelichting aan de faculteit. Na accountantscontrole en eventuele correcties wordt het concept definitief. Het resultaat is behoorlijk positief. Hierover heeft het FB een nadere toelichting gestuurd aan alle medewerkers. 2

3 Klabbers mist in de toelichting een uitleg om te voorkomen dat de jaarrekening zover positief eindigt. Van de Donk antwoordt dat in 2011, 2012 en verder een grote bezuinigingsopdracht en teruggang in financiering van CvB is opgelegd. Het is onmogelijk om precies op nul te eindigen. Er zullen altijd onverwachte mee- en tegenvallers zijn die ertoe kunnen leiden dat het resultaat plus of min afwijkt. B.v. mutaties verlofdagen zijn moeilijk in te schatten en monitoren ervan is ook moeilijk. Sabattical saldi zijn wel te volgen. Aan de hand van de verstrekte stukken zijn de bijzondere posten mondeling toegelicht. - Klabbers mist een directe link met inzet van het financiële overschot naar inzetten van vast WP om de werkverdeling en druk te verbeteren. - Dommers vraagt of de beschrijving over de KWR bedragen niet eenvoudiger kan; het KWR bedrag 2010 van wordt nu vermeld als inkomsten en uitgaven in Van de Donk antwoordt dat het bedrag op blz. 9 een absoluut bedrag is en op blz. 4, , een mutatie. De post voorzieningen WW/BW van is nog niet definitief goedgekeurd door de accountant. De middelen voor maatwerk zijn wel goedgekeurd. - Evers stelt een vraag over dubieuze debiteuren. Deze post betreft een voorziening voor vorderingen waarvan het onzeker is of deze aan ons worden betaald. Actiepunt Van de Donk: de afrekening per sectie is ter inzage voor de FR als de definitieve jaarcijfers zijn goedgekeurd door CvB. 5. Parkeerbeleid In het Bestuurlijk Overleg en het WOB wordt gesproken over de Groene Loper, een compacte, autoluwe campus in Er zullen veel minder parkeerplaatsen voor auto s zijn (uiteindelijk ca ipv 2200). Van de Donk zal zich inzetten voor voldoende overdekte en beveiligde fietsenstallingen. Claessens vraagt of de tekeningen kloppen. Van de Donk antwoordt dat de verstrekte tekeningen slechts schetsen zijn. Definitieve keuzes worden door het CvB gemaakt na afstemming met de UR. Klabbers waarschuwt dat fietsen her en der geparkeerd zullen worden als de voorzieningen niet van voldoende niveau zijn. 6. Onderwijs en onderzoek a. Nieuwe bachelor Er is een grote campagne Beam your dream om het Bachelor College te promoten. Dit heeft momenteel 30% meer vooraanmeldingen opgeleverd. Met de nieuwe bachelor opleiding wordt getracht ook andere groepen studenten te interesseren, b.v. vrouwen en mensgerichte technologiestudenten. Binnen de faculteit vraagt vooral de intensieve coaching van studenten om een andere manier van werken. Dommers vraagt of medewerkers worden opgeleid voor coaching. Cohen antwoordt bevestigend. Hiervoor is aandacht en geld beschikbaar, vooral voor mentoren. Er is hulp gevraagd van GEWIS. Hiervoor zijn studentenvergoedingen nodig. Universiteitsbreed komen hiervoor regelingen. De Haan meldt dat het onderwijs activerend moet zijn. 30% van het puntentotaal bestaat uit tussentijdse beoordelingen. Huizing meldt dat dit niet in de OER staat en docenten niet op de hoogte zijn; inhoud en status zijn onduidelijk. De richtlijn is bindend. Op 23 april is de docentenmiddag Wiskunde waarop nadere toelichtingen volgen. Marloes van Lierop organiseert voor Informatica een soortgelijke middag. De richtlijn met programma en werkvormen met de structuur van het bachelor college is drie maanden geleden vastgesteld. Het reglement bachelor college moet ter inzage zijn voor iedereen. De Dean Lex Lemmens is onlangs benoemd. Klabbers vraagt of de communicatie verbeterd kan worden. De externe communicatie dient om studenten te werven en de interne communicatie is gericht op docenten en begeleiding van studenten. De informatie gaat via opleidingsdirecteuren bachelor en het O&O overleg naar de docenten. Cohen stelt voor om de opleidingsdirecteuren en Lex Lemmens uit te nodigen in de FR. Klabbers vraagt naar de planning. Cohen antwoordt dat Lex Lemmens terugrapporteert dat de besluitvorming achterloopt. De Haan vraagt begrip voor de grote operatie. Huizing meldt dat streefdoelen niet meteen in reglementen hoeven te worden vervat, maar wel de plannen in grote lijnen voor het 1 e jaar. Van Wijk vraagt begrip voor 1 e jaars aanloopproblemen. Dommers waarschuwt dat 1 e jaars studenten hiervoor weinig begrip zullen hebben. 3

4 Klabbers vraagt naar een inventarisatie van documenten die richtinggevend zijn. Cohen antwoordt dat er een klein lijstje met ca. 5 stukken met ankerpunten voor discussies zijn. De Haan vult aan dat in de nieuwsbrief van Redesign bachelor de status, prognose en toelichting van deze documenten ook niet duidelijk vermeld staat. Wijers vraagt of de FR de hete hangijzers in een kan doorgeven aan De Haan en Wijers. Klabbers benadrukt dat er goede communicatiemiddelen gebruikt moeten worden om de informatie over te brengen naar de achterban. Actiepunt Van de Donk/Gudden: FR uitnodigen voor de onderwijsmiddagen Wiskunde en Informatica. Actiepunt Van de Donk: toelichting aan de FR over communicatie Redesign Bachelor aan docenten via uitnodiging tot deelname FR-leden aan onderwijsbijeenkomsten voor docenten. Actiepunt Cohen: documenten aanwijzen die richtinggevend zijn en de status van deze documenten aangeven. 6.b Bachelor college EVO collegejaar 2012/2013 Van Heck vraagt naar de status van EVO. Cohen antwoordt dat de inhoud wordt geschreven door derden en dat studenten het programma testen. Eind april is er een vergadering over EVO. Drie werkgroepen zijn bezig met de voortgang van de planning. Het systeem werkt via OASE. Online videocolleges zullen starten in het tweede semester. 6.c Maandelijks afstuderen Van de Donk meldt dat het mogelijk is iedere maand een examenzitting of digitale bijeenkomsten te houden. Studenten zullen worden geïnformeerd. (Actiepunt 347.5). 7. Personeel: maatwerkafspraken Van de Donk meldt dat alle gesprekken met medewerkers hebben plaatsgevonden. De medewerkers die uit dienst gaan met een maatwerkafspraak zullen niet worden vervangen. Taken worden herverdeeld via de werkverdeling. Het financiële effect van de maatregel is pas goed merkbaar in Een inschatting van de besparing 2012 zal worden vermeld in de eerste kwartaalrapportage Huisvesting: planning verhuizing Van de Donk meldt dat het kritieke pad wordt bewaakt volgens het schema in de bijlage. Claessens vraagt waarom gekozen is voor sleutelkluizen en niet voor toegangspasjes per kamer. Van de Donk antwoordt dat dit een kosten/baten afweging is, die is gemaakt bij het ontwerp van de nieuwbouw. Het wordt onder meer al gebruikt in de Traverse. Dommers waarschuwt dat het niet praktisch is voor kamers met twee medewerkers. Actiepunt van de Donk: uitvoering toelichten. Klabbers meldt dat er veel discussie is onder de medewerkers over de verdeling van de kamers. Van de Donk antwoordt dat het vlekkenplan na uitvoerig overleg met alle secties en afdelingen is vastgesteld ( waarbij kleinere wijzigingen nog aan de orde kunnen zijn). De kamerindeling per medewerker is nog niet vastgesteld, dit vindt in april pas plaats. Klabbers vraagt of er nog verbouwingen komen na 1 september. Van de Donk antwoordt dat er niet getornd wordt aan de uitvoering van het gebouw en er zullen geen wijzigingen in het bestek worden doorgevoerd. De oplevering staat gepland voor 9 juli Er zijn wel vragen geweest over een enkele gebouwaanpassing. In mei komt hierover een beslissing. Dommers merkt op dat de ruimte in het midden van het gebouw niet geschikt is voor kantoren. Van de Donk antwoordt dat de Arbo-normen in acht worden genomen i.v.m. onvoldoende daglicht. Op vloer 5 t/m 7 is wel voldoende daglicht om permanente werkplekken te huisvesten. Op vloer 3 komen inderdaad geen permanente werkplekken in de binnenring. Vergaderruimtes zijn daar wel gepland. OGO-ruimtes zijn niet permanent in gebruik. Dommers vraagt of er eigen koffieapparaten mogen worden gebruikt in de secties. Van de Donk antwoordt het officieel niet mag. De richtlijnen hiervoor komen in de verhuisinstructies. 4

5 9. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 10. Sluiting De volgende FR vergadering is op woensdag 9 mei, om 9.30 uur. De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering om uur. 5

6 Actiepuntenlijst Nr. Agendapunt Actiepunt Door Termijn Mening peilen bij onderwijscommissies over bachelor Wiskunde in het Engels FB April Opstellen toetsbare criteria MII FB April Procedure projecten op de website zetten. Van de Donk April Toelichting procedure schrijven over herinnering sturen drie weken vóór examenzittingen van augustus en iedere maand een examenzitting bachelor te houden Van de Donk. April Met werkgroep nieuwbouw afstemmen of het mogelijk is de openingstijden worden voor studenten in de nieuwbouw te verlengen. Van de Donk April 2012 Inplannen werkplekbezoek nieuwe medewerkers door Arbo Van de Donk Mei 2012 Komen er meer overdekte fietsenstallingen op de groene loper? FB Mei 2012 In BCI onderwijsbelasting bespreken en communiceren aan medewerkers Van Wijk Juni 2012 Navragen of ook minorstudenten lid worden van de opleidingscie. ESoE De Haan Mei Jaarcijfers per sectie ter inzage voor te FR als de jaarcijfers zijn goedgekeurd door CvB FR uitnodigen voor de onderwijsmiddagen Van de Donk Mei 2012 Van de Donk /Gudden Toelichting aan de FR over communicatie Redesign Bachelor aan docenten Van de Donk Mei Documenten aanwijzen die richtinggevend zijn voor redesign bachelor en de status van deze documenten. Uitvoering toelichten van sleutelkluizen voor toegang tot kamer Cohen/Wijers Van de Donk 6