De bevoegdheden zijn middels mandaat en ondermandaat vastgesteld

Transcriptie

1 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Versie april 2016 Legenda De vragenlijst is verdeeld in de kolommen: Functie, (vraag)nummer, Vraag, Antwoorden en Bronverwijzing. Er zijn twee soorten vragen: vragen waarbij slechts één antwoord gegeven kan worden deze zijn herkenbaar aan de ( radiobutton ) voor de antwoorden en vragen waarbij meerdere antwoorden gegeven kunnen worden deze zijn herkenbaar aan de ( checkbox ) voor de antwoorden. Schuingedrukte vragen zijn aanbevelingen, de niet-cursieve vragen zijn normen. In de kolom Bronverwijzing worden de volgende afkortingen gebruikt: - Paspoortwet - Paspoortuitvoeringsregeling Nederland - Tactische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten Burgerzaken L1 Zijn de bevoegdheden van de gezaghebber gemandateerd aan functionarissen in de organisatie? Burgerzaken L2 Beschikt u over schriftelijk en door het bevoegd gezag vastgesteld beveiligingsbeleid? Burgerzaken L3 Beschikt u over een door de gezaghebber vastgestelde schriftelijke beveiligingsprocedure? Burgerzaken L4 Welke onderwerpen zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen? De bevoegdheden zijn middels mandaat en ondermandaat vastgesteld 78, lid De bevoegdheden zijn niet formeel gemandateerd Ja, dit is actueel en vastgesteld Ja, dit is actueel en vastgesteld 93, lid De voorgeschreven functiescheiding 93, lid 1c 9 De voorgeschreven beveiliging van het aanvraagsysteem 93, lid 1d pagina 1 van 25

2 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L5 Welke onderwerpen zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen? Burgerzaken L6 Welke onderwerpen met betrekking tot documenten en middelen zijn in de beveiligingsprocedure opgenomen? De bewaring van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het beheer van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen De verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris De ontvangst van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het transport van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Geen van de genoemde onderwerpen 93, lid 1a 9 93, lid 1a , lid 1b 93, lid 1a , lid 1a 9.2 De te behalen resultaten De verantwoordelijkheden De controle en evaluatie Geen van genoemde onderwerpen Het gebruik van (persoonsgebonden) kaarten en codes 80, lid 4, 80a, 90, 91,lid 1 t/m Het gebruik van het mobiele opnameapparaat 87,80b, 91, lid 1,2,3 en De back-up en de opslag Het gebruik van het aanvraagstation 87,91, lid 1,2,3 en 5 De ontvangst en het transport van reisdocumenten Het bewaren en het beheren van reisdocumenten De beveiliging van het aanvraagsysteem reisdocumenten 93, lid 1a , lid 1, 2, 3, 93, lid 1a 9.1 en 7. 91, lid 1, 2, 3, 93, lid 1d pagina 2 van 25

3 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L7 Welke onderwerpen met betrekking tot organisatie, taken en bevoegdheden zijn in de beveiligingsprocedure opgenomen? Geen van de genoemde onderwerpen De functiescheiding tussen verstrekking, beheer en uitreiking 93, lid 1 c Burgerzaken L8 Welke acties zijn ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen? Burgerzaken L9 Welke van de volgende onderwerpen zijn opgenomen in het beveiligingsplan reisdocumenten? De verantwoordelijkheden van de 93, lid 1 b beveiligingsfunctionaris De verantwoordelijkheden van de autorisatiebevoegde Het signaleren en handelen bij interne en externe 24 onder b fraude Het melden en opvolgen van incidenten 97, Het vaststellen van de identiteit en nationaliteit 28 9, 22 Het toetsen van (bron)documenten die aan de aanvraag ten grondslag liggen Het behandelen van vermissingen 24 onder b 22, lid 6 De beveiligingsinstructie 93, lid Geen van de genoemde onderwerpen Er is gecontroleerd of de uitvoering nog overeenkomt met de procesbeschrijving Er is gecontroleerd of er wijzigingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn Er is gecontroleerd of er wijzigingen in de regelgeving zijn die van invloed op de procedure zijn 93, lid , lid 6 Indien nodig is de procedurebeschrijving geactualiseerd Er zijn geen acties ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen Een jaarlijkse inventarisatie van de risico's pagina 3 van 25

4 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L10 Welke maatregelen heeft u getroffen om incidenten te beheersen? Burgerzaken L11 Welke van de volgende onderwerpen zijn in de procedure incidentmeldingen opgenomen? Burgerzaken L12 Is er een scheiding in verantwoordelijkheden tussen de volgende rollen georganiseerd? Een jaarlijkse inventarisatie van de dreigingen 4 Een jaarlijkse inventarisatie van de maatregelen 4 Het vaststellen van nog te nemen of bij te stellen maatregelen De toewijzing van verantwoordelijkheid en termijn voor het nemen van maatregelen Geen van bovenstaande onderwerpen Incidenten moeten worden gemeld aan de beveiligingsfunctionaris Indien een incident plaatsvindt, wordt altijd een onderzoek ingesteld Indien een incident plaatsvindt, wordt de gezaghebber geïnformeerd Geen van bovenstaande maatregelen Fraude door de klant (bv. look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten) Uitlekken van gevoelige informatie Bedreiging of intimidatie (extern of intern) nbevoegde aanwezigheid Diefstal met of zonder geweld Interne fraude Diefstal met of zonder braak Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad Geen van bovengenoemde onderwerpen, of er is geen procedure incidentmelding Ja, tussen de uitvoerder en de beveiligingsfunctionaris 93, lid en pagina 4 van 25

5 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L13 Tussen welke (operationele) reisdocumentenprocessen heeft u functiescheiding ingericht? Ja, tussen de opdrachtgever en de beveiligingsfunctionaris Er is geen scheiding in verantwoordelijkheden 93, lid en Tussen verstrekken en beheer 93, lid 1c Tussen verstrekken en uitreiken 93, lid 1c Tussen beheer en uitreiken 93, lid 1c Geen van bovengenoemde Burgerzaken L14 Past u functiescheiding altijd toe? Ja 93, lid 1c en lid , maar de reden is een te geringe personele 93, lid capaciteit Burgerzaken L15 Wat legt u bij het niet voldoen aan De reden waarom tijdelijk niet aan de eis kan 93, lid 3 functiescheiding schriftelijk vast? worden voldaan De periode waarin niet aan de eis wordt voldaan 93, lid 3 Burgerzaken L16 Wordt de reisdocumentenadministratie door een onafhankelijk persoon gecontroleerd indien niet altijd voldaan wordt aan functiescheiding? Burgerzaken L17 Hoe nemen medewerkers kennis van voorschriften en procedures? De namen van de ambtenaren die in die periode zijn belast met de verstrekking, het beheer en de uitreiking. Geen van alle 93, lid 3 Ja 93, lid 2 t/m 4 Niet van toepassing, wij voldoen altijd aan de eisen van functiescheiding Deze worden schriftelijk meegedeeld 93, lid 5 Deze worden mondeling besproken 93, lid Geen van bovenstaande pagina 5 van 25

6 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L18 Welke van de volgende taken van medewerkers, worden minimaal eens per jaar getoetst op juiste uitvoering? Burgerzaken L19 Hebben uitsluitend geautoriseerde medewerkers toegang tot het reisdocumentenproces? Burgerzaken L20 Werken medewerkers uitsluitend onder hun eigen autorisaties? Burgerzaken L21 Wanneer wijzigt de houder van de identificatiekaart de pincode? Burgerzaken L22 Wat wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten met betrekking tot de identificatiekaarten actueel geregistreerd? Het vaststellen van de identiteit Het controleren van de echtheid van documenten Het controleren van de volledigheid van de aanvraag Het controleren van het gezag / toestemming Het accepteren van de foto Het bepalen van het recht op verstrekken Alertheid op fraudesignalen Het bijhouden van vakkennis Geen van bovenstaande Ja Ja en Direct na ontvangst en daarna iedere 60 dagen Alleen direct na ontvangst De initiële pincode wordt niet gewijzigd De beschikbaar gestelde identificatiekaarten 80, lid De registratie van de personen aan wie hij een 80, lid bepaald tijdvak een kaart heeft verstrekt De bewaring van de identificatiekaarten 80, lid Er wordt een verslag opgemaakt van de controle op de actualiteit van de registratie 80, lid pagina 6 van 25

7 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L23 Aan welke van de volgende voorwaarden voor het mobiele vingerafdrukopnameapparaat wordt voldaan? Burgerzaken L24 Wat wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten met betrekking tot de opstartkaart en de authenticatiekaart van het mobiele vingerafdrukopname-apparaat actueel geregistreerd? Burgerzaken L25 Hoe is het toekennen en intrekken van de autorisatie van gebruikers van de reisdocumentenmodule georganiseerd? De intrekking van identificatiekaarten 80, lid De vernietiging van ingetrokken identificatiekaarten Er wordt geen registratie bijgehouden Het wachtwoord wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten uitsluitend aan 3 aangewezen ambtenaren kenbaar gemaakt 80b, lid Het wachtwoord wordt altijd gescheiden van het 80b, lid mobiele apparaat bewaard Er zijn maatregelen genomen om te voorkomen 80b, lid dat het wachtwoord bekend wordt Aan geen van de genoemde voorwaarden wordt voldaan De bewaring 80a, lid 2 en 80b, lid 4 Het gebruik 80a, lid 2 en 80b, lid Er wordt geen registratie bijgehouden De toekenning, wijziging en intrekking van een autorisatie wordt geregistreerd 78, lid 2 13 Wbp en Burgerzaken L26 p welke wijze wordt bij de aanvraag de identiteit van de aanvrager vastgesteld? Het vervallen van de bevoegdheid van medewerkers leidt tot intrekking van de autorisatie De autorisatie wordt periodiek door de applicatiebeheerder gecontroleerd Er wordt geen registratie bijgehouden Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter identificatie gebruikt 78, lid , lid 1 pagina 7 van 25

8 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L27 Uit welke onderdelen bestaat het onderzoek bij twijfel over de identiteit bij de aanvraag? Burgerzaken L28 Worden bij twijfel aan de identiteit bij de aanvraag altijd de echtheidskenmerken van het overgelegde document op echtheid gecontroleerd? De persoonsgegevens en het documentnummer op het reisdocument worden gecontroleerd in de PIVA Er vindt, indien mogelijk, een foto-foto vergelijking plaats met de foto in het overgelegde document en een vergelijking van de foto met 22, lid 1 28, lid 1 het gezicht van de aanvrager Bij het ontbreken van een geldig 22, lid 2 identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld Naast het stellen van identificerende vragen 22, lid 5 worden andere documenten gevraagd, die voorzien zijn van foto en handtekening De actuele handtekening, foto en gegevens 22, lid 2 worden vergeleken met eerdere aanvragen reisdocumenten Er worden aanvullende vragen gesteld 22, lid 2 Geen van de genoemde acties Ja Burgerzaken L29 p welke wijze wordt de identiteit van de aanvrager bij de uitreiking vastgesteld? Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter identificatie gebruikt 22 en 50 De persoonsgegevens en het huidige 22 en 50 documentnummer worden gecontroleerd in de PIVA Er vindt een foto-persoon vergelijking plaats 22 en 50 Bij het ontbreken van een geldig identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld 22 en 50 pagina 8 van 25

9 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L30 Hoe wordt bij de uitreiking gehandeld bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager? Bij kinderen worden identificerende vragen aan het kind zelf gesteld Naast het stellen van identificerende vragen worden andere documenten, die voorzien zijn van foto en handtekening gevraagd Geen van bovenstaande 22 en en 50 Er vindt verificatie plaats van de vingerafdrukken 50a, lid 1 Burgerzaken L31 Welke acties worden buiten de reguliere controle ondernomen om de echtheid van een overgelegd document vast te stellen bij het uitreiken van het document? Er wordt niet tot uitreiking overgegaan 50a, lid 2 Geen van bovenstaande De handtekening in het overgelegde document wordt, indien mogelijk, vergeleken met de handtekening in het nieuwe document Meerdere 1e lijns echtheidskenmerken van overgelegde documenten worden gecontroleerd Burgerzaken L32 p welke wijze wordt gehandeld als een verklaring van toestemming noodzakelijk is? Geen van genoemde acties De naam en handtekening van de toestemminggever is vermeld De identiteit van de toestemminggever wordt vastgesteld De bevoegdheid van de toestemminggever wordt gecontroleerd Bij twijfel over de bevoegdheid wordt een onderzoek ingesteld Indien de toestemminggever niet in persoon verschijnt, wordt de verklaring op geldigheid gecontroleerd In de aanvraag wordt aantekening gemaakt van de verklaring van toestemming Geen van de genoemde handelingen 31, lid 2 32, lid 1 32, lid lid 4 32, lid 2 31, lid 3 pagina 9 van 25

10 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L33 Wordt een aanvraag van een reisdocument voor vreemdelingen ouder dan 15 jaar, waarvan de aanvrager niet staatloos is, altijd voorgelegd aan de minister van Veiligheid en Justitie en de minister van Buitenlandse Zaken? Burgerzaken L34 Wordt bij de aanvraag van een reisdocument voor vluchtelingen altijd getoetst of de gegevens van het verblijfsdocument overeenkomen met de PIVA? Burgerzaken L35 Hoe wordt gehandeld bij het opnemen van vingerafdrukken bij de aanvraag van een paspoort? Burgerzaken L36 Gebruikt u het transparant om te bepalen of de foto aan de eisen voldoet? Ja 40, lid 5 e11, lid 3 en 15a, lid 1 Ja 13 en 14 Indien de aanvrager op het moment van het indienen van de aanvraag jonger dan 12 jaar is worden geen vingerafdrukken opgenomen Van aanvragers van 12 jaar en ouder worden de afdrukken van twee vingers opgenomen Er vindt altijd een controle plaats of de vingers voldoende schoon voor opname zijn en er zich geen omhulsels om de vingers bevinden Er wordt bij een tijdelijk gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal één jaar Er wordt bij een permanent gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal tien jaar Geen van de hiervoor genoemde handelingen 28a, lid 4 28a, lid 1 28a, lid 1 10, lid 2 10, lid 1 Ja, altijd 28, lid 2 Ja, in geval van twijfel pagina 10 van 25

11 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L37 Worden alleen aanvragen in behandeling genomen als aan alle voorwaarden voor de aanvraag is voldaan? Ja Burgerzaken L38 Binnen welke periode verstrekt u een reisdocument c.q. wordt een beslissing op de aanvraag genomen?, de aanvraag wordt niet in behandeling genomen, maar eventueel wel bewaard tot deze compleet is 39 Uiterlijk binnen 4 weken na aanvraag 41, lid 1 Indien van toepassing én na kennisgeving wordt de termijn met maximaal 4 weken verlengd 41, lid 2 Burgerzaken L39 Wat zijn de handelingen bij verzending van de aanvraag? Er wordt niet aan de hierboven genoemde termijnen voldaan Er vindt controle plaats op de juistheid en volledigheid van de aanvraag 42 Burgerzaken L40 p welke wijze wordt gehandeld als een noodddocument wordt aangevraagd? Er vindt controle plaats of de aantallen verzonden aanvragen overeenkomen met de aantallen foto- en handtekeningenformulieren Er vindt controle plaats of iedere aanvraag is betaald of verantwoord Geen van de genoemde handelingen De aanvrager moet met bewijsstukken aantonen dat om medische of humanitaire redenen uitstel van de reis niet mogelijk is De geldigheid van het document is afhankelijk van de duur van de reis, de landen van doorreis en bestemming en bedraagt maximaal 1 jaar a 100b pagina 11 van 25

12 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Indien de aanvrager niet in de basisadministratie is ingeschreven wordt de identiteit, nationaliteit en verblijfsrechtelijke status gecontroleerd in de basisadministratie van een ander openbaar lichaam, in de basisadministratie van Aruba, Curacao of Sint Maarten of in de BRP 100c, lid 2 Burgerzaken L41 Wordt een aanvraag van een nooddocument van een niet-nederlander die niet is ingeschreven in de basisadministratie altijd voorgelegd aan de Minister van BZK? Burgerzaken L42 Welke handelingen vinden plaats bij ontvangst van een zending? Burgerzaken L43 p welke wijze worden reisdocumenten ingeklaard? Geen van de genoemde handelingen Ja 100e, lid 2 De ontvangstbevoegde controleert of de zending juist is geadresseerd en het pakket onbeschadigd is Indien de levering niet voor de locatie is bestemd of afwijkingen vertoont wordt altijd gehandeld volgens de foutafhandelingsprocedures (bijlage D - ) Bij beschadiging wordt het pakket in ontvangst genomen en in het bijzijn van de distributeur gecontroleerd Indien er sprake is van een afwijking of beschadiging wordt een proces verbaal opgemaakt en bewaard Geen van bovenstaande De lijst voor aangemelde documenten wordt vergeleken met het geleverde colli De documenten worden allemaal op juiste personalisatie en productie gecontroleerd Als blijkt dat het document een misdruk bevat en/of verkeerd gepersonaliseerd is, wordt deze binnen 10 werkdagen teruggezonden aan de leverancier 44, lid1 44, lid 2 44, lid 3 44, lid 4 en 5 45, lid 1 45, lid 2 67, lid 6 pagina 12 van 25

13 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L44 Hoe worden documenten onbruikbaar gemaakt? Burgerzaken L45 Controleert u, ongeacht de reden waarvoor het aan u getoond wordt, of de beveiligingskenmerken van een reisdocument zijn aangetast, gegevens niet meer leesbaar zijn of een deel daarvan ontbreekt? Burgerzaken L46 Wanneer vindt definitieve onttrekking van reisdocumenten plaats? De documenten worden per colli ingeklaard 45, lid 2 Geen van bovenstaande Door het aanbrengen van drie ponsgaten in het document waarvan één door het kinegram en één door de chip p andere wijze Ja, altijd, niet altijd Als het document niet binnen drie maanden na de datum dat zij voor uitreiking beschikbaar is gesteld door de aanvrager in ontvangst is genomen Als het document is ingeleverd 54, lid 1b 67, lid 4 67, lid 1a 67, lid 1b Als het document vervallen is verklaard op grond 54, lid 1 67, lid 1c van artikel 54, lid 1 PW Als het document na uitreiking als onbruikbaar is 67, lid 1d beschouwd ten gevolge van misdruk of verkeerde personalisatie Als het document als gevonden is ontvangen en 67, lid 1e er een verklaring van vermissing is afgelegd Burgerzaken L47 In welke van de volgende situaties onderneemt u actie om documenten aan het verkeer te onttrekken als ze van rechtswege vervallen zijn? Als het document als gevonden is ontvangen en de houder niet in het openbaar lichaam woonachtig is In geen van genoemde situaties Als de geslachtsnaam van de houder is gewijzigd 54, lid 1 67, lid 1e pagina 13 van 25

14 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L48 Hoe worden ingenomen en/of ongeldig te maken documenten vernietigd? Burgerzaken L49 p welke wijze wordt in geval van vermissing van reisdocumenten gehandeld? Als de voornamen van de houder zijn gewijzigd 54, lid 1 Als de geboortedatum van de houder is 54, lid 1 gewijzigd Als het geslacht van de houder is gewijzigd 54, lid 1 Als een correctie in de houdergegevens is 54, lid 1 uitgevoerd Als is vastgesteld dat bij de verstrekking gebruik 54, lid 1 is gemaakt van onjuiste gegevens De verklaring van toestemming is ingetrokken 54, lid 1 Als een persoon de Nederlandse nationaliteit is 54, lid 1 verloren Als de houder van het reisdocument voor 54, lid 1 vluchtelingen niet meer beschikt over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem het reisdocument is verstrekt Als de houder van het reisdocument voor 54, lid 1 vreemdelingen niet meer beschikt over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem het reisdocument is verstrekt In geen van genoemde situaties Het document wordt onmiddellijk vernietigd op art 67 lid 1 en 2 zodanige wijze dat reconstructie niet meer mogelijk is Het document wordt onmiddellijk onbruikbaar art 67 lid 4 gemaakt, maar niet onmiddellijk vernietigd De vernietiging vindt niet onmiddellijk plaats De vermissing wordt in de PIVA opgenomen 27, lid 6 De aanvrager overlegt een schriftelijke verklaring 31, lid 1 27, lid 2 van vermissing/inname of deze wordt ter plekke opgemaakt De aanvrager overlegt een proces-verbaal 31, lid 2 27, lid 2 pagina 14 van 25

15 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Het proces-verbaal wordt inhoudelijk gecontroleerd aan de hand van de vermissingsverklaring Als de identiteit niet met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld aan de hand van een geldig reisdocument en het vermiste document bij een andere openbaar lichaam was aangevraagd, wordt medewerking gevraagd aan deze openbaar lichaam en wordt de aanvraag aangehouden In de reisdocumentenmodule wordt vermeld van welke autoriteit gegevens worden ontvangen 27, lid 2 22, lid 3 22, lid 3 Burgerzaken L50 In welke gevallen wordt gebruik gemaakt van de signaleringsprocedure 24b? Geen van de genoemde onderwerpen Bij meervoudige vermissingen 24 onder b BPR Burgerzaken L51 p welke wijze wordt gebruik gemaakt van de signaleringslijst? Burgerzaken L52 Hoe wordt gehandeld als iemand alleen de aangifte van een vermissing van een reisdocument meldt, zonder een aanvraag te doen voor een nieuw reisdocument? Bij opzettelijke beschadiging van reisdocumenten Bij andere handelingen die op misbruik kunnen wijzen Er wordt geen gebruik gemaakt van deze procedure Bij elke aanvraag wordt gecontroleerd of de aanvrager op de signaleringslijst voorkomt De signaleringslijst wordt niet gebruikt De vermissing wordt opgenomen in de PIVA aan de hand van een proces verbaal en/of vermissingsverklaring 24 onder b BPR onder b BPR L 60, lid 3 De vermissing wordt niet geregistreerd totdat een nieuwe aanvraag wordt gedaan pagina 15 van 25

16 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L53 mt u ook van personen die niet als ingezetenen zijn ingeschreven in de bevolkingsadministratie een verklaring van vermissing op? Burgerzaken L54 Wordt het aantal volgens RAAS aanwezige documenten vergeleken met de fysieke voorraad of een controlelijst uit de geautomatiseerde opslag? Burgerzaken L55 Wordt het aantal aangevraagde documenten in het RAAS vergeleken met een kassa-uitdraai? Burgerzaken L56 Worden alle bijzondere documenten behorende bij een aanvraag tenminste 11/16 jaar bewaard? Burgerzaken L57 Wordt het aantal in voorraad zijnde blanco nooddocumenten met vermelding van soort en documentnummer vastgesteld? Ja 60, lid 5 Ja, wij doen dit minimaal eens per maand, wij doen dit nooit Ja, wij doen dit minimaal eens per maand, wij doen dit nooit Ja 72, lid 3 en 4 Ja, wij doen dit jaarlijks 100q Burgerzaken L58 Welke gegevens heeft u in de administratie betreffende nooddocumenten opgeslagen?, wij doen dit nooit of minder dan eens per jaar Het tijdstip en de autoriteit van inlevering van het nooddocument Aanvraaggegevens inclusief foto en handtekening Gegevens betreffende de verstrekking 100g De uitreiking van het nooddocument 100j Het aantal nooddocumenten op voorraad, aan de voorraad toegevoegd, aan de voorraad onttrokken en onbruikbaar geraakt 100h 100g 100p, lid 2 pagina 16 van 25

17 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Burgerzaken L59 Waar bevinden de reisdocumenten zich tijdens werktijd? Burgerzaken L60 Waar bevinden de documenten zich buiten werktijd? Beveiligingsfunctionaris L61 Welke onderwerpen bevat de beveiligingsrapportage van het afgelopen jaar? Geen van de genoemde gegevens In een buizenpostsysteem 91, lid 3 In een dagwaardeberging 91, lid 3 In een kluiskast 91, lid 3 In een kluisruimte 91, lid 3 In een afgesloten kast 91, lid 3 nbeveiligd onder direct handbereik In een buizenpostsysteem in een beveiligde, 91, lid 1 en 2 afgesloten ruimte In een inbraak vertragende en brandwerende 91, lid 1 en 2 voorziening met een waardebergingsindicatie van 1000,- die in een af te sluiten ruimte is geplaatst In een inbraak vertragende voorziening die in 91, lid 1 en 2 een af te sluiten ruimte is geplaatst In een brandwerende voorziening die in een af te 91, lid 1 en 2 sluiten ruimte is geplaatst In een dagwaardeberging 91, lid 1 en 2 In geen van bovengenoemde beveiligde ruimten De actualiteit van de beveiligingsprocedure 93, lid De uitvoering van de back-up van het RAAS 92, lid 1 t/m De status van de fysieke beveiliging 91, lid 1 t/m De wijze van functiescheiding 93, lid 1c en lid 10 De instructie aan medewerkers 93, lid Het resultaat van de jaarlijkse controle 94, lid Toegang tot RAAS, aanvraagstation en mobiel 80a, 80b vingerafdrukopname-apparaat Incidenten 13.1 pagina 17 van 25

18 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Beveiligingsfunctionaris L62 Vindt er tussentijds controle plaats op de uitvoering van de te nemen maatregelen (uit de jaarlijkse beveiligingsrapportage)? Er is geen rapportage Ja, door de beveiligingsfunctionaris of een onafhankelijke derde Beveiligingsfunctionaris L63 Wie heeft het afgelopen jaar gerapporteerd? Beveiligingsfunctionaris L64 Legt de beveiligingsfunctionaris rechtstreeks verantwoording af aan de gezaghebber? Beveiligingsfunctionaris L65 Voert u jaarlijks een interne controle uit op het voldoen aan functiescheiding? Beveiligingsfunctionaris L66 Zijn het afgelopen jaar de volgende incidenten gemeld? Ja, door de leidinggevende van de afdeling , dit wordt niet gecontroleerd / er is geen rapportage uitgebracht De beveiligingsfunctionaris Een onafhankelijke derde Een ander persoon heeft gerapporteerd of er is niet gerapporteerd Ja 93, lid 13 Ja, er wordt een controle uitgevoerd door een onafhankelijk, aangewezen ambtenaar Ja, hierbij wordt het beheer en de uitreiking gecontroleerd Ja, hierbij wordt gecontroleerd of er wordt voldaan aan functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken Ja, hierbij wordt gecontroleerd of de verstrekking op de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden Fraude door de klant (bv. Look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten) Uitlekken van gevoelige informatie Bedreiging of intimidatie (extern of intern) nbevoegde aanwezigheid Diefstal met of zonder geweld 93, lid 4 93, lid 4 93, lid 1c 93, lid 4 95, lid pagina 18 van 25

19 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Beveiligingsfunctionaris L67 Welke acties zult u ondernemen bij een vermissing van reisdocumenten uit de voorraad? Interne fraude Diefstal met of zonder braak Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad Geen van de genoemde incidenten Er wordt onmiddellijk een inventarisatie opgemaakt van de aanwezige voorraad De autoriteit doet aangifte en Rijksdienst voor Identiteitsgegevens wordt in kennis gesteld 86, lid , lid 1 13 Beveiligingsfunctionaris L68 Wordt bij een incident met documenten, apparatuur en/of materialen onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en wordt Rijksdienst voor Identiteitsgegevens in kennis gesteld? Beveiligingsfunctionaris L69 Hoe wordt de procedure incidentmeldingen toegepast? Beveiligingsfunctionaris L70 Wat wordt met de uitkomst van de zelfevaluatie gedaan? Er wordt een onderzoek ingesteld 95, lid 1 13 De houder van het ontbrekende document wordt schriftelijk in kennis gesteld Geen van de genoemde acties Brief Ja 95, lid Er wordt altijd volgens de procedure gehandeld Er wordt niet altijd gebruik gemaakt van de procedure Er wordt niet volgens een procedure incidentmeldingen gewerkt Jaarlijks gerapporteerd aan de gezaghebber Besproken met medewerkers van betrokken vakgebieden Besproken tijdens het werkoverleg Geen van bovenstaande pagina 19 van 25

20 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Beveiligingsfunctionaris L71 Wat gaat u met de aandachtspunten die voortkomen uit de zelfevaluatie doen? pnemen in de planning en controlecyclus van de organisatie ICT L72 p welke wijze vindt de back-up van het RAAS plaats? ICT L73 Wordt van het vervaardigen van de backup een registratie bijgehouden? ICT L74 p welke wijze vindt de opslag van backup media plaats? ICT L75 Bevindt de RAAS server zich in een beveiligde ruimte die niet voor onbevoegden toegankelijk is? ICT L76 Hoe zijn de informatiesystemen t.b.v. de reisdocumenten en de reisdocumentenmodule beveiligd? Niet opnemen in de planning en controlecyclus Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van het 92, lid RAAS Er worden vijf back-up opslagmedia voor het 92, lid RAAS gebruikt Er vindt dagelijks een controle van de back-up 92, lid plaats Back-up vindt niet plaats op de hiervoor beschreven wijze ja nee De twee oudste back-up media worden op de RAAS-locatie bewaard, waarvan er één zich in een inbraak vertragende en brandwerende kast ( 1000,= indicatie waardeberging) bevindt 92, lid De drie meest recente back-up media buiten de RAAS-locatie bewaard in een inbraak vertragende en brandwerende kast ( 1000,= indicatie waarde berging) 92, lid De back-up media worden niet op bovengenoemde wijze opgeslagen Ja 91, lid 3 9 Vanuit een geïsoleerd netwerksegment waarin deze informatiesystemen zijn ondergebracht, is het op geen enkele wijze mogelijk om verbinding met het internet te maken BPR/U pagina 20 van 25

21 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Het is onmogelijk verbinding te maken met deze informatiesystemen vanaf werkplekken of vanuit andere informatiesystemen die niet behoren tot de groep reisdocumenten en PIVA Personeelszaken L77 Wordt de achtergrond van vast en tijdelijk personeel evenredig gecontroleerd aan de eisen volgend uit het werken met reisdocumenten? Personeelszaken L78 Zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden de minimale kennis en vaardigheden vastgesteld? Personeelszaken L79 Voor welke functies zijn interne vaste of tijdelijke medewerkers formeel aangewezen? p geen van bovengenoemde wijzen Ja, voor alle medewerkers is minimaal een VG vereist Ja, bij aanstelling worden de gegevens die de medewerkers opgeven geverifieerd Ja De beveiligingsfunctionaris 93, lid Ten minste 2 autorisatiebevoegden RAAS 79, lid Ten minste 2 autorisatiebevoegden 79, lid aanvraagstation per locatie Ten minste 3 ontvangstbevoegden 81, lid Maximaal 3 aanvraagmedewerkers voor het 80b, lid mobiele vingerafdrukopname-apparaat Aanvraagbevoegde medewerkers 78, lid Uitreikbevoegde medewerkers 78, lid Er zijn geen medewerkers formeel aangewezen pagina 21 van 25

22 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Personeelszaken L80 Is de beveiligingsfunctionaris betrokken bij de uitvoering van het reisdocumentenproces? Personeelszaken L81 Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris in een functieomschrijving vastgelegd? Personeelszaken L82 Worden medewerkers tenminste eenmaal per jaar geïnstrueerd over de mogelijke risico s en beveiligingsprocedures? Personeelszaken L83 Hoe is geheimhouding gewaarborgd? Personeelzaken L84 Zorgt het management ervoor dat de medewerkers voldoende kennis en bewustzijn hebben op het gebied van informatiebeveiliging? Personeelszaken L85 Welke maatregelen zijn getroffen tegen agressie en geweld? Ja , lid 10 Ja 93, lid Ja 93, lid Iedere ambtelijk medewerker ondertekent een 12, lid individuele verklaring tot geheimhouding of legt de ambtseed of ambtsbelofte af Externe en tijdelijke medewerkers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring Geen van bovenstaande waarborgen is van toepassing Ja, met opleidingen en trainingen Ja, met bewustwordingscampagnes Ja, en hier zijn verslagen van Er is een systeem in gebruik om agressie en geweld te kunnen melden aan een partij binnen of buiten de organisatie Er is een agressieprotocol Het agressieprotocol is bij iedereen bekend en wordt nagevolgd pagina 22 van 25

23 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Facilitaire zaken L86 Hoe is de toegang tot de werkruimten ten behoeve van reisdocumenten geregeld? Er wordt minimaal eens per twee jaar periodiek een training omgaan met agressie voor medewerkers en leiding georganiseerd Het wordt niet gewaarborgd Toegang is uitsluitend mogelijk voor personen waarvoor de toegang functioneel noodzakelijk is 91, lid 3 9 Facilitaire zaken L87 Welke mogelijkheden zijn er om risicovolle materialen buiten werktijd veilig op te bergen? Facilitaire zaken L88 Is de kluis geplaatst in een af te sluiten en niet voor onbevoegden toegankelijke ruimte? Facilitaire zaken L89 p welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis in het gemeentehuis georganiseerd? Toegang voor niet bevoegden is uitsluitend toegestaan onder begeleiding van bevoegde personen De leiding van de afdeling bepaalt of toegang wordt verleend De bevoegdheid voor toegang wordt beperkt tot de voor de werkzaamheden noodzakelijke tijdstippen Geen van het bovenstaande is geregeld Er is een kluis die geheel voldoet aan de eisen voor inbraakvertraging en brandwerendheid 91, lid , lid , lid , lid 1 9 Er is een kluis die voldoet aan de eisen van inbraakvertraging maar niet aan de eisen van brandwerendheid 91, lid 1 9 Er is een kluis die voldoet aan de eisen van 9 brandwerendheid maar niet aan de eisen van inbraakvertraging Geen van bovengenoemde mogelijkheden Ja 91, lid 2 en 3 9 De kluis isverankerd De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten pagina 23 van 25

24 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Facilitaire zaken L90 p welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis buiten het gemeentehuis georganiseerd? Facilitaire zaken L91 Waar bevindt zich het aanvraagstation buiten werktijd? Facilitaire zaken L92 Waar bevindt zich het mobiele vingerafdrukopname-apparaat? Facilitaire zaken L93 Is een inbraakdetectiesysteem aanwezig in de werkruimten reisdocumenten en hoe wordt dit gebruikt? Codes worden gewijzigd (of de opslag van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang mag hebben tot de kluis Geen van genoemde maatregelen De kluis is verankerd De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten Codes worden gewijzigd (of de opslag van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang mag hebben tot de kluis Geen van genoemde maatregelen In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, beveiligde ruimte In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, niet beveiligde ruimte Geen van beide Buiten werktijd in een afgesloten en beveiligde ruimte Tijdens werktijd onder voortdurend toezicht en onbereikbaar voor onbevoegden Geen van beide Dit is aanwezig en wordt handmatig in- en uitgeschakeld door bevoegde medewerkers 91, lid , lid , lid , lid , lid 2 9 Dit is aanwezig en wordt automatisch in en uitgeschakeld met het inbraakdetectiesysteem van de locatie, maar wij hebben 24 uurs manbewaking ingezet 91, lid 2 9 pagina 24 van 25

25 Vragenlijst PNIK penbare Lichamen 2016 Facilitaire zaken L94 Hoe wordt de veiligheid van de medewerkers gewaarborgd? Facilitaire zaken L95 Is er een clear desk-beleid voor papier, usb-sticks, externe schijven en mobiele devices en een clear screen-beleid voor ICT-voorzieningen? Facilitaire Zaken L96 Werken medewerkers volgens een sleutelprocedure? Facilitaire zaken L97 p welke wijze vindt er controle plaats op het gebruik van de beveiligde ruimte(n)? Facilitaire zaken L98 Zijn er gepaste toegangsbeveiligingsmaatregelen genomen voor ruimtes waar zich informatie en ICT-voorzieningen bevinden?, er is geen inbraakdetectiesysteem of 24 uurs manbewaking De bouwkundige inrichting van de balies en spreekkamers is agressieveilig uitgevoerd Er is een alarmopvolgingsprocedure die actueel is Alle medewerkers zijn op de hoogte hoe te handelen bij alarm Er is alarmopvolging geregeld Geen van bovengenoemde maatregelen Ja Ja 9.1.3, of er is geen procedure Het gebruik van toegangsmiddelen wordt periodiek gecontroleerd De uitgifte en inname van toegangsmiddelen wordt periodiek gecontroleerd Er vindt geen controle plaats Ja, minimaal is voldaan aan artikel pagina 25 van 25