Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Vragenlijst PNIK De bevoegdheden zijn middels mandaat en ondermandaat vastgesteld

Transcriptie

1 Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Vragenlijst PNIK 2016 Versie april 2016 Legenda De vragenlijst is verdeeld in de kolommen: Functie, (vraag)nummer, Vraag, Antwoorden en Bronverwijzing. Er zijn twee soorten vragen: vragen waarbij slechts één antwoord gegeven kan worden deze zijn herkenbaar aan de ( radiobutton ) voor de antwoorden en vragen waarbij meerdere antwoorden gegeven kunnen worden deze zijn herkenbaar aan de ( checkbox ) voor de antwoorden. Schuingedrukte vragen zijn aanbevelingen, de niet-cursieve vragen zijn normen. In de kolom Bronverwijzing worden de volgende afkortingen gebruikt: - Paspoortwet - Paspoortuitvoeringsregeling Nederland - Tactische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten Burgerzaken 1 Zijn de bevoegdheden van de burgemeester gemandateerd aan functionarissen in de organisatie? Burgerzaken 2 Beschikt u over een door de burgemeester vastgestelde schriftelijke beveiligingsprocedure? Burgerzaken 3 Welke onderwerpen zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen? Burgerzaken 4 Welke onderwerpen zijn in de beveiligingsprocedure reisdocumenten opgenomen? De bevoegdheden zijn middels mandaat en ondermandaat vastgesteld 78, lid De bevoegdheden zijn niet formeel gemandateerd Ja, dit is actueel en vastgesteld 93, lid De voorgeschreven functiescheiding 93, lid 1c 9 De voorgeschreven beveiliging van het aanvraagsysteem De bewaring van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het beheer van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen De verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris De ontvangst van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Het transport van documenten, apparatuur, programmatuur, documentatie en overige materialen Geen van de genoemde onderwerpen 93, lid 1d , lid 1a 9 93, lid 1a , lid 1b 93, lid 1a , lid 1a 9.2 De te behalen resultaten De verantwoordelijkheden De controle en evaluatie pagina 1 van 18

2 Burgerzaken 5 Welke onderwerpen met betrekking tot documenten en middelen zijn in de beveiligingsprocedure opgenomen? Burgerzaken 6 Welke onderwerpen met betrekking tot organisatie, taken en bevoegdheden zijn in de beveiligingsprocedure opgenomen? Burgerzaken 7 Welke acties zijn ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen? Geen van genoemde onderwerpen Het gebruik van (persoonsgebonden) kaarten en codes 80, lid 4, 80a, 90, 91,lid 1 t/m Het gebruik van het mobiele vingerafdrukopnameapparaat 87,80b, 91, lid 1,2,3 en De back-up en de opslag Het gebruik van het aanvraagstation 87,91, lid 1,2,3 en 5 De ontvangst en het transport van 93, lid 1a reisdocumenten Het bewaren en het beheren van 91, lid 1, 2, 3, 93, lid 1a 9.1 en reisdocumenten De beveiliging van het aanvraagsysteem 91, lid 1, 2, 3, 93, lid 1d reisdocumenten Geen van de genoemde onderwerpen De functiescheiding tussen verstrekking, beheer en uitreiking 93, lid 1 c De verantwoordelijkheden van de 93, lid 1 b beveiligingsfunctionaris De verantwoordelijkheden van de autorisatiebevoegde Het signaleren en handelen bij interne en externe 24 onder b fraude Het melden en opvolgen van incidenten 97, Het vaststellen van de identiteit en nationaliteit 28 9, 22 Het toetsen van (bron)documenten die aan de 22, lid 6 aanvraag ten grondslag liggen Het behandelen van vermissingen 24 onder b De beveiligingsinstructie 93, lid Geen van de genoemde onderwerpen Er is gecontroleerd of de uitvoering nog overeenkomt met de procesbeschrijving Er is gecontroleerd of er wijzigingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn Er is gecontroleerd of er wijzigingen in de regelgeving zijn die van invloed op de procedure zijn Indien nodig is de procedurebeschrijving geactualiseerd Er zijn geen acties ondernomen om de actualiteit van de procedures te garanderen 93, lid , lid pagina 2 van 18

3 Burgerzaken 8 Welke van de volgende onderwerpen zijn opgenomen in het beveiligingsplan reisdocumenten? Burgerzaken 9 Welke maatregelen heeft u getroffen om incidenten te beheersen? Burgerzaken 10 Welke van de volgende onderwerpen zijn in de procedure incidentmeldingen opgenomen? Burgerzaken 11 Is er een scheiding in verantwoordelijkheden tussen de volgende rollen georganiseerd? Burgerzaken 12 Tussen welke (operationele) reisdocumentenprocessen heeft u functiescheiding ingericht? Een jaarlijkse inventarisatie van de risico's 4 Een jaarlijkse inventarisatie van de dreigingen 4 Een jaarlijkse inventarisatie van de maatregelen 4 Het vaststellen van nog te nemen of bij te stellen maatregelen De toewijzing van verantwoordelijkheid en termijn voor het nemen van maatregelen Geen van bovenstaande onderwerpen Incidenten moeten worden gemeld aan de beveiligingsfunctionaris Indien een incident plaatsvindt wordt altijd een onderzoek ingesteld Indien een incident plaatsvindt, wordt de burgemeester geïnformeerd Geen van bovenstaande maatregelen Fraude door de klant (bv. Look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten) Uitlekken van gevoelige informatie Bedreiging of intimidatie (extern of intern) nbevoegde aanwezigheid Diefstal met of zonder geweld Interne fraude Diefstal met of zonder braak Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad Geen van bovengenoemde onderwerpen, of er is geen procedure incidentmelding Ja, tussen de uitvoerder en de beveiligingsfunctionaris Ja, tussen de opdrachtgever en de beveiligingsfunctionaris Er is geen scheiding in verantwoordelijkheden , lid en , lid en Tussen verstrekken en beheer 93, lid 1c Tussen verstrekken en uitreiken 93, lid 1c Tussen beheer en uitreiken 93, lid 1c Geen van bovengenoemde pagina 3 van 18

4 Burgerzaken 13 Past u functiescheiding altijd toe? Ja 93, lid 1c en lid , maar de reden is een te geringe personele 93, lid capaciteit Burgerzaken 14 Wat legt u bij het niet voldoen aan De reden waarom tijdelijk niet aan de eis kan 93, lid 3 functiescheiding schriftelijk vast? worden voldaan De periode waarin niet aan de eis wordt voldaan 93, lid 3 Burgerzaken 15 Wordt de reisdocumentenadministratie door een onafhankelijk persoon gecontroleerd indien niet altijd voldaan wordt aan functiescheiding? Burgerzaken 16 Hoe nemen medewerkers kennis van voorschriften en procedures? Burgerzaken 17 Welke van de volgende taken van medewerkers, wordt minimaal eens per jaar getoetst op juiste uitvoering? Burgerzaken 18 Hebben uitsluitend geautoriseerde medewerkers toegang tot het reisdocumentenproces? Burgerzaken 19 Werken medewerkers uitsluitend onder hun eigen autorisaties? Burgerzaken 20 Wanneer wijzigt de houder van de identificatiekaart de pincode? De namen van de ambtenaren die in die periode zijn belast met de verstrekking, het beheer en de uitreiking. Geen van alle 93, lid 3 Ja 93, lid 2 t/m 4 Niet van toepassing, wij voldoen altijd aan de eisen van functiescheiding Deze worden schriftelijk meegedeeld 93, lid Deze worden mondeling besproken 93, lid Geen van bovenstaande Het vaststellen van de identiteit Het controleren van de echtheid van documenten Het controleren van de volledigheid van de aanvraag Het controleren van het gezag / toestemming Het accepteren van de foto Het bepalen van het recht op verstrekken Alertheid op fraudesignalen Het bijhouden van vakkennis Geen van bovenstaande Ja Ja en Direct na ontvangst en daarna iedere 60 dagen Alleen direct na ontvangst pagina 4 van 18

5 Burgerzaken 21 Wat wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten met betrekking tot de identificatiekaarten actueel geregistreerd? De initiële pincode wordt niet gewijzigd De beschikbaar gestelde identificatiekaarten 80, lid Burgerzaken 22 Aan welke van de volgende voorwaarden voor het mobiele vingerafdrukopnameapparaat wordt voldaan? De registratie van de personen aan wie hij een 80, lid bepaald tijdvak een kaart heeft verstrekt De bewaring van de identificatiekaarten 80, lid Er wordt een verslag opgemaakt van de controle 80, lid op de actualiteit van de registratie De intrekking van identificatiekaarten 80, lid De vernietiging van ingetrokken identificatiekaarten Er wordt geen registratie bijgehouden Het wachtwoord wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten uitsluitend aan 3 aangewezen ambtenaren kenbaar gemaakt 80b, lid Burgerzaken 23 Wat wordt door de autorisatie bevoegde reisdocumenten met betrekking tot de opstartkaart en de authenticatiekaart van het mobiele vingerafdrukopname-apparaat actueel geregistreerd? Het wachtwoord wordt altijd gescheiden van het mobiele apparaat bewaard 80b, lid Er zijn maatregelen genomen om te voorkomen 80b, lid dat het wachtwoord bekend wordt Aan geen van de genoemde voorwaarden wordt voldaan De bewaring 80a, lid 2 en 80b, lid 4 Burgerzaken 24 Hoe is het toekennen en intrekken van de autorisatie van gebruikers van de reisdocumentenmodule georganiseerd? Burgerzaken 25 p welke wijze wordt bij de aanvraag de identiteit van de aanvrager vastgesteld? Het gebruik 80a, lid 2 en 80b, lid Er wordt geen registratie bijgehouden De toekenning, wijziging en intrekking van een autorisatie wordt geregistreerd Het vervallen van de bevoegdheid van medewerkers leidt tot intrekking van de autorisatie De autorisatie wordt periodiek door de applicatiebeheerder gecontroleerd Er wordt geen registratie bijgehouden Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter identificatie gebruikt 78, lid 2 13 Wbp en , lid , lid 1 De persoonsgegevens en het documentnummer op het reisdocument worden gecontroleerd in de BRP 22, lid 1 pagina 5 van 18

6 Burgerzaken 26 Uit welke onderdelen bestaat het onderzoek bij twijfel over de identiteit bij de aanvraag? Burgerzaken 27 Worden bij twijfel aan de identiteit bij de aanvraag altijd de echtheidskenmerken van het overgelegde document op echtheid gecontroleerd? Er vindt, indien mogelijk, een foto-foto 28, lid 1 vergelijking plaats met de foto in het overgelegde document en een vergelijking van de foto met het gezicht van de aanvrager Bij het ontbreken van een geldig 22, lid 2 identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld Naast het stellen van identificerende vragen 22, lid 5 worden andere documenten gevraagd, die voorzien zijn van foto en handtekening De actuele handtekening, foto en gegevens 22, lid 2 worden vergeleken met eerdere aanvragen reisdocumenten Er worden aanvullende vragen gesteld 22, lid 2 Geen van de genoemde acties Ja Burgerzaken 28 p welke wijze wordt de identiteit van de aanvrager bij de uitreiking vastgesteld? Het eerder uitgereikte reisdocument wordt ter identificatie gebruikt 22 en 50 Burgerzaken 29 Hoe wordt bij de uitreiking gehandeld bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager? Burgerzaken 30 Welke acties worden buiten de reguliere controle ondernomen om de echtheid van een overgelegd document vast te stellen bij het uitreiken van het document? De persoonsgegevens en het huidige 22 en 50 documentnummer worden gecontroleerd in de BRP Er vindt een foto-persoon vergelijking plaats 22 en 50 Bij het ontbreken van een geldig 22 en 50 identiteitsdocument worden er identificerende vragen gesteld Bij kinderen worden identificerende vragen aan 22 en 50 het kind zelf gesteld Naast het stellen van identificerende vragen 22 en 50 worden andere documenten, die voorzien zijn van foto en handtekening gevraagd Geen van bovenstaande Er vindt verificatie plaats van de vingerafdrukken 50a, lid 1 Er wordt niet tot uitreiking overgegaan 50a, lid 2 Geen van bovenstaande De handtekening in het overgelegde document wordt, indien mogelijk, vergeleken met de handtekening in het nieuwe document pagina 6 van 18

7 Burgerzaken 31 p welke wijze wordt gehandeld als een verklaring van toestemming noodzakelijk is? Burgerzaken 32 Wordt een aanvraag van een reisdocument voor vreemdelingen ouder dan 15 jaar, waarvan de aanvrager niet staatloos is, altijd voorgelegd aan de minister van Veiligheid en Justitie en de minister van Buitenlandse Zaken? Meerdere 1e lijns echtheidskenmerken van overgelegde documenten worden gecontroleerd Geen van genoemde acties De naam en handtekening van de toestemminggever is vermeld De identiteit van de toestemminggever wordt vastgesteld De bevoegdheid van de toestemminggever wordt gecontroleerd Bij twijfel over de bevoegdheid wordt een onderzoek ingesteld Indien de toestemminggever niet in persoon verschijnt, wordt de verklaring op geldigheid gecontroleerd In de aanvraag wordt aantekening gemaakt van de verklaring van toestemming Geen van de genoemde handelingen 31, lid 2 32, lid 1 32, lid lid 4 32, lid 2 31, lid 3 Ja 40, lid 5 en 6 11, lid 3 en 15a, lid 1 Burgerzaken 33 Wordt bij de aanvraag van een reisdocument voor vluchtelingen altijd getoetst of de gegevens van het verblijfsdocument overeenkomen met de BRP? Burgerzaken 34 Hoe wordt gehandeld bij het opnemen van vingerafdrukken bij de aanvraag van een paspoort? Ja 13 en 14 Indien de aanvrager op het moment van het indienen van de aanvraag jonger dan 12 jaar is worden geen vingerafdrukken opgenomen Van aanvragers van 12 jaar en ouder worden de afdrukken van twee vingers opgenomen Er vindt altijd een controle plaats of de vingers voldoende schoon voor opname zijn en er zich geen omhulsels om de vingers bevinden 28a, lid 4 28a, lid 1 28a, lid 1 Er wordt bij een tijdelijk gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal één jaar 10, lid 2 pagina 7 van 18

8 Burgerzaken 35 Gebruikt u het transparant om te bepalen of de foto aan de eisen voldoet? Burgerzaken 36 Worden alleen aanvragen in behandeling genomen als aan alle voorwaarden voor de aanvraag is voldaan? Er wordt bij een permanent gebrek aan alle vingers een reisdocument aangevraagd zonder vingerafdrukken met de geldigheidsduur van maximaal tien jaar Geen van de hiervoor genoemde handelingen 10, lid 1 Ja, altijd 28, lid 2 Ja, in geval van twijfel Ja Burgerzaken 37 Binnen welke periode verstrekt u een reisdocument c.q. wordt een beslissing op de aanvraag genomen?, de aanvraag wordt niet in behandeling genomen, maar eventueel wel bewaard tot deze compleet is 39 Uiterlijk binnen 4 weken na aanvraag 41, lid 1 Indien van toepassing én na kennisgeving wordt de termijn met maximaal 4 weken verlengd 41, lid 2 Burgerzaken 38 Wat zijn de handelingen bij verzending van de aanvraag? Burgerzaken 39 Welke handelingen vinden plaats bij ontvangst van een zending? Er wordt niet aan de hierboven genoemde termijnen voldaan Er vindt controle plaats op de juistheid en volledigheid van de aanvraag Er vindt controle plaats of de aantallen verzonden aanvragen overeenkomen met de aantallen fotoen handtekeningenformulieren Er vindt controle plaats of iedere aanvraag is 33 betaald of verantwoord Geen van de genoemde handelingen De ontvangstbevoegde controleert of de zending juist is geadresseerd en het pakket onbeschadigd is Indien de levering niet voor de locatie is bestemd of afwijkingen vertoont wordt altijd gehandeld volgens de foutafhandelingsprocedures (bijlage D - ) Bij beschadiging wordt het pakket in ontvangst genomen en in het bijzijn van de distributeur gecontroleerd Indien er sprake is van een afwijking of beschadiging wordt een proces verbaal opgemaakt en bewaard Geen van bovenstaande , lid1 44, lid 2 44, lid 3 44, lid 4 en 5 pagina 8 van 18

9 Burgerzaken 40 p welke wijze worden reisdocumenten ingeklaard? Burgerzaken 41 Hoe wordt gehandeld bij de uitreiking als de aanvrager door verhuizing naar een andere gemeente niet meer ingeschreven staat? Burgerzaken 42 Hoe wordt gehandeld als u een document opgestuurd krijgt uit een andere gemeente omdat de burger na de aanvraag, maar voor het uitreiken is verhuisd? De lijst voor aangemelde documenten wordt 45, lid 1 vergeleken met het geleverde colli De documenten worden allemaal op juiste 45, lid 2 personalisatie en productie gecontroleerd Als blijkt dat het document een misdruk bevat 67, lid 6 en/of verkeerd gepersonaliseerd is, wordt deze binnen 10 werkdagen teruggezonden aan de leverancier De documenten worden per colli ingeklaard 45, lid 2 Geen van bovenstaande Het document wordt niet uitgereikt 51, lid 1 Er wordt verwezen naar de nieuwe gemeente 51, lid 1 Het document wordt per aangetekende post verstuurd naar de nieuwe gemeente Registratie van uitreiking wordt gedaan in het RAAS na ontvangst van het formulier van de andere gemeente Het document wordt wel uitgereikt Het document wordt uitgereikt als de aanvrager in uw gemeente staat ingeschreven 51, lid 2 51, lid 5 51, lid 3 Burgerzaken 43 Hoe wordt gehandeld bij de uitreiking als de aanvrager door verhuizing naar het buitenland niet meer ingeschreven staat? Burgerzaken 44 Hoe worden documenten onbruikbaar gemaakt? Er wordt een formulier verstuurd aan die andere gemeente Geen van de genoemde acties Als het document is gepersonaliseerd voor de datum emigratie wordt een formulier verzoek wijziging BRP of een C3 formulier naar de RNI gestuurd Geen van de genoemde acties Door het aanbrengen van drie ponsgaten in het document waarvan één door het kinegram en één door de chip 51, lid 4 51, lid 4 67, lid 4 Burgerzaken 45 Controleert u, ongeacht de reden waarvoor het aan u getoond wordt, of de beveiligingskenmerken van een reisdocument zijn aangetast, gegevens niet meer leesbaar zijn of een deel daarvan ontbreekt? p andere wijze Ja, altijd, niet altijd 54, lid 1b pagina 9 van 18

10 Burgerzaken 46 Wanneer vindt definitieve onttrekking van reisdocumenten plaats? Als het document niet binnen drie maanden na 67, lid 1a de datum dat zij voor uitreiking beschikbaar is gesteld door de aanvrager in ontvangst is genomen Als het document is ingeleverd 67, lid 1b Als het document vervallen is verklaard op grond 54, lid 1 67, lid 1c van artikel 54, lid 1 PW Als het document na uitreiking als onbruikbaar is 67, lid 1d beschouwd ten gevolge van misdruk of verkeerde personalisatie Als het document als gevonden is ontvangen en 67, lid 1e er een verklaring van vermissing is afgelegd Als het document als gevonden is ontvangen en de houder niet in de gemeente woonachtig is 67, lid 1e Burgerzaken 47 In welke van de volgende situaties onderneemt u actie om documenten aan het verkeer te onttrekken als ze van rechtswege vervallen zijn? Burgerzaken 48 Hoe worden ingenomen en/of ongeldig te maken documenten vernietigd? In geen van genoemde situaties Als de geslachtsnaam van de houder is gewijzigd 54, lid 1 Als de voornamen van de houder zijn gewijzigd 54, lid 1 Als de geboortedatum van de houder is gewijzigd 54, lid 1 Als het geslacht van de houder is gewijzigd 54, lid 1 Als een correctie in de houdergegevens is 54, lid 1 uitgevoerd Als is vastgesteld dat bij de verstrekking gebruik 54, lid 1 is gemaakt van onjuiste gegevens De verklaring van toestemming is ingetrokken 54, lid 1 Als een persoon de Nederlandse nationaliteit is 54, lid 1 verloren Als de houder van het reisdocument voor 54, lid 1 vluchtelingen niet meer beschikt over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem het reisdocument is verstrekt Als de houder van het reisdocument voor 54, lid 1 vreemdelingen niet meer beschikt over de status of verblijfstitel op grond waarvan hem het reisdocument is verstrekt In geen van genoemde situaties Het document wordt onmiddellijk vernietigd op zodanige wijze dat reconstructie niet meer mogelijk is Het document wordt onmiddellijk onbruikbaar gemaakt, maar niet onmiddellijk vernietigd art 67 lid 1 en 2 art 67 lid 4 pagina 10 van 18

11 Burgerzaken 49 p welke wijze wordt in geval van vermissing van reisdocumenten gehandeld? De vernietiging vindt niet onmiddellijk plaats De vermissing wordt in de BRP opgenomen 27, lid 6 De aanvrager overlegt een schriftelijke verklaring 31, lid 1 27, lid 2 van vermissing/inname of deze wordt ter plekke opgemaakt De aanvrager overlegt een proces-verbaal 31, lid 2 27, lid 2 Het proces-verbaal wordt inhoudelijk 27, lid 2 gecontroleerd aan de hand van de vermissingsverklaring Als de identiteit niet met voldoende zekerheid 22, lid 3 kan worden vastgesteld aan de hand van een geldig reisdocument en het vermiste document bij een andere gemeente was aangevraagd, wordt medewerking gevraagd aan deze gemeente en wordt de aanvraag aangehouden In de reisdocumentenmodule wordt vermeld van welke autoriteit gegevens worden ontvangen 22, lid 3 Burgerzaken 50 In welke gevallen wordt gebruik gemaakt van de signaleringsprocedure 24b? Burgerzaken 51 p welke wijze wordt gebruik gemaakt van de signaleringslijst? Geen van de genoemde onderwerpen Bij meervoudige vermissingen 24 onder b BPR Bij opzettelijke beschadiging van reisdocumenten 24 onder b Bij andere handelingen die op misbruik kunnen wijzen Er wordt geen gebruik gemaakt van deze procedure Elk vrij bericht met een melding van de opname of het vervallen van een signalering wordt terstond verwerkt in categorie 12 van de persoonslijst Periodiek wordt gecontroleerd of er ingezetenen van de gemeente op de signaleringslijst voorkomen (de hele lijst wordt gecontroleerd). Bij elke 1e inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres van een Nederlander wordt in de signaleringslijst gecontroleerd of betrokkene daarin voorkomt Bij elke hervestiging vanuit het buitenland van een Nederlandse burger wordt in de signaleringslijst gecontroleerd of betrokkene daarin voorkomt. Geen van de genoemde antwoorden. BPR onder b BPR L3.9 pagina 11 van 18

12 Burgerzaken 52 Hoe wordt gehandeld als iemand alleen de aangifte van een vermissing van een reisdocument meldt, zonder een aanvraag te doen voor een nieuw reisdocument? De vermissing wordt opgenomen in de BRP aan de hand van een proces verbaal en/of vermissingsverklaring 60, lid 3 Burgerzaken 53 Wordt het aantal volgens RAAS aanwezige documenten vergeleken met de fysieke voorraad of een controlelijst uit de geautomatiseerde opslag? De vermissing wordt niet geregistreerd totdat een nieuwe aanvraag wordt gedaan Ja, wij doen dit minimaal eens per maand Burgerzaken 54 Wordt het aantal aangevraagde documenten in het RAAS vergeleken met een kassa-uitdraai? Burgerzaken 55 Worden alle bijzondere documenten behorende bij een aanvraag tenminste 11/16 jaar bewaard? Burgerzaken 56 Waar bevinden de reisdocumenten zich tijdens werktijd? Burgerzaken 57 Waar bevinden de documenten zich buiten werktijd? Beveiligingsfunctionaris 58 Welke onderwerpen bevat de beveiligingsrapportage van het afgelopen jaar?, wij doen dit nooit Ja, wij doen dit minimaal eens per maand, wij doen dit nooit Ja 72, lid 3 en 4 In een buizenpostsysteem 91, lid 3 In een dagwaardeberging 91, lid 3 In een kluiskast 91, lid 3 In een kluisruimte 91, lid 3 In een afgesloten kast 91, lid 3 nbeveiligd onder direct handbereik In een buizenpostsysteem in een beveiligde, 91, lid 1 en 2 afgesloten ruimte In een inbraak vertragende en brandwerende 91, lid 1 en 2 voorziening met een waardebergingsindicatie van 1000,- die in een af te sluiten ruimte is geplaatst In een inbraak vertragende voorziening die in een 91, lid 1 en 2 af te sluiten ruimte is geplaatst In een brandwerende voorziening die in een af te 91, lid 1 en 2 sluiten ruimte is geplaatst In een dagwaardeberging 91, lid 1 en 2 In geen van bovengenoemde beveiligde ruimten De actualiteit van de beveiligingsprocedure 93, lid De uitvoering van de back-up van het RAAS 92, lid 1 t/m De status van de fysieke beveiliging 91, lid 1 t/m De wijze van functiescheiding 93, lid 1c en lid 10 De instructie aan medewerkers 93, lid pagina 12 van 18

13 Beveiligingsfunctionaris 59 Vindt er tussentijds controle plaats op de uitvoering van de te nemen maatregelen (uit de jaarlijkse beveiligingsrapportage)? Beveiligingsfunctionaris 60 Wie heeft het afgelopen jaar gerapporteerd? Beveiligingsfunctionaris 61 Legt de beveiligingsfunctionaris rechtstreeks verantwoording af aan de burgemeester? Beveiligingsfunctionaris 62 Voert u jaarlijks een interne controle uit op het voldoen aan functiescheiding? Beveiligingsfunctionaris 63 Zijn het afgelopen jaar de volgende incidenten gemeld? Het resultaat van de jaarlijkse controle 94, lid Toegang tot RAAS, aanvraagstation en mobiel 80a, 80b vingerafdrukopname-apparaat Incidenten 13.1 Er is geen rapportage Ja, door de beveiligingsfunctionaris of een onafhankelijke derde Ja, door de leidinggevende van de afdeling , dit wordt niet gecontroleerd / er is geen rapportage uitgebracht De beveiligingsfunctionaris Een onafhankelijke derde Een ander persoon heeft gerapporteerd of er is niet gerapporteerd Ja 93, lid 13 Ja, er wordt een controle uitgevoerd door een onafhankelijk, aangewezen ambtenaar Ja, hierbij wordt het beheer en de uitreiking gecontroleerd Ja, hierbij wordt gecontroleerd of er wordt voldaan aan functiescheiding tussen verstrekken en uitreiken Ja, hierbij wordt gecontroleerd of de verstrekking op de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden Fraude door de klant (bv. Look-alike / vingerafdrukken / valse brondocumenten) Uitlekken van gevoelige informatie Bedreiging of intimidatie (extern of intern) nbevoegde aanwezigheid Diefstal met of zonder geweld Interne fraude Diefstal met of zonder braak Vermissing van reisdocumenten uit de voorraad Geen van de genoemde incidenten 93, lid 4 93, lid 4 93, lid 1c 93, lid , lid pagina 13 van 18

14 Beveiligingsfunctionaris 64 Welke acties zult u ondernemen bij een vermissing van reisdocumenten uit de voorraad? Er wordt onmiddellijk een inventarisatie opgemaakt van de aanwezige voorraad De autoriteit doet aangifte en Rijksdienst voor Identiteitsgegevens wordt in kennis gesteld 86, lid , lid 1 13 Beveiligingsfunctionaris 65 Wordt bij een incident met documenten, apparatuur en/of materialen onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en wordt Rijksdienst voor Identiteitsgegevens in kennis gesteld? Beveiligingsfunctionaris 66 Hoe wordt de procedure incidentmeldingen toegepast? Beveiligingsfunctionaris 67 Wat wordt met de uitkomst van de zelfevaluatie gedaan? ICT 68 p welke wijze vindt de back-up van het RAAS plaats? ICT 69 Wordt van het vervaardigen van de backup een registratie bijgehouden? ICT 70 p welke wijze vindt de opslag van backup media plaats? Er wordt een onderzoek ingesteld 95, lid 1 13 De houder van het ontbrekende document wordt Brief schriftelijk in kennis gesteld Geen van de genoemde acties Ja 95, lid Er wordt altijd volgens de procedure gehandeld Er wordt niet altijd gebruik gemaakt van de procedure Er wordt niet volgens een procedure incidentmeldingen gewerkt Jaarlijks gerapporteerd aan de burgemeester Besproken met medewerkers van betrokken vakgebieden Besproken tijdens het werkoverleg Geen van bovenstaande Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van het RAAS 92, lid Er worden vijf back-up opslagmedia voor het 92, lid RAAS gebruikt Er vindt dagelijks een controle van de back-up 92, lid plaats Back-up vindt niet plaats op de hiervoor beschreven wijze ja nee De twee oudste back-up media worden op de RAAS-locatie bewaard, waarvan er één zich in een inbraak vertragende en brandwerende kast ( 1000,= indicatie waardeberging) bevindt 92, lid De drie meest recente back-up media buiten de RAAS-locatie bewaard in een inbraak vertragende en brandwerende kast ( 1000,= indicatie waarde berging) 92, lid pagina 14 van 18

15 ICT 71 Bevindt de RAAS server zich in een beveiligde ruimte die niet voor onbevoegden toegankelijk is? ICT 72 Hoe zijn de informatiesystemen t.b.v. de reisdocumenten en de reisdocumentenmodule beveiligd? De back-up media worden niet op bovengenoemde wijze opgeslagen Ja 91, lid 3 9 Vanuit een geïsoleerd netwerksegment waarin deze informatiesystemen zijn ondergebracht, is het op geen enkele wijze mogelijk om verbinding met het internet te maken BPR/U Het is onmogelijk verbinding te maken met deze informatiesystemen vanaf werkplekken of vanuit andere informatiesystemen die niet behoren tot de groep reisdocumenten en BRP Personeelszaken 73 Wordt de achtergrond van vast en tijdelijk personeel evenredig gecontroleerd aan de eisen volgend uit het werken met reisdocumenten? Personeelszaken 74 Zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden de minimale kennis en vaardigheden vastgesteld? Personeelszaken 75 Voor welke functies zijn interne vaste of tijdelijke medewerkers formeel aangewezen? Personeelszaken 76 Is de beveiligingsfunctionaris betrokken bij de uitvoering van het reisdocumentenproces? p geen van bovengenoemde wijzen Ja, voor alle medewerkers is minimaal een VG vereist Ja, bij aanstelling worden de gegevens die de medewerkers opgeven geverifieerd Ja De beveiligingsfunctionaris 93, lid Ten minste 2 autorisatiebevoegden RAAS 79, lid Ten minste 2 autorisatiebevoegden 79, lid aanvraagstation per locatie Ten minste 3 ontvangstbevoegden 81, lid Maximaal 3 aanvraagmedewerkers voor het 80b, lid mobiele vingerafdrukopname-apparaat Aanvraagbevoegde medewerkers 78, lid Uitreikbevoegde medewerkers 78, lid Er zijn geen medewerkers formeel aangewezen Ja , lid pagina 15 van 18

16 Personeelszaken 77 Zijn de taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris in een functieomschrijving vastgelegd? Personeelszaken 78 Worden medewerkers tenminste eenmaal per jaar geïnstrueerd over de mogelijke risico s en beveiligingsprocedures? Personeelszaken 79 Hoe is geheimhouding gewaarborgd? Personeelszaken 80 Zorgt het management ervoor dat de medewerkers voldoende kennis en bewustzijn hebben op het gebied van informatiebeveiliging? Personeelszaken 81 Welke maatregelen zijn getroffen tegen agressie en geweld? Facilitaire zaken 82 Hoe is de toegang tot de werkruimten ten behoeve van reisdocumenten geregeld? Ja 93, lid Ja 93, lid Iedere ambtelijk medewerker ondertekent een 12, lid 2 Wbp individuele verklaring tot geheimhouding of legt de ambtseed of ambtsbelofte af Externe en tijdelijke medewerkers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring Geen van bovenstaande waarborgen is van toepassing Ja, met opleidingen en trainingen Ja, met bewustwordingscampagnes Ja, en hier zijn verslagen van Er is een systeem in gebruik om agressie en geweld te kunnen melden aan een partij binnen of buiten de organisatie Er is een agressieprotocol Het agressieprotocol is bij iedereen bekend en wordt nagevolgd Er wordt minimaal eens per twee jaar periodiek een training omgaan met agressie voor medewerkers en leiding georganiseerd Het wordt niet gewaarborgd Toegang is uitsluitend mogelijk voor personen waarvoor de toegang functioneel noodzakelijk is 91, lid 3 9 Toegang voor niet bevoegden is uitsluitend toegestaan onder begeleiding van bevoegde personen De leiding van de afdeling bepaalt of toegang wordt verleend De bevoegdheid voor toegang wordt beperkt tot de voor de werkzaamheden noodzakelijke tijdstippen Geen van het bovenstaande is geregeld 91, lid , lid , lid 3 9 pagina 16 van 18

17 Facilitaire zaken 83 Welke mogelijkheden zijn er om risicovolle materialen buiten werktijd veilig op te bergen? Facilitaire zaken 84 Is de kluis geplaatst in een af te sluiten en niet voor onbevoegden toegankelijke ruimte? Facilitaire zaken 85 p welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis in het gemeentehuis georganiseerd? Facilitaire zaken 86 p welke wijze is de plaatsing en het gebruik van de kluis buiten het gemeentehuis georganiseerd? Facilitaire zaken 87 Waar bevindt zich het aanvraagstation buiten werktijd? Facilitaire zaken 88 Waar bevindt zich het mobiele vingerafdrukopname-apparaat? Facilitaire zaken 89 Is een inbraakdetectiesysteem aanwezig in de werkruimten reisdocumenten en hoe wordt dit gebruikt? Er is een kluis die geheel voldoet aan de eisen voor inbraakvertraging en brandwerendheid 91, lid 1 9 Er is een kluis die voldoet aan de eisen van inbraakvertraging maar niet aan de eisen van brandwerendheid 91, lid 1 9 Er is een kluis die voldoet aan de eisen van 9 brandwerendheid maar niet aan de eisen van inbraakvertraging Geen van bovengenoemde mogelijkheden Ja 91, lid 2 en 3 9 De kluis is verankerd NEN-EN De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten Codes worden gewijzigd (of de opslag van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang meer mag hebben tot de kluis Geen van genoemde maatregelen De kluis is verankerd NEN-EN De kluis is ook gedurende openingstijden met een sleutel en/of code afgesloten Codes worden gewijzigd (of de opslag van de sleutel wordt verplaatst) op het moment dat een van de medewerkers geen toegang meer mag hebben Geen van tot genoemde kluis maatregelen In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, beveiligde ruimte In een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare, niet beveiligde ruimte Geen van beide Buiten werktijd in een afgesloten en beveiligde ruimte Tijdens werktijd onder voortdurend toezicht en onbereikbaar voor onbevoegden Geen van beide Dit is aanwezig en wordt handmatig in- en uitgeschakeld door bevoegde medewerkers 91, lid , lid , lid , lid , lid 2 9 pagina 17 van 18

18 Facilitaire zaken 90 Hoe wordt de veiligheid van de medewerkers gewaarborgd? Facilitaire Zaken 91 Is er een clear desk-beleid voor papier, usb-sticks, externe schijven en mobiele devices en een clear screen-beleid voor ICT-voorzieningen? Facilitaire Zaken 92 Werken medewerkers volgens een sleutelprocedure? Facilitaire zaken 93 p welke wijze vindt er controle plaats op het gebruik van de beveiligde ruimte(n)? Dit is aanwezig en wordt automatisch in en uitgeschakeld met het inbraakdetectiesysteem van de locatie Er is geen inbraakdetectiesysteem aanwezig De bouwkundige inrichting van de balies en spreekkamers is agressieveilig uitgevoerd Er is een alarmopvolgingsprocedure die actueel is Alle medewerkers zijn op de hoogte hoe te handelen bij alarm Er is alarmopvolging geregeld Geen van bovengenoemde maatregelen 91, lid 2 9 Ja Ja 9.1.3, of er is geen procedure Het gebruik van toegangsmiddelen wordt periodiek gecontroleerd De uitgifte en inname van toegangsmiddelen wordt periodiek gecontroleerd Facilitaire Zaken 94 Zijn er gepaste toegangsbeveiligingsmaatregelen genomen voor ruimtes waar zich informatie en ICT-voorzieningen bevinden? Er vindt geen controle plaats Ja, minimaal is voldaan aan artikel 91 91, lid pagina 18 van 18