Nieuwe zorg verantwoorde zorg?

Transcriptie

1 Nieuwe zorg verantwoorde zorg? Onderzoek naar de kwaliteit van zorg bij Fier Fryslân, nieuwe zorgaanbieder in de provincie Friesland Inspectie jeugdzorg Utrecht, juni 2008

2 2

3 Samenvatting In steeds meer provincies in Nederland dienen zich nieuwe zorgaanbieders aan op de jeugdzorgmarkt. Zij doen een beroep op de provincie om erkend te worden als jeugdzorgaanbieder en daarmee op financiering van hun zorgaanbod. De provincie beoordeelt daarbij of het verantwoord is gebruik te maken van het zorgaanbod van een nieuwe zorgaanbieder. Over de kwaliteitseisen aan nieuw zorgaanbod en de toetsing daarvan zijn afspraken vastgelegd in een door het IPO, het Ministerie van VWS en Inspectie jeugdzorg opgesteld protocol (2005). Een kwaliteitstoets door de inspectie jeugdzorg, een half jaar nadat daadwerkelijk zorg wordt geboden aan cliënten is hierin opgenomen. De stichting Fier Fryslân, die zich ontwikkeld heeft van een vrouwenorganisatie naar een expertise en behandelcentrum voor geweld in afhankelijkheidsrelaties voorziet nu naast opvang tevens in een uitgebreid ambulant aanbod ondermeer gericht op jongeren met (seksueel) grensoverschrijdend gedrag en (gedwongen) prostitutie. Fier Fryslân biedt behandeling in het kader van de Zorgverzekeringswet (ZVW) en is daarnaast sinds juli 2007 actief als nieuwe zorgaanbieder op het terrein van de jeugdzorg. De provincie Friesland stelt in verband daarmee subsidie beschikbaar voor enkele modules uit de pilot (Seksueel) grensoverschrijdend gedrag. Op verzoek van de provincie Friesland heeft de Inspectie jeugdzorg in april 2008 een kwaliteitstoets uitgevoerd bij deze nieuwe zorgaanbieder die gevestigd is in Leeuwarden. In deze kwaliteitstoets heeft de inspectie onderzocht in hoeverre zorgaanbieder Fier Fryslân voldoet aan de voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat en verantwoorde zorg. Informatie is verkregen via interviews met cliënten, allround hulpverleners en directie. Daarnaast zijn (beleids)documenten en cliëntendossiers geanalyseerd. De Inspectie jeugdzorg oordeelt op basis van de informatie dat Fier Fryslân zorg levert van voldoende kwaliteit: De inspectie is van oordeel dat: Fier Fryslân hulp biedt aan jeugdigen voor wie hun zorgaanbod bedoeld is Fier Fryslân voldoet aan de voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat Fier Fryslân goeddeels voldoet aan de voorwaarden voor verantwoorde zorg Belangrijke voorwaarden voor verantwoorde zorg en een veilig opvoedingsklimaat zijn aanwezig. De instelling is HKZ gecertificeerd en uitvoeringsbeleid is in ruime mate beschreven. Fier Fryslân beschikt over gekwalificeerd personeel. De veiligheid van de cliënten wordt gewaarborgd door middel van toezicht op de cliënten en zichtbaar is hoe Fier Fryslân met incidenten omgaat. Het uitvoeringsbeleid van Fier Fryslân behoeft met het oog op de voorwaarden uit de Wet op de jeugdzorg enige bijstelling c.q. aanscherping. De instelling heeft aangegeven dat zij voor deze onderdelen al een verbetertraject in gang heeft gezet. 3

4 Vanuit haar eerstelijnsfunctie bv als Advies en Steunpunt Huiselijk Geweld (ASHG) voert Fier Fryslân vaak gesprekken met jongeren, die mogelijk in aanmerking komen voor geïndiceerde jeugdzorg. Het betreft in tijd afgebakende (motiverings/intake)gesprekken. Fier Fryslân heeft na deze (eerste) fase regelmatig contact met Bureau Jeugdzorg met het oog op een indicatiebesluit voor een eventueel vervolgtraject. Om ervoor te zorgen dat de taken en verantwoordelijkheden van zowel Bureau Jeugdzorg als de zorgaanbieder duidelijk en onderscheiden blijven, zijn zowel op instellings- als op uitvoeringsniveau goede afspraken nodig. Bureau Jeugdzorg heeft sinds juli vorig jaar cliënten zowel vrijwillig als in het kader van een ondertoezichtstelling geïndiceerd voor het nieuwe zorgaanbod van Fier Fryslân. De Inspectie jeugdzorg doet de volgende aanbevelingen: Aan de provincie Friesland 1. Bevorder dat Fier Fryslân en Bureau Jeugdzorg met het oog op de kwaliteit van de geboden zorg afspraken maken over de afstemming van de zorg met de desbetreffende indicatiebesluiten en deze ook uitvoeren. 2. Bewaak de kwaliteit van de geboden zorg van de nieuwe zorgaanbieder door expliciete afspraken te maken met Fier Fryslân over de door de inspectie genoemde bijstelling van uitvoeringsbeleid. Aan Fier Fryslân 1. Maak op instellingsniveau afspraken met Bureau Jeugdzorg over een juiste afstemming van de uitvoering van de zorg met de daaraan ten grondslag liggende indicatiebesluiten; bewaak deze afspraken op casusniveau. 2. Maak op instellingsniveau afspraken met Bureau Jeugdzorg over de rol van het casemanagement van BJZ en die uitvoering van het zorgaanbod door Fier Fryslân; bewaak deze afspraken op casusniveau. 3. Stel waar nodig het uitvoeringsbeleid bij aan de eisen uit de Wet op de jeugdzorg. Aan Bureau Jeugdzorg 1. Maak op instellingsniveau afspraken met Fier Fryslân over de afstemming van begeleidingsplannen op de indicatiebesluiten. 2. Maak op instellingsniveau afspraken met Fier Fryslân over de rol van het casemanagement van BJZ en de uitvoering van het zorgaanbod door Fier Fryslân; bewaak deze afspraken op casusniveau. 4

5 Inhoudsopgave Samenvatting... 3 Hoofdstuk 1 Inleiding... 7 Hoofdstuk 2 Oordeel over deelvragen en onderbouwing Inleiding De inspectie is van oordeel dat Fier Fryslân hulp biedt aan jeugdigen voor wie hun zorgaanbod bedoeld is De inspectie is van oordeel dat Fier Fryslân voldoet aan de voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat De inspectie is van oordeel dat Fier Fryslân goeddeels voldoet aan de voorwaarden voor verantwoorde zorg Hoofdstuk 3 Eindoordeel, overwegingen en aanbevelingen Eindoordeel Overwegingen Aanbevelingen Bijlage 1 Toetsingskader toezicht op nieuwe zorgaanbieders Bijlage 2 Toetsingskader Scores per indicator Fier Fryslân

6 6

7 Hoofdstuk 1 Inleiding In steeds meer provincies in Nederland dienen zich nieuwe zorgaanbieders aan op de jeugdzorgmarkt. Zij doen een beroep op de provincie om erkend te worden als jeugdzorgaanbieder en daarmee op financiering van hun zorgaanbod. Het is daarbij de taak van de provincie te beoordelen hoe verantwoord het is om gebruik te maken van het aanbod van een nieuwe zorgaanbieder. Over de eisen die aan de kwaliteit van de zorg van een nieuwe zorgaanbieder gesteld mogen worden en de toetsing daarvan is door het IPO, het Ministerie van VWS en de Inspectie jeugdzorg in 2005 een protocol opgesteld. In dit protocol is onder meer opgenomen dat de provincie, minimaal een half jaar nadat een zorgaanbieder daadwerkelijk gestart is met het aanbieden van zorg, de Inspectie jeugdzorg kan vragen een kwaliteitstoets uit te voeren. In dit kader heeft de provincie Friesland de Inspectie jeugdzorg verzocht om de kwaliteit van het nieuwe zorgaanbod van Fier Fryslân te toetsen. Fier Fryslân is reeds meerdere jaren werkzaam op het terrein van de ZVW. De stichting is in juli , door de provincie Friesland voorlopig erkend als nieuwe zorgaanbieder jeugdzorg voor de periode juni 2007 tot juni Het gaat om de onderdelen: zelfstandigheidstraining ( Leerhuis : 6 plaatsen), intensieve ambulante gezinsbegeleiding (15 trajecten) en leergroepen. Deze jeugdzorgonderdelen (modules) maken deel uit van het brede zorgprogramma van Fier Fryslân: Ambulant aanbod klanten met (seksueel) grensoverschrijdend gedrag 2. Bij de toetsing van de kwaliteit van de zorg onderzoekt de inspectie of de nieuwe zorgaanbieder voldoet aan de voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat en de voorwaarden voor verantwoorde zorg. Daarnaast onderzoekt de inspectie of de hulp wordt geboden aan die doelgroep waarvoor het zorgaanbod is ontwikkeld en toegerust, met andere woorden of het aanbod van Fier Fryslân past bij de hulpvraag. De inspectie heeft in haar onderzoek gebruik gemaakt van informatie uit analyse van aangeleverde (beleids)documenten en cliëntendossiers en uit interviews met cliënten, groepsleiders en directie. In dit toezicht heeft de inspectie tevens een gesprek gevoerd met Bureau Jeugdzorg Friesland over de indicatiestellingen voor Fier Fryslân. Leeswijzer Dit rapport geeft de resultaten weer van het onderzoek dat de Inspectie jeugdzorg bij Fier Fryslân heeft uitgevoerd. In hoofdstuk 2 geeft de inspectie een oordeel of de instelling voldoet aan voorwaarden voor veiligheid, verantwoorde zorg en of de instelling hulp biedt aan de doelgroep 1 op grond van de Subsidieverordening Zorgaanbod Jeugdzorg Fryslân Jeugdzorg 2 Uit de tussentijdse evaluatie van Fier Fryslân van dit zorgprogramma blijkt dat in de periode juli 2007 tot maart 2008 in totaal 55 meiden zich hebben aangemeld voor een of meer van de 11 modules uit dit programma; ¼ hiervan betrof door BJZ geïndiceerde zorg. 7

8 waarop zij zich richt. Deze oordelen worden onderbouwd door beantwoording van de drie deelvragen van het onderzoek. In hoofdstuk 3 presenteert de inspectie het eindoordeel en doet zij aanbevelingen aan de provincie Friesland, de zorgaanbieder Fier Fryslân en Bureau Jeugdzorg. Toetsingskader De inspectie heeft, op basis van de Wet op de jeugdzorg, een toetsingskader opgesteld. In dit toetsingskader geeft de inspectie aan de hand van indicatoren aan wat zij van een nieuwe zorgaanbieder verwacht als het gaat om het bieden van een veilig opvoedingsklimaat, verantwoorde zorg en passende zorg. Dit toetsingskader is als bijlage 1 toegevoegd aan dit rapport. In bijlage 2 wordt een totaaloverzicht gegeven van de scores van Fier Fryslân op de indicatoren voor een veilig opvoedingsklimaat, verantwoorde zorg en passende zorg. 8

9 Hoofdstuk 2 Oordeel over deelvragen en onderbouwing 2.1 Inleiding Om tot een oordeel te komen of de nieuwe zorgaanbieder Fier Fryslân zorg biedt van voldoende kwaliteit dient een aantal onderzoeksvragen te worden beantwoord. Het betreft de volgende drie deelvragen: 1. Levert de zorgaanbieder hulp aan de doelgroep van jeugdigen voor wie het zorgaanbod is bedoeld 2. Voldoet de zorgaanbieder aan de voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat? 3. Voldoet de zorgaanbieder aan voorwaarden voor verantwoorde zorg? Elke paragraaf begint met een oordeel gevolgd door een onderbouwing met de voornaamste bevindingen. Waar de inspectie aandachtspunten of omissies constateerde, zijn deze aan het eind van de paragraaf vermeld. Een volledig overzicht van de scores op de aanwezigheid van de voorwaarden is opgenomen in bijlage II. Het inspectieoordeel kan zijn; onvoldoende, matig of voldoende. 2.2 De inspectie is van oordeel dat Fier Fryslân hulp biedt aan jeugdigen voor wie hun zorgaanbod bedoeld is Onderbouwing van het oordeel: Doelgroep Fier Fryslân heeft de doelgroep waar zij zich op richt helder geformuleerd. De zorg is bedoeld voor meisjes en jongens van 13 tot 23 jaar die te maken hebben met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Dit is vastgelegd in diverse beleidsdocumenten en voorlichtings/informatiemateriaal. Het aanbod van Fier Fryslân is in diverse modulen uitgewerkt en afgebakend. Dit laatste komt met name tot uitdrukking door het benoemen van indicaties en contra-indicaties. Aanbod Zoals in de inleiding reeds is aangegeven, omvat het totale ambulante zorgprogramma van Fier Fryslân aanmerkelijk meer dan het geïndiceerde jeugdzorgaanbod dat de inspectie onderzoekt. Daarbij voorziet Fier Fryslân naast het nieuwe zorgaanbod in het kader van de Wet op de jeugdzorg zowel in een eerste lijnsaanbod (zoals bijvoorbeeld het advies en steunpunt huiselijk geweld) als in een tweede lijnsaanbod (zoals bijvoorbeeld het Kinder en Jeugdtraumacentrum Fryslan). Voor het in juli 2007 nieuw gestarte zorgaanbod heeft Bureau Jeugdzorg inmiddels 14 indicaties heeft afgegeven 3. 3 in totaal zijn in die periode 68 indicaties afgegeven voor Fier Fryslân, waarvan 54 in het kader van de AWBZ voor het Kinder- en Jeugd Trauma Centrum ( KJTC ) van deze stichting. 9

10 Het gaat bij de geïndiceerde jeugdzorg in alle gevallen om reguliere plaatsingen, dit wil zeggen dat de jeugdigen niet geplaatst zijn in het kader van crisis of overbrugging. Het aanbod is gericht op een doelgroep met complexe problematiek. Fier Fryslân heeft o.a. door haar functie als Advies en Steunpunt Huiselijk Geweld (ASHG) een lage drempel. Via verwijzers, rechtstreekse contacten en in sommige gevallen via out-reachend werken komen jongeren in contact met Fier Fryslân. Regelmatig is er een voortraject van in de tijd afgebakende motiveringsgesprekken voorafgaand aan de geïndiceerde jeugdzorg. Hoewel Fier Fryslân deze gesprekken als een wezenlijk onderdeel van haar zorgprogramma beschouwt, heeft de inspectie dit onderdeel als zijnde niet-geïndiceerde zorg buiten beschouwing van het onderzoek gelaten. Fier Fryslân heeft regelmatig contact met Bureau Jeugdzorg om aan te geven welke hulpvraag zij hebben herkend in dit voortraject/gesprekken en wat er op grond van hun expertise nodig lijkt te zijn. Vanuit Bureau Jeugdzorg is er waardering voor de gedrevenheid van Fier Fryslân om met een cliënt aan de slag te gaan. De hulp komt over het algemeen snel op gang en dat de zorgaanbieder is bereid creatief mee te denken aan oplossingen voor vragen van de cliënt. Aandachtspunt Voordat Bureau Jeugdzorg als toegang tot de geïndiceerde zorg in beeld is, heeft Fier Fryslân al regelmatig (toeleidings)gesprekken met de jongere gevoerd. Wanneer de zorgaanbieder en de casemanager echter niet in duidelijke rollen op de cliënt en elkaar zijn afgestemd, kan de cliënt de dupe worden. Om ervoor te zorgen dat de taken en verantwoordelijkheden van zowel Bureau Jeugdzorg als de zorgaanbieder duidelijk en onderscheiden blijven, zijn zowel op instellings- als op casusniveau goede afspraken nodig. 2.3 De inspectie is van oordeel dat Fier Fryslân voldoet aan de voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat Onderbouwing van het oordeel: Toezicht op de jeugdige Uitgangspunt van Fier Fryslân is dat de begeleiders actief contact maken en onderhouden met de jongeren aan wie de zorg wordt geboden. Dit geldt ook voor het nieuwe ambulante zorgaanbod. Uit gesprekken met medewerkers en cliënten komt duidelijk tot uitdrukking dat dit uitgangspunt in de praktijk ook wordt waargemaakt. Zo neemt Fier Fryslân bijvoorbeeld direct contact op met de jongere, wanneer deze zonder kennisgeving bij een programma-onderdeel niet aanwezig is. Beschikbaarheid en bereikbaarheid personeel Met elke jongere wordt een hulpverleningscontract afgesloten. In het contract staat de bereikbaarheid van medewerkers en met name van de mentor(en) vermeld. Elke jongere krijgt een mentor en een 10

11 schaduwmentor toegewezen. De mentoren zijn dagelijks tot uur (mobiel) bereikbaar en wanneer er iets dreigt langer. De mentor ziet/spreekt de jongere in principe een tot twee maal per week. In perioden van afbouw neemt de contact frequentie geleidelijk af. Naast bovenstaande specifieke bereikbaarheid heeft Fier Frieslân een algemeen nummer voor een 24-uurs bereikbaarheid. Handelen bij incidenten/calamiteiten Er is een volledig draaiboek over hoe te handelen bij incidenten en calamiteiten. Een algemeen protocol Sociale veiligheid beschrijft waneer er sprake is van een incident en bevat preventieve richtlijnen en algemene richtlijnen voor het handelen bij incidenten. Tevens voorziet dit protocol in de wijze waarop incidenten en calamiteiten gemeld en geregistreerd moeten worden. Naast dit algemene protocol, zijn er diverse afzonderlijke protocollen voor specifieke situaties rondom geweld en veiligheid zoals vermoeden van kindermishandeling en van seksueel misbruik, ongewenst gedrag, suïcide(poging), automutilatie, vermissing en andere. Aparte vermelding verdient dat het protocol Vermoedens van seksueel misbruik is onderverdeeld naar verschillende te onderscheiden situaties, zoals bij vermoedens van seksueel misbruik tussen cliënten onderling, maar ook tussen cliënten met derden, tussen medewerkers en cliënten enz. In zaken als medezeggenschap, het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon voor de jongeren, inzagerecht en klachtenregeling is instellingsbreed voorzien. Omissies De inspectie heeft in de protocollen enkele omissies aangetroffen. Niet voorzien is in het informeren van Bureau Jeugdzorg in geval van calamiteit. Evenmin is voorzien in het direct melden aan het AMK/BJZ wanneer een medewerker zich mogelijk schuldig maakt of gemaakt heeft aan kindermishandeling. Op enkele onderdelen is een uitwerking c.q. wijziging van de reglementen in verband met de (Wet op de) jeugdzorg nodig. Dit betreft met name de positie van jongeren in de cliëntenraad: participatie van jongeren uit deze segmenten van de geïndiceerde jeugdzorg is niet vastgelegd. Verder is de samenstelling van de klachtencommissie niet volledig onafhankelijk en overschrijden de termijnen van klachtafhandeling de wettelijk toelaatbare termijn 4. Het privacyreglement behoeft bijstelling wat betreft de bewaartermijn van dossiers en dient zonder meer beschikbaar te worden gesteld. 4 In reactie op de eerste mondelinge terugkoppeling van de inspectie heeft de instelling per brief van aangegeven dat per 22 mei 2008 voorzien wordt in een volledig onafhankelijke klachtencommissie en op 26 mei in een aangepast klachtenreglement. 11

12 2.4 De inspectie is van oordeel dat Fier Fryslân goeddeels voldoet aan de voorwaarden voor verantwoorde zorg Onderbouwing van het oordeel: Informatie aan jeugdigen en ouders over Fier Fryslân Vastgelegd is welke informatie Fier Fryslân op welk moment aan jongeren en ouders/verzorgers verstrekt. Voordat een intake gesprek plaatsvindt, ontvangt de cliënt (schriftelijke) informatie over het zorgprogramma van Fier Fryslân en de folder Jouw mening telt waarin ondermeer informatie is opgenomen over de cliëntenraad, de cliëntvertrouwenspersoon en de klachtencommissie. Bij de intake wordt de hulpverlening/het hulpverleningsplan en een behandelovereenkomst besproken met de jongere en waar mogelijk met diens ouders 5. Bij de bespreking van de overeenkomst gaat de mentor met de jongere aan de hand van een checklist na of deze begrepen is. Planmatig organiseren van de hulp In principe wordt er een hulpverleningsplan (HVP) vóór de start van de geïndiceerde hulpverlening opgesteld 6. De hulpvraag van de jongere en/of de doelen uit het indicatiebesluit van Bureau Jeugdzorg vormen de basis voor de werkdoelen in het HVP. De werkdoelen zijn doorgaans SMART geformuleerd. Uit de onderzochte dossiers bleek dat het HVP besproken is met de jeugdige; een dergelijk overleg met diens ouders/verzorgers kon niet altijd worden vastgesteld. Hiervoor bleken echter valide argumenten te bestaan. Ondanks regelmatig overleg tussen Fier Fryslân en Bureau Jeugdzorg kon niet altijd opgemaakt worden dat het hulverleningsplan als zodanig besproken is. De voortgang van de hulpverlening(s(plannen) wordt minimaal elke 3 maanden geëvalueerd. Ten aanzien van de dossiers waar dit van toepassing was, stelt de inspectie vast dat stuk voor stuk de voortgang van de gestelde doelen wordt vastgelegd en dat doelen regelmatig zijn gehaald. Bij deze evaluaties is naast de jongeren/ouders ook Bureau Jeugdzorg betrokken. In één van de gevoerde gesprekken met een ouder onderstreept deze de doelmatigheid van de hulpverlening. Kwaliteit en kwantiteit personeel Met in achtneming van de thans (nog) niet bezette plaatsen van het leerhuis is geconstateerd dat Fier Fryslân op dit moment zowel kwalitatief als kwantitatief voor het nieuwe zorgaanbod over voldoende deskundig personeel beschikt. In sturing en deskundigheidsbevordering van medewerkers wordt genoegzaam voorzien. 5 In ieder geval met ouders indien jongere < 16 jaar is 6 Een enkel dossier bevatte niet tijdig een (her)indicatie 12

13 Hoofdstuk 3 Eindoordeel, overwegingen en aanbevelingen 3.1 Eindoordeel De inspectie is van oordeel dat de nieuwe zorgaanbieder Fier Fryslân zorg levert van voldoende kwaliteit. De inspectie komt tot dit oordeel omdat: Fier Fryslân hulp biedt aan jeugdigen voor wie hun zorgaanbod bedoeld is Fier Fryslân voldoet aan de voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat Fier Fryslân goeddeels voldoet aan de voorwaarden voor verantwoorde zorg 3.2 Overwegingen De inspectie heeft de in het vorige hoofdstuk gestelde deelvragen overwegend positief kunnen beantwoorden. Zij heeft daarbij enkele omissies geconstateerd. Er is sprake van een aandachtspunt voor de samenwerking met Bureau Jeugdzorg, want Fier Fryslân heeft al gesprekken met de jongere voordat de geïndiceerde hulp is begonnen. Dat enkele zaken aangepast dienen te worden heeft geen gevolgen voor de veiligheid van de cliënten. De inspectie heeft tijdens het onderzoek bij Fier Fryslân geconstateerd dat er alles aan is gedaan om de veiligheid van de jongeren te borgen. De inspectie heeft er vertrouwen in dat omissies en aandachtspunten zullen worden aangepakt. Uit een eerste schriftelijke reactie van de instelling blijkt een alerte en actieve opstelling: Fier Fryslân heeft aangegeven dat zij inmiddels een verbetertraject in gang heeft gezet en met Bureau Jeugdzorg samenwerkingsafspraken heeft gemaakt, welke in een samenwerkingsovereenkomst worden vastgelegd. 3.3 Aanbevelingen De Inspectie jeugdzorg doet de volgende aanbevelingen: Aan de provincie Friesland 1. Bevorder dat Fier Fryslân en Bureau Jeugdzorg met het oog op de kwaliteit van de geboden zorg afspraken maken over de afstemming van de zorg met de desbetreffende indicatiebesluiten en deze ook uitvoeren. 2. Bewaak de kwaliteit van de geboden zorg van de nieuwe zorgaanbieder door expliciete afspraken te maken met Fier Fryslân over de door de inspectie genoemde bijstelling van uitvoeringsbeleid. 13

14 Aan Fier Fryslân 1. Maak op instellingsniveau afspraken met Bureau Jeugdzorg over een juiste afstemming van de uitvoering van de zorg met de daaraan ten grondslag liggende indicatiebesluiten; bewaak deze afspraken op casusniveau. 2. Maak op instellingsniveau afspraken met Bureau Jeugdzorg over de rol van het casemanagement van BJZ en de uitvoering van het zorgaanbod door Fier Fryslân; bewaak deze afspraken op casusniveau. 3. Stel waar nodig het uitvoeringsbeleid bij aan de eisen uit de Wet op de jeugdzorg. Aan Bureau Jeugdzorg 1. Maak op instellingsniveau afspraken met Fier Fryslân over de afstemming van begeleidingsplannen op de indicatiebesluiten. 2. Maak op instellingsniveau afspraken met Fier Fryslân over de rol van het casemanagement van BJZ en de uitvoering van het zorgaanbod door Fier Fryslân; bewaak deze afspraken op casusniveau. 14

15 Bijlage 1 Toetsingskader toezicht op nieuwe zorgaanbieders Het inspectie oordeel kan zijn: onvoldoende, matig of voldoende. Domein Criteria Indicatoren Bron Voorwaarden voor een veilig Er is goed toezicht Er zijn afspraken over: opvoedingsklimaat - toezicht op de jeugdige; de rol die leeftijd en problematiek spelen bij de inrichting van het toezicht; - de beschikbaarheid van de medewerker voor de jeugdige; - de bereikbaarheid van de medewerker voor de jeugdige; - de frequentie van overleg tussen medewerker en jeugdige; - (vaste begeleiding van de jeugdige). De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: Documentanalyse Vragenlijst leidinggevende/ Vragenlijst medewerker Vragenlijst jeugdige De instelling heeft het handelen bij incidenten/calamiteiten goed geregeld. o medewerkers kennen bovenstaande afspraken; o jeugdige ervaart dat hij altijd bij iemand terecht kan (en dat er voldoende toezicht is). Er zijn afspraken over: o wat onder een incident/calamiteit wordt verstaan; o het omgaan met incidenten/calamiteiten. Deze afspraken gaan in ieder geval over: verzorgen van veilige opvang bij een calamiteit; waarborgen veiligheid overige jeugdigen; informeren ouders/verzorgers; informeren van BJZ, ketenpartners, IJZ. Documentenanalyse leidinggevende jeugdige medewerkers. Incidentrapportage 15

16 Domein Criteria Indicatoren Bron De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: o jeugdigen weten bij wie, wanneer, waarover en hoe ze bij iemand terechtkunnen; o medewerkers kennen de afspraken; o medewerkers weten welke incidenten/calamiteiten gemeld moeten worden; o medewerkers weten van welke incidenten ze een verslag moeten maken; o medewerkers maken in voorkomende gevallen incidentenverslagen; o medewerkers weten welke onderwerpen ze in een verslag beschrijven (wat is er gebeurd, hoe is gehandeld en door wie etc.). De afhandeling van incidenten is geborgd: o de leidinggevende evalueert de afhandeling van het incident; o uit documentatie blijkt het tijdstip waarop een evaluatie heeft plaatsgevonden over het incident; o uit documentatie blijkt de inhoud van de evaluatie; o uit documentatie blijkt welke maatregelen worden genomen en door wie. 16

17 Domein Criteria Indicatoren Bron De instelling heeft goede afspraken gemaakt over het omgaan met (vermoedens van) kindermishandeling Er zijn afspraken over het omgaan met vermoedens van (seksuele) kindermishandeling Deze afspraken bevatten in ieder geval: meldingsplicht van de zorgaanbieder aan AMK; meldingsplicht medewerkers aan directie; informeren AMK over kindermishandelingssituaties/ seksueel misbruik; maatregelen om onveilige situatie jeugdige op te heffen; maatregelen om veiligheid overige jeugdigen te waarborgen; verdere aanpak, w.o. aangifte. De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: o medewerkers kennen deze afspraken. Documentenanalyse, leidinggevende, medewerkers 17

18 Domein Criteria Indicatoren Bron De medezeggenschap is goed geregeld Er zijn afspraken over: o een cliëntenraad (of de inspraak is op een andere manier geregeld); o in de afspraken over de cliëntenraad staat minimaal: welke personen kunnen worden benoemd; het (minimaal) aantal jeugdigen in de raad. Documentenanalyse leidinggevende jeugdige De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: o er is een cliëntenraad; o jeugdigen kennen de (leden van) cliëntenraad; o jeugdigen weten wat voor onderwerpen in een cliëntenraad worden besproken; o jeugdigen weten welke onderwerpen ze bij een cliëntenraad kunnen indienen. De instelling heeft de beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon goed geregeld Er zijn afspraken over: o de vertrouwenspersoon; o er zijn werkafspraken met de vertrouwenspersoon. leidinggevende Documentenanalyse jeugdige 18

19 Domein Criteria Indicatoren Bron De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: o jongeren kennen de vertrouwenspersoon; o jongeren weten waarover ze de vertrouwenspersoon kunnen bereiken; o jongeren weten hoe ze de vertrouwenspersoon kunnen bereiken. De instelling heeft afspraken over inzage in persoonlijke documenten goed geregeld Er zijn schriftelijke afspraken: o over inzage in persoonlijke documenten; o in deze afspraken staan: restricties voor de inzage door jeugdigen en ouders; toestemmingsvereisten voor inzage door /afschrift aan derden; toestemmingsvereisten voor informatie over de cliënt. o ouders en jeugdigen worden geïnformeerd over afspraken, ihb over informatie van cliënten aan derden. leidinggevende Documentenanalyse jeugdige De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: o jeugdigen weten dat ze hun dossier mogen inzien; o jeugdigen weten wat ze moeten doen om hun dossier in te kunnen zien; o jeugdigen kennen de afspraken over inzage in persoonlijke documenten. 19

20 Domein Criteria Indicatoren Bron Er is een goed werkende klachtenregeling Er zijn schriftelijke afspraken over: o de procedure van afhandelen van klachten; o de klachtregeling voldoet aan de volgende eisen: de klachtencommissie bestaat uit minimaal 3 onafhankelijke leden; binnen 6 weken wordt een uitspraak gedaan; aantal leden klachtencommissie (minimaal 3); leden niet werkzaam voor of bij de instelling; hoor en wederhoor; termijn voor afhandeling door klachtencommissie, binnen 6 weken; termijn voor reactie van instelling; bijstand voor de cliënt. De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: o de medewerker kent de afspraken; o jeugdigen kennen het bestaan van de regeling. De klachtregeling is geborgd omdat: Documentenanalyse leidinggevende jeugdige De instelling voldoet aan de specifieke eisen tav pleegouders. N.V.T. o de instelling een schriftelijke reactie heeft opgesteld op gegrond verklaarde klachten; o de instelling in deze reactie heeft aangegeven of en zo ja welke maatregelen de instelling treft. Er zijn afspraken over: o de eisen aan de pleegouder door de instelling: de verklaring van geen bezwaar; de screening van pleegouders; het pleegcontract. De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: (cliënten)dossier: interview leidinggevende 20

21 Domein Criteria Indicatoren Bron er is voor alle inwonenden boven de 12 jaar in het pleeggezin een verklaring van geen bezwaar; er is een screeningsverslag; in dit verslag wordt geoordeeld dat de pleegouders geschikt zijn om als pleegouder te functioneren; in het screeningsverslag is opgenomen of en welke aandachtspunten er zijn voor begeleiding van de pleegouders; er is een pleegcontract. o in het pleegcontract zijn aandachtspunten uit het screeningsverslag opgenomen. Voorwaarden voor verantwoorde zorg De jeugdige en de ouders worden goed en tijdig geïnformeerd over belangrijke rechten en plichten De instelling heeft vastgesteld: o welke informatie de cliënt voor opname krijgt; o de instelling verstrekt in ieder geval informatie over: vertrouwenspersoon; klachtregeling; inzageregeling; medezeggenschapsregeling; het hulpverleningsplan; contact tussen jeugdigen en ouders; de vorm en inhoud van het zorgaanbod. De afspraken werken zichtbaar in de praktijk: o de jeugdige wist wat hem te wachten stond toen de hulp startte; o de instelling heeft schriftelijke informatie voor jeugdigen en ouders waar de afspraken over de genoemde onderwerpen in staan. leidinggevende Documentenanalyse jeugdige 21

22 Domein Criteria Indicatoren Bron Voor elke jeugdige in de instelling is Er zijn afspraken over: duidelijk wat de dagbesteding is. o het bieden van dagbesteding; o het bieden van een dagstructuur/-programma. De afspraken werken zichtbaar in de praktijk, omdat: Documentenanalyse leidinggevende jeugdige N.V.T. De instelling heeft de beschikbaarheid van geestelijke verzorging goed geregeld. N.V.T. Voor elke jongere is de hulpverlening planmatig goed georganiseerd. o alle leerplichtige kinderen gaan naar school, danwel gemotiveerd staat waarom niet; o de jeugdige kent zijn dagbesteding; o de jeugdige kent zijn dagstructuur; de jeugdige doet wat hij volgens de dagbesteding zou moeten doen. Er zijn schriftelijke afspraken over: o de mogelijkheden tot geestelijke verzorging van de jongere. De afspraken werken zichtbaar in de praktijk, omdat: o jongeren weten waar ze terecht kunnen voor geestelijke verzorging. Er zijn afspraken over: o het opstellen van een hulpverleningsplan voor elke jeugdige; o het opstellen van het plan voorafgaand aan de start van de hulp; o het altijd overleggen over het hvp met de jeugdige/ouders/pleegouders; o een aantal vaste onderwerpen in het hulpverleningsplan: op welke datum overleg over het plan heeft plaatsgevonden; met wie over het plan overleg heeft Documentenanalyse leidinggevende jeugdige Dossieronderzoek leidinggevende medewerkers jeugdige 22

23 Domein Criteria Indicatoren Bron plaatsgevonden; de mening van de jeugdige (van 12 jaar en ouder) over het plan; de mening van de ouders/wettelijk vertegenwoordigers over het plan. De afspraken werken zichtbaar in de praktijk, omdat: o bovenstaande afspraken zichtbaar zijn in de dossiers; o er is een hulpverleningsplan; o plan is voor opname opgesteld of in plan staat gemotiveerd waarom dit niet zo is; o plan is besproken met jeugdige en ouders waar mogelijk pleegouders en BJZ; o in plan is zichtbaar dat ouders, jeugdige en BJZ hebben ingestemd met plan; o als jeugdige of ouders niet instemmen, is in het plan opgenomen wat dit betekent voor de hulpverlening en/of afspraken hierover; o jeugdigen weten dat ze een plan hebben; o jeugdigen weten dat dit plan met hen is besproken; o jeugdigen weten dat zij een gesprek hebben met BJZ over evaluatie van de hulp. Planmatige hulpverlening is geborgd omdat: o er in het plan een datum is vastgesteld wanneer BJZ de hulp evalueert; o de zorgaanbieder met BJZ afspraken heeft vastgelegd over het leveren van informatie ten behoeve van de evaluatie; o de zorgaanbieder de jeugdige (> 6 jaar) en ouders informeert over de informatie tbv de 23

24 Domein Criteria Indicatoren Bron evaluatie. Er is voldoende en deskundig personeel Er zijn afspraken over: o het opleiden van personeel; o het aantal medewerkers per kinderen. leidinggevende dcumentenanalyse Deze afspraken werken zichtbaar in de praktijk omdat: De instelling werkt toe naar HKZ certificering N.V.T. o de instelling heeft aanpassingen in het personeelsbestand gedaan nav afspraken hierover met de provincie; o de instelling heeft cursussen voor deskundigheidsbevordering afgerond of gepland. Er zijn afspraken in het beleid over: o het voornemen om HKZ certificering in te voeren; o de termijn waarop de instelling toewerkt naar certificering, danwel gemotiveerd uitstellen. leidinggevende documentenanalyse Passend zorgaanbod De instelling heeft goed geregeld dat zij hulp geeft aan die jeugdigen die de instelling qua problematiek niet overvragen. Er zijn afspraken over: o de opname/toelatingscriteria; o de doelgroep; o de inzet van aanvullende hulp door Bjz van een andere zorgaanbieder. leidinggevende Documentenanalyse dossieronderzoek Deze afspraken werken zichtbaar in de praktijk omdat: o de instelling heeft wel eens jeugdigen geweigerd als gevolg van de problematiek; o er is bekend en zichtbaar hoeveel en welke 24

25 Domein Criteria Indicatoren Bron jongeren de instelling heeft opgenomen op grond van een indicatie voor vervangende zorg; o over de opgenomen jongeren met een vervangende indicatie heeft de instelling afspraken over de (aanvullende) hulp die de jongeren krijgen; o er is, indien nodig, aanvullende hulp geboden. 25

26 26

27 Bijlage 2 Toetsingskader Scores per indicator Fier Fryslân Legenda: Afwezig: niet uitgewerkt en/of vastgelegd Aanwezig: in beleid en/of (uitvoerings)richtlijnen vastgelegd Operationeel: aanwezig en bekend bij medewerkers Voorwaarden voor een veilig opvoedingsklimaat Criterium Er is goed toezicht Indicator Er zijn afspraken over toezicht op de jeugdige Er zijn afspraken over de rol die leeftijd en problematiek spelen bij de inrichting van het toezicht Er zijn afspraken over de bereikbaarheid van de medewerker voor de jeugdige Er zijn afspraken over de frequentie van overleg tussen medewerker en jeugdige Er zijn afspraken over vaste begeleiding van de jeugdige De jeugdige ervaart dat hij altijd bij iemand terecht kan en er voldoende toezicht is Afwezig Aanwezig Operationeel Criterium De instelling heeft het handelen bij incidenten/calamiteiten goed geregeld Indicator Er zijn afspraken over wat onder een incident/calamiteit wordt verstaan Er zijn afspraken over het omgaan met incidenten/calamiteiten Er zijn afspraken over het verzorgen van veilige opvang bij een calamiteit Afwezig Aanwezig Operationeel Er zijn afspraken over informeren van de ouders/verzorgers bij een calamiteit Er zijn afspraken over informeren van BJZ bij een calamiteit De jeugdigen weten bij wie, wanneer, waarover en hoe ze bij iemand terecht kunnen * * Medewerkers kennen de afspraken Medewerkers weten welke incidenten/calamiteiten gemeld moeten worden Medewerkers weten van welke incidenten ze een verslag moeten maken Medewerkers maken in voorkomende gevallen incidentenverslagen ** Medewerkers weten welke onderwerpen ze in zo n verslag beschrijven (wat is er gebeurd, hoe is gehandeld en door wie etc.) De afhandeling van incidenten is geborgd, de leidinggevende evalueert de afhandeling van het incident ** Uit documentatie blijkt het tijdstip waarop een evaluatie heeft plaatsgevonden over het incident ** Uit documentatie blijkt (onderdelen van) de inhoud van de evaluatie ** Uit documentatie blijkt welke maatregelen worden genomen en door wie ** * niet expliciet vermeld; gesproken jeugdige geeft aan naar mentor te gaan. ** bij gesproken medewerkers nog niet voorgekomen 27

28 Criterium De instelling heeft goede afspraken gemaakt over het omgaan met (vermoedens van) kindermishandeling Indicator Er zijn afspraken over het omgaan met vermoedens van (seksuele) kindermishandeling Er zijn afspraken over de meldingsplicht van de zorgaanbieder aan AMK Er zijn afspraken over de meldingsplicht medewerkers aan directie Er zijn afspraken over informeren AMK over kindermishandelingssituaties/seksueel misbruik Er zijn afspraken over maatregelen om onveilige situatie jeugdige op te heffen Er zijn afspraken over maatregelen om veiligheid overige jeugdigen te waarborgen Er zijn afspraken over verdere aanpak, w.o. aangifte Afwezig Aanwezig Operationeel Criterium De medezeggenschap is goed geregeld Indicator Er zijn afspraken over een cliëntenraad of de inspraak is op een andere manier geregeld Er zijn afspraken over welke personen kunnen worden benoemd Er zijn afspraken over het (minimaal) aantal jeugdigen in de raad Er is een cliëntenraad? Jeugdigen kennen de (leden van) cliëntenraad ** Jeugdigen weten wat voor onderwerpen in een cliëntenraad worden besproken Jeugdigen weten welke onderwerpen ze bij een cliëntenraad kunnen indienen * instellingsbreed, maar onderdeel geïndiceerde ambulante jeugdzorg is er nog niet expliciet in verwerkt. ** wordt vermeld in folder, maar is niet bekend bij gesproken jongere. Afwezig Aanwezig * Operationeel Criterium De instelling heeft de beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon goed geregeld Indicator Er zijn werkafspraken met de CVP * Jongeren kennen de vertrouwenspersoon ** Jongeren weten waarover ze de vertrouwenspersoon kunnen bereiken ** Jongeren weten hoe ze de CVP kunnen bereiken ** Afwezig Aanwezig Operationeel * Bereikbaarheid en informatieverstrekking worden in folder genoemd. ** Is in folder aangegeven, maar blijkt bij gesproken jongere niet bekend. 28

29 Criterium De instelling heeft afspraken over inzage in persoonlijke documenten goed geregeld Indicator Er zijn schriftelijke afspraken over inzage in persoonlijke documenten Er zijn schriftelijke afspraken over de restricties voor de inzage door jeugdigen en ouders * Er zijn schriftelijke afspraken over toestemmingsvereisten voor inzage door/afschrift aan derden * Er zijn schriftelijke afspraken over toestemmingsvereisten voor informatie over de cliënt * Ouders en jeugdigen worden geïnformeerd over deze afspraken, in het bijzonder over informatie van * cliënten aan derden Jeugdigen weten dat ze hun dossier mogen inzien Jeugdigen weten wat ze moeten doen om hun dossier in te kunnen zien Jeugdigen kennen de afspraken over inzage in persoonlijke documenten * gesproken medewerkers zijn bekend met privacyreglement; onderdelen niet afzonderlijk gecheckt. Afwezig Aanwezig Operationeel Criterium Er is een goed werkende klachtenregeling Indicator Er zijn schriftelijke afspraken over de procedure van afhandelen van klachten Er is een op schrift gestelde klachtregeling De klachtencommissie bestaat uit minimaal 3 onafhankelijke leden * Er zijn schriftelijke afspraken over dat leden niet werkzaam zijn voor of bij de instelling * Er zijn schriftelijke afspraken over hoor en wederhoor Er zijn schriftelijke afspraken over de termijn voor afhandeling door klachtencommissie, binnen 6 weken Er zijn schriftelijke afspraken over de termijn voor reactie van instelling Er zijn schriftelijke afspraken over bijstand voor de cliënt De medewerker kent de afspraken Jeugdigen kennen het bestaan van de regeling Aantal klachten over de instelling on be kend De klachtregeling is geborgd omdat de instelling een schriftelijke reactie heeft opgesteld op gegrond verklaarde klachten Afwezig ** Aanwezig Operationeel on be kend In deze reactie heeft de instelling aangegeven of en zo ja welke maatregelen de instelling treft on be kend * reglement voorziet er niet in dat alle 3 de leden onafhankelijk c.q. niet werkzaam zijn bij de instelling. ** de per fase genoemde termijnen overschrijden samen de totale termijn van 6 weken 29

30 Voorwaarden voor verantwoorde zorg Criterium De jeugdige en de ouders worden goed en tijdig geïnformeerd over belangrijke rechten en plichten Indicator De instelling heeft vastgesteld welke informatie de cliënt voor opname krijgt De instelling verstrekt in ieder geval informatie over de vertrouwenspersoon * De instelling verstrekt in ieder geval informatie over de klachtregeling * De instelling verstrekt in ieder geval informatie over de inzageregeling De instelling verstrekt in ieder geval informatie over de medezeggenschapsregeling * De instelling verstrekt in ieder geval informatie over het hulpverleningsplan De instelling verstrekt in ieder geval informatie over de vorm en inhoud van het zorgaanbod * in folder, maar wordt door de gesproken cliënten als onbekend (jongere) resp. als onvoldoende (ouder) ervaren. Afwezig Aanwezig Operationeel Criterium Voor elke jongere is de hulpverlening planmatig goed georganiseerd Indicator Er zijn afspraken over het opstellen van een hulpverleningsplan voor elke jeugdige Er zijn afspraken over het opstellen van het plan voorafgaand aan de start van de hulp * Er zijn afspraken over het altijd overleggen over het hulpverleningsplan met de jeugdige/ouders/pleegouders Zichtbaar (in dossier) is op welke datum overleg over het plan heeft plaatsgevonden Zichtbaar (in dossier) is met wie over het plan overleg heeft plaatsgevonden Zichtbaar (in dossier) is de mening van de jeugdige (van 12 jaar en ouder) over het plan Zichtbaar(in dossier) is de mening van de ouders/wettelijk vertegenwoordigers over het plan Er is een hulpverleningsplan Het plan is voor opname opgesteld of in plan is gemotiveerd waarom dit niet zo is * Het plan is besproken met jeugdige en ouders waar mogelijk pleegouders en BJZ In het plan is zichtbaar dat ouders, jeugdige en BJZ hebben ingestemd met het plan Als of jeugdige of ouders niet instemmen is in het plan opgenomen wat dit betekent voor hulpverlening en/of afspraken hierover Jeugdigen weten dat ze een plan hebben Jeugdigen weten dat dit plan met hen is besproken Jeugdigen weten dat zij een gesprek hebben met BJZ over evaluatie van de hulp onbe kend Planmatige hulpverlening is geborgd omdat er in het plan een datum is vastgesteld wanneer BJZ de hulp evalueert De zorgaanbieder met BJZ afspraken heeft vastgelegd over het leveren van informatie ten behoeve van de evaluatie De zorgaanbieder de jeugdige (> 6 jaar) en ouders informeert over de informatie tbv de evaluatie Afwezig nvt Aanwezig ** Operationeel 30

31 * intake gesprek(ken) worden aangemerkt als plan 1; plan 2 voorziet in doelen, middelen etc en is in principe vóór de start van de geïndiceerde zorg gereed. Dit is niet altijd zichtbaar in de dossiers.. ** geldt niet voor BJZ Criterium Er is deskundig personeel Indicator Er zijn afspraken over de opleiding van personeel De instelling heeft cursussen voor deskundigheidsbevordering Afwezig Aanwezig Criterium De instelling bestendigt haar HKZ-certificering Indicator Er zijn afspraken in het beleid over het bestendigen van de verkregen HKZ-certificering. Er zijn afspraken in het beleid over de termijn waarop de instelling dit doet Afwezig Aanwezig Criterium De instelling heeft goed geregeld dat zij hulp geeft aan die jeugdigen die de instelling qua problematiek niet overvragen Indicator Er zijn afspraken over de opnamecriteria * Er zijn afspraken over de doelgroep ja Nee / Niet zichtbaar Er zijn afspraken over de inzet van aanvullende hulp met BJZ van een andere zorgaanbieder on be kend De instelling heeft wel eens jeugdigen geweigerd als gevolg van de problematiek Er is bekend en zichtbaar hoeveel en welke jongeren van het totaal de instelling heeft opgenomen op grond van een indicatie voor vervangende zorg Over de opgenomen jongeren met een vervangende indicatie heeft de instelling afspraken over de (aanvullende) hulp die de jongeren krijgen Er is, indien nodig, aanvullende hulp geboden * opnamecriteria: indicaties en contra-indicaties. ** de doelgroep is in duidelijke bewoordingen geformuleerd *** blijkt uit gevoerde gesprekken en de selectie van het totaal aantal onderzochte cliëntendossiers ** nvt *** 31