Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen

Transcriptie

1 Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen Een toepassing van reguleringsmanagement in Vlaanderen Dienst Wetsmatiging - Departement Bestuurszaken

2 Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen Een toepassing van reguleringsmanagement in Vlaanderen Dienst Wetsmatiging - Departement Bestuurszaken Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen. Een toepassing van reguleringsmanagement in Vlaanderen. D/2006/3241/248

3 Inhoud Inleiding...4 Leeswijzer HET OPSTELLEN EN EVALUEREN VAN KWALITEITSVOLLE FORMULIEREN Doelstellingen Definitie Verdere uitwerking van de definitie van een formulier Structuur van een formulier Tips Juridische bepalingen in het formulier Hulpinstrumenten Uitdagingen voor de lokale besturen ADMINISTRATIEVE LASTENVERMINDERING DOOR GOEDE FORMULIEREN Doelstellingen Definitie Tips Hulpinstrumenten Uitdagingen voor lokale besturen FORMULIERENBEHEER Doelstellingen Definitie Knelpunten Hulpinstrumenten Uitdagingen voor de lokale besturen DE ONTWIKKELING VAN EEN DIGITAAL LOKET Doelstellingen Definitie Tips Hulpinstrumenten Uitdagingen voor de lokale besturen AANBEVELINGEN VOOR DE LOKALE BESTUREN - SYNTHESE BIJLAGEN Goede voorbeelden Lexicon Juridische memo met betrekking tot openbaarheid van bestuur OVERZICHT ILLUSTRATIES Overzicht kaders Overzicht figuren Overzicht hulpinstrumenten...84.

4 Inleiding Reguleringsmanagement De Dienst Wetsmatiging heeft een project uitgevoerd dat tot doel had het reguleringsmanagement binnen gemeenten en provincies in Vlaanderen verder uit te bouwen. Hierbij werden onder meer Vlaamse methoden voor reguleringsmanagement geïntroduceerd. Reguleringsmanagement heeft als doel administratieve vereenvoudiging te realiseren en de kwaliteit van regelgeving te verbeteren. Het komt tegemoet aan de behoeften van zowel burgers als ondernemingen. De lokale besturen spelen daarbij een cruciale rol, omdat ze het dichtst bij de bevolking staan. Deze publicatie richt zich in het bijzonder op de mogelijkheden waarover lokale besturen beschikken om administratieve vereenvoudiging te realiseren door middel van formulierenbeheer. Ze is het resultaat van een project waarbij de aandacht ging naar vier domeinen: 1. het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren; 2. het realiseren van administratieve lastenvermindering door kwaliteitsvolle formulieren; 3. het versterken van het formulierenbeheer; 4. het verder uitbouwen van een digitaal loket (webformulieren). Die vier domeinen worden in deze publicatie gedetailleerd besproken. De publicatie heeft als doel aanbevelingen op maat van lokale besturen aan te reiken zodat ze administratieve vereenvoudiging kunnen realiseren door middel van een versterkt formulierenbeheer. Alle facetten van het formulierbeheer die van belang zijn voor lokale besturen, komen erin aan bod. De publicatie vloeit voort uit zes proefprojecten in Balen, Knokke-Heist, Sint-Katelijne-Waver, Vilvoorde, Willebroek en het provinciebestuur Limburg. Door een grote betrokkenheid vanuit de praktijk was het mogelijk om op de concrete ervaringen van lokale besturen voort te bouwen. Andere publicaties over kwaliteitsvolle formulieren U kunt deze publicatie het best samen met twee andere publicaties lezen: - de Formulierenleidraad, die de Cel Taaladvies van de Vlaamse overheid heeft opgesteld; - de Checklist formulieren die de Dienst Wetsmatiging als aanvulling op de Formulierenleidraad heeft gepubliceerd. Met behulp van de Checklist formulieren kunt u beoordelen welke formulieren beter afgeschaft kunnen worden of kunt u formulieren opstellen met een minimum aan administratieve lasten. Beide publicaties hebben als doel de kwaliteit van de formulieren en het formulierenbeheer binnen overheidsinstellingen te verbeteren. Een goede kennis van beide publicaties vormt een stevige basis voor de lectuur van dit rapport..

5 kader 1 Beschrijving van de Formulierenleidraad en de Checklist formulieren Formulierenleidraad Deze leidraad van de cel Taaladvies is een volledige handleiding voor de ontwerpers van papieren en elektronische formulieren, met gedetailleerde richtlijnen voor: - de opbouw en structuur van formulieren; - de inhoud van formulieren; - de vormgeving van formulieren; - het beheer van formulieren. Die richtlijnen zijn in grote mate voortgekomen uit de praktijkervaring die de cel Taaladvies heeft opgebouwd bij de revisie van formulieren van de Vlaamse overheid. Checklist formulieren Deze checklist vormt een aanvulling op de Formulierenleidraad, met de belangrijkste aandachtspunten voor administratieve lastenverlaging door goede formulieren. Hij bestaat uit twee delen: - een checklist voor de opmaak van formulieren; - een checklist voor het beheer van formulieren. U kunt de publicaties downloaden op de website van de Dienst Wetsmatiging: Sommige termen in deze publicatie zijn cursief gedrukt: u vindt een verklaring van die woorden in het lexicon op pagina 70. Leeswijzer Inhoud van deze publicatie Hoofdstuk 1: Het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren Hoe kunt u een nieuw formulier opstellen of een bestaand formulier herwerken? Via concrete tips leert u hoe u de opmaak van een formulier kunt verbeteren. Hoofdstuk 2: Het realiseren van administratieve lastenvermindering via. kwaliteitsvolle formulieren Hoe kunt u de administratieve lasten door een formulier verminderen? U krijgt een toelichting over het begrip administratieve lasten en over de methode Meten is weten. Een goed inzicht in die methode is noodzakelijk om formulieren op te stellen die zo weinig mogelijk administratieve lasten voor burgers of ondernemingen meebrengen..

6 Hoofdstuk 3: Het versterken van het formulierenbeheer Wat zijn de voordelen van een geprofessionaliseerd formulierenbeheer bij de lokale besturen? Een lokaal bestuur beschikt over tientallen formulieren waarvan de oorsprong en het gebruik sterk kunnen verschillen. Voor een goed formulierenbeheer is onder meer het aanstellen van een formulierencoördinator en het uitwerken van een formulierencatalogus noodzakelijk. Hoofdstuk 4: Het verder uitbouwen van het digitaal loket Wat zijn de mogelijkheden van een digitaal loket en voor welke andere technische uitdagingen staan de lokale besturen. De meeste lokale besturen beschikken over een website. Steeds meer lokale besturen bieden formulieren via hun website. Het is belangrijk dat ze de mogelijkheden van zo n digitaal loket verder uitbouwen en vormgeven. Hoofdstuk 5: Aanbevelingen voor lokale besturen Het laatste hoofdstuk van deze publicatie bevat een synthese van alle aanbevelingen die in de eerste vier hoofdstukken zijn opgenomen. Die aanbevelingen zijn een uitnodiging voor lokale besturen om werk te maken van een krachtig formulierenbeheer en op die manier een administratieve vereenvoudiging te realiseren. Aan het einde van elk hoofdstuk worden concrete hulpinstrumenten op maat van lokale besturen aangeboden, aan de hand waarvan ze hun formulieren verder kunnen verbeteren. Meer informatie? Voor meer gedetailleerde informatie en voor een toelichting bij de gehanteerde begrippen verwijzen we naar de Formulierenleidraad en de Checklist formulieren ( Als u suggesties of tips hebt om deze publicatie te verbeteren of aan te vullen, kunt u die bezorgen aan: Departement Bestuurszaken Dienst Wetsmatiging Koning Albert II-laan BRUSSEL wetsmatiging@vlaanderen.be Tel

7 1 Het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren.

8 1 Doelstellingen Inzicht verschaffen in methoden om kwaliteitsvolle formulieren op te stellen en te evalueren. Inzicht verschaffen in vaak voorkomende knelpunten bij het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren. Praktische hulpmiddelen aanreiken voor het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren op maat van lokale besturen. In dit hoofdstuk gaat het alleen over papieren formulieren. Het gebruik van webformulieren komt aan bod in hoofdstuk 4, dat handelt over het ontwikkelen van een digitaal loket (p. 41). 2 Definitie Een formulier is een administratief document dat noodzakelijk is om de interactie met klanten - zowel burgers als bedrijven - op een efficiënte wijze te realiseren. Het heeft drie hoofdkenmerken: Het dient voor de toepassing van een procedure. Het vraagt gegevens op die nodig zijn voor het uitvoeren van die procedure. Het bevat antwoordruimten waarin die gegevens moeten worden genoteerd. Een formulier heeft als doel gegevens te verzamelen opdat een specifieke procedure kan worden toegepast. Meestal is de regelgeving die aan een formulier ten grondslag liggen, lokaal geïnspireerd, bijvoorbeeld een reglement voor het verhuren van een feestzaal. Toch hebben lokale besturen veel formulieren die hun grondslag vinden bij een hogere overheid, zoals de Vlaamse of de federale overheid. Lokale besturen staan het dichtst bij de bevolking en vervullen daarom een belangrijke rol voor de éénloketfunctie. Dat verklaart onder meer ook het grote aanbod en de variatie aan formulieren bij de lokale besturen. Formulieren zijn onvermijdelijk voor de werking van een lokaal bestuur. Het aanbod aan formulieren is bovendien geen statisch gegeven. Naargelang regelgeving ontstaat, aangepast of geschrapt wordt, worden nieuwe formulieren toegevoegd of bestaande formulieren aangepast. Een actief beleid inzake reguleringsmanagement heeft dan ook een impact op het formulierenbeheer van een lokaal bestuur. Het formulierenbeheer is een belangrijk onderdeel van het kwaliteitsvol functioneren van elke organisatie. kader 2 De dynamiek van formulierenbeheer: voorbeelden 1 Nieuwe regelgeving In het voorjaar van 2006 was er een acute dreiging op besmetting van pluimvee door het vogelgriepvirus. Het Federale Voedselagentschap vaardigde nieuwe regelgeving uit. Alle lokale besturen moesten daarom een nieuw formulier ontwerpen: het registratieformulier voor pluimvee. 2 Aangepaste regelgeving Sinds februari 2006 moeten aanstaande trouwers niet langer zelf alle documenten en attesten verzamelen voor de aangifte van hun huwelijk. Voortaan doet de ambtenaar van de burgerlijke stand dat in hun plaats. Die aanpassing van de regelgeving betekent voor burgers een aanzienlijke lastenvermindering. Hun geboorteakte moesten ze bijvoorbeeld opvragen in hun geboorteplaats. Ze moesten daarvoor soms een flinke afstand afleggen, terwijl de ambtenaar van de burgerlijke stand veel gegevens gewoon via het Rijksregister kan achterhalen..

9 3 Afgeschafte formulieren Sinds begin 2006 hoeven mannelijke sollicitanten geen militiegetuigschrift meer af te geven als ze bij de overheid solliciteren. Het formulier is ook niet meer nodig voor het vaststellen van het pensioen. De lokale besturen leveren dat attest dus niet langer meer af. kader 3 Voorbeelden van formulieren bij de lokale besturen, gerangschikt volgens beleidsdomein Bevolking - Aanvraag van een bewijs van leven - Aanvraag van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag - Aanvraag van een bewijs van nationaliteit - Aangifte van aankomst in de gemeente - Aanvraag van een getuigschrift van woonst - Aangifte van vertrek naar het buitenland - Aangifte van een adreswijziging binnen de gemeente - Burgerlijke stand - Aanvraag van een afschrift van huwelijk - Aanvraag van een afschrift van vaderschapsbetwisting - Aanvraag van een afschrift van echtscheiding - Aanvraag van uittreksels van burgerzaken - Aanvraag van een afschrift van overlijden - - Aanvraag van een afschrift van geslachtswisseling Cultuur - Huuraanvraag van een feestzaal - Aanvraag van de erkenning van culturele verenigingen - Huuraanvraag van een vergaderzaal - Suggesties voor aankoop van boeken voor de bibliotheek - Melding van culturele activiteiten - Sport - Aanvraag van de huur van sportaccommodatie - Deelname aan een sportkamp - Aanvraag van een subsidie voor een sportvereniging - - Aanvraag voor het huren of uitlenen van sportmateriaal Ruimtelijke ordening - Aanvraag van een bodemattest - Aanvraag voor een aansluiting op het rioleringsnet - Aanvraag van een uittreksel uit het plannenregister - Aanvraag van een verkavelingsvergunning - Aanvraag van een uittreksel uit het vergunningenregister - Aanvraag van een premie voor afbraakpreventie - Aanvraag van een stedenbouwkundig attest - - Aanvraag van een premie voor de bouw van een individuele waterzuiveringsinstallatie Andere - Meldingskaart - Aanvraag van een mantelzorgtoelage - Aanvraag van een staanplaats op de markt -.

10 Er zijn twee soorten formulieren, afhankelijk van de doelgroep: interne en externe formulieren. Interne formulieren zijn gericht aan medewerkers van de lokale besturen zelf. Ze maken een efficiënte werking binnen het bestuur mogelijk. Externe formulieren richten zich tot de externe klanten van een lokaal bestuur, namelijk burgers, bedrijven en organisaties. Die externe formulieren vinden hun oorsprong bij het lokale bestuur zelf, ofwel bij een hogere overheid (Kader 4). kader 4 Voorbeelden van formulieren, gerangschikt volgens de doelgroep Interne formulieren - Aanvraag van formulieren door een personeelslid - Aanvraag van de aankoop van een vakpublicatie - Aanvraag van een fietsvergoeding - - Evaluatie van Externe formulieren van een lokale overheid - Aanvraag van een aansluiting op het rioleringsnet - Aanvraag van een identiteitsbewijs - Aanvraag van een crematie - Aanvraag van een abonnement voor het cultureel centrum - Grafconcessie - Inschrijving in de sportacademie - Aanvraag van een getuigschrift van woonst - Aanvraag van een speelstraat - Aanvraag van een uittreksel uit de geboorteakte - - Aanvraag van een getuigschrift van huwelijk Externe formulieren van een hogere overheid - Aanvraag van een leervergunning (FOD Mobiliteit en Vervoer) - Aanvraag van een rijbewijs (FOD Mobiliteit en Vervoer) - Aanvraag van de inschrijving van een EU-onderdaan op kiezerslijst (FOD P&O) FOD = Federale Overheidsdienst - Aangifte van een kind jonger dan een jaar of van een doodgeboorte (FOD Economie, NIS) 3. Verdere uitwerking van de definitie van een formulier Hierboven werd het formulier omschreven als een administratief document met drie hoofdkenmerken: Het dient voor de toepassing van een procedure. Het vraagt gegevens op die nodig zijn voor het uitvoeren van die procedure. Het bevat antwoordruimten waarin die gegevens moeten worden genoteerd. Hieronder vindt u meer uitleg over de kenmerken van een formulier. 10.

11 A. Een formulier dient voor de toepassing van een procedure en is daarom gekoppeld aan een reglementering Ieder formulier vindt direct of indirect zijn oorsprong in regelgeving. Die regelgeving kan zowel lokaal als op een hoger niveau haar oorsprong vinden. De vorm kan sterk variëren: een reglement, een decreet van de Vlaamse overheid enzovoort. kader 5 Voorbeelden van formulieren, gerangschikt naar het type van regelgeving Reglement - Reglement voor het huren van een feestzaal - Aanvraag voor het huren van een feestzaal Decreet - Decreet op de ruimtelijke ordening - Aanvraag van een stedenbouwkundige vergunning - Milieuvergunningendecreet en VLAREM - Aanvraag van een milieuvergunning Wet - Koninklijk besluit van 23 maart1998 betreffende het rijbewijs - Aanvraag van een voorlopig rijbewijs - Wet van 27 januari 1999 tot wijziging van de wet van 19 oktober 1921 tot regeling van de provincieraadsverkiezingen, van de nieuwe Gemeentewet en van de Gemeentekieswet, en tot uitvoering van de Richtlijn van de Raad van de EU nr. 94/80/EG van 19 december Aanvraag van de inschrijving van een EU-onderdaan op kiezerslijst B. Een formulier vraagt gegevens op die nodig zijn voor het uitvoeren van die procedure Het doel van een formulier is het opvragen van gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een procedure. De invuller moet die gegevens elke keer opnieuw verzamelen en vervolgens invullen. De gegevens zijn nodig voor zowel de identificatie van de invuller als voor het goede verloop van de procedure. Geregeld vragen overheden in het kader van verschillende procedures dezelfde gegevens op. Bij de opmaak of het herwerken van een formulier moet u daarom steeds nagaan of een bepaalde overheid, ongeacht het bestuursniveau, al beschikt over de gevraagde gegevens. Als de gegevens beschikbaar zijn, moet u onderzoeken of het mogelijk is om gegevens tussen de verschillende organisaties uit te wisselen. Er moet voor de nodige infrastructuur worden gezorgd en er moeten afspraken gemaakt worden om de uitwisseling van gegevens technisch mogelijk te maken. Het maximaal uitwerken van het principe van unieke gegevensinzameling, waarbij dezelfde gegevens maar één keer aan de overheid hoeven te worden bezorgd, brengt een aanzienlijke lastenverlaging voor burgers en ondernemingen mee. Het levert bovendien ook voordelen op voor de overheid die de gegevens moet verwerken omdat de kans op foutieve gegevens kleiner wordt. 11.

12 kader 6 Maximale gegevensdeling tussen administraties ( MAGDA) en het vlaams integratie platform ( VIP) Wat het hergebruik van gegevens betreft, kunnen lokale besturen nog een aanzienlijke verlaging van de administratieve lasten bij burgers en ondernemingen realiseren. De Coördinatiecel Vlaams e-government speelt een belangrijke rol in het stimuleren van het hergebruik van gegevens binnen de Vlaamse overheid. Hiervoor moet immers de juiste infrastructuur opgezet worden om de uitwisseling van gegevens en de integratie van applicaties te ondersteunen. Dat is wat het programma voor maximale gegevensdeling tussen administraties (MAGDA) met de uitbouw van het Vlaams Integratie Platform (VIP) voor ogen heeft. De bouw en promotie van het platform is een van de kerntaken van de Coördinatiecel Vlaams e-government. Het platform maakt het mogelijk dat gegevens uitgewisseld worden ondanks de verschillende structuur van databanken en applicaties. Het VIP is als het ware een kruispunt voor gegevensuitwisseling tussen de verschillende administraties, zowel op Vlaams als op federaal niveau. De uitbouw van het Vlaams Integratie Platform zal vraaggericht zijn, enerzijds door het opzetten van overlegstructuren en samenwerkingsverbanden, en anderzijds door het begeleiden van Vlaamse integratieprojecten, waarbij projecten worden ondersteund die gebruikmaken van basisvoorzieningen. Het ministerie van de Vlaamse gemeenschap en de agentschappen kunnen gebruik maken van het VIP. Deze organisaties kunnen via het VIP ook koppelingen voorzien met bestanden van derden (vb. provincies en gemeenten). Meer info: Als je werk wilt maken van het uitwisselen van gegevens met andere administraties, stel dan steeds de volgende vragen: Heb ik gegevens nodig uit verschillende bronnen. (bijvoorbeeld uit het Rijksregister, de Kruispuntbank Sociale Zekerheid enzovoort)? Heb ik gegevens nodig van derden (bijvoorbeeld van de Vlaamse of de federale overheid)? Heb ik gegevens nodig die steeds up-to-date zijn Beschik ik zelf over gegevens die interessant kunnen zijn voor andere toepassingen? C. Een formulier bevat antwoordruimten om de gegevens in te noteren Elk formulier bevat antwoordruimten waarin de gegevens moeten worden genoteerd. Die antwoordruimte varieert naargelang het vraagtype. Er zijn drie soorten vragen: controlevraag: de invuller controleert en corrigeert indien nodig de opgenomen gegevens; keuzevraag: de invuller kiest één of meer opties uit de keuzelijst; open vraag: de invuller formuleert zelf een antwoord. Afhankelijk van het vraagtype ziet de antwoordruimte er anders uit: bijvoorbeeld een open invulruimte of aankruishokjes. Een goed gestructureerd formulier is cruciaal om de juiste antwoordgegevens op een efficiënte wijze te genereren. 12.

13 Nadat.de.organisatie.de.ingevulde.formulieren.heeft.ontvangen,.moet.ze.die.verwerken..Ook.bij.de.verwerking. van.formulieren.kunnen.efficiëntiewinsten.worden.gerealiseerd..ook.dossierbehandelaars.of.onthaalbedienden. kunnen.immers.als.gebruikers.van.formulieren.worden.beschouwd..een.formulier.moet.opgesteld.worden.met.als. doel.een.efficiënt.gebruik.door.zowel.de.invuller.als.de.verwerker... structuur VAn een FoRMulIeR Een.formulier.bevat.drie.grote.delen: het.formulierhoofd; de.formulierdialoog; de.afsluiting. Hieronder.vindt.u.meer.uitleg.bij.de.onderdelen.aan.de.hand.van.een.fictief.voorbeeldformulier. Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in 2006 Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat 28, 8930 MENEN Bezoektijd: elke werkdag van 9 tot 12 uur Tel. Elke werkdag van 9 tot 12 uur op Fax cultuur@menen.be Waarvoor dient dit formulier? 14CD In te vullen door de behandelende dienst ontvangstdatum Met dit formulier bewijst u dat de leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en in aanmerking komen voor de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider. Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet door de leeskringleden, de leeskringbegeleider en de organisator of de contactpersoon van de vereniging ingevuld en ondertekend worden. In te vullen door de leeskringbegeleider 1 Vul hieronder uw persoonlijke gegevens in. voornaam en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer faxnummer In te vullen door de organisator of contactpersoon van de vereniging Het formulierhoofd.zorgt.voor.de.identificatie.van.het.formulier.. De.titel.maakt.duidelijk.over.welk.formulier.het.gaat..Dat.betekent. dat.de.titel.uniek.is.en.duidelijk.moet.zijn.voor.de.gebruikers.van. het.formulier..in.de.algemene.aanwijzingen.kunt.u.een.toelichting. geven.bij.het.gebruik.van.het.formulier.(waarvoor.dient.dit.formulier),.bij.de.doelgroep.van.het.formulier.(wie.vult.dit.formulier. in?),.bij.de.indieningsdatum.of. wijze.enzovoort..de.algemene. aanwijzingen.staan.onder.de.contactgevens,.vlak.boven.de.formulierdialoog. Gegevens van de organisator of de vereniging 2 Vul hieronder de gegevens van de organisatie of vereniging in. Als uw organisatie of vereniging een lokale afdeling is van een grotere organisatie of vereniging, dan vult u de gegevens in van de lokale organisatie of vereniging. naam van de organisatie of de vereniging straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer faxnummer voornaam en achternaam van de contactpersoon Gegevens van de leeskringactiviteiten De.formulierdialoog.is.het.gedeelte.van.het.formulier.dat.de. gewenste.gegevens.opvraagt..de.vragen.staan.in.een.logische.volgorde..er.wordt.voor.voldoende.antwoordruimte.gezorgd. 3 Vul hieronder het tijdstip in waarop de leeskringactiviteit werkelijk heeft plaatsgevonden. datum van tot dag maand jaar uur uur dag maand jaar uur uur dag maand jaar uur uur Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in Pagina 2 van 2 Ondertekening 4 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat de bovengenoemde leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en adviseer de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider. datum dag maand jaar handtekening Aan wie bezorgt u dit formulier? 5 Als organisator of contactpersoon van de vereniging stuurt u dit formulier uiterlijk vijftien werkdagen na afloop van de leeskringactiviteiten naar: Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat MENEN Hoe gaat het nu verder met dit formulier? 6 De dienst Cultuur van de stad Menen controleert de gegevens in dit formulier. Binnen een maand nadat u dit formulier hebt opgestuurd, wordt de vergoeding aan de leeskringbegeleider uitbetaald. De.afsluiting.is.het.einde.van.het.formulier..In.dit.onderdeel.krijgt. de.invuller.informatie.over.wat.hij.moet.doen.nadat.hij.het.formulier.heeft.ingevuld.en.wat.er.verder.met.het.formulier.gebeurt..de. afsluiting.kan.ook.informatie.bevatten.over.hoelang.de.procedure. zal.lopen.en.bij.wie.de.invuller.terechtkan.voor.meer.informatie. 1.

14 5. TIPS Hieronder vindt u tips voor het opmaken en evalueren van een formulier. Tips 1 Respecteer de volgorde van persoonlijke gegevens in ieder formulier: - voor- en achternaam; - straat en nummer; postnummer en gemeente; - telefoonnummer en gsm-nummer; - faxnummer; - adres. 2 Nummer in complexe en lange formulieren alle vragen doorlopend. 3 Orden de vragen logisch, vanuit het standpunt van de invuller. 4 Maak duidelijk wanneer de invuller vragen kan overslaan. 6 Plaats vragen met betrekking tot algemene gegevens vóór vragen naar specifieke gegevens. 7 Orden hoofd- en subvragen tot een logisch geheel. 8 Kies de meest geschikte vraagsoort: (1) controlevragen, (2) keuzevragen, (3) open vragen. 9 Organiseer een invulonderzoek bij potentiële gebruikers om de leesbaarheid en duidelijkheid van formulieren na te gaan en te verbeteren. Aan de hand van twee voorbeeldformulieren lichten we hiernaast de belangrijkste aandachtspunten toe. U kunt die aandachtspunten het best lezen samen met de Formulierenleidraad van de cel Taaladvies van de Vlaamse overheid, die u kunt downloaden op In het eerste voorbeeld van de sportdienst van de stad Vilvoorde worden sterke punten en verbeteringspunten toegelicht. Aan de hand van een tweede voorbeeldformulier worden tips en aanwijzingen geïllustreerd. voorbeeld 1. STAD VILVOORDE DIENST SPORT Sterke punten - (1) eenvoudig en kort formulier. - (2) duidelijke rubricering. - (3) duidelijke herkomst door het gebruik van een logo. - (4) ruimte voor de registratie van de datum van afgifte. - (5) duidelijke formulering van de vragen. - (6) helder taalgebruik. - (7) verwijzing naar relevante procedures (bijvoorbeeld huur van podia, afsluitingen). 14.

15 vereniging maatschappelijke zetel vereniging naam verantwoordelijke adres verantwoordelijke telefoonnummer facturatiegegevens datum activiteit begindatum voorbereiding naam adres totale duur activiteit (voorbereiding niet inbegrepen) aard activiteit Stad Vilvoorde dienst Sport datum afgifte aanvraag: Frans Geldersstraat Vilvoorde tel.: fax: jo.lippens@vilvoorde.be gsm beginuur activiteit beginuur voorbereiding doelgroep volwassenen (+18) jeugd (-18) volw.+jeugd aantal deelnemers vrouw man optie gaat in op (dd/mm/jj) 14 kalenderdagen optie verloopt op (dd/mm/jj) gewenste sportaccommodatie Stadion Domein 3 Fonteinen Stedelijke Sporthal Sportaccomm. Hazeweide A-terrein / atletiekterrein 1/2 zaal ganse zaal B-terrein 5 ganse zaal 6 kleedkamers C-terrein polyvalente zaal D-terrein cafetaria kleine kantine 11 kleedkamers kleedkamers tribunes geluidsinstallatie scorebord foto-finish geluidsinstallatie Luchthal Houtem ganse zaal ganse zaal zwembad recreatie cafetaria in hall cafetaria in sporthal zwembad competitie kleedkamers kleedkamers klein bad scorebord scorebord groot bad Turnzaal Vestenstraat aanvraagformulier huur sportaccommodaties Sporthal Koningslo Turnzaal Groenstraat turnzaal turnzaal voetbalterrein 7 12 Diversen sted. zwembad 't Zeepaardje Voetbalterrein Etrimo Opgelet: : aanvragen voor de huur van podia, nadars, tafels, stoelen, moeten afzonderlijk en rechtstreeks gericht worden aan de stedelijke uitleendienst, Rondeweg 40 - tel.: fax: pieter.de.prins@vilvoorde.be datum handtekening Voor akkoord huishoudelijk reglement handtekening Verbeterpunten -. (8). Het.woord.formulier.in.de.titel.is.overbodig. -. (9). De.algemene.aanwijzingen.of.uitleg.over.het.doel.van.het.formulier.en.over.de.doelgroep.ontbreken... (bijvoorbeeld:.kunnen.inwoners.uit.andere.gemeentes.het.formulier.ook.invullen?). -. (10). De.openingstijden.ontbreken. -. (11). Bij.de.meerkeuzevragen.is.het.niet.duidelijk.hoeveel.opties.kunnen.worden.aangekruist. -. (12). Een.aantal.open.vragen.kunnen.misschien.worden.vervangen.door.andere.vraagtypes... (bijvoorbeeld.aard.activiteit). -. (13). Het.is.niet.duidelijk.wat.in.de.rubriek.Diversen.moet.worden.ingevuld. -. (14). Het.is.onvoldoende.duidelijk.aan.welke.instantie.het.formulier.moet.worden.bezorgd. -. (15). Het.vervolg.van.de.procedure.is.niet.duidelijk.(bijvoorbeeld.de.behandelingstijd.van.het.formulier). -. (16). Kan.het.formulier.worden.ingevuld.zonder.dat.de.invuller.het.reglement.heeft.gelezen?. -. (17). Het.is.niet.duidelijk.wie.het.formulier.moet.ondertekenen. 1.

16 VOORBEELD.2..RAPPORTERING.VAN.EEN.GESUBSIDIEERDE.LEESKRING.IN.2006 Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat 28, 8930 MENEN Bezoektijd: elke werkdag van 9 tot 12 uur Tel. Elke werkdag van 9 tot 12 uur op Fax cultuur@menen.be CD In te vullen door de behandelende dienst ontvangstdatum Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier bewijst u dat de leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en in aanmerking komen voor de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider. Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet door de leeskringleden, de leeskringbegeleider en de organisator of de contactpersoon van de vereniging ingevuld en ondertekend worden. In te vullen door de leeskringbegeleider Vul hieronder uw persoonlijke gegevens in. voornaam en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer faxnummer In te vullen door de organisator of contactpersoon van de vereniging Gegevens van de organisator of de vereniging 2 Vul hieronder de gegevens van de organisatie of vereniging in. Als uw organisatie of vereniging een lokale afdeling is van een grotere organisatie of vereniging, dan vult u de gegevens in van de lokale organisatie of vereniging. naam van de organisatie of de vereniging straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer voornaam en achternaam van de contactpersoon 18 faxnummer Gegevens van de leeskringactiviteiten 16 3 Vul hieronder het tijdstip in waarop de leeskringactiviteit werkelijk heeft plaatsgevonden. 2 datum van tot dag maand jaar uur uur dag maand jaar uur uur dag maand jaar uur uur kwaliteitsvolle rubricering en een doelgroepgerichte benadering titel -. (1). Stem.uw.formulier.af.op.de.doelgroep.(bijvoorbeeld.jongeren,.laaggeschoolden) -. (2). Maak.in.een.langer.formulier.gebruik.van.rubrieken:.invullersrubrieken.(In.te.vullen.door. ).of.onder-... werpsrubrieken.(persoonlijke.gegevens,.gegevens.van.de.organisatie.enzovoort). -.. Voeg.vanaf.de.tweede.pagina.van.het.formulier.eventueel.een.kop-.of.voettekst.toe.met.de.titel.van.het.... formulier.en.het.paginanummer.(bijvoorbeeld.pagina.2.van.4). -. (3). Neem.een.logo.op:.dat.maakt.het.formulier.herkenbaar.. -. (4). Vermijd.het.opnemen.of.verwijzen.naar.regelgeving..Een.goed.formulier.is.de.adequate.vertaling.van.een.... procedure.en.moet.leesbaar.zijn.op.zich..een.verwijzing.naar.het.doel.van.het.formulier.kan.wel.zinvol.zijn. 1.

17 - (5) Houd de titel zo kort mogelijk. Gebruik liever geen subtitel. Een toevoeging aan de titel is wel mogelijk.. (bijvoorbeeld in 2006 of voor 65+ ers). Aanvullende informatie over het formulier kunt u in de algemene.. aanwijzingen opnemen. Gebruik het woord formulier niet in de titel. - (6) Controleer of de titel uniek is. Als verschillende formulieren (bijna) dezelfde naam hebben, staat dat een.. efficiënt formulierenbeheer in de weg. Een formulierencatalogus is hiervoor een handig hulpmiddel. - (7) Neem in de titel alleen een jaartal op als dat echt nodig is. Anders moet u het formulier jaarlijks aanpassen,.. wat het formulierenbeheer complexer maakt. Administratieve gegevens - (8) Maak duidelijk wie het formulier moet invullen:.. bijvoorbeeld Aanvraag van een huisvestingspremie: huurder of eigenaar?.. bijvoorbeeld Aanvraag van een subsidie voor een vereniging: wie is de verantwoordelijke van de vereniging:.. secretaris, penningmeester, voorzitter?.. Als er verschillende invullers zijn, maak dan duidelijk wie welke vragen moet beantwoorden (bijvoorbeeld.. door invullersrubrieken te gebruiken). - (9) Ken een identificatiecode toe aan het formulier. Zet die bij voorkeur in een klein lettertype, op een voor.. de invuller niet opvallende plaats. Een unieke identificatiecode, met een datum en versienummer, maakt.. het formulierenbeheer gemakkelijker. - (10) Neem duidelijke herkomstgegevens op in het formulier. Vermeld bij voorkeur maar één instantie en... vermijd verwarring tussen het post- en het bezoekadres als het om twee verschillende adressen gaat. - (11) Vermeld indien mogelijk de openingstijden van de bevoegde diensten. Gegevens over de toegankelijkheid.. van een dienst zijn belangrijk om invullers indien nodig meer informatie te geven over het formulier. Ze.. dragen bij tot goed bestuur. - (12) Vermeld duidelijk wanneer een formulier moet worden ingediend. Bijvoorbeeld: U moet het formulier.. indienen binnen veertien dagen na de laatste leeskringsessie. - (13) Laat ruimte vrij voor het noteren van een ontvangstdatum of een dossiernummer. Algemene aanwijzingen - (14) Voeg bij de aanwijzingen een motivatie van het formulier toe: waarom moet het formulier worden... ingevuld? - (15) Verwijs alleen naar de regelgeving als dat echt nodig is. Houd er rekening mee dat een formulier leesbaar.. moet zijn zonder kennis van de achterliggende regelgeving. Controleer daarom altijd of de regelgeving.. duidelijk vertaald is in het formulier. Soorten vragen en vraagformulering - (16) Geef de voorkeur aan gesloten vragen (controle- of keuzevragen) in plaats van open vragen. Gesloten.. vragen zijn immers duidelijker voor de invuller en vereenvoudigen het verwerken van de gegevens. De formulering van de vragen en de antwoorden - (17) In een aanwijzing bij een vraag kunt u bijvoorbeeld een moeilijke term verklaren of aangeven waar de invuller.. een attest kan opvragen. Aanwijzingen bij de vragen zijn vaak nodig voor een goed begrip van de vragen. De presentatie van de vragen - (18) Nummer de vragen in een lang en complex formulier. Gebruik een doorlopende nummering. Gebruik.. geen complexe nummering (bijvoorbeeld II.B.2.5). 17.

18 Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in Pagina 2 van 2 Ondertekening 4 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat de bovengenoemde leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en adviseer de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider. handtekening datum dag maand jaar 21 Aan wie bezorgt u dit formulier? 5 Als organisator of contactpersoon van de vereniging stuurt u dit formulier uiterlijk vijftien werkdagen na afloop van de leeskringactiviteiten naar: Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat MENEN 19 Hoe gaat het nu verder met dit formulier? 6 De dienst Cultuur van de stad Menen controleert de gegevens in dit formulier. Binnen een maand nadat u dit formulier hebt opgestuurd, wordt de vergoeding aan de leeskringbegeleider uitbetaald de verwerking van de gegevens -. (19). Maak.een.duidelijk.onderscheid.aan.wie.het.formulier.moet.bezorgd.worden.en.wie.gecontacteerd.moet.... worden.voor.meer.informatie..voeg.bij.voorkeur.de.contactgegevens.toe.over.de.verantwoordelijke.... dossier.behandelaars..hierdoor.krijgt.de.invuller.de.mogelijkheid.om.te.informeren.naar.de.status.van.een.... formulier,.dossier.of.procedure. de afsluiting -. (20). Neem.eventueel.een.privacyverklaring.op.in.het.formulier,.bijvoorbeeld:.De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze zijn nodig voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen meegedeeld aan derden als dat in overeenstemming is met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in dit bestand te raadplegen en te laten verbeteren..... (zie.verder.punt.1.6,.juridische.bepalingen). -. (21). Maak.duidelijk.wie.het.formulier.moet.ondertekenen. -. (22). Maak.duidelijk.welke.bewijsstukken.eventueel.moeten.worden.toegevoegd. -. (23). Geef.duidelijkheid.over.het.vervolg.van.de.procedure,.bijvoorbeeld:.Moet.de.borg.voor.het.huren.van.... sportmateriaal.gestort.worden.voor.of.na.de.goedkeuring.van.de.aanvraag?. 1.

19 6. Juridische bepalingen in het formulier Hieronder vindt u meer uitleg over de mate waarin specifieke juridische clausules over de openbaarheid van bestuur en de wetgeving inzake de persoonlijke levenssfeer in een formulier moeten worden opgenomen. Decreet Openbaarheid van Bestuur Het principe van de passieve openbaarheid verplicht de lokale overheid (met uitzondering van een paar gevallen) inzage te verlenen in elk bestuursdocument, er een afschrift van te verschaffen en de gegevens eventueel te wijzigen. De passieve openbaarheid van bestuur geldt voor bestuursdocumenten waarover de lokale overheden beschikken, zowel voor bijvoorbeeld blanco en ingevulde formulieren als voor alle andere bestuursdocumenten die relevant kunnen zijn om een formulier in te vullen. In een aantal gevallen is het recht op de passieve openbaarheid niet van toepassing, bijvoorbeeld als het om de persoonlijke gegevens van een derde persoon gaat en de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van diens persoonlijke levenssfeer. De actieve openbaarheid van bestuur vereist dat bij briefwisseling die uitgaat van een lokale overheid, steeds de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier, wordt vermeld. Het decreet geeft geen uitsluitsel over de vraag of die vereiste ook geldt voor formulieren. Tenzij het om een formulier gaat dat in gesloten omslag aan een persoon wordt verstuurd, kan een blanco formulier logischerwijs niet als briefwisseling worden beschouwd. De decretale regels voor actieve openbaarheid hoeven in dat geval dus niet te worden nageleefd. Wel moet de invuller van het formulier voldoende geïnformeerd zijn over onder meer de inhoud en het opzet van het formulier, de gevolgen van het indienen ervan, de bevoegde overheidsinstantie, de verwerkingswijze van de verstrekte gegevens enzovoort. Dat wordt minstens ingegeven door de beginselen van behoorlijk bestuur en leunt inhoudelijk dus sterk aan bij de actieve openbaarheid van bestuur. De beginselen van behoorlijk bestuur vormen hier een onvoldoende grondslag om de lokale overheid te verplichten op blanco formulieren de informatieverschaffing conform de actieve openbaarheidsregels toe te passen. In het kader van een goede werking van het bestuur, de klantvriendelijkheid en het deugdelijk management van de eigen administratieve diensten, kan die werkwijze wel sterk aanbevolen worden. Aangezien ingevulde formulieren uitgaan van de invuller en niet van een lokale overheid, zijn de regels van de actieve openbaarheid hier niet van toepassing. Verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens in het formulier De invuller is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in het formulier. Het is wel de taak van de lokale overheid, minstens vanuit haar zorgvuldigheids- en motiveringsplicht, om de juistheid van de gegevens te controleren. Een clausule als Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid zijn ingevuld., ontheft de lokale overheid niet van die verplichting. De verplichting geldt alleen voor gegevens waarvan de juistheid door de lokale overheid redelijkerwijs kán worden gecontroleerd (bijvoorbeeld zelf afgeleverde vergunningen of bevolkingsgegevens van de eigen inwoners). Als uitzondering gelden de gegevens die uit zichzelf een bepaald gezag of geloofwaardigheid uitstralen (bijvoorbeeld een fiscaal attest, de erkenning door een overheidsinstelling, een vergunning of goedkeuring die door een andere overheid werd toegekend). 19.

20 In het formulier kan een bepaling worden opgenomen waarin de invuller aan de lokale overheid uitdrukkelijk de toestemming verleent om de gegevens verder aan te vullen en te controleren, bijvoorbeeld: Ik geef aan de dossierbehandelaar de toestemming om bij [naam van het bestuur] de inlichtingen op te vragen die nodig zijn voor de behandeling van deze aanvraag. Wet Persoonlijke Levenssfeer van 8 december 1992 De overheid verzamelt via formulieren gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een bepaalde procedure. Op die gegevens zijn meestal de bepalingen van de Wet Persoonlijke Levenssfeer van toepassing. Dat impliceert dat met name persoonlijke gegevens op een correcte wijze moeten worden verwerkt. Als die persoonlijke gegevens bij de invuller zelf worden opgevraagd, moet de invuller uiterlijk op het moment dat hij het formulier inlevert, op passende wijze worden geïnformeerd over de wijze waarop de lokale overheid die gegevens zal verwerken. Als u de volgende formule opneemt in het formulier, voldoet u aan de verplichting inzake het gebruik van persoonsgegevens: De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze zijn nodig voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen meegedeeld aan derden als dat in overeenstemming is met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in dit bestand te raadplegen en te laten verbeteren. 7. HULPinstrumenten 1 Hulpinstrument: Kwaliteitscriteria voor formulieren Hieronder vindt u een lijst met de belangrijkste kwaliteitscriteria voor formulieren. U kunt de vragen gebruiken bij het opstellen of het evalueren van een formulier. Dit hulpinstrument wordt bij voorkeur toegepast in samenhang met de Formulierenleidraad en de Checklist Formulieren waarin meer detailinformatie is opgenomen. 1 Doeltreffendheid - Voert het formulier de procedure die volgt uit de regeling correct uit? - Lokken de vragen de juiste antwoorden van de invuller uit? - Zijn de gevraagde gegevens primair (in een originele bron) te vinden en beschikbaar bij de invuller? - Wordt alle relevante wetgeving (bijvoorbeeld de privacywetgeving) gerespecteerd? 2 Gebruiksvriendelijkheid - Kan de invuller het formulier zelfstandig invullen? - Kan de invuller het formulier met zo weinig mogelijk inspanningen invullen? - Kan de dossierbehandelaar het formulier efficiënt verwerken? - Zijn de zinsbouw en het woordgebruik helder en eenduidig? - Is het woordgebruik afgestemd op de doelgroep van het formulier (leeftijd, opleidingsniveau, beroepsdoelgroep)? - Zijn de vragen helder en duidelijk geformuleerd? - Worden de vragen voldoende toegelicht? 20.

21 3 Aantrekkelijkheid - Is het formulier overzichtelijk? - Is de taal levendig en modern? - Is het taalgebruik afgestemd op de doelgroep? 2 Hulpinstrument: Checklist voor het opstellen en evalueren van formulieren Hieronder vindt u een checklist die u kunt gebruiken voor het opstellen of evalueren van een formulier. Als u een nieuw formulier moet opstellen, kunt u het best vooraf een lijst opstellen met alle gegevens die u volgens de achterliggende procedure nodig hebt. Als u een bestaand formulier wilt evalueren, kunt u voor iedere rubriek de sterke punten en de aandachtspunten opnemen in een lijst. Op basis van die oefening kunt u het formulier dan verder verbeteren. De rubrieken en de nummers in deze checklist stemmen overeen met de rubrieken en nummers in de Formulierenleidraad van de cel Taaladvies. U vindt een toelichting bij die rubrieken in de Formulierenleidraad, die u kunt downloaden op 1. De voorbereiding Sterke punten Aandachtspunten * Zijn alle gewenste gegevens opgenomen en in vragen geformuleerd? * Zijn de vragen goed geordend en gerubriceerd? * Zijn de vragen doelgroepspecifiek geformuleerd? * Als er meer dan een invuller is, is het dan duidelijk in welke. volgorde het formulier moet worden ingevuld? 2-4. Het formulierhoofd Titel * Is de titel uniek en duidelijk geformuleerd? * Is de formulering van de titel afgestemd op het type. formulier? * Staan er geen codes in de titel? * Wordt het woord formulier niet gebruikt in de titel? * Gebruikt u geen telegramstijl in de titel? * Verwijst u niet naar de regelgeving in de titel? Administratieve gegevens * Staan de herkomstgegevens duidelijk vermeld (naam van de overheid, logo)? * Staan de contactgegevens duidelijk vermeld (dossierbehandelaar, telefoonnummer, openingstijden enzovoort)? * Bevat het formulier een unieke identificatiecode? * Is er ruimte om de ontvangstdatum of het dossiernummer te noteren? * Bevat het formulier vanaf de tweede pagina een kop- of voettekst met het paginanummer en de titel van het formulier? 21.

22 Algemene aanwijzingen * Zijn de algemene aanwijzingen relevant, beknopt geformuleerd, direct (met een persoonlijke aanspreking van de invuller of een bevelende vorm), positief geformuleerd en opvallend (op een zichtbare plaats en gemarkeerd)? * Is de formulering van de algemene aanwijzingen aangepast aan de doelgroep? * Bevatten de algemene aanwijzingen een duidelijke motivering van het doel van het formulier en de beoogde doelgroep? * Staat er in de algemene aanwijzingen duidelijk vermeld wanneer de invuller het formulier uiterlijk moet indienen, als er een tijdslimiet is? * Staan er in de algemene aanwijzingen geen overbodige verwijzingen naar de regelgeving? 5-7. De vragen Soorten vragen en de keuze van de vraagsoort * Gebruikt u voor elke vraag de juiste vraagvorm (waarbij u de vraag eerst als een controlevraag probeert te formuleren, als dat niet gaat een keuzevraag gebruikt of uiteindelijk een open vraag)? De formulering van de vragen en de antwoorden * Verwijst u alleen naar de regelgeving als dat echt noodzakelijk is? * Gebruikt u geen samengestelde vragen (waarbij u twee of meer gegevens tegelijk opvraagt)? * Maakt u bij keuzevragen gebruik van aankruishokjes? * Is bij een meerkeuzevraag de keuzelijst volledig? De presentatie van de vragen * Is het verband tussen de vragen duidelijk (staan de afhankelijke vragen bij de vraag waarbij ze behoren)? * Staan de subvragen achter de hoofdvragen waarbij ze behoren? * Zijn er duidelijke ga naar -instructies als de invuller vragen mag overslaan? * Zijn eventuele tabelvragen duidelijk gepresenteerd? * Zijn de vragen genummerd? 8. De aanwijzingen bij de vragen * Moeten complexe begrippen worden toegelicht? * Moeten bepaalde vragen worden gemotiveerd? * Is er een bronvermelding nodig bij de vraag? * Is er antwoordinstructie nodig bij de vraag? * Is er een vervolginstructie nodig bij de vraag? * Zijn alle aanwijzingen bij de vragen duidelijk geformeerd? 9. De afsluiting De afhandeling door de invuller * Moet er een lijst worden opgenomen met bewijsstukken die bij het formulier moeten worden gevoegd? * Is er een ondertekende verklaring nodig? 22.

23 * Zijn er gegevens die niet nodig zijn volgens de procedure maar die relevante informatie kunnen opleveren voor het beleid (niet-verplichte vragen)? * Is er een duidelijke retourinstructie (tijdslimiet, aantal exemplaren enzovoort)? De verwerking van de gegevens * Wordt het vervolg van de procedure duidelijk vermeld? * Zijn de acties van de dossierbehandelaar duidelijk? * Is de privacy gewaarborgd (privacyverklaring)? De volgorde en de plaats van de onderdelen in de afsluiting * Staan de onderdelen van de afsluiting in een logische. volgorde? 10. De begeleidende documenten * Moet er een aanbiedingsbrief samen met het formulier. worden verstuurd? * Moeten de algemene aanwijzingen in een aparte toelichtingsbijlage worden opgenomen omdat ze te lang zijn? * Is er een retourenvelop nodig? 11. Taalgebruik * Is het taalgebruik correct. (spelling volgens de Woordenlijst 2005)? * Is het taalgebruik helder en precies? * Is het taalgebruik aantrekkelijk? * Is het taalgebruik passend? * Is het taalgebruik sekseneutraal? * Is het taalgebruik lezersgericht: leeftijd, scholingsgraad,. voorkennis? 12. De opmaak * Is het formulier opgemaakt in de huisstijl van uw organisatie? 8. Uitdagingen voor de lokale besturen Sommige lokale besturen geven talloze formulieren uit. Over de relevantie van die formulieren wordt niet altijd nagedacht. Voor u een nieuw formulier ontwerpt, kunt u zich het best altijd afvragen of het formulier wel nodig is. Bij het evalueren van de kwaliteit van een formulier moet u een eenduidig antwoord kunnen formuleren op de volgende vragen: - Wat is de procedure en de regelgeving? - Welke gegevens zijn noodzakelijk om de procedure correct te kunnen uitvoeren? Een formulier moet duidelijk zijn voor de invuller. Neem geen verwijzingen naar regelgeving op in het formulier als dat niet echt noodzakelijk is om het formulier te begrijpen. Zorg ervoor dat het formulier in een eenvoudige en duidelijke taal is opgesteld. Leg alle complexe begrippen uit waardoor de invuller in staat is het formulier zonder fouten in te vullen. Lokale besturen moeten voor ieder formulier nagaan of de gewenste gegevens niet al bij een andere overheidsinstelling bekend zijn in het kader van andere procedures. Het principe van de unieke gegevensinzameling kan leiden tot diverse mogelijkheden voor administratieve vereenvoudiging. 23.

24 Lokale besturen moeten verder investeren in een uniforme huisstijl voor alle formulieren. Dat verhoogt de herkenbaarheid van die formulieren. Het beheren van kwaliteitsvolle formulieren eindigt niet bij de opmaak van een formulier. Bestaande formulieren moeten op regelmatige tijdstippen worden geëvalueerd en geactualiseerd. 24.

25 2 Administratieve lastenvermindering door goede formulieren 25.

26 1 Doelstellingen Het inzicht versterken in de methodiek om administratieve lasten van burgers, bedrijven en organisaties te meten. Het inzicht versterken in mogelijke knelpunten bij administratieve lastenvermindering door goede formulieren op te stellen. Praktische hulpmiddelen aanreiken om de administratieve lasten te verminderen door goede formulieren op maat van lokale besturen op te stellen. 2 Definitie De Dienst Wetsmatiging heeft een meetinstrument ontwikkeld om administratieve lasten te meten. Het doel hiervan is administratieve lastenvermindering. Door administratieve lasten te kwantificeren kunnen acties ondernomen worden om de administratieve rompslomp bij burgers, bedrijven en organisaties te verminderen. De volgende acties doen de administratieve lasten bij burgers of ondernemingen dalen: formulieren elektronisch laten invullen en versturen; de frequentie van informatieverplichtingen beperken door bijvoorbeeld een eenmalige aangifte te vragen in plaats van een halfjaarlijkse aangifte; geen gegevens opvragen die al beschikbaar zijn bij andere administraties en tussen overheden kunnen worden uitgewisseld. Administratieve lasten zijn de kosten die actoren (burgers, bedrijven ) moeten maken om de door de wetgever of lokale besturen opgelegde informatieverplichtingen na te leven. Informatieverplichtingen hebben als doel de overheid te informeren over inhoudelijke verplichtingen die in de wetgeving of regelgeving aan actoren worden opgelegd. Daarom worden de kosten soms ook informatienalevingskosten genoemd. Die kosten zijn gekoppeld aan de tijd die actoren eraan besteden om bepaalde handelingen te verrichten. Daarnaast zijn de kosten ook afhankelijk van de handeling die de actor moet verrichten. Zo worden de kosten om een formulier te versturen geraamd op basis van de tijd die een actor nodig heeft om naar het postkantoor te gaan, aan te schuiven aan het loket en op basis van de prijs van een postzegel of een aangetekende zending. De kosten kunnen structureel of eenmalig zijn. Ze mogen niet verward worden met de beheerskosten of de kosten die de overheid maakt om de verkregen informatie te verwerken en te controleren. Het kwantificeren van de lasten is een handig hulpmiddel om administratieve lastenvermindering na te streven. We verwijzen hierbij expliciet naar het rapport Meten is weten. Handleiding bij het meten van administratieve lasten ( Een goed inzicht in die methodiek maakt de impact op formulierenbeheer duidelijk. kader 7 Een voorbeeld van administratieve lasten DEFINITIES publiek doel: energie besparen en de CO2-uitstoot verminderen door de plaatsing van zonnepanelen te subsidiëren actor: burger inhoudelijke verplichting: bewijzen dat zonnepanelen geplaatst worden informatieverplichting: een subsidieaanvraag indienen administratieve lasten: formulieren invullen en indienen, een attest van de leverancier verkrijgen, bewijsstukken verzamelen 26.